GDPR pri zaposlovanju: zakoniti interes, soglasja in kako dolgo smete hraniti kandidate
Najpogostejši problem GDPR pri zaposlovanju je zamenjava zakonitega interesa in soglasja. Ko kandidat sam aktivno odgovarja na vašo pozicijo, njegove podatke shranjujete na podlagi zakonitega interesa in soglasja za to ne potrebujete – morate pa izpolniti obveznost obveščanja. Soglasje se ureja šele zunaj okvira izbirnega postopka (ko želite kandidata obdržati tudi po njem) in mora biti prostovoljno. Ključni sta dve stvari: kako dolgo smete kandidata hraniti (pri zakonitem interesu le za nujno potreben čas, pri soglasju za primeren čas, ki ga zagovarjate) in kako preprosto lahko kandidat soglasje prekliče, kar mora voditi do popolne in nepovratne anonimizacije. Ta članek ni pravni nasvet; postopek naj vam odobri lasten pravnik.
Najpogostejša zmota: zakoniti interes proti soglasju
S tem se srečujemo predvsem na kariernih spletih, kjer podjetja v prijavnih obrazcih izsiljujejo soglasje za obdelavo osebnih podatkov. Značilno je to za agencije, ki so prej delale spletne trgovine in so navajene pridobivati soglasje ob registraciji. Pri zaposlovanju pa to tako ne deluje.
S tem, ko kandidat aktivno odgovarja na pozicijo, za soglasje ni treba prositi. Po nekaterih pravnih razlagah celo velja, da tam, kjer imate zakoniti interes, soglasja nasprotno ne smete pridobivati. Glede stališča do te zadeve pa obstaja več pravnih razlag.
Obveznost obveščanja
Ko kandidata shranjujete na podlagi zakonitega interesa, morate izpolniti obveznost obveščanja. Ta je običajno že del prijavnega obrazca: navaja, kdo je upravljavec osebnih podatkov, kakšne obveznosti ima in kakšne so pravice kandidata.
Ko shranjujete na podlagi zakonitega interesa, lahko kandidat kadarkoli vloži ugovor (člen 21) in uveljavi pravico do izbrisa (člen 17) – kar mora v povezavi z ATS voditi do popolne in nepovratne anonimizacije njegovih osebnih podatkov. (Sam preklic soglasja se tiče le kandidatov, pri katerih je podlaga soglasje – glejte spodaj.)
Povezane funkcije: Skladnost z GDPR · Samodejna anonimizacija
Soglasje zunaj okvira izbirnega postopka
Pridobivanje soglasja je prav tako del prijavnega obrazca – a je to soglasje zunaj okvira izbirnega postopka. Običajno zato, ker želite kandidata shraniti tudi po tem, ko se konkretni izbirni postopek zaključi.
Tako soglasje mora biti prostovoljno:
- ne sme biti vnaprej označeno,
- mora biti aktivno dejanje kandidata,
- in ne sme biti obvezno.
Pri nekaterih obrazcih se prav to krši – označitev soglasja se izsiljuje kot pogoj za oddajo. To je narobe.
Kako dolgo smete hraniti kandidata
Pri zakonitem interesu shranjujete brez soglasja zunaj okvira izbirnega postopka le za nujno potreben čas tega izbirnega postopka. In tu naravnost: nekatera podjetja imajo zaposlovanja odprta neprekinjeno tudi tri, štiri leta. Pri njih ni mogoče trditi, da ves ta čas od odziva kandidata traja zakoniti interes.
Ko ste kandidata v izbirnem postopku obravnavali – sprejeli (to je drugo vprašanje) ali zavrnili in zaključili – ga lahko še nekaj časa za nujno potreben čas obdržite (na primer zaradi dokazovanja, da ste mu sporočili, ali obrambe proti morebitni protidiskriminacijski tožbi). A to ni neomejeno – gre za nujno potreben čas v obsegu mesecev glede na zastaralne roke, ne za samovoljno hranjenje dolgo po zaključku pozicije. Kje točno je meja, je predmet razlagalnega spora, zato naj vam čas potrdi pravnik.
ATS naj nadzoruje primerno dolg čas od odziva kandidata do trenutka, ko zakoniti interes preneha biti nujno potreben – ne pa to prepustiti spominu kadrovnika.
Povezane funkcije: Nadzor primerne dolžine zakonitega interesa · Nadzor rokov · Opozorilo pred potekom soglasja
Trajanje soglasja za talent pool
Pri kandidatih, ki so dali soglasje zunaj okvira izbirnega postopka, določite, kako dolgo jih boste hranili. GDPR vam ne predpisuje nobenega konkretnega časa – soglasje pa mora biti „primerno", torej takšno, da ga znate zagovarjati.
Običajna praksa je danes med tremi in petimi leti. Pri nekaterih pozicijah pa zagovarjate tudi daljši čas – izjemoma in le pri specifičnih pozicijah je lahko legitimnost hranjenja kandidata tudi znatno daljša. To mora imeti smisel in morate to znati zagovarjati pred uradom.
Čim preprosteje je mogoče soglasje preklicati, tem daljši čas zagovarjate
Daljši čas zagovarjate lažje, če ima kandidat v vsaki komunikaciji iz ATS v nogi povezavo za odjavo – podobno kot unsubscribe povezava, ki jo poznate iz spletnih trgovin. Tu pa ne služi odjavi od novičnika, ampak temu, da kandidat z enim klikom izbriše in anonimizira svoje podatke oziroma prekliče soglasje.
Kolikor preprosto je bilo soglasje podeliti, tako preprosto naj bo tudi preklicati.
Večina soglasij navaja e-poštni naslov DPO (pooblaščene osebe za varstvo osebnih podatkov), prek katere kandidat uveljavi pravico. Prednost ATS je, da v vsako soglasje samodejno doda tudi tisto povezavo na en klik, s katero kandidat nepovratno izbriše svoje podatke iz celotne baze. Kadrovniki se pogosto bojijo, da jim bodo kandidati izginjali pred očmi – v praksi pa se to zgodi le izjemoma.
Povezane funkcije: Lastno trajanje soglasja · Komunikacija v domenskem imenu
Kaj mora ATS znati
Dober ATS naj:
- soglasje aktivno pridobiva,
- v primeru nadzora ga zna dokazati,
- kandidatu zagotovi njegove pravice,
- in avtomatizira anonimizacijo za čas, ki ga izberete.
Upoštevanje trajanja soglasja z zaposlitvenega portala
Pozor na eno podrobnost. Ko v ATS nastavite soglasje na pet let, a kandidat pride z zaposlitvenega portala, kjer je bilo soglasje v vašem imenu pridobljeno recimo za tri leta (nekateri portali trajanje soglasja za upravljavca nastavijo privzeto), mora ATS upoštevati, kaj je bilo kandidatu obljubljeno na portalu – torej časa ne podaljševati in spoštovati tista tri leta.
In obratno: če nastavite politiko podjetja na tri leta, portal pa bi pridobival daljši čas (pet let), naj ATS zna trajanje privzeto skrajšati s petih let na tri.
Anonimizacija: kaj izbrisati in kaj obdržati
Pri popolni anonimizaciji se osredotočite na to, da ATS ne izbriše prav vsega, ampak le informacije, ki se tičejo osebnih podatkov kandidata. Obdržati naj torzo informacij o tej prijavi – zapise, opombe, vir, od kod je kandidat odgovoril.
Zakaj? Zaradi analitike in poročanja (koliko kandidatov se je prijavilo, iz katerih virov, potek izbirnega postopka) – in predvsem zato, da v primeru potrebe dokažete negativno dejstvo: da ste kandidata hranili in obravnavali, tudi če ne veste več, kako mu je bilo ime.
Po anonimizaciji ne morete dokazati, koga ste imeli. A zaradi obdržanega torza in časovnih žigov dokažete, da je kandidat na dani datum zahteval preklic soglasja in da je prišlo do anonimizacije.
Pozor na mejo: da je torzo resnično zunaj dosega GDPR, mora biti nepovratno anonimen – iz njega ne sme biti mogoče osebe niti posredno ponovno identificirati. Ko bi bile obdržane opombe individualno povezljive s konkretnim človekom, gre le še za psevdonimizacijo in podatki še naprej spadajo pod GDPR (držite jih tedaj na drugi podlagi, ne „zunaj GDPR"). Dokazovanje v agregatu – koliko kandidatov na poziciji je bilo anonimiziranih – je neosebno; naslovljeno dokazovanje pri poimensko določenem človeku ne.
Tipičen scenarij: kandidat se medtem pritoži pri Informacijskem pooblaščencu (IP-RS) in ta od vas zahteva dokazilo, da ste izpolnili obveznosti. Kako pa dokazati negativno dejstvo, ko so podatki že anonimizirani? Prav iz obdržanega torza in datuma, ko je kandidat zahteval izbris, dokažete, kateri kandidati na konkretni poziciji so bili anonimizirani – in s tem to negativno dejstvo dokažete.
Povezane funkcije: Samodejna anonimizacija · Hranjenje opomb in analitike po anonimizaciji · Pregled virov odzivov
Soglasje za talent pool (karierni splet)
Poseben primer je registracija v podjetniški talent pool. Predstavljajte si na kariernem spletu odstavek „Niste našli ustrezne pozicije? Želite biti shranjeni v naši bazi?" s povezavo na obrazec, ki kandidata registrira v talent pool.
Tu zakonitega interesa ni mogoče uveljaviti – z našega vidika je treba pridobiti soglasje za obdelavo osebnih podatkov in brez njega podatkov ne smete shranjevati. Prijavni obrazec se tu torej obnaša drugače kot pri aktivnem odzivu na konkretno pozicijo. Sámo trajanje soglasja, njegova obravnava in pravice so nato podobni kot pri soglasju zunaj okvira izbirnega postopka.
Kaj pa sourcing na LinkedInu?
Samostojna tema je GDPR pri sourcingu na LinkedInu, kjer podatkov ne jemljete od kandidata, ampak ga aktivno nagovarjate. Posvečamo se mu v samostojnem članku Sourcing na LinkedInu: kako ga delati pravilno.
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kako rešujemo GDPR:
- Zakoniti interes nadzorujemo časovno: od odziva kandidata imamo nastavljeno največje trajanje enega leta, preden pride do obravnave osebnih podatkov (popolne anonimizacije). Praviloma pa se to zgodi prej – ob arhiviranju pozicije se obravnavajo pravice kandidatov, tako da ko izbirni postopek čez nekaj mesecev zaključite in arhivirate, se anonimizirajo tisti, ki niso dali soglasja zunaj okvira postopka.
- Soglasje zunaj okvira postopka: pri kandidatih s soglasjem nastavite lastno trajanje hrambe in sistem nadzoruje njeno poteklo.
- Odjava na en klik: v vsako komunikacijo dodamo povezavo, s katero kandidat nepovratno izbriše svoje podatke iz celotne baze.
- Upoštevanje trajanja s portala: če je portal pridobil soglasje za krajši čas, ga ATS ne podaljšuje, ampak skrajša na to, kar je bilo kandidatu obljubljeno.
- Torzo po anonimizaciji: ostanejo neosebni zapisi o prijavi (vir, potek) za poročanje in za dokaz, da ste izpolnili obveznosti.
Naravnost: ta članek ni pravni nasvet. Konkretno nastavitev trajanj, soglasij in anonimizacije naj presodi vaš pravni oddelek ali DPO.
Pogosta vprašanja
Ali potrebujem soglasje kandidata, ko sam odgovori na zaposlitveni oglas?
Ne. Ko kandidat sam aktivno odgovarja na vašo pozicijo, njegove osebne podatke shranjujete na podlagi zakonitega interesa in soglasja za to ne potrebujete. Po nekaterih pravnih razlagah celo velja, da tam, kjer imate zakoniti interes, soglasja nasprotno ne smete pridobivati. Pogosta je nasprotna napaka, ko podjetja, navajena na spletne trgovine, v prijavnem obrazcu soglasje izsiljujejo. Pri zaposlovanju to tako ne deluje. Pri shranjevanju na podlagi zakonitega interesa pa morate izpolniti obveznost obveščanja: kdo je upravljavec, kakšne obveznosti ima in kakšne so pravice kandidata, vključno s pravico do ugovora po členu 21 in uveljavitve pravice do izbrisa po členu 17, kar mora voditi do popolne in nepovratne anonimizacije. Soglasje je mogoče preklicati le tam, kjer je podlaga soglasje, torej pri shranjevanju zunaj okvira izbirnega postopka.
Kako dolgo sme podjetje hraniti osebne podatke kandidata?
Odvisno od pravne podlage. Pri zakonitem interesu smete kandidata brez soglasja hraniti le za nujno potreben čas izbirnega postopka; po njegovi zaključitvi še kratek nujno potreben čas, ne pa pol leta ali leto po zaključku pozicije. Pri soglasju zunaj okvira izbirnega postopka, torej shranjevanju v talent pool, GDPR ne predpisuje nobenega konkretnega časa, a mora biti primeren in zagovorljiv. Običajna praksa je tri do pet let, pri nekaterih pozicijah zagovarjate tudi deset let. Daljši čas zagovarjate lažje, če ima kandidat v vsaki komunikaciji povezavo, s katero soglasje z enim klikom prekliče. Dober ATS naj samodejno nadzoruje čas hrambe in avtomatizira anonimizacijo.
Kaj je soglasje zunaj okvira izbirnega postopka in kako naj izgleda?
To je soglasje za obdelavo osebnih podatkov, s katerim želite kandidata shraniti tudi po tem, ko se konkretni izbirni postopek zaključi, običajno v talent pool. Mora biti prostovoljno: ne sme biti vnaprej označeno, mora biti aktivno dejanje kandidata in ne sme biti obvezno kot pogoj za oddajo obrazca. Poseben primer je registracija v podjetniški talent pool s kariernega spleta, kjer kandidat ne odgovarja na konkretno pozicijo. Tam zakonitega interesa ni mogoče uveljaviti in brez soglasja za obdelavo osebnih podatkov podatkov ne smete shranjevati.
Kaj naj ostane po anonimizaciji kandidata v ATS?
Anonimizacija naj ne izbriše prav vsega, ampak le osebne podatke kandidata. Sistem naj obdrži neosebni torzo informacij o prijavi: zapise, opombe in vir, od kod je kandidat odgovoril. To služi analitiki in poročanju, torej koliko kandidatov se je prijavilo in iz katerih virov, predvsem pa za dokazovanje negativnega dejstva. Po anonimizaciji ne morete več reči, koga ste imeli, a iz obdržanega torza in časovnih žigov dokažete, da je kandidat na dani datum zahteval preklic soglasja in da je prišlo do anonimizacije. To pride prav, ko se kandidat pritoži pri Informacijskem pooblaščencu in morate dokazati, da ste obveznosti izpolnili.