Povezava ATS na HRIS in plače: kdaj se splača in kako izgleda dobra integracija #

Preden se lotite integracije ATS s HR informacijskim sistemom (HRIS), se zavejte ene stvari: pri zaposlovanju o kandidatu vodite presenetljivo malo podatkov, ki so za HRIS zares uporabni – ime, kontakt, na katero delovno mesto se je prijavil, pod kakšnimi pogoji in kdaj lahko nastopi delo. In tudi ti se ne ujemajo povsem: naziv oglasa skoraj nikoli ni enak kataloškemu delovnemu mestu v HRIS. Ta majhen nabor podatkov je zato treba postaviti na tehtnico proti stroškom in zanesljivosti integracije. Pri preprosti predaji kandidata se integracija pogosto ne splača; pravo vrednost ima šele pri robustnih tokovih – ko se iz HRIS naložijo odprta delovna mesta v ponudbo, se „zaklenejo" in se celoten zapis prenese v onboarding. Samostojna tema je nato preboarding vprašalnik in ločevanje zaposlovalnih podatkov od zaposlitvenih (GDPR).

Koliko podatkov iz zaposlovanja je pravzaprav uporabnih za HRIS? #

V procesu zaposlovanja običajno vodite ime in priimek, zasebni e-poštni naslov in telefon, na katero delovno mesto se je kandidat prijavil, pod kakšnimi pogoji ste mu ponudili nastop dela in kdaj lahko nastopi. To je vse – in tudi to je za HRIS uporabno le deloma.

Dober primer je naziv delovnega mesta. Oglasa „Iščemo kadrovskega sopotnika z ljubeznijo do ljudi" v pogodbi ali v HRIS ne boste našli – tam bo kataloško delovno mesto tipa HR generalist. Količina podatkov, ki bi jih „prepisovali" v HRIS, je torej majhna in del njih se tako ali tako mora preslikati na druge vrednosti.

Zato to postavite kot enačbo stroškov in koristi: koliko ročnega dela integracija prihrani v primerjavi s tem, kaj stane in kako zanesljivo bo delovala, ko jo boste potrebovali.

Kdaj se osnovna povezava ne splača – in kdaj se #

V večini primerov iz prakse se izkaže, da se osnovnega nabora podatkov ne splača integrirati. Izjema so zelo odprti sistemi, ki ponujajo preprosto API integracijo – tam ima lahko smisel tudi za nekaj polj.

Pri velikih sistemih, kot so SAP SuccessFactors, Taleo ali Workday, pa računajte s tem, da integracija ni trivialna: vsaka implementacija HRIS je pri vsakem podjetju nekoliko drugačna, zato je povezava vedno nekoliko projekt po meri.

Povezane funkcije: Povezava na HRIS · API vmesnik · Webhooki

Kako izgleda robustna integracija s HRIS (na primeru) #

Prava moč povezave se pokaže šele, ko integracija ne začne pri predaji gotovega kandidata, ampak veliko prej – pri ponudbi ali celo pri zahtevku. Poglejmo to na robustnem modelu, kakršen se uporablja na primer pri SAP SuccessFactors.

1. Zahtevek od vodje. Integracija se lahko začne že s tem, da se iz HRIS naložijo informacije o delovnem mestu, ki ga je zadal vodja.
2. Odprti „stolčki" (to be hired). Pri izdelavi ponudbe se iz HRIS naložijo delovna mesta, odprta za zaposlovanje – in to tudi z izgledom v prihodnost. Tipičen primer: na stolu še nekdo sedi, a ima odpovedni rok ali odhaja na starševski dopust na določen datum; vi pa že potrebujete dati ponudbo kandidatu, ki ima lahko sam odpovedni rok. Znati filtrirati tudi delovna mesta, odprta recimo čez dva meseca, je tu bistveno.
3. Parametri iz upravljanja delovnih mest. Za vsak stolček se iz HRIS naložijo atributi – lokacija, grade, vodja, tip zaposlitve, število mest, pogosto tudi ugodnosti.
4. Predizpolnitev ponudbe na strani ATS. Ti podatki se predizpolnijo v obrazec ponudbe v ATS. Dopolnite denar in datum nastopa dela in ponudba se generira v oblikovanju podjetja.
5. Zaklep stolčka. Na strani HRIS se delovno mesto „zaklene", da ga ni mogoče ponuditi drugemu kandidatu. Ne manjka niti odklep – ko kandidat ponudbo zavrne, vodja je ne odobri ali je kandidat zavrnjen.
6. Prenos v onboarding. Ko ponudba uspe, se stolček skupaj s podatki prenese v naslednjo fazo. Kandidat potem nima le imena in priimka, ampak celoten zapis, izpeljan iz identifikatorja konkretnega delovnega mesta.

Prav ti zakotki (izgledna delovna mesta, zaklepanje, odklepanje, preslikava atributov) delajo integracijo s HRIS zahtevno – in hkrati šele tu daje resnično vrednost.

Povezane funkcije: Integracija s SAP SuccessFactors · Povezava na HRIS

Preboarding in zaposlitveni vprašalnik: kdaj in od kod ga poslati #

S povezavo na HRIS je povezano tudi vprašanje, kdaj kandidatu poslati zaposlitveni vprašalnik – torej obrazec, s katerim v pripravni (preboardinški) fazi zbirate podatke za pogodbeno dokumentacijo: natančen naslov stalnega prebivališča, številko osebne izkaznice, datum rojstva in druge podatke, potrebne za prijavo zaposlenega in sklenitev pogodbe.

Priporočilo: če ne uporabljate specializiranega preboarding/onboarding orodja, ta vprašalnik pošiljajte šele iz HRIS – naj obrazec podatke sproti polni neposredno v HRIS in prek dinamičnih polj vam tam ustvari zaposlenega. Samo povezavo do vprašalnika lahko kandidatu inicializirate tudi iz ATS („pridi, izpolni mi ta nabor podatkov").

Bistvena prednost te ločitve je pravna: zaposlovalne podatke praviloma hranite na podlagi zakonitega interesa, medtem ko zaposlitvene podatke obdelujete že iz zakonske podlage. To s seboj prinaša drugačne obveznosti in drugačne pravice zaposlenega – na primer ne more zahtevati izbrisa svojih podatkov, ker nad njegovo pravico stoji zakonska obveznost hraniti podatke (država zahteva evidenco za pokojninske in socialne namene za zakonsko določeno število let).

Povezane funkcije: Povezava na onboarding · GDPR: pravna podlaga in roki hrambe →

Celoten seznam vprašanj za ponudnika ATS →

← Nazaj na vodnik za izbiro ATS