Kako izbrati ATS: interaktivni vodnik po izbiri sistema za zaposlovanje
Ta vodnik vam bo pomagal razjasniti, kaj od ATS resnično potrebujete –
kaj je za vas must-have in kaj le nice-to-have. Pojdite skozi nekaj korakov in si prenesite
specifikacijo zahtev za ponudnika kot tabelo, vključno s pripravljenimi
stolpci, v katere vam posamezni ponudniki dopolnijo, kaj njihov sistem zna.
Vse je mogoče kadarkoli nastaviti znova; izbira se shranjuje v vašem brskalniku.
ŠB
Napisal Štěpán Bartyzal
·
Več kot 20 let v HR. Zaposlovanje je dolgo opravljal sam, danes se posveča HR tehnologijam, digitalizaciji in AI pri zaposlovanju.
ATS (Applicant Tracking System) je programska oprema za zaposlovanje. Njegov glavni in primarni cilj je
združiti odzive kandidatov z različnih mest na eno mesto, kjer se z njimi dejansko
dela – z zaposlitvenih portalov, z LinkedIna, s kariernih strani, iz priporočilnega (referral) programa,
iz promocij na družbenih omrežjih in iz sourcinga. V trenutku, ko imate podatke na enem mestu,
zna sistem celoten proces voditi in meriti. Naslednja faza je popeljati kandidata skozi
zaposlovanje in pri tem učinkovito sodelovati s sodelavci: deliti zapiske z razgovora, načrtovati razgovore in deliti
ocene kadrovnikov in vodij zaposlovanja. Na koncu o vsem tem ponudi dovolj informacij, ki celoten
proces izboljšajo in naredijo učinkovitejši – torej analitiko, poročanje in grafe.
Dokler imate odzive na petih različnih mestih, nimate česa voditi – niti meriti.
Kako deluje povezava ATS z zaposlitvenimi portali? #
V dveh smereh. Prva smer je objava oglasa iz ATS na zaposlitvene portale,
po možnosti na vaše karierne strani: en oglas vnesete v ATS in le označite, kam naj se
objavi. Temu pravimo multiposting. Druga smer, ki je še
pomembnejša, se ukvarja z nalaganjem odzivov kandidatov s teh različnih mest nazaj v ATS – tako, da
zagotovi najpomembnejšo funkcijo ATS: združiti odzive kandidatov na eno mesto. Vsak portal ima drugačen
način povezave; nekateri omogočajo API vmesnik, drugi pošiljanje podatkov prek XML.
Zato pri vsakem mestu, kjer želite objavljati, vprašajte, ali vaš ATS podpira njegov tip
vmesnika.
Katero programsko opremo za zaposlovanje izbrati za majhno kadrovsko ekipo? #
Večina majhnih kadrovskih ekip nima nobenega ATS – podatke obdeluje v Excelu in Outlooku, torej jih od nekod
prepisuje. Manjka tudi avtomatizacija GDPR, torej nadzor obdobja, v katerem se kandidat sme hraniti.
Največji problem pa je pošiljanje življenjepisov in odzivov kandidatov vodjem
po e-pošti. Po dveh letih nihče več ne gre k vodji, da bi izbrisal osebne podatke, in podatki tako
v e-pošti ostajajo dlje, kot bi smeli. Ko poleg tega kadrovnik razpošlje trideset takšnih e-poštnih sporočil, ne obvlada,
kateri vodja je odgovoril – kandidat pa pogosto ne dobi nobenega odgovora.
Ko življenjepis zapusti sistem ATS, preneha obstajati kdorkoli, ki zanj odgovarja –
niti za GDPR niti za odgovor kandidatu.
Nič zapletenega ni potrebno, je pa nujno v sistem vključiti vse uporabnike.
Ključni je vidik velikosti ekipe in načina dela agencije. Butična agencija
z dvema do tremi kadrovniki ima nekaj izbranih strank, za katere skrbi; ne potrebuje robustnega CRM
za upravljanje strank, ampak težišče sistema na kakovostnem ATS, usmerjenem v iskanje po lastni
bazi talentov in aktiven sourcing na LinkedInu. Pri večjih agencijah je nasprotno ključno, da
stroški za ATS niso nesorazmerno visoki in da jim sistem zagotovi tehnološko prednost pred drugimi
agencijami. Skozi vse velikosti je ključna povezava z LinkedInom, vključno s komunikacijo,
ki ste si jo s kandidatom izmenjevali. Nič manj pomembna je avtomatizacija izpisov, ki predstavljajo
kakovost in obseg dela agencije – to je namreč za stranko in kandidata deloma nevidno.
Kateri ATS zmore več kadrovnikov in odobravanje pozicij? #
Takšen s prijaznim cenovnim modelom: računov ne kupujete po številu uporabnikov, ampak
plačate eno ceno za izbrane funkcije. Takšni sistemi imajo praviloma tudi funkcije, usmerjene v več
uporabnikov – na primer SSO, ki je z vidika kibernetske varnosti pogosto
zahtevan, nadzor kandidatov v posameznih fazah procesa ali priporočila kandidatov iz zaposlovanj
drugih kadrovnikov. Odobravanje pozicij se večinoma rešuje prek zahtevkov, torej zahtev
za odprtje pozicije, iz katerih šele po odobritvi nastanejo sami oglasi. Prednost zahtevkov je
evidenca FTE, torej števila iskanih polnih delovnih mest, in možnost v poročanju spremljati,
koliko jih je že bilo zasedenih in koliko se še išče.
Brez zahtevka ne veste, koliko ljudi (FTE) pravzaprav iščete. Veste le, koliko oglasov imate zunaj.
Kateri ATS ima dobro povezavo z e-pošto in koledarjem? #
Ne glede na to, ali uporabljate Google Workspace ali Microsoft 365 z Outlookom, je ključno, da ATS pošilja
e-pošto z domenskega imena vašega podjetja – torej enako, kot bi jo poslali
iz Outlooka ali Gmaila. Velika dodana vrednost je sinhronizacija komunikacije, ki lahko poteka
na tri načine: ročno prek vtičnika v Outlooku ali Gmailu, avtomatizirano prek
sistemske e-pošte, ki v kopiji beleži komunikacijo med kandidatom
in kadrovnikom, ali z neposredno povezavo z nabiralnikom, pri kateri ATS bere vsa dohodna
sporočila – ta način pa z vidika kibernetske varnosti ni priljubljen in ga večina podjetij
ne dovoli. Koledar mora delovati v obe smeri: videti mora vašo razpoložljivost in razpoložljivost deljenih koledarjev sodelavcev
ter prepisati ustvarjen razgovor nazaj v koledar, vključno s povezavo na Teams ali Google Meet.
Katero platformo izbrati za rastoče podjetje, ki bo poenotila oglaševanje in kandidate? #
Odgovor je ATS. Kandidate združi na eno mesto in omogoča multiposting,
torej objavo enega oglasa z enega mesta na več mest – naj gre za karierne strani ali
za zaposlitvene portale. Priporočamo tudi poudarek na podpori sourcingu z LinkedIna. Rastoče podjetje potrebuje
pregleden in preprost cenovni model, ki ga ne bo obremenjeval z naraščajočimi
stroški ob vsakem dodatnem uporabniku. Zato izbirajte ATS, kjer se plačuje licenca za podjetje,
ne za posameznega uporabnika: podjetje ima tako pregleden letni strošek in lahko sistem
uporablja v polni širini.
V nasprotnem primeru se zelo pogosto zgodi, da podjetje deli en račun med več uporabniki –
iz česar nastane kup težav in nejasnosti, za katere sistem nikoli ni bil zasnovan.
Katero orodje zmore zaposlovanje in komunikacijo s kandidati? #
Spet ATS. Z obvladovanjem zaposlovanja mislimo predvsem to, da si lahko ustvarite
lasten potek zaposlitvenega procesa in da vam ATS ne vsiljuje enotnega sistema zaposlovanja za
vse. Nadaljnja komunikacija s kandidati se nato zlahka avtomatizira, saj so v posameznih korakih
zaposlovanja jasno določene e-poštne predloge. Te omogočajo uporabo oznak (placeholderjev):
dopolnijo na primer nagovor kandidata v pravilnem sklonu za slovenske in v osnovni obliki za
tujejezične predloge, besedilo glede na spol kandidata ali dinamično dopolnjen datum dogovorjenega razgovora.
Komunikacijo vodite iz Gmaila (Google Workspace) in iz Outlooka (Microsoft 365) ter jo z vtičnikom
sinhronizirate v sistem.
Katero orodje za zaposlovanje ima preprosto upravljanje kandidatov? #
Takšno, ki omogoča nastaviti lasten pogled – torej stolpce, ki jih želite
videti v pregledu kandidatov – ali kanban, kjer so kandidati razvrščeni v stolpce
glede na posamezne faze, v katerih se nahajajo. Sistem naj si vašo priljubljeno različico pogleda
zapomni in shrani. Posamezne postavke v pregledu prilagodite in razvrstite, kandidate pa nato
delite z vodji.
Mobilna aplikacija, namenjena vodjem, je najpreprostejši in najudobnejši način izmenjave podatkov
med kadrovnikom in vodjo zaposlovanja – povratno informacijo vodje pa dobite najhitreje.
Določa, katere funkcije vam bo vodnik ponudil. Nerelevantne točke se glede na tip podjetja samodejno skrijejo ali zasivijo.
💡 V tej fazi odločata hitrost in kakovost komunikacije s kandidati. Karierne strani uredite po možnosti hkrati z izbiro ATS - ustvarijo prvi vtis. Kakovostne ljudi boste pogosteje dosegli s ciljnim sourcingom na LinkedInu kot s splošnim plačanim oglaševanjem. Poenostavite delo hiring managerjem, vendar naj vse informacije ostanejo v ATS, ne razpršene po e-mailu, Slacku ali Teams. Največja napaka je pošiljanje kandidatov managerjem po e-mailu. 👉 Osredotočite se predvsem na:Sinhronizacijo komunikacije · Karierne strani · LinkedIn vtičnik
💡 Ključno je znati meriti zaposlovanje, da ga lahko upravljate - česar ne merim, tega ne upravljam. Uvedite avtomatizacijo povsod, kjer je smiselna, in jasne SLA za obravnavo kandidatov. Izboljšajte sodelovanje s hiring managerji: pregledno v ATS, z jasno nalogo in rokom. Začnite graditi tudi lastno bazo talentov, ki se samodejno polni iz preteklih postopkov zaposlovanja. 👉 Osredotočite se predvsem na:Zahtevke managerjev · SLA za obravnavo · Konverzijski lijak
💡 Izberite cenovni model, ki vas ne bo omejeval s številom uporabnikov in bo pregleden. Stavite na avtomatizacijo in različne postopke zaposlovanja glede na tip delovnih mest, imejte jasen pregled nad FTE ter navzven nastopajte čim bolj profesionalno: PDF ponudbe kandidatom, merjenje NPS kandidatov in internega NPS managerjev. 👉 Osredotočite se predvsem na:FTE poročilo · PDF ponudbe kandidatom · Merjenje NPS
💡 Cilj je zagotoviti formalen potek izbirnega postopka: nastaviti ocenjevalna merila, izbirno komisijo in objektivno primerjati kandidate med posameznimi ocenjevalci. Ključna pa je povezava z dokumentnim sistemom, in to v obe smeri - uvoz kandidatov iz dokumentnega sistema v ATS ter predaja podrobnega izhoda iz zaposlovanja nazaj v zadevo. Brez tega boste uradno evidenco vodili ločeno od zaposlovanja, torej dvakrat. 👉 Osredotočite se predvsem na:Povezavo z dokumentnim sistemom · Izbirno komisijo · Merila izbire · Primerjavo po ocenjevalcih
💡 Stavite na sourcing na LinkedInu, povezan z ATS. Zgradite butično, osebno identiteto - grafični izhodi iz sistema morajo dobro prodajati vaše delo, biti usklajeni z vašo znamko in delovati profesionalno tako do klienta kot do kandidata. 👉 Osredotočite se predvsem na:LinkedIn vtičnik · Karierne strani · Deljenje s klientom
💡 Osredotočite se na kakovosten, merljiv in standardiziran proces - od enotnih izhodov za kandidate prek reportinga do predstavitve klientu. 👉 Osredotočite se predvsem na:Lastne faze procesa · E-mail predloge · Konverzijski lijak
💡 Pri velikem obsegu odločata učinkovitost in upravljanje na podlagi podatkov: avtomatizacija ponavljajočih se korakov, standardizacija med ekipami in poslovalnicami, upravljanje po SLA in konverzijskih metrikah, CRM za kliente in poštena razdelitev naročil. Uredite dostopne pravice in vloge, da podatki ostanejo pod nadzorom tudi pri veliki ekipi. 👉 Osredotočite se predvsem na:CRM za kliente · Vloge in dostopne pravice · Konverzijski lijak
To vpliva na izbiro virov in lokalizacijo sistema.
💡 Pri lokalnem zaposlovanju odloča neposredna povezava z lokalnimi zaposlitvenimi portali - MojeDelo.com, Optius.com ali Zaposlitev.net. Brez nje boste prijave kandidatov prepisovali ročno, prav temu pa se mora ATS izogniti. Druga stvar je jezik: sistem mora biti v slovenščini za recruiterje in hiring managerje - manager, ki ne razume zaslona, v sistem ne bo vstopil. Zato vprašajte tudi po lokalni podpori in pomoči v slovenščini: hitrost odgovora v maternem jeziku odloča o tem, kako hitro ekipa sprejme sistem. 👉 Osredotočite se predvsem na:Zaposlitveni portali · Multiposting · Karierne strani
💡 Pri globalnem zaposlovanju se težišče premakne drugam. Potrebujete večjezično komunikacijo s kandidati, najpogosteje v angleščini, in možnost preklopa jezika sistema. Računajte tudi na časovne pasove in možnost načrtovanja časa pošiljanja sporočil v posameznih fazah zaposlovanja. Glavna vira globalnega zaposlovanja sta običajno LinkedIn in Indeed. 👉 Osredotočite se predvsem na:Predloge za različne jezike · Načrtovano pošiljanje · LinkedIn vtičnik
Označite relevantne vire in jih razvrstite od najpomembnejših (s puščicami).
💡 Na kaj se osredotočiti: Vire razvrstite po dejanskem številu kakovostnih kandidatov, ne po navadi. Pri ATS nato preverite, da ima neposredno povezavo prav z vašimi TOP 3 viri - tam se multiposting in merjenje donosnosti posameznih kanalov najbolj izplačata.
Lastne karierne straninerelevantno za agencije
LinkedIn - sourcingnerelevantno za agencije
LinkedIn - oglaševanjenerelevantno za agencije
Zaposlitveno oglaševanje MojeDelo.comnerelevantno za agencije
Zaposlitveno oglaševanje Optius.comnerelevantno za agencije
Zaposlitveno oglaševanje Zaposlitev.netnerelevantno za agencije
Zaposlitveno oglaševanje MojeDelo.comnerelevantno za agencije
Zaposlitveno oglaševanje Optius.comnerelevantno za agencije
Zaposlitveno oglaševanje Indeednerelevantno za agencije
Program priporočil zaposlenih (referral)nerelevantno za agencije
Facebooknerelevantno za agencije
Baza življenjepisovnerelevantno za agencije
Agencijenerelevantno za agencije
💡 Preverite, kako ATS poveže seznam delovnih mest z vašo spletno stranjo. Najboljši je REST API; alternativa so JavaScript widgeti ali iframe, ki je med temi možnostmi najmanj profesionalen. Nekateri ATS znajo karierni splet tudi postaviti in upravljati. To se izplača, če se ne želite zanašati na zunanjo agencijo: ta s takšno povezavo pogosto nima izkušenj in navidez preprost razvoj se lahko zavleče za mesece. 👉 Osredotočite se predvsem na:Karierne strani · API vmesnik · Lastna filtrirna polja
💡 Ključen je brskalniški vtičnik, ki prenese profil kandidata iz LinkedIna v ATS brez prepisovanja. Vprašajte tudi, ali skupaj s profilom prenese zgodovino sporočil, ki ste si jih s kandidatom izmenjali - brez nje izgubite kontekst prvega nagovora. 👉 Osredotočite se predvsem na:Vtičnik za LinkedIn · Uvoz sporočil iz LinkedIna · AI sourcing
💡 Pri oglaševanju na LinkedInu preverite, po kateri poti prijave pridejo do vas. Ali vtičnik zna kopirati kandidata neposredno z mesta, kjer je na LinkedInu odgovoril, ali pa LinkedIn na oglas doda zunanji URL prijavnega obrazca, ki vodi v vaš ATS. Če ne velja nobeno od tega, boste prijave prepisovali ročno. 👉 Osredotočite se predvsem na:Vtičnik za LinkedIn · Lastni prijavni obrazec · Zaznavanje dvojnikov
💡 Pri zaposlitvenih portalih ločite dve različni stvari. Objava oglasa iz ATS je prijetna, vendar je samo nice-to-have. Must-have je avtomatiziran prenos kandidatov s portala neposredno v ATS - brez tega bodo prijave ostale v administraciji portala in v e-mailu. To preverite pri vsakem portalu posebej, ne samo na splošno. 👉 Osredotočite se predvsem na:Zaposlitveni portali · Multiposting · Pregled virov prijav
💡 Preverite, ali ATS referral program sploh ponuja - nato pa, ali zna zaposlene res vključiti. Vključenost raste, ko nagrajujete potek, ne samo rezultat: manjša nagrada za priporočenega kandidata, ki je opravil razgovor ali sprejel ponudbo, deluje bolje kot ena velika nagrada šele ob zaposlitvi. 👉 Osredotočite se predvsem na:Nastavljanje nagrad · Aplikacija za zaposlene · Povezava z referralom
💡 Facebook rezultate kampanj vrača kot tabelo z interesenti za oglas. Vprašajte, ali jo ATS zna povezati in avtomatizirano nalagati, da se leady sami ustvarjajo kot kandidati. Sicer vas čaka ročno prepisovanje iz izvoza. 👉 Osredotočite se predvsem na:Množični uvoz kandidatov · Pregled virov prijav
💡 Preverite, da ATS podpira prav tisto bazo, ki jo uporabljate - običajno prek brskalniškega vtičnika, ki profil kopira in kandidata samodejno ustvari. Splošen odgovor "podpiramo baze CV" ni dovolj; vprašajte po konkretnem imenu. 👉 Osredotočite se predvsem na:Množični uvoz kandidatov · Fulltext v CV · Zaznavanje dvojnikov
💡 Premislite, kako vam bo agencija spravila kandidate v sistem - in kako boste z njo delili tiste, ki jih mora predizbrati ali prescreenati. Cilj je, da ne prepisujete podatkov iz e-mailov. Vprašajte po agencijskem portalu, kjer agencija sama naloži kandidate, in po možnosti, da z njo delite samo izbrane kandidate. 👉 Osredotočite se predvsem na:Agencijski portal · Zunanje deljenje kandidatov · Deljeni pogledi
Vnesite števila - vplivajo na zahteve glede vlog, dostopov in odobritev.
💡 Pri vaši velikosti se že splača izogniti ATS, ki zaračunava vsakega uporabnika. Ugodnejša je ena licenca za podjetje z neomejenim številom uporabnikov: strošek je predvidljiv in ne bo vam treba tehtati, ali se splača dodati še enega recruiterja ali managerja. Sistem, v katerega ne vključite vseh sodelujočih ljudi, ne izpolnjuje več svojega namena - to obravnavamo v delu platforma za rastoče podjetje. 👉 Osredotočite se predvsem na:Vloge in dostopne pravice · SSO · Pogledi za managerje
To vpliva na vire kandidatov in poudarek na posameznih funkcijah.
💡 Pri delavskih delovnih mestih odloča hitrost kontakta. Preverite, da ATS zna pošiljati SMS neposredno iz sistema - in po možnosti z mobilne številke konkretnega recruiterja, ne iz anonimnega SMS prehoda. Kandidat lahko nato takoj pokliče nazaj ali odgovori človeku, ki mu je pisal. Pri SMS prehodu to ni mogoče. 👉 Osredotočite se predvsem na:Pošiljanje SMS iz ATS · Knock-out vprašanja · Množična dejanja
💡 Pri belih ovratnikih se najbolj izplačajo lastne karierne strani in zaposlitveni marketing, usmerjen prav nanje. V razmerju cena/učinek je to praviloma najboljši način pridobivanja kandidatov. 👉 Osredotočite se predvsem na:Karierne strani · Pregled virov prijav · Lastna filtrirna polja
💡 Pri strokovnih in tehničnih delovnih mestih oglas večinoma ne zadošča - te ljudi morate aktivno poiskati. Zato je ključna integracija z LinkedInom kot glavnim mestom za sourcing, po potrebi pa tudi povezava s specializiranimi zaposlitvenimi portali. Pri sourcingu vztrajajte, da ATS zna kandidata prenesti neposredno v sistem brez prepisovanja podatkov. Sicer boste več časa porabili za administracijo kot za iskanje. 👉 Osredotočite se predvsem na:Vtičnik za LinkedIn · AI sourcing na LinkedInu · Zaposlitveni portali
6
Zakaj potrebujete ATS? Kaj želite z njim rešiti? #
Označite vse relevantno in razvrstite po pomembnosti.
💡 Na kaj se osredotočiti: Vaš glavni "zakaj" mora usmerjati izbor must-have funkcij. Če je cilj znebiti se Excela, je prioriteta preprosta evidenca in pipeline; če boljši reporting, preverite poročevalske funkcije še pred podpisom pogodbe.
Združiti prijave na enem mestunerelevantno za agencije
Znebiti se Excelanerelevantno za agencije
Izboljšati komunikacijo z managerjinerelevantno za agencije
Nastaviti sistem in komunikacijonerelevantno za agencije
Boljši reportingnerelevantno za agencije
Povečati učinkovitost zaposlovanjanerelevantno za agencije
💡 Združevanje prijav stoji in pade z avtomatizacijo prenosa podatkov. Vztrajajte, da se kandidati v ATS nalagajo avtomatizirano - z zaposlitvenih portalov in kariernega spleta - brez ročnega prepisovanja. Pri LinkedInu to običajno opravi brskalniški vtičnik. Če podatke v sistem prepisujete ročno, ste problem samo prestavili, ne rešili. 👉 Osredotočite se predvsem na:Zaposlitveni portali · Vtičnik za LinkedIn · Zaznavanje dvojnikov
💡 Odhod od Excela ni stvar tabele, temveč treh stvari. (1) Nastavite GDPR pravila za izbris in obdobje hrambe kandidatov - naj jih spremlja sistem, ne človeški spomin. (2) Takoj prenehajte uporabljati Outlook ali e-mail na splošno kot orodje za deljenje kandidatov znotraj podjetja (zakaj). (3) Preverite, da ATS zna uvoziti vaše obstoječe kandidate iz Excela, da ne začnete s prazno bazo. Bonus v primerjavi s tabelo: v ATS nastavite različne postopke zaposlovanja za različne tipe delovnih mest. 👉 Osredotočite se predvsem na:Množični uvoz kandidatov · Samodejna anonimizacija · Lastne faze procesa
💡 Odločilno je, ali bodo ATS sprejeli tudi managerji. Biti mora dovolj preprost, da ga odprejo brez usposabljanja, hkrati pa mora zajeti zapiske in izhode iz razgovorov, ki jih mora HR evidentirati. Velika prednost je lastna mobilna aplikacija za managerje - povratno informacijo dobite v minutah, ne v dneh. Druga plast je merjenje. Pri decentraliziranem zaposlovanju (poslovalnice, retail) hiring manager ni prisoten pri razgovorih. Sistem mu mora zato pokazati, kateri managerji slabšajo candidate experience in kateri jo izboljšujejo - saj prav oni oblikujejo vašo znamko delodajalca na trgu dela. 👉 Osredotočite se predvsem na:Pogledi za managerje · Mobilna aplikacija · Merjenje NPS
💡 Standardna poročila vam bodo prej ali slej nehala zadoščati. Zato vprašajte po možnosti izdelave lastnega poročila po svojih potrebah in po AI nad podatki zaposlovanja - torej po chatbotu, ki ga lahko o številkah vprašate v naravnem jeziku. Pri AI pa preverite, kje podatki ležijo in kdo ima dostop do njih - o podatkih zaposlovanja morate biti sposobni govoriti varno. 👉 Osredotočite se predvsem na:Izdelava lastnega poročila · AI chatbot nad reportingom · Izvoz v CSV / BI
💡 Povečanje učinkovitosti zaposlovanja pomeni avtomatizirati vse, kar se ponavlja: samodejne naloge in dejanja, sprožena v trenutku, ko kandidat vstopi v določeno fazo, predloge vezane na faze, spremljanje SLA. Ali pa uporabo AI - vendar previdno glede na AI Act, ki sisteme, uporabljene za zaposlovanje in izbiro kandidatov, v EU uvršča med visoko tvegane. 👉 Osredotočite se predvsem na:Predloge za faze zaposlovanja · SLA za obravnavo · Skoring kandidatov
KanbanPrikaz kandidatov kot kartic v stolpcih glede na fazo zaposlovanja. Koristno je, ko želite hitro videti, kje se kdo nahaja.
nerelevantno za agencije
Vrstični seznam kandidatovPregled kandidatov v tabeli po vrsticah z možnostjo razvrščanja in filtriranja. Uporabno je pri delu z velikim številom kandidatov.
nerelevantno za agencije
Nastavljive lastne faze procesaMožnost določanja lastnih korakov postopka zaposlovanja glede na to, kako podjetje dejansko izbira. Zahtevajte jo, če imate specifičen potek izbire.
nerelevantno za agencije
Nastavljivi pogledi z lastnimi podatki o kandidatihShranjeni pogledi, v katerih sami izberete, kateri podatki o kandidatih se prikazujejo. Koristno pri različnih tipih delovnih mest ali vlog.
nerelevantno za agencije
Poenostavljeni pogledi in strani za managerjePoenostavljeni zasloni za managerje brez nepotrebnih funkcij in podatkov. Uporabno je, ko managerji v sistemu ne delajo vsak dan.
nerelevantno za agencije
Deljeni pogledi za zunanje partnerje (agencija / klient)Pogled, ki ga je mogoče deliti z zunanjimi partnerji, na primer z agencijo ali klientom. Zahtevajte ga, če sodelujete z nekom zunaj podjetja.
nerelevantno za agencije
Nastavljive tabele in pogledi za reportingNastavljive tabele in pregledi za reporting in analizo podatkov. Koristno je, ko morate podatke različno združevati.
nerelevantno za agencije
Primerjava kandidatov za delovno mestoPostavitev več kandidatov za eno delovno mesto drug ob drugega za lažjo primerjavo. Uporabno pri končni odločitvi.
ZapiskiZapiski k posameznim kandidatom neposredno na njihovi kartici. Namenjeni so beleženju vtisov in informacij iz izbire.
nerelevantno za agencije
NalogeNaloge, vezane na kandidata, z možnostjo dodelitve in roka. Koristno, da vam iz zaposlovanja nič ne uide.
nerelevantno za agencije
Datum razgovoraEvidenca datuma in časa razgovora neposredno na kartici kandidata. Pomaga ohraniti pregled nad načrtovanimi sestanki.
nerelevantno za agencije
Kontrolni seznamiSeznami korakov, ki jih je treba pri kandidatu izpolniti. Uporabno za standardizacijo in preverjanje celovitosti procesa.
nerelevantno za agencije
Zgodovina dejanjKronološki zapis vseh dejanj in sprememb pri kandidatu. Koristno pri iskanju, kdo je kdaj kaj naredil.
nerelevantno za agencije
Zapis z razgovoraShranjevanje zapisa ali zapisnika z razgovora h kartici kandidata. Namenjeno je poznejšemu priklicu poteka.
nerelevantno za agencije
Ocenjevalna karticaStrukturirano ocenjevanje kandidata po vnaprej določenih merilih. Koristno za objektivnejše in primerljivo presojanje.
nerelevantno za agencije
Interni vprašalnik (delita si ga recruiter in manager)Interni vprašalnik, ki si ga pri kandidatu delita recruiter in manager. Namenjen je skupnemu zbiranju ocen.
nerelevantno za agencije
Zunanji vprašalnik za kandidataVprašalnik, ki ga izpolni sam kandidat, na primer dodatna vprašanja. Uporabno za zbiranje informacij brez ročnega prepisovanja.
nerelevantno za agencije
Generiranje in odobritev ponudbe za zaposlitev kandidatuUstvarjanje ponudbe za zaposlitev kandidatu, vključno z odobritvijo. Koristno, ko mora ponudbo odobriti več ljudi.
Zahtevki - prošnje za odprtje delovnega mestaZahtevek, s katerim manager zaprosi za odprtje novega delovnega mesta. Zahtevajte ga, če zaposlovanje sproži poslovna potreba.
nerelevantno za agencije
Naloge za managerje z nastavitvijo rokovNaloge, dodeljene managerjem, z možnostjo nastavitve roka. Uporabno, da managerji pravočasno opravijo korake zaposlovanja.
nerelevantno za agencije
Dashboard z nalogamiPregledni zaslon, kjer manager vidi svoje naloge in obveznosti. Koristno za enostavno orientacijo managerja.
nerelevantno za agencije
Mobilna aplikacija za managerjeMobilna aplikacija, ki managerjem omogoča delo z zaposlovanjem iz telefona. Uporabno za managerje zunaj pisarne.
nerelevantno za agencije
Ocenjevanje kandidatov s palci / zvezdicamiHitro ocenjevanje kandidatov s palcem ali zvezdicami. Koristno za preprosto povratno informacijo managerjev.
nerelevantno za agencije
Polje za zapis izhoda iz razgovoraPolje, kamor manager vpiše rezultat in sklep razgovora. Namenjeno je zajemu odločitve neposredno v sistemu.
nerelevantno za agencije
Ocenjevalna merila za posamezne kroge razgovoraDoločena ocenjevalna merila za posamezne kroge razgovora. Koristno za primerljivo in strukturirano ocenjevanje.
nerelevantno za agencije
Deljenje samo izbranih kandidatov za delovno mestoDeljenje samo izbranih kandidatov za delovno mesto z managerjem. Uporabno, ko manager ne sme videti vseh kandidatov.
nerelevantno za agencije
Deljenje celotnega delovnega mesta z vsemi kandidatiDeljenje celotnega delovnega mesta z vsemi kandidati z managerjem. Koristno, ko mora imeti manager popoln pregled.
nerelevantno za agencije
Predloga za izbor (predloga vprašanj za razgovor managerja)Predloga vprašanj za razgovor, po kateri manager vodi izbor. Pomaga poenotiti potek razgovorov med managerji.
nerelevantno za agencije
Nastavitev obvestil za managerjaNastavitev, katera obvestila manager prejema in kdaj. Koristno, da managerji niso preobremenjeni ali premalo obveščeni.
nerelevantno za agencije
Merjenje internega NPS managerjevMerjenje zadovoljstva managerjev z zaposlovanjem v obliki internega NPS. Uporabno za izboljšanje sodelovanja s hiring managerji.
nerelevantno za agencije
Predhodna zavrnitev kandidata s strani managerjaMožnost, da manager kandidata predhodno zavrne pred nadaljnjim postopkom. Pospeši razvrščanje kandidatov.
nerelevantno za agencije
Samodejni opomniki managerjem za nerešene nalogeSamodejni opomniki managerjem za nerešene naloge. Koristno, da se zaposlovanje ne zadržuje zaradi managerjev.
Multiposting (z enim klikom na več portalov in na vaš karierni splet)Objava oglasa z enim klikom na več portalov in na karierni splet. Prihrani čas pri razpisovanju delovnih mest.
nerelevantno za agencije
Predloge besedil delovnih mest / oglasovVnaprej pripravljene predloge besedil delovnih mest in oglasov. Koristno za hitrejše in enotno ustvarjanje oglasov.
nerelevantno za agencije
Odobritev odprtja delovnih mestPostopek odobritve pred odprtjem in objavo delovnega mesta. Zahtevajte ga, če mora odprtje delovnega mesta nekdo odobriti.
nerelevantno za agencije
Predlog besedila od AIPredlog besedila oglasa, ki ga ustvari umetna inteligenca. Pomaga pri hitrejšem pisanju ponudbe.
nerelevantno za agencije
Analiza konkurenčnosti od AIAI ocena, kako konkurenčen je oglas glede na trg. Koristno za povečanje števila prijav.
nerelevantno za agencije
Povezava z referral programom in upravljanjem nagradPovezava delovnega mesta z referral programom in upravljanjem nagrad za priporočila. Uporabno, ko zaposlujete prek zaposlenih.
nerelevantno za agencije
Lastna filtrirna polja (področja, divizije, entitete, klienti) za karierni spletLastna filtrirna polja (področja, divizije, entitete, klienti) za karierni splet. Koristno pri velikem številu delovnih mest.
nerelevantno za agencije
Določanje prioritet za delovna mestaOznačitev prioritete posameznih delovnih mest. Pomaga recruiterjem, da se najprej osredotočijo na najpomembnejše.
nerelevantno za agencije
Pregled delovnih mest s številom kandidatov v posameznih fazah zaposlovanjaPregled delovnih mest s številom kandidatov v posameznih fazah zaposlovanja. Koristno za hiter vpogled v stanje vseh postopkov.
nerelevantno za agencije
Prescreening (knock-out) vprašanja v prijavnem obrazcuIzločitvena (knock-out) vprašanja v prijavnem obrazcu. Samodejno odfiltrirajo kandidate, ki ne izpolnjujejo osnovnih pogojev.
Povezava z Google koledarjemPovezava sistema z Google koledarjem. Koristno, da se razgovori prikažejo tam, kjer jih običajno imate.
nerelevantno za agencije
Povezava z MS Outlook koledarjemPovezava sistema s koledarjem MS Outlook. Koristno, da se razgovori prikažejo tam, kjer jih običajno imate.
nerelevantno za agencije
Pri načrtovanju razgovora videti razpoložljivost prostih terminovPri načrtovanju razgovora vidite proste termine udeležencev. Preprečuje prekrivanja in pospeši dogovor.
nerelevantno za agencije
Vpis termina neposredno iz ATS v koledarSamodejni vpis dogovorjenega termina iz ATS neposredno v koledar. Prihrani ročno prepisovanje.
nerelevantno za agencije
Podpora online razgovorom (generiranje povezave Google Meet / Teams)Podpora online razgovorom s samodejnim ustvarjanjem povezave na Google Meet ali Teams. Poenostavi razgovore na daljavo.
nerelevantno za agencije
Rezervacijske povezave, ki kandidatom ponujajo prost terminRezervacijska povezava, prek katere si kandidat sam izbere prost termin. Koristno za odpravo dolgotrajnega usklajevanja.
nerelevantno za agencije
Rezervacijske povezave s povezavo več zunanjih koledarjevRezervacijske povezave, povezane z več zunanjimi koledarji hkrati. Uporabno, ko se termini spremljajo med več ljudmi.
nerelevantno za agencije
Rezervacijske povezave z multi-sloti (en termin za več kandidatov, npr. AC)Rezervacijske povezave z množičnimi sloti, kjer en termin deli več kandidatov. Uporabno za assessment centre.
Povezava z vašim e-mailom (pošiljanje v domenskem imenu podjetja)Povezava s službenim e-mailom s pošiljanjem iz vaše domene. Koristno za bolj verodostojno komunikacijo s kandidati.
nerelevantno za agencije
Sinhronizacija komunikacije (odhodna in dohodna sporočila s kandidatom)Sinhronizacija odhodnih in dohodnih sporočil s kandidatom v sistem. Vso komunikacijo ohranja na enem mestu.
nerelevantno za agencije
Uvoz sporočil iz LinkedIna (pri dodajanju kandidata iz LinkedIna)Uvoz zgodovine sporočil iz LinkedIna pri dodajanju kandidata. Uporabno za ohranitev konteksta prejšnje komunikacije.
nerelevantno za agencije
E-mail predlogeVnaprej pripravljene e-mail predloge za ponavljajoče se situacije. Koristno za hitrejšo in enotno komunikacijo.
nerelevantno za agencije
E-mail predloge za različne jezikeE-mail predloge v več jezikovnih različicah. Uporabno pri zaposlovanju v tujejezičnem okolju.
nerelevantno za agencije
E-mail predloge za konkretne faze zaposlovanjaE-mail predloge, vezane na konkretne faze zaposlovanja. Olajšajo pošiljanje pravega sporočila v pravem trenutku.
nerelevantno za agencije
E-mail predloge s spremenljivkami (nagovor, spol, datum razgovora...)Predloge s spremenljivkami, ki se samodejno dopolnijo (nagovor, datum razgovora). Koristno za personalizacijo brez ročnega dela.
nerelevantno za agencije
Pošiljanje SMS kandidatom neposredno iz ATSPošiljanje SMS kandidatom neposredno iz sistema. Uporabno za hitro opominjanje ali nujna sporočila.
nerelevantno za agencije
AI predlog e-mail odgovoraAI predlog besedila e-mail odgovora kandidatu. Pospeši odziv na običajna vprašanja.
nerelevantno za agencije
Identifikacija / evidenca klicatelja (caller ID)Identifikacija in evidenca kličočega kandidata (caller ID). Pomaga prepoznati, kdo kliče, in povezati klic s kartico.
nerelevantno za agencije
Načrtovano pošiljanje sporočila (glede na časovni pas kandidata)Pošiljanje e-maila ob načrtovanem času, na primer glede na časovni pas kandidata. Koristno pri zaposlovanju med državami.
Referral program: nastavljanje nagradNastavljanje nagrad v okviru referral (priporočilnega) programa. Zahtevajte, če zaposlene nagrajujete za priporočila.
nerelevantno za agencije
Referral program: mobilna aplikacija za zaposlene (pregled nagrad, priporočil in njihovih rezultatov)Mobilna aplikacija za zaposlene s pregledom priporočil, nagrad in njihovih rezultatov. Spodbuja vključenost v referral program.
nerelevantno za agencije
SLA - kritični časi za obravnavo kandidatov v posameznih fazahSpremljanje kritičnih časov za obravnavo kandidatov v posameznih fazah (SLA). Koristno za hitrost in poštenost zaposlovanja.
nerelevantno za agencije
Nastavitev razlogov za zavrnitevNastavitev standardnih razlogov za zavrnitev kandidatov. Omogoča spremljanje, zakaj ljudje niso uspeli.
nerelevantno za agencije
Mobilna aplikacijaMobilna aplikacija za delo z zaposlovanjem iz telefona. Uporabno za delo zunaj računalnika.
nerelevantno za agencije
Aplikacija za tablicoAplikacija, optimizirana za tablico. Uporabno na primer pri razgovorih ali zaposlitvenih dogodkih.
nerelevantno za agencije
Povezava za ustvarjanje kandidata z dogodka (sejem, univerza, meetup...)Povezava za hitro ustvarjanje kandidata z dogodka, kot je sejem ali univerza. Olajša zbiranje kontaktov na kraju samem.
nerelevantno za agencije
Zunanje deljenje kandidatov z agencijo / zunanjimi sodelavciZunanje deljenje kandidatov z agencijo ali zunanjimi sodelavci. Uporabno pri sodelovanju zunaj interne ekipe.
nerelevantno za agencije
Agencijski portal - nalaganje kandidatov od agencijePortal, prek katerega agencija nalaga svoje kandidate v sistem. Koristno pri sodelovanju z več dobavitelji.
nerelevantno za agencije
Ustvarjanje lastnega prijavnega obrazcaUstvarjanje lastnega prijavnega obrazca za kandidate. Omogoča zbiranje točno tistih podatkov, ki jih potrebujete.
nerelevantno za agencije
Podpora internemu zaposlovanjuPodpora internemu zaposlovanju med obstoječimi zaposlenimi. Uporabno za zapolnjevanje delovnih mest iz lastnih vrst.
nerelevantno za agencije
Fulltext iskanje po CV kandidatovFulltext iskanje po vsebini življenjepisov kandidatov. Koristno za hitro iskanje ljudi po ključnih besedah.
nerelevantno za agencije
Ustvarjanje "micro-poolov" kandidatov v talent pooluUstvarjanje manjših skupin (micro-poolov) kandidatov v talent poolu. Pomaga ohraniti ožje sezname za konkretne potrebe.
nerelevantno za agencije
Označitev kandidatov kot Blacklist / SupertalentOznačevanje kandidatov kot Blacklist ali nasprotno Supertalent. Pomaga hitro ločiti neustrezne in izjemno zanimive ljudi.
nerelevantno za agencije
Preklop jezika ATS v angleščinoPreklop vmesnika sistema v angleščino. Uporabno za mednarodne ekipe in tuje uporabnike.
nerelevantno za agencije
Zaznavanje in združevanje podvojenih kandidatovZaznavanje in združevanje podvojenih zapisov kandidatov. Ohranja bazo čisto in brez podvajanja.
nerelevantno za agencije
Množična dejanja nad kandidati (e-maili, sprememba faze, oznake)Množična dejanja nad več kandidati hkrati (e-maili, sprememba faze, oznake). Prihrani čas pri delu z velikimi skupinami.
nerelevantno za agencije
Množični uvoz kandidatov (iz CV datotek)Množični uvoz kandidatov iz CV datotek. Koristno pri prehodu iz starejšega sistema ali velikih baz.
Azure SSOPrijava prek službenih računov Microsoft Azure (SSO). Poenostavi in zavaruje prijavo uporabnikov.
nerelevantno za agencije
SSO (splošno)Enotna prijava (SSO) prek službene identitete. Koristno za udobje uporabnikov in centralno upravljanje dostopov.
nerelevantno za agencije
Google SSOPrijava prek službenih Google računov (SSO). Poenostavi in zavaruje prijavo uporabnikov.
nerelevantno za agencije
SlackPovezava s Slackom za notifikacije in opozorila. Uporabno, ko ekipa komunikacijo vodi v Slacku.
nerelevantno za agencije
E-mail povezava (pošiljanje v domenskem imenu)Povezava z e-mailom s pošiljanjem iz vaše službene domene. Koristno za bolj verodostojno komunikacijo.
nerelevantno za agencije
Vtičnik za nalaganje kandidatov iz LinkedInaDodatek za brskalnik za nalaganje kandidata neposredno iz LinkedIna. Pospeši sourcing in ustvarjanje profilov.
nerelevantno za agencije
Vtičnik za nalaganje kandidatov iz GmailaDodatek za nalaganje kandidata neposredno iz Gmaila. Olajša evidenco kandidatov, ki pišejo po e-mailu.
nerelevantno za agencije
Vtičnik za nalaganje kandidatov iz OutlookaDodatek za nalaganje kandidata neposredno iz Outlooka. Olajša evidenco kandidatov, ki pišejo po e-mailu.
nerelevantno za agencije
SAP SuccessFactorsIntegracija s SAP SuccessFactors. Uporabno, ko podjetje uporablja ta HR sistem.
nerelevantno za agencije
OnboardingPovezava z onboarding sistemom za predajo sprejetih kandidatov. Zagotavlja gladek prehod iz zaposlovanja v nastop dela.
nerelevantno za agencije
HRISMožnost povezave s kadrovskim (HRIS) sistemom. Vsako podjetje ima drugačen HRIS, zato preverite, ali ATS podpira povezavo prav z vašim. Koristno za povezavo zaposlovanja z evidenco zaposlenih.
nerelevantno za agencije
API vmesnikProgramski vmesnik (API) za lastne integracije. Zahtevajte, če morate podatke povezati z drugimi sistemi.
nerelevantno za agencije
Karierne straniPovezava s kariernimi stranmi za objavo delovnih mest in zbiranje prijav. Osnova za sprejem kandidatov z lastnega spleta.
nerelevantno za agencije
Zaposlitveni portaliPovezava z zaposlitvenimi portali za objavljanje oglasov. Koristno za širši doseg ponudb.
nerelevantno za agencije
Zapier (no-code povezava z drugimi orodji)Povezava prek Zapierja za no-code povezovanje z drugimi orodji. Uporabno za avtomatizacije brez programiranja.
nerelevantno za agencije
Webhooki (odhodni dogodki za lastne integracije)Webhooki, ki pošiljajo dogodke iz ATS v vaše lastne sisteme ali orodja tretjih strani. Omogočajo odziv na dogajanje v ATS v realnem času. Primer: v postopku zaposlovanja želite povezati orodje tretje strani (video screening, AI testiranje, background check). Webhook v trenutku, ko kandidat pride v določeno fazo zaposlovanja, temu orodju samodejno pošlje signal "obdelaj tega kandidata" - uporabniku tega ni treba posebej sprožiti s posebnim dejanjem, naveže se na običajno fazo zaposlovanja.
Pregled virov prijavPregled, iz katerih virov se kandidati prijavljajo. Koristno za odločanje, kam vlagati v oglaševanje.
nerelevantno za agencije
Pregled kandidatov v posameznih fazahPregled števila kandidatov v posameznih fazah zaposlovanja. Kaže, kje se izbor kopiči ali zatika.
nerelevantno za agencije
FTE poročilo (koliko trenutno iščemo vs. sprejetih)FTE poročilo, ki primerja, koliko ljudi trenutno iščete in koliko jih je že sprejetih. Pomaga načrtovati kapaciteto.
nerelevantno za agencije
Pregled odprtih / zaprtih delovnih mestPregled odprtih in zaprtih delovnih mest. Koristno za hiter vpogled v stanje portfelja zaposlovanja.
nerelevantno za agencije
Time to hire (od prijave kandidata do sprejema ponudbe)Time to hire - čas od prijave kandidata do sprejema ponudbe. Kaže, kako hitro poteka zaposlovanje.
nerelevantno za agencije
Time to fill (od zahtevka / odprtja delovnega mesta do sprejema ali zaprtja)Time to fill - čas od odprtja delovnega mesta do njegove zapolnitve ali zaprtja. Meri skupno hitrost zapolnjevanja.
nerelevantno za agencije
Avtomatizirano merjenje NPS (candidate experience)Avtomatizirano merjenje zadovoljstva kandidatov (candidate experience) v obliki NPS. Koristno za izboljševanje izkušnje kandidatov.
nerelevantno za agencije
Izdelava lastnega poročilaIzdelava lastnih poročil po potrebi. Uporabno, ko standardni pregledi ne zadoščajo.
nerelevantno za agencije
AI chatbot nad reportingomAI chatbot, ki mu zastavljate vprašanja nad podatki reportinga. Omogoča pridobivanje odgovorov brez ročnega sestavljanja poročil.
nerelevantno za agencije
Pregled sprejetih kandidatovPregled sprejetih kandidatov. Namenjen je evidenci in ocenjevanju uspešnih zaposlitev.
nerelevantno za agencije
Razlogi za zavrnitev kandidatovPregled razlogov za zavrnitev kandidatov. Pomaga razumeti, zakaj kandidati odpadejo.
nerelevantno za agencije
Konverzijski lijak zaposlovanja (razmerja med fazami)Konverzijski lijak zaposlovanja z razmerji med fazami. Razkrije, kje v izboru izgubljate največ kandidatov.
nerelevantno za agencije
Izvoz podatkov v CSV / BIIzvoz podatkov v CSV ali BI orodja. Koristno za lastne analize zunaj sistema.
Priporočila kandidatov za novo odprto delovno mestoAI priporočila ustreznih kandidatov za novo odprto delovno mesto. Prihrani čas pri iskanju v obstoječi bazi.
nerelevantno za agencije
Pomoč pri izbiri med kandidatiAI pomoč pri izbiri in primerjavi kandidatov. Podpira odločanje brez nadomeščanja človeške presoje.
nerelevantno za agencije
Prepis online razgovora - ustvarjanje zapiskovAI prepis online razgovora in ustvarjanje zapiskov. Koristno, da se med razgovorom osredotočite na kandidata.
nerelevantno za agencije
Analiza kandidata (ustreznost, vprašanja za razgovor)AI analiza kandidata, vključno z ustreznostjo in predlogom vprašanj za razgovor. Pomaga pri pripravi na razgovor.
nerelevantno za agencije
Reporting chatbotChatbot za vprašanja nad reportingom in podatki zaposlovanja. Omogoča pridobivanje številk v naravnem jeziku.
nerelevantno za agencije
Analiza konkurenčnosti oglasaAI analiza konkurenčnosti oglasa glede na trg. Koristno za povečanje števila prijav.
nerelevantno za agencije
AI zunanji sourcing na LinkedInuAI iskanje kandidatov na LinkedInu (zunanji sourcing). Uporabno za nagovarjanje pasivnih kandidatov.
nerelevantno za agencije
AI predlogi personaliziranih odgovorov kandidatomAI predlog personaliziranih odgovorov kandidatom. Pospeši komunikacijo in ohranja oseben ton.
nerelevantno za agencije
Skoring kandidatovSamodejno AI ocenjevanje kandidatov s skorom. Pomaga pri začetnem razvrščanju večjega števila kandidatov.
nerelevantno za agencije
AI iskanje kandidatov v talent pooluAI iskanje ustreznih kandidatov v vaši bazi (talent poolu). Koristno za ponovno uporabo prejšnjih kandidatov.
nerelevantno za agencije
AI parsanje / izluščenje podatkov iz CVAI izluščenje podatkov iz življenjepisa v strukturirana polja. Prihrani ročno prepisovanje podatkov iz CV.
nerelevantno za agencije
Zaznavanje AI vsebine v CVZaznavanje vsebine, ustvarjene z umetno inteligenco, v življenjepisu. Pomaga presoditi pristnost in avtorstvo CV.
nerelevantno za agencije
AI prevod oglasa v druge jezikeAI prevod oglasa v druge jezike. Uporabno za zaposlovanje med državami.
nerelevantno za agencije
Prescreening voice bot (telefonski AI predizbor)Telefonski AI glasovni bot za prescreening kandidatov. Opravi začetni predizbor brez vključitve recruiterja.
nerelevantno za agencije
AI analiza trga dela in plačAI analiza trga dela in plač. Koristno pri nastavljanju ponudb in plačnih razponov.
GDPR skladnost (hramba v EU in tehnične zahteve za DPA)Skladnost z GDPR, vključno s hrambo v EU in tehničnimi pogoji za pogodbo o obdelavi. Osnova za zakonito obdelavo podatkov kandidatov.
nerelevantno za agencije
Spremljanje rokov za shranjevanje v talent poolSpremljanje rokov soglasij za shranjevanje kandidatov v talent pool. Pomaga spoštovati zakonske roke.
nerelevantno za agencije
Samodejno opozorilo pred potekom soglasjaSamodejno opozorilo pred potekom soglasja kandidata. Koristno, da soglasje pravočasno obnovite ali podatke izbrišete.
nerelevantno za agencije
Samodejna anonimizacijaSamodejna anonimizacija podatkov kandidatov po poteku roka. Zagotavlja, da se osebni podatki ne hranijo dlje, kot je potrebno.
nerelevantno za agencije
Ohranitev zapiskov in analitičnih informacij tudi po anonimizacijiOhranitev zapiskov in analitičnih podatkov tudi po anonimizaciji osebnih podatkov. Omogoča reporting brez hrambe osebnih podatkov.
nerelevantno za agencije
Možnost nastavitve lastne dolžine soglasjaMožnost nastavitve lastne dolžine veljavnosti soglasja. Uporabno za prilagoditev internim pravilom.
nerelevantno za agencije
Spremljanje primernega trajanja "zakonitega interesa" za hrambo podatkov kandidata za delovno mestoSpremljanje primerne dolžine hrambe podatkov kandidata za delovno mesto na podlagi zakonitega interesa. Pomaga ostati skladen z GDPR.
Vloge in upravljanje dostopnih pravic uporabnikovVloge in upravljanje dostopnih pravic uporabnikov. Določa, kdo vidi in sme spreminjati katere podatke.
nerelevantno za agencije
Dvofaktorsko preverjanje (2FA)Dvofaktorsko preverjanje (2FA) ob prijavi. Povečuje zaščito računov pred zlorabo.
nerelevantno za agencije
Revizijski dnevnik (kdo, kaj in kdaj je izvedel)Revizijski dnevnik, ki beleži, kdo je kaj in kdaj izvedel. Koristno za sledljivost in varnostni nadzor.
nerelevantno za agencije
Šifriranje podatkovŠifriranje podatkov pri prenosu in hrambi. Varuje občutljive podatke kandidatov.
Filtriranje delovnih mest in kandidatov po klientuFiltriranje delovnih mest in kandidatov po klientu. Koristno pri vzporednem delu za več strank.
nerelevantno za agencije
Izvoz o zaposlovanju (skupno število kandidatov, razgovorov itd.)Izvoz podatkov o zaposlovanju, kot je število kandidatov in razgovorov. Namenjen je reportingu klientu.
nerelevantno za agencije
CRM za kliente, leade, pogodbe in fakturiranjeCRM za upravljanje klientov, leadov, pogodb in fakturiranja. Povezuje zaposlovanje s prodajno agendo agencije.
nerelevantno za agencije
Zunanje deljenje kandidatov in interakcija z njimi skupaj s klientomZunanje deljenje kandidatov s klientom in skupna interakcija nad njimi. Pospeši povratne informacije klienta.
Ustvarjanje izbirne komisijeUstvarjanje izbirne komisije za presojanje kandidatov. Podpira kolektivno odločanje v izbirnem postopku.
nerelevantno za agencije
Nastavitev meril izbire glede na delovno mestoNastavitev meril izbire glede na konkretno delovno mesto. Zagotavlja transparentno in enotno presojanje.
nerelevantno za agencije
Primerjava kandidatov po posameznih ocenjevalcihPrimerjava kandidatov po ocenah posameznih članov komisije. Koristno za pošteno in dokazljivo odločitev.
nerelevantno za agencije
Povezava z dokumentnim sistemom - nalaganje kandidatov iz zadevPovezava z dokumentnim sistemom za nalaganje kandidatov iz zadev. Povezuje zaposlovanje z uradno evidenco.
nerelevantno za agencije
Povezava z dokumentnim sistemom - podroben izhod iz zaposlovanjaPovezava z dokumentnim sistemom za podroben izhod iz zaposlovanja. Zagotavlja predajo dokumentacije v zadevo.
nerelevantno za agencije
Objava oglasa na digitalni uradni oglasni deski institucijeObjava oglasa na digitalni uradni oglasni deski institucije. Izpolnjuje obveznost objave izbirnega postopka.
nerelevantno za agencije
Spremljanje zakonskih rokov izbirnega postopkaSpremljanje zakonskih rokov izbirnega postopka. Pomaga spoštovati predpisane roke.
nerelevantno za agencije
Generiranje zapisnikov iz izbirnega postopkaGeneriranje zapisnikov iz izbirnega postopka. Koristno za dokazljivost in uradno dokumentacijo procesa.
Prenesite si specifikacijo kot tabelo in jo pošljite ponudnikom kot prilogo povpraševanja.
Datoteka vsebuje pripravljene stolpce ATS 1–3 in Opomba,
v katere ponudnik vpiše, kaj njegov sistem ponuja.
Zaenkrat niste izbrali nobene funkcije. Pojdite na korak 7.
Preden si prenesete specifikacijo…
Pustite nam svoj kontakt in mi vam v zameno lahko na spletu pokažemo, kako vaše
zahteve rešuje naš ATS Recruitis. Ni obvezno — specifikacijo si lahko prenesete tudi tako.
Imate specifikacijo – zdaj po njej primerjajte resnične ATS. Pripravili smo
primerjavo ATS na enem mestu,
kjer boste videli, kako se posamezni sistemi odrežejo pri funkcijah iz tega vodnika.
Kako deluje povezava ATS z zaposlitvenimi portali? #
Povezava ATS z zaposlitvenimi portali deluje v dveh smereh in bistveno ju je ne zamenjevati.
V prvi smeri se oglas objavi iz ATS na portale: en oglas vnesete v ATS
in označite, kam naj se objavi – na MojeDelo.com, Optius.com, Zaposlitev.net in na lastne karierne strani.
Temu pravimo multiposting. V drugi smeri, ki je na koncu
pomembnejša, se odzivi kandidatov s teh portalov samodejno prenašajo nazaj v ATS, da se
združijo na eno mesto. Prav združitev odzivov je glavni razlog, zakaj se ATS nabavi.
Smer 1: objava oglasa iz ATS na portale (multiposting) #
Multiposting pomeni, da besedilo pozicije napišete enkrat – v ATS – in ga od tam z enim korakom objavite
na več zaposlitvenih portalov hkrati, po možnosti obenem na svoj karierni splet. Odpade prepisovanje
oglasa v vsak portal posebej in z njim tipkarske napake, razhajajoče se različice besedila ter pozabljene pozicije,
ki so nekje ostale viseti po zasedbi.
Pri multipostingu preverjajte tri stvari: na koliko portalov ATS objavlja, ali so med njimi
prav vaši in ali je mogoče oglas iz ATS ne le objaviti, ampak tudi
urediti in zaključiti. Objava brez možnosti umika oglasa je polovična rešitev.
Smer 2: prenašanje odzivov s portalov nazaj v ATS #
Ta smer je pomembnejša in pri izbiri se nanjo pogosto pozablja. Če ATS zna oglase le
razposlati, odzivi kandidatov pa vam še naprej prihajajo v e-pošto in v administracije posameznih portalov,
niste pridobili nič – le prepisovanje ste premaknili z oglasov na kandidate.
Pravilno povezan ATS prenese odziv kandidata s portala avtomatizirano, vključno z življenjepisom
in prijavnim obrazcem, in ga ustvari kot kartico kandidata pri pravi poziciji. Tako nastane
enotna baza vseh kandidatov ne glede na to, od kod so prišli. Stranski, a zelo dragocen
učinek: pri vsakem kandidatu ostane vir, tako da prvič vidite, kateri portal
vam kandidate resnično pripelje.
Dve stvari, ki to smer zapletata: podvojitve (isti kandidat odgovori
z MojeDelo.com in s kariernega spleta) in LinkedIn, ki standardnega odzivnega kanala
nima – kandidate z njega v ATS običajno dobite prek vtičnika v brskalniku, ne prek samodejnega vira.
Ne obstaja en univerzalen način, kako se povezati z zaposlitvenim portalom. Vsak portal ponuja
drugačen vmesnik in od tega je odvisno, kaj vse povezava zmore.
Tip vmesnika
Kako deluje
API
ATS komunicira s portalom neposredno prek njegovega programskega vmesnika.
XML
Podatki se portalu predajajo s pošiljanjem datoteke XML s seznamom pozicij.
Lasten URL prijavnega obrazca
V oglas na portalu se vstavi povezava na vaš lasten prijavni obrazec. Zelo pogosto
pri tujih zaposlitvenih portalih; pogosto je to alternativa pošiljanju odzivov na e-pošto.
Webhooki
Portal pošlje odziv kandidata v obliki JSON na naslov, ki mu ga določite.
Vprašajte ponudnika, ali njegov ATS zna prav tiste portale, na katerih oglašujete –
in ali zna z njih tudi prenašati odzive.
Vprašajte ponudnika ATS, ali je povezava vključena v ceno ali se plačuje za vsak portal
posebej. A to je le pol zgodbe.
Preverite tudi pri samih upravljavcih zaposlitvenih portalov, ali povezave
ne zaračunavajo oni – torej vam kot svoji stranki. Podjetja to pogosto preseneti: portal zaračuna nadomestilo
za to, da se bodo pozicije iz ATS na njem objavljale samodejno in da se bodo kandidati samodejno
prenašali nazaj.
Za to obstaja preverjen postopek. Zaposlitvenemu portalu ponudite, da pri njem kupite
večjo naročnino na oglaševanje in boste objavo avtomatizirali – v zameno za to, naj vam
nadomestilo za implementacijo odpustijo. Portali na to običajno pristanejo: večjo zavezo podjetja
jemljejo kot nadomestilo za to, da povezavo vzpostavijo oziroma jo zagotovijo brezplačno.
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Da bo slika popolna,
navajamo, kako zgoraj opisane točke rešuje naš sistem:
Multiposting na 35+ zaposlitvenih portalov iz enega vnosa oglasa.
Odzivi s slovenskih portalov (MojeDelo.com, Optius.com, Zaposlitev.net in lastne karierne strani) se nalagajo avtomatizirano, brez prepisovanja.
Karierni splet je mogoče postaviti neposredno nad sistemom in ga povezati prek REST API.
LinkedIn nima odzivnega vira; kandidate z njega v Recruitis prenesete z vtičnikom v brskalniku v nekaj klikih. Avtomatizirano gre to prek navedbe lastnega URL s prijavnim obrazcem, kjer kandidat fizično odgovori. Če ATS tak URL ponuja pri poziciji, lahko s tem avtomatizirate usmerjanje odzivov neposredno z LinkedInovega oglasa v pozicijo v ATS.
Uporabniki so vključeni v ceno brez omejitve števila, povezava s portali se ne zaračunava za vsakega posebej.
Konkreten seznam portalov se razlikuje glede na trg. Preverite pri nas in pri drugih ponudnikih,
da so med njimi prav vaši – to je edino, kar pri tej točki resnično odloča.
ATS (Applicant Tracking System) je programska oprema za zaposlovanje, katere glavna naloga je
združiti odzive kandidatov iz različnih virov na eno mesto – z zaposlitvenih portalov,
LinkedIna, kariernih strani, priporočilnega programa, kampanj na družbenih omrežjih in iz sourcinga.
Šele ko so podatki na enem mestu, zna sistem zaposlovanje voditi in meriti.
ATS nato popelje kandidata skozi celoten izbirni postopek, omogoči kadrovnikom in vodjem zaposlovanja
sodelovanje pri ocenjevanju in razgovorih ter na koncu iz vsega tega ponudi
analitiko in poročanje, po katerih je mogoče zaposlovanje izboljševati.
To je primarna in najpomembnejša funkcija vsakega ATS. Kandidati k vam prihajajo iz mnogih
smeri in brez ATS vsak konča drugje:
zaposlitveni portali – v administraciji vsakega portala posebej,
karierne strani – v podjetniškem e-poštnem nabiralniku,
LinkedIn – v sporočilih konkretnega kadrovnika,
priporočilni program – v e-pošti od sodelavca,
družbena omrežja in kampanje – v komentarjih in sporočilih,
sourcing – v osebni preglednici tistega, ki je iskal.
ATS te tokove združi in iz njih naredi eno bazo, s katero se dejansko dela.
Brez tega koraka nima smisla reševati ničesar drugega – vse ostale funkcije slonijo na njem.
Dokler imate odzive na petih različnih mestih, nimate česa voditi – niti meriti.
2. Popeljati kandidata skozi proces in sodelovati s sodelavci #
Druga plast ATS je sam potek izbirnega postopka. Kandidat se pomika skozi definirane faze
zaposlovanja, sistem pa drži skupaj vse, kar se pri njem dogaja: zapiske z razgovora, termine,
ocene posameznih ljudi in zgodovino komunikacije.
Ključna beseda je sodelovanje. Pri zaposlovanju nikoli ne sodeluje le kadrovnik –
vanj vstopajo vodje zaposlovanja, sodelavci iz ekipe, včasih tudi zunanji partnerji. ATS jim da
skupno mesto, kjer vidijo isto: kdo je kandidat, v kateri fazi je, kaj so o njem rekli drugi
in kaj se od njih pričakuje. Tako izgine najpogostejša slaba navada zaposlovanja – pošiljanje življenjepisov po e-pošti
in odločanje v enem zasebnem pogovoru.
Tretja plast je razlog, zakaj se ATS splača tudi takrat, ko se vam prvi dve zdita obvladljivi
ročno. Ker podatki ležijo na enem mestu in ima proces definirane faze, zna sistem izračunati,
česar sicer nihče ne ve: od kod prihajajo najboljši kandidati, kje se izbirni postopek zatika,
kako dolgo traja zasedba pozicije in koliko kandidatov se v kateri fazi izgubi.
Tipične metrike so time to hire (od odziva kandidata do sprejema ponudbe),
time to fill (od odprtja pozicije do njene zapolnitve), konverzijski lijak
med fazami in vir kandidata. Brez njih zaposlovanja ne vodite, ampak ga le odpravljate.
ATS je sistem za vodenje procesa zaposlovanja. Njegov cilj je zajeti celoten proces
od trenutka, ko nastane zahteva, do nastopa kandidata:
Zahteva vodje za odprtje pozicije, njena odobritev in odprtje pozicije.
Objava oglasa na različnih mestih – objava na zaposlitvene portale in karierni splet.
Zbiranje kandidatov na eno mesto, vključno s tistimi, pridobljenimi s sourcingom, torej z aktivnim iskanjem.
Lasten proces zaposlovanja, ki si ga nastavite: prescreening, načrtovanje razgovorov, zapisi
z razgovorov in nekaj nadaljnjih krogov glede na to, kako imate proces zastavljen.
Zaključek kandidata v katerikoli fazi in komunikacija z njim – informacije o poteku
in o zaključku izbirnega postopka.
Sodelovanje z vodjo zaposlovanja: tisti, ki je zaprosil za odprtje pozicije, se opredeli
do ustreznosti kandidata, v nekaterih procesih ga odobri in nadaljuje v procesu skupaj s kadrovnikom.
Ponudba kandidatu (t. i. hiring proposal), kjer mu sporočite, pod kakšnimi
pogoji in kdaj mu ponujate nastop.
V trenutku, ko kandidat ponudbo sprejme, se proces v ATS formalno zaključi. Nekateri ATS
omogočajo nadaljevanje s pre-boardingom, ta pa večinoma sodi k specializiranim onboarding orodjem,
oziroma sistemom HRIS.
HRIS (HR informacijski sistem) zajame celoten proces kadrovskih zadev, vključno z evidenco prisotnosti ali plačami.
Nekateri HRIS omogočajo tudi poenostavljen proces zaposlovanja – a ker se nanj ne specializirajo, je
v njih zaposlovanje pogosto le preprost seznam kandidatov, ki jih morate v sistem povrhu
v večini primerov ročno prepisati.
Prav zato v zadnjem času raste priljubljenost ATS: specializira se za proces zaposlovanja in avtomatizira tudi tiste
dele, ki jih HRIS ne šteje za povsem pomembne.
ATS včasih poimenujejo kot „CRM za HR". Ta analogija ima smisel: CRM se uporablja
v prodaji in dela z leadi in priložnostmi. V ATS so leadi kandidati, priložnost pa
je prizadevanje sprejeti kandidata na delovno mesto – ustreznica sklenitve posla.
Kljub temu ni pravilno ATS tako imenovati. CRM je izključno za prodajo. Po analogiji sicer lahko
rešuje zelo podobne stvari, a nima prilagojenega tega, kar ima ATS.
Excel je evolucijski predhodnik ATS – urejevalnik preglednic, v katerem so nekatera podjetja
preprosto in pregledno delila, in še danes delijo, kandidate. A k temu je treba pristopiti tako, da
ničesar ne avtomatizira in vse podatke je vanj treba prepisovati. Za profesionalno vodenje
procesa zaposlovanja to ni idealen način.
Sistem
Kaj rešuje
Odnos do ATS
ATS
Vodenje procesa zaposlovanja od zahteve za odprtje pozicije do sprejema ponudbe.
—
HRIS
Celoten proces kadrovskih zadev, vključno z evidenco prisotnosti in plačami.
Zaposlovanje je v njem le seznam kandidatov, ki jih morate ročno prepisati.
CRM
Prodaja: leadi in priložnosti.
Analogija ATS („CRM za HR"), a ni prilagojeno zaposlovanju.
Excel
Urejevalnik preglednic za deljenje kandidatov.
Evolucijski predhodnik ATS. Ničesar ne avtomatizira, podatki se prepisujejo.
Večinoma velja pravilo, da ATS začne imeti smisel v trenutku, ko podjetje oglašuje
vsaj petnajst pozicij letno. Samo število oglasov pa odloča le deloma.
Na to je treba pogledati skozi tri optike.
Odločilen je obseg kandidatov, ne število oglasov. Pri volumski poziciji – običajno
zaposlovanje v klicni center – lahko zadostuje ena sama odprta pozicija, da ima ATS smisel.
Skozi njo gre na stotine kandidatov in brez sistema jih ne obvladate.
3. Kaj želite z uvedbo ATS pridobiti ali spremeniti #
To je optika, na katero se najpogosteje pozablja. Tudi zelo majhno podjetje z zelo majhnim internim
zaposlovanjem lahko ATS potrebuje – na primer, ko želi biti usmerjeno h kandidatu
in tako tudi navzven delovati že med izbirnim postopkom. Tam ima lahko smisel nabaviti ATS
tudi pri petih oglasih letno.
Razlog je lahko tudi to, da želite pridobiti platformo, kjer delite kandidate,
pridobljene s sourcingom z LinkedIna. Iščete lahko le tri ali štiri pozicije neprekinjeno,
pri katerih imate dolgoročno pomanjkanje ljudi, obenem pa želite znotraj svojega ATS graditi
enoten pool kandidatov.
Dejstva o Recruitisu
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kako pokrivamo tri plasti, opisane zgoraj:
Združitev podatkov: multiposting in avtomatiziran zbir odzivov s 35+ zaposlitvenih portalov, kariernega spleta in prek vtičnika tudi z LinkedIna.
Proces in sodelovanje: kanban pipeline z lastnimi fazami zaposlovanja, ocene in opombe, deljene z vodji zaposlovanja, načrtovanje razgovorov.
Merjenje: poročila in BI nadzorne plošče nad zaposlovanjem, spremljanje SLA in merjenje NPS kandidatov.
Sistem gostimo v EU ob upoštevanju GDPR; uporabniki so vključeni v ceno brez omejitve števila.
Kje Recruitis ne pomaga: smo ATS, ne HRIS. Naša vloga se konča s sprejemom ponudbe –
evidence prisotnosti, plač ali evidence zaposlenih ne rešujemo. Za to potrebujete kadrovski sistem
in povezavo z njim.
Katero programsko opremo za zaposlovanje izbrati za majhno kadrovsko ekipo? #
Majhna kadrovska ekipa naj išče preprost ATS, ki izpolni štiri stvari: združi odzive kandidatov na eno mesto brez prepisovanja, spravi
vodje zaposlovanja v sistem namesto pošiljanja življenjepisov po e-pošti, poenoti
potek zaposlovanja v definiran workflow ter nadzoruje roke po GDPR
in hitrost odzivov v smeri kandidatov. Ne odločajte se po številu funkcij – odločajte se po tem,
ali bodo sistem res uporabljali tudi vodje. Nič zapletenega ni potrebno, je pa nujno v sistem
vključiti vse uporabnike, ki sodelujejo pri zaposlovanju.
Večina majhnih kadrovskih ekip danes nima nobenega ATS. Podatki o kandidatih se ročno prepisujejo s portalov
in iz e-pošte v Excel, opombe se pišejo v naslednji stolpec, preglednica pa se nato deli z vodji,
ki vanjo dopisujejo svoje ocene.
In zdaj naravnost: ta postopek ni neumen. Je poceni, vsi ga poznajo in pri eni
odprti poziciji deluje. Problem ni v Excelu kot takem – problem je v treh stvareh, ki
se nanj navlečejo: prepisovanje podatkov, odsotnost avtomatizacije GDPR
in predvsem pošiljanje kandidatov po e-pošti.
Skriti strošek pošiljanja življenjepisov po e-pošti #
Tu je začetek in konec celotnega problema. V trenutku, ko kadrovnik pošlje življenjepis vodji
po e-pošti, ta dokument zapusti kakršenkoli sistem – z njim pa izgine tudi kdorkoli, ki zanj odgovarja.
Osebne podatke kandidata je treba hraniti le za nujno potreben čas, oziroma za čas veljavnosti
soglasja, če ga je kandidat podelil zunaj okvira konkretnega izbirnega postopka. Toda:
Po zaključku izbirnega postopka nihče ne gre k vodji, da bi izbrisal e-pošto z življenjepisi.
Po dveh letih se jih nihče več niti ne spomni.
Podatki tako ostajajo v poštnih nabiralnikih bistveno dlje, kot smejo.
ATS to reši tako, da življenjepis nikamor ne potuje – vodja si kandidata ogleda v sistemu.
Roke nato nadzoruje programska oprema, ne človeški spomin.
Druga posledica: proces, ki ga ni mogoče niti izmeriti niti dokončati #
Ko kadrovnik razpošlje trideset e-poštnih sporočil tridesetim vodjem, izgubi pregled nad tem, kdo je odgovoril
in kdo ne. Nima načina ugotoviti, kje se je zaposlovanje zataknilo, niti komu poslati opomnik. Rezultat pozna vsak
kandidat: na svojo prijavo ne dobi nobenega odgovora.
Ni to zla volja. To je posledica tega, da proces teče v orodju, ki zanj ni zgrajeno.
Ko življenjepis zapusti sistem ATS, preneha obstajati kdorkoli, ki zanj odgovarja – niti za GDPR
niti za odgovor kandidatu.
Majhna ekipa ne potrebuje zapletenega sistema. Potrebuje pa takšnega, v katerega vključi
vse ljudi in vse vire. Konkretno:
Združiti odzive na eno mesto brez prepisovanja. Kandidati s portalov,
kariernega spleta in LinkedIna padejo naravnost v sistem. Posebej se splača ustvariti
izviren karierni splet, ki izraža vaš USP na trgu dela – torej
razumljiv odgovor na vprašanje, zakaj priti delat prav k vam. Multiposting ·
Zaposlitveni portali ·
Karierne strani
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kako izhajamo v razmerju do majhnih kadrovskih ekip:
Uporabniki so vključeni v ceno brez omejitve števila. Vodje zaposlovanja dodate vse in zanje ne plačate nič dodatnega – past, opisana zgoraj, pri nas ne grozi.
Vodje delajo v sistemu, ne v e-pošti: imajo poenostavljene poglede, deljene kandidate in ocene.
Workflow si nastavite glede na tip pozicije, vključno s SLA za odzive kandidatom.
O zavezi naravnost: naročnino sklepamo za eno leto. Letna zaveza pa ne pomeni,
da morate vse plačati vnaprej – plačilo je mogoče po dogovoru razdeliti na obroke,
tako da se vanjo umesti tudi majhna ekipa z napetim denarnim tokom. Če pa potrebujete mesečno naročnino,
ki jo je mogoče kadarkoli odpovedati, boste drugje bolj zadovoljni.
Pri kadrovski agenciji odloča velikost ekipe in način dela, ne dolžina seznama funkcij.
Butična agencija z dvema do tremi kadrovniki ne potrebuje robustnega CRM za upravljanje strank –
težišče njenega sistema je kakovosten ATS, usmerjen v iskanje po lastni bazi talentov
in aktiven sourcing na LinkedInu. Srednje in velike agencije nasprotno skrbijo,
da stroški za ATS ne rastejo nesorazmerno s številom kadrovnikov in da jim sistem da tehnološko prednost
pred konkurenco. Skozi vse velikosti veljata dve stvari: povezava z LinkedInom je nujna,
vključno s prenosom zgodovine pogovora s kandidatom, in sistem mora znati narediti opravljeno delo vidno
tako v smeri stranke kot kandidata.
V katalogu zgoraj odklene sekcijo agencijskih funkcij in skrije tiste, ki se agencij ne tičejo.
Agencija z dvema do tremi kadrovniki ima običajno nekaj izbranih strank, za katere dolgoročno skrbi.
Ne potrebuje torej sistema, ki zna evidentirati stotine leadov in poslovnih priložnosti. Stranke pozna po imenu.
Kar potrebuje, je močno delo s kandidati: hitro preiskati lastno bazo talentov,
aktivno sourcati na LinkedInu in najdene profile spraviti v sistem brez prepisovanja.
Od tam jih nato deli neposredno s stranko.
Glavna konkurenčna prednost butične agencije je hitrost, s katero zna dostaviti kandidate.
Točno tako naj cilja tudi izbira ATS. Iščite sistem, ki ji procesa ne upočasni –
idealno ga še pospeši – in ki ji hitrost ohrani tudi pri rasti.
Srednja agencija: širina storitev in sposobnost prodati lastno delo #
Prednost srednje agencije je, da stranki zna ponuditi širino storitev – od
longlistov kandidatov prek prescreeninga do full-process hiringa. Cilj naj bo zato znati
dobro prodati svoje delo stranki in hkrati izboljševati odnose s kandidati.
V smeri stranke pridejo prav grafični izvozi, ki opisujejo, koliko kandidatov je bilo
v katerem krogu in koliko dela je agencija opravila. V smeri kandidata je treba nenehno meriti
njegovo zadovoljstvo.
Ključna funkcija je tudi zunanje deljenje kandidatov – zaradi profesionalizacije
in zato, da se kandidati ne pošiljajo po e-pošti.
Ko ima agencija več kot pet kadrovnikov, o rezultatu začne odločati ekonomika sistema.
Cenovni model, zaračunan po uporabniku, pomeni, da vsak nov kadrovnik podraži programsko opremo – pri agenciji,
ki raste z zaposlovanjem ljudi, se to hitro sešteje.
Drugo vprašanje je konkurenčno. Agencije si konkurirajo s hitrostjo in kakovostjo shortlista. Sistem,
ki zna avtomatizirati ponavljajoče se korake, standardizirati izpise in ponuditi kandidata prej kot
konkurenca, je poslovna prednost, ne obratovalni strošek.
Za agencijo je LinkedIn primarno lovišče in povezava z njim je zato must-have
ne glede na velikost. ATS mora omogočiti prenos profila kandidata v nekaj klikih
in ustvarjanje kartice v sistemu iz njega brez ročnega prepisovanja.
Eno stvar vprašajte posebej, ker se nanjo pozablja: ali sistem zna prenesti tudi
zgodovino sporočil, ki ste si jih s kandidatom pisali na LinkedInu? Brez nje izgubite
kontekst prvega nagovora – in to je točno tisti del pogovora, ki se ga čez pol leta nihče ne spomni.
Okoli sourcinga z LinkedIna vlada med kadrovniki veliko nejasnosti, zato razčistimo:
Popolnoma avtomatiziranega scrapinga LinkedIn ne dovoljuje. Orodja, ki obljubljajo
neomejen samodejni zbir profilov, ravnajo proti pravilom omrežja in tvegajo blokado računov.
Legitimna pot je vtičnik, ki ga upravlja človek. Kadrovnik si profil odpre
in ga z enim klikom prenese v ATS – ni to avtonomni bot, ki bi tekel sam.
LinkedIn nadzoruje število prenosov na dan. Ključna je omejitev števila prenesenih
življenjepisov na račun; ob njeni prekoračitvi grozi začasna omejitev ali blokada računa. To tveganje
nosi sam LinkedIn, ne konkreten ATS.
Dobro orodje vam pri tem pomaga – na primer omogoča izklop samodejnega
prenašanja življenjepisov, da se omejitve ne dotaknete in prenašate le sam profil.
Zato ponudnika ne vprašajte le „ali znate LinkedIn?", ampak predvsem kako ga rešujete in kakšna tveganja
to prinaša za vaše račune.
Pri agencijah ima AI smisel prej kot pri podjetjih, saj delajo z večjim obsegom kandidatov in hitrost
je njihov izdelek. Dve uporabi sta vredni pozornosti.
Ob odprtju nove pozicije sistem sam ponudi kandidate iz preteklih zaposlovanj, ki ustrezajo.
Posebej dragoceni so tisti, ki so že enkrat šli skozi izbor pri drugi stranki in jih je ta iz lastnih
razlogov zavrnila. Niso slabi – le tam se niso prilegali.
Kandidat, ki so ga zavrnili pri eni stranki, se pogosto prilega drugi – prav zato ima lastna
baza talentov za agencijo tako vrednost.
Sistem sam predlaga kandidate, ki na LinkedInu ustrezajo merilom odprte pozicije, in jih ponudi
kar v ATS. To prihrani najbolj naporen del sourcinga – prvi prehod skozi rezultate iskanja.
To je točka, ki je v nobeni primerjavi ATS ne boste prebrali, pa vendar odloča o tem, ali stranka
dojema vašo ceno kot upravičeno.
Delo agencije je za stranko deloma nevidno: ne vidi, koliko kandidatov ste nagovorili
in koliko razgovorov ste opravili – vidi tri priporočene življenjepise in račun.
Velik del dela agencije je za stranko – in pogosto tudi za kandidata – neviden.
Nihče ne vidi, koliko ljudi ste nagovorili, koliko razgovorov ste opravili in koliko profilov ste izločili,
preden ste priporočili tiste tri najboljše. Dober agencijski ATS zna to delo samodejno prikazati.
Zato vprašajte za izpise:
Poročilo o številu nagovorjenih kandidatov in o številu opravljenih razgovorov.
Predstavitev shortlista – trije najboljši kandidati v grafični obliki, ki jo je mogoče poslati stranki.
Grafične ponudbe v smeri kandidata in podpora njegovemu nastopu pri stranki.
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kaj od zgoraj navedenega znamo:
Baza talentov se gradi iz kandidatov, ki so pri vas odgovorili v preteklosti; lahko jih reciklirate v nove pozicije in kategorizirate z lastnimi oznakami.
Sourcing z LinkedIna prek vtičnika v brskalniku – profil prenesete v sistem brez prepisovanja.
AI sourcing na LinkedInu predlaga kandidate, ki ustrezajo merilom odprte pozicije.
AI priporočila iz talent poola – ob odprtju nove pozicije sistem sam ponudi primerne kandidate iz vaših preteklih zaposlovanj.
Deljenje kandidatov s stranko vključno z interakcijo nad njimi, tudi z vodji zaposlovanja.
Delo s strankami: pozicije in kandidate ustvarjate in filtrirate glede na konkretno stranko.
Uporabniki so vključeni v ceno brez omejitve števila, tako da rast ekipe kadrovnikov ne draži programske opreme.
Česa pri nas ne najdete: polnovrednega agencijskega CRM – torej evidence leadov,
prodajnega pipelina, pogodb in izstavljanja računov – nimamo. Znamo razlikovati in filtrirati pozicije in kandidate glede na
stranko, a prodajni in računovodski del boste morali voditi drugje. Če iščete en sistem
za zaposlovanje in za prodajo, to nismo mi.
Naravnost o LinkedInu: tudi če AI predlaga kandidate, sam prenos profila
sproži kadrovnik prek vtičnika – ne gre za avtomatskega bota. Naš vtičnik sam ne nadzoruje nobenih
omejitev; ker pa ga upravlja človek in se ne obnaša avtonomno, to ni problem – razen
ene stvari. LinkedIn sam nadzoruje število prenesenih življenjepisov na dan in ob njegovi prekoračitvi
grozi blokada računa. Zato vtičnik ponuja možnost izklopa samodejnega prenašanja življenjepisov.
Če vam kdo obljublja neomejen popolnoma avtomatski sourcing z LinkedIna, tvegate blokado
svojih računov – to tveganje velja za vsako pošteno orodje na trgu, ne le za nas.
Kateri ATS zmore več kadrovnikov in odobravanje pozicij? #
Ko ima zaposlovanje več kot enega kadrovnika, odločata dve stvari. Prva je cenovni model:
iščite sistem, kjer ne plačujete za vsak uporabniški račun posebej, ampak eno ceno za izbran obseg funkcij.
Druga je odobravanje pozicij prek zahtevkov – torej zahtev za odprtje pozicije, iz katerih
šele po odobritvi nastane oglas in se objavi na portalih. Sistemi, zgrajeni za več uporabnikov,
poleg tega prinašajo SSO (enotno prijavo, ki jo danes zahteva tudi kibernetska
varnost podjetja), vloge in pravice dostopa, deljeni talent pool in priporočila
kandidatov iz zaposlovanj drugih kadrovnikov. Zahtevki so hkrati edini način, kako v ATS smiselno
spremljati FTE – torej koliko polnih delovnih mest pravzaprav iščete.
Zahtevki, odobravanje in FTE poročilo se tičejo internega zaposlovanja – v katalogu se odklenejo po izbiri podjetja.
Če ATS zaračunava za vsak uporabniški račun, začnete licence šteti. In ko jih začnete šteti,
jih začnete tudi krčiti: ne dodate juniorskega kadrovnika, ne dodate vodje zaposlovanja, ne dodate sodelavca,
ki v zaposlovanje vstopa le občasno.
S tem pa se vračate točno tja, od koder ste bežali – k pošiljanju
kandidatov po e-pošti. Sistem, ki si ga ne morete privoščiti dati vsem, ki sodelujejo pri zaposlovanju,
ne izpolnjuje svoje glavne funkcije.
Zato iščite model, kjer plačujete za obseg funkcij, ne za glave. Pri ekipi, ki raste,
je to daleč najpomembnejša vrstica pogodbe.
S številom ljudi v sistemu se pojavljajo zahteve, ki jih en kadrovnik nikoli ni pogrešal:
SSO (single sign-on). Uporabniki se prijavljajo s podjetniško identiteto, računi se ustvarjajo
in ukinjajo centralno. Ne gre le za udobje – pri večjih podjetjih to običajno zahteva kibernetska
varnost in brez SSO sistem ne gre skozi odobritev IT. SSO ·
Azure SSO ·
Google SSO ·
Dvofaktorska avtentikacija
Zahtevek (angleško requisition) je zahteva za odprtje pozicije. Vodja v njem
opiše, koga in zakaj potrebuje; zahtevek gre skozi odobritev – običajno pri nadrejenem in financah – in
šele po odobritvi iz njega nastane oglas, ki se objavi na karierni splet
in zaposlitvene portale.
Ta vrstni red je bistvo. Brez zahtevka se oglas pojavi zunaj v trenutku, ko ga nekdo napiše.
Z zahtevkom se pojavi šele, ko je pozicija resnično odobrena in plačana.
FTE (full-time equivalent, preračunano polno delovno mesto) izraža, koliko polnih
delovnih mest podjetje dejansko išče. Ni isto kot število oglasov – en oglas lahko pomeni deset
delovnih mest, trije oglasi pa lahko pomenijo enega.
Ker se število iskanih delovnih mest beleži prav v zahtevku, lahko ATS nad njim postavi poročanje,
ki ga sicer nimate od kod vzeti: koliko delovnih mest je bilo v danem obdobju zasedenih glede na
odobrene zahtevke in koliko se jih še išče.
Brez zahtevka ne veste, koliko ljudi (FTE) pravzaprav iščete. Veste le, koliko oglasov imate zunaj.
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kako rešujemo zgornje točke:
Uporabniki so vključeni v ceno brez omejitve števila. Plačujete za obseg funkcij, ne za glave – deseti kadrovnik ali peti vodja cene ne spremeni.
Zahtevke evidentiramo: vodje podajajo zahteve za odprtje novih pozicij in imate pregled pozicij v posameznih stanjih.
FTE evidentiramo na zahtevku in ga prikažemo v poročanju – koliko delovnih mest je odobrenih, koliko že zasedenih in koliko se še išče.
SSO povežemo s strankinim ponudnikom identitete (npr. Microsoft Azure / Entra ID), podpiramo 2FA ter upravljanje vlog in pravic dostopa.
Bazo talentov tvorijo kandidati iz preteklih zaposlovanj, ki jih je mogoče reciklirati v nove pozicije med kadrovniki. Ob odprtju nove pozicije zna AI primerne kandidate sama priporočiti.
Infrastrukturo gostimo v podatkovnih centrih s standardom ISO 27001, s šifriranim prenosom in rednimi neodvisnimi penetracijskimi testi.
Kje bodite previdni – pri nas in drugje: odobravalni workflow je na vsakem demu
videti preprost. Naj vam ga pokažejo na vašem realnem scenariju: koliko ravni odobritve potrebujete,
kdo sme zahtevek zavrniti in kako se v FTE poročilo prikaže pozicija za krajši delovni čas.
Prav v teh podrobnostih se sistemi razlikujejo najbolj.
Kateri ATS ima dobro povezavo z e-pošto in koledarjem? #
Dobro povezavo prepoznate po treh stvareh. Prvič: ATS pošilja e-pošto z domenskega imena vašega
podjetja, tako da kandidat prejme sporočilo enako, kot bi ga kadrovnik poslal iz Outlooka ali
Gmaila. Drugič: sistem zna sinhronizirati komunikacijo s kandidatom – obstajajo trije
tehnični modeli in se razlikujejo predvsem po obsegu dostopa, ki ga sistemu date do nabiralnika. Tretjič: koledar
deluje v obe smeri – ATS vidi proste termine, vključno z deljenimi koledarji sodelavcev,
ustvarjen razgovor pa se prepiše nazaj v Google Koledar ali Outlook, vključno s povezavo na Google Meet
ali Teams. Vrhunec je nato rezervacijska povezava, s katero si kandidat sam izbere termin
brez tveganja kolizije.
Ne gre za kozmetiko. Ko ATS pošilja kandidatom sporočila s tujega naslova, kandidat ne prepozna pošiljatelja,
odgovor se izgubi in dostavljivost pade. Sistem mora zato znati pošiljati pod vašo domeno –
torej tako, kot bi e-pošta odšla neposredno iz Outlooka ali Gmaila.
Najpogostejša pot je prek avtorizacije povezati konkreten e-poštni račun, s katerega
sporočila odhajajo. Zato pri ponudniku preverite, da povezava upošteva Microsoft 365 (Outlook)
in Google Workspace (Gmail).
Obstaja tudi različica, ko se ATS poveže neposredno z e-poštnimi strežniki vašega podjetja
s pomočjo zapisov SPF in DKIM. S tem pa strežniku ponudnika daste pravico pošiljati pod vašo domeno
tako rekoč katerokoli e-pošto, in z varnostnega vidika zato ni priporočljiva.
Trije načini, kako sinhronizirati komunikacijo s kandidatom #
Cilj je, da v ATS ostane celoten pogovor s kandidatom – torej tudi to, kar je kadrovnik napisal iz svojega
nabiralnika, in to, kar je kandidat odpisal. To je mogoče doseči na tri načine. Niso enakovredni.
Model
Kako deluje
Prednost
Slabost
1. Vtičnik (ročni)
Dodatek v Outlooku ali Gmailu, s katerim kadrovnik izbrani pogovor shrani v ATS – ali iz e-pošte neposredno ustvari kandidata.
Popoln nadzor nad tem, kaj se shranjuje. Z varnostnega vidika najčistejši.
Odvisen od discipline kadrovnika. Kar ne shrani, ni v sistemu.
2. Sistemska e-pošta
ATS ima lasten naslov, ki ga daste v kopijo. Vse, kar gre skozi njega, se zabeleži pri kandidatu.
Deluje samodejno in sistem nima dostopa do vašega nabiralnika.
Zabeleži le to, kar gre skozi kopijo – naslov v kopiji pa je mogoče ročno odstraniti.
3. Neposredna povezava z nabiralnikom
ATS se poveže s poštnim računom in bere vsa dohodna sporočila.
Nič ne uide, kadrovniku ni treba storiti ničesar.
Varnostno tveganje. Večina podjetij tega z vidika kibernetske varnosti ne dovoli.
Povezava koledarja se pogosto skrči na „v ATS vidim svoje sestanke". To je premalo. Uporabna povezava
ima dve smeri.
Smer 1: ATS vidi razpoložljivost – vključno s sodelavci #
Sistem ne bere le vašega koledarja, ampak tudi tiste, ki jih imate v Outlooku ali Google Koledarju deljene.
Pri načrtovanju razgovora tako pregledno vidite, kdaj ima čas vodja zaposlovanja in drug sodelavec
iz panela, in termin predlagate prvič pravilno.
Ko v ATS ustvarite razgovor, se dogodek pojavi v izbranem koledarju (ali v več hkrati)
in iz njega odide standardno vabilo. Pri spletnem razgovoru sistem takoj generira povezavo na sestanek –
Microsoft Teams pri Outlooku, Google Meet pri Googlu – in jo vstavi
v vabilo.
Rezultat je, da imate v ATS pregleden seznam terminov razgovorov, pri spletnem sestanku neposredno povezavo
na klic in pri osebnem razgovoru naslov poslovalnice, kamor naj kandidat pride.
Rezervacijske povezave: naj kandidat izbere termin #
Namesto e-poštnega ping-ponga v slogu „bi vam ustrezalo v četrtek?" kandidatu pošljete
rezervacijsko povezavo. Ta je povezana z vašim koledarjem in se ravna po pravilih, ki jih
nastavite – kako dolg je termin, kdaj najprej in kdaj najpozneje si je mogoče rezervirati, kolikšen je premor med
razgovori.
Kandidat izbere termin, ki mu ustreza, vi pa imate zagotovilo, da nikoli ne bo v koliziji
z drugim dogodkom v vašem koledarju. Naprednejše različice znajo upoštevati tudi več zunanjih koledarjev
hkrati ali ustvariti multi-slot, pri katerem se na en termin prijavi več kandidatov –
običajno za ocenjevalni center.
Rezervacijske povezave postajajo standard. Za kandidata so znak, da je podjetje tehnično zrelo
in da zaposlovanje gradi na njegovem udobju, ne na udobju kadrovnika.
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kako povezavo rešujemo mi:
Povežemo se z Microsoft 365 (Outlook) in z Google Workspace (Gmail) – avtorizirate konkreten e-poštni račun in mi z njega pošiljamo v domenskem imenu vašega podjetja.
Od treh modelov sinhronizacije ponujamo prva dva: vtičnik za Outlook in Gmail (ročno shranjevanje pogovora ali ustvarjanje kandidata neposredno iz e-pošte) in sistemsko e-pošto v kopiji, ki zabeleži komunikacijo med kadrovnikom in kandidatom.
Koledar povezujemo dvosmerno: vidite svojo razpoložljivost in razpoložljivost deljenih koledarjev sodelavcev, ustvarjen razgovor pa se prepiše nazaj v koledar. Pri spletnem sestanku se v vabilo generira povezava na Teams ali Google Meet.
Rezervacijske povezave omogočajo kandidatu izbrati prosti termin po vaših pravilih, brez tveganja kolizije.
Kaj zavestno ne počnemo: tretjega modela – torej neposredne povezave z vašim poštnim nabiralnikom,
pri kateri bi ATS bral vsa dohodna sporočila – ne ponujamo. Večina podjetij ga iz varnostnih razlogov
tako ali tako ne dovoli in mi nočemo imeti dostopa do vaše pošte.
In naravnost o sistemski e-pošti: sistemski naslov dodamo v kopijo
samodejno vsakič, ko pošljete e-pošto iz sistema – in to tudi takrat, ko izberete
le „odgovori" (ni treba „odgovori vsem"). Kadrovnik na nič ne misli. Zabeleži pa se le to,
kar gre skozi kopijo: naslov iz kopije lahko kadrovnik in kandidat ročno odstranita.
Katero platformo izbrati za rastoče podjetje, ki bo poenotila oglaševanje in kandidate? #
Kategorija, ki jo iščete, se imenuje ATS (Applicant Tracking System) – programska
oprema za zaposlovanje, ki združi kandidate iz različnih virov na eno mesto in hkrati omogoča
multiposting, torej objavo enega oglasa z enega mesta na karierne strani
in na več zaposlitvenih portalov. Pri rastočem podjetju poleg tega vztrajajte pri podpori sourcingu
z LinkedIna in predvsem pri preglednem cenovnem modelu: izbirajte ATS,
kjer se plačuje licenca za podjetje, ne za posameznega uporabnika. Sicer vas bo rast ekipe
sistem kaznoval – in podjetje bo na koncu pristalo pri deljenju enega računa med več ljudmi, za kar ATS
nikoli ni bil zasnovan.
Rastoča podjetja običajno iščejo „neko platformo za zaposlovanje" in ne slutijo, da ima ta izdelek ustaljeno
ime. To je ATS – Applicant Tracking System. Njegova glavna naloga
je točno to, kar potrebujete: spraviti vse kandidate na eno mesto in od tam voditi oglaševanje
in celoten potek izbirnega postopka.
Besedilo pozicije napišete enkrat in ga od tam z enim korakom objavite na karierni splet in na zaposlitvene portale.
Odpade prepisovanje, razhajajoče se različice besedila in oglasi, ki so nekje ostali viseti tudi po zasedbi pozicije.
Podrobno to razčlenimo v delu
kako deluje povezava ATS z zaposlitvenimi portali.
Poenotiti kandidate: vključno s tistimi z LinkedIna #
Odzivi s portalov in s kariernega spleta se v ATS naložijo samodejno. Pri rastočem podjetju pa raste
tudi delež kandidatov, ki jih ni nihče nagovoril z oglasom – najdete jih aktivno na LinkedInu.
Zato vztrajajte pri tem, da sistem zna prenesti profil kandidata neposredno z LinkedIna
in iz njega ustvariti kartico brez ročnega prepisovanja. Sicer vam bo ta del zaposlovanja ostal zunaj sistema
in poenotenje kandidatov bo le polovično.
Pri rastočem podjetju je to najpomembnejši kriterij, pa vendar se ga odkrije šele po podpisu.
Obstajata dva osnovna modela:
Model
Kako se obračuna
Kaj to naredi z rastočim podjetjem
Licenca za podjetje
Ena cena za izbran obseg funkcij. Uporabniki so vključeni v ceno.
Strošek je predvidljiv. V sistem daste vsakogar, ki sodeluje pri zaposlovanju.
Licenca za uporabnika
Plačate za vsak račun posebej, običajno mesečno.
Vsak nov sodelavec podraži programsko opremo. Podjetje začne licence šteti – in krčiti.
Licenca za podjetje daje rastočemu podjetju dve stvari, ki ju je težko ovrednotiti, a ju prepoznate takoj:
pregleden letni strošek in možnost uporabljati sistem v polni širini,
brez razmišljanja, ali se še en račun sploh splača.
Posledica ni tista, ki jo ponudnik pričakuje. Podjetje licenc ne kupi – a sistema ne neha uporabljati.
Namesto tega začne deliti en račun med več ljudmi.
Z deljenjem enega računa med več uporabniki nastane kup težav in nejasnosti,
za katere sistem nikoli ni bil zasnovan.
In tu se vse skupaj poruši, saj noben ATS ni bil zasnovan za ta scenarij:
Ne veste, kdo je kaj storil. Zgodovina dejanj in revizijski dnevnik izgubita smisel, ko je vse zapisano na enega uporabnika.
Vlog in pravic ni mogoče nastaviti. Deljeni račun vidi vse – vključno s pozicijami in kandidati, ki jih ne bi smel.
Obvestila prihajajo vsem, torej nikomur. Nihče se ne počuti naslovnika naloge.
Odgovornost po GDPR se razblini. Ne izsledite, kdo je dostopal do osebnih podatkov kandidata.
Varnost pade. Deljeno geslo kroži v klepetu, 2FA ni mogoče uvesti, odhod sodelavca pa ne pomeni odvzema dostopa.
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kako izhajamo v razmerju do rastočih podjetij:
Plačujete licenco za podjetje, ne za uporabnika. Uporabniki so vključeni v ceno brez omejitve števila, tako da rast ekipe cene ne spremeni in nimate razloga deliti računov.
Multiposting na 35+ zaposlitvenih portalov iz enega vnosa oglasa, vključno z objavo na vaš karierni splet.
Sourcing z LinkedIna prek vtičnika v brskalniku; AI poleg tega predlaga kandidate, ki ustrezajo merilom pozicije.
Vloge in pravice dostopa, 2FA in povezava s podjetniškim SSO – torej vse, kar deljeni račun onemogoča.
O zavezi naravnost: naročnino sklepamo za eno leto. Plačilo pa je mogoče po dogovoru
razdeliti na obroke, tako da letna zaveza ne pomeni, da morate vse plačati vnaprej.
Če potrebujete mesečno naročnino, ki jo je mogoče kadarkoli odpovedati, boste drugje bolj zadovoljni.
Katero orodje zmore zaposlovanje in komunikacijo s kandidati? #
Spet ATS (Applicant Tracking System). „Obvladati zaposlovanje" pa ne pomeni imeti enega
predpisanega postopka – pomeni, da si lasten potek zaposlovanja nastavite sami
in za vsak tip pozicije drugače. Komunikacija se nato avtomatizira sama, saj vsaki fazi zaposlovanja
pripišete e-poštno predlogo s spremenljivkami: nagovor v pravilnem sklonu pri slovenskih
kandidatih in v osnovni obliki pri tujejezičnih, besedilo glede na spol kandidata ali
dinamično dopolnjen datum dogovorjenega razgovora. Sporočila pri tem pošiljate in
sinhronizirate prek Gmaila (Google Workspace) in Outlooka (Microsoft 365).
Zaposlovanje: sistem naj se prilagodi vam, ne obratno #
Zaposlovanje skladiščnika ni videti kot zaposlovanje razvijalca, to pa spet ni videti kot zaposlovanje komercialnega direktorja.
Ponekod zadostuje telefonski klic in nastop, drugje so trije krogi razgovorov, tehnična naloga in odobritev ponudbe.
Dober ATS zato ne vsiljuje enega procesa za vse. Omogoča vam definirati lastne faze
zaposlovanja in imeti drugačen workflow za drugačen tip pozicije.
Ko ima zaposlovanje definirane faze, je nanje mogoče navezati komunikacijo. Vsaki fazi pripišete
predlogo – vabilo na razgovor, zavrnitev po prvem krogu, ponudba za delo – in sistem jo ponudi
v trenutku, ko kandidata premaknete.
Učinek je neopazen, a bistven: odgovora kandidatu ne pošilja kadrovnikov spomin, ampak proces.
Prav zato v sistemih z navezanimi predlogami dramatično pade število kandidatov, ki ne dobijo
nobene povratne informacije.
Spremenljivke v predlogah: zakaj je slovenščina zahtevnejša #
Predloga naj ne bo eno besedilo za vse. V besedilo se vstavljajo spremenljivke
(placeholderji), ki jih sistem dopolni glede na konkretnega kandidata.
Spremenljivka
Kaj dopolni
Nagovor
Ime kandidata v pravilni obliki. Izbirno nagovor po imenu ali priimku.
Spol
Oblike besed glede na spol kandidata: „Izbrani ste bili" vs. „Izbrana ste bili".
Datum razgovora
Termin, dogovorjen v fazi načrtovanja razgovora.
Kraj razgovora
Fizična poslovalnica, kjer bo razgovor potekal.
Časovni pas
Čas razgovora, preračunan v pas, v katerem je kandidat.
Podpis kadrovnika
Podpis kadrovnika, ki vodi kandidata.
Slovenščina si tu vzame svoj davek. Ima sklone, zaradi katerih je treba oblike besed
prilagajati, medtem ko tujejezične predloge potrebujejo osnovno obliko. Če zaposlujete tudi tujejezično, zato vprašajte
za predloge za različne jezike.
E-poštna sporočila ne vsebujejo le besedila. V njih je tudi vrsta gumbov, vezanih na konkretne funkcije
sistema, prek katerih kandidat takoj nekaj naredi:
Sprejem ponudbe za zaposlitev
Podelitev soglasja za GDPR
Zahteva za anonimizacijo – običajno v nogi vsakega e-poštnega sporočila
Vrhunec je možnost nastaviti lastno predlogo videza e-pošte skladno z vašim
znamčnim priročnikom, da sporočila kandidatom ustrezajo vizualnemu slogu podjetja.
Sporočila pošiljate iz ATS pod lastno domeno in hkrati lahko še naprej pišete iz svojega nabiralnika – prek vtičnika
za Outlook in Gmail ali prek sistemske e-pošte v kopiji, ki
pogovor zabeleži samodejno. Tehnične modele povezave in njihove varnostne posledice razčlenimo
v delu povezava ATS z e-pošto in koledarjem.
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kako rešujemo zgornje točke:
Lasten workflow: vsaka pozicija ima lahko drugačne faze zaposlovanja, nastavljene glede na to, kako dejansko izbirate.
Predloge, vezane na faze zaposlovanja, s spremenljivkami za nagovor v pravilnem sklonu, oblikami glede na spol kandidata in dinamičnim dopolnjevanjem datuma dogovorjenega razgovora.
Predloge za različne jezike, vključno s tujejezičnim nagovorom v osnovni obliki.
Komunikacijo vodite prek Google Workspace in Microsoft 365, e-pošto pošiljamo z vaše domene.
Sinhronizacija sporočil prek vtičnika za Outlook in Gmail ali prek sistemske e-pošte v kopiji.
Naravnost: sistemski naslov dodamo v kopijo samodejno
ob vsakem pošiljanju e-pošte iz sistema, tako da kadrovnik na nič ne misli; naslov iz kopije pa lahko
kadrovnik in kandidat ročno odstranita. Neposredne povezave z vašim poštnim nabiralnikom ne ponujamo –
iz varnostnih razlogov, ki jih razčlenimo
pri povezavi z e-pošto.
Katero orodje za zaposlovanje ima preprosto upravljanje kandidatov? #
Iščite ATS, ki omogoča nastaviti lasten pogled – torej stolpce, ki jih
želite videti v pregledu kandidatov – ali kanban, kjer so kandidati razvrščeni
v stolpce glede na posamezne faze, v katerih se nahajajo. Sistem naj si vašo priljubljeno različico
videza in pogleda zapomni in shrani. Posamezne postavke v pregledu lahko
prilagodite in razvrstite. Kandidate nato delite z vodji, in to najbolj udobno
prek mobilne aplikacije, namenjene vodjem – to je najhitrejša pot, kako od njih
pridobiti povratno informacijo in sodelovati z njimi.
Funkcije za vodje zaposlovanja se v katalogu odklenejo po izbiri podjetja (agencijam jih vodnik skrije).
Dva pogleda na kandidate: kanban in vrstični izpis #
Ne obstaja en pravilen način, kako gledati na kandidate. To je zelo subjektivna stvar:
nekdo ima rad vrstični izpis, nekdo kanban.
Pogled
Kako izgleda
Kanban
Kandidati kot kartice v stolpcih glede na fazo, v kateri se nahajajo.
Vrstični izpis
Tabela, kjer je vsak kandidat vrstica in vi izbirate stolpce.
Ena opomba iz prakse: kanban preneha biti pregleden v trenutku, ko imate večjo količino
kandidatov. Sicer pa iz tega ne delajte matematike, kdaj je kaj boljše. Dober ATS ima oba pogleda
in vam omogoča preklapljanje med njima.
Vsak kadrovnik spremlja nekaj drugega. Nekdo potrebuje videti vir kandidata in datum odziva,
drug pričakovano plačo in lokacijo. Sistem mora zato omogočiti izbrati stolpce,
razvrstiti jih in predvsem si nastavitev zapomniti.
Sistem naj si vašo priljubljeno različico pogleda zapomni in shrani – naj izberete
lastne stolpce ali kanban.
Navidezna malenkost, ki odloča o tem, ali ljudje sistem radi uporabljajo. Zato vprašajte,
ali pogled shranjuje vsak uporabnik zase ali je nastavitev
skupna za celotno podjetje.
Povratna informacija vodje odloča o hitrosti zaposlovanja #
Druga polovica „preprostega upravljanja" se ne tiče kadrovnika, ampak tistega, ki mu kandidate pošilja.
Zaposlovanje se namreč redko zaustavi na strani kadrovnika.
Zato je najhitrejša pot do povratne informacije mobilna aplikacija za vodje zaposlovanja.
Vodja prejme obvestilo, odpre kandidata v telefonu med dvema sestankoma, pogleda
življenjepis in ga takoj oceni – s palcem, zvezdicami ali kratko opombo.
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kako rešujemo upravljanje kandidatov:
Ponujamo kanban in vrstični izpis kandidatov in med njima je mogoče preklapljati.
Lastni pogledi: stolpce izberete, razvrstite in sistem si vaš priljubljeni pogled zapomni.
Deljenje kandidatov z vodji zaposlovanja, ki imajo poenostavljene poglede in ne potrebujejo usposabljanja.
Mobilna aplikacija za vodje – najhitrejši način, kako od njih pridobiti povratno informacijo in oceno kandidata.
Uporabniki so vključeni v ceno brez omejitve števila, tako da vodjem dostopa ni treba odrekati zaradi licenc.
Naravnost: mobilna aplikacija cilja na vodje in njihovo povratno informacijo.
Celotnega dela kadrovnika – nastavljanje workflowa, množična dejanja, poročanje – na telefonu
ne nadomesti in tudi ne poskušamo.
GDPR pri zaposlovanju: zakoniti interes, soglasja in kako dolgo smete hraniti kandidate #
Najpogostejši problem GDPR pri zaposlovanju je zamenjava zakonitega interesa in soglasja. Ko
kandidat sam aktivno odgovarja na vašo pozicijo, njegove podatke shranjujete na podlagi
zakonitega interesa in soglasja za to ne potrebujete – morate pa izpolniti
obveznost obveščanja. Soglasje se ureja šele zunaj okvira
izbirnega postopka (ko želite kandidata obdržati tudi po njem) in mora biti prostovoljno.
Ključni sta dve stvari: kako dolgo smete kandidata hraniti (pri zakonitem interesu le za nujno potreben
čas, pri soglasju za primeren čas, ki ga zagovarjate) in kako preprosto lahko kandidat
soglasje prekliče, kar mora voditi do popolne in nepovratne anonimizacije. Ta članek
ni pravni nasvet; postopek naj vam odobri lasten pravnik.
Najpogostejša zmota: zakoniti interes proti soglasju #
S tem se srečujemo predvsem na kariernih spletih, kjer podjetja v prijavnih obrazcih
izsiljujejo soglasje za obdelavo osebnih podatkov. Značilno je to za agencije,
ki so prej delale spletne trgovine in so navajene pridobivati soglasje ob registraciji. Pri zaposlovanju
pa to tako ne deluje.
S tem, ko kandidat aktivno odgovarja na pozicijo, za soglasje ni treba prositi. Po
nekaterih pravnih razlagah celo velja, da tam, kjer imate zakoniti interes,
soglasja nasprotno ne smete pridobivati. Glede stališča do te zadeve pa obstaja več
pravnih razlag.
Ko kandidata shranjujete na podlagi zakonitega interesa, morate izpolniti obveznost
obveščanja. Ta je običajno že del prijavnega obrazca: navaja, kdo je upravljavec
osebnih podatkov, kakšne obveznosti ima in kakšne so pravice kandidata.
Ko shranjujete na podlagi zakonitega interesa, lahko kandidat kadarkoli vloži ugovor
(člen 21) in uveljavi pravico do izbrisa (člen 17) – kar mora v povezavi z ATS
voditi do popolne in nepovratne anonimizacije njegovih osebnih podatkov. (Sam preklic
soglasja se tiče le kandidatov, pri katerih je podlaga soglasje – glejte spodaj.)
Pridobivanje soglasja je prav tako del prijavnega obrazca – a je to soglasje zunaj okvira
izbirnega postopka. Običajno zato, ker želite kandidata shraniti tudi po tem, ko se konkretni
izbirni postopek zaključi.
Tako soglasje mora biti prostovoljno:
ne sme biti vnaprej označeno,
mora biti aktivno dejanje kandidata,
in ne sme biti obvezno.
Pri nekaterih obrazcih se prav to krši – označitev soglasja se izsiljuje kot pogoj
za oddajo. To je narobe.
Pri zakonitem interesu shranjujete brez soglasja zunaj okvira izbirnega postopka le za
nujno potreben čas tega izbirnega postopka. In tu naravnost: nekatera podjetja imajo
zaposlovanja odprta neprekinjeno tudi tri, štiri leta. Pri njih ni mogoče trditi, da ves
ta čas od odziva kandidata traja zakoniti interes.
Ko ste kandidata v izbirnem postopku obravnavali – sprejeli (to je drugo vprašanje) ali zavrnili
in zaključili – ga lahko še nekaj časa za nujno potreben čas obdržite (na primer zaradi dokazovanja,
da ste mu sporočili, ali obrambe proti morebitni protidiskriminacijski tožbi). A to ni neomejeno –
gre za nujno potreben čas v obsegu mesecev glede na zastaralne roke, ne za samovoljno hranjenje dolgo po
zaključku pozicije. Kje točno je meja, je predmet razlagalnega spora, zato naj vam čas
potrdi pravnik.
ATS naj nadzoruje primerno dolg čas od odziva kandidata do trenutka, ko zakoniti interes
preneha biti nujno potreben – ne pa to prepustiti spominu kadrovnika.
Pri kandidatih, ki so dali soglasje zunaj okvira izbirnega postopka, določite, kako dolgo jih boste
hranili. GDPR vam ne predpisuje nobenega konkretnega časa – soglasje pa mora biti
„primerno", torej takšno, da ga znate zagovarjati.
Običajna praksa je danes med tremi in petimi leti. Pri nekaterih pozicijah pa zagovarjate
tudi daljši čas – izjemoma in le pri specifičnih pozicijah je lahko legitimnost hranjenja kandidata
tudi znatno daljša. To mora
imeti smisel in morate to znati zagovarjati pred uradom.
Čim preprosteje je mogoče soglasje preklicati, tem daljši čas zagovarjate #
Daljši čas zagovarjate lažje, če ima kandidat v vsaki komunikaciji iz ATS v nogi povezavo za
odjavo – podobno kot unsubscribe povezava, ki jo poznate iz spletnih trgovin. Tu pa
ne služi odjavi od novičnika, ampak temu, da kandidat z enim klikom
izbriše in anonimizira svoje podatke oziroma prekliče soglasje.
Kolikor preprosto je bilo soglasje podeliti, tako preprosto naj bo tudi preklicati.
Večina soglasij navaja e-poštni naslov DPO (pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov),
prek katere kandidat uveljavi pravico. Prednost ATS je, da v vsako soglasje samodejno doda tudi
tisto povezavo na en klik, s katero kandidat nepovratno izbriše svoje podatke iz celotne
baze. Kadrovniki se pogosto bojijo, da jim bodo kandidati izginjali pred očmi – v praksi pa se to
zgodi le izjemoma.
in avtomatizira anonimizacijo za čas, ki ga izberete.
Upoštevanje trajanja soglasja z zaposlitvenega portala #
Pozor na eno podrobnost. Ko v ATS nastavite soglasje na pet let, a kandidat pride
z zaposlitvenega portala, kjer je bilo soglasje v vašem imenu pridobljeno recimo za tri leta
(nekateri portali trajanje soglasja za upravljavca nastavijo privzeto), mora ATS upoštevati,
kaj je bilo kandidatu obljubljeno na portalu – torej časa ne podaljševati in spoštovati
tista tri leta.
In obratno: če nastavite politiko podjetja na tri leta, portal pa bi pridobival daljši čas
(pet let), naj ATS zna trajanje privzeto skrajšati s petih let na tri.
Pri popolni anonimizaciji se osredotočite na to, da ATS ne izbriše prav vsega, ampak le
informacije, ki se tičejo osebnih podatkov kandidata. Obdržati naj
torzo informacij o tej prijavi – zapise, opombe, vir, od kod je
kandidat odgovoril.
Zakaj? Zaradi analitike in poročanja (koliko kandidatov se je prijavilo, iz katerih
virov, potek izbirnega postopka) – in predvsem zato, da v primeru potrebe dokažete
negativno dejstvo: da ste kandidata hranili in obravnavali, tudi če ne veste več,
kako mu je bilo ime.
Po anonimizaciji ne morete dokazati, koga ste imeli. A zaradi obdržanega torza in časovnih žigov
dokažete, da je kandidat na dani datum zahteval preklic soglasja in da je prišlo do anonimizacije.
Pozor na mejo: da je torzo resnično zunaj dosega GDPR, mora biti
nepovratno anonimen – iz njega ne sme biti mogoče osebe niti posredno ponovno identificirati. Ko
bi bile obdržane opombe individualno povezljive s konkretnim človekom, gre le še
za psevdonimizacijo in podatki še naprej spadajo pod GDPR (držite jih tedaj na drugi podlagi, ne „zunaj
GDPR"). Dokazovanje v agregatu – koliko kandidatov na poziciji je bilo anonimiziranih – je neosebno; naslovljeno
dokazovanje pri poimensko določenem človeku ne.
Tipičen scenarij: kandidat se medtem pritoži pri Informacijskem pooblaščencu (IP-RS) in
ta od vas zahteva dokazilo, da ste izpolnili obveznosti. Kako pa dokazati negativno dejstvo, ko
so podatki že anonimizirani? Prav iz obdržanega torza in datuma, ko je kandidat zahteval izbris,
dokažete, kateri kandidati na konkretni poziciji so bili anonimizirani – in s tem to negativno dejstvo
dokažete.
Poseben primer je registracija v podjetniški talent pool. Predstavljajte si na kariernem
spletu odstavek „Niste našli ustrezne pozicije? Želite biti shranjeni v naši bazi?" s povezavo na
obrazec, ki kandidata registrira v talent pool.
Tu zakonitega interesa ni mogoče uveljaviti – z našega vidika je treba pridobiti
soglasje za obdelavo osebnih podatkov in brez njega podatkov ne smete shranjevati. Prijavni
obrazec se tu torej obnaša drugače kot pri aktivnem odzivu na konkretno pozicijo.
Sámo trajanje soglasja, njegova obravnava in pravice so nato podobni kot pri soglasju zunaj okvira
izbirnega postopka.
Samostojna tema je GDPR pri sourcingu na LinkedInu, kjer podatkov ne jemljete od kandidata,
ampak ga aktivno nagovarjate. Posvečamo se mu v samostojnem članku
Sourcing na LinkedInu: kako ga delati pravilno.
Dejstva o Recruitisu
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kako rešujemo GDPR:
Zakoniti interes nadzorujemo časovno: od odziva kandidata imamo nastavljeno
največje trajanje enega leta, preden pride do obravnave osebnih podatkov
(popolne anonimizacije). Praviloma pa se to zgodi prej – ob arhiviranju pozicije
se obravnavajo pravice kandidatov, tako da ko izbirni postopek čez nekaj mesecev zaključite in
arhivirate, se anonimizirajo tisti, ki niso dali soglasja zunaj okvira postopka.
Soglasje zunaj okvira postopka: pri kandidatih s soglasjem nastavite lastno
trajanje hrambe in sistem nadzoruje njeno poteklo.
Odjava na en klik: v vsako komunikacijo dodamo povezavo, s katero
kandidat nepovratno izbriše svoje podatke iz celotne baze.
Upoštevanje trajanja s portala: če je portal pridobil soglasje za krajši čas,
ga ATS ne podaljšuje, ampak skrajša na to, kar je bilo kandidatu obljubljeno.
Torzo po anonimizaciji: ostanejo neosebni zapisi o prijavi (vir, potek)
za poročanje in za dokaz, da ste izpolnili obveznosti.
Naravnost: ta članek ni pravni nasvet. Konkretno nastavitev trajanj,
soglasij in anonimizacije naj presodi vaš pravni oddelek ali DPO.
Sourcing na LinkedInu: kako ga delati pravilno (GDPR in tehnično) #
Sourcing na LinkedInu ima dve ravni, ki ju je treba ločiti: pravno (GDPR)
in tehnično (prenašanje profilov). Pravno gre pri sourcingu (kandidata nagovorite vi,
ne on vas) najprej za pridobitev njegovega človeškega soglasja – torej odgovora na vprašanje
„se strinjaš, da te vključimo v zaposlovanje za to pozicijo?". To vam da podlago, da se oprete na
zakoniti interes in izpolnite obveznost obveščanja; pri sourcingu poleg tega
smiselno zaprosite kar za formalno GDPR soglasje za konkretno pozicijo. Tehnično velja, da se LinkedIn brani pred avtomatizacijami – legitimen je vtičnik,
ki ga upravlja človek, a kljub temu morate nadzorovati dnevno omejitev prenesenih življenjepisov, ki jo
ima sam LinkedIn. Ta članek ni pravni nasvet; vsako podjetje naj postopek
odobri lasten pravnik.
Obstaja več pravnih razlag in se razlikujejo tudi glede na okolje – drugače na to gleda ameriško, drugače
evropsko. Preden se lotimo, razjasnimo dva različna pomena besede „soglasje",
ker se mešata in v tem je celotno jedro:
Človeško soglasje – preprosto vprašanje „se strinjaš, da te vključimo v zaposlovanje za
pozicijo X?". Ni to pravni institut, je vljudnost in praktičen prvi korak.
GDPR soglasje – formalno soglasje za obdelavo osebnih podatkov po GDPR.
Samostojna pravna podlaga, ki jo je mogoče kadarkoli preklicati.
V evropskem okolju si pri sourcingu najprej pridobite tisto človeško soglasje. Šele
nato ima smisel kandidata shraniti – in imate na čem graditi pravno podlago.
Na LinkedInu kandidata nagovorite prek sporočila in mu ponudite pozicijo. V trenutku, ko odgovori, da ga
zanima, vam je dal človeško soglasje za to, da ga vključite v proces. Šele zdaj
shranjujete njegove podatke – in se pri tem oprete na zakoniti interes.
Predvsem pa izpolnite obveznost obveščanja: ker podatke jemljete z LinkedIna, ne neposredno
od kandidata, velja člen 14 GDPR in ga morate obvestiti najpozneje v enem mesecu,
ali že ob prvem nagovoru – kar nastopi prej.
Pri sourcingu poleg tega smiselno zaprosite tudi za formalno GDPR soglasje za obdelavo za
to konkretno pozicijo. Zakoniti interes se namreč najbolj naravno uveljavi tam, kjer kandidat
sam aktivno odgovarja na vašo pozicijo (inbound). Pri sourcingu je obratno –
nagovorite vi njega – zato je formalno soglasje tu na mestu.
Resničnost je pogosto drugačna: kadrovnik želi kandidate najprej sourcati, ustvariti longlist,
ga predebatirati z vodjo in šele shortlist nagovoriti in dodati. To danes kadrovniki
običajno rešujejo v Excelu. A pozor:
Ali kandidata shranite v Excelu ali v ATS, z vidika vaših obveznosti pri obdelavi
njegovih osebnih podatkov ni nobene razlike.
In še ena zmota: nekdo trdi, da kandidat s tem, ko je na poklicnem omrežju, daje soglasje za nagovarjanje
z zaposlitvenimi ponudbami. A ne mešajte soglasja, ki ga kandidat da LinkedInu za uporabo
njegovega omrežja, z obveznostmi vašega podjetja, da obdela osebne podatke. To sta dve različni stvari in ju ni mogoče
zmešati skupaj.
„Začasno soglasje" v ATS: kompromis, ne čista črka #
Disclaimer: nekaj takega kot „začasno soglasje" s pravnega vidika ne obstaja. Pravilo se glasi:
najprej soglasje, potem obdelava. Ko pa ne želite iti po povsem najčistejši poti in obenem ne želite
le slepo kopirati podatkov kandidatov v ATS in si delati nereda v podatkih, je to boljša možnost kot
vodenje kandidatov ob strani v Excelu z dvojno evidenco.
Kako deluje: ATS vam nastavi možnost hraniti podatke kandidata le za omejen čas – na primer 14 dni,
mesec, dva. V tem času kandidata zaprosite za legitimno soglasje za obdelavo osebnih
podatkov.
Če soglasje pridobite, kandidat v sistemu dobi polno GDPR soglasje – enako
kot pri katerikoli drugi prijavi, kjer ste pridobili soglasje zunaj okvira izbirnega postopka.
Če ga ne pridobite, pride do popolne, nepovratne anonimizacije njegovih
osebnih podatkov – povsem enako, kot ko soglasje poteče na primer po dveh letih ali po zaključku
izbirnega postopka.
Z vidika čiste črke GDPR to ni najčistejše, je pa kombinacija običajne prakse s tem, da
ne prihaja do tega, da podatke kandidatov dolgoročno hranite brez soglasja. Tako rešitev
naj vam odobri pravnik vašega podjetja.
Dokazno breme je na vaši strani. Kot pri davkih morate vi dokazati, da ste soglasje pridobili –
ne urad, da ga niste imeli.
Podjetja, ki tega ne urejajo, tvegajo kazen in nadzor, pri katerem bodo morala dokazati, da so soglasje
od kandidata pridobila. In tega ne bodo zmogla.
LinkedIn poskuša preprečiti avtomatizacije in vtičnike, ki prenašajo njegove podatke. Ko vam torej nekdo
ponudi polno avtomatizacijo prenosa profilov, tvegate blokado računa.
Obstajajo orodja, ki to počnejo „pametno" – nadzorujejo hitrost preklikavanja profilov in posnemajo
človeško vedenje, tako da jih LinkedIn težje zazna in blokada morda ne grozi. To pa ne spremeni ničesar
na tem, da gre za sivo cono.
Vtičnik, ki nima avtonomnega dela – torej sam ne prebira profilov – počne le to: na strani kandidata
za vas najde kontaktne podatke in sporočila, ki si jih pišete, jih vnaprej izpolni v obrazec vtičnika in prek API
pošlje v ATS. Ne počne nič prepovedanega, zato vam z njegove strani zaznava ne grozi.
Kljub temu pa vam blokada lahko grozi – v trenutku, ko prenesete večjo količino podatkov.
Običajno ko pri kandidatu kliknete na prenesi življenjepis (torej pretvoriti njegov profil
v PDF). Vsak račun, vključno z rekruterskim in Sales Navigatorjem, ima dnevno omejitev prenesenih
življenjepisov. Ko jo prekoračite, vas LinkedIn blokira.
Ta omejitev velja ne glede na to, ali prenašate ročno ali z vtičnikom. Račun si lahko
blokirate tudi povsem brez vtičnika.
Zato vam dober vtičnik omogoča izklop samodejnega prenašanja življenjepisov. Kontakte kandidatov
lahko nato prenašate mirno v stotinah – kar izkoristite na primer pri tehnoloških podjetjih, kjer je obseg
ključen – sam življenjepis pa prenesete le na zahtevo, z enim klikom pri konkretnem kandidatu.
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kako rešujemo sourcing z LinkedIna:
Vtičnik, ki ga upravlja človek, ne avtonomni bot – kontakte in sporočila s profila
vnaprej izpolni in prek API pošlje v ATS.
Izklop samodejnega prenašanja življenjepisov: prenašate le kontakte, življenjepise pa pretvorite
v PDF le na zahtevo – da se ne dotaknete dnevne omejitve LinkedIna.
GDPR avtomatizacija: lastno trajanje soglasja, nadzor njegovega poteka in samodejna
anonimizacija po poteku.
Naravnost: vtičnik sam ne nadzoruje nobenih omejitev LinkedIna – to je na strani LinkedIna.
In ta članek ni pravni nasvet. Kako natančno nastaviti sourcing in delo s soglasji naj
presodi vaš pravni oddelek.
AI pri zaposlovanju in AI Act: kaj je prepovedano, kaj je „high risk" in čemu se izogniti #
Uporaba AI pri zaposlovanju danes ima smisel – prav nad veliko količino podatkov ima lahko ogromno dodano
vrednost. Ima pa dva regulatorja. Prvi je GDPR: ureja, kje ležijo podatki
kandidata in kakšno upravičenje sploh imate, da jih vnašate zunaj nadzora podjetja. Drugi, in veliko
pomembnejši, je AI Act: ta ureja, kaj AI v procesu zaposlovanja ocenjuje.
Nekatera uporaba je izrecno prepovedana, večina uporabnih funkcij sodi v kategorijo
visokega tveganja (high risk) – smete jih uporabiti, a pod konkretnimi pogoji.
Nekatere stvari, običajno delo z oglasi ali poročanje nad anonimiziranimi podatki, pa v high risk
praviloma ne sodijo.
Podatkov kandidata ne morete kar naložiti v nek GPT, ki ga imate za dvajset dolarjev, in ga prositi
za povzetek. Niti vanj vstaviti deset kandidatov v Excelu in pustiti, da oceni, kdo od njih je najboljši.
Ocenjevanje kandidatov s chatbotom poleg tega po AI Act ni prepovedano, a je visoko tvegano
– do tega še pridemo.
Z vidika GDPR gre za dve vprašanji: kje te podatke shranjujete in kakšno upravičenje
imate, da jih vnašate zunaj nadzora podjetja. Shranjujejo jih brez debate vsi običajni chatboti. Drugače je
s podjetji, ki uporabljajo na primer Copilot znotraj lastnega tenanta ali imajo lastne strežnike,
kjer smejo obdelovati podatke podjetja in kjer je shranjevanje podatkov skladno z GDPR. Če to dovoljuje interni pravilnik
podjetja, je to lahko v redu.
Občasno se sliši mnenje, da kandidatu vendar ne more biti moteče, če njegove podatke nekam naložite.
To pa ne drži.
Vi kot upravljavec podatkov kandidata imate obveznosti, ki vam jih nalaga GDPR. Ne morete samovoljno shranjevati
njegovih podatkov na mestu, ki ga nimate pod nadzorom in za katero ne morete dokazati, kje in pod kakšnimi
pogoji se obdelujejo.
GDPR pri tem ne zahteva, da podatki ležijo izključno v EU – prenos v tretjo državo je mogoč na podlagi
sklepa o ustreznosti ravni varstva, standardnih pogodbenih klavzul ali zavezujočih poslovnih
pravil. Jedro problema ni „EU proti zunaj EU", ampak dokazan režim obdelave.
In tega vam običajen chatbot za dvajset dolarjev ne da.
Formalno je cilj AI Act varovanje zdravja, varnosti in temeljnih pravic. Pri zaposlovanju se to odraža
zelo konkretno. Preden se lotite česarkoli z AI, si zato ponazorite eno poved – to je teza,
h kateri se boste vračali pri vsaki posamezni funkciji:
AI Act ima za cilj zaščititi kandidata pred tem, da si AI o njem izmisli – torej halucinira –
informacijo, ki ga bo v procesu zaposlovanja diskriminirala.
AI Act je neposredno uporabna uredba Evropske unije. Njegove obveznosti ne nastopijo hkrati
in del njih je bil leta 2026 odložen (t. i. Digital Omnibus). Trenutno velja:
1. avgust 2024 – uredba je stopila v veljavo
2. februar 2025 – začele so veljati prepovedi izrecno prepovedanih praks
2. avgust 2025 – pravila za splošne modele AI (že veljajo)
2. december 2027 – obveznosti za visoko tvegane sisteme po Prilogi III,
kamor sodi zaposlovanje in izbor kandidatov (premaknjeno s prvotnega avgusta 2026)
Datume uporabe določa člen 113 v besedilu po odlogu, ki ga je Svet EU sprejel
junija 2026. Za zaposlovanje imate torej čas do 2. decembra 2027 – prepovedi iz člena 5
pa veljajo že zdaj.
In kako je s sprejemom v Sloveniji? Ker je AI Act uredba, se ne prenaša
v nacionalni zakon kot direktiva in velja neposredno. Uredba EU o UI velja v Sloveniji neposredno;
nacionalna ureditev nadzora se še dokončuje – preverite aktualno stanje. Same obveznosti iz uredbe
s tem niso pogojene – veljajo po evropskih rokih zgoraj ne glede na nacionalni zakon.
Legitimno je seveda mogoče ugovarjati, da danes ni povsem jasno, kdo bi spoštovanje nadzoroval in kdo
bi za kršitev nalagal kazen. A če ste podjetje, ki s podatki kandidatov ravna resno,
se boste želeli zamisliti prej, preden vam bo kdo lahko naložil kazen.
Večina podjetij do danes nima izdelanih nobenih pravilnikov ali postopkov, kako zaposlovati skladno
z AI Act. Če ste srednje veliko ali veliko podjetje, najprej vprašajte svoje pravnike,
kako to delati pravilno.
AI Act prepoveduje le ozek, taksativen nabor praks (člen 5). Za zaposlovanje jih je
relevantnih nekaj:
Prepovedana praksa
Kako bi izgledala pri zaposlovanju
Prepoznavanje čustev na delovnem mestu čl. 5 odst. 1 tč. f)
AI, ki ocenjuje čustva, mikroizraze, ton glasu ali „navdušenje" kandidata iz videorazgovora.
Najmočnejša neposredna prepoved za zaposlovanje. Izjema so zdravstveni in varnostni razlogi.
Biometrična kategorizacija zaščitenih značilnosti čl. 5 odst. 1 tč. g)
Orodje, ki iz fotografije ali videa kandidata izpeljuje raso, versko prepričanje,
politična prepričanja, članstvo v sindikatih ali spolno usmerjenost.
Podpražne in manipulativne tehnike čl. 5 odst. 1 tč. a)
Chatbot ali assessment, ki kandidata manipulativno prisili k odločitvi, ki je sicer
ne bi sprejel, in mu s tem povzroči znatno škodo.
Izraba ranljivosti čl. 5 odst. 1 tč. b)
Zaposlovanje, usmerjeno v ranljive skupine – na primer mladoletne ali ljudi v težkem ekonomskem
položaju – ki njihovo ranljivost manipulativno izrablja.
Neciljni scraping obrazov čl. 5 odst. 1 tč. e)
Orodje za sourcing, ki gradi bazo za prepoznavanje obrazov z neciljnim prenašanjem
fotografij z interneta. Običajen sourcing besedilnih profilov sem ne sodi – ta se ravna po GDPR.
Mejno je socialno točkovanje (tč. c). Čisto zaposlovanje to običajno ni, a če bi
orodje ocenjevalo kandidate po nepovezanem vedenju – recimo točkah z družbenih omrežij – in bi vodilo
to v njihovo prikrajšanost, se to presoja od primera do primera.
Zato ločujte dve različni kategoriji: prepovedane prakse (ne smete jih sploh)
in visoko tveganje (smete, a z obveznostmi). Večina tega, kar se danes pri zaposlovanju
z AI počne, sodi v drugo.
High risk ne pomeni, da tega ne smete uporabiti. Pomeni, da so s tem povezane obveznosti –
pod kakšnimi pogoji to smete uporabiti in kaj vse morate za to narediti.
Osnovne obveznosti uredba že določa; dopolnjujejo se predvsem tehnični standardi, metodologije
in razlaga nadzora. Praktično to pomeni, da boste morali od ponudnika AI zahtevati navodila,
kako sistem uporabljati, in imeti lastne pravilnike podjetja o tem, kako jih uporabljati,
nadzorovati in kako nad njimi bdeti.
Računajte pa tudi s tem, kar uredba zahteva izrecno:
Obvladovanje tveganj – pri visoko tveganem sistemu mora obstajati sistem obvladovanja tveganj
ves čas njegovega življenjskega cikla (čl. 9); to je obveznost ponudnika,
a kot uporabnik boste zanjo želeli dokazilo.
Dokazljiv človeški nadzor – nadzor morate zaupati kompetentnim osebam
(čl. 26 odst. 2); sistem sam mora biti zanj zasnovan (čl. 14).
Spremljanje delovanja, hramba dnevnikov in nadzor vhodnih podatkov (čl. 26).
Obvestiti kandidata, da proti njemu uporabljate visoko tvegan sistem
(čl. 26 odst. 11), kot delodajalec pa tudi obvestiti predstavnike
delavcev in prizadete delavce (čl. 26 odst. 7).
Od ponudnika lahko pričakujete sistem z dokazano točnostjo, robustnostjo
in kibernetsko varnostjo (čl. 15).
Ocena učinka na temeljne pravice (FRIA, čl. 27) se nasprotno
ne uporablja povsod. Nanaša se na osebe javnega prava, na zasebne subjekte, ki opravljajo
javne storitve, in na nekatere druge uporabnike. Običajen zasebni delodajalec, ki
sistem za zaposlovanje uporablja sam zase, obveznosti FRIA praviloma nima – to je pogost
nesporazum.
To je tisto, kar si vsi želimo. A AI naj ne sprejme same odločitve. Naj vam
le pomaga in priskrbi podatke. Vi morate biti sposobni preveriti, da si AI ne izmišljuje,
in šele vi kot ljudje odločate, kateri kandidat bo to.
Recimo, da AI zna deset kandidatov označiti z oznakami tehnologij, ki jih obvladajo. Verjetno si boste rekli,
da to vendar ni nič zapletenega – in da to zagotovo ne bo sodilo v kategorijo visokega tveganja.
A predstavljamo si lahko situacijo, ko pri devetih od njih tehnologijo označi pravilno,
pri desetem pa ne.
Isto bi se seveda lahko zgodilo človeku. A tu ne govorimo o človeku.
Govorimo o AI, ki naj avtomatizira in odloča namesto nas. In ta se v tem oziru ne sme zmotiti.
Človek pa.
Pravno gledano AI Act brezhibnosti ne zahteva – zahteva obvladovanje tveganj, dokazano raven točnosti,
robustnosti in kibernetske varnosti (čl. 15), človeški nadzor in možnost izhod
zavrniti ali razveljaviti (čl. 14). Praktično pa to izpade enako:
če izhoda ne preverite, prevzemate njegovo napako za svojo.
In zdaj si predstavljajte, da vi tega enega kandidata od desetih izločite, ker ga z oznako
ni označilo. Prav tu tudi drobna funkcionalnost posega v diskriminacijo pri izboru.
Zato je treba podatke preveriti.
In tu se s kmečko pametjo ponuja vprašanje: zakaj uporabljati AI za nekaj, kar bom tako ali tako
moral iti preveriti, ali je ocenilo pravilno?
Kakršnokoli profiliranje kandidatov sodi v kategorijo visokega tveganja. Uredba to
pove izrecno: sistem, naveden v Prilogi III, ki izvaja profiliranje fizičnih oseb,
je vedno visoko tvegan (čl. 6 odst. 3). Sámo zaposlovanje in izbor
kandidatov je nato naveden v Prilogi III, točki 4 tč. a). Običajno gre za:
„Oceni mi na podlagi njegovega življenjepisa in opisa delovnega mesta njegovo primernost za to pozicijo."
„Oceni mi njegov življenjepis."
„Primerjaj mi življenjepise kandidatov v okviru zaposlovanja."
Z AI se lahko pogovarjate nad svojimi podatki iz zaposlovanja. Tudi tu je seveda vprašanje, kje se ti podatki
obdelujejo. Sam AI Act pa nima težav s tem, da se pogovarjate o anonimiziranih
podatkih iz zaposlovanja: da vam svetuje, kako zaposlovanje izboljšati, kje je po zadnjih raziskavah treba
spremeniti izkušnjo kandidatov, ali da si daste narediti lastno tabelo poročila.
Običajno parsanje življenjepisa: ugotoviti, kje so ime, priimek, telefon ali e-pošta.
Tega ne bi štel za profiliranje kandidata, ampak le za iskanje informacij, ki so v življenjepisu že navedene –
ničesar se jim ne dodaja.
V visoko tveganje praviloma ne sodi niti čist prepis informacij, recimo z razgovora.
Tu pa je treba biti previden: lahko je tam del, ki ni več le prepis,
ampak kjer si model AI kaj „izmisli" ali doda – in s tem se to vrne v visoko tveganje.
Zato je treba pri vsaki posamezni funkciji obravnavati njeno konkretno uporabo –
in prepustiti vašim pravnikom podjetja, da opredelijo, ali gre za high risk ali ne.
To je praktično vprašanje, na katero se pri izbiri ATS pozablja. Vprašajte ponudnika, ali je
funkcije AI, o katerih se dogovorite, mogoče popolnoma izklopiti – tako, da jih vaši
kadrovniki sploh ne morejo uporabiti.
Dokler nimate pravilnikov podjetja o tem, kako AI pri zaposlovanju uporabljati, je možnost deaktivacije funkcije
najpreprostejši način, kako odrezati tveganje. In ko pravilnike boste imeli, želite odločati vi –
ne ponudnik namesto vas s tem, da funkcijo vklopi vsem.
V tej uvodni fazi bi vsem kadrovnikom, ki želijo AI pri zaposlovanju uporabljati, priporočil, da so
zelo previdni. Ne pravim, da tehnologij ne smejo preizkušati in jih uporabljati pri zaposlovanju.
Pravim, da naj to počnejo z veliko previdnostjo – prav zaradi AI Act.
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Naše funkcije AI po
zgoraj navedeni razdelitvi sodijo v različne kategorije in pošteno je to povedati naglas:
Praviloma zunaj visokega tveganja: ustvarjanje in prevod oglasa, analiza njegove konkurenčnosti, parsanje podatkov iz življenjepisa in chatbot nad anonimiziranimi podatki iz poročanja.
Profiliranje, torej visoko tveganje: priporočila kandidatov iz talent poola, AI sourcing na LinkedInu, točkovanje in analiza kandidata.
To ne pomeni, da jih ne smete uporabiti. Pomeni, da so z njimi povezane obveznosti
– in da odločitev o kandidatu mora vedno sprejeti človek, ne sistem.
Podatke, ki vam jih AI predloži, morate znati preveriti.
Imate to pod nadzorom: vse visoko tvegane funkcije AI je pri nas mogoče izklopiti –
oziroma nasprotno, vklopijo se le na vašo zahtevo. V privzetem stanju torej kadrovniki nobene
od njih ne uporabijo, dokler je zavestno ne vklopite.
Naravnost: ta članek ni pravni nasvet in mi nismo pravniki. Pred
uvedbo AI v zaposlovanje naj konkretno uporabo presodi vaš pravni oddelek.
Karierne strani: kakšno vsebino imeti, na kaj ne pozabiti in kaj si dobro premisliti #
Karierne strani so izložba vašega employer branda. Najnatančnejša
primerjava je spletna trgovina: „izdelki" so vaša odprta delovna mesta in želite jih prodati pravim
kandidatom. O uspehu ne odloča tehnologija, ampak vsebina – ta pa temelji na petih
stvareh: avtentičnem opredeljevanju tega, zakaj prav pri vas (USP / EVP), preglednem
seznamu delovnih mest (pri večjih podjetjih z lastnimi filtri), zajemu kandidatov
tudi brez ustreznega delovnega mesta v talent pool, dobro izdelanem podrobnem prikazu oglasa
(spremenljiv videz, idealno tudi plača) in čim preprostejšem prijavnem obrazcu neposredno
v oglasu. In kot pri spletni trgovini velja: same strani še nikogar ne pripeljejo – potrebujejo
marketing, ki nanje pripelje kandidate.
Preden začnete: zakaj prav pri vas? (USP in EVP) #
Še pred izdelavo strani si odgovorite, kdo ste in zakaj bi nekdo prišel delat prav k vam.
Temu pravimo USP (Unique Selling Proposition) – tisto edinstveno, kar podjetje razlikuje – in EVP (Employee
Value Proposition), torej vrednost, ki jo ponujate zaposlenim. Kandidat bi moral to iz vsebine
začutiti že na prvi pogled.
Ključna beseda je avtentičnost. Ne trudite se ustreči vsem – to ne deluje. Nagovarjajte
ljudi, ki resnično ustrezajo DNK vašega podjetja. Dobro opredeljen USP hkrati
pride pred samo izdelavo strani: najprej si razjasnite, kdo ste, in šele nato to v vsebini
(besedilih, fotografijah, videih) udejanite.
Če niste prepričani, kako poimenovati svoj USP, se splača povabiti nekoga, ki to počne profesionalno.
Pri tem podjetjem pomaga na primer specializirana agencija za employer branding in podjetniško kulturo,
ki se z opredeljevanjem USP znotraj podjetij in ustvarjanjem vsebin
– vključno z videi, fotografijami in besedili – ukvarja dolgoročno.
Seznam delovnih mest – in kdaj pravzaprav potrebujete filtre #
Pri seznamu delovnih mest si najprej razjasnite, v katero kategorijo podjetij spadate. Po tem prepoznate, ali
imate opravka s preprostim seznamom ali s polnovrednim filtriranjem.
Manjše in srednje veliko podjetje – recimo tehnološko podjetje z 80–100 zaposlenimi
in 5–7 trajno odprtimi delovnimi mesti – močnih filtrov ne potrebuje. Kandidatu zadostuje
na prvi pogled zanimiv naziv delovnega mesta v kombinaciji z lokacijo, okvirnimi
finančnimi pogoji in glavnimi zahtevami; podrobnosti izve po kliku. Delati pri sedmih
delovnih mestih filtre, sortiranje in kategorije je nepotrebno.
Srednje veliko do večje podjetje z 20–30 odprtimi delovnimi mesti – zlasti če ima poslovalnice
ali je maloprodajno – že mora a priori pokazati, v katerih lokacijah zaposluje,
in pustiti kandidatu filtrirati. In pogosto želi razvrščati delovna mesta tudi po lastnih kategorijah.
Tu naletite na funkcijo, ki je ne podpira vsak ATS: lastne filtrirne postavke.
Gre za to, da si k delovnim mestom ustvarjate lastne atribute (identifikatorje), po katerih se potem
na kariernem spletu filtrira – in vam ni treba držati se panožnih kategorij z zaposlitvenih portalov. Ti se
trudijo zajeti vse panoge sveta in zato niso primerni za individualen pristop: ko želite imeti
ločene „produktovce, marketingaše in IT-jevce" in jih tudi tako poimenovati. Pri korporacijah gredo kategorije
še dlje – ne le po panogi, ampak na primer ali gre za delovno mesto v prodajalni, na centrali
ali v back officeu. Dobra rešitev vam ne preprečuje ustvariti tudi več vrst kategorij
hkrati (na primer lastne regije), da filtriranje ni le na ravni konkretne poslovalnice.
Pri daljšem seznamu pomislite tudi na paginacijo in na to, kako se seznam obnaša pri
filtriranju in prikazovanju.
Ne pozabite na kandidate brez ustreznega delovnega mesta (talent pool) #
Del ljudi, ki jim je vaša znamka všeč, med odprtimi delovnimi mesti svojega ne najde. Kljub temu bi pri vas
želeli delati – in vi jih nočete izgubiti. Nekatera podjetja temu pravijo zbirno delovno mesto;
v resnici gre za dotok kandidatov v talent pool.
K temu sodita dve stvari. Prvič proces: takšni kandidati se ne smejo le „shraniti" in se
z njimi nič ne dogaja – vzpostavljen mora biti postopek, kako z njimi aktivno delati. Drugič umestitev
obrazca: priporočamo, da ga postavite nekoliko ob strani, na samostojno stran, da
kandidatov ne sili k takojšnji prijavi in si najprej ogledajo odprta delovna mesta.
V zbirnem obrazcu (ki ne vodi na konkretno delovno mesto) kandidata identificirajte:
vprašajte, katero delo bi želel opravljati, idealno naj se sam označi s kategorijo (produktovec, IT-jevec …).
Kadrovnik potem ni slep – tudi brez odprtega delovnega mesta lahko zanimivega kandidata interno ponudi
svojim vodjem ekip. In ne pozabite, da morate tudi tu pridobiti soglasje za obdelavo osebnih
podatkov (posvečamo se mu v samostojnem članku o GDPR).
Podroben prikaz oglasa: spremenljiv videz in kaj naj vsebuje #
Ko kandidat klikne na delovno mesto, pride na podroben prikaz oglasa. In tu se splača obvladati
spremenljiv videz: oglas za back office naj marketinško cilja na drugačno skupino
kot oglas za IT, zato naj tudi drugače izgleda.
Samoumevni so spremenljivo besedilo, poslovalnica in dodeljeni
team leader / vodja. Zanimivejša je grafika: to je mogoče krmiliti z dinamičnimi
atributi, ki jih ATS podpira. Predstavljajte si, da ima delovno mesto, uvrščeno v kategorijo „IT",
drugačno zgornjo pasico – druge fotografije ali vrtiljak. Pomembno je, da je ta grafika pripravljena
na strani kariernega spleta, ne da bi slike vstavljali v oglas v ATS;
poveže se šele na spletu glede na atribut delovnega mesta. Prav tako je mogoče priložiti predstavitev
vodje ekipe, pod katerim bo kandidat delal, ali dinamične ugodnosti
– izbere se skupina ugodnosti (druga za IT, druga za back office), njena grafična izvedba pa je
spet pripravljena na spletu.
Kar danes priporočamo in kar je bilo še pred nekaj leti predmet razprav: navajati plačo.
Vrnimo se k primerjavi s spletno trgovino – bi kupili izdelek, pri katerem ne veste, koliko približno stane?
Protiargument „ampak tudi mi izbiramo kandidata in smo za vsakega pripravljeni dati drugače" velja le
deloma: tudi tako je mogoče navesti plačni razpon, ki ga lahko ponudite kandidatu.
Eno priporočilo iz naših podatkov izstopa kot še posebej pomembno: imeti prijavni obrazec
neposredno v telesu oglasa – na koncu, ob strani, spredaj, ni pomembno – tako, da
kandidatu ni treba nikamor klikati naprej. Pogosto se obrazec odpre šele v naslednjem
koraku; a ko je oglas viden in je obrazec tik ob njem, se konverzija dokazljivo poveča.
Velja tudi preprosto pravilo: čim manj zahtevate, tem višja je konverzija.
Obrazec z 8–10 polji še zdaleč ni tako privlačen kot ime, e-pošta in telefon (po potrebi spremno
pismo in življenjepis). Življenjepis danes pri večini delovnih mest ni nujen – zadostuje povezava do
LinkedIna, pri nekaterih delovnih mestih celo le telefonski kontakt. Predstavljajte si delavca, ki po dvajsetih letih
išče delo: prva ovira je pogosto, da nima nobenega življenjepisa in ga ne zna izdelati. Podjetje, ki želi le
telefon, s tem pridobi konkurenčno prednost – kadrovnik ostalo tako ali tako izve iz prescreeninga; iz
delavčevega življenjepisa njegove spretnosti tako ali tako ne prepoznate.
In še ena tehnična podrobnost, ki ima vsebinski učinek: obrazec naj bo povezan prek API-ja
ATS in naj zna pošiljati tudi skrite informacije o viru. Vir je karierni splet,
a to, kako je kandidat prišel nanj (Facebook, Instagram, druga družbena omrežja, PPC), je
marketinška informacija, ki jo želite prenesti. Google Analytics vam izmeri, da se je kandidat prijavil –
ali pa je prišel vse do faze pohovor (torej izkazal določeno kakovost), izmerite le
tako, da skupaj s prijavo pošljete tudi podatke, podedovane iz piškotkov ali iz URL-ja. Po istem načelu se karierni
splet povezuje tudi na zaposlitveni referral program (posvečamo se mu v samostojnem
članku): edinstvena povezava z identifikatorjem zaposlenega v URL-ju se ob prijavi zapiše v ATS in poveže
kandidata s tistim, ki ga je priporočil.
Karierni splet je spletna trgovina – sam po sebi ne prodaja #
Nazaj k uvodni primerjavi: postaviti spletno trgovino še ne pomeni začeti prodajati. Prav tako karierni splet
sam po sebi kandidatov ne pripelje – potreben je marketing, ki jih pripelje na strani.
Prednost povezave kariernega spleta na ATS je, da delovno mesto objavite z enim klikom –
na svoje karierne strani in na zaposlitvene portale hkrati. In velja tudi obratno: pri urejanju ali
zaprtju delovnega mesta se oglas povsod hkrati uredi ali umakne.
Tega vodnika izdaja Recruitis.io, češki ATS. Karierne strani pri nas urejate na dva načina:
Z lastnimi močmi prek API – karierni splet postavi vaš IT ali vaša agencija, podatke (delovna mesta, obrazce, vire) pa vleče iz Recruitisa prek API-ja in webhookov.
Kot storitev pri nas – karierni splet izdelamo po brand manualu vašega podjetja, od prilagojene predloge do popolnoma po meri, in to praviloma v enem delovnem tednu, vključno s povezavo na referral program.
Splet od nas poleg tega vsebuje CMS (Content Management System) – prijavite se in napišete
članek, ki se takoj objavi v grafiki in postavitvi vaših kariernih strani. Podpira vse
lastne filtrirne postavke, dinamične prijavne obrazce
in dotok kandidatov v talent pool brez vezave na konkretno delovno mesto.
Glede večjezičnosti: večjezične znamo narediti vsebinske strani
kariernega spleta; posamezen oglas je vedno v enem jeziku.
Povezava ATS na HRIS in plače: kdaj se splača in kako izgleda dobra integracija #
Preden se lotite integracije ATS s HR informacijskim sistemom (HRIS), se zavejte ene stvari:
pri zaposlovanju o kandidatu vodite presenetljivo malo podatkov, ki so za HRIS zares
uporabni – ime, kontakt, na katero delovno mesto se je prijavil, pod kakšnimi pogoji in kdaj lahko nastopi delo. In tudi
ti se ne ujemajo povsem: naziv oglasa skoraj nikoli ni enak kataloškemu delovnemu mestu v HRIS.
Ta majhen nabor podatkov je zato treba postaviti na tehtnico proti stroškom in zanesljivosti
integracije. Pri preprosti predaji kandidata se integracija pogosto ne splača; pravo vrednost ima šele
pri robustnih tokovih – ko se iz HRIS naložijo odprta delovna mesta v ponudbo, se „zaklenejo"
in se celoten zapis prenese v onboarding. Samostojna tema je nato preboarding vprašalnik
in ločevanje zaposlovalnih podatkov od zaposlitvenih (GDPR).
Koliko podatkov iz zaposlovanja je pravzaprav uporabnih za HRIS? #
V procesu zaposlovanja običajno vodite ime in priimek, zasebni e-poštni naslov in telefon, na katero delovno mesto se je
kandidat prijavil, pod kakšnimi pogoji ste mu ponudili nastop dela in kdaj lahko nastopi. To je vse – in tudi to
je za HRIS uporabno le deloma.
Dober primer je naziv delovnega mesta. Oglasa „Iščemo kadrovskega sopotnika z ljubeznijo do ljudi" v
pogodbi ali v HRIS ne boste našli – tam bo kataloško delovno mesto tipa HR generalist. Količina
podatkov, ki bi jih „prepisovali" v HRIS, je torej majhna in del njih se tako ali tako mora preslikati na druge
vrednosti.
Zato to postavite kot enačbo stroškov in koristi: koliko ročnega dela integracija prihrani
v primerjavi s tem, kaj stane in kako zanesljivo bo delovala, ko jo boste potrebovali.
V večini primerov iz prakse se izkaže, da se osnovnega nabora podatkov ne splača integrirati.
Izjema so zelo odprti sistemi, ki ponujajo preprosto API integracijo – tam ima lahko smisel
tudi za nekaj polj.
Pri velikih sistemih, kot so SAP SuccessFactors, Taleo ali Workday, pa računajte s tem,
da integracija ni trivialna: vsaka implementacija HRIS je pri vsakem podjetju nekoliko drugačna,
zato je povezava vedno nekoliko projekt po meri.
Kako izgleda robustna integracija s HRIS (na primeru) #
Prava moč povezave se pokaže šele, ko integracija ne začne pri predaji gotovega kandidata, ampak
veliko prej – pri ponudbi ali celo pri zahtevku. Poglejmo to na robustnem modelu,
kakršen se uporablja na primer pri SAP SuccessFactors.
Zahtevek od vodje. Integracija se lahko začne že s tem, da se iz HRIS naložijo informacije
o delovnem mestu, ki ga je zadal vodja.
Odprti „stolčki" (to be hired). Pri izdelavi ponudbe se iz HRIS naložijo delovna mesta,
odprta za zaposlovanje – in to tudi z izgledom v prihodnost. Tipičen primer: na stolu
še nekdo sedi, a ima odpovedni rok ali odhaja na starševski dopust na določen datum; vi pa že
potrebujete dati ponudbo kandidatu, ki ima lahko sam odpovedni rok. Znati filtrirati tudi delovna mesta,
odprta recimo čez dva meseca, je tu bistveno.
Parametri iz upravljanja delovnih mest. Za vsak stolček se iz HRIS naložijo atributi –
lokacija, grade, vodja, tip zaposlitve, število mest, pogosto tudi ugodnosti.
Predizpolnitev ponudbe na strani ATS. Ti podatki se predizpolnijo v obrazec ponudbe
v ATS. Dopolnite denar in datum nastopa dela in ponudba se generira v oblikovanju podjetja.
Zaklep stolčka. Na strani HRIS se delovno mesto „zaklene", da ga ni mogoče ponuditi drugemu
kandidatu. Ne manjka niti odklep – ko kandidat ponudbo zavrne, vodja je
ne odobri ali je kandidat zavrnjen.
Prenos v onboarding. Ko ponudba uspe, se stolček skupaj s podatki prenese v
naslednjo fazo. Kandidat potem nima le imena in priimka, ampak celoten zapis, izpeljan
iz identifikatorja konkretnega delovnega mesta.
Prav ti zakotki (izgledna delovna mesta, zaklepanje, odklepanje, preslikava atributov) delajo integracijo
s HRIS zahtevno – in hkrati šele tu daje resnično vrednost.
Preboarding in zaposlitveni vprašalnik: kdaj in od kod ga poslati #
S povezavo na HRIS je povezano tudi vprašanje, kdaj kandidatu poslati zaposlitveni vprašalnik –
torej obrazec, s katerim v pripravni (preboardinški) fazi zbirate podatke za pogodbeno dokumentacijo:
natančen naslov stalnega prebivališča, številko osebne izkaznice, datum rojstva in druge podatke, potrebne
za prijavo zaposlenega in sklenitev pogodbe.
Priporočilo: če ne uporabljate specializiranega preboarding/onboarding orodja, ta vprašalnik pošiljajte
šele iz HRIS – naj obrazec podatke sproti polni neposredno v HRIS in prek dinamičnih polj vam
tam ustvari zaposlenega. Samo povezavo do vprašalnika lahko kandidatu inicializirate
tudi iz ATS („pridi, izpolni mi ta nabor podatkov").
Bistvena prednost te ločitve je pravna: zaposlovalne podatke praviloma hranite na podlagi
zakonitega interesa, medtem ko zaposlitvene podatke obdelujete že iz zakonske
podlage. To s seboj prinaša drugačne obveznosti in drugačne pravice zaposlenega – na primer ne more zahtevati
izbrisa svojih podatkov, ker nad njegovo pravico stoji zakonska obveznost hraniti podatke (država zahteva
evidenco za pokojninske in socialne namene za zakonsko določeno število let).
Tega vodnika izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kako povezavo na HRIS urejamo mi:
S SAP SuccessFactors, HR sistemom HiBob in češkim plačnim/kadrovskim programom Vema že imamo preverjeno izkušnjo s povezavo.
Povežemo se tudi na druge sisteme – na zahtevo, če imajo vmesnik za povezavo (npr. API). Vsaka integracija s HRIS je na svoj način edinstvena, zato jo urejamo individualno.
Naša integracija s SAP SuccessFactors je robustna – zna nalagati odprta in izgledna delovna mesta, njihove parametre iz upravljanja delovnih mest, predizpolniti in generirati ponudbo, zakleniti in odkleniti stolček ter prenesti celoten zapis v onboarding.
Za preboarding in onboarding imamo samostojen produkt onbee.app; zaposlitveni vprašalnik je tako mogoče poslati zunaj zaposlovalnih podatkov.
Česa zavestno ne počnemo: nismo plačni niti sistem za evidenco delovnega časa in ne vodimo kadrovske
evidence zaposlenih – te vloge opravlja HRIS/plače, mi se nanje povezujemo.
O izbiri ATS ne odloča demo, ampak vprašanja, ki jih zastavite prej. Sledi seznam, ki pokriva
ceno in pogodbo, funkcije AI in njihovo regulacijo,
odprtost sistema, podatke in varnost, proces in kandidata
– in nazadnje tudi vprašanja, ki si jih morate zastaviti znotraj lastnega podjetja.
Kakšen je licenčni model – plačujete za uporabnika ali za podjetje?
Ali dobimo popust za prvo leto? Pri SaaS poslu je legitimno zanj vprašati.
Ne pričakujte nič bistvenega, a majhen popust vam olajša začetek.
Ali si lahko vnaprej preučimo pogodbe? Želite videti, k čemu se zavezujete.
Ključni sta dve: pogodba o obdelavi osebnih podatkov (DPA – Data Protection Agreement)
in pogodba o zagotavljanju storitve.
Kakšna je izhodna strategija? Ko boste sodelovanje končali, kako bo to izgledalo
in kaj se bo zgodilo z vašimi podatki?
Ali znate prenesti podatke iz našega obstoječega sistema ali iz Excela – in koliko bo to stalo?
Nekateri ponudniki migracijo zagotavljajo v ceni licence, drugi jo zaračunavajo.
Ali je povezava z zaposlitvenimi portali v ceni ali se plačuje za vsakega posebej?
In preverite tudi pri samih portalih, ali povezave ne zaračunavajo oni –
kako se temu izogniti.
Katere dodatne funkcije v okviru AI lahko izkoristimo?
Katere od njih so predmet regulacije, katere ne – in k čemu nas zavezujejo?
Zahtevajte pregledno informacijo, ne zagotovil.
Ali znate funkcije AI popolnoma izklopiti? Tako, da jih naši kadrovniki sploh ne morejo
uporabiti, dokler si ne nastavimo lastnih pravil –
zakaj je to pomembno.
Tu je običajno največja informacijska vrzel. Ponudniki orodij AI večinoma vsi pravijo,
da so skladni. A obveznosti nosi tako ponudnik kot tisti, ki AI pri zaposlovanju
uporablja. In ne gre le za to, kje se podatki obdelujejo – torej za varne lokalne modele
ali tenante v EU. To je vprašanje GDPR.
To, kar se GDPR ne tiče, se tiče AI Act: gre za to, kaj pravzaprav AI v procesu zaposlovanja
ocenjuje in ali to ni že nekaj prepovedanega oziroma kakšne regulatorne obveznosti to prinaša.
Ali ima sistem REST API – in ga lahko vidimo? To je pomembno: veliko ponudnikov
reče, da API imajo, a ga nikoli ne boste videli.
Ali dobimo dokumentacijo za naš IT? Dajte jo svojemu IT oddelku, naj presodi,
ali zna povezati na primer karierne strani. Ali jo predajte agenciji, ki naj vam
karierni splet naredi – naj vam pripravi ponudbo in vi ocenite zahtevnost.
Ali podpirate webhooke? Ko sprašujete za API, vprašajte tudi zanje. Omogočajo preprostejše
upravljanje podatkov: sporočijo vam v trenutku, ko se nekaj zgodi.
Prednost odprtega API je, da sistem povežete z lastnim BI,
z onboarding orodjem ali s HRIS.
Ima sistem nekaj kot SLA, da kandidat v procesu zaposlovanja ne obtiči predolgo?
Ali zna avtomatizirano meriti izkušnjo kandidata, po možnosti v obliki Net Promoter Score?
Pomembna beseda je avtomatizirano.
Ne pustite se zavesti, ko vam sistem ponudi, da NPS kandidatu na koncu zaposlovanja
pošljete po e-pošti kot predlogo. To nima smisla.
Če imate decentralizirano zaposlovanje in vaš kadrovnik ne zmore pošiljati niti zavrnitvenih sporočil, NPS sploh
ne pošilja. In toliko bolj, če svojega zaposlovanja ne opravlja s srcem, ampak ga le odpravlja, ker zanj nima časa.
Zato potrebujete sistem, ki bo to počel avtomatizirano.