Kaj je sistem ATS in čemu služi? #

ATS (Applicant Tracking System), angleško ATS software, je programska oprema za zaposlovanje (v slovenščini tudi sistem za sledenje kandidatom), katere glavna naloga je združiti odzive kandidatov iz različnih virov na eno mesto – z zaposlitvenih portalov, LinkedIna, kariernih strani, priporočilnega programa, kampanj na družbenih omrežjih in iz sourcinga. Šele ko so podatki na enem mestu, zna sistem zaposlovanje voditi in meriti. ATS nato popelje kandidata skozi celoten izbirni postopek, omogoči kadrovnikom in vodjem zaposlovanja sodelovanje pri ocenjevanju in razgovorih ter na koncu iz vsega tega ponudi analitiko in poročanje, po katerih je mogoče zaposlovanje izboljševati.

1. Združiti odzive kandidatov na eno mesto #

To je primarna in najpomembnejša funkcija vsakega ATS. Kandidati k vam prihajajo iz mnogih smeri in brez ATS vsak konča drugje:

• zaposlitveni portali – v administraciji vsakega portala posebej,
• karierne strani – v podjetniškem e-poštnem nabiralniku,
• LinkedIn – v sporočilih konkretnega kadrovnika,
• priporočilni program – v e-pošti od sodelavca,
• družbena omrežja in kampanje – v komentarjih in sporočilih,
• sourcing – v osebni preglednici tistega, ki je iskal.

ATS te tokove združi in iz njih naredi eno bazo, s katero se dejansko dela. Brez tega koraka nima smisla reševati ničesar drugega – vse ostale funkcije slonijo na njem.

Povezane funkcije: Multiposting · Zaposlitveni portali · Karierne strani · Vtičnik za LinkedIn · Zaznava podvojitev

Dokler imate odzive na petih različnih mestih, nimate česa voditi – niti meriti.

2. Popeljati kandidata skozi proces in sodelovati s sodelavci #

Druga plast ATS je sam potek izbirnega postopka. Kandidat se pomika skozi definirane faze zaposlovanja, sistem pa drži skupaj vse, kar se pri njem dogaja: zapiske z razgovora, termine, ocene posameznih ljudi in zgodovino komunikacije.

Ključna beseda je sodelovanje. Pri zaposlovanju nikoli ne sodeluje le kadrovnik – vanj vstopajo vodje zaposlovanja, sodelavci iz ekipe, včasih tudi zunanji partnerji. ATS jim da skupno mesto, kjer vidijo isto: kdo je kandidat, v kateri fazi je, kaj so o njem rekli drugi in kaj se od njih pričakuje. Tako izgine najpogostejša slaba navada zaposlovanja – pošiljanje življenjepisov po e-pošti in odločanje v enem zasebnem pogovoru.

Povezane funkcije: Kanban · Lastne faze procesa · Opombe · Ocenjevalna kartica · Načrtovanje razgovorov · Pogledi za vodje

3. Meriti zaposlovanje in ga izboljševati #

Tretja plast je razlog, zakaj se ATS splača tudi takrat, ko se vam prvi dve zdita obvladljivi ročno. Ker podatki ležijo na enem mestu in ima proces definirane faze, zna sistem izračunati, česar sicer nihče ne ve: od kod prihajajo najboljši kandidati, kje se izbirni postopek zatika, kako dolgo traja zasedba pozicije in koliko kandidatov se v kateri fazi izgubi.

Tipične metrike so time to hire (od odziva kandidata do sprejema ponudbe), time to fill (od odprtja pozicije do njene zapolnitve), konverzijski lijak med fazami in vir kandidata. Brez njih zaposlovanja ne vodite, ampak ga le odpravljate.

Povezane funkcije: Pregled virov odzivov · Time to hire · Time to fill · Konverzijski lijak · Merjenje NPS

Kateri proces ATS pokriva #

ATS je sistem za vodenje procesa zaposlovanja. Njegov cilj je zajeti celoten proces od trenutka, ko nastane zahteva, do nastopa kandidata:

1. Zahteva vodje za odprtje pozicije, njena odobritev in odprtje pozicije.
2. Objava oglasa na različnih mestih – objava na zaposlitvene portale in karierni splet.
3. Zbiranje kandidatov na eno mesto, vključno s tistimi, pridobljenimi s sourcingom, torej z aktivnim iskanjem.
4. Lasten proces zaposlovanja, ki si ga nastavite: prescreening, načrtovanje razgovorov, zapisi z razgovorov in nekaj nadaljnjih krogov glede na to, kako imate proces zastavljen.
5. Zaključek kandidata v katerikoli fazi in komunikacija z njim – informacije o poteku in o zaključku izbirnega postopka.
6. Sodelovanje z vodjo zaposlovanja: tisti, ki je zaprosil za odprtje pozicije, se opredeli do ustreznosti kandidata, v nekaterih procesih ga odobri in nadaljuje v procesu skupaj s kadrovnikom.
7. Ponudba kandidatu (t. i. hiring proposal), kjer mu sporočite, pod kakšnimi pogoji in kdaj mu ponujate nastop.

V trenutku, ko kandidat ponudbo sprejme, se proces v ATS formalno zaključi. Nekateri ATS omogočajo nadaljevanje s pre-boardingom, ta pa večinoma sodi k specializiranim onboarding orodjem, oziroma sistemom HRIS.

Povezane funkcije: Multiposting · Lastne faze procesa · Ocenjevalna kartica · Generiranje ponudbe za zaposlitev

Kje se ATS nahaja med drugimi sistemi #

Pojmi se pogosto mešajo. Sledi razmejitev do treh sistemov, s katerimi se ATS najpogosteje zamenjuje.

ATS in HRIS #

HRIS (HR informacijski sistem) zajame celoten proces kadrovskih zadev, vključno z evidenco prisotnosti ali plačami. Nekateri HRIS omogočajo tudi poenostavljen proces zaposlovanja – a ker se nanj ne specializirajo, je v njih zaposlovanje pogosto le preprost seznam kandidatov, ki jih morate v sistem povrhu v večini primerov ročno prepisati.

Prav zato v zadnjem času raste priljubljenost ATS: specializira se za proces zaposlovanja in avtomatizira tudi tiste dele, ki jih HRIS ne šteje za povsem pomembne.

ATS in CRM #

ATS včasih poimenujejo kot „CRM za HR". Ta analogija ima smisel: CRM se uporablja v prodaji in dela z leadi in priložnostmi. V ATS so leadi kandidati, priložnost pa je prizadevanje sprejeti kandidata na delovno mesto – ustreznica sklenitve posla.

Kljub temu ni pravilno ATS tako imenovati. CRM je izključno za prodajo. Po analogiji sicer lahko rešuje zelo podobne stvari, a nima prilagojenega tega, kar ima ATS.

ATS in Excel #

Excel je evolucijski predhodnik ATS – urejevalnik preglednic, v katerem so nekatera podjetja preprosto in pregledno delila, in še danes delijo, kandidate. A k temu je treba pristopiti tako, da ničesar ne avtomatizira in vse podatke je vanj treba prepisovati. Za profesionalno vodenje procesa zaposlovanja to ni idealen način.

Kdaj podjetje ATS resnično potrebuje? #

Večinoma velja pravilo, da ATS začne imeti smisel v trenutku, ko podjetje oglašuje vsaj petnajst pozicij letno. Samo število oglasov pa odloča le deloma. Na to je treba pogledati skozi tri optike.

1. Koliko pozicij letno oglašujete #

Petnajst odprtih pozicij na leto je razumna meja, od katere se ATS splača tako rekoč vedno. A to ni pogoj.

2. Koliko kandidatov gre skozi vaš pipeline #

Odločilen je obseg kandidatov, ne število oglasov. Pri volumski poziciji – običajno zaposlovanje v klicni center – lahko zadostuje ena sama odprta pozicija, da ima ATS smisel. Skozi njo gre na stotine kandidatov in brez sistema jih ne obvladate.

3. Kaj želite z uvedbo ATS pridobiti ali spremeniti #

To je optika, na katero se najpogosteje pozablja. Tudi zelo majhno podjetje z zelo majhnim internim zaposlovanjem lahko ATS potrebuje – na primer, ko želi biti usmerjeno h kandidatu in tako tudi navzven delovati že med izbirnim postopkom. Tam ima lahko smisel nabaviti ATS tudi pri petih oglasih letno.

Razlog je lahko tudi to, da želite pridobiti platformo, kjer delite kandidate, pridobljene s sourcingom z LinkedIna. Iščete lahko le tri ali štiri pozicije neprekinjeno, pri katerih imate dolgoročno pomanjkanje ljudi, obenem pa želite znotraj svojega ATS graditi enoten pool kandidatov.

← Nazaj na vodnik za izbiro ATS