Poslovni pogoji za zagotavljanje rešitve sistema za sledenje kandidatom

(v nadaljevanju: »Pogoji«)

1. Ti Pogoji urejajo medsebojne pravice in obveznosti Naročnika na eni strani in Ponudnika na drugi strani ter so sestavni del Pogodbe.
2. Rešitev. Sistem za spremljanje kandidatov (ang. Applicant Tracking System; ATS) Recruitis je češki sistem za iskanje kandidatov za zaposlitev, podrobno opredeljen v Prilogi 1 Pogodbe, ki ga je razvil Ponudnik. Rešitev, ki se izvaja v skladu s Pogodbo, obsega zagotavljanje delovanja tega sistema in njegovo uporabo s strani Naročnika.
3. Parametri rešitve. Ponudnik si pridržuje pravico, da enostransko spremeni posebno obliko, videz ali določene parametre rešitve. Ponudnik izjavlja, da obseg in pogostost sprememb ne bosta bistveno presegala ravni, ki je običajna za storitve te vrste, in da bo pri spreminjanju upošteval tudi individualne potrebe svojih naročnikov; vendar pa ne izključuje možnosti bistvenega spreminjanja in/ali odstranjevanja funkcij, ki jih uporablja Naročnik, na primer zaradi spremembe zakonodaje. V primeru spremembe ali odstranitve funkcije, ki bistveno spremeni rešitev, ima Naročnik pravico odpovedati Pogodbo z odpovednim rokom, ki se izteče zadnji dan koledarskega meseca, v katerem je bila taka odpoved dostavljena Ponudniku. V tem primeru je Ponudnik dolžan Naročniku brezplačno zagotoviti orodje za izvoz njegovih podatkov v splošno razširjenem formatu baze podatkov, brez pristojbine, določene v Prilogi 2 Pogodbe.
4. Uporabniki rešitve. Rešitev lahko uporablja Naročnik ali končni uporabnik, ki mu Naročnik dodeli dostop v skladu s to Pogodbo (»Uporabnik«).
5. Pogoji uporabe.
• Posodobljena programska oprema. Za dostop do Rešitve mora Naročnik uporabljati izključno računalniški program, ki ga za ta namen zagotovi Ponudnik (»Programska oprema«). Ponudnik ni dolžan podpirati delovanja Programske opreme na napravah z operacijskim sistemom in spletnim brskalnikom, starejšim od treh (3) let, ali dostop do Rešitve prek Programske opreme, ki ni v celoti posodobljena v skladu z navodili Ponudnika.
• Podpora. Ponudnik se zavezuje, da bo Naročniku zagotovil podporo prek telefonske linije (linija za pomoč uporabnikom) za Rešitev od ponedeljka do petka od 9. do 16. ure, razen na državne praznike v Češki republiki, prek naslednjih kontaktnih podatkov:
  • e-pošta: jirka@recruitis.io,
  • telefon: +420 724 500 898,
  • spletne strani: recruitis.io; app.recruitis.io/zadavatel/; pro-personalisty.cz; pracevcr.cz;
• Dostopnost Rešitve. Ponudnik se zavezuje, da bo storil vse razumno potrebno, da bo Rešitev dostopna 24 ur na dan in 7 dni v tednu (razen v času vzdrževanja, o katerem bo Naročnik vnaprej obveščen prek Rešitve ali Programske opreme), in da bo čas dostopnosti vsaj 98 % v vsakem koledarskem mesecu. Vendar se Stranki strinjata, da Ponudnik ni odgovoren za škodo, ki lahko nastane zaradi nedostopnosti Rešitve iz kakršnega koli razloga, razen če je nedostopnost posledica hude malomarnosti ali namerne kršitve s strani Ponudnika. Če Rešitev večkrat ni na voljo dlje od navedene omejitve, ima Naročnik pravico odpovedati Pogodbo z odpovednim rokom, ki se izteče zadnji dan koledarskega meseca, v katerem je bila taka odpoved dostavljena Ponudniku. V tem primeru je Ponudnik dolžan Naročniku brezplačno zagotoviti orodje za izvoz njegovih podatkov v splošno razširjenem formatu baze podatkov, brez pristojbine, določene v Prilogi 2 te Pogodbe.
• Drugi pogoji. Naročnik lahko uporablja Programsko opremo in Rešitev le na razumen in običajen način, ki ne krši pravic ali legitimnih interesov Ponudnika. Če Ponudnik zazna poskus ali uporabo kakršnih koli instrumentov, ki bi lahko motili stabilnost, varnost, celovitost ali delovanje Programske opreme ali Rešitve iz uporabniškega računa, ima Ponudnik pravico blokirati ta račun ali račune. Kršitev pogojev uporabe iz tega člena teh Pogojev se šteje za resno kršitev te Pogodbe.
6. Licenca na Rešitvi. Ponudnik s tem podeljuje Naročniku neizključno pravico do uporabe programske opreme, in sicer do odpiranja, prikazovanja, izvajanja in uporabe Rešitve prek uporabniških računov (»Licenca«). Ta Licenca se podeli brez ozemeljskih omejitev in brezplačno za celotno obdobje trajanja te Pogodbe ter velja za vse posodobitve in nove različice Rešitve. Licenca samodejno preneha veljati z iztekom ali prekinitvijo te Pogodbe iz kakršnega koli razloga. Naročnik ni pooblaščen za najem, posojanje, distribucijo, delitev, prenos, podlicenciranje ali drugačno omogočanje tretjim osebam, da uporabljajo ali dostopajo do Rešitve ali katerega koli njenega dela. Naročnik tudi ni pooblaščen za povratni inženiring, razgradnjo, razstavljanje, ki presega zakonsko dovoljeno, spreminjanje, popravljanje, prilagajanje ali drugačno ustvarjanje predelav Rešitve ali njenih delov ter distribucijo ali delitev takih sprememb, ne sme zaobiti tehničnih zaščitnih ukrepov Rešitve ali poseči v notranjo strukturo Rešitve. Naročnik s to Pogodbo pridobi le pravico do uporabe Programske opreme. Vsa lastninska in avtorska pravica v okviru Rešitve pripada Ponudniku, nespremenjena, tudi v primerih, ko so na zahtevo Naročnika izvedene spremembe, razširitve ali kombinacije s Programskimi izdelki Naročnika ali tretjih oseb. Če Naročnik ali kateri koli od njegovih uporabnikov posreduje kakršno koli povratno informacijo ali predloge (»Povratna informacija«) v zvezi z Rešitvijo, naročnik brezpogojno in nepreklicno prenese vse pravice, lastništvo in interese v zvezi s takšno Povratno informacijo na Ponudnika, vključno z vsemi zadevnimi svetovnimi pravicami intelektualne lastnine, brez dodatnih stroškov, in priznava, da Ponudnik lahko prosto uporablja, reproducira, spreminja, distribuira, prodaja ali kako drugače izkorišča Povratno informacijo, vključno z vključitvijo takšne Povratne informacije v Rešitev.
7. Lastništvo in varnost podatkov. Podatki, shranjeni med uporabo Rešitve, ostanejo v celoti v lasti Naročnika, ki je odgovoren za njihovo vsebino, vključno z njihovim formatom, celovitostjo, točnostjo, vzdrževanjem in skladnostjo z vsemi veljavnimi zakoni. Namen Rešitve je izključno zagotoviti Naročniku nove načine ustvarjanja in uporabe njegovih podatkov, Ponudnik pa ne nosi nobene odgovornosti za škodo, povzročeno zaradi kršitve varnosti ali celovitosti takih podatkov. Ponudnik izjavlja, da so podatki Naročnika ustrezno zaščiteni pred izgubo, motnjami ali nepooblaščenim dostopom, pri čemer se vsak dan po polnoči izvede postopek varnostnega kopiranja, ki se hrani šestnajst (16) dni, z garancijo sedmih (7) dni za obnovitev. V primeru kršitve varnosti na strani Ponudnika ima Naročnik pravico zahtevati takšno varnostno kopijo. Ponudnik ni odgovoren za arhiviranje podatkov.
8. Omejitev odgovornosti Strank. Višina omejitve odgovornosti Strank vedno temelji na višini dogovorjene Cene v skladu s čl. 2 Pogodbe (določene v skladu s cenikom iz Priloge 2 Pogodbe) in je določena kot njen večkratnik. Pri različicah Rešitve »HR Freelancer« in »Basic« Stranki omejita svojo odškodninsko odgovornost v zvezi s to Pogodbo na znesek, ki je enak dvakratnemu znesku Cene v skladu s členom 2. 2 Pogodbe; pri različici Rešitve »Premium« Stranki omejita svojo odškodninsko odgovornost v zvezi s to Pogodbo na znesek, ki je enak petkratniku Cene v skladu s členom 2 Pogodbe; pri različici Rešitve »Enterprise« pa Stranki omejita svojo odškodninsko odgovornost v zvezi s Pogodbo na znesek, ki je enak desetkratniku Cene v skladu s členom 2 Pogodbe.  Omejitev odškodninske odgovornosti strank velja za vsako škodo (dejanska škoda, izgubljeni dobiček in kakršna koli posledična ali povezana škoda), ne glede na to, kako je škoda nastala ali kaj je bil razlog za njen nastanek, ali je škoda nastala Stranki ali tretji osebi in ali je bila Stranka opozorjena na možnost nastanka takšne škode. Stranka v skladu s to Pogodbo ni dolžna zagotoviti nadomestne izvedbe ali kakršne koli odškodnine za izgubo podatkov ali nositi drugih podobnih negativnih posledic. Omejitev odgovornosti strank ne velja v primerih škode, povzročene namerno, iz hude malomarnosti, ali temeljnim pravicam fizične osebe.
9. Osebni podatki. Če Naročnik uporablja Rešitev za obdelavo osebnih podatkov tretjih oseb, potrjuje in se strinja, da v zvezi s temi osebnimi podatki deluje kot upravljavec podatkov in je zato v celoti odgovoren za njihovo zbiranje in obdelavo v skladu z zakonom ter za izpolnjevanje obveznosti, določenih z veljavnimi pravnimi predpisi. Če se osebni podatki obdelujejo ali se bodo obdelovali v okviru rešitve, se Stranki strinjata, da bosta poleg Pogodbe sklenili tudi pogodbo o obdelavi podatkov v skladu z veljavnimi zakoni. Samo s takšno pogodbo lahko Ponudnika kot obdelovalca podatkov za določen obseg (obseg bo določen s pogodbo o obdelavi podatkov) pooblasti Naročnik kot upravljavec podatkov. Sklenitev te Pogodbe v zvezi z osebnimi podatki ne pomeni pooblastila Ponudniku, da deluje kot obdelovalec podatkov v imenu Naročnika kot upravljavca podatkov, in je v nobenem primeru ni mogoče razlagati kot take.
10. Zaupnost. Če v tej Pogodbi ni določeno drugače, nobena od Strank ne sme razkriti zaupnih informacij, pridobljenih od druge Stranke ali od tretjih oseb v zvezi z izvajanjem te Pogodbe, ali omogočiti tretjim osebam dostopa do njih, niti jih ne sme uporabiti v svojo korist za kakršen koli namen, razen za namen, ki izhaja iz te Pogodbe. Za zaupne se štejejo vse informacije, ki jih je Stranka označila kot zaupne, ali celo informacije, ki niso označene kot zaupne, če se lahko upravičeno domneva, da ima druga Stranka interes, da se ne razkrijejo. Zaupne informacije vključujejo zlasti informacije o tej Pogodbi, Strankah, njihovih poslovnih in zasebnih zadevah, poslovnih partnerjih, intelektualni lastnini, strokovnemu znanju in izkušnjah ter poslovnih skrivnostih Strank, informacije v zvezi z Rešitvijo, ki so v kakršni koli obliki (ustni, pisni, vizualni, podatkovni ali drugi) razkrite Strankam, njihovim delavcem, organom ali njihovim članom, Uporabnikom ali drugim osebam, razen če so bile takšne informacije pred razkritjem dokazano objavljene. Naročnik se izrecno strinja z zaupnostjo glede podatkov o dostopu do Rešitve in o idejah, procesih, strukturah, algoritmih in metodah, ki se uporabljajo v Rešitvi ali njenih posameznih sestavnih delih. Naročnik tega znanja ne sme uporabiti za razvoj, izdelavo ali komercialno uporabo podobne ali druge rešitve, prav tako pa ne sme izvajati nobenih drugih dejanj, ki bi ogrožala ali kršila Ponudnikove avtorske pravice in/ali poslovne interese. Stranki pa vendar imata pravico, da se javno sklicujeta na drugo Stranko kot na svojo referenco. Obveznosti iz tega člena ostanejo v veljavi tudi po izteku ali prenehanju veljavnosti Pogodbe za obdobje treh (3) let. Stranka, ki krši obveznosti iz tega člena, je dolžna drugi Stranki plačati pogodbeno kazen v višini 4 000 EUR za vsako kršitev take obveznosti v 30 dneh od vročitve zahtevka za plačilo s strani druge Stranke. Plačilo te pogodbene kazni ne vpliva na pravico do odškodnine tako glede njenega nastanka kot višine.
11. Sodelovanje. Stranki se zavezujeta, da bosta sodelovali in si zagotavljali vse potrebne informacije za pravilno izpolnjevanje svojih obveznosti. Vsaka Stranka je dolžna obvestiti drugo Stranko o vseh dejstvih, ki so ali bi lahko bila pomembna za pravilno izvajanje te Pogodbe.
12. Medsebojna komunikacija in vročanje. Vsa komunikacija bo potekala prek pooblaščenih oseb, navedenih v Prilogi 3 Pogodbe ali njihovih pooblaščenih zastopnikov. Stranka ali ustrezna pooblaščena oseba je dolžna drugo Stranko pisno obvestiti o pooblastilu druge osebe. Za komunikacijo med Strankama in za spremembo te Pogodbe, kjer tako določa ta Pogodba, se lahko uporabljajo sredstva elektronske ali druge komunikacije na daljavo, zlasti komunikacija prek Rešitve, elektronske pošte ali telefona. Dokumenti se lahko drugi Stranki dostavijo prek Rešitve ali elektronske pošte brez elektronskega podpisa, če je priložena digitalna kopija izvirnega dokumenta, vključno s podpisom pooblaščene osebe. Za namene pisne komunikacije med Strankama prek Rešitve zadostuje popolnoma besedilna oblika dokumenta brez priložene digitalne kopije. Šteje se, da je sporočilo iz tega člena drugi Stranki vročeno, če ta potrdi prejem sporočila ali nanj odgovori. V primeru nepotrjene ali zavrnjene vročitve ima Stranka pravico uporabiti druge ustrezne načine komunikacije ali poslati sporočilo s priporočeno pošto s potrdilom o vročitvi. Pravno dejanje se šteje za vročeno najpozneje deseti (10.) dan po tem, ko je bilo poslano, tudi brez potrditve o vročitvi.
13. Prilagoditve. Vse dodatne spremembe, ki jih želi ustvariti Naročnik, bodo ocenjene glede na časovno porabo in datum posodobitve Rešitve pred izvedbo. Cena za vsako takšno spremembo se določi tako, da se število delovnih dni za vsakega Ponudnikovega delavca, vključenega v takšno posodobitev, pomnoži s stopnjo »delovni dan na osebo« po Ponudnikovem ceniku. To vključuje zlasti delo programerjev, arhitektov programske opreme in preizkuševalcev. Cena je lahko dogovorjena tudi kot fiksni znesek. Takšna prilagoditev vključuje tudi izvoz podatkov v standardizirano obliko CSV ob izteku ali prenehanju Pogodbe. Naročnik mora tak izvoz zahtevati najpozneje zadnji dan veljavnosti Pogodbe, sicer so lahko podatki že izbrisani brez možnosti obnovitve.
14. Skladnost v zvezi. Naročnik je bil obveščen, da so njegovi podatki zavarovani z uporabniškim imenom in geslom, vendar mora upoštevati zlasti naslednja varnostna pravila:
    • ne sme se prijaviti v Rešitev prek javnih omrežij Wi-Fi ali nezavarovanega omrežja Wi-Fi brez gesla;
    • ne sme shranjevati uporabniškega imena in gesla v pomnilnik brskalnika ali v nezavarovana orodja za samodejno izpolnjevanje uporabniškega imena in gesla;
    • preprečiti mora vse načine opazovanja uporabniškega imena in gesla med fizičnim stikom z drugo osebo, tudi če gre za sodelavca iz istega podjetja;
    • nikomur ne sme razkriti svojega uporabniškega imena in gesla ter ju mora varovati;
    • nikoli ne sme vnesti gesla ali se prijaviti s klikom na povezavo v elektronskem sporočilu, tudi če ga k temu posredno nagovarja;
    • mora pred prekinitvijo delovnega razmerja delavca onemogočiti uporabniški račun v Rešitvi;
    • mora preprečiti izgubo telefona, na katerem je nameščena mobilna aplikacija Rešitve.

    Če pride do katerega koli od zgoraj navedenih ali podobnih dogodkov, ki vodijo do zlorabe uporabniškega imena in gesla, se Naročnik zaveda, da je v celoti odgovoren za kršitev varnosti in zlorabo vseh podatkov, shranjenih v sistemu, Ponudnik pa ne more biti odgovoren za morebiten odtok podatkov ali zlorabo s strani nepooblaščene osebe.

    Če pride do zgoraj navedenih varnostnih tveganj, je Uporabnik dolžan takoj in brez odlašanja spremeniti svoje uporabniško ime in geslo ter to storiti v varnem omrežju.

15. Prenehanje Pogodbe. Pogodba se lahko prekine sporazumno, z odpovednim rokom ali s takojšnjim odstopom ene od Strank, in sicer samo v pisni obliki. Stranki lahko Pogodbo odpovesta kadar koli in brez navedbe razloga. Odpovedni rok je tri (3) mesece in začne teči prvi dan koledarskega meseca po vročitvi odpovedi drugi Stranki, razen če Stranka v odpovedi določi poznejši datum. Če Ponudnik odpove Pogodbo, se zavezuje, da bo Naročniku vrnil sorazmerni del Cene za obdobje, v katerem Rešitev ne bo več na voljo Naročniku. Vsaka Stranka ima pravico odstopiti od Pogodbe z učinkom na dan vročitve obvestila o odstopu drugi Stranki v primeru resne kršitve te Pogodbe s strani druge Stranke. Resna kršitev v smislu tega člena vključuje zlasti (i) razloge za odstop od Pogodbe v skladu z določbami člena 2002 in naslednjih Zakona št. 89/2012 Coll., Civilni zakonik s spremembami, (ii) dejstvo, da druga Stranka prične postopek likvidacije, ali (iii) če je s pravnomočno odločbo pristojnega sodišča potrjeno, da je druga Stranka v stečaju. Po prenehanju veljavnosti Pogodbe je Ponudnik upravičen izbrisati vse podatke o Naročniku.
16. Spremembe pogojev. Naročnik in Ponudnik se strinjata, da je Ponudnik upravičen kadar koli spremeniti ali dopolniti te Pogoje. V primeru takšne spremembe bo Ponudnik novo različico Pogojev objavil na spletni strani www.recruitis.io in Naročnika obvestil v elektronski obliki. Naročnik se zaveda in strinja, da če bo po datumu začetka veljavnosti spremembe teh Pogojev še naprej uporabljal Rešitev in Ponudniku ne bo dostavil obvestila o prenehanju, bo Ponudnik to štel kot soglasje Naročnika z novo različico teh Pogojev. Če se Naročnik ne strinja s spremembo Pogojev, mora o tem pisno obvestiti Ponudnika najpozneje v štirinajstih (14) dneh od datuma obvestila o spremembi teh Pogojev. V tem primeru sprememba Pogojev za Naročnika ne bo veljala v obsegu, v katerem se Naročnik s spremembo ne strinja, Pogodba pa se bo nadaljevala po prvotnih Pogojih, vendar najdlje do njenega samodejnega podaljšanja v skladu s 8. členom Pogodbe. Po samodejnem podaljšanju se razume, da se Naročnik s spremembo strinja. Prenehanje veljavnosti teh Pogojev in njihova nadomestitev z novimi Pogoji ne bosta vplivala na zakonske pravice Naročnika ali Ponudnika niti na obveznosti in zaveze, ki sta jih obe Stranki pridobili ali jih bosta pridobili v času veljavnosti teh Pogojev, niti na pravice, obveznosti in zaveze, za katere je izrecno navedeno, da veljajo za nedoločen čas.
17. Razmerje med Pogoji in Pogodbo. V primeru nasprotij med besedilom Pogodbe in teh Pogojev, prevladajo določbe Pogodbe.
18. Veljavnost. Ti Pogoji začnejo veljati z dnem 26. 5. 2026.