Katero orodje zmore zaposlovanje in komunikacijo s kandidati?
Spet ATS (Applicant Tracking System). „Obvladati zaposlovanje" pa ne pomeni imeti enega predpisanega postopka – pomeni, da si lasten potek zaposlovanja nastavite sami in za vsak tip pozicije drugače. Komunikacija se nato avtomatizira sama, saj vsaki fazi zaposlovanja pripišete e-poštno predlogo s spremenljivkami: nagovor v pravilnem sklonu pri slovenskih kandidatih in v osnovni obliki pri tujejezičnih, besedilo glede na spol kandidata ali dinamično dopolnjen datum dogovorjenega razgovora. Sporočila pri tem pošiljate in sinhronizirate prek Gmaila (Google Workspace) in Outlooka (Microsoft 365).
Zaposlovanje: sistem naj se prilagodi vam, ne obratno
Zaposlovanje skladiščnika ni videti kot zaposlovanje razvijalca, to pa spet ni videti kot zaposlovanje komercialnega direktorja. Ponekod zadostuje telefonski klic in nastop, drugje so trije krogi razgovorov, tehnična naloga in odobritev ponudbe.
Dober ATS zato ne vsiljuje enega procesa za vse. Omogoča vam definirati lastne faze zaposlovanja in imeti drugačen workflow za drugačen tip pozicije.
Povezane funkcije: Nastavljive lastne faze procesa · Kanban · Razlogi za zavrnitev
Komunikacija, vezana na faze zaposlovanja
Ko ima zaposlovanje definirane faze, je nanje mogoče navezati komunikacijo. Vsaki fazi pripišete predlogo – vabilo na razgovor, zavrnitev po prvem krogu, ponudba za delo – in sistem jo ponudi v trenutku, ko kandidata premaknete.
Učinek je neopazen, a bistven: odgovora kandidatu ne pošilja kadrovnikov spomin, ampak proces. Prav zato v sistemih z navezanimi predlogami dramatično pade število kandidatov, ki ne dobijo nobene povratne informacije.
Povezane funkcije: E-poštne predloge · Predloge za konkretne faze zaposlovanja · SLA za odzive kandidatom
Spremenljivke v predlogah: zakaj je slovenščina zahtevnejša
Predloga naj ne bo eno besedilo za vse. V besedilo se vstavljajo spremenljivke (placeholderji), ki jih sistem dopolni glede na konkretnega kandidata.
| Spremenljivka | Kaj dopolni |
|---|---|
| Nagovor | Ime kandidata v pravilni obliki. Izbirno nagovor po imenu ali priimku. |
| Spol | Oblike besed glede na spol kandidata: „Izbrani ste bili" vs. „Izbrana ste bili". |
| Datum razgovora | Termin, dogovorjen v fazi načrtovanja razgovora. |
| Kraj razgovora | Fizična poslovalnica, kjer bo razgovor potekal. |
| Časovni pas | Čas razgovora, preračunan v pas, v katerem je kandidat. |
| Podpis kadrovnika | Podpis kadrovnika, ki vodi kandidata. |
Slovenščina si tu vzame svoj davek. Ima sklone, zaradi katerih je treba oblike besed prilagajati, medtem ko tujejezične predloge potrebujejo osnovno obliko. Če zaposlujete tudi tujejezično, zato vprašajte za predloge za različne jezike.
Gumbi v e-pošti
E-poštna sporočila ne vsebujejo le besedila. V njih je tudi vrsta gumbov, vezanih na konkretne funkcije sistema, prek katerih kandidat takoj nekaj naredi:
- Sprejem ponudbe za zaposlitev
- Podelitev soglasja za GDPR
- Zahteva za anonimizacijo – običajno v nogi vsakega e-poštnega sporočila
Lasten videz e-pošte
Vrhunec je možnost nastaviti lastno predlogo videza e-pošte skladno z vašim znamčnim priročnikom, da sporočila kandidatom ustrezajo vizualnemu slogu podjetja.
Povezane funkcije: Predloge s spremenljivkami · Predloge za različne jezike · Datum razgovora
Od kod vodite komunikacijo
Sporočila pošiljate iz ATS pod lastno domeno in hkrati lahko še naprej pišete iz svojega nabiralnika – prek vtičnika za Outlook in Gmail ali prek sistemske e-pošte v kopiji, ki pogovor zabeleži samodejno. Tehnične modele povezave in njihove varnostne posledice razčlenimo v delu povezava ATS z e-pošto in koledarjem.
Povezane funkcije: Pošiljanje v domenskem imenu · Sinhronizacija komunikacije · Vtičnik za Outlook · Vtičnik za Gmail
Celoten seznam vprašanj za ponudnika ATS →
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kako rešujemo zgornje točke:
- Lasten workflow: vsaka pozicija ima lahko drugačne faze zaposlovanja, nastavljene glede na to, kako dejansko izbirate.
- Predloge, vezane na faze zaposlovanja, s spremenljivkami za nagovor v pravilnem sklonu, oblikami glede na spol kandidata in dinamičnim dopolnjevanjem datuma dogovorjenega razgovora.
- Predloge za različne jezike, vključno s tujejezičnim nagovorom v osnovni obliki.
- Komunikacijo vodite prek Google Workspace in Microsoft 365, e-pošto pošiljamo z vaše domene.
- Sinhronizacija sporočil prek vtičnika za Outlook in Gmail ali prek sistemske e-pošte v kopiji.
Naravnost: sistemski naslov dodamo v kopijo samodejno ob vsakem pošiljanju e-pošte iz sistema, tako da kadrovnik na nič ne misli; naslov iz kopije pa lahko kadrovnik in kandidat ročno odstranita. Neposredne povezave z vašim poštnim nabiralnikom ne ponujamo – iz varnostnih razlogov, ki jih razčlenimo pri povezavi z e-pošto.
Pogosta vprašanja
Zakaj naj ima ATS lastne nastavljive faze zaposlovanja?
Z obvladovanjem zaposlovanja mislimo predvsem to, da si lahko ustvarite lasten potek zaposlitvenega procesa in da vam ATS ne vsiljuje enotnega sistema zaposlovanja za vse pozicije. Dober ATS zato omogoča definirati lastne faze zaposlovanja in imeti drugačen workflow za drugačen tip pozicije. Na te faze se nato lahko naveže komunikacija s kandidatom prek e-poštnih predlog.