Kaj vprašati ponudnika ATS #

O izbiri ATS ne odloča demo, ampak vprašanja, ki jih zastavite prej. Sledi seznam, ki pokriva ceno in pogodbo, funkcije AI in njihovo regulacijo, odprtost sistema, podatke in varnost, proces in kandidata – in nazadnje tudi vprašanja, ki si jih morate zastaviti znotraj lastnega podjetja.

Cena in pogodba #

1. Kakšen je licenčni model – plačujete za uporabnika ali za podjetje?
2. Ali dobimo popust za prvo leto? Pri SaaS poslu je legitimno zanj vprašati. Ne pričakujte nič bistvenega, a majhen popust vam olajša začetek.
3. Ali si lahko vnaprej preučimo pogodbe? Želite videti, k čemu se zavezujete. Ključni sta dve: pogodba o obdelavi osebnih podatkov (DPA – Data Protection Agreement) in pogodba o zagotavljanju storitve.
4. Kakšna je izhodna strategija? Ko boste sodelovanje končali, kako bo to izgledalo in kaj se bo zgodilo z vašimi podatki?
5. Ali znate prenesti podatke iz našega obstoječega sistema ali iz Excela – in koliko bo to stalo? Nekateri ponudniki migracijo zagotavljajo v ceni licence, drugi jo zaračunavajo.
6. Ali je povezava z zaposlitvenimi portali v ceni ali se plačuje za vsakega posebej? In preverite tudi pri samih portalih, ali povezave ne zaračunavajo oni – kako se temu izogniti.

Funkcije AI in njihova regulacija #

1. Katere dodatne funkcije v okviru AI lahko izkoristimo?
2. Katere od njih so predmet regulacije, katere ne – in k čemu nas zavezujejo? Zahtevajte pregledno informacijo, ne zagotovil.
3. Ali znate funkcije AI popolnoma izklopiti? Tako, da jih naši kadrovniki sploh ne morejo uporabiti, dokler si ne nastavimo lastnih pravil – zakaj je to pomembno.

Tu je običajno največja informacijska vrzel. Ponudniki orodij AI večinoma vsi pravijo, da so skladni. A obveznosti nosi tako ponudnik kot tisti, ki AI pri zaposlovanju uporablja. In ne gre le za to, kje se podatki obdelujejo – torej za varne lokalne modele ali tenante v EU. To je vprašanje GDPR.

To, kar se GDPR ne tiče, se tiče AI Act: gre za to, kaj pravzaprav AI v procesu zaposlovanja ocenjuje in ali to ni že nekaj prepovedanega oziroma kakšne regulatorne obveznosti to prinaša.

Odprtost sistema #

1. Ali ima sistem REST API – in ga lahko vidimo? To je pomembno: veliko ponudnikov reče, da API imajo, a ga nikoli ne boste videli.
2. Ali dobimo dokumentacijo za naš IT? Dajte jo svojemu IT oddelku, naj presodi, ali zna povezati na primer karierne strani. Ali jo predajte agenciji, ki naj vam karierni splet naredi – naj vam pripravi ponudbo in vi ocenite zahtevnost.
3. Ali podpirate webhooke? Ko sprašujete za API, vprašajte tudi zanje. Omogočajo preprostejše upravljanje podatkov: sporočijo vam v trenutku, ko se nekaj zgodi.

Prednost odprtega API je, da sistem povežete z lastnim BI, z onboarding orodjem ali s HRIS.

Povezane funkcije: API vmesnik · Webhoki · Karierne strani

Podatki, varnost in GDPR #

1. Kako je pri vas urejen GDPR?
2. Kaj vse bo ATS potreboval od nas? To naj pregleda vaš IT security.

Za GDPR pa ne vprašajte le ponudnika – vprašajte tudi sami sebe znotraj podjetja, kako ga rešujete vi. Isto velja za varnost.

Proces in kandidat #

1. Ima sistem nekaj kot SLA, da kandidat v procesu zaposlovanja ne obtiči predolgo?
2. Ali zna avtomatizirano meriti izkušnjo kandidata, po možnosti v obliki Net Promoter Score? Pomembna beseda je avtomatizirano.

Ne pustite se zavesti, ko vam sistem ponudi, da NPS kandidatu na koncu zaposlovanja pošljete po e-pošti kot predlogo. To nima smisla.

Če imate decentralizirano zaposlovanje in vaš kadrovnik ne zmore pošiljati niti zavrnitvenih sporočil, NPS sploh ne pošilja. In toliko bolj, če svojega zaposlovanja ne opravlja s srcem, ampak ga le odpravlja, ker zanj nima časa. Zato potrebujete sistem, ki bo to počel avtomatizirano.

Povezane funkcije: SLA za odzive kandidatom · Avtomatizirano merjenje NPS

Vprašanja znotraj lastnega podjetja #

1. Vprašajte svoje vodje, kakšne predstave imajo o tem, kako obravnavati kandidate.
2. Vprašajte za reference na druge stranke ponudnika. Pri njih nato preverjajte predvsem, kaj so besede in kaj resničnost.
3. Kako bo potekalo uvodno usposabljanje?

Pri vodjih pa pozor: ne pustite se voditi staromodnim mnenjem in ne pustite si diktirati, da morate kandidate pošiljati recimo le po e-pošti.

← Nazaj na vodnik za izbiro ATS