Kateri ATS ima dobro povezavo z e-pošto in koledarjem?
Dobro povezavo prepoznate po treh stvareh. Prvič: ATS pošilja e-pošto z domenskega imena vašega podjetja, tako da kandidat prejme sporočilo enako, kot bi ga kadrovnik poslal iz Outlooka ali Gmaila. Drugič: sistem zna sinhronizirati komunikacijo s kandidatom – obstajajo trije tehnični modeli in se razlikujejo predvsem po obsegu dostopa, ki ga sistemu date do nabiralnika. Tretjič: koledar deluje v obe smeri – ATS vidi proste termine, vključno z deljenimi koledarji sodelavcev, ustvarjen razgovor pa se prepiše nazaj v Google Koledar ali Outlook, vključno s povezavo na Google Meet ali Teams. Vrhunec je nato rezervacijska povezava, s katero si kandidat sam izbere termin brez tveganja kolizije.
Osnova: pošiljanje z vaše domene
Ne gre za kozmetiko. Ko ATS pošilja kandidatom sporočila s tujega naslova, kandidat ne prepozna pošiljatelja, odgovor se izgubi in dostavljivost pade. Sistem mora zato znati pošiljati pod vašo domeno – torej tako, kot bi e-pošta odšla neposredno iz Outlooka ali Gmaila.
Najpogostejša pot je prek avtorizacije povezati konkreten e-poštni račun, s katerega sporočila odhajajo. Zato pri ponudniku preverite, da povezava upošteva Microsoft 365 (Outlook) in Google Workspace (Gmail).
Obstaja tudi različica, ko se ATS poveže neposredno z e-poštnimi strežniki vašega podjetja s pomočjo zapisov SPF in DKIM. S tem pa strežniku ponudnika daste pravico pošiljati pod vašo domeno tako rekoč katerokoli e-pošto, in z varnostnega vidika zato ni priporočljiva.
Povezane funkcije: Pošiljanje v domenskem imenu · E-poštne predloge
Trije načini, kako sinhronizirati komunikacijo s kandidatom
Cilj je, da v ATS ostane celoten pogovor s kandidatom – torej tudi to, kar je kadrovnik napisal iz svojega nabiralnika, in to, kar je kandidat odpisal. To je mogoče doseči na tri načine. Niso enakovredni.
| Model | Kako deluje | Prednost | Slabost |
|---|---|---|---|
| 1. Vtičnik (ročni) |
Dodatek v Outlooku ali Gmailu, s katerim kadrovnik izbrani pogovor shrani v ATS – ali iz e-pošte neposredno ustvari kandidata. | Popoln nadzor nad tem, kaj se shranjuje. Z varnostnega vidika najčistejši. | Odvisen od discipline kadrovnika. Kar ne shrani, ni v sistemu. |
| 2. Sistemska e-pošta |
ATS ima lasten naslov, ki ga daste v kopijo. Vse, kar gre skozi njega, se zabeleži pri kandidatu. | Deluje samodejno in sistem nima dostopa do vašega nabiralnika. | Zabeleži le to, kar gre skozi kopijo – naslov v kopiji pa je mogoče ročno odstraniti. |
| 3. Neposredna povezava z nabiralnikom |
ATS se poveže s poštnim računom in bere vsa dohodna sporočila. | Nič ne uide, kadrovniku ni treba storiti ničesar. | Varnostno tveganje. Večina podjetij tega z vidika kibernetske varnosti ne dovoli. |
Povezane funkcije: Sinhronizacija komunikacije · Vtičnik za Outlook · Vtičnik za Gmail
Koledar mora delovati v obe smeri
Povezava koledarja se pogosto skrči na „v ATS vidim svoje sestanke“. To je premalo. Uporabna povezava ima dve smeri.
Smer 1: ATS vidi razpoložljivost – vključno s sodelavci
Sistem ne bere le vašega koledarja, ampak tudi tiste, ki jih imate v Outlooku ali Google Koledarju deljene. Pri načrtovanju razgovora tako pregledno vidite, kdaj ima čas vodja zaposlovanja in drug sodelavec iz panela, in termin predlagate prvič pravilno.
Smer 2: razgovor iz ATS se prepiše v koledar
Ko v ATS ustvarite razgovor, se dogodek pojavi v izbranem koledarju (ali v več hkrati) in iz njega odide standardno vabilo. Pri spletnem razgovoru sistem takoj generira povezavo na sestanek – Microsoft Teams pri Outlooku, Google Meet pri Googlu – in jo vstavi v vabilo.
Rezultat je, da imate v ATS pregleden seznam terminov razgovorov, pri spletnem sestanku neposredno povezavo na klic in pri osebnem razgovoru naslov poslovalnice, kamor naj kandidat pride.
Povezane funkcije: Google Koledar · MS Outlook koledar · Razpoložljivost prostih terminov · Prepis termina v koledar · Generiranje povezave Teams / Meet · Datum razgovora
Rezervacijske povezave: naj kandidat izbere termin
Namesto e-poštnega ping-ponga v slogu „bi vam ustrezalo v četrtek?“ kandidatu pošljete rezervacijsko povezavo. Ta je povezana z vašim koledarjem in se ravna po pravilih, ki jih nastavite – kako dolg je termin, kdaj najprej in kdaj najpozneje si je mogoče rezervirati, kolikšen je premor med razgovori.
Kandidat izbere termin, ki mu ustreza, vi pa imate zagotovilo, da nikoli ne bo v koliziji z drugim dogodkom v vašem koledarju. Naprednejše različice znajo upoštevati tudi več zunanjih koledarjev hkrati ali ustvariti multi-slot, pri katerem se na en termin prijavi več kandidatov – običajno za ocenjevalni center.
Rezervacijske povezave postajajo standard. Za kandidata so znak, da je podjetje tehnično zrelo in da zaposlovanje gradi na njegovem udobju, ne na udobju kadrovnika.
Povezane funkcije: Rezervacijske povezave · Povezava več zunanjih koledarjev · Multi-sloti za ocenjevalni center
Najboljši način za načrtovanje razgovora je še vedno telefon
Preden se lotimo orodij: najboljši način, da se s kandidatom dogovorite za termin, je še vedno telefon. Ali osebni dogovor. Skupaj iščete termin, ki ustreza obema, in oba vesta, kako nujen je.
Z vidika kadrovnika je namreč v igri več, kot je videti na prvi pogled. Potrebuje vodjo zaposlovanja, včasih dva. Potrebuje prosto sejno sobo. In tudi sam mora imeti čas. Včasih išče presek kar med štirimi koledarji.
Kandidat na drugi strani izbira termin nekje med skvošem in badmintonom – nujnost je nekoliko drugačna. Ali pa je ravno nasprotno: zaposlen je, doma ima bolne otroke in skoraj nič manevrskega prostora. O tem se je najlažje pogovoriti, ne dopisovati po e-pošti.
Toda telefon ni vedno pri roki. Kličete človeka, ki je ravno v službi ali doma rešuje nekaj nujnega. Izbiri termina se ne more posvetiti in verjetneje naredi napako, kot da bi si pomagal.
Zakaj prostih terminov ne izpisovati v e-pošti
Najbližja alternativa je, da kandidatu termine napišete v e-pošto. Sliši se nedolžno. V praksi morate odpreti vse koledarje, poiskati presek in ponujene termine blokirati, da jih vmes ne zasede kdo drug.
Tu pa se skriva past: več razgovorov ko načrtujete tako, več terminov imate blokiranih. Sami sebi zapirate koledar.
Ko usklajujete štiri koledarje, boste ponudili en termin čez dva tedna – in veseli boste, da ste ga sploh našli.
Zdaj poglejmo še skozi oči kandidata, ki vaše logike ne pozna. Dobi e-pošto: čez dva tedna pridite ob osmih zjutraj. Ali pa dobi povezavo: izberite, kar vam ustreza. V ozadju je isti koledar, toda candidate experience je neprimerljivo drugačna.
Rezervacijska povezava: kaj mora znati orodje za načrtovanje razgovorov
Rezervacijska povezava je povezava, prek katere kandidat izbere termin med dejansko prostimi mesti v vaših koledarjih. Navzven malenkost – ena vrstica v e-pošti. V ozadju pa razlika med tem, ali kadrovnik odpira štiri koledarje ali nobenega.
Če iščete orodje za zaposlovanje, ki res obvlada načrtovanje razgovorov, se odločajte po naslednjih petih lastnostih.
Upošteva več kot en koledar. Kadrovnik, vodje zaposlovanja, sejna soba. Kandidat vidi dejanski presek, ne vaše ocene.
Omogoča pravila rezervacije. Ne dva meseca vnaprej in ne uro pred sestankom. Brez pravil se svoboda, ki jo daste kandidatu, vrne kot termin, na katerega se nihče ne more pravočasno pripraviti.
Rezervacijo zapiše h kandidatu. To je glavna razlika med rezervacijsko povezavo znotraj ATS in splošno storitvijo za načrtovanje. Pri zunanjem orodju termin pristane v koledarju, ne pa tudi pri kandidatu v izbirnem postopku.
Kandidata ne sili, da podatke vnese dvakrat. Pri zunanji storitvi znova izpolnjuje ime, e-pošto in telefon. Lahko navede drugo številko kot v prijavi – vi pa imate težavo z identifikacijo in povezovanjem zapisov.
Omogoča dvosmerno sinhronizacijo koledarja. To je vmesna pot: pri načrtovanju vidite več koledarjev hkrati in lahko med klicem ponudite konkreten termin. Za to potrebujete povezavo z e-pošto in koledarjem.
Takoj za telefonskim dogovorom je najbolje, da kandidat termin izbere sam. Včasih je to celo boljše: koledarja nima pri roki, ne ve na pamet, kdaj imajo otroci dejavnosti, in potrebuje nekaj časa, da izbere termin, ki mu bo res ustrezal.
Prestavitev je druga polovica te funkcije
Rezervacijske povezave navadno razumemo kot načrtovanje. Enako pomembna pa je prestavitev razgovora. To, da imate danes čas, ne pomeni, da prihodnji teden ne boste zboleli vi ali vaši otroci.
Prihod na razgovor v bolezni ne koristi nikomur. Kandidat s tem morda pokaže, da je pripravljen iti prek meja zdravega razuma, vendar tega nihče ne bo cenil.
Kadrovnik pri bolnem kandidatu na razgovoru ne bo videl odločnosti. Videl bo obup, ker ta človek tako nujno potrebuje službo.
Dobro orodje zato kandidatu omogoči prestavitev termina – spet po pravilih, da tega ne more storiti uro prej. Izbere nadomestni termin, kadrovnik ne naredi nič, sprememba pa se vsem zapiše v koledar.
Bodimo pošteni: tudi tu ima telefon prednost. Po telefonu slišite, da kandidat komaj govori in trikrat zakašlja, zato veste, da se ne pretvarja. Zapis »imam prehlad« si vsak razlaga po svoje.
So pa kadrovniki, ki jih je skoraj nemogoče priklicati, ker imajo razgovor za razgovorom in se neodgovorjenih klicev lotijo šele vmes. Pri njih je samopostrežna prestavitev olajšanje za obe strani.
Katero orodje za zaposlovanje obvlada načrtovanje razgovorov?
Takšno, ki zna delati z več koledarji hkrati, kandidatu ponudi rezervacijsko povezavo z vašimi pravili in dogovorjeni termin zapiše neposredno h kandidatu v izbirnem postopku. Če je orodje za načrtovanje ločeno od ATS, računajte, da boste podatke povezovali ročno, kandidat pa jih bo vnesel dvakrat.
Kako kandidatu omogočiti, da sam izbere termin razgovora?
Namesto seznama terminov v e-pošti mu pošljite rezervacijsko povezavo. Prikaže le dejansko proste termine v koledarjih vseh udeležencev in upošteva pravila, ki jih nastavite. Kandidat izbere termin, ta pa se takoj zapiše vsem – ne da bi komurkoli vnaprej blokirali koledar.
Kako prestaviti razgovor, če kandidat zboli?
Prestavitev prepustite njemu. Rezervacijska povezava z možnostjo prestavitve mu omogoči izbrati nadomestni termin med prostimi, kadrovniku pa ni treba odpreti niti enega koledarja. Nastavite le rok, do katerega lahko termin spremeni, da se prestavitev ne zgodi uro pred sestankom.
Celoten seznam vprašanj za ponudnika ATS →
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kako povezavo rešujemo mi:
- Povežemo se z Microsoft 365 (Outlook) in z Google Workspace (Gmail) – avtorizirate konkreten e-poštni račun in mi z njega pošiljamo v domenskem imenu vašega podjetja.
- Od treh modelov sinhronizacije ponujamo prva dva: vtičnik za Outlook in Gmail (ročno shranjevanje pogovora ali ustvarjanje kandidata neposredno iz e-pošte) in sistemsko e-pošto v kopiji, ki zabeleži komunikacijo med kadrovnikom in kandidatom.
- Koledar povezujemo dvosmerno: vidite svojo razpoložljivost in razpoložljivost deljenih koledarjev sodelavcev, ustvarjen razgovor pa se prepiše nazaj v koledar. Pri spletnem sestanku se v vabilo generira povezava na Teams ali Google Meet.
- Rezervacijske povezave omogočajo kandidatu izbrati prosti termin po vaših pravilih, brez tveganja kolizije.
- Rezervacijske povezave so nativni del ATS: ne gre za zunanjo storitev za načrtovanje, pri kateri bi morali podatke povezovati ročno.
- Upoštevanje več koledarjev hkrati: kadrovnik, eden ali več vodij zaposlovanja in sejna soba – kandidat vidi le dejanski presek prostih terminov.
- Pravila rezervacije: nastavite, koliko vnaprej in kako tik pred terminom si ga kandidat še lahko rezervira.
- Rezervacija se zapiše neposredno h kandidatu: termin in njegove spremembe so pri kandidatu v izbirnem postopku, ne v ločenem koledarju.
- Kandidat podatkov ne vnaša znova: odpade tveganje, da navede drug kontakt kot v prijavi in nastaneta dva zapisa.
- Samopostrežna prestavitev: kandidat sam izbere nadomestni termin, kadrovniku ni treba posredovati, sprememba pa se vsem zapiše v koledar.
- Dvosmerna sinhronizacija koledarjev: pri načrtovanju vidite več koledarjev hkrati in lahko konkreten termin ponudite že med klicem.
Kaj zavestno ne počnemo: tretjega modela – torej neposredne povezave z vašim poštnim nabiralnikom, pri kateri bi ATS bral vsa dohodna sporočila – ne ponujamo. Večina podjetij ga iz varnostnih razlogov tako ali tako ne dovoli in mi nočemo imeti dostopa do vaše pošte.
In naravnost o sistemski e-pošti: sistemski naslov dodamo v kopijo samodejno vsakič, ko pošljete e-pošto iz sistema – in to tudi takrat, ko izberete le „odgovori“ (ni treba „odgovori vsem“). Kadrovnik na nič ne misli. Zabeleži pa se le to, kar gre skozi kopijo: naslov iz kopije lahko kadrovnik in kandidat ročno odstranita.
Pogosta vprašanja
Kako deluje sinhronizacija e-poštne komunikacije s kandidatom v ATS?
Obstajajo trije modeli in niso enakovredni. Prvi je vtičnik v Outlooku ali Gmailu, s katerim kadrovnik ročno shrani izbrani pogovor v ATS ali iz e-pošte neposredno ustvari kandidata; ima popoln nadzor in je z varnostnega vidika najčistejši, a je odvisen od discipline kadrovnika. Drugi je sistemska e-pošta: ATS ima lasten naslov, ki ga sistem pri pošiljanju samodejno doda v kopijo, tako da se komunikacija zabeleži pri kandidatu; deluje avtomatizirano, kadrovnik na nič ne misli, sistem pa nima dostopa do nabiralnika. Zabeleži pa se le tisto, kar gre skozi kopijo, naslov v kopiji pa je mogoče ročno odstraniti. Tretji je neposredna povezava s poštnim nabiralnikom, pri kateri ATS bere vsa dohodna sporočila; z vidika kibernetske varnosti ni priljubljen in večina podjetij ga ne dovoli.
Kaj so rezervacijske povezave za načrtovanje razgovorov?
Rezervacijska povezava je povezava, vezana na koledar kadrovnika, ki jo pošljete kandidatu namesto usklajevanja termina po e-pošti. Ravna se po pravilih, ki jih nastavite: dolžina termina, najbližji in najbolj oddaljen možni termin, premor med razgovori. Kandidat izbere termin, ki mu ustreza, sistem pa zagotovi, da ne bo v koliziji z drugim dogodkom v koledarju. Naprednejše različice znajo upoštevati več zunanjih koledarjev hkrati ali ustvariti multi-slot, pri katerem se na en termin prijavi več kandidatov, običajno za ocenjevalni center (assessment center). Rezervacijske povezave postajajo standard in so za kandidata znak tehnične zrelosti podjetja.