Program priporočil zaposlenih z integracijo v ATS: kako povečati vključenost s 5–7 % na 20–30 %?
Referral program je eden najkakovostnejših virov kandidatov. Toda način, kako ga vodi večina podjetij, je plitev: finančna nagrada šele za zaposlitev ali poskusno dobo. Vključi se le del ljudi. Pravo vprašanje je, kako vključenost povečati. Odgovor: gamifikacija, manjše nagrade in povezava z ATS.
Kaj je employee referral program
Employee referral program, po slovensko program priporočil zaposlenih, je sistem, ki zaposlene nagrajuje za priporočila kandidatov za odprte pozicije v podjetju. Ne gre le za e-pošto z zneskom za pripeljanega človeka, ampak za proces: zaposleni ve, koga lahko priporoči, kaj se s kandidatom dogaja in kdaj nastane nagrada.
Dobro nastavljen program priporočil zaposlenih stoji blizu kariernim stranem, družbenim omrežjem in samemu izbirnemu postopku. Deljenje pomaga z dosegom, priporočila kandidatov s kakovostjo, sprotna povratna informacija pa prepreči občutek, da je kontakt izginil v črno luknjo.
Zakaj se v program vključi le 5–7 % zaposlenih
Pogosto se navaja, da se v referral programe aktivno vključi približno 15 % zaposlenih. Pri plitvih programih pa v praksi pogosto vidimo prej 5–7 % zaposlenih. Ne zato, ker zaposleni ne bi znali priporočati. Težava je v mehaniki.
Tipičen scenarij: HR pošlje informacijo, da za uspešno priporočilo pripada nagrada. Zaposleni nekoga priporoči ali deli pozicijo. Potem čaka. Kandidat gre skozi screening, razgovor, zaposlitev in morda še poskusno dobo. Nagrada pride čez nekaj mesecev, če sploh. Takrat je človek ne povezuje več s prvotno aktivnostjo.
Ko nagrajujete šele po pol leta, nagrajujete rezultat, ki si ga zapomni HR. Ne aktivnosti, ki si jo zapomni zaposleni.
Manjkajo gamifikacija, sprotna povratna informacija in več majhnih zmagovalcev. Zaposleni ne vidi, kaj se dogaja z njegovim kandidatom, koliko vrednosti je podjetju že prinesel in kaj lahko pridobi naprej.
Vrednost nastane prej, kot kandidat nastopi delo
Največja napaka je pretvarjati se, da ima referral vrednost šele takrat, ko kandidat nastopi delo. Vrednost nastane prej. Že samo deljenje oglasa ima marketinški učinek: zaposleni pozicijo pokaže ljudem, do katerih bi sicer prihajali prek plačanega oglaševanja, zaposlitvenih portalov ali lastnih vsebin.
Te klike bi sicer kupovali. Zaposleni vam jih pomaga dobiti organsko, poleg tega prek osebnega zaupanja. In če priporočeni kandidat pride skozi screening ali razgovor, je nastala dodatna vrednost, tudi če se na koncu ne zaposli. Kadrovnik je dobil relevanten kontakt in validacijo trga.
Zato je smiselno nagrajevati tudi manjše rezultate: namig na kandidata, deljenje pozicije, premik v naslednjo fazo, razgovor ali sprejem ponudbe. Katere faze boste cenili, je odvisno od vas – in pri vsaki poziciji je lahko drugače. Pri težko zapolnljivi poziciji ima lahko nagrado že sam namig na kandidata, pri pogostejših pozicijah morda šele kandidat, ki pride do razgovora. Končna zaposlitev lahko ostane velik mejnik, ne sme pa biti edini trenutek, ko program pove: vaša pomoč je imela smisel.
Povezane teme: karierne strani in vsebina pozicij · sourcing na LinkedInu · povezava ATS z zaposlitvenimi portali
Večja vključenost ne pomeni večjega proračuna od CFO
Podjetja pogosto naredijo preprost sklep: če referral ne deluje, zvišajmo nagrado. Toda denar sam po sebi programa ne premakne. Za nekoga je znesek zanimiv, za drugega ne. Pri nekaterih tipih pozicij je finančni bonus lahko pravilen, pri drugih je le dražja različica istega problema.
Boljši začetek je anketa med zaposlenimi. Ne en vprašalnik za celo podjetje z vprašanjem „ali želite denar?“, ampak razumevanje po tipih pozicij in kulturi podjetja. Kaj cenijo razvijalci, proizvodnja, back office ali ljudje v poslovalnicah? Referral programi so stvar poznavanja lastnih zaposlenih.
Kreditni sistem nato omogoča, da denar zmanjšate. Zaposleni zbira kredite za manjše korake in jih zamenja za nagrade z osebno vrednostjo. Finančno nagrado lahko pustite za zaposlitev ali poskusno dobo.
Zgodba o stolu: nagrada, ki ostane v podjetju
Predstavljajte si tehnološko podjetje, kjer ljudje v anketi povedo jasno stvar: želijo boljše ergonomske stole. Kupiti jih takoj za sto ljudi je lahko nerealno. Dati stol kot nagrado v referral programu pa ima smisel.
Zaposleni zbere kredite za priporočila, deljenje in premike kandidatov. Zamenja jih za stol v vrednosti 800 €. Podjetje porabi denar, da. Toda stol ostane v podjetju, izboljšuje okolje in ustvarja interni marketing: „Zakaj ima on boljši stol?“ Ker je pomagal s priporočili kandidatov.
Osemsto evrov v stolu ostane kot oprema podjetja in vidni opomnik programa. Približno petsto evrov neto v plači odide in naslednji dan o tem nihče več ne ve.
Ni nujno, da je vsaka nagrada cenejša v računovodski vrstici. Imeti pa mora večji donos: izboljšati okolje, podpirati kulturo in biti vidna.
Culture-fit nagrade: kaj ljudje res želijo
Culture-fit nagrade niso katalog naključnih benefitov. Čim bolj morajo ustrezati pozicijam in kulturi podjetja. V enem podjetju lahko deluje ergonomski stol ali boljši monitor, v drugem prost dan, tečaj, merch, kosilo z CEO ali prispevek za dobrodelnost.
Dobrodelni prispevek je dober primer: nekje zaposleni cenijo, da podjetje za priporočenega kandidata prispeva za namen, v katerega verjamejo. Prost dan spet ni enak strošek kot denar v plači. Je alternativni strošek z visoko subjektivno vrednostjo.
Ne gre za to, da bi denar prepovedali. Gre za to, da se nehamo pretvarjati, da en znesek reši motivacijo vseh ljudi. Referral program naj kombinira denar, kredite in nagrade glede na to, kaj vaše ljudi vključuje.
Kakšne prednosti ima referral program, integriran v ATS
Brez povezave z izbirnim postopkom začne HR hitro voditi evidenco ob strani: kdo je koga priporočil, v kateri fazi je kandidat, kdaj nastane pravica do nagrade in kaj se sme pokazati zaposlenemu. Pri nekaj priporočilih to še zdržite. Pri programu, ki naj vključi 20–30 % zaposlenih, ne več. Prav to integracija z ATS referral programa rešuje samodejno:
- Samodejno pripisovanje nagrad po korakih workflowa: sami izberete, katere faze zaposlovanja želite nagraditi – in pri vsaki poziciji je lahko drugače. Ko kandidat preide izbrano fazo, sistem nagrado pripiše po nastavljenih pravilih.
- Pregledna časovnica za zaposlenega: zaposleni vidi, koga je priporočil, v kateri fazi je kandidat, koliko kreditov ima in kaj še lahko pridobi.
- Samodejno GDPR soglasje priporočenega kandidata: priporočeni kandidat mora dobiti prošnjo za soglasje za obdelavo podatkov in šele potem se s podatki dela v zaposlovanju.
- Brez evidence ob strani: referral je vezan na kandidata, pozicijo in workflow, zato HR ne vzdržuje vzporedne preglednice.
- Poročanje o vključenosti: vidite, kdo se vključuje, kdo je neaktiven in kako program živi po podjetju.
- Kombinacija kreditov in denarja: začetni koraki so lahko kreditni, končna zaposlitev ali poskusna doba finančna.
- Evidenca naročenih nagrad in njihove predaje: ko zaposleni naroči nagrado iz referral shopa, sistem evidentira naročilo in izplačilo – odgovorna oseba dobi obvestilo in predajo nagrade potrdi neposredno v sistemu.
Pri GDPR hkrati pazite na pravno podlago, soglasja in retencijo kandidatov. Podrobneje temu namenjamo samostojen članek GDPR pri zaposlovanju.
Katere možnosti obstajajo in kako jih povezati z ATS
Če potrebujete program priporočil zaposlenih z integracijo v ATS, glejte tri osnovne poti. Prva je samostojna platforma za zaposlovanje ali employee referral software z integracijo z ATS. Druga je referral modul neposredno v ATS. Tretja je ročno vodenje z obrazci, preglednicami in interno komunikacijo.
Samostojna platforma za zaposlovanje ima lahko smisel, če že imate izbran ATS. Vprašajte pa po dvosmernih podatkih: ni dovolj, da kandidata pošlje v ATS. Referral orodje mora vedeti, da je kandidat prešel fazo, da lahko nagradi zaposlenega in mu pokaže pregleden status.
Referral modul neposredno v ATS dela s podatki, ki jih v zaposlovanju že imate: pozicije, workflow, kandidati, soglasja, spremembe statusov in poročanje. Ročno vodenje je najcenejše na začetku, a najdražje v delovanju, če mora biti program pogost, pregleden in pošten.
Merila izbire: dvosmerni podatki o fazah kandidata, avtomatika nagrad, GDPR proces, preglednost za zaposlene, poročanje o vključenosti in kombinacija kreditov z denarjem.
Kako povezati referral program z ATS?
Tehnično gre za ujemanje treh stvari: zaposlenega, kandidata in pozicije. Zaposleni kandidata priporoči prek portala, obrazca ali unikatne povezave. Kandidat poda soglasje za obdelavo podatkov. ATS ustvari zapis kandidata z virom priporočila in ob premiku workflowa sproži nagrade – pri tistih fazah, ki ste se jih odločili ceniti.
V ATS se ne sme zapisati samo kontakt. Zapisati se morajo tudi vez na priporočitelja, vir, status kandidata in pravila nagrajevanja. Pri kariernih straneh je to povezano s prijavnimi obrazci in merjenjem virov.
Katere platforme za referral program obstajajo?
Na trgu najdete samostojne referral platforme z integracijo v ATS in referral module neposredno znotraj ATS. Pomembnejše od konkretnega imena orodja pa je tip programa, ki ga lahko vodite. Praktično obstajata dva:
Referral z eno nagrado za rezultat. Zaposleni dobi nagrado šele, ko se priporočeni kandidat zaposli, po možnosti po poskusni dobi. Prednost: preprosta nastavitev in obračun, zmorete ga tudi brez orodja. Slabost: nagrada pride mesece po aktivnosti, zaposleni je z njo ne poveže, manjka sprotna povratna informacija – in vključenost ostane pri omenjenih 5–7 %.
Referral, vezan na faze zaposlovanja. Nagrade (kredite ali denar) pripišete fazam, ki se jih odločite ceniti, pri vsaki poziciji drugače. Prednost: sprotna motivacija in gamifikacija, ovrednotite vrednost, ki nastane že z namigom ali deljenjem, zaposleni vidi pregleden status – in prav tu je pot do 20–30% vključenosti. Slabost: brez povezave z ATS ga skoraj ni mogoče voditi, ker bi ročno evidentirali faze kandidatov, pravice do nagrad in njihovo predajo.
Ali lahko kombiniramo kredite in finančne nagrade?
Da, in pogosto je to najbolj praktičen model. Krediti so primerni za pogoste manjše korake: namig, deljenje, screening, razgovor. Denar lahko ostane za zaposlitev ali poskusno dobo. Katere faze nagradite in s čim, določite za vsako pozicijo posebej. Velja preprosto razmerje: nižjo pozicijo kot zapolnjujete, večjo vlogo ima denar. Pri modrih ovratnikih praktično vse zanima predvsem finančna nagrada – kreditne in culture-fit nagrade delujejo bolj pri pisarniških in specializiranih pozicijah. Program s tem finančnega bonusa ne prepoveduje, samo nanj ne postavi celotne motivacije.
Koliko zaposlenih se v referral program realno vključi?
Pri splošnih referral programih se navaja vključenost okrog 15 %. Pri plitvih programih, ki stojijo predvsem na finančni nagradi za končno zaposlitev, v praksi pogosto vidimo prej 5–7 %. Cilj dobro nastavljenega programa ni samo izplačati več denarja. Cilj je priti do 20–30 % zaposlenih, ki program dejansko uporabljajo: delijo pozicije, priporočajo kandidate in vidijo, da ima njihova aktivnost odziv.
Prvo merilo izbire ni funkcija, temveč zakonodaja
Večina primerjav orodij se začne pri funkcijah. Začnite drugje – zlasti če ste v Evropski uniji. Že to, da zaposleni naloži življenjepis svojega prijatelja, je lahko težava z vidika GDPR.
Sploh ni treba, da gre za življenjepis. Dovolj sta ime in e-poštni naslov. To so že osebni podatki, ki jih brez soglasja te osebe ne smete hraniti.
Prvo vprašanje za ponudnika ni, kaj program zmore. Vprašanje je, ali ga v Evropski uniji sploh smete uporabljati tako, kot ste si zamislili.
Zakonsko dodelani sistemi to uredijo namesto vas. Vnos priporočila sproži dejanje: priporočena oseba prejme e-pošto z obvestilom, da je bila priporočena – najbolje tudi, kdo jo je priporočil in za katero pozicijo – ter z vprašanjem, ali soglaša z vključitvijo v izbirni postopek.
Kandidat v vašem sistemu dejansko nastane šele po soglasju. Če ne soglaša, se podatki v celoti anonimizirajo. Podjetje o njem ne izve ničesar; obvestilo prejme le tisti, ki ga je priporočil.
Dve ravni programa – in le ena ima težavo z GDPR
Ta razlika odloča o tem, kaj od orodja sploh potrebujete.
Priporočila kandidatov. Zaposleni naloži kontakt, telefon, morda življenjepis ali povezavo na LinkedIn, in kadrovniku doda sporočilo – denimo, da je s to osebo nekoč delal in da se lahko sklicuje nanj. Povsem v redu je, da HR pokliče in pove, kdo je kandidata priporočil. Prav za to raven velja zgoraj opisan mehanizem soglasja.
Deljenje zaposlitvenih oglasov. Zaposleni deli oglas, kandidat pa se prijavi sam. Tu ni razlike v primerjavi z običajno prijavo – dejstvo, da je prišel prek sodelavčeve povezave, ne spremeni ničesar.
V obeh primerih nato veljata obveznost obveščanja in možnost prostovoljnega soglasja zunaj okvira izbirnega postopka, da lahko kandidata obdržite tudi po njegovem koncu. To pa je druga tema – obravnavamo jo v članku o GDPR pri zaposlovanju.
Po čem primerjati orodja za priporočila zaposlenih
Dokler ne veste, kako naj program deluje, nimate meril za izbiro – ne veste, kaj iščete.
Po našem mnenju odloča šest meril:
Mehanizem soglasja. Glejte zgoraj. Brez njega ne rešujete zaposlovanja, ampak pravno tveganje.
Integracija z ATS. Nekateri sistemi imajo priporočilni program vgrajen neposredno v ATS – tako vam sploh ni treba reševati, kako kandidata spraviti vanj.
Pri tem pazite na kratico CRM, saj pri zaposlovanju pomeni dve različni stvari. Kadrovske agencije z njo navadno označujejo svoj glavni sistem, v katerem vodijo kandidate in stranke. Pri internem zaposlovanju pa pomeni delo z bazo kandidatov in talent poolom. Za priporočilni program je pomemben drugi pomen: priporočeni kandidat mora pristati tam, kjer vodite vse druge, ne v ločeni evidenci.
Obe ravni, ne le ena. Priporočila kandidatov in deljenje zaposlitvenih oglasov.
Sledenje na ravni posameznika. Pri sto zaposlenih ima vsak oglas v mislih sto različic povezave – za vsakega drugačen URL, iz katerega vidite, prek koga je prišla prijava. Tega brez orodja sploh ne morete narediti.
Nefinančne in manjše nagrade. Program mora znati nagraditi tudi to, da vam je nekdo sploh pomagal – delil pozicijo ali pripeljal prijavo. Ne le končne zaposlitve.
Ene karierne strani, ne dveh. Glejte naslednji razdelek.
Ne ustvarjajte si dvojnih kariernih strani
Predstavljajte si takole. Podjetje ima lastne karierne strani s svojimi oglasi. Hkrati za vsak oglas potrebuje edinstveno povezavo za vsakega zaposlenega – in nekako mu jo mora dostaviti, da ve, katero naj deli. Že to je samo po sebi precej zapleteno.
Dobro zasnovani programi to zmorejo na vaši obstoječi strani. Slabši vam ponudijo dve domeni: eno za referral, drugo za karierne strani.
Dvojne karierne strani drobijo znamko delodajalca. Želite, da ljudje pridejo na vašo stran – tam bodo izvedeli več.
Kdaj orodja pravzaprav ne potrebujete
Bodimo pošteni. Referral program organsko najbolje deluje v novih, začetnih podjetjih. Ljudje so navdušeni, čutijo skupno smer in smisel – priporočila pa nastajajo sama, ne da bi jih kdo opredelil. Orodje pride na vrsto, ko želite to podpreti.
Nagrade in rituale okoli njih – denimo razglasitev pred celotno ekipo – lahko izvajate tudi brez sistema. Brez njega pa ne gre sledenje: samodejne povezave za posameznike in pregled, prek koga je kdo prišel.
In še en simptom, ki ga pogosto opažamo: podjetja želijo priporočila zaposlenih, nočejo pa, da bi zaposleni delili oglase. Kjer ima podjetje dobro zastavljeno znamko delodajalca, se oglasi delijo sami od sebe.
Katero orodje za priporočilni program je najboljše?
Univerzalno najboljšega ni – odloča, kaj od programa želite. Preverite zgornjih šest meril: mehanizem soglasja po GDPR, integracijo z ATS, obe ravni programa, sledenje posameznikom, nefinančne nagrade in to, da vam ne nastanejo druge karierne strani.
Katero programsko opremo za priporočilni program izbrati za majhno podjetje?
Majhno podjetje pogosto ne potrebuje samostojne programske opreme – v začetnih ekipah priporočila nastajajo sama. Ko pa želite nagrajevati tudi manjše korake in vedeti, prek koga je kandidat prišel, potrebujete orodje. Z integracijo v ATS odpadejo ločena evidenca in druge karierne strani, ki bi drobile vašo znamko.
Celoten seznam vprašanj za ponudnika ATS →
Tega vodnika izdaja Recruitis.io, češki ATS. Dejstva o referral modulu v ATS Recruitis:
- Nagrade po fazah zaposlovanja, za vsako pozicijo posebej: sami izberete, katere faze nagraditi – zahtevne pozicije lahko nagradijo že namig na kandidata, običajne morda šele razgovor.
- Krediti ali denar: vsako nagrado nastavite v kreditih ali kot finančno v Kč/EUR; tipično kredite za začetne korake in denar za zaposlitev ali poskusno dobo.
- Landing page za zaposlene: vsak vidi odprte pozicije z nagradami, svoje priporočene kandidate in faze, v katerih so trenutno, kaj je že „osvojil“ – ter referral shop za zamenjavo kreditov.
- Mobilna aplikacija za vsakega zaposlenega: isto v telefonu – pregled priporočil, njihovih rezultatov in nagrad.
- Referral shop po kulturi podjetja: nagrade definirate sami – od opreme prek prostega dne do prispevka za dobrodelnost; pri vsaki določite ceno v kreditih in osebo, odgovorno za predajo.
- Pregled naročenih in predanih nagrad: naročila iz shopa, obvestila odgovorni osebi in potrditev predaje neposredno v sistemu.
- Dodatni krediti za „pozitivne“ aktivnosti: kredite lahko dodeljujete tudi zunaj zaposlovanja, na primer za sodelovanje v buddy sistemu pri onboardingu novih sodelavcev.
- Povezava z vašimi kariernimi stranmi: priporočila se navezujejo na pozicije in prijavne obrazce kariernih strani.
- GDPR soglasje po e-pošti: priporočeni kandidat samodejno prejme prošnjo za soglasje za obdelavo podatkov; v sistemu se prikaže šele po njegovi podelitvi.
- Nastavitev v enem dnevu: osnovna nastavitev vključuje definicijo nagrad, korakov workflowa in polnjenje referral shopa.
- Reference: Recruitis uporablja na stotine podjetij v srednji Evropi, vključno z Notinom, T-Mobilom, Heureko in J&T; referral modul aktivno uporablja več deset izmed njih.
- Soglasje kandidata uredi sistem: vnos priporočila sproži e-pošto, ki priporočeno osebo obvesti, kdo jo je priporočil in za katero pozicijo, ter jo prosi za soglasje za vključitev v izbirni postopek. Kandidat v podjetju nastane šele nato.
- Ob zavrnitvi soglasja popolna anonimizacija: podjetje o kandidatu ne izve ničesar, obvestilo prejme le tisti, ki ga je priporočil.
- Obe ravni programa: priporočila kandidatov in deljenje zaposlitvenih oglasov med zaposlenimi – ni vam treba izbrati le enega ali drugega.
- Samodejne povezave za posamezne zaposlene: sistem sam ustvarja edinstvene URL-je, zato veste, prek koga je prišla prijava.
- Referral na vaših obstoječih kariernih straneh: ne nastaneta druga domena ali druge karierne strani, ki bi drobile znamko delodajalca.
Pogosta vprašanja
Kako povezati referral program z ATS?
Povezava stoji na ujemanju treh stvari: zaposlenega, kandidata in pozicije. Zaposleni kandidata priporoči prek portala, obrazca ali unikatne povezave, kandidat poda soglasje za obdelavo podatkov, ATS pa ustvari zapis z virom priporočila. Ko kandidat napreduje po workflowu, sistem samodejno pripiše kredite ali finančno nagrado po pravilih konkretne pozicije.
Katere platforme za referral program obstajajo?
Na trgu so samostojne referral platforme z integracijo v ATS in referral moduli neposredno v ATS. Pomembnejše od imena orodja je, kakšen program lahko z njim vodite: eno nagrado za končno zaposlitev ali nagrajevanje po fazah zaposlovanja. Drugi model bolje podpira sprotno motivacijo, a ga je brez podatkov iz ATS težko voditi pošteno.
Ali lahko kombiniramo kredite in finančne nagrade?
Da, pogosto je to najbolj praktičen model. Krediti so primerni za pogoste manjše korake, na primer namig, deljenje, screening ali razgovor, denar pa lahko ostane za zaposlitev ali poskusno dobo. Pri vsaki poziciji določite, katere faze želite nagraditi in kako.
Koliko zaposlenih se realno vključi v referral program?
Pri splošnih referral programih se pogosto navaja vključenost okrog 15 %. Pri plitvih programih, ki stojijo predvsem na finančni nagradi za končno zaposlitev, pa v praksi pogosto vidimo prej 5–7 %. Dobro nastavljen program s sprotno povratno informacijo, gamifikacijo in integracijo z ATS cilja na 20–30 % aktivno vključenih ljudi.