Kateri ATS izbrati za kadrovsko agencijo?
Pri kadrovski agenciji odloča velikost ekipe in način dela, ne dolžina seznama funkcij. Butična agencija z dvema do tremi kadrovniki ne potrebuje robustnega CRM za upravljanje strank – težišče njenega sistema je kakovosten ATS, usmerjen v iskanje po lastni bazi talentov in aktiven sourcing na LinkedInu. Srednje in velike agencije nasprotno skrbijo, da stroški za ATS ne rastejo nesorazmerno s številom kadrovnikov in da jim sistem da tehnološko prednost pred konkurenco. Skozi vse velikosti veljata dve stvari: povezava z LinkedInom je nujna, vključno s prenosom zgodovine pogovora s kandidatom, in sistem mora znati narediti opravljeno delo vidno tako v smeri stranke kot kandidata.
⚙️ Preklopi vodnik na agencijo V katalogu zgoraj odklene sekcijo agencijskih funkcij in skrije tiste, ki se agencij ne tičejo.
Najprej si priznajte, kakšna agencija ste
| Tip agencije | Težišče sistema |
|---|---|
| Butična (2–3 kadrovniki) |
Talent pool in sourcing na LinkedInu. |
| Srednja (6–15 kadrovnikov) |
Širina storitev za stranko in standardizacija izpisov. |
| Velika (16+ kadrovnikov) |
Avtomatizacija in vodenje po podatkih. |
Butična agencija: težišče je ATS, ne CRM
Agencija z dvema do tremi kadrovniki ima običajno nekaj izbranih strank, za katere dolgoročno skrbi. Ne potrebuje torej sistema, ki zna evidentirati stotine leadov in poslovnih priložnosti. Stranke pozna po imenu.
Kar potrebuje, je močno delo s kandidati: hitro preiskati lastno bazo talentov, aktivno sourcati na LinkedInu in najdene profile spraviti v sistem brez prepisovanja. Od tam jih nato deli neposredno s stranko.
Glavna konkurenčna prednost butične agencije je hitrost, s katero zna dostaviti kandidate.
Točno tako naj cilja tudi izbira ATS. Iščite sistem, ki ji procesa ne upočasni – idealno ga še pospeši – in ki ji hitrost ohrani tudi pri rasti.
Povezane funkcije: Fulltekst v življenjepisu · Mikro-pooli talentov · Vtičnik za LinkedIn · Deljenje kandidatov s stranko
Srednja agencija: širina storitev in sposobnost prodati lastno delo
Prednost srednje agencije je, da stranki zna ponuditi širino storitev – od longlistov kandidatov prek prescreeninga do full-process hiringa. Cilj naj bo zato znati dobro prodati svoje delo stranki in hkrati izboljševati odnose s kandidati.
V smeri stranke pridejo prav grafični izvozi, ki opisujejo, koliko kandidatov je bilo v katerem krogu in koliko dela je agencija opravila. V smeri kandidata je treba nenehno meriti njegovo zadovoljstvo.
Ključna funkcija je tudi zunanje deljenje kandidatov – zaradi profesionalizacije in zato, da se kandidati ne pošiljajo po e-pošti.
Povezane funkcije: Izvoz o zaposlovanju · Zunanje deljenje s stranko · Merjenje zadovoljstva kandidatov · Kandidati v posameznih fazah
Večje agencije: stroški in tehnološka prednost
Ko ima agencija več kot pet kadrovnikov, o rezultatu začne odločati ekonomika sistema. Cenovni model, zaračunan po uporabniku, pomeni, da vsak nov kadrovnik podraži programsko opremo – pri agenciji, ki raste z zaposlovanjem ljudi, se to hitro sešteje.
Drugo vprašanje je konkurenčno. Agencije si konkurirajo s hitrostjo in kakovostjo shortlista. Sistem, ki zna avtomatizirati ponavljajoče se korake, standardizirati izpise in ponuditi kandidata prej kot konkurenca, je poslovna prednost, ne obratovalni strošek.
Povezane funkcije: CRM za stranke in naročila · Filtriranje po stranki · Vloge in pravice dostopa
Kaj velja za vse: LinkedIn ni nice-to-have
Za agencijo je LinkedIn primarno lovišče in povezava z njim je zato must-have ne glede na velikost. ATS mora omogočiti prenos profila kandidata v nekaj klikih in ustvarjanje kartice v sistemu iz njega brez ročnega prepisovanja.
Eno stvar vprašajte posebej, ker se nanjo pozablja: ali sistem zna prenesti tudi zgodovino sporočil, ki ste si jih s kandidatom pisali na LinkedInu? Brez nje izgubite kontekst prvega nagovora – in to je točno tisti del pogovora, ki se ga čez pol leta nihče ne spomni.
Kako je s prenašanjem profilov z LinkedIna
Okoli sourcinga z LinkedIna vlada med kadrovniki veliko nejasnosti, zato razčistimo:
- Popolnoma avtomatiziranega scrapinga LinkedIn ne dovoljuje. Orodja, ki obljubljajo neomejen samodejni zbir profilov, ravnajo proti pravilom omrežja in tvegajo blokado računov.
- Legitimna pot je vtičnik, ki ga upravlja človek. Kadrovnik si profil odpre in ga z enim klikom prenese v ATS – ni to avtonomni bot, ki bi tekel sam.
- LinkedIn nadzoruje število prenosov na dan. Ključna je omejitev števila prenesenih življenjepisov na račun; ob njeni prekoračitvi grozi začasna omejitev ali blokada računa. To tveganje nosi sam LinkedIn, ne konkreten ATS.
- Dobro orodje vam pri tem pomaga – na primer omogoča izklop samodejnega prenašanja življenjepisov, da se omejitve ne dotaknete in prenašate le sam profil.
Zato ponudnika ne vprašajte le „ali znate LinkedIn?", ampak predvsem kako ga rešujete in kakšna tveganja to prinaša za vaše račune.
Povezane funkcije: Vtičnik za LinkedIn · Prenos sporočil z LinkedIna · AI sourcing na LinkedInu
Kdaj ima smisel vključiti AI
Pri agencijah ima AI smisel prej kot pri podjetjih, saj delajo z večjim obsegom kandidatov in hitrost je njihov izdelek. Dve uporabi sta vredni pozornosti.
AI priporočila iz lastnega talent poola
Ob odprtju nove pozicije sistem sam ponudi kandidate iz preteklih zaposlovanj, ki ustrezajo. Posebej dragoceni so tisti, ki so že enkrat šli skozi izbor pri drugi stranki in jih je ta iz lastnih razlogov zavrnila. Niso slabi – le tam se niso prilegali.
Kandidat, ki so ga zavrnili pri eni stranki, se pogosto prilega drugi – prav zato ima lastna baza talentov za agencijo tako vrednost.
AI sourcing na LinkedInu
Sistem sam predlaga kandidate, ki na LinkedInu ustrezajo merilom odprte pozicije, in jih ponudi kar v ATS. To prihrani najbolj naporen del sourcinga – prvi prehod skozi rezultate iskanja.
Povezane funkcije: Priporočila kandidatov za novo pozicijo · AI iskanje v talent poolu · AI sourcing na LinkedInu · Točkovanje kandidatov
Narediti nevidno delo agencije vidno
To je točka, ki je v nobeni primerjavi ATS ne boste prebrali, pa vendar odloča o tem, ali stranka dojema vašo ceno kot upravičeno.
Delo agencije je za stranko deloma nevidno: ne vidi, koliko kandidatov ste nagovorili in koliko razgovorov ste opravili – vidi tri priporočene življenjepise in račun.
Velik del dela agencije je za stranko – in pogosto tudi za kandidata – neviden. Nihče ne vidi, koliko ljudi ste nagovorili, koliko razgovorov ste opravili in koliko profilov ste izločili, preden ste priporočili tiste tri najboljše. Dober agencijski ATS zna to delo samodejno prikazati.
Zato vprašajte za izpise:
- Poročilo o številu nagovorjenih kandidatov in o številu opravljenih razgovorov.
- Predstavitev shortlista – trije najboljši kandidati v grafični obliki, ki jo je mogoče poslati stranki.
- Grafične ponudbe v smeri kandidata in podpora njegovemu nastopu pri stranki.
Povezane funkcije: Izvoz o zaposlovanju · Pregled priporočenih kandidatov · Kandidati v posameznih fazah · Generiranje ponudbe za zaposlitev
Celoten seznam vprašanj za ponudnika ATS →
Ta vodnik izdaja Recruitis.io, češki ATS. Kaj od zgoraj navedenega znamo:
- Baza talentov se gradi iz kandidatov, ki so pri vas odgovorili v preteklosti; lahko jih reciklirate v nove pozicije in kategorizirate z lastnimi oznakami.
- Sourcing z LinkedIna prek vtičnika v brskalniku – profil prenesete v sistem brez prepisovanja.
- AI sourcing na LinkedInu predlaga kandidate, ki ustrezajo merilom odprte pozicije.
- AI priporočila iz talent poola – ob odprtju nove pozicije sistem sam ponudi primerne kandidate iz vaših preteklih zaposlovanj.
- Deljenje kandidatov s stranko vključno z interakcijo nad njimi, tudi z vodji zaposlovanja.
- Delo s strankami: pozicije in kandidate ustvarjate in filtrirate glede na konkretno stranko.
- Uporabniki so vključeni v ceno brez omejitve števila, tako da rast ekipe kadrovnikov ne draži programske opreme.
Česa pri nas ne najdete: polnovrednega agencijskega CRM – torej evidence leadov, prodajnega pipelina, pogodb in izstavljanja računov – nimamo. Znamo razlikovati in filtrirati pozicije in kandidate glede na stranko, a prodajni in računovodski del boste morali voditi drugje. Če iščete en sistem za zaposlovanje in za prodajo, to nismo mi.
Naravnost o LinkedInu: tudi če AI predlaga kandidate, sam prenos profila sproži kadrovnik prek vtičnika – ne gre za avtomatskega bota. Naš vtičnik sam ne nadzoruje nobenih omejitev; ker pa ga upravlja človek in se ne obnaša avtonomno, to ni problem – razen ene stvari. LinkedIn sam nadzoruje število prenesenih življenjepisov na dan in ob njegovi prekoračitvi grozi blokada računa. Zato vtičnik ponuja možnost izklopa samodejnega prenašanja življenjepisov. Če vam kdo obljublja neomejen popolnoma avtomatski sourcing z LinkedIna, tvegate blokado svojih računov – to tveganje velja za vsako pošteno orodje na trgu, ne le za nas.
Pogosta vprašanja
Kateri ATS izbrati za majhno kadrovsko agencijo?
Butična agencija z dvema do tremi kadrovniki ima običajno nekaj izbranih strank, ki jih pozna po imenu, in zato ne potrebuje robustnega CRM za evidenco potencialnih strank in poslovnih priložnosti. Težišče njenega sistema naj bo močno delo s kandidati: hitro iskanje po lastni bazi talentov, aktiven sourcing na LinkedInu in prenos najdenih profilov v ATS brez ročnega prepisovanja, od koder jih je mogoče deliti neposredno s stranko. Glavna konkurenčna prednost butične agencije je hitrost, s katero zna dostaviti kandidate. Točno tako naj cilja tudi izbira ATS: iskati sistem, ki ji procesa ne upočasni, idealno ga še pospeši, in ki ji hitrost ohrani tudi pri rasti.
Kateri ATS izbrati za srednje veliko kadrovsko agencijo?
Prednost srednje agencije je, da stranki zna ponuditi širino storitev: od longlistov kandidatov prek prescreeninga do full-process hiringa. Cilj naj bo zato znati dobro prodati svoje delo stranki in hkrati izboljševati odnose s kandidati. V smeri stranke pridejo prav grafični izvozi, ki opisujejo, koliko kandidatov je bilo v katerem krogu in koliko dela je agencija opravila. V smeri kandidata je treba nenehno meriti njegovo zadovoljstvo. Ključna funkcija je tudi zunanje deljenje kandidatov, in sicer zaradi profesionalizacije in zato, da se kandidati ne pošiljajo po e-pošti.
Kako lahko ATS naredi delo kadrovske agencije vidno stranki?
Velik del dela agencije je za stranko neviden: stranka ne vidi, koliko kandidatov je agencija nagovorila, koliko razgovorov je opravila in koliko profilov je izločila, preden je priporočila tri najboljše. Dober agencijski ATS to delo samodejno prikaže. Zato vprašajte za poročilo o številu nagovorjenih kandidatov in opravljenih razgovorov, za grafično predstavitev shortlista treh najboljših kandidatov, ki jo je mogoče poslati stranki, in za grafične ponudbe za zaposlitev v smeri kandidata. Ti izpisi odločajo o tem, ali stranka dojema ceno agencije kot upravičeno.
Kakšna je razlika med ATS za podjetje in za kadrovsko agencijo?
ATS za podjetje rešuje interno zaposlovanje v eno družbo. ATS za agencijo mora poleg tega obvladati več strank, deljenje kandidatov med naročili in deljene poglede za stranke. Pri izbiri za agencijo je zato bistveno delo z naročili strank in hitro iskanje zgodovine.