Katero programsko opremo za zaposlovanje izbrati za majhno kadrovsko ekipo?
Majhna kadrovska ekipa naj išče preprost ATS, ki izpolni štiri stvari: združi odzive kandidatov na eno mesto brez prepisovanja, spravi vodje zaposlovanja v sistem namesto pošiljanja življenjepisov po e-pošti, poenoti potek zaposlovanja v definiran workflow ter nadzoruje roke po GDPR in hitrost odzivov v smeri kandidatov. Ne odločajte se po številu funkcij – odločajte se po tem, ali bodo sistem res uporabljali tudi vodje. Nič zapletenega ni potrebno, je pa nujno v sistem vključiti vse uporabnike, ki sodelujejo pri zaposlovanju.
Izhodiščno stanje: Excel in Outlook
Večina majhnih kadrovskih ekip danes nima nobenega ATS. Podatki o kandidatih se ročno prepisujejo s portalov in iz e-pošte v Excel, opombe se pišejo v naslednji stolpec, preglednica pa se nato deli z vodji, ki vanjo dopisujejo svoje ocene.
In zdaj naravnost: ta postopek ni neumen. Je poceni, vsi ga poznajo in pri eni odprti poziciji deluje. Problem ni v Excelu kot takem – problem je v treh stvareh, ki se nanj navlečejo: prepisovanje podatkov, odsotnost avtomatizacije GDPR in predvsem pošiljanje kandidatov po e-pošti.
Skriti strošek pošiljanja življenjepisov po e-pošti
Tu je začetek in konec celotnega problema. V trenutku, ko kadrovnik pošlje življenjepis vodji po e-pošti, ta dokument zapusti kakršenkoli sistem – z njim pa izgine tudi kdorkoli, ki zanj odgovarja.
Prva posledica: GDPR, ki ga nihče ne nadzoruje
Osebne podatke kandidata je treba hraniti le za nujno potreben čas, oziroma za čas veljavnosti soglasja, če ga je kandidat podelil zunaj okvira konkretnega izbirnega postopka. Toda:
- Po zaključku izbirnega postopka nihče ne gre k vodji, da bi izbrisal e-pošto z življenjepisi.
- Po dveh letih se jih nihče več niti ne spomni.
- Podatki tako ostajajo v poštnih nabiralnikih bistveno dlje, kot smejo.
ATS to reši tako, da življenjepis nikamor ne potuje – vodja si kandidata ogleda v sistemu. Roke nato nadzoruje programska oprema, ne človeški spomin.
Druga posledica: proces, ki ga ni mogoče niti izmeriti niti dokončati
Ko kadrovnik razpošlje trideset e-poštnih sporočil tridesetim vodjem, izgubi pregled nad tem, kdo je odgovoril in kdo ne. Nima načina ugotoviti, kje se je zaposlovanje zataknilo, niti komu poslati opomnik. Rezultat pozna vsak kandidat: na svojo prijavo ne dobi nobenega odgovora.
Ni to zla volja. To je posledica tega, da proces teče v orodju, ki zanj ni zgrajeno.
Ko življenjepis zapusti sistem ATS, preneha obstajati kdorkoli, ki zanj odgovarja – niti za GDPR niti za odgovor kandidatu.
Štirje cilji ATS za majhno ekipo
Majhna ekipa ne potrebuje zapletenega sistema. Potrebuje pa takšnega, v katerega vključi vse ljudi in vse vire. Konkretno:
-
Združiti odzive na eno mesto brez prepisovanja. Kandidati s portalov,
kariernega spleta in LinkedIna padejo naravnost v sistem. Posebej se splača ustvariti
izviren karierni splet, ki izraža vaš USP na trgu dela – torej
razumljiv odgovor na vprašanje, zakaj priti delat prav k vam.
Multiposting · Zaposlitveni portali · Karierne strani -
Deliti kandidate z vodji znotraj sistema. Vodja ne dobi e-pošte, ampak
povezavo v sistem, kjer kandidata oceni.
Poenostavljeni pogledi za vodje · Deljenje izbranih kandidatov · Ocenjevanje kandidatov -
Poenotiti komunikacijo in potek zaposlovanja (workflow). Vsaka pozicija ima enake faze
in v vsaki fazi kandidat in ekipa vesta, kaj bo naprej.
Lastne faze procesa · Predloge za faze zaposlovanja · Sinhronizacija komunikacije -
Nadzorovati preglednost in hitrost do kandidata. Sistem opozori, ko
kandidat čaka predolgo, in ne dovoli zapreti pozicije brez odgovora.
SLA za odzive kandidatom · Razlogi za zavrnitev · Nadzor poteka soglasja
Celoten seznam vprašanj za ponudnika ATS →
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kako izhajamo v razmerju do majhnih kadrovskih ekip:
- Uporabniki so vključeni v ceno brez omejitve števila. Vodje zaposlovanja dodate vse in zanje ne plačate nič dodatnega – past, opisana zgoraj, pri nas ne grozi.
- Vodje delajo v sistemu, ne v e-pošti: imajo poenostavljene poglede, deljene kandidate in ocene.
- GDPR rešujemo avtomatizirano – retencijski roki, potek soglasja, anonimizacija. Podatke gostimo v EU.
- Workflow si nastavite glede na tip pozicije, vključno s SLA za odzive kandidatom.
O zavezi naravnost: naročnino sklepamo za eno leto. Letna zaveza pa ne pomeni, da morate vse plačati vnaprej – plačilo je mogoče po dogovoru razdeliti na obroke, tako da se vanjo umesti tudi majhna ekipa z napetim denarnim tokom. Če pa potrebujete mesečno naročnino, ki jo je mogoče kadarkoli odpovedati, boste drugje bolj zadovoljni.
Pogosta vprašanja
Zakaj je pošiljanje življenjepisov vodjem po e-pošti problem?
Ko kadrovnik pošlje življenjepis vodji po e-pošti, dokument zapusti sistem ATS in nihče zanj več ne odgovarja. Nastaneta dva problema. Prvi je GDPR: po zaključku izbirnega postopka nihče ne gre k vodji, da bi izbrisal e-poštna sporočila z osebnimi podatki, tako da podatki ostajajo v nabiralnikih bistveno dlje, kot smejo. Drugi je vodenje procesa: ko kadrovnik razpošlje trideset e-poštnih sporočil, nima pregleda, kdo je odgovoril in kje se je zaposlovanje zataknilo, kandidat pa pogosto ne dobi nobenega odgovora. Rešitev je deliti kandidate znotraj ATS, kjer roke nadzoruje programska oprema in ocenjevanje poteka v sistemu.
Zakaj za zaposlovanje ne zadostujeta Excel in Outlook?
Excel in Outlook nista neumna rešitev in pri eni odprti poziciji delujeta. Problem nastane v treh točkah: podatke o kandidatih je treba ročno prepisovati s portalov in iz e-pošte, manjka avtomatizacija rokov po GDPR in anonimizacije, kandidati pa se vodjem pošiljajo po e-pošti, s čimer zapustijo kakršenkoli sistem. Preglednica ne zna meriti hitrosti zaposlovanja, ne opozori na čakajočega kandidata in ne deli konteksta. Ko imate več virov odzivov ali več ljudi, vključenih v izbor, se splača preiti na ATS.
Kako izbrati ATS za majhno podjetje?
ATS za majhno podjetje izbirajte glede na preprostost uvedbe, ceno in povezavo z zaposlitvenimi portali. Ključno je, da sistem združi odzive z oglasov na eno mesto, nadomesti Excel in naredi komunikacijo z vodji preglednejšo. Uporabite vodnik zgoraj in si določite must-have in nice-to-have funkcije.