Warum sollte ein ATS eigene, frei konfigurierbare Recruiting-Phasen haben?

Das Recruiting zu bewältigen bedeutet vor allem, dass Sie sich einen eigenen Ablauf des Recruiting-Prozesses erstellen können und dass Ihnen das ATS kein einheitliches Recruiting-System für alle Stellen aufzwingt. Ein gutes ATS ermöglicht deshalb, eigene Recruiting-Phasen zu definieren und für jeden Stellentyp einen anderen Workflow zu haben. An diese Phasen lässt sich dann die Kommunikation mit dem Kandidaten über E-Mail-Vorlagen knüpfen.

Warum braucht ein ATS eine mobile App für Hiring Manager?

Eine für Hiring Manager gedachte mobile App ist der einfachste und komfortabelste Weg, Daten zwischen Recruiter und Manager auszutauschen. Zugleich ist es der schnellste Weg, vom Manager Feedback zu bekommen und mit ihm gemeinsam einen Kandidaten zu bewerten: Der Manager öffnet den Kandidaten auf dem Handy, sieht sich den Lebenslauf an und bewertet ihn gleich.

Sollte man für ein ATS eine Lizenz pro Unternehmen oder pro Nutzer zahlen?

Es gibt zwei Modelle. Die Lizenz pro Unternehmen bedeutet einen einzigen Preis für den gewählten Funktionsumfang, die Nutzer sind im Preis inbegriffen; die Kosten sind vorhersehbar, und Sie geben jedem Zugang zum System, der am Recruiting beteiligt ist. Die Lizenz pro Nutzer bedeutet, dass Sie für jeden Account einzeln zahlen, meist monatlich; jeder neue Kollege verteuert die Software, und das Unternehmen beginnt, Lizenzen zu zählen und zu streichen. Für ein wachsendes Unternehmen ist die Lizenz pro Unternehmen grundlegend vorteilhafter, weil das Wachstum des Teams die Softwarekosten nicht erhöht und kein Druck entsteht, sich einen Account mit mehreren Personen zu teilen.

Warum ist das Teilen eines einzigen Accounts im ATS ein Problem?

Wenn ein ATS pro Nutzer abrechnet, kauft das Unternehmen oft die Lizenzen nicht, hört aber nicht auf, das System zu nutzen – es beginnt, sich einen Account mit mehreren Personen zu teilen. Auf dieses Szenario war kein ATS ausgelegt. Sie wissen nicht, wer was getan hat, weil die Aktionshistorie und das Audit-Log auf einen einzigen Nutzer geschrieben sind. Rollen und Zugriffsrechte lassen sich nicht einrichten, sodass der geteilte Account auch Stellen und Kandidaten sieht, die er nicht sehen sollte. Benachrichtigungen gehen an alle, also an niemanden. Die DSGVO-Verantwortung verschwimmt, weil Sie nicht nachvollziehen können, wer auf die personenbezogenen Daten des Kandidaten zugegriffen hat. Und die Sicherheit bricht zusammen: Das geteilte Passwort kursiert im Chat, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung lässt sich nicht einsetzen, und das Ausscheiden eines Kollegen bedeutet nicht den Entzug des Zugriffs.

Wie funktioniert die Synchronisierung der E-Mail-Kommunikation mit dem Kandidaten im ATS?

Es gibt drei Modelle, und sie sind nicht gleichwertig. Das erste ist ein Plugin in Outlook oder Gmail, mit dem der Recruiter eine ausgewählte Konversation manuell im ATS speichert oder aus einer E-Mail direkt einen Kandidaten anlegt; er hat volle Kontrolle und es ist sicherheitstechnisch am saubersten, hängt aber von der Disziplin des Recruiters ab. Das zweite ist die System-E-Mail: Das ATS hat eine eigene Adresse, die das System beim Versand automatisch in Kopie setzt, sodass die Kommunikation beim Kandidaten erfasst wird; das funktioniert automatisiert, der Recruiter muss an nichts denken, und das System hat keinen Zugriff auf das Postfach. Erfasst wird aber nur, was über die Kopie läuft, und die Adresse in Kopie lässt sich manuell entfernen. Das dritte ist die direkte Anbindung an das Postfach, bei der das ATS alle eingehenden Nachrichten liest; aus Sicht der Cybersicherheit ist das nicht beliebt, und die meisten Unternehmen erlauben es nicht.

Was sind Buchungslinks für die Terminplanung von Gesprächen?

Ein Buchungslink ist ein an den Kalender des Recruiters gekoppelter Link, den Sie dem Kandidaten statt der Terminabsprache per E-Mail schicken. Er richtet sich nach Regeln, die Sie festlegen: Länge des Slots, frühester und spätester möglicher Termin, Pause zwischen den Gesprächen. Der Kandidat wählt den Termin, der ihm passt, und das System stellt sicher, dass er nicht mit einem anderen Ereignis im Kalender kollidiert. Fortgeschrittenere Varianten können mehrere externe Kalender zugleich berücksichtigen oder einen Multi-Slot erstellen, bei dem sich mehrere Kandidaten für einen Termin anmelden, typischerweise für ein Assessment-Center. Buchungslinks werden zum Standard und sind für den Kandidaten ein Signal für die technische Reife des Unternehmens.

Was ist ein FTE-Report im Recruiting?

FTE (Full-time Equivalent, Vollzeitäquivalent) drückt aus, wie viele Vollzeitstellen ein Unternehmen tatsächlich sucht. Das ist nicht dasselbe wie die Anzahl der Anzeigen – eine Anzeige kann zehn Stellen bedeuten, und drei Anzeigen können eine bedeuten. Weil die Anzahl der gesuchten Stellen in der Stellenanforderung erfasst wird, kann das ATS darauf ein Reporting aufbauen: wie viele Stellen im jeweiligen Zeitraum gegenüber den genehmigten Anforderungen besetzt wurden und wie viele noch gesucht werden. Ohne Anforderungen wissen Sie nicht, wie viele Menschen Sie suchen, Sie wissen nur, wie viele Anzeigen Sie draußen haben.

Brauche ich die Einwilligung des Kandidaten, wenn er selbst auf ein Stellenangebot antwortet?

Nein. Wenn der Kandidat selbst aktiv auf Ihre Stelle antwortet, speichern Sie seine personenbezogenen Daten auf Grundlage des berechtigten Interesses und brauchen dafür keine Einwilligung. Nach manchen rechtlichen Auslegungen gilt sogar, dass Sie dort, wo Sie ein berechtigtes Interesse haben, die Einwilligung im Gegenteil nicht einholen sollten. Häufig ist der umgekehrte Fehler, bei dem Unternehmen, die an Onlineshops gewöhnt sind, im Antwortformular eine Einwilligung erzwingen. Im Recruiting funktioniert das so nicht. Bei der Speicherung auf Grundlage des berechtigten Interesses müssen Sie aber die Informationspflicht erfüllen: wer der Verantwortliche ist, welche Pflichten er hat und welche Rechte der Kandidat hat, einschließlich des Widerspruchsrechts nach Artikel 21 und der Ausübung des Rechts auf Löschung nach Artikel 17, was zu einer vollständigen und unumkehrbaren Anonymisierung führen muss. Eine Einwilligung widerrufen lässt sich nur dort, wo die Grundlage die Einwilligung ist, also bei der Speicherung über das Auswahlverfahren hinaus.

Wie lange darf ein Unternehmen die personenbezogenen Daten eines Kandidaten aufbewahren?

Das hängt von der Rechtsgrundlage ab. Beim berechtigten Interesse dürfen Sie den Kandidaten ohne Einwilligung nur für die zum Auswahlverfahren unbedingt notwendige Zeit aufbewahren; nach dessen Abschluss noch für eine kurze notwendige Zeit, aber nicht ein halbes Jahr oder ein Jahr nach Ende der Stelle. Bei der Einwilligung über das Auswahlverfahren hinaus, also der Speicherung im Talent-Pool, schreibt die DSGVO keine konkrete Frist vor, sie muss aber angemessen und begründbar sein. Übliche Praxis sind drei bis fünf Jahre, bei manchen Stellen lassen sich auch zehn Jahre rechtfertigen. Eine längere Frist rechtfertigen Sie leichter, wenn der Kandidat in jeder Kommunikation einen Link hat, mit dem er die Einwilligung mit einem Klick widerruft. Ein gutes ATS sollte die Aufbewahrungsdauer automatisch überwachen und die Anonymisierung automatisieren.

Was ist die Einwilligung über das Auswahlverfahren hinaus und wie muss sie aussehen?

Es ist eine Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten, mit der Sie den Kandidaten auch dann speichern wollen, wenn das konkrete Auswahlverfahren beendet ist, typischerweise im Talent-Pool. Sie muss freiwillig sein: Sie darf nicht vorangekreuzt sein, muss ein aktiver Schritt des Kandidaten sein und darf nicht als Bedingung für das Absenden des Formulars verpflichtend sein. Ein Sonderfall ist die Registrierung im firmeneigenen Talent-Pool über die Karriereseite, bei der der Kandidat nicht auf eine konkrete Stelle antwortet. Dort lässt sich das berechtigte Interesse nicht heranziehen, und ohne Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten dürfen Sie die Daten nicht speichern.

Was soll nach der Anonymisierung eines Kandidaten im ATS übrig bleiben?

Die Anonymisierung sollte nicht restlos alles löschen, sondern nur die personenbezogenen Daten des Kandidaten. Das System sollte einen nicht personenbezogenen Rest der Informationen über die Bewerbung behalten: Aufzeichnungen, Notizen und die Quelle, von der der Kandidat geantwortet hat. Das dient der Analytik und dem Reporting, also wie viele Kandidaten sich beworben haben und aus welchen Quellen, und vor allem dem Nachweis einer negativen Tatsache. Nach der Anonymisierung können Sie zwar nicht mehr sagen, wen Sie hatten, aber aus dem verbliebenen Rest und den Zeitstempeln belegen Sie, dass der Kandidat zu einem bestimmten Datum den Widerruf der Einwilligung beantragt hat und die Anonymisierung erfolgt ist. Das ist nützlich, wenn sich ein Kandidat bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde beschwert und Sie nachweisen müssen, dass Sie Ihre Pflichten erfüllt haben.

Darf ich einen Kandidaten von LinkedIn ohne seine Einwilligung im ATS speichern?

Es gibt mehrere rechtliche Auslegungen, und sie unterscheiden sich je nach Kontext. Unterscheiden Sie zwei Bedeutungen des Wortes Einwilligung. Die menschliche Zustimmung ist die Frage, ob du damit einverstanden bist, dass wir dich in das Recruiting für Stelle X aufnehmen – also ein praktischer erster Schritt, kein rechtliches Institut. Die DSGVO-Einwilligung ist die formale Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten. Beim Sourcing holen Sie zuerst diese menschliche Zustimmung ein: Sie sprechen den Kandidaten an, und er zeigt Interesse. Erst dann speichern Sie ihn und stützen sich auf das berechtigte Interesse. Erfüllen Sie vor allem die Informationspflicht nach Artikel 14 DSGVO, denn Sie beziehen die Daten von LinkedIn und nicht direkt vom Kandidaten – informieren Sie ihn also spätestens innerhalb eines Monats oder bei der ersten Ansprache. Beim Sourcing ist es zudem sinnvoll, auch eine formale DSGVO-Einwilligung für die konkrete Stelle einzuholen, weil sich das berechtigte Interesse am natürlichsten dort heranziehen lässt, wo der Kandidat selbst aktiv auf eine Stelle antwortet, während beim Sourcing Sie ihn ansprechen. Achtung vor einem häufigen Irrtum: Die Einwilligung, die der Kandidat LinkedIn zur Nutzung des Netzwerks gibt, ist nicht dasselbe wie die Pflicht Ihres Unternehmens, personenbezogene Daten nach der DSGVO zu verarbeiten. Und ob Sie den Kandidaten in Excel oder im ATS speichern, macht aus Sicht Ihrer Pflichten keinen Unterschied. Die Beweislast liegt bei Ihnen: Sie müssen nachweisen, dass Sie die Einwilligung erhalten haben. Dies ist keine Rechtsberatung; lassen Sie sich das Vorgehen von Ihrem eigenen Anwalt genehmigen.

Was ist eine befristete Einwilligung beim Sourcing von Kandidaten?

So etwas wie eine befristete Einwilligung gibt es aus rechtlicher Sicht nicht; die Regel lautet: erst die Einwilligung, dann die Verarbeitung. Es handelt sich um einen Kompromiss, den manche ATS als bessere Variante anbieten, als Kandidaten nebenbei in Excel zu führen. Er funktioniert so, dass das System die Daten des Kandidaten nur für eine begrenzte Zeit aufbewahrt, etwa 14 Tage bis zwei Monate, und Sie den Kandidaten in dieser Zeit um eine legitime Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten bitten. Wenn Sie die Einwilligung erhalten, bekommt der Kandidat im System die volle DSGVO-Einwilligung. Wenn Sie sie nicht erhalten, erfolgt eine vollständige, unumkehrbare Anonymisierung seiner personenbezogenen Daten, genauso wie wenn die Einwilligung etwa nach zwei Jahren oder nach Abschluss des Auswahlverfahrens abläuft. Nach dem reinen Wortlaut der DSGVO ist das nicht die sauberste Lösung, und es ist ratsam, sie vom Unternehmensjuristen genehmigen zu lassen.

Droht beim Herunterladen von Profilen aus LinkedIn eine Sperrung des Accounts?

Ja, das kann sein. LinkedIn wehrt sich gegen Automatisierungen, daher bedeutet eine vollständige Automatisierung des Profil-Downloads ein Sperrrisiko. Ein ehrliches, vom Menschen gesteuertes Plugin, das nicht selbst Profile durchgeht und nur Kontakte und Nachrichten aus einem geöffneten Profil vorausfüllt und über die API ins ATS schickt, tut nichts Verbotenes, und von seiner Seite droht keine Entdeckung. Eine Sperrung kann aber beim Herunterladen einer größeren Datenmenge kommen, typischerweise beim Herunterladen des Lebenslaufs, also der Umwandlung des Profils in ein PDF. Jeder Account, einschließlich Recruiter-Account und Sales Navigator, hat ein tägliches Limit heruntergeladener Lebensläufe, und dessen Überschreitung führt zur Sperrung, unabhängig davon, ob Sie manuell oder per Plugin herunterladen. Deshalb ermöglicht ein gutes Plugin, das automatische Herunterladen von Lebensläufen abzuschalten, damit Sie nur Kontakte übertragen und Lebensläufe nur auf Anforderung herunterladen.

Wie funktioniert das Übertragen von Kandidaten aus LinkedIn ins ATS?

Vollständig automatisiertes Scraping von Profilen erlaubt LinkedIn nicht; Tools, die eine unbegrenzte automatische Erfassung versprechen, handeln gegen die Regeln des Netzwerks und riskieren die Sperrung des Accounts. Der legitime Weg ist ein vom Menschen gesteuertes Browser-Plugin: Der Recruiter öffnet ein Profil und überträgt es mit einem Klick ins ATS – es ist kein autonomer Bot. Das entscheidende Risiko liegt bei LinkedIn selbst, und zwar in Form des Limits für die Anzahl heruntergeladener Lebensläufe pro Account und Tag; bei dessen Überschreitung drohen eine vorübergehende Einschränkung oder die Sperrung des Accounts. Ein gutes Tool hilft dabei, zum Beispiel indem es das automatische Herunterladen von Lebensläufen abschalten lässt, sodass nur das Profil selbst übertragen wird und Sie das Limit nicht berühren. Fragen Sie den Anbieter deshalb nicht nur, ob er LinkedIn beherrscht, sondern vor allem, wie er es löst und welche Risiken das für Ihre Accounts birgt.

Welches ATS für eine kleine Personalagentur?

Eine Boutique-Agentur mit zwei bis drei Recruitern hat meist einige ausgewählte Kunden, die sie beim Namen kennt, und braucht deshalb kein robustes CRM zur Erfassung von Leads und Geschäftschancen. Der Schwerpunkt ihres Systems soll die starke Arbeit mit Kandidaten sein: schnelle Suche in der eigenen Talentdatenbank, aktives Sourcing auf LinkedIn und die Übernahme gefundener Profile ins ATS ohne manuelles Abtippen, von wo aus sie sich direkt mit dem Kunden teilen lassen. Der wichtigste Wettbewerbsvorteil einer Boutique-Agentur ist die Geschwindigkeit, mit der sie Kandidaten liefern kann. Genau darauf sollte auch die ATS-Auswahl abzielen: ein System suchen, das ihr den Prozess nicht verlangsamt, ihn idealerweise noch beschleunigt und ihr die Geschwindigkeit auch beim Wachstum erhält.

Wie kann ein ATS die Arbeit einer Personalagentur gegenüber dem Kunden sichtbar machen?

Ein großer Teil der Arbeit einer Agentur ist für den Kunden unsichtbar: Der Kunde sieht nicht, wie viele Kandidaten die Agentur angesprochen, wie viele Gespräche sie geführt und wie viele Profile sie aussortiert hat, bevor sie die drei besten empfohlen hat. Ein gutes Agentur-ATS weist diese Arbeit automatisch aus. Fragen Sie deshalb nach einem Report über die Zahl der angesprochenen Kandidaten und geführten Gespräche, nach einer grafischen Darstellung der Shortlist der drei besten Kandidaten, die sich an den Kunden schicken lässt, und nach grafischen Stellenangeboten gegenüber dem Kandidaten. Diese Ergebnisse entscheiden darüber, ob der Kunde den Preis der Agentur als gerechtfertigt wahrnimmt.

Warum ist das Weiterleiten von Lebensläufen an Manager per E-Mail ein Problem?

Sobald ein Recruiter einen Lebenslauf per E-Mail an den Manager weiterleitet, verlässt das Dokument das ATS, und niemand ist mehr dafür verantwortlich. Es entstehen zwei Probleme. Das erste ist die DSGVO: Nach Abschluss des Auswahlverfahrens geht niemand zum Manager, damit er die E-Mails mit personenbezogenen Daten löscht, sodass die Daten deutlich länger in den Postfächern bleiben, als sie dürfen. Das zweite ist die Prozesssteuerung: Wenn ein Recruiter dreißig E-Mails verschickt, hat er keinen Überblick, wer geantwortet hat und wo das Recruiting hängt, und der Kandidat bekommt oft gar keine Antwort. Die Lösung ist, Kandidaten innerhalb des ATS zu teilen, wo die Software die Fristen überwacht und die Bewertung im System stattfindet.

Warum reichen Excel und Outlook für das Recruiting nicht?

Excel und Outlook sind keine dumme Lösung und funktionieren bei einer einzigen offenen Stelle. Das Problem tritt an drei Stellen auf: Die Daten über Kandidaten müssen manuell aus Jobbörsen und E-Mails abgetippt werden, die Automatisierung der DSGVO-Fristen und der Anonymisierung fehlt, und Kandidaten werden per E-Mail an die Manager weitergeleitet, womit sie jedes System verlassen. Eine Tabelle kann die Recruiting-Geschwindigkeit nicht messen, weist nicht auf einen wartenden Kandidaten hin und teilt keinen Kontext. Sobald Sie mehrere Antwortquellen oder mehrere am Auswahlprozess beteiligte Personen haben, lohnt sich der Umstieg auf ein ATS.

Darf ich den Lebenslauf eines Kandidaten in ChatGPT hochladen?

Die Daten eines Kandidaten können Sie nicht einfach in einen gewöhnlichen Chatbot hochladen und um eine Zusammenfassung bitten, auch nicht zehn Kandidaten in einer Tabelle einfügen und bewerten lassen, wer der beste ist. Aus Sicht der DSGVO geht es darum, wo die Daten verarbeitet werden und welche Berechtigung Sie haben, sie außerhalb der Kontrolle des Unternehmens einzugeben. Gewöhnliche Chatbots speichern die Daten. Anders steht es um Unternehmen, die KI innerhalb des eigenen Tenants oder auf eigenen Servern nutzen, wo eine interne Richtlinie eine solche Verarbeitung erlaubt. Als Verantwortlicher für die Daten des Kandidaten haben Sie Pflichten nach der DSGVO und dürfen seine Daten nicht willkürlich an einem Ort speichern, den Sie nicht unter Kontrolle haben und bei dem Sie nicht belegen können, wo und unter welchen Bedingungen sie verarbeitet werden. Die DSGVO verbietet die Speicherung von Daten außerhalb der EU dabei nicht, verlangt aber einen belegten Übermittlungsmechanismus. Die Bewertung von Kandidaten durch einen Chatbot ist nach der KI-Verordnung (AI Act) zudem nicht verboten, aber es ist eine hochriskante Nutzung, mit der Pflichten verbunden sind.

Was ist nach der KI-Verordnung (AI Act) im Recruiting verboten?

Die KI-Verordnung (AI Act) verbietet nur eine enge, abschließende Aufzählung von Praktiken in Artikel 5. Für das Recruiting sind relevant: die Emotionserkennung am Arbeitsplatz (Art. 5 Abs. 1 Buchst. f), also KI, die den emotionalen Zustand eines Kandidaten etwa aus einem Videointerview abschätzt – das ist das stärkste direkte Verbot für das Recruiting; die biometrische Kategorisierung, die geschützte Merkmale wie Rasse, Religion, politische Ansichten oder sexuelle Orientierung ableitet (Buchst. g); unterschwellige und manipulative Techniken (Buchst. a); die Ausnutzung von Schutzbedürftigkeit, etwa bei Minderjährigen oder Menschen in einer wirtschaftlichen Notlage (Buchst. b); und das ungezielte Scraping von Gesichtsfotos zum Aufbau von Gesichtserkennungsdatenbanken (Buchst. e), was manche Sourcing-Tools treffen kann. Grenzwertig ist das Social Scoring (Buchst. c). Umgekehrt ist die Situation, in der Sie KI abschätzen oder mutmaßen lassen, wie sich ein Kandidat verhalten würde, keine verbotene Praktik, fällt aber in die Kategorie des hohen Risikos, weil es sich um Profiling handelt. Man muss zwei unterschiedliche Kategorien unterscheiden: verbotene Praktiken, die Sie überhaupt nicht dürfen, und das hohe Risiko, das Sie dürfen, aber mit festgelegten Pflichten.

Welche KI-Funktionen im Recruiting fallen in die Kategorie des hohen Risikos (High Risk)?

In das hohe Risiko fällt jedes Profiling von Kandidaten: die Bewertung der Eignung eines Kandidaten für eine Stelle auf Grundlage von Lebenslauf und Stellenbeschreibung, die Bewertung seines Lebenslaufs oder der Vergleich der Lebensläufe von Kandidaten untereinander. Hohes Risiko bedeutet kein Verbot. Es bedeutet, dass mit der Nutzung Pflichten verbunden sind: Sie brauchen Handbücher vom KI-Anbieter und eigene betriebliche Richtlinien dazu, wie man sie nutzt, kontrolliert und beaufsichtigt. Die KI sollte nicht die Entscheidung selbst treffen, sondern nur Daten liefern. Die Personalgewinnung und Bewerberauswahl ist in Anhang III Nummer 4 Buchst. a genannt, und nach Art. 6 Abs. 3 ist ein System aus Anhang III, das Profiling durchführt, stets hochriskant. Darüber hinaus verlangt die Verordnung eine nachweisbare menschliche Aufsicht (Art. 26 Abs. 2 und Art. 14), die Überwachung des Betriebs und die Aufbewahrung von Logs, die Kontrolle der Eingabedaten und die Pflicht, den Kandidaten darüber zu informieren, dass Sie ihm gegenüber ein hochriskantes System einsetzen (Art. 26 Abs. 11), sowie als Arbeitgeber auch die Arbeitnehmervertretung zu informieren (Art. 26 Abs. 7). Die Grundrechte-Folgenabschätzung (FRIA, Art. 27) gilt dagegen nicht pauschal: Ein gewöhnlicher privater Arbeitgeber, der ein Recruiting-System für sich selbst nutzt, hat die FRIA-Pflicht in der Regel nicht. Sie müssen überprüfen können, dass sich die KI nichts ausdenkt, und die Entscheidung über einen Kandidaten muss immer ein Mensch treffen. Selbst ein kleiner Fehler, etwa ein fehlendes Technologie-Tag bei einem von zehn Kandidaten, kann zu dessen Ausschluss und damit zu Diskriminierung führen. Die Pflichten für hochriskante Systeme im Recruiting wurden verschoben und gelten ab dem 2. Dezember 2027 (Verschiebung vom ursprünglichen August 2026), die Verbote aus Artikel 5 gelten aber schon jetzt.

Welche Nutzung von KI im Recruiting fällt nicht in das hohe Risiko?

In der Regel gehört dazu die Arbeit mit Anzeigen: das Bewerten von Übersetzungen, die Kontrolle von Fehlern und Tippfehlern, das Umschreiben und Verfassen von Anzeigen oder die Analyse der Wettbewerbsfähigkeit einer Anzeige. Weiter das Reporting, bei dem Sie mit der KI über anonymisierte Recruiting-Daten sprechen, etwa um herauszufinden, wie sich das Recruiting verbessern lässt oder wo man die Candidate Experience ändern sollte. Und auch das bloße Extrahieren von Informationen, typischerweise das Parsing eines Lebenslaufs, bei dem die KI nur Vorname, Nachname, Telefon oder E-Mail findet, die im Lebenslauf ohnehin schon stehen, und nichts hinzufügt. Sobald die KI aber irgendetwas ableiten würde, etwa das Geschlecht aus dem Namen abschätzen oder einen Kandidaten bewerten, handelt es sich bereits um Profiling und fällt in das hohe Risiko. Auch die reine Transkription eines Gesprächs nicht, aber Achtung: Sie kann einen Teil enthalten, in dem sich das Modell etwas dazu ausdenkt. Bei jeder Funktion muss man deshalb die konkrete Nutzung beurteilen und sie von den Unternehmensjuristen einordnen lassen.

Was sollte man den ATS-Anbieter fragen?

Fragen Sie nach dem Lizenzmodell, also ob Sie pro Nutzer oder pro Unternehmen zahlen, und ob Sie einen Rabatt für das erste Jahr bekommen. Fordern Sie die Verträge vorab an: Entscheidend sind der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und der Vertrag über die Leistungserbringung. Fragen Sie nach der Exit-Strategie und danach, ob und zu welchem Preis der Anbieter Daten aus dem bestehenden System oder aus Excel migrieren kann. Bei KI-Funktionen fragen Sie nicht nur danach, was sie können, sondern auch, welche der Regulierung unterliegen und wozu sie Sie verpflichten: Pflichten tragen sowohl der Anbieter als auch derjenige, der KI im Recruiting nutzt, und neben der DSGVO geht es vor allem um die KI-Verordnung (AI Act). Fragen Sie auch, ob sich KI-Funktionen ganz abschalten lassen, damit Recruiter sie nicht nutzen können, solange Sie keine eigenen betrieblichen Regeln haben. Prüfen Sie die Offenheit des Systems: Hat es eine REST-API, und sehen Sie sie? Geben Sie die Dokumentation Ihrer IT oder Agentur, damit sie die Komplexität der Anbindung der Karriereseite beurteilt. Fragen Sie auch nach Webhooks. Weiter nach SLA, damit ein Kandidat im Prozess nicht zu lange verweilt, und danach, ob das System die Candidate Experience automatisiert per NPS messen kann. Das Angebot, das NPS dem Kandidaten manuell per E-Mail als Vorlage zu schicken, ergibt keinen Sinn. Fordern Sie Referenzen zu anderen Kunden an und finden Sie bei diesen heraus, was Gerede und was Realität ist.

Wann braucht ein Unternehmen ein ATS?

Als Faustregel gilt meist, dass sich ein ATS ab dem Moment lohnt, in dem ein Unternehmen mindestens fünfzehn Stellen pro Jahr ausschreibt. Die reine Anzahl der Anzeigen entscheidet aber nur zum Teil, und man muss es aus drei Blickwinkeln betrachten. Der erste ist die Anzahl der ausgeschriebenen Stellen. Der zweite ist das Volumen der Kandidaten, die die Pipeline durchlaufen: Bei einer Volumenstelle wie dem Recruiting fürs Callcenter kann eine einzige offene Stelle genügen, weil Hunderte Kandidaten durch sie hindurchlaufen. Der dritte ist das, was Sie mit dem Einsatz eines ATS erreichen oder verändern wollen. Auch ein sehr kleines Unternehmen mit wenig internem Recruiting kann ein ATS brauchen, wenn es kandidatenorientiert sein will oder eine Plattform gewinnen möchte, auf der es aus LinkedIn gesourcte Kandidaten teilt und einen einheitlichen Kandidatenpool aufbaut. Dann lohnt sich ein ATS auch bei fünf Anzeigen pro Jahr.

Was ist der Unterschied zwischen der Anbindung über API und über XML-Feed?

Jede Jobbörse hat eine andere Art der Anbindung. Manche bieten eine API-Schnittstelle, bei der das ATS mit der Jobbörse direkt über deren Programmierschnittstelle kommuniziert. Andere bieten XML, also das Senden der Daten als Datei mit einer Liste der Stellen. Eine dritte Möglichkeit ist, auf der Jobbörse eine eigene URL des Antwortformulars anzugeben: In die Anzeige wird ein Link zu Ihrem Formular eingefügt, und die Kandidaten antworten darüber. Diese Variante ist bei ausländischen Jobbörsen sehr häufig und ist eine Alternative zum Versand der Antworten per E-Mail. Manche Jobbörsen bieten auch Webhooks, bei denen sie die Antwort eines Kandidaten im JSON-Format an eine von Ihnen festgelegte Adresse senden. Deshalb muss man bei jedem Ort, an dem Sie veröffentlichen wollen, prüfen, ob Ihr ATS dessen Schnittstellentyp unterstützt.

Wie wählt man ein ATS für ein kleines Unternehmen?

Ein ATS für ein kleines Unternehmen wählen Sie nach der Einfachheit der Einführung, dem Preis und der Anbindung an Jobbörsen. Entscheidend ist, dass das System die Antworten aus den Anzeigen an einem Ort zusammenführt, Excel ersetzt und die Kommunikation mit den Managern übersichtlicher macht. Nutzen Sie den Leitfaden oben und definieren Sie Ihre Must-have- und Nice-to-have-Funktionen.

Was ist der Unterschied zwischen einem ATS für ein Unternehmen und für eine Personalagentur?

Ein ATS für ein Unternehmen deckt das interne Recruiting in einer einzigen Firma ab. Ein ATS für eine Agentur muss zusätzlich mehrere Kunden bewältigen, das Teilen von Kandidaten über Aufträge hinweg und geteilte Ansichten für Kunden. Bei der Auswahl für eine Agentur ist deshalb die Arbeit mit Kundenaufträgen und das schnelle Auffinden der Historie entscheidend.

Leitfaden zur ATS-Auswahl: das richtige Bewerbermanagementsystem finden

Wie funktioniert die Anbindung eines ATS an Jobbörsen?

Die Anbindung eines ATS an Jobbörsen funktioniert in zwei Richtungen, und es ist wesentlich, sie nicht zu verwechseln. In der ersten Richtung wird die Anzeige aus dem ATS auf die Jobbörsen veröffentlicht: Sie erstellen eine Anzeige im ATS und wählen aus, wo sie erscheinen soll – auf StepStone, Indeed, LinkedIn und auf der eigenen Karriereseite. Das nennt man Multiposting. In der zweiten Richtung, die im Ergebnis wichtiger ist, werden die Antworten der Kandidaten von diesen Jobbörsen automatisch zurück ins ATS geladen, damit sie an einem Ort zusammengeführt werden. Genau das Zusammenführen der Antworten ist der Hauptgrund, warum man ein ATS anschafft.

Richtung 1: Veröffentlichung der Anzeige aus dem ATS auf die Jobbörsen (Multiposting)

Multiposting bedeutet, dass Sie den Text der Stelle einmal schreiben – im ATS – und ihn von dort in einem Schritt gleichzeitig auf mehreren Jobbörsen veröffentlichen, gegebenenfalls zugleich auf Ihrer Karriereseite. Es entfällt das Abtippen der Anzeige in jede Jobbörse einzeln und mit ihm Tippfehler, auseinanderlaufende Textversionen und vergessene Stellen, die nach der Besetzung irgendwo noch hängen geblieben sind.

Prüfen Sie beim Multiposting drei Dinge: auf wie viele Jobbörsen das ATS veröffentlicht, ob genau Ihre darunter sind, und ob sich eine Anzeige aus dem ATS nicht nur veröffentlichen, sondern auch bearbeiten und beenden lässt. Eine Veröffentlichung ohne die Möglichkeit, die Anzeige zurückzuziehen, ist eine halbe Lösung.

Verwandte Funktionen im Katalog oben: Multiposting · Jobbörsen · Karriereseite

Richtung 2: Laden der Antworten von den Jobbörsen zurück ins ATS

Diese Richtung ist wichtiger und wird bei der Auswahl oft vergessen. Wenn ein ATS Anzeigen nur versenden kann, die Antworten der Kandidaten Ihnen aber weiterhin per E-Mail und in die Verwaltungsoberflächen der einzelnen Jobbörsen kommen, haben Sie nichts gewonnen – Sie haben das Abtippen nur von den Anzeigen auf die Kandidaten verlagert.

Ein richtig angebundenes ATS lädt die Antwort eines Kandidaten von der Jobbörse automatisiert, einschließlich Lebenslauf und Antwortformular, und legt sie als Kandidatenkarte bei der richtigen Stelle an. So entsteht eine einheitliche Datenbank aller Bewerber, unabhängig davon, woher sie kamen. Ein Neben-, aber sehr wertvoller Effekt: Bei jedem Kandidaten bleibt die Quelle erhalten, sodass Sie zum ersten Mal sehen, welche Jobbörse Ihnen die Kandidaten tatsächlich bringt.

Zwei Dinge, die diese Richtung erschweren: Duplikate (derselbe Kandidat antwortet von StepStone und von der Karriereseite) und LinkedIn, das keinen Standard-Antwortkanal hat – Kandidaten von dort bekommen Sie üblicherweise über ein Browser-Plugin ins ATS, nicht über einen automatischen Feed.

Verwandte Funktionen im Katalog oben: Erkennung und Zusammenführung von Duplikaten · Übersicht der Antwortquellen · Plugin für LinkedIn · Eigenes Antwortformular · Webhooks

Warum sich die Jobbörsen unterscheiden: API versus XML

Es gibt keine einzige universelle Art, sich mit einer Jobbörse zu verbinden. Jede Jobbörse bietet eine andere Schnittstelle, und davon hängt ab, was die Anbindung alles kann.

Schnittstellentyp	Wie es funktioniert
API	Das ATS kommuniziert mit der Jobbörse direkt über deren Programmierschnittstelle.
XML	Die Daten werden der Jobbörse durch das Senden einer XML-Datei mit einer Liste der Stellen übergeben.
Eigene URL des Antwortformulars	In die Anzeige auf der Jobbörse wird ein Link zu Ihrem eigenen Antwortformular eingefügt. Sehr häufig bei ausländischen Jobbörsen; ist meist eine Alternative zum Versand der Antworten per E-Mail.
Webhooks	Die Jobbörse sendet die Antwort eines Kandidaten im JSON-Format an eine von Ihnen festgelegte Adresse.

Fragen Sie den Anbieter, ob sein ATS genau die Jobbörsen beherrscht, auf denen Sie inserieren – und ob es von ihnen auch Antworten laden kann.

Wer für die Anbindung zahlt

Fragen Sie den ATS-Anbieter, ob die Anbindung im Preis enthalten ist oder für jede Jobbörse einzeln bezahlt wird. Das ist aber nur die halbe Sache.

Prüfen Sie auch bei den Betreibern der Jobbörsen selbst, ob nicht sie die Anbindung bepreisen – also Ihnen als ihrem Kunden. Unternehmen überrascht das oft: Die Jobbörse verlangt eine Gebühr dafür, dass die Stellen aus dem ATS automatisch bei ihr veröffentlicht werden und die Kandidaten automatisch zurückgeladen werden.

Dafür gibt es ein bewährtes Vorgehen. Bieten Sie der Jobbörse an, dass Sie bei ihr ein größeres Inserate-Abo kaufen und die Veröffentlichung automatisieren – im Gegenzug dafür, dass sie Ihnen die Implementierungsgebühr erlässt. Die Jobbörsen gehen darauf meist ein: Sie werten die größere Verpflichtung des Unternehmens als Ausgleich dafür, dass sie die Anbindung einrichten oder sie gegebenenfalls kostenlos bereitstellen.

Komplette Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →

Fakten über Recruitis

Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Damit das Bild vollständig ist, führen wir an, wie unser System die oben beschriebenen Punkte löst:

Multiposting auf 35+ Jobbörsen aus einer einzigen Anzeigenerstellung.
Antworten aus Jobbörsen (StepStone, Indeed, XING und weiteren sowie der eigenen Karriereseite) werden automatisiert geladen, ohne Abtippen.
Die Karriereseite lässt sich direkt auf dem System aufbauen und über die REST-API anbinden.
LinkedIn hat keinen Antwort-Feed; Kandidaten von dort übertragen Sie mit ein paar Klicks über ein Browser-Plugin in Recruitis. Automatisiert geht das über die Angabe einer eigenen URL mit einem Antwortformular, über das der Kandidat tatsächlich antwortet. Wenn ein ATS eine solche URL bei der Stelle bietet, können Sie damit die Weiterleitung der Antworten direkt aus dem LinkedIn-Inserat in die Stelle im ATS automatisieren.
Nutzer sind ohne Mengenbegrenzung im Preis inbegriffen, die Anbindung an die Jobbörsen wird nicht für jede einzeln abgerechnet.

Die konkrete Liste der Jobbörsen unterscheidet sich je nach Markt. Prüfen Sie bei uns und bei anderen Anbietern, dass genau Ihre darunter sind – das ist das Einzige, was bei diesem Punkt wirklich entscheidet.

Was ist ein ATS und wozu dient es?

Ein ATS (Applicant Tracking System) ist eine Recruiting-Software, deren Hauptaufgabe es ist, die Antworten der Kandidaten aus verschiedenen Quellen an einem Ort zusammenzuführen – aus Jobbörsen, LinkedIn, Karriereseiten, dem Referral-Programm, Kampagnen in sozialen Netzwerken und aus dem Sourcing. Erst wenn die Daten an einem Ort sind, kann das System das Recruiting steuern und messen. Das ATS führt den Kandidaten dann durch das gesamte Auswahlverfahren, ermöglicht Recruitern und Hiring Managern die Zusammenarbeit bei Bewertung und Gesprächen und liefert schließlich aus all dem Analytik und Reporting, anhand derer sich das Recruiting verbessern lässt.

1. Die Antworten der Kandidaten an einem Ort zusammenführen

Das ist die primäre und wichtigste Funktion jedes ATS. Kandidaten kommen aus vielen Richtungen zu Ihnen, und ohne ATS landet jeder woanders:

Jobbörsen – in der Verwaltungsoberfläche jeder Jobbörse einzeln,
Karriereseite – im firmeneigenen E-Mail-Postfach,
LinkedIn – in den Nachrichten des jeweiligen Recruiters,
Referral-Programm – in der E-Mail eines Kollegen,
soziale Netzwerke und Kampagnen – in Kommentaren und Nachrichten,
Sourcing – in der persönlichen Tabelle desjenigen, der gesucht hat.

Ein ATS führt diese Ströme zusammen und macht daraus eine einzige Datenbank, mit der man tatsächlich arbeitet. Ohne diesen Schritt hat es keinen Sinn, sich um alles Weitere zu kümmern – alle anderen Funktionen bauen darauf auf.

Verwandte Funktionen: Multiposting · Jobbörsen · Karriereseite · Plugin für LinkedIn · Duplikaterkennung

Solange Sie die Antworten an fünf verschiedenen Orten haben, gibt es nichts zu steuern – und nichts zu messen.

2. Den Kandidaten durch den Prozess führen und mit den Kollegen zusammenarbeiten

Die zweite Schicht des ATS ist der eigentliche Ablauf des Auswahlverfahrens. Der Kandidat bewegt sich durch definierte Recruiting-Phasen, und das System hält alles zusammen, was bei ihm geschieht: Notizen aus dem Gespräch, Termine, Bewertungen der einzelnen Personen und die Kommunikationshistorie.

Das Schlüsselwort ist Zusammenarbeit. Am Recruiting ist nie nur der Recruiter beteiligt – es kommen Hiring Manager hinzu, Teamkollegen, manchmal auch externe Partner. Das ATS gibt ihnen einen gemeinsamen Ort, an dem sie dasselbe sehen: wer der Kandidat ist, in welcher Phase er ist, was andere über ihn gesagt haben und was von ihnen erwartet wird. Damit verschwindet die häufigste Unart des Recruitings – das Weiterleiten von Lebensläufen per E-Mail und das Entscheiden in einer einzigen privaten Konversation.

Verwandte Funktionen: Kanban · Eigene Prozessphasen · Notizen · Scorecard · Terminplanung von Gesprächen · Ansichten für Manager

3. Das Recruiting messen und verbessern

Die dritte Schicht ist der Grund, warum sich ein ATS auch dann lohnt, wenn Ihnen die ersten beiden manuell beherrschbar erscheinen. Weil die Daten an einem Ort liegen und der Prozess definierte Phasen hat, kann das System berechnen, was sonst niemand weiß: woher die besten Kandidaten kommen, wo das Auswahlverfahren stockt, wie lange die Besetzung einer Stelle dauert und wie viele Kandidaten in welcher Phase verloren gehen.

Typische Kennzahlen sind Time to Hire (von der Antwort des Kandidaten bis zur Annahme des Angebots), Time to Fill (von der Eröffnung der Stelle bis zu ihrem Abschluss), der Konversionstrichter zwischen den Phasen und die Quelle des Kandidaten. Ohne sie steuern Sie das Recruiting nicht, Sie wickeln es nur ab.

Verwandte Funktionen: Übersicht der Antwortquellen · Time to Hire · Time to Fill · Konversionstrichter · NPS-Messung

Welchen Prozess ein ATS abdeckt

Ein ATS ist ein System zur Steuerung des Recruiting-Prozesses. Sein Ziel ist es, den gesamten Prozess von dem Moment, in dem der Bedarf entsteht, bis zum Antritt des Kandidaten abzubilden:

Bedarf vom Manager zur Eröffnung einer Stelle, dessen Genehmigung und die Eröffnung der Stelle.
Veröffentlichung der Anzeige an verschiedenen Orten – Publikation auf Jobbörsen und der Karriereseite.
Sammeln der Kandidaten an einem Ort, einschließlich der durch Sourcing, also aktives Suchen, gewonnenen.
Eigener Recruiting-Prozess, den Sie einrichten: Prescreening, Terminplanung von Gesprächen, Gesprächsnotizen und mehrere weitere Runden, je nachdem, wie Sie den Prozess aufgebaut haben.
Beenden eines Kandidaten in jeder beliebigen Phase und die Kommunikation mit ihm – Information über den Verlauf und über den Abschluss des Auswahlverfahrens.
Zusammenarbeit mit dem Hiring Manager: Derjenige, der die Eröffnung der Stelle beantragt hat, äußert sich zur Relevanz des Kandidaten, genehmigt ihn in manchen Prozessen und setzt den Prozess gemeinsam mit dem Recruiter fort.
Angebot an den Kandidaten (das sogenannte Hiring Proposal), in dem Sie ihm mitteilen, zu welchen Bedingungen und wann Sie ihm den Antritt anbieten.

In dem Moment, in dem der Kandidat das Angebot annimmt, endet der Prozess im ATS formal. Manche ATS ermöglichen es, mit dem Pre-Boarding fortzufahren, das gehört aber meist schon zu spezialisierten Onboarding-Tools oder zu HRIS-Systemen.

Verwandte Funktionen: Multiposting · Eigene Prozessphasen · Scorecard · Generierung des Stellenangebots

Wo sich das ATS unter den anderen Systemen einordnet

Die Begriffe werden oft verwechselt. Es folgt eine Abgrenzung gegenüber den drei Systemen, mit denen ein ATS am häufigsten verwechselt wird.

ATS und HRIS

Ein HRIS (HR-Informationssystem) umfasst den gesamten Prozess der HR-Themen, einschließlich Zeiterfassung oder Gehaltsabrechnung. Manche HRIS ermöglichen auch einen vereinfachten Recruiting-Prozess – nur ist das Recruiting in ihnen, weil sie nicht darauf spezialisiert sind, oft nur eine einfache Auflistung von Kandidaten, die Sie zudem in den meisten Fällen manuell eintragen müssen.

Genau deshalb wächst in letzter Zeit die Beliebtheit von ATS: Es ist auf den Recruiting-Prozess spezialisiert und automatisiert auch die Teile, die ein HRIS nicht für besonders wichtig hält.

ATS und CRM

Ein ATS wird gelegentlich als „CRM fürs HR“ bezeichnet. Diese Analogie ergibt Sinn: Ein CRM wird im Vertrieb eingesetzt und arbeitet mit Leads und Chancen. Im ATS sind die Leads die Kandidaten, und die Chance ist das Bestreben, einen Kandidaten auf eine Stelle einzustellen – das Pendant zum Abschluss eines Geschäfts.

Trotzdem ist es nicht richtig, ein ATS so zu nennen. Ein CRM ist rein für den Vertrieb. Es kann zwar analog sehr ähnliche Dinge abbilden, hat aber nicht das angepasst, was ein ATS hat.

ATS und Excel

Excel ist der evolutionäre Vorläufer des ATS – ein Tabelleneditor, in dem manche Unternehmen Kandidaten einfach und übersichtlich geteilt haben und bis heute teilen. Man muss aber davon ausgehen, dass es nichts automatisiert und alle Daten hineingetippt werden müssen. Für eine professionelle Steuerung des Recruiting-Prozesses ist das kein idealer Weg.

System	Was es abdeckt	Verhältnis zum ATS
ATS	Steuerung des Recruiting-Prozesses vom Antrag auf Eröffnung einer Stelle bis zur Annahme des Angebots.	—
HRIS	Der gesamte Prozess der HR-Themen einschließlich Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung.	Das Recruiting ist darin meist nur eine Auflistung von Kandidaten, die Sie manuell eintragen müssen.
CRM	Vertrieb: Leads und Chancen.	Analogie zum ATS („CRM fürs HR“), aber nicht auf das Recruiting angepasst.
Excel	Tabelleneditor zum Teilen von Kandidaten.	Evolutionärer Vorläufer des ATS. Automatisiert nichts, Daten werden abgetippt.

Wann braucht ein Unternehmen wirklich ein ATS?

Als Faustregel gilt meist, dass sich ein ATS ab dem Moment lohnt, in dem ein Unternehmen mindestens fünfzehn Stellen pro Jahr ausschreibt. Die reine Anzahl der Anzeigen entscheidet aber nur zum Teil. Man muss es aus drei Blickwinkeln betrachten.

1. Wie viele Stellen Sie pro Jahr ausschreiben

Fünfzehn offene Stellen pro Jahr sind eine vernünftige Grenze, ab der sich ein ATS praktisch immer lohnt. Es ist aber keine Bedingung.

2. Wie viele Kandidaten Ihre Pipeline durchlaufen

Entscheidend ist das Volumen der Kandidaten, nicht die Anzahl der Anzeigen. Bei einer Volumenstelle – typischerweise dem Recruiting fürs Callcenter – kann eine einzige offene Stelle genügen, damit ein ATS Sinn ergibt. Hunderte Kandidaten laufen durch sie hindurch, und ohne System steuern Sie sie nicht.

3. Was Sie mit dem Einsatz eines ATS erreichen oder verändern wollen

Das ist der Blickwinkel, der am häufigsten vergessen wird. Auch ein sehr kleines Unternehmen mit sehr wenig internem Recruiting kann ein ATS brauchen – zum Beispiel, wenn es kandidatenorientiert sein und schon während des Auswahlverfahrens so auftreten will. Dort kann es sinnvoll sein, ein ATS auch bei fünf Anzeigen pro Jahr anzuschaffen.

Der Grund kann auch sein, dass Sie eine Plattform gewinnen wollen, auf der Sie die aus LinkedIn gesourcten Kandidaten teilen. Sie suchen vielleicht nur drei oder vier Stellen kontinuierlich, bei denen Sie dauerhaft Personalmangel haben, und wollen dabei innerhalb Ihres ATS einen einheitlichen Kandidatenpool aufbauen.

Fakten über Recruitis

Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Wie wir die drei oben beschriebenen Schichten abdecken:

Zusammenführen der Daten: Multiposting und automatisierte Erfassung von Antworten aus 35+ Jobbörsen, der Karriereseite und über das Plugin auch aus LinkedIn.
Prozess und Zusammenarbeit: Kanban-Pipeline mit eigenen Recruiting-Phasen, mit Hiring Managern geteilte Bewertungen und Notizen, Terminplanung von Gesprächen.
Messung: Reports und BI-Dashboards über das Recruiting, Verfolgung von SLA und Messung des Kandidaten-NPS.
Wir betreiben das System in der EU unter Beachtung der DSGVO; Nutzer sind ohne Mengenbegrenzung im Preis inbegriffen.

Wo Recruitis nicht hilft: Wir sind ein ATS, kein HRIS. Unsere Rolle endet mit der Annahme des Angebots – Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Mitarbeitern decken wir nicht ab. Dafür brauchen Sie ein Personalsystem und eine Anbindung an dieses.

Welche Recruiting-Software für ein kleines HR-Team?

Ein kleines HR-Team sollte ein einfaches ATS suchen, das vier Dinge erfüllt: Es führt die Antworten der Kandidaten ohne Abtippen an einem Ort zusammen, holt die Hiring Manager ins System, statt Lebensläufe per E-Mail weiterzuleiten, vereinheitlicht den Recruiting-Ablauf zu einem definierten Workflow und überwacht die DSGVO-Fristen sowie die Antwortgeschwindigkeit gegenüber den Kandidaten. Entscheiden Sie nicht nach der Anzahl der Funktionen – entscheiden Sie danach, ob das System auch die Manager wirklich nutzen. Es braucht nichts Kompliziertes, aber es ist notwendig, alle Nutzer, die am Recruiting beteiligt sind, in das System einzubinden.

Ausgangslage: Excel und Outlook

Die meisten kleinen HR-Teams haben heute kein ATS. Die Daten über Kandidaten werden manuell aus Jobbörsen und E-Mails in Excel abgetippt, Notizen kommen in eine weitere Spalte, und die Tabelle wird dann mit den Managern geteilt, die ihre Bewertungen darin ergänzen.

Und jetzt ganz offen: Dieses Vorgehen ist nicht dumm. Es ist günstig, alle kennen es, und bei einer offenen Stelle funktioniert es. Das Problem liegt nicht an Excel als solchem – das Problem liegt an drei Dingen, die sich darum herum anlagern: das Abtippen von Daten, das Fehlen einer DSGVO-Automatisierung und vor allem das Weiterleiten von Kandidaten per E-Mail.

Der versteckte Preis des Weiterleitens von Lebensläufen per E-Mail

Hier liegt Anfang und Ende des ganzen Problems. In dem Moment, in dem ein Recruiter einen Lebenslauf per E-Mail an den Manager weiterleitet, verlässt dieses Dokument jedes System – und mit ihm verschwindet auch jeder, der dafür verantwortlich ist.

Erste Folge: eine DSGVO, die niemand überwacht

Die personenbezogenen Daten eines Kandidaten dürfen nur für die unbedingt notwendige Zeit aufbewahrt werden, gegebenenfalls für die Dauer der Gültigkeit der Einwilligung, sofern der Kandidat sie über das konkrete Auswahlverfahren hinaus erteilt hat. Nur:

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens geht niemand zum Manager, um die E-Mails mit den Lebensläufen zu löschen.
Nach zwei Jahren erinnert sich niemand mehr daran.
So bleiben die Daten in den Postfächern deutlich länger, als sie dürfen.

Ein ATS löst das, indem der Lebenslauf nirgendwohin wandert – der Manager sieht sich den Kandidaten im System an. Die Fristen überwacht dann die Software, nicht das menschliche Gedächtnis.

Zweite Folge: ein Prozess, der sich weder messen noch zu Ende führen lässt

Wenn ein Recruiter dreißig E-Mails an dreißig Manager verschickt, verliert er den Überblick darüber, wer geantwortet hat und wer nicht. Er hat keine Möglichkeit herauszufinden, wo das Recruiting hängt, noch, wem er eine Erinnerung schicken soll. Das Ergebnis kennt jeder Kandidat: Auf seine Bewerbung bekommt er keine Antwort.

Es ist kein böser Wille. Es ist die Folge davon, dass der Prozess in einem Werkzeug läuft, das nicht dafür gebaut ist.

Sobald ein Lebenslauf das ATS verlässt, gibt es niemanden mehr, der dafür verantwortlich ist – weder für die DSGVO noch für die Antwort an den Kandidaten.

Vier Ziele eines ATS für ein kleines Team

Ein kleines Team braucht kein kompliziertes System. Es braucht aber eines, in das es alle Menschen und alle Quellen einbindet. Konkret:

Die Antworten ohne Abtippen an einem Ort zusammenführen. Kandidaten aus Jobbörsen, von der Karriereseite und aus LinkedIn fallen direkt ins System. Besonders lohnt es sich, eine originelle Karriereseite zu erstellen, die Ihr USP am Arbeitsmarkt trifft – also eine verständliche Antwort auf die Frage, warum man ausgerechnet bei Ihnen arbeiten sollte.
Multiposting · Jobbörsen · Karriereseite
Kandidaten mit den Managern innerhalb des Systems teilen. Der Manager bekommt keine E-Mail, sondern einen Link ins System, in dem er den Kandidaten bewertet.
Vereinfachte Ansichten für Manager · Teilen ausgewählter Kandidaten · Bewertung von Kandidaten
Kommunikation und Recruiting-Ablauf (Workflow) vereinheitlichen. Jede Stelle hat dieselben Phasen, und in jeder Phase wissen Kandidat und Team, was als Nächstes kommt.
Eigene Prozessphasen · Vorlagen für die Recruiting-Phasen · Synchronisierung der Kommunikation
Transparenz und Geschwindigkeit gegenüber dem Kandidaten überwachen. Das System weist darauf hin, wenn ein Kandidat zu lange wartet, und lässt eine Stelle nicht ohne Antwort schließen.
SLA für die Bearbeitung von Kandidaten · Ablehnungsgründe · Überwachung des Ablaufs der Einwilligung

Komplette Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →

Fakten über Recruitis

Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Wie wir kleinen HR-Teams entgegenkommen:

Nutzer sind ohne Mengenbegrenzung im Preis inbegriffen. Sie fügen alle Hiring Manager hinzu und zahlen für sie nichts extra – die oben beschriebene Falle droht bei uns nicht.
Die Manager arbeiten im System, nicht in der E-Mail: Sie haben vereinfachte Ansichten, geteilte Kandidaten und Bewertungen.
Die DSGVO lösen wir automatisiert – Aufbewahrungsfristen, Ablauf der Einwilligung, Anonymisierung. Die Daten hosten wir in der EU.
Den Workflow richten Sie nach dem Stellentyp ein, einschließlich SLA für die Bearbeitung von Kandidaten.

Zur Vertragsbindung ganz offen: Das Abonnement schließen wir für ein Jahr ab. Die Jahresbindung bedeutet aber nicht, dass Sie alles im Voraus zahlen müssen – die Zahlung lässt sich nach Absprache in Raten aufteilen, sodass auch ein kleines Team mit angespanntem Cashflow damit zurechtkommt. Wenn Sie aber ein monatliches Abonnement brauchen, das jederzeit kündbar ist, werden Sie anderswo zufriedener sein.

Welches ATS für eine Personalagentur?

Bei einer Personalagentur entscheiden die Teamgröße und die Arbeitsweise, nicht die Länge der Funktionsliste. Eine Boutique-Agentur mit zwei bis drei Recruitern braucht kein robustes CRM zur Kundenverwaltung – der Schwerpunkt ihres Systems ist ein gutes ATS, das auf die Suche in der eigenen Talentdatenbank und auf aktives Sourcing auf LinkedIn ausgerichtet ist. Mittlere und große Agenturen achten dagegen darauf, dass die ATS-Kosten nicht unverhältnismäßig mit der Zahl der Recruiter wachsen und dass ihnen das System einen technologischen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz verschafft. Über alle Größen hinweg gelten zwei Dinge: Die Anbindung an LinkedIn ist ein Muss, einschließlich der Übernahme des Konversationsverlaufs mit dem Kandidaten, und das System muss die geleistete Arbeit sichtbar machen können – gegenüber Kunde und Kandidat.

Schaltet im Katalog oben den Bereich der Agenturfunktionen frei und blendet die aus, die Agenturen nicht betreffen.

Gestehen Sie sich zuerst ein, was für eine Agentur Sie sind

Agenturtyp	Schwerpunkt des Systems
Boutique (2–3 Recruiter)	Talent-Pool und Sourcing auf LinkedIn.
Mittel (6–15 Recruiter)	Breite der Leistungen für den Kunden und Standardisierung der Ergebnisse.
Groß (16+ Recruiter)	Automatisierung und datengestützte Steuerung.

Boutique-Agentur: der Schwerpunkt ist das ATS, nicht das CRM

Eine Agentur mit zwei bis drei Recruitern hat meist einige ausgewählte Kunden, die sie langfristig betreut. Sie braucht also kein System, das Hunderte Leads und Geschäftschancen erfassen kann. Die Kunden kennt sie beim Namen.

Was sie braucht, ist eine starke Arbeit mit Kandidaten: die eigene Talentdatenbank schnell durchsuchen, aktiv auf LinkedIn sourcen und die gefundenen Profile ohne Abtippen ins System bringen. Von dort aus teilt sie sie dann direkt mit dem Kunden.

Der wichtigste Wettbewerbsvorteil einer Boutique-Agentur ist die Geschwindigkeit, mit der sie Kandidaten liefern kann.

Genau darauf sollte auch die ATS-Auswahl abzielen. Suchen Sie ein System, das ihr den Prozess nicht verlangsamt – ihn idealerweise noch beschleunigt – und das ihr die Geschwindigkeit auch beim Wachstum erhält.

Mittelgroße Agentur: Breite der Leistungen und die Fähigkeit, die eigene Arbeit zu verkaufen

Der Vorteil einer mittelgroßen Agentur ist, dass sie dem Kunden eine Breite an Leistungen bieten kann – von Longlists der Kandidaten über das Prescreening bis zum Full-Process-Hiring. Das Ziel sollte deshalb sein, die eigene Arbeit gut an den Kunden zu verkaufen und zugleich die Beziehungen zu den Kandidaten zu verbessern.

Gegenüber dem Kunden eignen sich grafische Exporte, die beschreiben, wie viele Kandidaten in welcher Runde waren und wie viel Arbeit die Agentur geleistet hat. Gegenüber dem Kandidaten muss man dessen Zufriedenheit laufend messen.

Eine Schlüsselfunktion ist auch das externe Teilen von Kandidaten – wegen der Professionalisierung und damit Kandidaten nicht per E-Mail weitergeleitet werden.

Größere Agenturen: Kosten und technologischer Vorsprung

Sobald eine Agentur mehr als fünf Recruiter hat, entscheidet die Ökonomie des Systems über das Ergebnis. Ein pro Nutzer abgerechnetes Preismodell bedeutet, dass jeder neue Recruiter die Software verteuert – und bei einer Agentur, die durch das Recruiting von Menschen wächst, summiert sich das schnell.

Die zweite Frage ist die des Wettbewerbs. Agenturen konkurrieren über Geschwindigkeit und die Qualität der Shortlist. Ein System, das wiederkehrende Schritte automatisieren, Ergebnisse standardisieren und einen Kandidaten früher als die Konkurrenz anbieten kann, ist ein Geschäftsvorteil, keine Betriebskosten.

Was für alle gilt: LinkedIn ist kein Nice-to-have

Für eine Agentur ist LinkedIn das primäre Jagdrevier, und die Anbindung an es ist deshalb ein Must-have unabhängig von der Größe. Das ATS muss es ermöglichen, das Profil eines Kandidaten mit ein paar Klicks herunterzuladen und daraus eine Karte im System anzulegen, ohne manuelles Abtippen.

Nach einer Sache fragen Sie gesondert, weil sie vergessen wird: Kann das System auch die Nachrichtenhistorie übernehmen, die Sie mit dem Kandidaten auf LinkedIn geführt haben? Ohne sie verlieren Sie den Kontext der ersten Ansprache – und das ist genau der Teil der Konversation, an den sich nach einem halben Jahr niemand erinnert.

Wie es sich mit dem Herunterladen von Profilen aus LinkedIn verhält

Rund um das Sourcing aus LinkedIn herrscht unter Recruitern viel Unklarheit, klären wir das also:

Vollständig automatisiertes Scraping erlaubt LinkedIn nicht. Tools, die eine unbegrenzte automatische Erfassung von Profilen versprechen, handeln gegen die Regeln des Netzwerks und riskieren die Sperrung von Accounts.
Der legitime Weg ist ein vom Menschen gesteuertes Plugin. Der Recruiter öffnet ein Profil und überträgt es mit einem Klick ins ATS – es ist kein autonomer Bot, der von selbst laufen würde.
LinkedIn überwacht die Anzahl der Downloads pro Tag. Entscheidend ist das Limit für die Anzahl heruntergeladener Lebensläufe pro Account; bei dessen Überschreitung drohen eine vorübergehende Einschränkung oder die Sperrung des Accounts. Dieses Risiko trägt LinkedIn selbst, nicht das jeweilige ATS.
Ein gutes Tool hilft Ihnen dabei – zum Beispiel ermöglicht es, das automatische Herunterladen von Lebensläufen abzuschalten, damit Sie das Limit nicht berühren und nur das Profil selbst übertragen.

Fragen Sie den Anbieter deshalb nicht nur „Beherrschen Sie LinkedIn?", sondern vor allem, wie Sie es lösen und welche Risiken das für Ihre Accounts birgt.

Wann es sinnvoll ist, KI einzubinden

Bei Agenturen ergibt KI früher Sinn als bei Unternehmen, weil sie mit einem größeren Kandidatenvolumen arbeiten und Geschwindigkeit ihr Produkt ist. Zwei Anwendungen sind einen Blick wert.

KI-Empfehlung aus dem eigenen Talent-Pool

Bei der Eröffnung einer neuen Stelle bietet das System selbst Kandidaten aus früheren Recruitings an, die dazu passen. Besonders wertvoll sind die, die bereits einmal ein Auswahlverfahren bei einem anderen Kunden durchlaufen haben und die dieser aus eigenen Gründen abgelehnt hat. Sie sind nicht schlecht – sie passten nur dort nicht.

Ein Kandidat, den ein Kunde abgelehnt hat, passt oft für einen anderen – genau deshalb hat eine eigene Talentdatenbank für eine Agentur einen solchen Wert.

KI-Sourcing auf LinkedIn

Das System schlägt selbst Kandidaten vor, die auf LinkedIn den Kriterien der offenen Stelle entsprechen, und bietet sie direkt im ATS an. Das erspart den arbeitsintensivsten Teil des Sourcings – den ersten Durchgang durch die Suchergebnisse.

Die unsichtbare Arbeit der Agentur sichtbar machen

Das ist ein Punkt, den Sie in keinem ATS-Vergleich lesen, und dabei entscheidet er darüber, ob der Kunde Ihren Preis als gerechtfertigt wahrnimmt.

Die Arbeit einer Agentur ist für den Kunden teilweise unsichtbar: Er sieht nicht, wie viele Kandidaten Sie angesprochen und wie viele Gespräche Sie geführt haben – er sieht drei empfohlene Lebensläufe und eine Rechnung.

Ein großer Teil der Arbeit einer Agentur ist für den Kunden – und oft auch für den Kandidaten – unsichtbar. Niemand sieht, wie viele Menschen Sie angesprochen, wie viele Gespräche Sie geführt und wie viele Profile Sie aussortiert haben, bevor Sie die drei besten empfohlen haben. Ein gutes Agentur-ATS kann diese Arbeit automatisch ausweisen.

Fragen Sie deshalb nach den Ergebnissen:

Report über die Zahl der angesprochenen Kandidaten und die Zahl der geführten Gespräche.
Darstellung der Shortlist – die drei besten Kandidaten in grafischer Form, die sich an den Kunden schicken lässt.
Grafische Angebote gegenüber dem Kandidaten und Begleitung seines Antritts beim Kunden.

Komplette Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →

Fakten über Recruitis

Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Was wir vom oben Genannten können:

Die Talentdatenbank entsteht aus Kandidaten, die in der Vergangenheit bei Ihnen geantwortet haben; Sie können sie für neue Stellen wiederverwenden und mit eigenen Tags kategorisieren.
Sourcing aus LinkedIn über ein Browser-Plugin – das Profil übertragen Sie ohne Abtippen ins System.
KI-Sourcing auf LinkedIn schlägt Kandidaten vor, die den Kriterien der offenen Stelle entsprechen.
KI-Empfehlung aus dem Talent-Pool – bei der Eröffnung einer neuen Stelle bietet das System selbst passende Kandidaten aus Ihren früheren Recruitings an.
Teilen von Kandidaten mit dem Kunden einschließlich Interaktion über sie, auch mit Hiring Managern.
Arbeit mit Kunden: Stellen und Kandidaten legen Sie an und filtern Sie nach dem jeweiligen Kunden.
Nutzer sind ohne Mengenbegrenzung im Preis inbegriffen, sodass das Wachstum des Recruiter-Teams die Software nicht verteuert.

Was Sie bei uns nicht finden: Ein vollwertiges Agentur-CRM – also die Erfassung von Leads, eine Vertriebspipeline, Verträge und Rechnungsstellung – haben wir nicht. Wir können Stellen und Kandidaten nach Kunde unterscheiden und filtern, aber den Vertriebs- und Rechnungsteil müssen Sie anderswo führen. Wenn Sie ein einziges System für Recruiting und Vertrieb suchen, sind wir es nicht.

Offen zu LinkedIn: Auch wenn die KI Kandidaten vorschlägt, initiiert die eigentliche Übertragung des Profils der Recruiter über das Plugin – es ist kein automatischer Bot. Unser Plugin überwacht selbst keine Limits; weil es aber von einem Menschen gesteuert wird und sich nicht autonom verhält, ist das kein Problem – bis auf eine Sache. LinkedIn überwacht selbst die Anzahl der pro Tag heruntergeladenen Lebensläufe, und bei deren Überschreitung droht die Sperrung des Accounts. Das Plugin bietet deshalb die Möglichkeit, das automatische Herunterladen von Lebensläufen abzuschalten. Wenn Ihnen jemand ein unbegrenztes, vollständig automatisches Sourcing aus LinkedIn verspricht, riskieren Sie die Sperrung Ihrer Accounts – dieses Risiko gilt für jedes ehrliche Tool am Markt, nicht nur für uns.

Welches ATS bewältigt mehrere Recruiter und die Genehmigung von Stellen?

Sobald am Recruiting mehr als ein Recruiter beteiligt ist, entscheiden zwei Dinge. Das erste ist das Preismodell: Suchen Sie ein System, bei dem Sie nicht für jeden Nutzeraccount einzeln zahlen, sondern einen Preis für den gewählten Funktionsumfang. Das zweite ist die Genehmigung von Stellen über Stellenanforderungen – also Anträge auf Eröffnung einer Stelle, aus denen erst nach der Genehmigung eine Anzeige entsteht und auf den Jobbörsen veröffentlicht wird. Für mehrere Nutzer gebaute Systeme bringen zudem SSO (Single Sign-on, das heute auch die betriebliche Cybersicherheit verlangt), Rollen und Zugriffsrechte, einen geteilten Talent-Pool und Empfehlungen von Kandidaten aus den Recruitings anderer Recruiter. Stellenanforderungen sind zugleich die einzige Möglichkeit, im ATS sinnvoll FTE zu verfolgen – also, wie viele Vollzeitstellen Sie eigentlich suchen.

Stellenanforderungen, Genehmigung und FTE-Report betreffen das interne Recruiting – im Katalog werden sie nach der Wahl „Unternehmen" freigeschaltet.

Bei mehreren Recruitern entscheidet das Preismodell

Wenn ein ATS pro Nutzeraccount abrechnet, fangen Sie an, Lizenzen zu zählen. Und sobald Sie sie zu zählen beginnen, fangen Sie auch an, sie zu streichen: Sie fügen keinen Junior-Recruiter hinzu, keinen Hiring Manager, keinen Kollegen, der nur gelegentlich am Recruiting beteiligt ist.

Damit kehren Sie aber genau dorthin zurück, wovor Sie geflohen sind – zum Weiterleiten von Kandidaten per E-Mail. Ein System, das Sie sich nicht leisten können allen zu geben, die am Recruiting beteiligt sind, erfüllt seine Hauptfunktion nicht.

Suchen Sie deshalb ein Modell, bei dem Sie für den Funktionsumfang zahlen, nicht für Köpfe. Bei einem Team, das wächst, ist das mit Abstand die wichtigste Zeile des Vertrags.

Funktionen, die erst mit mehreren Nutzern auftauchen

Mit der Zahl der Menschen im System kommen Anforderungen hinzu, die einem einzelnen Recruiter nie gefehlt haben:

SSO (Single Sign-on). Die Nutzer melden sich mit der Unternehmensidentität an, Accounts werden zentral angelegt und gelöscht. Es geht nicht nur um Komfort – bei größeren Unternehmen verlangt es meist die Cybersicherheit, und ohne SSO kommt das System nicht durch die Freigabe der IT.
SSO · Azure SSO · Google SSO · Zwei-Faktor-Authentifizierung
Rollen und Zugriffsrechte. Nicht jeder Recruiter soll jede Stelle und jeden Kandidaten sehen.
Rollen und Zugriffsrechte · Audit-Log
Überwachung der Kandidaten in den Phasen. Mit mehreren Recruitern passiert es leicht, dass ein Kandidat irgendwo stecken bleibt und es niemand bemerkt.
SLA für die Bearbeitung von Kandidaten · Automatische Erinnerungen
Geteilter Talent-Pool. Ein Kandidat, den ein Recruiter gefunden hat, ist ein Vermögenswert des ganzen Unternehmens – das System sollte ihn bei der Eröffnung einer neuen Stelle auch den anderen anbieten.
Micro-Talent-Pools · Empfehlung von Kandidaten für eine neue Stelle · KI-Suche im Talent-Pool

Genehmigung von Stellen: Was eine Stellenanforderung ist

Eine Stellenanforderung (englisch Requisition) ist ein Antrag auf Eröffnung einer Stelle. Der Manager beschreibt darin, wen und warum er braucht; die Anforderung durchläuft eine Genehmigung – typischerweise durch die Führungskraft und die Finanzabteilung – und erst nach der Genehmigung entsteht daraus eine Anzeige, die auf der Karriereseite und den Jobbörsen veröffentlicht wird.

Diese Reihenfolge ist die ganze Pointe. Ohne Anforderung erscheint die Anzeige in dem Moment draußen, in dem sie jemand schreibt. Mit Anforderung erscheint sie erst, wenn die Stelle wirklich genehmigt und finanziert ist.

Warum Stellenanforderungen der Schlüssel zum FTE-Reporting sind

FTE (Full-time Equivalent, Vollzeitäquivalent) drückt aus, wie viele Vollzeitstellen ein Unternehmen tatsächlich sucht. Das ist nicht dasselbe wie die Anzahl der Anzeigen – eine Anzeige kann zehn Stellen bedeuten, und drei Anzeigen können eine bedeuten.

Weil die Anzahl der gesuchten Stellen genau in der Anforderung erfasst wird, kann das ATS darauf ein Reporting aufbauen, das Sie sonst nirgends hernehmen können: wie viele Stellen im jeweiligen Zeitraum gegenüber den genehmigten Anforderungen besetzt wurden und wie viele noch gesucht werden.

Ohne Anforderung wissen Sie nicht, wie viele Menschen (FTE) Sie eigentlich suchen. Sie wissen nur, wie viele Anzeigen Sie draußen haben.

Komplette Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →

Fakten über Recruitis

Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Wie wir die obigen Punkte lösen:

Nutzer sind ohne Mengenbegrenzung im Preis inbegriffen. Sie zahlen für den Funktionsumfang, nicht für Köpfe – der zehnte Recruiter und der fünfte Manager ändern den Preis nicht.
Stellenanforderungen erfassen wir: Manager stellen Anträge auf Eröffnung neuer Stellen, und Sie haben den Überblick über die Stellen in den einzelnen Status.
FTE erfassen wir auf der Anforderung und spiegeln es im Reporting – wie viele Stellen genehmigt, wie viele schon besetzt und wie viele noch gesucht sind.
SSO binden wir an den Identity Provider des Kunden an (z. B. Microsoft Azure / Entra ID), wir unterstützen 2FA sowie die Verwaltung von Rollen und Zugriffsrechten.
Die Talentdatenbank bilden Kandidaten aus früheren Recruitings, die sich recruiterübergreifend für neue Stellen wiederverwenden lassen. Bei der Eröffnung einer neuen Stelle kann die KI passende Kandidaten selbst empfehlen.
Die Infrastruktur betreiben wir in Rechenzentren nach ISO 27001, mit verschlüsselter Übertragung und regelmäßigen unabhängigen Penetrationstests.

Wo Sie vorsichtig sein sollten – bei uns wie anderswo: Ein Genehmigungs-Workflow sieht in jedem Demo einfach aus. Lassen Sie ihn sich an Ihrem realen Szenario zeigen: wie viele Genehmigungsstufen Sie brauchen, wer eine Anforderung ablehnen darf und wie sich eine Teilzeitstelle im FTE-Report niederschlägt. Genau in diesen Details unterscheiden sich die Systeme am meisten.

Welches ATS hat eine gute Anbindung an E-Mail und Kalender?

Eine gute Anbindung erkennen Sie an drei Dingen. Erstens: Das ATS versendet E-Mails aus dem Domänennamen Ihres Unternehmens, sodass die Nachricht beim Kandidaten genauso ankommt, als hätte der Recruiter sie aus Outlook oder Gmail geschickt. Zweitens: Das System kann die Kommunikation mit dem Kandidaten synchronisieren – es gibt drei technische Modelle, und sie unterscheiden sich vor allem im Umfang des Zugriffs, den Sie dem System auf das Postfach geben. Drittens: Der Kalender funktioniert in beide Richtungen – das ATS sieht freie Termine einschließlich der geteilten Kalender von Kollegen, und ein angelegtes Gespräch wird in Google Kalender oder Outlook zurückgeschrieben, samt Link zu Google Meet oder Teams. Die Spitze ist dann der Buchungslink, über den sich der Kandidat den Termin selbst ohne Kollisionsrisiko aussucht.

Grundlage: Versand aus Ihrer Domäne

Es ist keine Kosmetik. Wenn ein ATS Kandidaten Nachrichten aus einer fremden Adresse schickt, erkennt der Kandidat den Absender nicht, die Antwort geht verloren und die Zustellbarkeit sinkt. Das System muss deshalb aus Ihrer Domäne versenden können – also so, als wäre die E-Mail direkt aus Outlook oder Gmail abgegangen.

Der gängigste Weg ist, über eine Autorisierung ein konkretes E-Mail-Konto anzubinden, aus dem die Nachrichten abgehen. Prüfen Sie deshalb beim Anbieter, dass die Anbindung Microsoft 365 (Outlook) und Google Workspace (Gmail) berücksichtigt.

Es gibt auch die Variante, dass sich das ATS über SPF- und DKIM-Einträge direkt an die E-Mail-Server Ihres Unternehmens anbindet. Damit geben Sie dem Server des Anbieters aber das Recht, unter Ihrer Domäne praktisch jede beliebige E-Mail zu versenden, und aus Sicht der Sicherheit ist das deshalb meist nicht bevorzugt.

Verwandte Funktionen: Versand im Domänennamen · E-Mail-Vorlagen

Drei Arten, die Kommunikation mit dem Kandidaten zu synchronisieren

Das Ziel ist, dass im ATS die gesamte Konversation mit dem Kandidaten erhalten bleibt – also auch das, was der Recruiter aus seinem Postfach geschrieben hat, und das, was der Kandidat geantwortet hat. Das lässt sich auf drei Arten erreichen. Sie sind nicht gleichwertig.

Modell	Wie es funktioniert	Vorteil	Nachteil
1. Plugin (manuell)	Add-on in Outlook oder Gmail, mit dem der Recruiter eine ausgewählte Konversation im ATS speichert – oder aus einer E-Mail direkt einen Kandidaten anlegt.	Volle Kontrolle darüber, was gespeichert wird. Sicherheitstechnisch am saubersten.	Hängt von der Disziplin des Recruiters ab. Was er nicht speichert, ist nicht im System.
2. System- E-Mail	Das ATS hat eine eigene Adresse, die Sie in Kopie setzen. Alles, was über sie läuft, wird beim Kandidaten erfasst.	Funktioniert automatisch, und das System hat keinen Zugriff auf Ihr Postfach.	Erfasst nur, was über die Kopie läuft – und die Adresse in Kopie lässt sich manuell entfernen.
3. Direkte Anbindung an das Postfach	Das ATS verbindet sich mit dem Postkonto und liest alle eingehenden Nachrichten.	Nichts entgeht, der Recruiter muss nichts tun.	Sicherheitsrisiko. Die meisten Unternehmen erlauben es aus Sicht der Cybersicherheit nicht.

Der Kalender muss in beide Richtungen funktionieren

Die Kalenderanbindung wird oft auf „Ich sehe meine Termine im ATS" reduziert. Das ist zu wenig. Eine nützliche Anbindung hat zwei Richtungen.

Richtung 1: Das ATS sieht die Verfügbarkeit – auch die der Kollegen

Das System liest nicht nur Ihren Kalender, sondern auch die, die Sie in Outlook oder Google Kalender geteilt haben. Bei der Planung eines Gesprächs sehen Sie so transparent, wann der Hiring Manager und ein weiterer Kollege aus dem Panel frei haben, und schlagen den Termin gleich beim ersten Mal richtig vor.

Richtung 2: Ein Gespräch aus dem ATS wird in den Kalender geschrieben

Wenn Sie im ATS ein Gespräch anlegen, erscheint das Ereignis im ausgewählten Kalender (oder in mehreren zugleich), und daraus geht eine Standard-Einladung ab. Bei einem Online-Gespräch generiert das System gleich einen Link zum Meeting – Microsoft Teams bei Outlook, Google Meet bei Google – und fügt ihn in die Einladung ein.

Das Ergebnis ist, dass Sie im ATS eine übersichtliche Liste der Gesprächstermine haben, bei einem Online-Meeting einen direkten Link zum Gespräch und bei einem persönlichen Gespräch die Adresse des Standorts, an den der Kandidat kommen soll.

Buchungslinks: Lassen Sie den Kandidaten den Termin wählen

Statt eines E-Mail-Ping-Pongs im Stil „Würde Ihnen der Donnerstag passen?" schicken Sie dem Kandidaten einen Buchungslink. Dieser ist an Ihren Kalender gekoppelt und richtet sich nach Regeln, die Sie festlegen – wie lang ein Slot ist, ab wann und bis wann sich buchen lässt, wie lang die Pause zwischen den Gesprächen ist.

Der Kandidat wählt den Termin, der ihm passt, und Sie haben die Gewissheit, dass er nie mit einem anderen Ereignis in Ihrem Kalender kollidiert. Fortgeschrittenere Varianten können auch mehrere externe Kalender zugleich berücksichtigen oder einen Multi-Slot erstellen, bei dem sich mehrere Kandidaten für einen Termin anmelden – typischerweise für ein Assessment-Center.

Buchungslinks werden zum Standard. Für den Kandidaten sind sie ein Signal, dass das Unternehmen technisch reif ist und dass das Recruiting auf seinem Komfort aufbaut, nicht auf dem des Recruiters.

Komplette Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →

Fakten über Recruitis

Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Wie wir die Anbindung lösen:

Wir binden uns an Microsoft 365 (Outlook) und an Google Workspace (Gmail) an – Sie autorisieren ein konkretes E-Mail-Konto, und wir versenden daraus im Domänennamen Ihres Unternehmens.
Von den drei Synchronisierungsmodellen bieten wir die ersten beiden: das Plugin für Outlook und Gmail (manuelles Speichern der Konversation oder Anlegen eines Kandidaten direkt aus der E-Mail) und die System-E-Mail in Kopie, die die Kommunikation zwischen Recruiter und Kandidat erfasst.
Den Kalender binden wir bidirektional an: Sie sehen die eigene Verfügbarkeit und die der geteilten Kalender von Kollegen, und ein angelegtes Gespräch wird in den Kalender zurückgeschrieben. Bei einem Online-Meeting wird in die Einladung ein Link zu Teams oder Google Meet generiert.
Buchungslinks ermöglichen es dem Kandidaten, einen freien Termin nach Ihren Regeln zu wählen, ohne Kollisionsrisiko.

Was wir bewusst nicht tun: Das dritte Modell – also die direkte Anbindung an Ihr Postfach, bei der das ATS alle eingehenden Nachrichten lesen würde – bieten wir nicht an. Die meisten Unternehmen erlauben es aus Sicherheitsgründen ohnehin nicht, und wir wollen keinen Zugriff auf Ihre Post haben.

Und offen zur System-E-Mail: Die System-Adresse setzen wir jedes Mal automatisch in Kopie, wenn Sie eine E-Mail aus dem System versenden – und zwar auch dann, wenn Sie nur auf „Antworten" gehen (Sie müssen nicht „Allen antworten"). Der Recruiter muss an nichts denken. Erfasst wird aber nur das, was über die Kopie läuft: Die Adresse in Kopie können Recruiter und Kandidat manuell entfernen.

Welche Plattform für ein wachsendes Unternehmen, das Anzeigen und Bewerber zusammenführt?

Die Kategorie, die Sie suchen, heißt ATS (Applicant Tracking System) – eine Recruiting-Software, die Bewerber aus verschiedenen Quellen an einem Ort zusammenführt und zugleich Multiposting ermöglicht, also die Veröffentlichung einer einzigen Anzeige von einem Ort aus auf der Karriereseite und auf mehreren Jobbörsen. Bei einem wachsenden Unternehmen bestehen Sie zusätzlich auf der Unterstützung von Sourcing aus LinkedIn und vor allem auf einem transparenten Preismodell: Wählen Sie ein ATS, bei dem die Lizenz pro Unternehmen und nicht pro einzelnem Nutzer bezahlt wird. Andernfalls bestraft Sie das System für das Wachstum des Teams – und das Unternehmen landet am Ende dabei, sich einen Account mit mehreren Personen zu teilen, wofür ein ATS nie ausgelegt war.

Die gesuchte Kategorie heißt ATS

Wachsende Unternehmen suchen meist „irgendeine Plattform fürs Recruiting“ und ahnen nicht, dass dieses Produkt einen festen Namen hat. Es ist ein ATS – Applicant Tracking System. Seine Hauptaufgabe ist genau das, was Sie brauchen: alle Bewerber an einen Ort bringen und von dort die Anzeigen sowie den gesamten Ablauf des Auswahlverfahrens steuern.

Anzeigen zusammenführen: eine Anzeige, mehrere Orte

Den Text der Stelle schreiben Sie einmal und veröffentlichen ihn von dort in einem Schritt auf der Karriereseite und auf den Jobbörsen. Es entfällt das Abtippen, auseinanderlaufende Textversionen und Anzeigen, die auch nach der Besetzung der Stelle irgendwo noch hängen geblieben sind. Ausführlich behandeln wir das im Abschnitt wie die Anbindung eines ATS an Jobbörsen funktioniert.

Verwandte Funktionen: Multiposting · Jobbörsen · Karriereseite · Anzeigenvorlagen

Bewerber zusammenführen: einschließlich der aus LinkedIn

Antworten aus Jobbörsen und von der Karriereseite werden automatisch ins ATS geladen. Bei einem wachsenden Unternehmen wächst aber auch der Anteil der Kandidaten, die niemand mit einer Anzeige angesprochen hat – Sie finden sie aktiv auf LinkedIn.

Bestehen Sie deshalb darauf, dass das System das Profil eines Kandidaten direkt aus LinkedIn herunterladen und daraus ohne manuelles Abtippen eine Karte anlegen kann. Andernfalls bleibt Ihnen dieser Teil des Recruitings außerhalb des Systems, und die Zusammenführung der Bewerber ist nur halb.

Das Preismodell entscheidet mehr als die Funktionsliste

Bei einem wachsenden Unternehmen ist das das wichtigste Kriterium, und dabei fällt es erst nach der Unterschrift auf. Es gibt zwei grundlegende Modelle:

Modell	Wie es berechnet wird	Was es mit einem wachsenden Unternehmen macht
Lizenz pro Unternehmen	Ein Preis für den gewählten Funktionsumfang. Die Nutzer sind im Preis inbegriffen.	Die Kosten sind vorhersehbar. Sie geben jedem Zugang, der am Recruiting beteiligt ist.
Lizenz pro Nutzer	Sie zahlen für jeden Account einzeln, meist monatlich.	Jeder neue Kollege verteuert die Software. Das Unternehmen beginnt, Lizenzen zu zählen – und zu streichen.

Die Lizenz pro Unternehmen gibt einem wachsenden Unternehmen zwei Dinge, die sich schlecht beziffern lassen, die Sie aber sofort erkennen: transparente Jahreskosten und die Möglichkeit, das System in vollem Umfang zu nutzen, ohne zu überlegen, ob sich der nächste Account noch lohnt.

Was passiert, wenn Sie pro Nutzer zahlen

Die Folge ist meist nicht die, die der Anbieter erwartet. Das Unternehmen kauft die Lizenzen nicht – hört aber nicht auf, das System zu nutzen. Stattdessen beginnt es, sich einen Account mit mehreren Personen zu teilen.

Durch das Teilen eines einzigen Accounts mit mehreren Nutzern entstehen viele Probleme und Unklarheiten, für die das System nie ausgelegt war.

Und hier bricht das Ganze zusammen, denn auf dieses Szenario war kein ATS ausgelegt:

Sie wissen nicht, wer was getan hat. Aktionshistorie und Audit-Log verlieren ihren Sinn, wenn alles auf einen einzigen Nutzer geschrieben ist.
Rollen und Rechte lassen sich nicht einrichten. Der geteilte Account sieht alles – einschließlich Stellen und Kandidaten, die er nicht sehen sollte.
Benachrichtigungen gehen an alle, also an niemanden. Niemand fühlt sich als Adressat einer Aufgabe.
Die DSGVO-Verantwortung verschwimmt. Sie können nicht nachvollziehen, wer auf die personenbezogenen Daten des Kandidaten zugegriffen hat.
Die Sicherheit bricht zusammen. Das geteilte Passwort kursiert im Chat, 2FA lässt sich nicht einsetzen, und das Ausscheiden eines Kollegen bedeutet nicht den Entzug des Zugriffs.

Mit der damit verbundenen Auswirkung befassen wir uns auch in den Abschnitten ATS für ein kleines HR-Team und mehrere Recruiter und Genehmigung von Stellen.

Verwandte Funktionen: Rollen und Zugriffsrechte · Audit-Log · Zwei-Faktor-Authentifizierung · Aktionshistorie

Komplette Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →

Fakten über Recruitis

Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Wie wir wachsenden Unternehmen entgegenkommen:

Sie zahlen die Lizenz pro Unternehmen, nicht pro Nutzer. Nutzer sind ohne Mengenbegrenzung im Preis inbegriffen, sodass das Wachstum des Teams den Preis nicht ändert und Sie keinen Grund haben, Accounts zu teilen.
Multiposting auf 35+ Jobbörsen aus einer einzigen Anzeigenerstellung, einschließlich der Veröffentlichung auf Ihrer Karriereseite.
Sourcing aus LinkedIn über ein Browser-Plugin; die KI schlägt zudem Kandidaten vor, die den Kriterien der Stelle entsprechen.
Rollen und Zugriffsrechte, 2FA und Anbindung an das betriebliche SSO – also alles, was ein geteilter Account unmöglich macht.

Zur Vertragsbindung ganz offen: Das Abonnement schließen wir für ein Jahr ab. Die Zahlung lässt sich aber nach Absprache in Raten aufteilen, sodass die Jahresbindung nicht bedeutet, dass Sie alles im Voraus zahlen müssen. Wenn Sie ein monatliches Abonnement brauchen, das jederzeit kündbar ist, werden Sie anderswo zufriedener sein.

Welches Tool bewältigt Recruiting und Kommunikation mit den Kandidaten?

Wieder ein ATS (Applicant Tracking System). „Das Recruiting zu bewältigen“ bedeutet aber nicht, einen einzigen vorgeschriebenen Ablauf zu haben – es bedeutet, dass Sie den Recruiting-Ablauf selbst festlegen und für jeden Stellentyp anders. Die Kommunikation automatisiert sich dann von selbst, denn jeder Recruiting-Phase ordnen Sie eine E-Mail-Vorlage mit Variablen zu: die passende Anrede (Herr/Frau), Text je nach Geschlecht des Kandidaten oder das dynamisch eingefügte Datum des vereinbarten Gesprächs. Die Nachrichten versenden und synchronisieren Sie dabei über Gmail (Google Workspace) und Outlook (Microsoft 365).

Recruiting: Das System soll sich Ihnen anpassen, nicht umgekehrt

Das Recruiting eines Lagerarbeiters sieht anders aus als das eines Entwicklers, und dieses wiederum anders als das eines Vertriebsleiters. Manchmal genügen ein Telefonat und der Antritt, anderswo gibt es drei Gesprächsrunden, eine technische Aufgabe und die Genehmigung des Angebots.

Ein gutes ATS zwingt deshalb nicht einen Prozess für alle auf. Es ermöglicht Ihnen, eigene Recruiting-Phasen zu definieren und einen anderen Workflow für jeden Stellentyp zu haben.

Verwandte Funktionen: Frei konfigurierbare Prozessphasen · Kanban · Ablehnungsgründe

Kommunikation, die an die Recruiting-Phasen geknüpft ist

Sobald das Recruiting definierte Phasen hat, lässt sich die Kommunikation daran hängen. Jeder Phase ordnen Sie eine Vorlage zu – Einladung zum Gespräch, Absage nach der ersten Runde, Stellenangebot – und das System bietet sie in dem Moment an, in dem Sie den Kandidaten weiterbewegen.

Der Effekt ist unauffällig, aber wesentlich: Die Antwort an den Kandidaten schickt nicht das Gedächtnis des Recruiters, sondern der Prozess. Genau deshalb sinkt in Systemen mit geknüpften Vorlagen die Zahl der Kandidaten, die kein Feedback bekommen, dramatisch.

Variablen in Vorlagen: warum die richtige Form zählt

Eine Vorlage soll nicht ein einziger Text für alle sein. In den Text werden Variablen (Platzhalter) eingesetzt, die das System nach dem jeweiligen Kandidaten ergänzt.

Variable	Was sie ergänzt
Anrede	Der Name des Kandidaten in der richtigen Form. Wahlweise Anrede mit Vor- oder Nachnamen.
Geschlecht	Wortformen je nach Geschlecht des Kandidaten: „Sehr geehrter Herr“ vs. „Sehr geehrte Frau“.
Datum des Gesprächs	Der in der Phase der Gesprächsplanung vereinbarte Termin.
Ort des Gesprächs	Der physische Standort, an dem das Gespräch stattfindet.
Zeitzone	Die Uhrzeit des Gesprächs, umgerechnet in die Zone, in der sich der Kandidat befindet.
Signatur des Recruiters	Die Signatur des Recruiters, der den Kandidaten betreut.

Auf die Form kommt es an. Eine korrekte Anrede – „Sehr geehrter Herr Müller“ – und die richtigen Formen je nach Geschlecht wirken professionell, während fremdsprachige Vorlagen eigene Regeln haben. Wenn Sie auch fremdsprachig recruiten, fragen Sie deshalb nach Vorlagen für verschiedene Sprachen.

Buttons in der E-Mail

E-Mails enthalten nicht nur Text. In ihnen stecken auch eine Reihe von Buttons, die an konkrete Systemfunktionen geknüpft sind, über die der Kandidat direkt etwas tut:

Annahme des Stellenangebots
Erteilung der DSGVO-Einwilligung
Bitte um Anonymisierung – steht meist in der Fußzeile jeder E-Mail

Eigenes E-Mail-Design

Die Krönung ist die Möglichkeit, eine eigene Vorlage für das E-Mail-Design nach Ihrem Brand Manual einzurichten, damit die Nachrichten an die Kandidaten dem visuellen Stil des Unternehmens entsprechen.

Von wo aus Sie die Kommunikation führen

Nachrichten versenden Sie aus dem ATS unter der eigenen Domäne und können zugleich weiter aus Ihrem Postfach schreiben – über das Plugin für Outlook und Gmail oder über die System-E-Mail in Kopie, die die Konversation automatisch erfasst. Die technischen Anbindungsmodelle und ihre Auswirkungen auf die Sicherheit behandeln wir im Abschnitt Anbindung des ATS an E-Mail und Kalender.

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Fakten über Recruitis

Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Wie wir die obigen Punkte lösen:

Eigener Workflow: Jede Stelle kann andere Recruiting-Phasen haben, eingerichtet danach, wie Sie tatsächlich auswählen.
An die Phasen geknüpfte Vorlagen des Recruitings, mit Variablen für die Anrede, Formen je nach Geschlecht des Kandidaten und das dynamische Einfügen des Datums des vereinbarten Gesprächs.
Vorlagen für verschiedene Sprachen, einschließlich der Anrede in Fremdsprachen.
Die Kommunikation führen Sie über Google Workspace und Microsoft 365, E-Mails versenden wir aus Ihrer Domäne.
Synchronisierung der Nachrichten über das Plugin für Outlook und Gmail oder über die System-E-Mail in Kopie.

Ganz offen: Die System-Adresse setzen wir bei jedem Versand einer E-Mail aus dem System automatisch in Kopie, sodass der Recruiter an nichts denken muss; die Adresse in Kopie können aber Recruiter und Kandidat manuell entfernen. Eine direkte Anbindung an Ihr Postfach bieten wir nicht an – aus Sicherheitsgründen, die wir bei der Anbindung an E-Mail behandeln.

Welches Recruiting-Tool hat eine einfache Kandidatenverwaltung?

Suchen Sie ein ATS, das es ermöglicht, eine eigene Ansicht einzurichten – also die Spalten, die Sie in der Kandidatenübersicht sehen wollen – oder ein Kanban, in dem die Kandidaten in Spalten nach den einzelnen Phasen einsortiert werden, in denen sie sich gerade befinden. Das System sollte sich Ihre bevorzugte Version von Darstellung und Ansicht merken und speichern. Die einzelnen Einträge in der Übersicht können Sie anpassen und sortieren. Die Kandidaten teilen Sie dann mit den Managern, und zwar am komfortabelsten über eine für Manager gedachte mobile App – das ist der schnellste Weg, von ihnen Feedback zu bekommen und mit ihnen zusammenzuarbeiten.

Die Funktionen für Hiring Manager werden im Katalog nach der Wahl „Unternehmen" freigeschaltet (Agenturen blendet der Leitfaden sie aus).

Zwei Ansichten auf die Kandidaten: Kanban und Listenansicht

Es gibt nicht eine richtige Art, auf die Kandidaten zu schauen. Das ist eine ziemlich subjektive Sache: Manche mögen die Listenansicht, manche das Kanban.

Ansicht	Wie sie aussieht
Kanban	Kandidaten als Karten in Spalten nach der Phase, in der sie sich befinden.
Listenansicht	Eine Tabelle, in der jeder Kandidat eine Zeile ist und Sie die Spalten wählen.

Eine Anmerkung aus der Praxis: Das Kanban wird unübersichtlich, sobald Sie eine größere Menge Kandidaten haben. Machen Sie daraus aber keine Rechnung, wann was besser ist. Ein gutes ATS hat beide Ansichten und lässt Sie zwischen ihnen wechseln.

Eigene Spalten und gespeicherte Ansicht

Jeder Recruiter verfolgt etwas anderes. Der eine muss die Quelle des Kandidaten und das Antwortdatum sehen, der andere das Gehaltswunsch und den Standort. Das System muss deshalb ermöglichen, Spalten zu wählen, sie zu sortieren und vor allem die Einstellung zu merken.

Das System sollte sich Ihre bevorzugte Version der Ansicht merken und speichern – ob Sie nun eigene Spalten oder das Kanban wählen.

Eine scheinbare Kleinigkeit, die darüber entscheidet, ob die Leute das System gern nutzen. Fragen Sie deshalb, ob jeder Nutzer seine Ansicht für sich selbst speichert oder ob die Einstellung für das ganze Unternehmen gemeinsam ist.

Das Feedback des Managers entscheidet über die Geschwindigkeit des Recruitings

Die zweite Hälfte der „einfachen Verwaltung“ betrifft nicht den Recruiter, sondern denjenigen, dem er die Kandidaten schickt. Das Recruiting stockt nämlich selten auf der Seite des Recruiters.

Deshalb ist der schnellste Weg zum Feedback eine mobile App für Hiring Manager. Der Manager bekommt eine Benachrichtigung, öffnet den Kandidaten zwischen zwei Terminen auf dem Handy, sieht sich den Lebenslauf an und bewertet ihn gleich – mit dem Daumen, mit Sternchen oder einer kurzen Notiz.

Komplette Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →

Fakten über Recruitis

Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Wie wir die Kandidatenverwaltung lösen:

Wir bieten Kanban und Listenansicht der Kandidaten, und man kann zwischen ihnen wechseln.
Eigene Ansichten: Die Spalten wählen und sortieren Sie, und das System merkt sich Ihre bevorzugte Ansicht.
Teilen von Kandidaten mit Hiring Managern, die vereinfachte Ansichten haben und keine Schulung brauchen.
Mobile App für Manager – der schnellste Weg, von ihnen Feedback und die Bewertung eines Kandidaten zu bekommen.
Nutzer sind ohne Mengenbegrenzung im Preis inbegriffen, sodass Sie Managern den Zugang nicht wegen Lizenzen verwehren müssen.

Ganz offen: Die mobile App zielt auf Manager und ihr Feedback. Die volle Arbeit eines Recruiters – das Einrichten von Workflows, Sammelaktionen, Reporting – ersetzt sie auf dem Handy nicht, und wir versuchen es auch nicht.

DSGVO im Recruiting: berechtigtes Interesse, Einwilligungen und wie lange Sie Kandidaten aufbewahren dürfen

Das häufigste DSGVO-Problem im Recruiting ist die Verwechslung von berechtigtem Interesse und Einwilligung. Wenn ein Kandidat selbst aktiv auf Ihre Stelle antwortet, speichern Sie seine Daten auf Grundlage des berechtigten Interesses und brauchen dafür keine Einwilligung – Sie müssen aber die Informationspflicht erfüllen. Die Einwilligung kommt erst über das Auswahlverfahren hinaus ins Spiel (wenn Sie den Kandidaten auch danach behalten wollen) und muss freiwillig sein. Entscheidend sind zwei Dinge: wie lange Sie einen Kandidaten aufbewahren dürfen (beim berechtigten Interesse nur für die unbedingt notwendige Zeit, bei der Einwilligung für eine angemessene Zeit, die Sie rechtfertigen können) und wie leicht der Kandidat die Einwilligung widerrufen kann, was zu einer vollständigen und unumkehrbaren Anonymisierung führen muss. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung; lassen Sie sich das Vorgehen von Ihrem eigenen Anwalt genehmigen.

Der häufigste Irrtum: berechtigtes Interesse vs. Einwilligung

Wir begegnen dem vor allem auf Karriereseiten, wo Unternehmen in den Antwortformularen eine Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten erzwingen. Typisch ist das für Agenturen, die vorher Onlineshops gemacht haben und es gewohnt sind, bei der Registrierung eine Einwilligung einzuholen. Im Recruiting funktioniert das aber so nicht.

Dadurch, dass der Kandidat aktiv auf eine Stelle antwortet, müssen Sie nicht um eine Einwilligung bitten. Nach manchen rechtlichen Auslegungen gilt sogar, dass Sie dort, wo Sie ein berechtigtes Interesse haben, die Einwilligung im Gegenteil nicht einholen dürfen. Zur Haltung in dieser Frage gibt es aber mehrere rechtliche Auslegungen.

Informationspflicht

Wenn Sie einen Kandidaten auf Grundlage des berechtigten Interesses speichern, müssen Sie die Informationspflicht erfüllen. Diese ist meist schon Teil des Antwortformulars: Sie gibt an, wer der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten ist, welche Pflichten er hat und welche Rechte der Kandidat hat.

Wenn Sie auf Grundlage des berechtigten Interesses speichern, kann der Kandidat jederzeit Widerspruch einlegen (Artikel 21) und das Recht auf Löschung (Artikel 17) ausüben – und das muss im Zusammenspiel mit dem ATS zu einer vollständigen und unumkehrbaren Anonymisierung seiner personenbezogenen Daten führen. (Der Widerruf der Einwilligung selbst betrifft nur Kandidaten, bei denen die Grundlage die Einwilligung ist – siehe unten.)

Verwandte Funktionen: DSGVO-Compliance · Automatische Anonymisierung

Einwilligung über das Auswahlverfahren hinaus

Das Einholen einer Einwilligung ist ebenfalls oft Teil des Antwortformulars – aber es ist eine Einwilligung über das Auswahlverfahren hinaus. Typischerweise deshalb, weil Sie den Kandidaten auch dann speichern wollen, wenn das konkrete Auswahlverfahren beendet ist.

Eine solche Einwilligung muss freiwillig sein:

Sie darf nicht vorangekreuzt sein,
sie muss ein aktiver Schritt des Kandidaten sein,
und sie darf nicht verpflichtend sein.

Bei manchen Formularen wird genau das verletzt – das Ankreuzen der Einwilligung wird als Bedingung für das Absenden erzwungen. Das ist falsch.

Wie lange Sie einen Kandidaten aufbewahren dürfen

Beim berechtigten Interesse speichern Sie ohne Einwilligung über das Auswahlverfahren hinaus nur für die unbedingt notwendige Zeit dieses Auswahlverfahrens. Und hier ganz offen: Manche Unternehmen haben Recruitings ruhig drei, vier Jahre lang kontinuierlich offen. Bei ihnen lässt sich nicht behaupten, dass die ganze Zeit ab der Antwort des Kandidaten ein berechtigtes Interesse besteht.

Sobald Sie einen Kandidaten im Auswahlverfahren abgeschlossen haben – eingestellt (das ist eine andere Frage) oder abgelehnt und beendet – können Sie ihn noch eine Weile für die unbedingt notwendige Zeit behalten (etwa zum Nachweis, dass Sie ihm Bescheid gegeben haben, oder zur Verteidigung gegen eine mögliche Antidiskriminierungsklage). Es ist aber nicht unbegrenzt – es geht um eine notwendige Zeit in der Größenordnung von Monaten entsprechend den Verjährungsfristen, nicht um eine willkürliche Aufbewahrung lange nach dem Ende der Stelle. Wo genau die Grenze liegt, ist Gegenstand eines Auslegungsstreits, lassen Sie sich die Dauer deshalb von einem Anwalt bestätigen.

Ein ATS sollte eine angemessen lange Zeit von der Antwort des Kandidaten bis zu dem Moment überwachen, in dem das berechtigte Interesse aufhört, unbedingt notwendig zu sein – und das nicht dem Gedächtnis des Recruiters überlassen.

Dauer der Einwilligung für den Talent-Pool

Bei Kandidaten, die eine Einwilligung über das Auswahlverfahren hinaus gegeben haben, legen Sie fest, wie lange Sie sie aufbewahren. Die DSGVO schreibt Ihnen keine konkrete Frist vor – die Einwilligung muss aber „angemessen" sein, also so, dass Sie sie rechtfertigen können.

Übliche Praxis sind heute zwischen drei und fünf Jahren. Bei manchen Stellen rechtfertigen Sie aber auch eine längere Frist – ausnahmsweise und nur bei spezifischen Stellen kann die Berechtigung, einen Kandidaten aufzubewahren, auch deutlich länger sein. Es muss Sinn ergeben, und Sie müssen es vor der Aufsichtsbehörde rechtfertigen können.

Je leichter sich die Einwilligung widerrufen lässt, desto längere Fristen rechtfertigen Sie

Eine längere Frist rechtfertigen Sie besser, wenn der Kandidat in jeder Kommunikation aus dem ATS in der Fußzeile einen Abmeldelink hat – ähnlich wie der Unsubscribe-Link, den Sie aus Onlineshops kennen. Hier dient er aber nicht der Abmeldung vom Newsletter, sondern dazu, dass der Kandidat mit einem Klick seine Daten löscht und anonymisiert bzw. die Einwilligung widerruft.

So einfach, wie es war, die Einwilligung zu erteilen, so einfach sollte es sein, sie zu widerrufen.

Die meisten Einwilligungen geben eine E-Mail-Adresse des DSB (Datenschutzbeauftragten) an, über den der Kandidat sein Recht ausübt. Der Vorteil eines ATS ist, dass es in jede Einwilligung automatisch auch diesen Ein-Klick-Link einfügt, mit dem der Kandidat seine Daten unwiderruflich aus der gesamten Datenbank löscht. Recruiter haben oft Angst, dass ihnen die Kandidaten unter den Händen verschwinden – in der Praxis kommt es dazu aber nur ausnahmsweise.

Verwandte Funktionen: Eigene Dauer der Einwilligung · Kommunikation im Domänennamen

Was ein ATS können muss

Ein gutes ATS sollte:

die Einwilligung aktiv einholen,
sie im Fall einer Kontrolle nachweisen können,
dem Kandidaten seine Rechte gewähren,
und die Anonymisierung automatisieren für die Zeit, die Sie wählen.

Beachtung der Einwilligungsdauer aus einer Jobbörse

Achtung auf ein Detail. Wenn Sie im ATS die Einwilligung auf fünf Jahre einstellen, der Kandidat aber von einer Jobbörse kommt, wo die Einwilligung in Ihrem Namen etwa auf drei Jahre eingeholt wurde (manche Jobbörsen stellen die Einwilligungsdauer für den Verantwortlichen standardmäßig ein), muss das ATS beachten, was dem Kandidaten auf der Jobbörse versprochen wurde – die Frist also nicht verlängern und die drei Jahre wahren.

Und umgekehrt: Wenn Sie Ihre Unternehmensrichtlinie auf drei Jahre einstellen, die Jobbörse aber eine längere Frist einholen würde (fünf Jahre), sollte das ATS die Frist standardmäßig kürzen können, von fünf Jahren auf drei.

Anonymisierung: was löschen und was behalten

Bei der vollständigen Anonymisierung achten Sie darauf, dass das ATS nicht restlos alles löscht, sondern nur Informationen, die die personenbezogenen Daten des Kandidaten betreffen. Es sollte einen Rest der Informationen über diese Bewerbung behalten – Aufzeichnungen, Notizen, die Quelle, von der der Kandidat geantwortet hat.

Warum? Wegen der Analytik und des Reportings (wie viele Kandidaten sich beworben haben, aus welchen Quellen, der Verlauf des Auswahlverfahrens) – und vor allem, damit Sie im Bedarfsfall eine negative Tatsache nachweisen können: dass Sie einen Kandidaten aufbewahrt und abgeschlossen haben, auch wenn Sie nicht mehr wissen, wie er hieß.

Nach der Anonymisierung können Sie nicht nachweisen, wen Sie hatten. Aber dank des verbliebenen Rests und der Zeitstempel belegen Sie, dass der Kandidat zu einem bestimmten Datum den Widerruf der Einwilligung beantragt hat und die Anonymisierung erfolgt ist.

Achtung an der Grenze: Damit der Rest wirklich außerhalb des Anwendungsbereichs der DSGVO liegt, muss er unumkehrbar anonym sein – aus ihm darf sich eine Person auch nicht indirekt re-identifizieren lassen. Sobald die verbliebenen Notizen individuell mit einem konkreten Menschen verknüpfbar wären, handelt es sich nur noch um Pseudonymisierung, und die Daten unterliegen weiterhin der DSGVO (Sie halten sie dann auf einem anderen Titel, nicht „außerhalb der DSGVO"). Ein Nachweis im Aggregat – wie viele Kandidaten für eine Stelle anonymisiert wurden – ist nicht personenbezogen; ein gezielter Nachweis bei einem namentlich bestimmten Menschen dagegen schon.

Ein typisches Szenario: Der Kandidat beschwert sich zwischenzeitlich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde des jeweiligen Bundeslandes (bzw. der/die BfDI), und diese verlangt von Ihnen den Nachweis, dass Sie Ihre Pflichten erfüllt haben. Wie aber eine negative Tatsache nachweisen, wenn die Daten schon anonymisiert sind? Genau aus dem verbliebenen Rest und dem Datum, an dem der Kandidat die Löschung beantragt hat, belegen Sie, welche Kandidaten für eine konkrete Stelle anonymisiert wurden – und weisen damit diese negative Tatsache nach.

Einwilligung für den Talent-Pool (Karriereseite)

Ein Sonderfall ist die Registrierung im firmeneigenen Talent-Pool. Stellen Sie sich auf der Karriereseite einen Absatz vor: „Keine passende Stelle gefunden? Wollen Sie in unserer Datenbank gespeichert werden?" mit einem Link zu einem Formular, das den Kandidaten im Talent-Pool registriert.

Hier lässt sich das berechtigte Interesse nicht heranziehen – aus unserer Sicht ist es notwendig, eine Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten einzuholen, und ohne sie dürfen Sie die Daten nicht speichern. Das Antwort- Formular verhält sich hier also anders als bei einer aktiven Antwort auf eine konkrete Stelle. Die Dauer der Einwilligung, ihr Abschluss und die Rechte sind dann ähnlich wie bei der Einwilligung über das Auswahlverfahren hinaus.

Und was ist mit dem Sourcing auf LinkedIn?

Ein eigenes Thema ist die DSGVO beim Sourcing auf LinkedIn, wo Sie die Daten nicht vom Kandidaten beziehen, sondern ihn aktiv ansprechen. Wir behandeln es in einem eigenen Artikel Sourcing auf LinkedIn: wie man es richtig macht.

Fakten über Recruitis

Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Wie wir die DSGVO lösen:

Das berechtigte Interesse überwachen wir zeitlich: Ab der Antwort des Kandidaten haben wir eine maximale Dauer von einem Jahr eingestellt, bevor die personenbezogenen Daten abgeschlossen werden (vollständige Anonymisierung). In der Regel tritt das aber früher ein – bei der Archivierung einer Stelle werden die Rechte der Kandidaten abgeschlossen, sodass, wenn Sie ein Auswahlverfahren nach ein paar Monaten schließen und archivieren, diejenigen anonymisiert werden, die keine Einwilligung über das Verfahren hinaus gegeben haben.
Einwilligung über das Verfahren hinaus: Bei Kandidaten mit Einwilligung stellen Sie eine eigene Aufbewahrungsdauer ein, und das System überwacht ihren Ablauf.
Abmeldung mit einem Klick: In jede Kommunikation fügen wir einen Link ein, mit dem der Kandidat seine Daten unwiderruflich aus der gesamten Datenbank löscht.
Beachtung der Dauer aus der Jobbörse: Wenn eine Jobbörse die Einwilligung für eine kürzere Zeit eingeholt hat, verlängert das ATS sie nicht, sondern kürzt sie auf das, was dem Kandidaten versprochen wurde.
Rest nach der Anonymisierung: Es bleiben nicht personenbezogene Aufzeichnungen über die Bewerbung (Quelle, Verlauf) für das Reporting und den Nachweis, dass Sie Ihre Pflichten erfüllt haben.

Ganz offen: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Die konkrete Einstellung von Fristen, Einwilligungen und Anonymisierung lassen Sie sich von Ihrer eigenen Rechtsabteilung oder Ihrem DSB beurteilen.

Sourcing auf LinkedIn: wie man es richtig macht (DSGVO und technisch)

Sourcing auf LinkedIn hat zwei Ebenen, die man trennen muss: die rechtliche (DSGVO) und die technische (Herunterladen von Profilen). Rechtlich geht es beim Sourcing (Sie sprechen den Kandidaten an, nicht er Sie) zuerst um das Einholen seiner menschlichen Zustimmung – also der Antwort auf die Frage „Bist du damit einverstanden, dass wir dich in das Recruiting für diese Stelle aufnehmen?". Diese gibt Ihnen die Grundlage, sich auf das berechtigte Interesse zu stützen und die Informationspflicht zu erfüllen; beim Sourcing ist es zudem sinnvoll, gleich eine formale DSGVO-Einwilligung für die konkrete Stelle einzuholen. Technisch gilt, dass LinkedIn sich gegen Automatisierungen wehrt – legitim ist ein vom Menschen gesteuertes Plugin, aber auch so müssen Sie das tägliche Limit heruntergeladener Lebensläufe beachten, das LinkedIn selbst hält. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung; jedes Unternehmen sollte das Vorgehen von seinem eigenen Anwalt genehmigen lassen.

1. Rechtliche Ebene: Einwilligung und Rechtsgrundlage

Es gibt mehrere rechtliche Auslegungen, und sie unterscheiden sich auch je nach Kontext – die amerikanische sieht es anders, die europäische anders. Bevor wir uns darauf einlassen, klären wir zwei verschiedene Bedeutungen des Wortes „Einwilligung", denn sie werden verwechselt, und darin liegt der ganze Kern:

Menschliche Zustimmung – die einfache Frage „Bist du damit einverstanden, dass wir dich in das Recruiting für Stelle X aufnehmen?". Das ist kein rechtliches Institut, es ist Höflichkeit und ein praktischer erster Schritt.
DSGVO-Einwilligung – die formale Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten nach der DSGVO. Eine eigenständige Rechtsgrundlage, die sich jederzeit widerrufen lässt.

Im europäischen Kontext holen Sie beim Sourcing zuerst diese menschliche Zustimmung ein. Erst dann hat es Sinn, den Kandidaten zu speichern – und Sie haben etwas, worauf Sie die Rechtsgrundlage aufbauen können.

Wie das praktisch aussehen sollte

Auf LinkedIn sprechen Sie einen Kandidaten per Nachricht an und bieten ihm eine Stelle an. In dem Moment, in dem er antwortet, dass er Interesse hat, hat er Ihnen die menschliche Zustimmung gegeben, ihn in den Prozess aufzunehmen. Erst jetzt speichern Sie seine Daten – und stützen sich dabei auf das berechtigte Interesse.

Erfüllen Sie aber vor allem die Informationspflicht: Weil Sie die Daten von LinkedIn beziehen und nicht direkt vom Kandidaten, gilt Artikel 14 DSGVO, und Sie müssen ihn spätestens innerhalb eines Monats informieren, oder schon bei der ersten Ansprache – je nachdem, was früher eintritt.

Beim Sourcing ist es zudem sinnvoll, auch eine formale DSGVO-Einwilligung in die Verarbeitung für diese konkrete Stelle einzuholen. Das berechtigte Interesse lässt sich nämlich am natürlichsten dort heranziehen, wo der Kandidat selbst aktiv auf Ihre Stelle antwortet (Inbound). Beim Sourcing ist es umgekehrt – Sie sprechen ihn an – daher ist eine formale Einwilligung hier angebracht.

Übliche Praxis und ein häufiger Irrtum

Die Realität ist meist anders: Der Recruiter will Kandidaten zuerst sourcen, eine Longlist erstellen, sie mit dem Manager durchgehen und erst die Shortlist ansprechen und hinzufügen. Das lösen Recruiter heute üblicherweise in Excel. Aber Achtung:

Ob Sie einen Kandidaten in Excel oder im ATS speichern, macht aus Sicht Ihrer Pflichten bei der Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten keinen Unterschied.

Und noch ein Irrtum: Manche behaupten, ein Kandidat gebe dadurch, dass er in einem beruflichen Netzwerk ist, seine Einwilligung, mit Stellenangeboten angesprochen zu werden. Verwechseln Sie aber nicht die Einwilligung, die der Kandidat LinkedIn zur Nutzung seines Netzwerks gibt, mit den Pflichten Ihres Unternehmens, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Das sind zwei verschiedene Dinge, und man kann sie nicht vermischen.

„Befristete Einwilligung" im ATS: ein Kompromiss, nicht der reine Wortlaut

Disclaimer: So etwas wie eine „befristete Einwilligung" gibt es aus rechtlicher Sicht nicht. Die Regel lautet: erst die Einwilligung, dann die Verarbeitung. Wenn Sie aber nicht den absolut saubersten Weg gehen wollen und zugleich nicht nur blind Kandidatendaten ins ATS kopieren und sich in den Daten Unordnung schaffen wollen, ist es eine bessere Variante, als Kandidaten nebenbei in Excel mit doppelter Erfassung zu führen.

Wie es funktioniert: Das ATS richtet Ihnen die Möglichkeit ein, die Daten eines Kandidaten nur für eine begrenzte Zeit aufzubewahren – zum Beispiel 14 Tage, einen Monat, zwei. In dieser Zeit bitten Sie den Kandidaten um eine legitime Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Wenn Sie die Einwilligung erhalten, bekommt der Kandidat im System die volle DSGVO-Einwilligung – genauso wie bei jeder anderen Antwort, bei der Sie eine Einwilligung über das Auswahlverfahren hinaus erhalten haben.
Wenn Sie sie nicht erhalten, erfolgt eine vollständige, unumkehrbare Anonymisierung seiner personenbezogenen Daten – genau wie, wenn die Einwilligung etwa nach zwei Jahren oder nach Abschluss des Auswahlverfahrens abläuft.

Nach dem reinen Wortlaut der DSGVO ist das nicht das Sauberste, aber es ist eine Kombination aus üblicher Praxis mit dem Ziel, dass Kandidatendaten nicht langfristig ohne Einwilligung aufbewahrt werden. Eine solche Lösung lassen Sie sich von Ihrem Unternehmensjuristen genehmigen.

Die Beweislast liegt bei Ihnen. Wie bei den Steuern müssen Sie nachweisen, dass Sie die Einwilligung erhalten haben – nicht die Behörde, dass Sie sie nicht hatten.

Unternehmen, die sich nicht darum kümmern, riskieren ein Bußgeld und eine Kontrolle, bei der sie nachweisen müssen, dass sie die Einwilligung vom Kandidaten erhalten haben. Und sie können es nicht.

2. Technische Ebene: wie man ein Profil überhaupt herunterlädt

LinkedIn versucht, Automatisierungen und Plugins zu verhindern, die seine Daten herunterladen. Wenn Ihnen also jemand eine vollständige Automatisierung des Profil-Downloads anbietet, riskieren Sie die Sperrung des Accounts.

Es gibt Tools, die das „schlau" machen – sie überwachen die Geschwindigkeit des Durchklickens von Profilen und ahmen menschliches Verhalten nach, sodass sie für LinkedIn schwerer zu entdecken sind und keine Sperrung drohen muss. Das ändert aber nichts daran, dass es sich um eine Grauzone handelt.

Wie ein ehrliches Plugin funktioniert

Ein Plugin, das keinen autonomen Teil hat – also nicht selbst Profile durchgeht – tut nur dies: Auf der Seite eines Kandidaten findet es für Sie die Kontaktdaten und die Nachrichten, die Sie sich schreiben, füllt sie in das Formular des Plugins vor und schickt sie über die API ins ATS. Es tut nichts Verbotenes, sodass Ihnen von seiner Seite keine Entdeckung droht.

Das entscheidende Risiko: das tägliche Limit heruntergeladener Lebensläufe

Trotzdem kann Ihnen eine Sperrung drohen – in dem Moment, in dem Sie eine größere Datenmenge herunterladen. Typischerweise, wenn Sie bei einem Kandidaten auf Lebenslauf herunterladen klicken (also sein Profil in ein PDF umwandeln). Jeder Account, einschließlich Recruiter-Account und Sales Navigator, hat ein tägliches Limit heruntergeladener Lebensläufe. Wenn Sie es überschreiten, sperrt LinkedIn Sie.

Dieses Limit gilt unabhängig davon, ob Sie manuell oder per Plugin herunterladen. Sie können Ihren Account auch ganz ohne Plugin sperren.

Deshalb ermöglicht Ihnen ein gutes Plugin, das automatische Herunterladen von Lebensläufen abzuschalten. Die Kontakte der Kandidaten können Sie dann ruhig in Hunderten übertragen – was Sie etwa bei Technologieunternehmen nutzen, wo das Volumen entscheidend ist – und den Lebenslauf selbst nur auf Anforderung herunterladen, mit einem Klick bei einem konkreten Kandidaten.

Fakten über Recruitis

Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Wie wir das Sourcing aus LinkedIn lösen:

Ein vom Menschen gesteuertes Plugin, kein autonomer Bot – es füllt die Kontakte und Nachrichten aus dem Profil vor und schickt sie über die API ins ATS.
Abschalten des automatischen Herunterladens von Lebensläufen: Sie laden nur Kontakte herunter und wandeln den Lebenslauf nur auf Anforderung in ein PDF um – damit Sie das tägliche Limit von LinkedIn nicht berühren.
DSGVO-Automatisierung: eigene Dauer der Einwilligung, Überwachung ihres Ablaufs und automatische Anonymisierung nach Ablauf.

Ganz offen: Das Plugin überwacht selbst keine Limits von LinkedIn – das liegt auf der Seite von LinkedIn. Und dieser Artikel ist keine Rechtsberatung. Wie Sie das Sourcing und den Umgang mit Einwilligungen genau einrichten, lassen Sie sich von Ihrer eigenen Rechtsabteilung beurteilen.

KI im Recruiting und die KI-Verordnung (AI Act): was verboten ist, was „High Risk" ist und was Sie vermeiden sollten

Der Einsatz von KI im Recruiting ergibt heute Sinn – gerade über einer großen Datenmenge kann er einen enormen Mehrwert haben. Es hat aber zwei Regulatoren. Der erste ist die DSGVO: Sie regelt, wo die Daten des Kandidaten liegen und welche Berechtigung Sie überhaupt haben, sie außerhalb der Kontrolle des Unternehmens einzugeben. Der zweite, und weit wichtigere, ist die KI-Verordnung (AI Act): Sie regelt, was die KI im Recruiting-Prozess bewertet. Manche Nutzung ist ausdrücklich verboten, die meisten nützlichen Funktionen fallen in die Kategorie des hohen Risikos (High Risk) – Sie dürfen sie nutzen, aber unter konkreten Bedingungen. Und manche Dinge, typischerweise die Arbeit mit Anzeigen oder das Reporting über anonymisierten Daten, fallen in der Regel nicht in das hohe Risiko.

DSGVO: wo diese Daten eigentlich liegen

Die Daten eines Kandidaten können Sie nicht einfach in irgendein GPT hochladen, das Sie für zwanzig Dollar haben, und es um eine Zusammenfassung bitten. Auch nicht zehn Kandidaten in Excel einfügen und bewerten lassen, wer von ihnen der beste ist. Die Bewertung von Kandidaten durch einen Chatbot ist nach der KI-Verordnung (AI Act) zudem nicht verboten, aber hochriskant – dazu kommen wir noch.

Aus Sicht der DSGVO geht es um zwei Fragen: wo Sie diese Daten speichern und welche Berechtigung Sie haben, sie außerhalb der Kontrolle des Unternehmens einzugeben. Sie werden ohne Diskussion von allen gewöhnlichen Chatbots gespeichert. Anders steht es um Unternehmen, die zum Beispiel Copilot innerhalb des eigenen Tenants nutzen oder eigene Server haben, auf denen sie Unternehmensdaten verarbeiten dürfen und auf denen die Datenspeicherung im Einklang mit der DSGVO ist. Wenn die interne Richtlinie des Unternehmens das erlaubt, kann es in Ordnung sein.

Gelegentlich hört man die Ansicht, es könne dem Kandidaten doch nichts ausmachen, wenn Sie seine Daten irgendwohin hochladen. Das stimmt aber nicht.

Sie als Verantwortlicher für die Daten des Kandidaten haben Pflichten, die Ihnen die DSGVO auferlegt. Sie dürfen seine Daten nicht willkürlich an einem Ort speichern, den Sie nicht unter Kontrolle haben und bei dem Sie nicht belegen können, wo und unter welchen Bedingungen sie verarbeitet werden.

Die DSGVO verlangt dabei nicht, dass die Daten ausschließlich in der EU liegen – eine Übermittlung in ein Drittland ist möglich auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, von Standardvertragsklauseln oder verbindlicher interner Datenschutzvorschriften. Der Kern des Problems ist nicht „EU versus außerhalb der EU", sondern ein belegtes Verarbeitungsregime. Und das gibt Ihnen ein gewöhnlicher Chatbot für zwanzig Dollar nicht.

Was das Ziel der KI-Verordnung (AI Act) ist

Formal ist das Ziel der KI-Verordnung (AI Act) der Schutz von Gesundheit, Sicherheit und Grundrechten. Im Recruiting spiegelt sich das sehr konkret. Bevor Sie mit KI irgendetwas anfangen, verinnerlichen Sie deshalb einen Satz – es ist die These, auf die Sie bei jeder einzelnen Funktion zurückkommen werden:

Die KI-Verordnung (AI Act) hat zum Ziel, den Kandidaten davor zu schützen, dass sich die KI über ihn eine Information ausdenkt – also halluziniert –, die ihn im Recruiting-Prozess diskriminiert.

Rechtlicher Rahmen: warten Sie nicht auf ein Bußgeld

Die KI-Verordnung (AI Act) ist eine unmittelbar anwendbare Verordnung der Europäischen Union. Ihre Pflichten treten nicht auf einmal in Kraft, und ein Teil von ihnen wurde 2026 verschoben (der sogenannte Digital Omnibus). Aktuell gilt:

1. August 2024 – die Verordnung ist in Kraft getreten
2. Februar 2025 – die Verbote der ausdrücklich verbotenen Praktiken sind wirksam geworden
2. August 2025 – die Regeln für allgemeine KI-Modelle (bereits in Kraft)
2. Dezember 2027 – die Pflichten für hochriskante Systeme nach Anhang III, zu denen die Personalgewinnung und Bewerberauswahl gehört (verschoben vom ursprünglichen August 2026)

Die Anwendungszeitpunkte legt Artikel 113 in der Fassung nach der vom Rat der EU im Juni 2026 gebilligten Verschiebung fest. Für das Recruiting haben Sie also Zeit bis zum 2. Dezember 2027 – die Verbote aus Artikel 5 gelten aber schon jetzt.

Die KI-Verordnung der EU gilt in Deutschland unmittelbar; die nationale Ausgestaltung der Aufsicht wird derzeit noch finalisiert – prüfen Sie den aktuellen Stand.

Man kann natürlich legitim einwenden, dass heute nicht ganz klar ist, wer die Einhaltung kontrollieren und wer für einen Verstoß ein Bußgeld verhängen würde. Nur: Wenn Sie ein Unternehmen sind, das mit den Daten der Kandidaten seriös umgeht, werden Sie sich Gedanken machen wollen, bevor Ihnen jemand ein Bußgeld auferlegen kann.

Die meisten Unternehmen haben bis heute keine Richtlinien oder Verfahren erstellt, wie man im Einklang mit der KI-Verordnung (AI Act) recruitet. Wenn Sie ein mittleres bis großes Unternehmen sind, fragen Sie zuerst Ihre Juristen, auf welche Weise man es richtig macht.

Was ausdrücklich verboten ist

Die KI-Verordnung (AI Act) verbietet nur eine enge, abschließende Aufzählung von Praktiken (Artikel 5). Für das Recruiting sind davon einige relevant:

Verbotene Praktik	Wie sie im Recruiting aussähe
Emotionserkennung am Arbeitsplatz Art. 5 Abs. 1 Buchst. f)	KI, die Emotionen, Mikroexpressionen, den Tonfall oder die „Begeisterung“ eines Kandidaten aus einem Videointerview bewertet. Das stärkste direkte Verbot für das Recruiting. Ausnahmen sind gesundheitliche und sicherheitsbezogene Gründe.
Biometrische Kategorisierung geschützter Merkmale Art. 5 Abs. 1 Buchst. g)	Ein Tool, das aus einem Foto oder Video eines Kandidaten Rasse, religiöse Überzeugung, politische Ansichten, Gewerkschaftszugehörigkeit oder sexuelle Orientierung ableitet.
Unterschwellige und manipulative Techniken Art. 5 Abs. 1 Buchst. a)	Ein Chatbot oder Assessment, der einen Kandidaten manipulativ zu einer Entscheidung drängt, die er sonst nicht getroffen hätte, und ihm damit einen erheblichen Schaden zufügt.
Ausnutzung von Schutzbedürftigkeit Art. 5 Abs. 1 Buchst. b)	Recruiting, das auf schutzbedürftige Gruppen abzielt – etwa Minderjährige oder Menschen in einer wirtschaftlichen Notlage – und deren Schutzbedürftigkeit manipulativ ausnutzt.
Ungezieltes Scraping von Gesichtern Art. 5 Abs. 1 Buchst. e)	Ein Sourcing-Tool, das eine Gesichtserkennungsdatenbank durch ungezieltes Herunterladen von Fotos aus dem Internet aufbaut. Das gewöhnliche Sourcing von Textprofilen gehört nicht hierher – das richtet sich nach der DSGVO.

Grenzwertig ist das Social Scoring (Buchst. c). Reines Recruiting ist es üblicherweise nicht, aber wenn ein Tool Bewerber nach nicht zusammenhängendem Verhalten bewerten würde – etwa einem Score aus sozialen Netzwerken – und das zu ihrer Benachteiligung führt, wird es von Fall zu Fall beurteilt.

Unterscheiden Sie deshalb zwei verschiedene Kategorien: verbotene Praktiken (die Sie überhaupt nicht dürfen) und das hohe Risiko (das Sie dürfen, aber mit Pflichten). Das meiste, was heute im Recruiting mit KI gemacht wird, fällt in die zweite.

Was erlaubt ist, aber in das hohe Risiko fällt

High Risk bedeutet nicht, dass Sie es nicht nutzen dürfen. Es bedeutet, dass damit Pflichten verbunden sind – unter welchen Bedingungen Sie es nutzen dürfen und was Sie dafür alles tun müssen.

Die grundlegenden Pflichten legt die Verordnung bereits fest; präzisiert werden vor allem technische Standards, Methodiken und die Auslegung der Aufsicht. Praktisch bedeutet das, dass Sie vom KI-Anbieter Anleitungen verlangen müssen, wie das System zu nutzen ist, und eigene betriebliche Richtlinien dazu haben müssen, wie man sie nutzt, kontrolliert und wie man sie beaufsichtigt.

Rechnen Sie aber auch mit dem, was die Verordnung ausdrücklich verlangt:

Risikomanagement – bei einem hochriskanten System muss über den gesamten Lebenszyklus ein Risikomanagementsystem bestehen (Art. 9); das ist eine Pflicht des Anbieters, aber als Betreiber werden Sie einen Nachweis dafür verlangen.
Nachweisbare menschliche Aufsicht – die Aufsicht müssen Sie kompetenten Personen anvertrauen (Art. 26 Abs. 2); das System selbst muss dafür ausgelegt sein (Art. 14).
Überwachung des Betriebs, Aufbewahrung von Logs und Kontrolle der Eingabedaten (Art. 26).
Den Kandidaten informieren, dass Sie ihm gegenüber ein hochriskantes System einsetzen (Art. 26 Abs. 11), und als Arbeitgeber auch die Arbeitnehmervertretung und die betroffenen Beschäftigten informieren (Art. 26 Abs. 7).
Vom Anbieter können Sie ein System mit belegter Genauigkeit, Robustheit und Cybersicherheit erwarten (Art. 15).

Die Grundrechte-Folgenabschätzung (FRIA, Art. 27) gilt dagegen nicht pauschal. Sie bezieht sich auf öffentlich-rechtliche Stellen, auf private Einrichtungen, die öffentliche Dienste erbringen, und auf einige weitere Betreiber. Ein gewöhnlicher privater Arbeitgeber, der ein Recruiting-System für sich selbst nutzt, hat die FRIA-Pflicht in der Regel nicht – das ist ein häufiges Missverständnis.

Der ultimative Wunsch: „hilf mir, einen Kandidaten auszuwählen"

Das ist es, was wir uns alle wünschen. Die KI sollte aber nicht die Entscheidung selbst treffen. Sie sollte Ihnen nur helfen und Daten liefern. Sie müssen überprüfen können, dass sich die KI nichts ausdenkt, und erst Sie als Menschen entscheiden, welcher Kandidat es sein wird.

Ein Beispiel, an dem Sie es sehen

Nehmen wir an, die KI kann zehn Kandidaten mit Tags der Technologien versehen, die sie beherrschen. Sie werden sich wahrscheinlich sagen, dass das doch nichts Kompliziertes ist – und dass es sicher nicht in die Kategorie des hohen Risikos fällt. Wir können uns aber eine Situation vorstellen, in der sie bei neun von ihnen die Technologie richtig kennzeichnet und beim zehnten nicht.

Dasselbe könnte natürlich einem Menschen passieren. Nur reden wir hier nicht über einen Menschen.

Wir reden über KI, die für uns automatisieren und entscheiden soll. Und die darf sich in dieser Rolle nicht irren. Ein Mensch schon.

Rechtlich betrachtet verlangt die KI-Verordnung (AI Act) keine Fehlerfreiheit – sie verlangt Risikomanagement, ein belegtes Niveau an Genauigkeit, Robustheit und Cybersicherheit (Art. 15), menschliche Aufsicht und die Möglichkeit, ein Ergebnis abzulehnen oder umzukehren (Art. 14). Praktisch läuft es aber auf dasselbe hinaus: Wenn Sie das Ergebnis nicht überprüfen, übernehmen Sie seinen Fehler als Ihren eigenen.

Und stellen Sie sich nun vor, dass Sie diesen einen Kandidaten von zehn ausschließen, weil er nicht mit dem Tag gekennzeichnet wurde. Genau hier greift auch eine kleine Funktionalität in die Diskriminierung bei der Auswahl ein. Deshalb muss man die Daten überprüfen.

Und hier drängt sich mit gesundem Menschenverstand die Frage auf: Warum KI für etwas nutzen, das ich ohnehin kontrollieren gehen muss, ob sie es richtig bewertet hat?

Profiling von Kandidaten

Jedes Profiling von Kandidaten fällt in die Kategorie des hohen Risikos. Die Verordnung sagt das ausdrücklich: Ein in Anhang III genanntes System, das ein Profiling natürlicher Personen durchführt, ist immer hochriskant (Art. 6 Abs. 3). Die Personalgewinnung und Bewerberauswahl selbst ist dann in Anhang III Nummer 4 Buchst. a) genannt. Typischerweise geht es um:

„Bewerte mir auf Grundlage seines Lebenslaufs und der Stellenbeschreibung seine Eignung für diese Stelle."
„Bewerte mir seinen Lebenslauf."
„Vergleiche mir die Lebensläufe der Kandidaten im Rahmen des Recruitings."

Das alles ist ohne Diskussion Profiling.

Was in der Regel nicht in das hohe Risiko fällt

Es gibt umgekehrt Nutzungen von KI im Recruiting, die in der Regel nicht in die High-Risk-Kategorie gehören.

Arbeit mit Anzeigen

Das Bewerten von Übersetzungen, die Kontrolle von Fehlern und Tippfehlern, das Umschreiben und Verfassen von Anzeigen oder etwa die Analyse der Wettbewerbsfähigkeit Ihrer Anzeige.

Reporting über anonymisierten Daten

Sie können mit der KI über Ihre Recruiting-Daten sprechen. Auch hier ist natürlich die Frage, wo diese Daten verarbeitet werden. Die KI-Verordnung (AI Act) selbst hat aber kein Problem damit, dass Sie über anonymisierte Recruiting-Daten sprechen: damit sie Ihnen rät, wie sich das Recruiting verbessern lässt, wo laut den neuesten Umfragen die Candidate Experience geändert werden sollte, oder damit Sie sich eine eigene Report-Tabelle erstellen lassen.

Bloßes Extrahieren von Informationen

Typischerweise das Parsing eines Lebenslaufs: herausfinden, wo Vorname, Nachname, Telefon oder E-Mail stehen. Das würde ich nicht als Profiling eines Kandidaten betrachten, sondern nur als Auffinden von Informationen, die im Lebenslauf ohnehin schon stehen – es wird nichts hinzugefügt.

Transkription eines Gesprächs – aber Achtung

In der Regel fällt auch die reine Transkription von Informationen nicht in das hohe Risiko, etwa aus einem Gespräch. Hier muss man aber aufpassen: Es kann einen Teil geben, der nicht mehr nur eine Transkription ist, sondern in dem sich das KI-Modell etwas „dazu ausdenkt" oder hinzufügt – und damit kehrt es in das hohe Risiko zurück.

Deshalb muss man sich bei jeder einzelnen Funktion mit ihrer konkreten Nutzung befassen – und Ihre Unternehmensjuristen einordnen lassen, ob es sich um High Risk handelt oder nicht.

Fragen Sie, ob sich die KI-Funktionen abschalten lassen

Das ist eine praktische Frage, die bei der ATS-Auswahl vergessen wird. Fragen Sie den Anbieter, ob sich die KI-Funktionen, auf die Sie sich einigen, ganz abschalten lassen – so, dass Ihre Recruiter sie überhaupt nicht nutzen können.

Solange Sie keine betrieblichen Richtlinien dazu haben, wie man KI im Recruiting nutzt, ist die Möglichkeit, eine Funktion zu deaktivieren, der einfachste Weg, das Risiko abzuschneiden. Und wenn Sie die Richtlinien haben, wollen Sie entscheiden – nicht der Anbieter für Sie, indem er die Funktion für alle einschaltet.

Empfehlung zum Schluss

In dieser Anfangsphase würde ich allen Recruitern, die KI im Recruiting nutzen wollen, empfehlen, sehr vorsichtig zu sein. Ich sage nicht, dass sie die Technologien nicht ausprobieren und im Recruiting nutzen sollen. Ich sage, dass sie es mit großer Vorsicht tun sollen – gerade wegen der KI-Verordnung (AI Act).

Wo Sie die KI-Verordnung (AI Act) nachlesen können

Verlassen Sie sich nicht auf Zusammenfassungen, auch nicht auf diese. Der Text der Verordnung ist öffentlich:

Verordnung (EU) 2024/1689 – amtlicher deutscher Text auf EUR-Lex
Stabiler ELI-Link (Sprachauswahl)
Artikel 5 – verbotene Praktiken · Anhang III – hochriskante Systeme (inoffizieller Leitfaden, auf Englisch)

Fakten über Recruitis

Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Unsere KI-Funktionen fallen nach der oben genannten Einteilung in verschiedene Kategorien, und es ist fair, das laut zu sagen:

In der Regel außerhalb des hohen Risikos: Erstellung und Übersetzung der Anzeige, Analyse ihrer Wettbewerbsfähigkeit, Parsing der Daten aus dem Lebenslauf und der Chatbot über anonymisierten Daten aus dem Reporting.
Profiling, also hohes Risiko: Empfehlung von Kandidaten aus dem Talent-Pool, KI-Sourcing auf LinkedIn, Scoring und Analyse eines Kandidaten.

Das bedeutet nicht, dass Sie sie nicht nutzen dürfen. Es bedeutet, dass mit ihnen Pflichten verbunden sind – und dass die Entscheidung über einen Kandidaten immer ein Mensch treffen muss, nicht das System. Die Daten, die Ihnen die KI vorlegt, müssen Sie überprüfen können.

Sie haben es unter Kontrolle: Alle hochriskanten KI-Funktionen lassen sich bei uns abschalten – beziehungsweise umgekehrt, sie werden nur auf Ihre Anforderung eingeschaltet. Im Standardzustand nutzen die Recruiter also keine von ihnen, solange Sie sie nicht bewusst einschalten.

Ganz offen: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung, und wir sind keine Juristen. Vor dem Einsatz von KI im Recruiting lassen Sie sich die konkrete Nutzung von Ihrer eigenen Rechtsabteilung beurteilen.

Karriereseite: welche Inhalte gehören darauf, was Sie nicht vergessen dürfen und was Sie gut überlegen sollten

Die Karriereseite ist das Schaufenster Ihres Employer Brands. Der treffendste Vergleich ist ein Online-Shop: die „Produkte" sind Ihre offenen Stellen und Sie wollen sie den richtigen Kandidaten verkaufen. Über den Erfolg entscheidet nicht die Technologie, sondern der Inhalt – und der steht auf fünf Säulen: einer authentischen Antwort auf die Frage, warum gerade bei Ihnen (USP / EVP), einer übersichtlichen Stellenübersicht (bei größeren Unternehmen mit eigenen Filtern), dem Erfassen von Kandidaten auch ohne passende Stelle im Talent-Pool, einem gut gemachten Anzeigen-Detail (variables Erscheinungsbild, idealerweise mit Gehalt) und einem möglichst einfachen Bewerbungsformular direkt in der Anzeige. Und wie beim Online-Shop gilt: die Seite allein bringt noch niemanden – sie braucht Marketing, das die Kandidaten auf sie bringt.

Bevor Sie beginnen: warum gerade bei Ihnen? (USP und EVP)

Beantworten Sie noch vor der Erstellung der Seite, wer Sie sind und warum jemand bei Ihnen arbeiten sollte. Das nennt man USP (Unique Selling Proposition) – das Einzigartige, das das Unternehmen abhebt – und EVP (Employee Value Proposition), also den Wert, den Sie Ihren Mitarbeitern bieten. Der Kandidat sollte das aus dem Inhalt auf Anhieb spüren.

Das Schlüsselwort ist Authentizität. Versuchen Sie nicht, es allen recht zu machen – das funktioniert nicht. Sprechen Sie die Menschen an, die wirklich zur DNA Ihres Unternehmens passen. Ein gut herausgearbeitetes USP geht der eigentlichen Erstellung der Seite voraus: klären Sie zuerst, wer Sie sind, und setzen Sie das erst dann im Inhalt (Texten, Fotos, Videos) um.

Wenn Sie unsicher sind, wie Sie Ihr USP benennen sollen, lohnt es sich, jemanden hinzuzuziehen, der das professionell macht. Dabei hilft zum Beispiel eine spezialisierte Employer-Branding-Agentur, die sich langfristig mit dem Herausarbeiten des USP innerhalb von Unternehmen und mit der Erstellung von Inhalten – einschließlich Videos, Fotos und Texten – beschäftigt.

Stellenübersicht – und wann Sie eigentlich Filter brauchen

Klären Sie bei der Stellenübersicht zuerst, zu welcher Unternehmenskategorie Sie gehören. Daran erkennen Sie, ob Sie eine einfache Liste oder ein vollwertiges Filtern brauchen.

Ein kleines und mittelgroßes Unternehmen – sagen wir ein Technologieunternehmen mit 80–100 Mitarbeitern und 5–7 dauerhaft offenen Stellen – braucht keine starken Filter. Dem Kandidaten genügt ein auf den ersten Blick interessanter Stellentitel in Kombination mit dem Standort, groben finanziellen Konditionen und den wichtigsten Anforderungen; das Detail erfährt er nach dem Anklicken. Bei sieben Stellen Filter, Sortierung und Kategorien zu bauen, ist überflüssig.

Ein mittleres bis größeres Unternehmen mit 20–30 offenen Stellen – besonders wenn es filialbasiert oder im Einzelhandel tätig ist – muss schon von vornherein zeigen, an welchen Standorten rekrutiert wird, und den Kandidaten filtern lassen. Und oft möchte es die Stellen auch nach eigenen Kategorien gliedern.

Hier stoßen Sie auf eine Funktion, die nicht jedes ATS unterstützt: eigene Filterattribute. Es geht darum, dass Sie zu den Stellen eigene Attribute (Identifikatoren) anlegen, nach denen dann auf der Karriereseite gefiltert wird – und sich nicht an die Branchenkategorien der Jobbörsen halten müssen. Diese versuchen, alle Branchen der Welt abzudecken, und eignen sich deshalb nicht für einen individuellen Ansatz: wenn Sie „Produktleute, Marketingleute und IT-Leute" getrennt haben und sie auch so benennen wollen. Bei Konzernen gehen die Kategorien noch weiter – nicht nur nach Branche, sondern etwa danach, ob es sich um eine Stelle im Verkaufsgeschäft, in der Zentrale oder im Back Office handelt. Eine gute Lösung hindert Sie nicht daran, auch mehrere Kategorietypen auf einmal anzulegen (etwa eigene Regionen), damit das Filtern nicht nur auf der Ebene der konkreten Filiale stattfindet.

Denken Sie bei einer längeren Liste auch an die Seitennummerierung und daran, wie sich die Übersicht beim Filtern und Anzeigen verhält.

Vergessen Sie die Kandidaten ohne passende Stelle nicht (Talent-Pool)

Ein Teil der Menschen, denen Ihr Brand gefällt, findet unter den offenen Stellen die passende nicht. Trotzdem würden sie gern bei Ihnen arbeiten – und Sie wollen sie nicht verlieren. Manche Unternehmen nennen das Sammelstelle; in Wirklichkeit geht es um den Zustrom von Kandidaten in den Talent-Pool.

Zwei Dinge gehören dazu. Erstens der Prozess: solche Kandidaten dürfen nicht einfach nur „abgelegt" werden, ohne dass etwas mit ihnen geschieht – es muss ein Vorgehen daran geknüpft sein, wie man aktiv mit ihnen arbeitet. Zweitens die Platzierung des Formulars: wir empfehlen, es etwas abseits zu platzieren, auf eine eigene Seite, damit es die Kandidaten nicht zwingt, sofort zu bewerben, und sie zuerst die offenen Stellen durchgehen.

Im Sammelformular (das nicht zu einer konkreten Stelle führt) sollten Sie den Kandidaten identifizieren: fragen Sie, welche Position er ausüben möchte, idealerweise soll er sich selbst einer Kategorie zuordnen (Produktmensch, IT-ler …). Der Recruiter ist dann nicht blind – auch ohne offene Stelle kann er einen interessanten Kandidaten intern seinen Teamleitern anbieten. Und vergessen Sie nicht, dass Sie auch hier die Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten einholen müssen (dem widmen wir uns in einem eigenen Artikel zur DSGVO).

Anzeigen-Detail: variables Erscheinungsbild und was hineingehört

Wenn der Kandidat eine Stelle anklickt, gelangt er zum Anzeigen-Detail. Und hier lohnt es sich, ein variables Erscheinungsbild zu beherrschen: eine Anzeige für das Back Office soll marketingtechnisch eine andere Gruppe ansprechen als eine Anzeige für die IT, also sollte sie auch anders aussehen.

Selbstverständlich sind variabler Text, variable Filiale und der zugeordnete Teamleiter / Manager. Interessanter ist die Grafik: die lässt sich über dynamische Attribute steuern, die das ATS unterstützt. Stellen Sie sich vor, dass eine der Kategorie „IT" zugeordnete Stelle ein anderes oberes Banner hat – andere Fotos oder ein anderes Karussell. Wichtig ist, dass diese Grafik auf der Seite der Karriereseite vorbereitet ist, nicht dass Sie die Bilder in die Anzeige im ATS einfügen; die Verknüpfung erfolgt erst auf der Website anhand des Stellenattributs. Ebenso lässt sich ein Kurzporträt des Teamleiters anhängen, unter dem der Kandidat arbeiten wird, oder dynamische Benefits – es wird eine Gruppe von Benefits ausgewählt (eine andere für IT, eine andere für das Back Office) und deren grafische Umsetzung ist wiederum auf der Website vorbereitet.

Was wir heute empfehlen und was noch vor ein paar Jahren Gegenstand von Diskussionen war: das Gehalt anzugeben. Kehren wir zur Analogie mit dem Online-Shop zurück – würden Sie ein Produkt kaufen, bei dem Sie nicht wissen, wie viel es ungefähr kostet? Das Gegenargument „aber wir wählen den Kandidaten auch aus und sind bereit, für jeden anders zu zahlen" gilt nur zum Teil: auch so lässt sich eine Gehaltsspanne angeben, die Sie dem Kandidaten bieten können.

Bewerbungsformular: weniger ist mehr

Eine Empfehlung erweist sich aus unseren Daten als besonders wichtig: das Bewerbungsformular direkt im Anzeigentext zu haben – am Ende, daneben, davor, das spielt keine Rolle – so, dass der Kandidat nirgendwo weiterklicken muss. Häufig öffnet sich das Formular erst im nächsten Schritt; wenn aber die Anzeige sichtbar ist und das Formular gleich daneben liegt, steigt die Konversion nachweislich.

Es gilt auch eine einfache Regel: je weniger Sie verlangen, desto höher die Konversion. Ein Formular mit 8–10 Feldern ist bei Weitem nicht so attraktiv wie Name, E-Mail und Telefon (gegebenenfalls Anschreiben und Lebenslauf). Und der Lebenslauf ist heute bei den meisten Stellen nicht nötig – ein Link zu LinkedIn genügt, bei manchen Stellen sogar nur ein Telefonkontakt. Stellen Sie sich einen Arbeiter vor, der nach zwanzig Jahren eine Arbeit sucht: die erste Hürde ist oft, dass er keinen Lebenslauf hat und ihn nicht erstellen kann. Ein Unternehmen, das nur die Telefonnummer will, verschafft sich damit einen Wettbewerbsvorteil – und der Recruiter erfährt den Rest ohnehin beim Prescreening; an der Handfertigkeit eines Arbeiters erkennt man sein Können ohnehin nicht am Lebenslauf.

Und ein technisches Detail mit inhaltlicher Auswirkung: das Formular sollte über die API des ATS angebunden sein und auch versteckte Informationen zur Quelle senden können. Die Quelle ist die Karriereseite, aber wie der Kandidat auf sie gelangt ist (Facebook, Instagram, andere soziale Netzwerke, PPC), ist eine Marketinginformation, die Sie übernehmen wollen. Google Analytics misst Ihnen, dass der Kandidat sich beworben hat – aber ob er bis zur Phase Vorstellungsgespräch gekommen ist (also eine gewisse Qualität bewiesen hat), messen Sie nur, indem Sie mit der Bewerbung auch die aus Cookies oder aus der URL geerbten Daten mitsenden. Nach demselben Prinzip wird die Karriereseite auch an das Mitarbeiter-Referral- Programm angebunden (dem widmen wir uns in einem eigenen Artikel): ein eindeutiger Link mit dem Identifikator des Mitarbeiters in der URL wird bei der Bewerbung ins ATS übernommen und verknüpft den Kandidaten mit demjenigen, der ihn empfohlen hat.

Die Karriereseite ist ein Online-Shop – sie verkauft nicht von allein

Zurück zur einleitenden Analogie: einen Online-Shop aufzubauen bedeutet noch nicht, mit dem Verkaufen zu beginnen. Ebenso bringt die Karriereseite allein keine Kandidaten – es braucht Marketing, das sie auf die Seite bringt.

Der Vorteil der Anbindung der Karriereseite an das ATS ist, dass Sie eine Stelle mit einem Klick veröffentlichen – auf Ihrer Karriereseite und gleichzeitig auf den Jobbörsen. Und das gilt auch umgekehrt: beim Bearbeiten oder Schließen einer Stelle wird die Anzeige überall auf einmal angepasst oder zurückgezogen.

Verwandte Funktionen: Multiposting auf Karriereseite und Jobbörsen

Vollständige Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →

Fakten über Recruitis

Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io, ein tschechisches ATS, heraus. Die Karriereseite lösen Sie bei uns auf zwei Wegen:

In Eigenregie über die API – die Karriereseite baut Ihre IT oder Ihre Agentur und zieht die Daten (Stellen, Formulare, Quellen) über API und Webhooks aus Recruitis.
Als Dienstleistung von uns – die Karriereseite erstellen wir nach dem Brand-Manual Ihres Unternehmens, von einer angepassten Vorlage bis hin zu einer voll maßgeschneiderten Lösung, und das in der Regel innerhalb einer Arbeitswoche, einschließlich der Anbindung an das Referral-Programm.

Die Website von uns enthält außerdem ein CMS (Content Management System) – Sie melden sich an und schreiben einen Artikel, der direkt in der Grafik und im Layout Ihrer Karriereseite veröffentlicht wird. Es unterstützt alle eigenen Filterattribute, dynamische Bewerbungsformulare sowie den Zustrom von Kandidaten in den Talent-Pool ohne Bindung an eine konkrete Stelle.

Zur Mehrsprachigkeit: mehrsprachig können wir die Inhaltsseiten der Karriereseite umsetzen; eine einzelne Anzeige ist immer in einer Sprache.

Anbindung des ATS an HRIS und Lohnabrechnung: wann es sich lohnt und wie eine gute Integration aussieht

Bevor Sie sich mit der Integration des ATS in ein HR-Informationssystem (HRIS) befassen, machen Sie sich eines bewusst: im Recruiting erfassen Sie über einen Kandidaten überraschend wenige Daten, die wirklich in ein HRIS passen – Name, Kontakt, auf welche Stelle er sich beworben hat, zu welchen Konditionen und wann er antreten kann. Und selbst die passen nicht ganz: der Anzeigentitel entspricht fast nie der Katalogposition im HRIS. Diese kleine Datenmenge muss man deshalb gegen die Kosten und Zuverlässigkeit der Integration abwägen. Bei einer einfachen Übergabe des Kandidaten lohnt sich die Integration oft nicht; echten Wert hat sie erst bei robusten Abläufen – wenn aus dem HRIS offene Stellen in das Angebot geladen werden, diese „gesperrt" werden und der gesamte Datensatz ins Onboarding übertragen wird. Ein eigenes Thema ist dann der Preboarding-Fragebogen und die Trennung der Recruiting-Daten von den Mitarbeiterdaten (DSGVO).

Wie viele Daten aus dem Recruiting passen eigentlich ins HRIS?

Im Recruiting-Prozess erfassen Sie typischerweise Vor- und Nachname, private E-Mail und Telefon, auf welche Stelle sich der Kandidat beworben hat, zu welchen Konditionen Sie ihm den Eintritt angeboten haben und wann er antreten kann. Das ist alles – und auch das passt nur zum Teil in ein HRIS.

Ein gutes Beispiel ist der Stellentitel. Die Anzeige „Wir suchen einen HR-Partner mit Herz für Menschen" finden Sie weder im Vertrag noch im HRIS – dort steht eine Katalogposition wie HR-Generalist. Die Menge der Daten, die Sie ins HRIS „übertragen" würden, ist also klein, und ein Teil davon muss ohnehin auf andere Werte gemappt werden.

Stellen Sie es deshalb als Kosten-Nutzen-Rechnung auf: wie viel manuelle Arbeit die Integration einspart gegenüber dem, was sie kostet und wie zuverlässig sie funktioniert, wenn Sie sie brauchen.

Wann sich die Basis-Anbindung nicht lohnt – und wann doch

In den meisten Fällen aus der Praxis zeigt sich, dass es sich nicht lohnt, den grundlegenden Datensatz zu integrieren. Ausnahme sind sehr offene Systeme, die eine einfache API-Integration bieten – dort kann es auch für ein paar Felder sinnvoll sein.

Bei großen Systemen wie SAP SuccessFactors, Taleo oder Workday rechnen Sie dagegen damit, dass die Integration nicht trivial ist: jede HRIS-Implementierung ist bei jedem Unternehmen ein bisschen anders, sodass die Anbindung immer ein wenig ein maßgeschneidertes Projekt ist.

Verwandte Funktionen: Anbindung an HRIS · API-Schnittstelle · Webhooks

Wie eine robuste Integration mit HRIS aussieht (am Beispiel)

Die wahre Stärke der Anbindung zeigt sich erst, wenn die Integration nicht bei der Übergabe des fertigen Kandidaten beginnt, sondern viel früher – beim Angebot oder sogar bei der Anforderung. Zeigen wir es an einem robusten Modell, wie es etwa bei SAP SuccessFactors zum Einsatz kommt.

Anforderung vom Manager. Die Integration kann schon damit beginnen, dass aus dem HRIS die Informationen zu der vom Manager angeforderten Stelle geladen werden.
Offene „Stühle" (to be hired). Bei der Erstellung des Angebots werden aus dem HRIS die zur Besetzung offenen Stellen geladen – und zwar auch mit Blick in die Zukunft. Typischer Fall: auf dem Stuhl sitzt noch jemand, aber er hat eine Kündigungsfrist oder geht zu einem bestimmten Datum in Elternzeit; Sie müssen aber bereits einem Kandidaten ein Angebot machen, der selbst eine Kündigungsfrist haben kann. Auch Stellen filtern zu können, die etwa erst in zwei Monaten offen sind, ist hier entscheidend.
Parameter aus der Stellenverwaltung. Zu jedem Stuhl werden aus dem HRIS Attribute geladen – Standort, Grade, Manager, Beschäftigungsart, Anzahl der Plätze, oft auch Benefits.
Vorausfüllen des Angebots auf der ATS-Seite. Diese Daten werden in das Angebotsformular im ATS vorausgefüllt. Sie ergänzen Geld und Eintrittsdatum, und das Angebot wird im Design des Unternehmens generiert.
Sperren des Stuhls. Auf der HRIS-Seite wird die Stelle „gesperrt", damit sie nicht einem weiteren Kandidaten angeboten werden kann. Auch das Entsperren fehlt nicht – wenn der Kandidat das Angebot ablehnt, der Manager es nicht genehmigt oder der Kandidat abgelehnt wird.
Übertragung ins Onboarding. Wenn das Angebot durchgeht, wird der Stuhl samt Daten in die nächste Phase übertragen. Der Kandidat hat dann nicht nur Vor- und Nachnamen, sondern den gesamten Datensatz, der aus dem Identifikator der konkreten Stelle abgeleitet ist.

Gerade diese Feinheiten (vorausschauende Stellen, Sperren, Entsperren, Mapping der Attribute) machen die Integration mit HRIS anspruchsvoll – und zugleich entsteht erst hier ein realer Wert.

Verwandte Funktionen: Integration mit SAP SuccessFactors · Anbindung an HRIS

Preboarding und Mitarbeiterfragebogen: wann und von wo aus ihn senden

Mit der Anbindung an das HRIS hängt auch die Frage zusammen, wann Sie dem Kandidaten den Mitarbeiterfragebogen senden – also das Formular, mit dem Sie in der vorbereitenden (Preboarding-)Phase Daten für die Vertragsdokumentation sammeln: die genaue Meldeadresse, die Personalausweisnummer, das Geburtsdatum und weitere Daten, die zur Anmeldung des Mitarbeiters und zum Abschluss des Vertrags nötig sind.

Empfehlung: wenn Sie kein spezialisiertes Preboarding-/Onboarding-Tool nutzen, senden Sie diesen Fragebogen erst aus dem HRIS – damit das Formular die Daten direkt im HRIS füllt und Ihnen dort über dynamische Felder den Mitarbeiter anlegt. Den Link zum Fragebogen selbst können Sie dem Kandidaten auch aus dem ATS initiieren („komm, füll mir diesen Datensatz aus").

Der wesentliche Vorteil dieser Trennung ist rechtlicher Natur: Recruiting-Daten halten Sie typischerweise auf Grundlage des berechtigten Interesses, während Sie Mitarbeiterdaten bereits aus einer gesetzlichen Grundlage verarbeiten. Das bringt andere Pflichten und auch andere Rechte des Mitarbeiters mit sich – er kann zum Beispiel nicht die Löschung seiner Daten verlangen, weil über seinem Recht die gesetzliche Pflicht steht, die Daten aufzubewahren (der Staat verlangt die Erfassung für Renten- und Sozialzwecke über eine gesetzlich festgelegte Anzahl von Jahren).

Vollständige Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →

Fakten über Recruitis

Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io, ein tschechisches ATS, heraus. So lösen wir die Anbindung an HRIS:

Mit SAP SuccessFactors, dem HR-System HiBob und der tschechischen Lohn-/Personalsoftware Vema haben wir bereits nachgewiesene Erfahrung mit der Anbindung.
Wir binden auch weitere Systeme an – auf Anfrage, sofern sie eine Schnittstelle für die Anbindung haben (z. B. eine API). Jede Integration mit HRIS ist auf ihre Weise einzigartig, deshalb lösen wir sie individuell.
Unsere Integration mit SAP SuccessFactors ist robust – sie kann offene und vorausschauende Stellen laden, deren Parameter aus der Stellenverwaltung, das Angebot vorausfüllen und generieren, den Stuhl sperren und entsperren und den gesamten Datensatz ins Onboarding übertragen.
Für Preboarding und Onboarding haben wir ein eigenes Produkt onbee.app; der Mitarbeiterfragebogen lässt sich so außerhalb der Recruiting-Daten versenden.

Was wir bewusst nicht tun: wir sind kein Lohn- oder Zeiterfassungssystem und führen keine Personalverwaltung der Mitarbeiter – diese Rollen erfüllt das HRIS/die Lohnabrechnung, wir binden uns an sie an.

Was Sie den ATS-Anbieter fragen sollten

Über die ATS-Auswahl entscheidet nicht das Demo, sondern die Fragen, die Sie vorher stellen. Es folgt eine Liste, die Preis und Vertrag, KI-Funktionen und ihre Regulierung, Offenheit des Systems, Daten und Sicherheit, Prozess und Kandidat abdeckt – und schließlich auch Fragen, die Sie sich innerhalb des eigenen Unternehmens stellen müssen.

Preis und Vertrag

Wie ist das Lizenzmodell – zahlen Sie pro Nutzer oder pro Unternehmen?
Bekommen wir einen Rabatt für das erste Jahr? Im SaaS-Geschäft ist es legitim, danach zu fragen. Erwarten Sie nichts Signifikantes, aber ein kleiner Rabatt erleichtert Ihnen den Start.
Können wir die Verträge vorab studieren? Sie wollen sehen, wozu Sie sich verpflichten. Entscheidend sind zwei: der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV – Data Protection Agreement) und der Vertrag über die Leistungserbringung.
Wie ist die Exit-Strategie? Wenn Sie die Zusammenarbeit beenden, wie wird das aussehen und was passiert mit Ihren Daten?
Können Sie Daten migrieren aus unserem bestehenden System oder aus Excel – und wie viel wird das kosten? Manche Anbieter stellen die Migration im Lizenzpreis bereit, andere rechnen sie ab.
Ist die Anbindung an die Jobbörsen im Preis, oder wird sie für jede einzeln bezahlt? Und prüfen Sie auch bei den Jobbörsen selbst, ob nicht sie die Anbindung bepreisen – wie man das vermeidet.

KI-Funktionen und ihre Regulierung

Welche zusätzlichen Funktionen im Rahmen von KI können wir nutzen?
Welche davon unterliegen der Regulierung, welche nicht – und wozu verpflichten sie uns? Verlangen Sie eine transparente Information, keine Beteuerung.
Können Sie die KI-Funktionen ganz abschalten? So, dass unsere Recruiter sie überhaupt nicht nutzen können, solange wir uns keine eigenen Regeln einrichten – warum das wichtig ist.

Hier ist meist die größte Informationslücke. Die Anbieter von KI-Tools sagen meist alle, dass sie compliant sind. Nur tragen die Pflichten sowohl der Anbieter als auch derjenige, der KI im Recruiting nutzt. Und es geht nicht nur darum, wo die Daten verarbeitet werden – also um sichere lokale Modelle oder Tenants in der EU. Das ist eine Frage der DSGVO.

Was die DSGVO nicht betrifft, betrifft die KI-Verordnung (AI Act): Es geht darum, was die KI im Recruiting-Prozess eigentlich bewertet, und ob das nicht schon etwas Verbotenes ist bzw. welche regulatorischen Pflichten das mit sich bringt.

Offenheit des Systems

Hat das System eine REST-API – und können wir sie sehen? Das ist wichtig: Viele Anbieter sagen, dass sie eine API haben, aber Sie sehen sie nie.
Bekommen wir die Dokumentation für unsere IT? Geben Sie sie Ihrer IT-Abteilung, damit sie beurteilt, ob sie zum Beispiel die Karriereseite anbinden kann. Oder geben Sie sie an die Agentur weiter, die Ihnen die Karriereseite machen soll – damit sie Ihnen ein Angebot macht und Sie die Komplexität einschätzen.
Unterstützen Sie Webhooks? Wenn Sie nach der API fragen, fragen Sie auch nach ihnen. Sie ermöglichen eine einfachere Datenverwaltung: Sie geben Ihnen in dem Moment Bescheid, in dem etwas passiert.

Der Vorteil einer offenen API ist, dass Sie das System an Ihr eigenes BI, an ein Onboarding-Tool oder an ein HRIS anbinden.

Verwandte Funktionen: API-Schnittstelle · Webhooks · Karriereseite

Daten, Sicherheit und DSGVO

Wie ist bei Ihnen die DSGVO gelöst?
Was alles wird das ATS von uns brauchen? Das lassen Sie von Ihrer eigenen IT-Security durchgehen.

Fragen Sie zur DSGVO aber nicht nur den Anbieter – fragen Sie auch sich selbst im Unternehmen, wie Sie sie lösen. Dasselbe gilt für die Sicherheit.

Prozess und Kandidat

Hat das System so etwas wie ein SLA, damit ein Kandidat nicht zu lange im Recruiting-Prozess verweilt?
Kann es die Candidate Experience automatisiert messen, ruhig in Form eines Net Promoter Score? Das wichtige Wort ist automatisiert.

Lassen Sie sich nicht davon täuschen, wenn Ihnen das System anbietet, das NPS am Ende des Recruitings als Vorlage per E-Mail an den Kandidaten zu schicken. Das ergibt keinen Sinn.

Wenn Sie ein dezentralisiertes Recruiting haben und Ihr Recruiter es nicht schafft, auch nur Absagen zu schicken, schickt er das NPS schon gar nicht. Und umso mehr, wenn er sein Recruiting nicht mit Herz macht, sondern es nur abwickelt, weil er keine Zeit dafür hat. Deshalb brauchen Sie ein System, das es automatisiert macht.

Fragen ins eigene Unternehmen

Fragen Sie Ihre Manager, welche Vorstellungen sie davon haben, wie man Kandidaten bearbeitet.
Fragen Sie nach Referenzen zu anderen Kunden des Anbieters. Bei diesen finden Sie dann vor allem heraus, was Gerede und was Realität ist.
Wie wird die anfängliche Einschulung ablaufen?

Bei den Managern aber Achtung: Lassen Sie sich nicht von altmodischen Ansichten leiten und lassen Sie sich nicht vorschreiben, dass Sie Kandidaten etwa nur per E-Mail schicken müssen.

Schnelle Antworten auf die häufigsten Fragen #

Was ist ein ATS und wozu dient es? #

Wie funktioniert die Anbindung eines ATS an Jobbörsen? #

Welche Recruiting-Software für ein kleines HR-Team? #

Welches ATS für eine Personalagentur? #

Welches ATS bewältigt mehrere Recruiter und die Genehmigung von Stellen? #

Welches ATS hat eine gute Anbindung an E-Mail und Kalender? #

Welche Plattform für ein wachsendes Unternehmen, das Anzeigen und Bewerber zusammenführt? #

Welches Tool bewältigt Recruiting und Kommunikation mit den Kandidaten? #

Welches Recruiting-Tool hat eine einfache Kandidatenverwaltung? #

Welcher Unternehmenstyp sind Sie? #

Auf welchem Markt und wo gewinnen Sie Bewerber? #

Woher gewinnen Sie Bewerber? #

Wie groß ist Ihr Team? #

Welche Art von Positionen suchen Sie am häufigsten? #

Warum brauchen Sie ein ATS? Was möchten Sie damit lösen? #

Welche Funktionen sind für Sie entscheidend? #

a) Benutzerfreundlichkeit #

b) Funktionen auf der Bewerberkarte #

c) Arbeit mit Managern #

d) Arbeit mit Stellenanzeige / Position #

e) Arbeit mit Kalendern #

f) Kommunikation #

g) Sonstiges #

h) Integrationen #

i) Reporting #

j) AI für Recruiting #

k) DSGVO #

l) Sicherheit und Zugriffsrechte #

m) Für Personalagenturen #

n) Für den öffentlichen / staatsnahen Bereich #

Ihr Recruiting-Profil #

Anforderungsspezifikation an das ATS #

Wie weiter? Vergleichen Sie konkrete Systeme #

Wie funktioniert die Anbindung eines ATS an Jobbörsen? #

Richtung 1: Veröffentlichung der Anzeige aus dem ATS auf die Jobbörsen (Multiposting) #

Richtung 2: Laden der Antworten von den Jobbörsen zurück ins ATS #

Warum sich die Jobbörsen unterscheiden: API versus XML #

Wer für die Anbindung zahlt #

Was ist ein ATS und wozu dient es? #

1. Die Antworten der Kandidaten an einem Ort zusammenführen #

2. Den Kandidaten durch den Prozess führen und mit den Kollegen zusammenarbeiten #

3. Das Recruiting messen und verbessern #

Welchen Prozess ein ATS abdeckt #

Wo sich das ATS unter den anderen Systemen einordnet #

ATS und HRIS #

ATS und CRM #

ATS und Excel #

Wann braucht ein Unternehmen wirklich ein ATS? #

1. Wie viele Stellen Sie pro Jahr ausschreiben #

2. Wie viele Kandidaten Ihre Pipeline durchlaufen #

3. Was Sie mit dem Einsatz eines ATS erreichen oder verändern wollen #

Welche Recruiting-Software für ein kleines HR-Team? #

Ausgangslage: Excel und Outlook #

Der versteckte Preis des Weiterleitens von Lebensläufen per E-Mail #

Erste Folge: eine DSGVO, die niemand überwacht #

Zweite Folge: ein Prozess, der sich weder messen noch zu Ende führen lässt #

Vier Ziele eines ATS für ein kleines Team #

Welches ATS für eine Personalagentur? #

Gestehen Sie sich zuerst ein, was für eine Agentur Sie sind #

Boutique-Agentur: der Schwerpunkt ist das ATS, nicht das CRM #

Mittelgroße Agentur: Breite der Leistungen und die Fähigkeit, die eigene Arbeit zu verkaufen #

Größere Agenturen: Kosten und technologischer Vorsprung #

Was für alle gilt: LinkedIn ist kein Nice-to-have #

Wie es sich mit dem Herunterladen von Profilen aus LinkedIn verhält #

Wann es sinnvoll ist, KI einzubinden #

KI-Empfehlung aus dem eigenen Talent-Pool #

KI-Sourcing auf LinkedIn #

Die unsichtbare Arbeit der Agentur sichtbar machen #

Welches ATS bewältigt mehrere Recruiter und die Genehmigung von Stellen? #

Bei mehreren Recruitern entscheidet das Preismodell #

Funktionen, die erst mit mehreren Nutzern auftauchen #

Genehmigung von Stellen: Was eine Stellenanforderung ist #

Warum Stellenanforderungen der Schlüssel zum FTE-Reporting sind #

Welches ATS hat eine gute Anbindung an E-Mail und Kalender? #

Grundlage: Versand aus Ihrer Domäne #

Drei Arten, die Kommunikation mit dem Kandidaten zu synchronisieren #

Der Kalender muss in beide Richtungen funktionieren #

Richtung 1: Das ATS sieht die Verfügbarkeit – auch die der Kollegen #

Richtung 2: Ein Gespräch aus dem ATS wird in den Kalender geschrieben #

Schnelle Antworten auf die häufigsten Fragen

Was ist ein ATS und wozu dient es?

Wie funktioniert die Anbindung eines ATS an Jobbörsen?

Welche Recruiting-Software für ein kleines HR-Team?

Welches ATS für eine Personalagentur?

Welches ATS bewältigt mehrere Recruiter und die Genehmigung von Stellen?

Welches ATS hat eine gute Anbindung an E-Mail und Kalender?

Welche Plattform für ein wachsendes Unternehmen, das Anzeigen und Bewerber zusammenführt?

Welches Tool bewältigt Recruiting und Kommunikation mit den Kandidaten?

Welches Recruiting-Tool hat eine einfache Kandidatenverwaltung?

Welcher Unternehmenstyp sind Sie?

Auf welchem Markt und wo gewinnen Sie Bewerber?

Woher gewinnen Sie Bewerber?

Wie groß ist Ihr Team?

Welche Art von Positionen suchen Sie am häufigsten?

Warum brauchen Sie ein ATS? Was möchten Sie damit lösen?

Welche Funktionen sind für Sie entscheidend?

a) Benutzerfreundlichkeit

b) Funktionen auf der Bewerberkarte

c) Arbeit mit Managern

d) Arbeit mit Stellenanzeige / Position

e) Arbeit mit Kalendern

f) Kommunikation

g) Sonstiges

h) Integrationen

i) Reporting

j) AI für Recruiting

k) DSGVO

l) Sicherheit und Zugriffsrechte

m) Für Personalagenturen

n) Für den öffentlichen / staatsnahen Bereich

Ihr Recruiting-Profil

Anforderungsspezifikation an das ATS

Wie weiter? Vergleichen Sie konkrete Systeme

Wie funktioniert die Anbindung eines ATS an Jobbörsen?

Richtung 1: Veröffentlichung der Anzeige aus dem ATS auf die Jobbörsen (Multiposting)

Richtung 2: Laden der Antworten von den Jobbörsen zurück ins ATS

Warum sich die Jobbörsen unterscheiden: API versus XML

Wer für die Anbindung zahlt

Was ist ein ATS und wozu dient es?

1. Die Antworten der Kandidaten an einem Ort zusammenführen

2. Den Kandidaten durch den Prozess führen und mit den Kollegen zusammenarbeiten

3. Das Recruiting messen und verbessern

Welchen Prozess ein ATS abdeckt

Wo sich das ATS unter den anderen Systemen einordnet

ATS und HRIS

ATS und CRM

ATS und Excel

Wann braucht ein Unternehmen wirklich ein ATS?

1. Wie viele Stellen Sie pro Jahr ausschreiben

2. Wie viele Kandidaten Ihre Pipeline durchlaufen

3. Was Sie mit dem Einsatz eines ATS erreichen oder verändern wollen

Welche Recruiting-Software für ein kleines HR-Team?

Ausgangslage: Excel und Outlook

Der versteckte Preis des Weiterleitens von Lebensläufen per E-Mail

Erste Folge: eine DSGVO, die niemand überwacht

Zweite Folge: ein Prozess, der sich weder messen noch zu Ende führen lässt

Vier Ziele eines ATS für ein kleines Team

Welches ATS für eine Personalagentur?

Gestehen Sie sich zuerst ein, was für eine Agentur Sie sind

Boutique-Agentur: der Schwerpunkt ist das ATS, nicht das CRM

Mittelgroße Agentur: Breite der Leistungen und die Fähigkeit, die eigene Arbeit zu verkaufen

Größere Agenturen: Kosten und technologischer Vorsprung

Was für alle gilt: LinkedIn ist kein Nice-to-have

Wie es sich mit dem Herunterladen von Profilen aus LinkedIn verhält

Wann es sinnvoll ist, KI einzubinden

KI-Empfehlung aus dem eigenen Talent-Pool

KI-Sourcing auf LinkedIn

Die unsichtbare Arbeit der Agentur sichtbar machen

Welches ATS bewältigt mehrere Recruiter und die Genehmigung von Stellen?

Bei mehreren Recruitern entscheidet das Preismodell

Funktionen, die erst mit mehreren Nutzern auftauchen

Genehmigung von Stellen: Was eine Stellenanforderung ist

Warum Stellenanforderungen der Schlüssel zum FTE-Reporting sind

Welches ATS hat eine gute Anbindung an E-Mail und Kalender?

Grundlage: Versand aus Ihrer Domäne

Drei Arten, die Kommunikation mit dem Kandidaten zu synchronisieren

Der Kalender muss in beide Richtungen funktionieren

Richtung 1: Das ATS sieht die Verfügbarkeit – auch die der Kollegen

Richtung 2: Ein Gespräch aus dem ATS wird in den Kalender geschrieben