Was Sie den ATS-Anbieter fragen sollten #

Über die ATS-Auswahl entscheidet nicht das Demo, sondern die Fragen, die Sie vorher stellen. Es folgt eine Liste, die Preis und Vertrag, KI-Funktionen und ihre Regulierung, Offenheit des Systems, Daten und Sicherheit, Prozess und Kandidat abdeckt – und schließlich auch Fragen, die Sie sich innerhalb des eigenen Unternehmens stellen müssen.

Preis und Vertrag #

1. Wie ist das Lizenzmodell – zahlen Sie pro Nutzer oder pro Unternehmen?
2. Bekommen wir einen Rabatt für das erste Jahr? Im SaaS-Geschäft ist es legitim, danach zu fragen. Erwarten Sie nichts Signifikantes, aber ein kleiner Rabatt erleichtert Ihnen den Start.
3. Können wir die Verträge vorab studieren? Sie wollen sehen, wozu Sie sich verpflichten. Entscheidend sind zwei: der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV – Data Protection Agreement) und der Vertrag über die Leistungserbringung.
4. Wie ist die Exit-Strategie? Wenn Sie die Zusammenarbeit beenden, wie wird das aussehen und was passiert mit Ihren Daten?
5. Können Sie Daten migrieren aus unserem bestehenden System oder aus Excel – und wie viel wird das kosten? Manche Anbieter stellen die Migration im Lizenzpreis bereit, andere rechnen sie ab.
6. Ist die Anbindung an die Jobbörsen im Preis, oder wird sie für jede einzeln bezahlt? Und prüfen Sie auch bei den Jobbörsen selbst, ob nicht sie die Anbindung bepreisen – wie man das vermeidet.

KI-Funktionen und ihre Regulierung #

1. Welche zusätzlichen Funktionen im Rahmen von KI können wir nutzen?
2. Welche davon unterliegen der Regulierung, welche nicht – und wozu verpflichten sie uns? Verlangen Sie eine transparente Information, keine Beteuerung.
3. Können Sie die KI-Funktionen ganz abschalten? So, dass unsere Recruiter sie überhaupt nicht nutzen können, solange wir uns keine eigenen Regeln einrichten – warum das wichtig ist.

Hier ist meist die größte Informationslücke. Die Anbieter von KI-Tools sagen meist alle, dass sie compliant sind. Nur tragen die Pflichten sowohl der Anbieter als auch derjenige, der KI im Recruiting nutzt. Und es geht nicht nur darum, wo die Daten verarbeitet werden – also um sichere lokale Modelle oder Tenants in der EU. Das ist eine Frage der DSGVO.

Was die DSGVO nicht betrifft, betrifft die KI-Verordnung (AI Act): Es geht darum, was die KI im Recruiting-Prozess eigentlich bewertet, und ob das nicht schon etwas Verbotenes ist bzw. welche regulatorischen Pflichten das mit sich bringt.

Offenheit des Systems #

1. Hat das System eine REST-API – und können wir sie sehen? Das ist wichtig: Viele Anbieter sagen, dass sie eine API haben, aber Sie sehen sie nie.
2. Bekommen wir die Dokumentation für unsere IT? Geben Sie sie Ihrer IT-Abteilung, damit sie beurteilt, ob sie zum Beispiel die Karriereseite anbinden kann. Oder geben Sie sie an die Agentur weiter, die Ihnen die Karriereseite machen soll – damit sie Ihnen ein Angebot macht und Sie die Komplexität einschätzen.
3. Unterstützen Sie Webhooks? Wenn Sie nach der API fragen, fragen Sie auch nach ihnen. Sie ermöglichen eine einfachere Datenverwaltung: Sie geben Ihnen in dem Moment Bescheid, in dem etwas passiert.

Der Vorteil einer offenen API ist, dass Sie das System an Ihr eigenes BI, an ein Onboarding-Tool oder an ein HRIS anbinden.

Verwandte Funktionen: API-Schnittstelle · Webhooks · Karriereseite

Daten, Sicherheit und DSGVO #

1. Wie ist bei Ihnen die DSGVO gelöst?
2. Was alles wird das ATS von uns brauchen? Das lassen Sie von Ihrer eigenen IT-Security durchgehen.

Fragen Sie zur DSGVO aber nicht nur den Anbieter – fragen Sie auch sich selbst im Unternehmen, wie Sie sie lösen. Dasselbe gilt für die Sicherheit.

Prozess und Kandidat #

1. Hat das System so etwas wie ein SLA, damit ein Kandidat nicht zu lange im Recruiting-Prozess verweilt?
2. Kann es die Candidate Experience automatisiert messen, ruhig in Form eines Net Promoter Score? Das wichtige Wort ist automatisiert.

Lassen Sie sich nicht davon täuschen, wenn Ihnen das System anbietet, das NPS am Ende des Recruitings als Vorlage per E-Mail an den Kandidaten zu schicken. Das ergibt keinen Sinn.

Wenn Sie ein dezentralisiertes Recruiting haben und Ihr Recruiter es nicht schafft, auch nur Absagen zu schicken, schickt er das NPS schon gar nicht. Und umso mehr, wenn er sein Recruiting nicht mit Herz macht, sondern es nur abwickelt, weil er keine Zeit dafür hat. Deshalb brauchen Sie ein System, das es automatisiert macht.

Verwandte Funktionen: SLA für die Bearbeitung von Kandidaten · Automatisierte NPS-Messung

Fragen ins eigene Unternehmen #

1. Fragen Sie Ihre Manager, welche Vorstellungen sie davon haben, wie man Kandidaten bearbeitet.
2. Fragen Sie nach Referenzen zu anderen Kunden des Anbieters. Bei diesen finden Sie dann vor allem heraus, was Gerede und was Realität ist.
3. Wie wird die anfängliche Einschulung ablaufen?

Bei den Managern aber Achtung: Lassen Sie sich nicht von altmodischen Ansichten leiten und lassen Sie sich nicht vorschreiben, dass Sie Kandidaten etwa nur per E-Mail schicken müssen.

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