Kako deluje povezava ATS z zaposlitvenimi portali?

Povezava ATS z zaposlitvenimi portali deluje v dveh smereh in bistveno ju je ne zamenjevati. V prvi smeri se oglas objavi iz ATS na portale: en oglas vnesete v ATS in označite, kam naj se objavi – na MojeDelo.com, Optius.com, Zaposlitev.net in na lastne karierne strani. Temu pravimo multiposting. V drugi smeri, ki je na koncu pomembnejša, se odzivi kandidatov s teh portalov samodejno prenašajo nazaj v ATS, da se združijo na eno mesto. Prav združitev odzivov je glavni razlog, zakaj se ATS nabavi.

Kaj je sistem ATS in čemu služi?

ATS (Applicant Tracking System), angleško ATS software, je programska oprema za zaposlovanje (v slovenščini tudi sistem za sledenje kandidatom), katere glavna naloga je združiti odzive kandidatov iz različnih virov na eno mesto – z zaposlitvenih portalov, LinkedIna, kariernih strani, priporočilnega programa, kampanj na družbenih omrežjih in iz sourcinga. Šele ko so podatki na enem mestu, zna sistem zaposlovanje voditi in meriti. ATS nato popelje kandidata skozi celoten izbirni postopek, omogoči kadrovnikom in vodjem zaposlovanja sodelovanje pri ocenjevanju in razgovorih ter na koncu iz vsega tega ponudi analitiko in poročanje, po katerih je mogoče zaposlovanje izboljševati.

Katero programsko opremo za zaposlovanje izbrati za majhno kadrovsko ekipo?

Majhna kadrovska ekipa naj išče preprost ATS, ki izpolni štiri stvari: združi odzive kandidatov na eno mesto brez prepisovanja, spravi vodje zaposlovanja v sistem namesto pošiljanja življenjepisov po e-pošti, poenoti potek zaposlovanja v definiran workflow ter nadzoruje roke po GDPR in hitrost odzivov kandidatom. Ne odločajte se po številu funkcij – odločajte se po tem, ali bodo sistem res uporabljali tudi vodje. Nič zapletenega ni potrebno, je pa nujno v sistem vključiti vse uporabnike, ki sodelujejo pri zaposlovanju.

Kateri ATS izbrati za kadrovsko agencijo?

Pri kadrovski agenciji odloča velikost ekipe in način dela, ne dolžina seznama funkcij. Butična agencija z dvema do tremi kadrovniki ne potrebuje robustnega CRM za upravljanje strank – težišče njenega sistema je kakovosten ATS, usmerjen v iskanje po lastni bazi talentov in aktiven sourcing na LinkedInu. Srednje in velike agencije nasprotno skrbijo, da stroški za ATS ne rastejo nesorazmerno s številom kadrovnikov in da jim sistem da tehnološko prednost pred konkurenco. Pri vseh velikostih veljata dve stvari: povezava z LinkedInom je nujna, vključno s prenosom zgodovine pogovora s kandidatom, in sistem mora znati narediti opravljeno delo vidno tako stranki kot kandidatu.

Kateri ATS zmore več kadrovnikov in odobravanje pozicij?

Ko ima zaposlovanje več kot enega kadrovnika, odločata dve stvari. Prva je cenovni model: iščite sistem, kjer ne plačujete za vsak uporabniški račun posebej, ampak eno ceno za izbran obseg funkcij. Druga je odobravanje pozicij prek zahtevkov – torej zahtev za odprtje pozicije, iz katerih šele po odobritvi nastane oglas in se objavi na portalih. Sistemi, zgrajeni za več uporabnikov, poleg tega prinašajo SSO (enotno prijavo, ki jo danes zahteva tudi kibernetska varnost podjetja), vloge in pravice dostopa, deljeni talent pool in priporočila kandidatov iz zaposlovanj drugih kadrovnikov. Zahtevki so hkrati edini način, kako v ATS smiselno spremljati FTE – torej koliko polnih delovnih mest pravzaprav iščete.

Kateri ATS ima dobro povezavo z e-pošto in koledarjem?

Dobro povezavo prepoznate po treh stvareh. Prvič: ATS pošilja e-pošto z domenskega imena vašega podjetja, tako da kandidat prejme sporočilo enako, kot bi ga kadrovnik poslal iz Outlooka ali Gmaila. Drugič: sistem zna sinhronizirati komunikacijo s kandidatom – obstajajo trije tehnični modeli in se razlikujejo predvsem po obsegu dostopa, ki ga sistemu date do nabiralnika. Tretjič: koledar deluje v obe smeri – ATS vidi proste termine, vključno z deljenimi koledarji sodelavcev, ustvarjen razgovor pa se prepiše nazaj v Google Koledar ali Outlook, vključno s povezavo na Google Meet ali Teams. Vrhunec je nato rezervacijska povezava, s katero si kandidat sam izbere termin brez tveganja kolizije.

Katero platformo izbrati za rastoče podjetje, ki bo poenotila oglaševanje in kandidate?

Kategorija, ki jo iščete, se imenuje ATS (Applicant Tracking System) – programska oprema za zaposlovanje, ki združi kandidate iz različnih virov na eno mesto in hkrati omogoča multiposting, torej objavo enega oglasa z enega mesta na karierne strani in na več zaposlitvenih portalov. Pri rastočem podjetju poleg tega vztrajajte pri podpori sourcingu z LinkedIna in predvsem pri preglednem cenovnem modelu: izbirajte ATS, kjer se plačuje licenca za podjetje, ne za posameznega uporabnika. Sicer vas bo rast ekipe sistem kaznoval – in podjetje bo na koncu pristalo pri deljenju enega računa med več ljudmi, za kar ATS nikoli ni bil zasnovan.

Katero orodje zmore zaposlovanje in komunikacijo s kandidati?

Spet ATS (Applicant Tracking System). „Obvladati zaposlovanje“ pa ne pomeni imeti enega predpisanega postopka – pomeni, da si lasten potek zaposlovanja nastavite sami in za vsak tip pozicije drugače. Komunikacija se nato avtomatizira sama, saj vsaki fazi zaposlovanja pripišete e-poštno predlogo s spremenljivkami: nagovor v pravilnem sklonu pri slovenskih kandidatih in v osnovni obliki pri tujejezičnih, besedilo glede na spol kandidata ali dinamično dopolnjen datum dogovorjenega razgovora. Sporočila pri tem pošiljate in sinhronizirate prek Gmaila (Google Workspace) in Outlooka (Microsoft 365).

Katero orodje za zaposlovanje ima preprosto upravljanje kandidatov?

Iščite ATS, ki omogoča nastaviti lasten pogled – torej stolpce, ki jih želite videti v pregledu kandidatov – ali kanban, kjer so kandidati razvrščeni v stolpce glede na posamezne faze, v katerih se nahajajo. Sistem naj si vašo priljubljeno različico videza in pogleda zapomni in shrani. Posamezna polja v pregledu lahko prilagodite in razvrstite. Kandidate nato delite z vodji, in to najbolj udobno prek mobilne aplikacije, namenjene vodjem – to je najhitrejša pot, kako od njih pridobiti povratno informacijo in sodelovati z njimi.

GDPR pri zaposlovanju: zakoniti interes, soglasja in kako dolgo smete hraniti kandidate

Najpogostejši problem GDPR pri zaposlovanju je zamenjava zakonitega interesa in soglasja. Ko kandidat sam aktivno odgovarja na vašo pozicijo, njegove podatke shranjujete na podlagi zakonitega interesa in soglasja za to ne potrebujete – morate pa izpolniti obveznost obveščanja. Soglasje se ureja šele zunaj okvira izbirnega postopka (ko želite kandidata obdržati tudi po njem) in mora biti prostovoljno. Ključni sta dve stvari: kako dolgo smete kandidata hraniti (pri zakonitem interesu le za nujno potreben čas, pri soglasju za primeren čas, ki ga zagovarjate) in kako preprosto lahko kandidat soglasje prekliče, kar mora voditi do popolne in nepovratne anonimizacije. Ta članek ni pravni nasvet; postopek naj vam odobri lasten pravnik.

Sourcing na LinkedInu: kako ga delati pravilno (GDPR in tehnično)

Sourcing na LinkedInu ima dve ravni, ki ju je treba ločiti: pravno (GDPR) in tehnično (prenašanje profilov). Pravno gre pri sourcingu (kandidata nagovorite vi, ne on vas) najprej za pridobitev njegovega človeškega soglasja – torej odgovora na vprašanje „se strinjaš, da te vključimo v zaposlovanje za to pozicijo?“. To vam da podlago, da se oprete na zakoniti interes in izpolnite obveznost obveščanja; pri sourcingu poleg tega smiselno zaprosite kar za formalno GDPR soglasje za konkretno pozicijo. Tehnično velja, da se LinkedIn brani pred avtomatizacijami – legitimen je vtičnik, ki ga upravlja človek, a kljub temu morate nadzorovati dnevno omejitev prenesenih življenjepisov, ki jo ima sam LinkedIn. Ta članek ni pravni nasvet; vsakemu podjetju naj postopek odobri lasten pravnik.

AI pri zaposlovanju in AI Act: kaj je prepovedano, kaj je „high risk“ in čemu se izogniti

Uporaba AI pri zaposlovanju danes ima smisel – prav nad veliko količino podatkov ima lahko ogromno dodano vrednost. Ima pa dva regulatorja. Prvi je GDPR: ureja, kje ležijo podatki kandidata in kakšno upravičenje sploh imate, da jih vnašate zunaj nadzora podjetja. Drugi, in veliko pomembnejši, je AI Act: ta ureja, kaj AI v procesu zaposlovanja ocenjuje. Nekatera uporaba je izrecno prepovedana, večina uporabnih funkcij sodi v kategorijo visokega tveganja (high risk) – smete jih uporabiti, a pod konkretnimi pogoji. Nekatere stvari, običajno delo z oglasi ali poročanje nad anonimiziranimi podatki, pa v high risk praviloma ne sodijo.

Karierne strani: kakšno vsebino imeti, na kaj ne pozabiti in kaj si dobro premisliti

Karierne strani so izložba vašega employer branda. Najnatančnejša primerjava je spletna trgovina: „izdelki“ so vaša odprta delovna mesta in želite jih prodati pravim kandidatom. O uspehu ne odloča tehnologija, ampak vsebina – ta pa temelji na petih stvareh: avtentičnem opredeljevanju tega, zakaj prav pri vas (USP / EVP), preglednem seznamu delovnih mest (pri večjih podjetjih z lastnimi filtri), zajemu kandidatov tudi brez ustreznega delovnega mesta v talent pool, dobro izdelanem podrobnem prikazu oglasa (spremenljiv videz, idealno tudi plača) in čim preprostejšem prijavnem obrazcu neposredno v oglasu. In kot pri spletni trgovini velja: same strani še nikogar ne pripeljejo – potrebujejo marketing, ki nanje pripelje kandidate.

Povezava ATS na HRIS in plače: kdaj se splača in kako izgleda dobra integracija

Preden se lotite integracije ATS s HR informacijskim sistemom (HRIS), se zavejte ene stvari: pri zaposlovanju o kandidatu vodite presenetljivo malo podatkov, ki so za HRIS zares uporabni – ime, kontakt, na katero delovno mesto se je prijavil, pod kakšnimi pogoji in kdaj lahko nastopi delo. In tudi ti se ne ujemajo povsem: naziv oglasa skoraj nikoli ni enak kataloškemu delovnemu mestu v HRIS. Ta majhen nabor podatkov je zato treba postaviti na tehtnico proti stroškom in zanesljivosti integracije. Pri preprosti predaji kandidata se integracija pogosto ne splača; pravo vrednost ima šele pri robustnih tokovih – ko se iz HRIS naložijo odprta delovna mesta v ponudbo, se „zaklenejo“ in se celoten zapis prenese v onboarding. Samostojna tema je nato preboarding vprašalnik in ločevanje zaposlovalnih podatkov od zaposlitvenih (GDPR).

Program priporočil zaposlenih z integracijo v ATS: kako povečati vključenost s 5–7 % na 20–30 %?

Referral program je eden najkakovostnejših virov kandidatov. Toda način, kako ga vodi večina podjetij, je plitev: finančna nagrada šele za zaposlitev ali poskusno dobo. Vključi se le del ljudi. Pravo vprašanje je, kako vključenost povečati. Odgovor: gamifikacija, manjše nagrade in povezava z ATS.

Kako poenostaviti zavračanje kandidatov v ATS in hkrati izboljšati kandidatovo izkušnjo?

Zavračanje kandidatov je mogoče v ATS poenostaviti in v veliki meri avtomatizirati: razloge za zavrnitev povežete z modulom za avtomatska sporočila, nadzorujete SLA in izmerite zadovoljstvo. Smisel ni le prihranek časa recruiterjem, ampak predvsem to, da standard postane hitra povratna informacija kandidatom, sistem pa pripravi personalizirano zavrnitev, zato se izkušnja kandidata izboljša.

Kaj vprašati ponudnika ATS

O izbiri ATS ne odloča demo, ampak vprašanja, ki jih zastavite prej. Sledi seznam, ki pokriva ceno in pogodbo, funkcije AI in njihovo regulacijo, odprtost sistema, podatke in varnost, proces in kandidata – in nazadnje tudi vprašanja, ki si jih morate zastaviti znotraj lastnega podjetja.

Vodnik po izbiri ATS: kako izbrati sistem za zaposlovanje

Kakšen tip podjetja ste?

Določa, katere funkcije vam bo vodnik ponudil. Nerelevantne točke se glede na tip podjetja samodejno skrijejo ali zasivijo.

Manjši startup / podjetje (do 50 zaposlenih) SMB (50-500 zaposlenih) Večje podjetje / korporacija (500+) Državni / paradržavni sektor Majhna agencija (do 5 recruiterjev) Srednje velika agencija (6-15 recruiterjev) Velika agencija (16+ recruiterjev)

💡 V tej fazi odločata hitrost in kakovost komunikacije s kandidati. Karierne strani uredite po možnosti hkrati z izbiro ATS - ustvarijo prvi vtis. Kakovostne ljudi boste pogosteje dosegli s ciljnim sourcingom na LinkedInu kot s splošnim plačanim oglaševanjem. Poenostavite delo hiring managerjem, vendar naj vse informacije ostanejo v ATS, ne razpršene po e-mailu, Slacku ali Teams. Največja napaka je pošiljanje kandidatov managerjem po e-mailu.
👉 Osredotočite se predvsem na: Sinhronizacijo komunikacije · Karierne strani · LinkedIn vtičnik

💡 Ključno je znati meriti zaposlovanje, da ga lahko upravljate - česar ne merim, tega ne upravljam. Uvedite avtomatizacijo povsod, kjer je smiselna, in jasne SLA za obravnavo kandidatov. Izboljšajte sodelovanje s hiring managerji: pregledno v ATS, z jasno nalogo in rokom. Začnite graditi tudi lastno bazo talentov, ki se samodejno polni iz preteklih postopkov zaposlovanja.
👉 Osredotočite se predvsem na: Zahtevke managerjev · SLA za obravnavo · Konverzijski lijak

💡 Izberite cenovni model, ki vas ne bo omejeval s številom uporabnikov in bo pregleden. Stavite na avtomatizacijo in različne postopke zaposlovanja glede na tip delovnih mest, imejte jasen pregled nad FTE ter navzven nastopajte čim bolj profesionalno: PDF ponudbe kandidatom, merjenje NPS kandidatov in internega NPS managerjev.
👉 Osredotočite se predvsem na: FTE poročilo · PDF ponudbe kandidatom · Merjenje NPS

💡 Cilj je zagotoviti formalen potek izbirnega postopka: nastaviti ocenjevalna merila, izbirno komisijo in objektivno primerjati kandidate med posameznimi ocenjevalci. Ključna pa je povezava z dokumentnim sistemom, in to v obe smeri - uvoz kandidatov iz dokumentnega sistema v ATS ter predaja podrobnega izvoza iz zaposlovanja nazaj v zadevo. Brez tega boste uradno evidenco vodili ločeno od zaposlovanja, torej dvakrat.
👉 Osredotočite se predvsem na: Povezavo z dokumentnim sistemom · Izbirno komisijo · Merila izbire · Primerjavo po ocenjevalcih

💡 Stavite na sourcing na LinkedInu, povezan z ATS. Zgradite butično, osebno identiteto - grafični izpisi iz sistema morajo dobro prodajati vaše delo, biti usklajeni z vašo znamko in delovati profesionalno tako do klienta kot do kandidata.
👉 Osredotočite se predvsem na: LinkedIn vtičnik · Karierne strani · Deljenje s klientom

💡 Osredotočite se na kakovosten, merljiv in standardiziran proces - od enotnih izpisov za kandidate prek reportinga do predstavitve klientu.
👉 Osredotočite se predvsem na: Lastne faze procesa · E-mail predloge · Konverzijski lijak

💡 Pri velikem obsegu odločata učinkovitost in upravljanje na podlagi podatkov: avtomatizacija ponavljajočih se korakov, standardizacija med ekipami in poslovalnicami, upravljanje po SLA in konverzijskih metrikah, CRM za kliente in poštena razdelitev naročil. Uredite dostopne pravice in vloge, da podatki ostanejo pod nadzorom tudi pri veliki ekipi.
👉 Osredotočite se predvsem na: CRM za kliente · Vloge in dostopne pravice · Konverzijski lijak

Na katerem trgu in kje pridobivate kandidate?

To vpliva na izbiro virov in lokalizacijo sistema.

Lokalno Globalno

💡 Pri lokalnem zaposlovanju odloča neposredna povezava z lokalnimi zaposlitvenimi portali - MojeDelo.com, Optius.com ali Zaposlitev.net. Brez nje boste prijave kandidatov prepisovali ročno, prav temu pa se mora ATS izogniti. Druga stvar je jezik: sistem mora biti v slovenščini za recruiterje in hiring managerje - manager, ki ne razume zaslona, v sistem ne bo vstopil. Zato vprašajte tudi po lokalni podpori in pomoči v slovenščini: hitrost odgovora v maternem jeziku odloča o tem, kako hitro ekipa sprejme sistem.
👉 Osredotočite se predvsem na: Zaposlitveni portali · Multiposting · Karierne strani

💡 Pri globalnem zaposlovanju se težišče premakne drugam. Potrebujete večjezično komunikacijo s kandidati, najpogosteje v angleščini, in možnost preklopa jezika sistema. Računajte tudi na časovne pasove in možnost načrtovanja časa pošiljanja sporočil v posameznih fazah zaposlovanja. Glavna vira globalnega zaposlovanja sta običajno LinkedIn in Indeed.
👉 Osredotočite se predvsem na: Predloge za različne jezike · Načrtovano pošiljanje · LinkedIn vtičnik

Kako velika je vaša ekipa?

Vnesite števila - vplivajo na zahteve glede vlog, dostopov in odobritev.

Število recruiterjev

Število hiring managerjev

💡 Pri vaši velikosti se že splača izogniti ATS, ki zaračunava vsakega uporabnika. Ugodnejša je ena licenca za podjetje z neomejenim številom uporabnikov: strošek je predvidljiv in ne bo vam treba tehtati, ali se splača dodati še enega recruiterja ali managerja. Sistem, v katerega ne vključite vseh sodelujočih ljudi, ne izpolnjuje več svojega namena - to obravnavamo v delu platforma za rastoče podjetje.
👉 Osredotočite se predvsem na: Vloge in dostopne pravice · SSO · Pogledi za managerje

Kateri tip delovnih mest najpogosteje iščete?

To vpliva na vire kandidatov in poudarek na posameznih funkcijah.

Modri ovratniki (delavska delovna mesta) Beli ovratniki Visoko strokovna delovna mesta Tehnična delovna mesta Mešanica vsega

💡 Pri delavskih delovnih mestih odloča hitrost kontakta. Preverite, da ATS zna pošiljati SMS neposredno iz sistema - in po možnosti z mobilne številke konkretnega recruiterja, ne iz anonimnega SMS prehoda. Kandidat lahko nato takoj pokliče nazaj ali odgovori človeku, ki mu je pisal. Pri SMS prehodu to ni mogoče.
👉 Osredotočite se predvsem na: Pošiljanje SMS iz ATS · Knock-out vprašanja · Množična dejanja

💡 Pri belih ovratnikih se najbolj izplačajo lastne karierne strani in zaposlitveni marketing, usmerjen prav nanje. V razmerju cena/učinek je to praviloma najboljši način pridobivanja kandidatov.
👉 Osredotočite se predvsem na: Karierne strani · Pregled virov prijav · Lastna filtrirna polja

💡 Pri strokovnih in tehničnih delovnih mestih oglas večinoma ne zadošča - te ljudi morate aktivno poiskati. Zato je ključna integracija z LinkedInom kot glavnim mestom za sourcing, po potrebi pa tudi povezava s specializiranimi zaposlitvenimi portali. Pri sourcingu vztrajajte, da ATS zna kandidata prenesti neposredno v sistem brez prepisovanja podatkov. Sicer boste več časa porabili za administracijo kot za iskanje.
👉 Osredotočite se predvsem na: Vtičnik za LinkedIn · AI sourcing na LinkedInu · Zaposlitveni portali

Zakaj potrebujete ATS? Kaj želite z njim rešiti?

Označite vse relevantno in razvrstite po pomembnosti.

💡 Na kaj se osredotočiti: Vaš glavni „zakaj“ mora usmerjati izbor must-have funkcij. Če je cilj znebiti se Excela, je prioriteta preprosta evidenca in pipeline; če boljši reporting, preverite poročevalske funkcije še pred podpisom pogodbe.

Združiti prijave na enem mestu nerelevantno za agencije

Znebiti se Excela nerelevantno za agencije

Izboljšati komunikacijo z managerji nerelevantno za agencije

Nastaviti sistem in komunikacijo nerelevantno za agencije

Boljši reporting nerelevantno za agencije

Povečati učinkovitost zaposlovanja nerelevantno za agencije

💡 Združevanje prijav stoji in pade z avtomatizacijo prenosa podatkov. Vztrajajte, da se kandidati v ATS nalagajo avtomatizirano - z zaposlitvenih portalov in kariernih strani - brez ročnega prepisovanja. Pri LinkedInu to običajno opravi brskalniški vtičnik. Če podatke v sistem prepisujete ročno, ste problem samo prestavili, ne rešili.
👉 Osredotočite se predvsem na: Zaposlitveni portali · Vtičnik za LinkedIn · Zaznavanje dvojnikov

💡 Odhod od Excela ni stvar tabele, temveč treh stvari. (1) Nastavite GDPR pravila za izbris in obdobje hrambe kandidatov - naj jih spremlja sistem, ne človeški spomin. (2) Takoj prenehajte uporabljati Outlook ali e-mail na splošno kot orodje za deljenje kandidatov znotraj podjetja (zakaj). (3) Preverite, da ATS zna uvoziti vaše obstoječe kandidate iz Excela, da ne začnete s prazno bazo. Bonus v primerjavi s tabelo: v ATS nastavite različne postopke zaposlovanja za različne tipe delovnih mest.
👉 Osredotočite se predvsem na: Množični uvoz kandidatov · Samodejna anonimizacija · Lastne faze procesa

💡 Odločilno je, ali bodo ATS sprejeli tudi managerji. Biti mora dovolj preprost, da ga odprejo brez usposabljanja, hkrati pa mora zajeti zapiske in izide razgovorov, ki jih mora HR evidentirati. Velika prednost je lastna mobilna aplikacija za managerje - povratno informacijo dobite v minutah, ne v dneh.
Druga plast je merjenje. Pri decentraliziranem zaposlovanju (poslovalnice, retail) hiring manager ni prisoten pri razgovorih. Sistem mu mora zato pokazati, kateri managerji slabšajo candidate experience in kateri jo izboljšujejo - saj prav oni oblikujejo vašo znamko delodajalca na trgu dela.
👉 Osredotočite se predvsem na: Pogledi za managerje · Mobilna aplikacija · Merjenje NPS

💡 Standardna poročila vam bodo prej ali slej nehala zadoščati. Zato vprašajte po možnosti izdelave lastnega poročila po svojih potrebah in po AI za analizo podatkov zaposlovanja - torej po chatbotu, ki ga lahko o številkah vprašate v naravnem jeziku. Pri AI pa preverite, kje podatki ležijo in kdo ima dostop do njih - o podatkih zaposlovanja morate biti sposobni govoriti varno.
👉 Osredotočite se predvsem na: Izdelava lastnega poročila · AI chatbot nad reportingom · Izvoz v CSV / BI

💡 Povečanje učinkovitosti zaposlovanja pomeni avtomatizirati vse, kar se ponavlja: samodejne naloge in dejanja, sprožena v trenutku, ko kandidat vstopi v določeno fazo, predloge, vezane na faze, spremljanje SLA.
Ali pa uporabo AI - vendar previdno glede na AI Act, ki sisteme, uporabljene za zaposlovanje in izbiro kandidatov, v EU uvršča med visoko tvegane.
👉 Osredotočite se predvsem na: Predloge za faze zaposlovanja · SLA za obravnavo · Skoring kandidatov

Katere funkcije so za vas ključne?

Pri vsaki funkciji izberite must-have, nice-to-have ali not-relevant. V specifikacijo za dobavitelje se prenesejo samo must-have in nice-to-have.

a) Uporabniška prijaznost

KanbanPrikaz kandidatov kot kartic v stolpcih glede na fazo zaposlovanja. Koristno je, ko želite hitro videti, kje se kdo nahaja.

nerelevantno za agencije

Vrstični seznam kandidatovPregled kandidatov v tabeli po vrsticah z možnostjo razvrščanja in filtriranja. Uporabno je pri delu z velikim številom kandidatov.

nerelevantno za agencije

Nastavljive lastne faze procesaMožnost določanja lastnih korakov postopka zaposlovanja glede na to, kako podjetje dejansko izbira. Zahtevajte jo, če imate specifičen potek izbire.

nerelevantno za agencije

Nastavljivi pogledi z lastnimi podatki o kandidatihShranjeni pogledi, v katerih sami izberete, kateri podatki o kandidatih se prikazujejo. Koristno pri različnih tipih delovnih mest ali vlog.

nerelevantno za agencije

Poenostavljeni pogledi in strani za managerjePoenostavljeni zasloni za managerje brez nepotrebnih funkcij in podatkov. Uporabno je, ko managerji v sistemu ne delajo vsak dan.

nerelevantno za agencije

Deljeni pogledi za zunanje partnerje (agencija / klient)Pogled, ki ga je mogoče deliti z zunanjimi partnerji, na primer z agencijo ali klientom. Zahtevajte ga, če sodelujete z nekom zunaj podjetja.

nerelevantno za agencije

Nastavljive tabele in pogledi za reportingNastavljive tabele in pregledi za reporting in analizo podatkov. Koristno je, ko morate podatke različno združevati.

nerelevantno za agencije

Primerjava kandidatov za delovno mestoPostavitev več kandidatov za eno delovno mesto drug ob drugega za lažjo primerjavo. Uporabno pri končni odločitvi.

nerelevantno za agencije

b) Funkcije na kartici kandidata

ZapiskiZapiski k posameznim kandidatom neposredno na njihovi kartici. Namenjeni so beleženju vtisov in informacij iz izbire.

nerelevantno za agencije

NalogeNaloge, vezane na kandidata, z možnostjo dodelitve in roka. Koristno, da vam iz zaposlovanja nič ne uide.

nerelevantno za agencije

Datum razgovoraEvidenca datuma in časa razgovora neposredno na kartici kandidata. Pomaga ohraniti pregled nad načrtovanimi sestanki.

nerelevantno za agencije

Kontrolni seznamiSeznami korakov, ki jih je treba pri kandidatu izpolniti. Uporabno za standardizacijo in preverjanje celovitosti procesa.

nerelevantno za agencije

Zgodovina dejanjKronološki zapis vseh dejanj in sprememb pri kandidatu. Koristno pri iskanju, kdo je kdaj kaj naredil.

nerelevantno za agencije

Zapis z razgovoraShranjevanje zapisa ali zapisnika z razgovora h kartici kandidata. Namenjeno je poznejšemu priklicu poteka.

nerelevantno za agencije

Ocenjevalna karticaStrukturirano ocenjevanje kandidata po vnaprej določenih merilih. Koristno za objektivnejše in primerljivo presojanje.

nerelevantno za agencije

Interni vprašalnik (delita si ga recruiter in manager)Interni vprašalnik, ki si ga pri kandidatu delita recruiter in manager. Namenjen je skupnemu zbiranju ocen.

nerelevantno za agencije

Zunanji vprašalnik za kandidataVprašalnik, ki ga izpolni sam kandidat, na primer dodatna vprašanja. Uporabno za zbiranje informacij brez ročnega prepisovanja.

nerelevantno za agencije

Generiranje in odobritev ponudbe za zaposlitev kandidatuUstvarjanje ponudbe za zaposlitev kandidatu, vključno z odobritvijo. Koristno, ko mora ponudbo odobriti več ljudi.

nerelevantno za agencije

c) Delo z managerji

Zahtevki - prošnje za odprtje delovnega mestaZahtevek, s katerim manager zaprosi za odprtje novega delovnega mesta. Zahtevajte ga, če zaposlovanje sproži poslovna potreba.

nerelevantno za agencije

Naloge za managerje z nastavitvijo rokovNaloge, dodeljene managerjem, z možnostjo nastavitve roka. Uporabno, da managerji pravočasno opravijo korake zaposlovanja.

nerelevantno za agencije

Dashboard z nalogamiPregledni zaslon, kjer manager vidi svoje naloge in obveznosti. Koristno za enostavno orientacijo managerja.

nerelevantno za agencije

Mobilna aplikacija za managerjeMobilna aplikacija, ki managerjem omogoča delo z zaposlovanjem iz telefona. Uporabno za managerje zunaj pisarne.

nerelevantno za agencije

Ocenjevanje kandidatov s palci / zvezdicamiHitro ocenjevanje kandidatov s palcem ali zvezdicami. Koristno za preprosto povratno informacijo managerjev.

nerelevantno za agencije

Polje za zapis izida razgovoraPolje, kamor manager vpiše rezultat in sklep razgovora. Namenjeno je zajemu odločitve neposredno v sistemu.

nerelevantno za agencije

Ocenjevalna merila za posamezne kroge razgovoraDoločena ocenjevalna merila za posamezne kroge razgovora. Koristno za primerljivo in strukturirano ocenjevanje.

nerelevantno za agencije

Deljenje samo izbranih kandidatov za delovno mestoDeljenje samo izbranih kandidatov za delovno mesto z managerjem. Uporabno, ko manager ne sme videti vseh kandidatov.

nerelevantno za agencije

Deljenje celotnega delovnega mesta z vsemi kandidatiDeljenje celotnega delovnega mesta z vsemi kandidati z managerjem. Koristno, ko mora imeti manager popoln pregled.

nerelevantno za agencije

Predloga za izbor (predloga vprašanj za razgovor managerja)Predloga vprašanj za razgovor, po kateri manager vodi izbor. Pomaga poenotiti potek razgovorov med managerji.

nerelevantno za agencije

Nastavitev obvestil za managerjaNastavitev, katera obvestila manager prejema in kdaj. Koristno, da managerji niso preobremenjeni ali premalo obveščeni.

nerelevantno za agencije

Merjenje internega NPS managerjevMerjenje zadovoljstva managerjev z zaposlovanjem v obliki internega NPS. Uporabno za izboljšanje sodelovanja s hiring managerji.

nerelevantno za agencije

Predhodna zavrnitev kandidata s strani managerjaMožnost, da manager kandidata predhodno zavrne pred nadaljnjim postopkom. Pospeši razvrščanje kandidatov.

nerelevantno za agencije

Samodejni opomniki managerjem za nerešene nalogeSamodejni opomniki managerjem za nerešene naloge. Koristno, da se zaposlovanje ne zadržuje zaradi managerjev.

nerelevantno za agencije

d) Delo z oglasom / delovnim mestom

Multiposting (z enim klikom na več portalov in na vaše karierne strani)Objava oglasa z enim klikom na več portalov in na karierne strani. Prihrani čas pri razpisovanju delovnih mest.

nerelevantno za agencije

Predloge besedil delovnih mest / oglasovVnaprej pripravljene predloge besedil delovnih mest in oglasov. Koristno za hitrejše in enotno ustvarjanje oglasov.

nerelevantno za agencije

Odobritev odprtja delovnih mestPostopek odobritve pred odprtjem in objavo delovnega mesta. Zahtevajte ga, če mora odprtje delovnega mesta nekdo odobriti.

nerelevantno za agencije

Predlog besedila od AIPredlog besedila oglasa, ki ga ustvari umetna inteligenca. Pomaga pri hitrejšem pisanju ponudbe.

nerelevantno za agencije

Analiza konkurenčnosti od AIAI ocena, kako konkurenčen je oglas glede na trg. Koristno za povečanje števila prijav.

nerelevantno za agencije

Povezava z referral programom in upravljanjem nagradPovezava delovnega mesta z referral programom in upravljanjem nagrad za priporočila. Uporabno, ko zaposlujete prek zaposlenih.

nerelevantno za agencije

Lastna filtrirna polja (področja, divizije, entitete, klienti) za karierne straniLastna filtrirna polja (področja, divizije, entitete, klienti) za karierne strani. Koristno pri velikem številu delovnih mest.

nerelevantno za agencije

Določanje prioritet za delovna mestaOznačitev prioritete posameznih delovnih mest. Pomaga recruiterjem, da se najprej osredotočijo na najpomembnejše.

nerelevantno za agencije

Pregled delovnih mest s številom kandidatov v posameznih fazah zaposlovanjaPregled delovnih mest s številom kandidatov v posameznih fazah zaposlovanja. Koristno za hiter vpogled v stanje vseh postopkov.

nerelevantno za agencije

Prescreening (knock-out) vprašanja v prijavnem obrazcuIzločitvena (knock-out) vprašanja v prijavnem obrazcu. Samodejno odfiltrirajo kandidate, ki ne izpolnjujejo osnovnih pogojev.

nerelevantno za agencije

e) Delo s koledarjem

Povezava z Google koledarjemPovezava sistema z Google koledarjem. Koristno, da se razgovori prikažejo tam, kjer jih običajno imate.

nerelevantno za agencije

Povezava z MS Outlook koledarjemPovezava sistema s koledarjem MS Outlook. Koristno, da se razgovori prikažejo tam, kjer jih običajno imate.

nerelevantno za agencije

Pri načrtovanju razgovora videti razpoložljivost prostih terminovPri načrtovanju razgovora vidite proste termine udeležencev. Preprečuje prekrivanja in pospeši dogovor.

nerelevantno za agencije

Vpis termina neposredno iz ATS v koledarSamodejni vpis dogovorjenega termina iz ATS neposredno v koledar. Prihrani ročno prepisovanje.

nerelevantno za agencije

Podpora online razgovorom (generiranje povezave Google Meet / Teams)Podpora online razgovorom s samodejnim ustvarjanjem povezave na Google Meet ali Teams. Poenostavi razgovore na daljavo.

nerelevantno za agencije

Rezervacijske povezave, ki kandidatom ponujajo prost terminRezervacijska povezava, prek katere si kandidat sam izbere prost termin. Koristno za odpravo dolgotrajnega usklajevanja.

nerelevantno za agencije

Rezervacijske povezave s povezavo več zunanjih koledarjevRezervacijske povezave, povezane z več zunanjimi koledarji hkrati. Uporabno, ko se termini spremljajo med več ljudmi.

nerelevantno za agencije

Rezervacijske povezave z multi-sloti (en termin za več kandidatov, npr. AC)Rezervacijske povezave z množičnimi sloti, kjer en termin deli več kandidatov. Uporabno za assessment centre.

nerelevantno za agencije

f) Komunikacija

Povezava z vašim e-mailom (pošiljanje v domenskem imenu podjetja)Povezava s službenim e-mailom s pošiljanjem iz vaše domene. Koristno za bolj verodostojno komunikacijo s kandidati.

nerelevantno za agencije

Sinhronizacija komunikacije (odhodna in dohodna sporočila s kandidatom)Sinhronizacija odhodnih in dohodnih sporočil s kandidatom v sistem. Vso komunikacijo ohranja na enem mestu.

nerelevantno za agencije

Uvoz sporočil iz LinkedIna (pri dodajanju kandidata iz LinkedIna)Uvoz zgodovine sporočil iz LinkedIna pri dodajanju kandidata. Uporabno za ohranitev konteksta prejšnje komunikacije.

nerelevantno za agencije

E-mail predlogeVnaprej pripravljene e-mail predloge za ponavljajoče se situacije. Koristno za hitrejšo in enotno komunikacijo.

nerelevantno za agencije

E-mail predloge za različne jezikeE-mail predloge v več jezikovnih različicah. Uporabno pri zaposlovanju v tujejezičnem okolju.

nerelevantno za agencije

E-mail predloge za konkretne faze zaposlovanjaE-mail predloge, vezane na konkretne faze zaposlovanja. Olajšajo pošiljanje pravega sporočila v pravem trenutku.

nerelevantno za agencije

E-mail predloge s spremenljivkami (nagovor, spol, datum razgovora...)Predloge s spremenljivkami, ki se samodejno dopolnijo (nagovor, datum razgovora). Koristno za personalizacijo brez ročnega dela.

nerelevantno za agencije

Pošiljanje SMS kandidatom neposredno iz ATSPošiljanje SMS kandidatom neposredno iz sistema. Uporabno za hitro opominjanje ali nujna sporočila.

nerelevantno za agencije

AI predlog e-mail odgovoraAI predlog besedila e-mail odgovora kandidatu. Pospeši odziv na običajna vprašanja.

nerelevantno za agencije

Identifikacija / evidenca klicatelja (caller ID)Identifikacija in evidenca kličočega kandidata (caller ID). Pomaga prepoznati, kdo kliče, in povezati klic s kartico.

nerelevantno za agencije

Načrtovano pošiljanje sporočila (glede na časovni pas kandidata)Pošiljanje e-maila ob načrtovanem času, na primer glede na časovni pas kandidata. Koristno pri zaposlovanju med državami.

nerelevantno za agencije

g) Drugo

Referral program: nastavljanje nagradNastavljanje nagrad v okviru referral (priporočilnega) programa. Zahtevajte, če zaposlene nagrajujete za priporočila.

nerelevantno za agencije

Referral program: mobilna aplikacija za zaposlene (pregled nagrad, priporočil in njihovih rezultatov)Mobilna aplikacija za zaposlene s pregledom priporočil, nagrad in njihovih rezultatov. Spodbuja vključenost v referral program.

nerelevantno za agencije

SLA - kritični časi za obravnavo kandidatov v posameznih fazahSpremljanje kritičnih časov za obravnavo kandidatov v posameznih fazah (SLA). Koristno za hitrost in poštenost zaposlovanja.

nerelevantno za agencije

Nastavitev razlogov za zavrnitevNastavitev standardnih razlogov za zavrnitev kandidatov. Omogoča spremljanje, zakaj ljudje niso uspeli.

nerelevantno za agencije

Mobilna aplikacijaMobilna aplikacija za delo z zaposlovanjem iz telefona. Uporabno za delo zunaj računalnika.

nerelevantno za agencije

Aplikacija za tablicoAplikacija, optimizirana za tablico. Uporabno na primer pri razgovorih ali zaposlitvenih dogodkih.

nerelevantno za agencije

Povezava za ustvarjanje kandidata z dogodka (sejem, univerza, meetup...)Povezava za hitro ustvarjanje kandidata z dogodka, kot je sejem ali univerza. Olajša zbiranje kontaktov na kraju samem.

nerelevantno za agencije

Zunanje deljenje kandidatov z agencijo / zunanjimi sodelavciZunanje deljenje kandidatov z agencijo ali zunanjimi sodelavci. Uporabno pri sodelovanju zunaj interne ekipe.

nerelevantno za agencije

Agencijski portal - nalaganje kandidatov od agencijePortal, prek katerega agencija nalaga svoje kandidate v sistem. Koristno pri sodelovanju z več dobavitelji.

nerelevantno za agencije

Ustvarjanje lastnega prijavnega obrazcaUstvarjanje lastnega prijavnega obrazca za kandidate. Omogoča zbiranje točno tistih podatkov, ki jih potrebujete.

nerelevantno za agencije

Podpora internemu zaposlovanjuPodpora internemu zaposlovanju med obstoječimi zaposlenimi. Uporabno za zapolnjevanje delovnih mest iz lastnih vrst.

nerelevantno za agencije

Fulltext iskanje po CV kandidatovFulltext iskanje po vsebini življenjepisov kandidatov. Koristno za hitro iskanje ljudi po ključnih besedah.

nerelevantno za agencije

Ustvarjanje „micro-poolov“ kandidatov v talent pooluUstvarjanje manjših skupin (micro-poolov) kandidatov v talent poolu. Pomaga ohraniti ožje sezname za konkretne potrebe.

nerelevantno za agencije

Označitev kandidatov kot Blacklist / SupertalentOznačevanje kandidatov kot Blacklist ali nasprotno Supertalent. Pomaga hitro ločiti neustrezne in izjemno zanimive ljudi.

nerelevantno za agencije

Preklop jezika ATS v angleščinoPreklop vmesnika sistema v angleščino. Uporabno za mednarodne ekipe in tuje uporabnike.

nerelevantno za agencije

Zaznavanje in združevanje podvojenih kandidatovZaznavanje in združevanje podvojenih zapisov kandidatov. Ohranja bazo čisto in brez podvajanja.

nerelevantno za agencije

Množična dejanja nad kandidati (e-maili, sprememba faze, oznake)Množična dejanja nad več kandidati hkrati (e-maili, sprememba faze, oznake). Prihrani čas pri delu z velikimi skupinami.

nerelevantno za agencije

Množični uvoz kandidatov (iz CV datotek)Množični uvoz kandidatov iz CV datotek. Koristno pri prehodu iz starejšega sistema ali velikih baz.

nerelevantno za agencije

h) Integracije

Azure SSOPrijava prek službenih računov Microsoft Azure (SSO). Poenostavi in zavaruje prijavo uporabnikov.

nerelevantno za agencije

SSO (splošno)Enotna prijava (SSO) prek službene identitete. Koristno za udobje uporabnikov in centralno upravljanje dostopov.

nerelevantno za agencije

Google SSOPrijava prek službenih Google računov (SSO). Poenostavi in zavaruje prijavo uporabnikov.

nerelevantno za agencije

SlackPovezava s Slackom za notifikacije in opozorila. Uporabno, ko ekipa komunikacijo vodi v Slacku.

nerelevantno za agencije

E-mail povezava (pošiljanje v domenskem imenu)Povezava z e-mailom s pošiljanjem iz vaše službene domene. Koristno za bolj verodostojno komunikacijo.

nerelevantno za agencije

Vtičnik za nalaganje kandidatov iz LinkedInaDodatek za brskalnik za nalaganje kandidata neposredno iz LinkedIna. Pospeši sourcing in ustvarjanje profilov.

nerelevantno za agencije

Vtičnik za nalaganje kandidatov iz GmailaDodatek za nalaganje kandidata neposredno iz Gmaila. Olajša evidenco kandidatov, ki pišejo po e-mailu.

nerelevantno za agencije

Vtičnik za nalaganje kandidatov iz OutlookaDodatek za nalaganje kandidata neposredno iz Outlooka. Olajša evidenco kandidatov, ki pišejo po e-mailu.

nerelevantno za agencije

SAP SuccessFactorsIntegracija s SAP SuccessFactors. Uporabno, ko podjetje uporablja ta HR sistem.

nerelevantno za agencije

OnboardingPovezava z onboarding sistemom za predajo sprejetih kandidatov. Zagotavlja gladek prehod iz zaposlovanja v nastop dela.

nerelevantno za agencije

HRISMožnost povezave s kadrovskim (HRIS) sistemom. Vsako podjetje ima drugačen HRIS, zato preverite, ali ATS podpira povezavo prav z vašim. Koristno za povezavo zaposlovanja z evidenco zaposlenih.

nerelevantno za agencije

API vmesnikProgramski vmesnik (API) za lastne integracije. Zahtevajte, če morate podatke povezati z drugimi sistemi.

nerelevantno za agencije

Karierne straniPovezava s kariernimi stranmi za objavo delovnih mest in zbiranje prijav. Osnova za sprejem kandidatov z lastnega spleta.

nerelevantno za agencije

Zaposlitveni portaliPovezava z zaposlitvenimi portali za objavljanje oglasov. Koristno za širši doseg ponudb.

nerelevantno za agencije

Zapier (no-code povezava z drugimi orodji)Povezava prek Zapierja za no-code povezovanje z drugimi orodji. Uporabno za avtomatizacije brez programiranja.

nerelevantno za agencije

Webhooki (odhodni dogodki za lastne integracije)Webhooki, ki pošiljajo dogodke iz ATS v vaše lastne sisteme ali orodja tretjih strani. Omogočajo odziv na dogajanje v ATS v realnem času. Primer: v postopku zaposlovanja želite povezati orodje tretje strani (video screening, AI testiranje, background check). Webhook v trenutku, ko kandidat pride v določeno fazo zaposlovanja, temu orodju samodejno pošlje signal „obdelaj tega kandidata“ - uporabniku tega ni treba posebej sprožiti s posebnim dejanjem, naveže se na običajno fazo zaposlovanja.

nerelevantno za agencije

i) Reporting

Pregled virov prijavPregled, iz katerih virov se kandidati prijavljajo. Koristno za odločanje, kam vlagati v oglaševanje.

nerelevantno za agencije

Pregled kandidatov v posameznih fazahPregled števila kandidatov v posameznih fazah zaposlovanja. Kaže, kje se izbor kopiči ali zatika.

nerelevantno za agencije

FTE poročilo (koliko trenutno iščemo vs. sprejetih)FTE poročilo, ki primerja, koliko ljudi trenutno iščete in koliko jih je že sprejetih. Pomaga načrtovati kapaciteto.

nerelevantno za agencije

Pregled odprtih / zaprtih delovnih mestPregled odprtih in zaprtih delovnih mest. Koristno za hiter vpogled v stanje portfelja zaposlovanja.

nerelevantno za agencije

Time to hire (od prijave kandidata do sprejema ponudbe)Time to hire - čas od prijave kandidata do sprejema ponudbe. Kaže, kako hitro poteka zaposlovanje.

nerelevantno za agencije

Time to fill (od zahtevka / odprtja delovnega mesta do sprejema ali zaprtja)Time to fill - čas od odprtja delovnega mesta do njegove zapolnitve ali zaprtja. Meri skupno hitrost zapolnjevanja.

nerelevantno za agencije

Avtomatizirano merjenje NPS (candidate experience)Avtomatizirano merjenje zadovoljstva kandidatov (candidate experience) v obliki NPS. Koristno za izboljševanje izkušnje kandidatov.

nerelevantno za agencije

Izdelava lastnega poročilaIzdelava lastnih poročil po potrebi. Uporabno, ko standardni pregledi ne zadoščajo.

nerelevantno za agencije

AI chatbot nad reportingomAI chatbot, ki mu zastavljate vprašanja o podatkih reportinga. Omogoča pridobivanje odgovorov brez ročnega sestavljanja poročil.

nerelevantno za agencije

Pregled sprejetih kandidatovPregled sprejetih kandidatov. Namenjen je evidenci in ocenjevanju uspešnih zaposlitev.

nerelevantno za agencije

Razlogi za zavrnitev kandidatovPregled razlogov za zavrnitev kandidatov. Pomaga razumeti, zakaj kandidati odpadejo.

nerelevantno za agencije

Konverzijski lijak zaposlovanja (razmerja med fazami)Konverzijski lijak zaposlovanja z razmerji med fazami. Razkrije, kje v izboru izgubljate največ kandidatov.

nerelevantno za agencije

Izvoz podatkov v CSV / BIIzvoz podatkov v CSV ali BI orodja. Koristno za lastne analize zunaj sistema.

nerelevantno za agencije

j) AI za zaposlovanje

Priporočila kandidatov za novo odprto delovno mestoAI priporočila ustreznih kandidatov za novo odprto delovno mesto. Prihrani čas pri iskanju v obstoječi bazi.

nerelevantno za agencije

Pomoč pri izbiri med kandidatiAI pomoč pri izbiri in primerjavi kandidatov. Podpira odločanje brez nadomeščanja človeške presoje.

nerelevantno za agencije

Prepis online razgovora - ustvarjanje zapiskovAI prepis online razgovora in ustvarjanje zapiskov. Koristno, da se med razgovorom osredotočite na kandidata.

nerelevantno za agencije

Analiza kandidata (ustreznost, vprašanja za razgovor)AI analiza kandidata, vključno z ustreznostjo in predlogom vprašanj za razgovor. Pomaga pri pripravi na razgovor.

nerelevantno za agencije

Reporting chatbotChatbot za vprašanja o reportingu in podatkih zaposlovanja. Omogoča pridobivanje številk v naravnem jeziku.

nerelevantno za agencije

Analiza konkurenčnosti oglasaAI analiza konkurenčnosti oglasa glede na trg. Koristno za povečanje števila prijav.

nerelevantno za agencije

AI zunanji sourcing na LinkedInuAI iskanje kandidatov na LinkedInu (zunanji sourcing). Uporabno za nagovarjanje pasivnih kandidatov.

nerelevantno za agencije

AI predlogi personaliziranih odgovorov kandidatomAI predlog personaliziranih odgovorov kandidatom. Pospeši komunikacijo in ohranja oseben ton.

nerelevantno za agencije

Skoring kandidatovSamodejno AI ocenjevanje kandidatov s skorom. Pomaga pri začetnem razvrščanju večjega števila kandidatov.

nerelevantno za agencije

AI iskanje kandidatov v talent pooluAI iskanje ustreznih kandidatov v vaši bazi (talent poolu). Koristno za ponovno uporabo prejšnjih kandidatov.

nerelevantno za agencije

AI parsanje / izluščenje podatkov iz CVAI izluščenje podatkov iz življenjepisa v strukturirana polja. Prihrani ročno prepisovanje podatkov iz CV.

nerelevantno za agencije

Zaznavanje AI vsebine v CVZaznavanje vsebine, ustvarjene z umetno inteligenco, v življenjepisu. Pomaga presoditi pristnost in avtorstvo CV.

nerelevantno za agencije

AI prevod oglasa v druge jezikeAI prevod oglasa v druge jezike. Uporabno za zaposlovanje med državami.

nerelevantno za agencije

Prescreening voice bot (telefonski AI predizbor)Telefonski AI glasovni bot za prescreening kandidatov. Opravi začetni predizbor brez vključitve recruiterja.

nerelevantno za agencije

AI analiza trga dela in plačAI analiza trga dela in plač. Koristno pri nastavljanju ponudb in plačnih razponov.

nerelevantno za agencije

GDPR skladnost (hramba v EU in tehnične zahteve za DPA)Skladnost z GDPR, vključno s hrambo v EU in tehničnimi pogoji za pogodbo o obdelavi. Osnova za zakonito obdelavo podatkov kandidatov.

nerelevantno za agencije

Spremljanje rokov za shranjevanje v talent poolSpremljanje rokov soglasij za shranjevanje kandidatov v talent pool. Pomaga spoštovati zakonske roke.

nerelevantno za agencije

Samodejno opozorilo pred potekom soglasjaSamodejno opozorilo pred potekom soglasja kandidata. Koristno, da soglasje pravočasno obnovite ali podatke izbrišete.

nerelevantno za agencije

Samodejna anonimizacijaSamodejna anonimizacija podatkov kandidatov po poteku roka. Zagotavlja, da se osebni podatki ne hranijo dlje, kot je potrebno.

nerelevantno za agencije

Ohranitev zapiskov in analitičnih informacij tudi po anonimizacijiOhranitev zapiskov in analitičnih podatkov tudi po anonimizaciji osebnih podatkov. Omogoča reporting brez hrambe osebnih podatkov.

nerelevantno za agencije

Možnost nastavitve lastne dolžine soglasjaMožnost nastavitve lastne dolžine veljavnosti soglasja. Uporabno za prilagoditev internim pravilom.

nerelevantno za agencije

Spremljanje primernega trajanja „zakonitega interesa“ za hrambo podatkov kandidata za delovno mestoSpremljanje primerne dolžine hrambe podatkov kandidata za delovno mesto na podlagi zakonitega interesa. Pomaga ohranjati skladnost z GDPR.

nerelevantno za agencije

l) Varnost in dostopne pravice

Vloge in upravljanje dostopnih pravic uporabnikovVloge in upravljanje dostopnih pravic uporabnikov. Določa, kdo vidi in sme spreminjati katere podatke.

nerelevantno za agencije

Dvofaktorsko preverjanje (2FA)Dvofaktorsko preverjanje (2FA) ob prijavi. Povečuje zaščito računov pred zlorabo.

nerelevantno za agencije

Revizijski dnevnik (kdo, kaj in kdaj je izvedel)Revizijski dnevnik, ki beleži, kdo je kaj in kdaj izvedel. Koristno za sledljivost in varnostni nadzor.

nerelevantno za agencije

Šifriranje podatkovŠifriranje podatkov pri prenosu in hrambi. Varuje občutljive podatke kandidatov.

nerelevantno za agencije

m) Za kadrovske agencije

Pregled priporočenih kandidatovPregled kandidatov, priporočenih klientu. Agenciji olajša spremljanje predstavljenih kandidatov.

nerelevantno za agencije

Filtriranje delovnih mest in kandidatov po klientuFiltriranje delovnih mest in kandidatov po klientu. Koristno pri vzporednem delu za več strank.

nerelevantno za agencije

Izvoz o zaposlovanju (skupno število kandidatov, razgovorov itd.)Izvoz podatkov o zaposlovanju, kot je število kandidatov in razgovorov. Namenjen je reportingu klientu.

nerelevantno za agencije

CRM za kliente, leade, pogodbe in fakturiranjeCRM za upravljanje klientov, leadov, pogodb in fakturiranja. Povezuje zaposlovanje s prodajno agendo agencije.

nerelevantno za agencije

Zunanje deljenje kandidatov in interakcija z njimi skupaj s klientomZunanje deljenje kandidatov s klientom in skupna interakcija z njimi. Pospeši povratne informacije klienta.

nerelevantno za agencije

n) Za državni / paradržavni sektor

Ustvarjanje izbirne komisijeUstvarjanje izbirne komisije za presojanje kandidatov. Podpira kolektivno odločanje v izbirnem postopku.

nerelevantno za agencije

Nastavitev meril izbire glede na delovno mestoNastavitev meril izbire glede na konkretno delovno mesto. Zagotavlja transparentno in enotno presojanje.

nerelevantno za agencije

Primerjava kandidatov po posameznih ocenjevalcihPrimerjava kandidatov po ocenah posameznih članov komisije. Koristno za pošteno in dokazljivo odločitev.

nerelevantno za agencije

Povezava z dokumentnim sistemom - nalaganje kandidatov iz zadevPovezava z dokumentnim sistemom za nalaganje kandidatov iz zadev. Povezuje zaposlovanje z uradno evidenco.

nerelevantno za agencije

Povezava z dokumentnim sistemom - podroben izvoz iz zaposlovanjaPovezava z dokumentnim sistemom za podroben izvoz iz zaposlovanja. Zagotavlja predajo dokumentacije v zadevo.

nerelevantno za agencije

Objava oglasa na digitalni uradni oglasni deski institucijeObjava oglasa na digitalni uradni oglasni deski institucije. Izpolnjuje obveznost objave izbirnega postopka.

nerelevantno za agencije

Spremljanje zakonskih rokov izbirnega postopkaSpremljanje zakonskih rokov izbirnega postopka. Pomaga spoštovati predpisane roke.

nerelevantno za agencije

Generiranje zapisnikov iz izbirnega postopkaGeneriranje zapisnikov iz izbirnega postopka. Koristno za dokazljivost in uradno dokumentacijo procesa.

nerelevantno za agencije

Vaš profil zaposlovanja

Izpolnite korake zgoraj…

Ta profil daje ponudniku kontekst – kdo ste in kaj rešujete – še preden pride do konkretnih funkcij.

Specifikacija zahtev za ATS

Prenesite si specifikacijo kot tabelo in jo pošljite ponudnikom kot prilogo povpraševanja. Datoteka vsebuje pripravljene stolpce ATS 1–3 in Opomba, v katere ponudnik vpiše, kaj njegov sistem ponuja.

Zaenkrat niste izbrali nobene funkcije. Pojdite na korak 7.

Kaj naprej? Primerjajte konkretne sisteme

Imate specifikacijo – zdaj po njej primerjajte resnične ATS. Pripravili smo primerjavo ATS na enem mestu, kjer boste videli, kako se posamezni sistemi odrežejo pri funkcijah iz tega vodnika.

Primerjaj ATS → Preizkusi Recruitis

Must-have	Združitev odzivov s portalov, kariernih strani in LinkedIna na eno mesto. Lastne faze zaposlovanja in workflow glede na tip pozicije. Vključitev hiring managerjev neposredno v sistem namesto e-pošte. Avtomatizacija GDPR rokov, poteka soglasij in anonimizacije. Povezava z zaposlitvenimi portali, na katerih dejansko oglašujete.	Kako prepoznati osnovo ATS →
Nice-to-have	Rezervacijske povezave za samostojno izbiro termina razgovora. Mobilna aplikacija za hiring managerje in hitro povratno informacijo. SSO, vloge in dostopne pravice za več uporabnikov. AI za pripravo in prevod oglasov ali poročanje nad anonimiziranimi podatki. Povezava kariernih strani z referral programom.	Načrtovanje in sodelovanje →
Opozorilni znaki	Licenca na uporabnika, ki vodi v deljenje enega računa. Pošiljanje življenjepisov vodjem po e-pošti namesto dela v sistemu. Popolnoma avtomatiziran scraping LinkedIna s tveganjem blokade računa. Funkcije AI, ki jih ni mogoče popolnoma izklopiti. NPS, poslan ročno z e-poštno predlogo namesto avtomatiziranega merjenja.	Tveganja AI in avtomatizacije →
Vprašanja za ponudnika	Kakšen je licenčni model: za podjetje ali za uporabnika? Kakšna sta exit strategija in migracija podatkov? Katere funkcije AI so regulirane in jih je mogoče izklopiti? Ali ima sistem REST API, webhooke in dostopno dokumentacijo? Ali zna SLA in avtomatizirano merjenje candidate experience z NPS?	Celoten seznam vprašanj →

Način povezave	Kaj to pomeni v praksi
Vgrajeno v ATS	Portal je del sistema, račun pa ustvarite neposredno v njem. Najpreprostejša možnost — ničesar ne nastavljate.
API	Neposredna povezava v obe smeri, običajno najhitrejša. Zahteva žeton ali dostop portala.
Objavni kanal XML	ATS pripravi datoteko s pozicijami, ki jo portal prenaša v določenih intervalih. Pozicije se zato ne prikažejo takoj, temveč ob določenih urah.
Vir XML s kandidati	Nasprotna smer — portal ponudi datoteko z odzivi, ki jo ATS bere.
Webhook	Portal pošlje odziv v ATS takoj, ko prispe. Značilno za manjše in novejše portale.
Prijavni obrazec	Na portalu je obrazec, ki zbira odzive neposredno v ATS. Rešitev za portale brez lastnega vmesnika.
Vtičnik za brskalnik	Kandidata s portala ročno prenesete z nekaj kliki. Uporabno tam, kjer portal ne omogoča avtomatizacije.
Sistemska e-pošta	Zasilna, a delujoča pot: obvestilo s portala posredujete na naslov pozicije in kandidat se samodejno ustvari v ATS.

Hitri odgovori na najpogostejša vprašanja #

Kakšen tip podjetja ste? #

Na katerem trgu in kje pridobivate kandidate? #

Od kod pridobivate kandidate? #

Kako velika je vaša ekipa? #

Kateri tip delovnih mest najpogosteje iščete? #

Zakaj potrebujete ATS? Kaj želite z njim rešiti? #

Katere funkcije so za vas ključne? #

a) Uporabniška prijaznost #

b) Funkcije na kartici kandidata #

c) Delo z managerji #

d) Delo z oglasom / delovnim mestom #

e) Delo s koledarjem #

f) Komunikacija #

g) Drugo #

h) Integracije #

i) Reporting #

j) AI za zaposlovanje #

k) GDPR #

l) Varnost in dostopne pravice #

m) Za kadrovske agencije #

n) Za državni / paradržavni sektor #

Vaš profil zaposlovanja #

Specifikacija zahtev za ATS #

Kaj naprej? Primerjajte konkretne sisteme #

Kateri ATS glede na tip podjetja: hitra priporočila #

Izbira ATS na kratko: must-have, nice-to-have in opozorilni znaki #

S čim vse morate povezati ATS: portali, karierne strani, LinkedIn in priporočila #

Kako ATS povežete z zaposlitvenimi portali? #

Kako ATS povežete s kariernimi stranmi? #

Kako ATS povežete z LinkedInom? #

Kako v ATS vključite priporočilni program? #

Hitri odgovori na najpogostejša vprašanja

Kakšen tip podjetja ste?

Na katerem trgu in kje pridobivate kandidate?

Od kod pridobivate kandidate?

Kako velika je vaša ekipa?

Kateri tip delovnih mest najpogosteje iščete?

Zakaj potrebujete ATS? Kaj želite z njim rešiti?

Katere funkcije so za vas ključne?

a) Uporabniška prijaznost

b) Funkcije na kartici kandidata

c) Delo z managerji

d) Delo z oglasom / delovnim mestom

e) Delo s koledarjem

f) Komunikacija

g) Drugo

h) Integracije

i) Reporting

j) AI za zaposlovanje

k) GDPR

l) Varnost in dostopne pravice

m) Za kadrovske agencije

n) Za državni / paradržavni sektor

Vaš profil zaposlovanja

Specifikacija zahtev za ATS

Kaj naprej? Primerjajte konkretne sisteme

Kateri ATS glede na tip podjetja: hitra priporočila

Izbira ATS na kratko: must-have, nice-to-have in opozorilni znaki

S čim vse morate povezati ATS: portali, karierne strani, LinkedIn in priporočila

Kako ATS povežete z zaposlitvenimi portali?

Kako ATS povežete s kariernimi stranmi?

Kako ATS povežete z LinkedInom?

Kako v ATS vključite priporočilni program?