Kateri ATS zmore več kadrovnikov in odobravanje pozicij?
Ko ima zaposlovanje več kot enega kadrovnika, odločata dve stvari. Prva je cenovni model: iščite sistem, kjer ne plačujete za vsak uporabniški račun posebej, ampak eno ceno za izbran obseg funkcij. Druga je odobravanje pozicij prek zahtevkov – torej zahtev za odprtje pozicije, iz katerih šele po odobritvi nastane oglas in se objavi na portalih. Sistemi, zgrajeni za več uporabnikov, poleg tega prinašajo SSO (enotno prijavo, ki jo danes zahteva tudi kibernetska varnost podjetja), vloge in pravice dostopa, deljeni talent pool in priporočila kandidatov iz zaposlovanj drugih kadrovnikov. Zahtevki so hkrati edini način, kako v ATS smiselno spremljati FTE – torej koliko polnih delovnih mest pravzaprav iščete.
⚙️ Preklopi vodnik na podjetje Zahtevki, odobravanje in FTE poročilo se tičejo internega zaposlovanja – v katalogu se odklenejo po izbiri podjetja.
Pri več kadrovnikih odloča cenovni model
Če ATS zaračunava za vsak uporabniški račun, začnete licence šteti. In ko jih začnete šteti, jih začnete tudi krčiti: ne dodate juniorskega kadrovnika, ne dodate vodje zaposlovanja, ne dodate sodelavca, ki v zaposlovanje vstopa le občasno.
S tem pa se vračate točno tja, od koder ste bežali – k pošiljanju kandidatov po e-pošti. Sistem, ki si ga ne morete privoščiti dati vsem, ki sodelujejo pri zaposlovanju, ne izpolnjuje svoje glavne funkcije.
Zato iščite model, kjer plačujete za obseg funkcij, ne za glave. Pri ekipi, ki raste, je to daleč najpomembnejša vrstica pogodbe.
Funkcije, ki se pojavijo šele z več uporabniki
S številom ljudi v sistemu se pojavljajo zahteve, ki jih en kadrovnik nikoli ni pogrešal:
-
SSO (single sign-on). Uporabniki se prijavljajo s podjetniško identiteto, računi se ustvarjajo
in ukinjajo centralno. Ne gre le za udobje – pri večjih podjetjih to običajno zahteva kibernetska
varnost in brez SSO sistem ne gre skozi odobritev IT.
SSO · Azure SSO · Google SSO · Dvofaktorska avtentikacija -
Vloge in pravice dostopa. Ni nujno, da vsak kadrovnik vidi vsako pozicijo in vsakega kandidata.
Vloge in pravice dostopa · Revizijski dnevnik -
Nadzor kandidatov po fazah. Pri več kadrovnikih se zlahka zgodi, da kandidat nekje
obtiči in tega nihče ne opazi.
SLA za odzive kandidatom · Samodejni opomniki -
Deljeni talent pool. Kandidat, ki ga je našel en kadrovnik, je sredstvo celotnega podjetja –
sistem naj ga ob odprtju nove pozicije ponudi tudi drugim.
Mikro-pooli talentov · Priporočila kandidatov za novo pozicijo · AI iskanje v talent poolu
Odobravanje pozicij: kaj je zahtevek
Zahtevek (angleško requisition) je zahteva za odprtje pozicije. Vodja v njem opiše, koga in zakaj potrebuje; zahtevek gre skozi odobritev – običajno pri nadrejenem in financah – in šele po odobritvi iz njega nastane oglas, ki se objavi na karierni splet in zaposlitvene portale.
Ta vrstni red je bistvo. Brez zahtevka se oglas pojavi zunaj v trenutku, ko ga nekdo napiše. Z zahtevkom se pojavi šele, ko je pozicija resnično odobrena in plačana.
Povezane funkcije: Zahtevki za odprtje pozicije · Odobravanje odprtja pozicij · Obvestila za vodjo
Zakaj so zahtevki ključ do FTE poročanja
FTE (full-time equivalent, preračunano polno delovno mesto) izraža, koliko polnih delovnih mest podjetje dejansko išče. Ni isto kot število oglasov – en oglas lahko pomeni deset delovnih mest, trije oglasi pa lahko pomenijo enega.
Ker se število iskanih delovnih mest beleži prav v zahtevku, lahko ATS nad njim postavi poročanje, ki ga sicer nimate od kod vzeti: koliko delovnih mest je bilo v danem obdobju zasedenih glede na odobrene zahtevke in koliko se jih še išče.
Brez zahtevka ne veste, koliko ljudi (FTE) pravzaprav iščete. Veste le, koliko oglasov imate zunaj.
Povezane funkcije: FTE poročilo · Odprte in zaprte pozicije · Pregled sprejetih kandidatov · Time to fill
Celoten seznam vprašanj za ponudnika ATS →
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kako rešujemo zgornje točke:
- Uporabniki so vključeni v ceno brez omejitve števila. Plačujete za obseg funkcij, ne za glave – deseti kadrovnik ali peti vodja cene ne spremeni.
- Zahtevke evidentiramo: vodje podajajo zahteve za odprtje novih pozicij in imate pregled pozicij v posameznih stanjih.
- FTE evidentiramo na zahtevku in ga prikažemo v poročanju – koliko delovnih mest je odobrenih, koliko že zasedenih in koliko se še išče.
- SSO povežemo s strankinim ponudnikom identitete (npr. Microsoft Azure / Entra ID), podpiramo 2FA ter upravljanje vlog in pravic dostopa.
- Bazo talentov tvorijo kandidati iz preteklih zaposlovanj, ki jih je mogoče reciklirati v nove pozicije med kadrovniki. Ob odprtju nove pozicije zna AI primerne kandidate sama priporočiti.
- Infrastrukturo gostimo v podatkovnih centrih s standardom ISO 27001, s šifriranim prenosom in rednimi neodvisnimi penetracijskimi testi.
Kje bodite previdni – pri nas in drugje: odobravalni workflow je na vsakem demu videti preprost. Naj vam ga pokažejo na vašem realnem scenariju: koliko ravni odobritve potrebujete, kdo sme zahtevek zavrniti in kako se v FTE poročilo prikaže pozicija za krajši delovni čas. Prav v teh podrobnostih se sistemi razlikujejo najbolj.
Pogosta vprašanja
Kaj je zahtevek (requisition) pri zaposlovanju?
Zahtevek, angleško requisition, je zahteva za odprtje delovnega mesta. Vodja v njem opiše, koga in zakaj potrebuje. Zahtevek gre skozi odobritev, običajno pri nadrejenem in financah, in šele po odobritvi iz njega nastane oglas, ki se objavi na karierni splet in zaposlitvene portale. Ta vrstni red je bistven: brez zahtevka se oglas pojavi zunaj v trenutku, ko ga nekdo napiše, z zahtevkom pa šele takrat, ko je pozicija resnično odobrena in plačana. Zahtevek je hkrati edino mesto, kjer se beleži število iskanih delovnih mest (FTE).
Kaj je FTE poročilo pri zaposlovanju?
FTE (full-time equivalent, preračunano polno delovno mesto) izraža, koliko polnih delovnih mest podjetje dejansko išče. Ni isto kot število oglasov – en oglas lahko pomeni deset delovnih mest, trije oglasi pa lahko pomenijo enega. Ker se število iskanih delovnih mest beleži v zahtevku za odprtje pozicije, lahko ATS nad njim postavi poročanje: koliko delovnih mest je bilo v danem obdobju zasedenih glede na odobrene zahtevke in koliko se jih še išče. Brez zahtevkov ne veste, koliko ljudi iščete, veste le, koliko oglasov imate zunaj.