Wie funktioniert die Anbindung eines ATS an Jobbörsen?
Die Anbindung eines ATS an Jobbörsen funktioniert in zwei Richtungen, und es ist wesentlich, sie nicht zu verwechseln. In der ersten Richtung wird die Anzeige aus dem ATS auf die Jobbörsen veröffentlicht: Sie erstellen eine Anzeige im ATS und wählen aus, wo sie erscheinen soll – auf StepStone, Indeed, LinkedIn und auf der eigenen Karriereseite. Das nennt man Multiposting. In der zweiten Richtung, die im Ergebnis wichtiger ist, werden die Antworten der Kandidaten von diesen Jobbörsen automatisch zurück ins ATS geladen, damit sie an einem Ort zusammengeführt werden. Genau das Zusammenführen der Antworten ist der Hauptgrund, warum man ein ATS anschafft.
Richtung 1: Veröffentlichung der Anzeige aus dem ATS auf die Jobbörsen (Multiposting)
Multiposting bedeutet, dass Sie den Text der Stelle einmal schreiben – im ATS – und ihn von dort in einem Schritt gleichzeitig auf mehreren Jobbörsen veröffentlichen, gegebenenfalls zugleich auf Ihrer Karriereseite. Es entfällt das Abtippen der Anzeige in jede Jobbörse einzeln und mit ihm Tippfehler, auseinanderlaufende Textversionen und vergessene Stellen, die nach der Besetzung irgendwo noch hängen geblieben sind.
Prüfen Sie beim Multiposting drei Dinge: auf wie viele Jobbörsen das ATS veröffentlicht, ob genau Ihre darunter sind, und ob sich eine Anzeige aus dem ATS nicht nur veröffentlichen, sondern auch bearbeiten und beenden lässt. Eine Veröffentlichung ohne die Möglichkeit, die Anzeige zurückzuziehen, ist eine halbe Lösung.
Verwandte Funktionen im Katalog oben: Multiposting · Jobbörsen · Karriereseite
Richtung 2: Laden der Antworten von den Jobbörsen zurück ins ATS
Diese Richtung ist wichtiger und wird bei der Auswahl oft vergessen. Wenn ein ATS Anzeigen nur versenden kann, die Antworten der Kandidaten Ihnen aber weiterhin per E-Mail und in die Verwaltungsoberflächen der einzelnen Jobbörsen kommen, haben Sie nichts gewonnen – Sie haben das Abtippen nur von den Anzeigen auf die Kandidaten verlagert.
Ein richtig angebundenes ATS lädt die Antwort eines Kandidaten von der Jobbörse automatisiert, einschließlich Lebenslauf und Antwortformular, und legt sie als Kandidatenkarte bei der richtigen Stelle an. So entsteht eine einheitliche Datenbank aller Bewerber, unabhängig davon, woher sie kamen. Ein Neben-, aber sehr wertvoller Effekt: Bei jedem Kandidaten bleibt die Quelle erhalten, sodass Sie zum ersten Mal sehen, welche Jobbörse Ihnen die Kandidaten tatsächlich bringt.
Zwei Dinge, die diese Richtung erschweren: Duplikate (derselbe Kandidat antwortet von StepStone und von der Karriereseite) und LinkedIn, das keinen Standard-Antwortkanal hat – Kandidaten von dort bekommen Sie üblicherweise über ein Browser-Plugin ins ATS, nicht über einen automatischen Feed.
Verwandte Funktionen im Katalog oben: Erkennung und Zusammenführung von Duplikaten · Übersicht der Antwortquellen · Plugin für LinkedIn · Eigenes Antwortformular · Webhooks
Warum sich die Jobbörsen unterscheiden: API versus XML
Es gibt keine einzige universelle Art, sich mit einer Jobbörse zu verbinden. Jede Jobbörse bietet eine andere Schnittstelle, und davon hängt ab, was die Anbindung alles kann.
| Schnittstellentyp | Wie es funktioniert |
|---|---|
| API | Das ATS kommuniziert mit der Jobbörse direkt über deren Programmierschnittstelle. |
| XML | Die Daten werden der Jobbörse durch das Senden einer XML-Datei mit einer Liste der Stellen übergeben. |
| Eigene URL des Antwortformulars |
In die Anzeige auf der Jobbörse wird ein Link zu Ihrem eigenen Antwortformular eingefügt. Sehr häufig bei ausländischen Jobbörsen; ist meist eine Alternative zum Versand der Antworten per E-Mail. |
| Webhooks | Die Jobbörse sendet die Antwort eines Kandidaten im JSON-Format an eine von Ihnen festgelegte Adresse. |
Fragen Sie den Anbieter, ob sein ATS genau die Jobbörsen beherrscht, auf denen Sie inserieren – und ob es von ihnen auch Antworten laden kann.
Wer für die Anbindung zahlt
Fragen Sie den ATS-Anbieter, ob die Anbindung im Preis enthalten ist oder für jede Jobbörse einzeln bezahlt wird. Das ist aber nur die halbe Sache.
Prüfen Sie auch bei den Betreibern der Jobbörsen selbst, ob nicht sie die Anbindung bepreisen – also Ihnen als ihrem Kunden. Unternehmen überrascht das oft: Die Jobbörse verlangt eine Gebühr dafür, dass die Stellen aus dem ATS automatisch bei ihr veröffentlicht werden und die Kandidaten automatisch zurückgeladen werden.
Dafür gibt es ein bewährtes Vorgehen. Bieten Sie der Jobbörse an, dass Sie bei ihr ein größeres Inserate-Abo kaufen und die Veröffentlichung automatisieren – im Gegenzug dafür, dass sie Ihnen die Implementierungsgebühr erlässt. Die Jobbörsen gehen darauf meist ein: Sie werten die größere Verpflichtung des Unternehmens als Ausgleich dafür, dass sie die Anbindung einrichten oder sie gegebenenfalls kostenlos bereitstellen.
Am besten planen Sie ein Vorstellungsgespräch noch immer per Telefon
Bevor wir über Tools sprechen: Am einfachsten vereinbaren Sie einen Termin noch immer telefonisch oder persönlich. Sie suchen gemeinsam nach einer Überschneidung und beide Seiten wissen, wie dringend der Termin ist.
Recruiter müssen oft einen oder zwei Hiring Manager, einen freien Besprechungsraum und den eigenen Kalender zusammenbringen – mitunter also vier Kalender.
Kandidaten haben womöglich ganz andere Prioritäten oder kaum Spielraum, weil sie arbeiten und kranke Kinder betreuen. Im Gespräch lässt sich das besser klären als per E-Mail.
Doch ein Anruf passt nicht immer. Wer gerade arbeitet oder zu Hause etwas regelt, kann sich schlecht auf Termine konzentrieren und macht leichter Fehler.
Warum Sie freie Termine nicht in eine E-Mail schreiben sollten
Die naheliegende Alternative ist eine Terminliste per E-Mail. Dafür öffnen Sie alle Kalender, suchen Überschneidungen und blockieren die angebotenen Slots vorsorglich.
Je mehr Gespräche Sie so planen, desto mehr Zeiten blockieren Sie. Sie schließen Ihren eigenen Kalender.
Bei vier beteiligten Kalendern bieten Sie am Ende einen einzigen Termin in zwei Wochen an – und sind froh, überhaupt einen gefunden zu haben.
Der Kandidat kennt diese Logik nicht. Ob er „Kommen Sie in zwei Wochen um acht“ oder „Wählen Sie einen passenden Termin“ liest, macht für die Candidate Experience einen gewaltigen Unterschied.
Buchungslink: Was ein Tool zur Interviewplanung können muss
Ein Buchungslink ist ein Link, über den Kandidaten aus tatsächlich freien Zeiten in Ihren Kalendern wählen. Nach außen ist es eine Zeile in der E-Mail; intern entscheidet sie darüber, ob der Recruiter vier Kalender öffnet oder keinen.
Ein gutes Tool berücksichtigt mehrere Kalender, beherrscht Buchungsregeln, schreibt den Termin direkt zum Kandidaten und verlangt dessen Kontaktdaten nicht erneut.
Gerade die Zuordnung zum Kandidaten unterscheidet eine ATS-Funktion von einem allgemeinen Planungstool. Extern landet der Termin zwar im Kalender, aber nicht im Auswahlverfahren.
Eine bidirektionale Kalendersynchronisierung ist die Zwischenlösung: Im Gespräch sehen Sie mehrere Kalender gleichzeitig und können sofort einen konkreten Termin anbieten.
Die freie Wahl ist nach dem Telefon oft die beste Variante – manchmal sogar besser, weil Kandidaten erst ihren eigenen Kalender prüfen müssen.
Umbuchen ist die zweite Hälfte der Funktion
Buchungslinks dienen nicht nur der Planung, sondern ebenso der Umbuchung von Gesprächen. Dass heute alles passt, heißt nicht, dass in einer Woche niemand krank wird.
Ein Recruiter sieht in einem kranken Kandidaten nicht unbedingt Entschlossenheit, sondern womöglich Verzweiflung.
Ein gutes Tool lässt Kandidaten deshalb innerhalb festgelegter Fristen selbst einen Ersatztermin wählen. Der Recruiter muss nichts tun und alle Kalender werden aktualisiert.
Telefonisch lassen sich Gründe leichter einordnen. Für Recruiter, die zwischen Interviews kaum erreichbar sind, ist die selbstständige Umbuchung dennoch eine Entlastung für beide Seiten.
Welches Recruiting-Tool beherrscht die Interviewplanung?
Ein Tool, das mehrere Kalender zusammenführt, einen Buchungslink mit eigenen Regeln anbietet und den vereinbarten Termin direkt beim Kandidaten im Auswahlverfahren speichert. Liegt die Planung außerhalb des ATS, müssen Sie Daten manuell verbinden und der Kandidat gibt sie doppelt ein.
Wie lasse ich Kandidaten ihren Interviewtermin selbst wählen?
Senden Sie einen Buchungslink statt einer Terminliste. Er zeigt nur die tatsächlich freien Zeiten aller Beteiligten und beachtet Ihre Regeln. Der Kandidat wählt, der Termin landet in allen Kalendern und Sie blockieren vorher keine Slots.
Wie lässt sich ein Gespräch umbuchen, wenn der Kandidat krank wird?
Lassen Sie den Kandidaten über einen Buchungslink selbst einen Ersatztermin auswählen. Legen Sie nur fest, bis wann eine Änderung möglich ist, damit niemand eine Stunde vor dem Gespräch umbucht.
Komplette Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →
Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäisches ATS. Damit das Bild vollständig ist, führen wir an, wie unser System die oben beschriebenen Punkte löst:
Was das System kann
- Multiposting auf 35+ Jobbörsen aus einer einzigen Anzeigenerstellung.
- Antworten aus Jobbörsen (StepStone, Indeed, XING und weiteren sowie der eigenen Karriereseite) werden automatisiert geladen, ohne Abtippen.
- Die Karriereseite lässt sich direkt auf dem System aufbauen und über die REST-API anbinden.
- Nutzer sind ohne Mengenbegrenzung im Preis inbegriffen, die Anbindung an die Jobbörsen wird nicht für jede einzeln abgerechnet.
Was das System nicht kann
- LinkedIn hat keinen Antwort-Feed, daher lassen sich Kandidat:innen von dort nicht automatisch abrufen. Sie können sie mit wenigen Klicks über ein Browser-Plugin übertragen oder ein Bewerbungsformular von Recruitis in die Anzeige einfügen, damit Bewerbungen direkt bei der Stelle im ATS eingehen.
Was Sie prüfen sollten
- Die konkrete Liste der Jobbörsen unterscheidet sich je nach Markt. Prüfen Sie bei uns und bei anderen Anbietern, dass genau Ihre darunter sind – das ist das Einzige, was bei diesem Punkt wirklich entscheidet.
- Eine aktuelle Übersicht veröffentlichen wir in unserer Hilfe: Die Liste der Jobbörsen mit der jeweiligen Art der Anbindung zeigt, ob eine Jobbörse Stellen veröffentlicht, Bewerbungen abruft oder beides unterstützt.
Häufige Fragen
Was ist Multiposting und wozu dient es?
Multiposting ist eine ATS-Funktion, die es ermöglicht, den Text einer Stelle einmal zu schreiben und ihn in einem Schritt gleichzeitig auf mehreren Jobbörsen zu veröffentlichen, gegebenenfalls zugleich auf der eigenen Karriereseite. Damit entfällt das Abtippen der Anzeige in jede Jobbörse einzeln und mit ihm Tippfehler, auseinanderlaufende Textversionen und vergessene Stellen, die nach der Besetzung noch hängen. Prüfen Sie beim Multiposting, auf wie viele Jobbörsen das ATS veröffentlicht, ob die dabei sind, die Sie nutzen, und ob sich eine Anzeige aus dem ATS nicht nur veröffentlichen, sondern auch bearbeiten und beenden lässt.
Was ist der Unterschied zwischen der Anbindung über API und über XML-Feed?
Jede Jobbörse hat eine andere Art der Anbindung. Manche bieten eine API-Schnittstelle, bei der das ATS mit der Jobbörse direkt über deren Programmierschnittstelle kommuniziert. Andere bieten XML, also das Senden der Daten als Datei mit einer Liste der Stellen. Eine dritte Möglichkeit ist, auf der Jobbörse eine eigene URL des Antwortformulars anzugeben: In die Anzeige wird ein Link zu Ihrem Formular eingefügt, und die Kandidaten antworten darüber. Diese Variante ist bei ausländischen Jobbörsen sehr häufig und ist eine Alternative zum Versand der Antworten per E-Mail. Manche Jobbörsen bieten auch Webhooks, bei denen sie die Antwort eines Kandidaten im JSON-Format an eine von Ihnen festgelegte Adresse senden. Deshalb muss man bei jedem Ort, an dem Sie veröffentlichen wollen, prüfen, ob Ihr ATS dessen Schnittstellentyp unterstützt.