Anbindung des ATS an HRIS und Lohnabrechnung: wann es sich lohnt und wie eine gute Integration aussieht
Bevor Sie sich mit der Integration des ATS in ein HR-Informationssystem (HRIS) befassen, machen Sie sich eines bewusst: im Recruiting erfassen Sie über einen Kandidaten überraschend wenige Daten, die wirklich in ein HRIS passen – Name, Kontakt, auf welche Stelle er sich beworben hat, zu welchen Konditionen und wann er antreten kann. Und selbst die passen nicht ganz: der Anzeigentitel entspricht fast nie der Katalogposition im HRIS. Diese kleine Datenmenge muss man deshalb gegen die Kosten und Zuverlässigkeit der Integration abwägen. Bei einer einfachen Übergabe des Kandidaten lohnt sich die Integration oft nicht; echten Wert hat sie erst bei robusten Abläufen – wenn aus dem HRIS offene Stellen in das Angebot geladen werden, diese „gesperrt" werden und der gesamte Datensatz ins Onboarding übertragen wird. Ein eigenes Thema ist dann der Preboarding-Fragebogen und die Trennung der Recruiting-Daten von den Mitarbeiterdaten (DSGVO).
Wie viele Daten aus dem Recruiting passen eigentlich ins HRIS?
Im Recruiting-Prozess erfassen Sie typischerweise Vor- und Nachname, private E-Mail und Telefon, auf welche Stelle sich der Kandidat beworben hat, zu welchen Konditionen Sie ihm den Eintritt angeboten haben und wann er antreten kann. Das ist alles – und auch das passt nur zum Teil in ein HRIS.
Ein gutes Beispiel ist der Stellentitel. Die Anzeige „Wir suchen einen HR-Partner mit Herz für Menschen" finden Sie weder im Vertrag noch im HRIS – dort steht eine Katalogposition wie HR-Generalist. Die Menge der Daten, die Sie ins HRIS „übertragen" würden, ist also klein, und ein Teil davon muss ohnehin auf andere Werte gemappt werden.
Stellen Sie es deshalb als Kosten-Nutzen-Rechnung auf: wie viel manuelle Arbeit die Integration einspart gegenüber dem, was sie kostet und wie zuverlässig sie funktioniert, wenn Sie sie brauchen.
Wann sich die Basis-Anbindung nicht lohnt – und wann doch
In den meisten Fällen aus der Praxis zeigt sich, dass es sich nicht lohnt, den grundlegenden Datensatz zu integrieren. Ausnahme sind sehr offene Systeme, die eine einfache API-Integration bieten – dort kann es auch für ein paar Felder sinnvoll sein.
Bei großen Systemen wie SAP SuccessFactors, Taleo oder Workday rechnen Sie dagegen damit, dass die Integration nicht trivial ist: jede HRIS-Implementierung ist bei jedem Unternehmen ein bisschen anders, sodass die Anbindung immer ein wenig ein maßgeschneidertes Projekt ist.
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Wie eine robuste Integration mit HRIS aussieht (am Beispiel)
Die wahre Stärke der Anbindung zeigt sich erst, wenn die Integration nicht bei der Übergabe des fertigen Kandidaten beginnt, sondern viel früher – beim Angebot oder sogar bei der Anforderung. Zeigen wir es an einem robusten Modell, wie es etwa bei SAP SuccessFactors zum Einsatz kommt.
- Anforderung vom Manager. Die Integration kann schon damit beginnen, dass aus dem HRIS die Informationen zu der vom Manager angeforderten Stelle geladen werden.
- Offene „Stühle" (to be hired). Bei der Erstellung des Angebots werden aus dem HRIS die zur Besetzung offenen Stellen geladen – und zwar auch mit Blick in die Zukunft. Typischer Fall: auf dem Stuhl sitzt noch jemand, aber er hat eine Kündigungsfrist oder geht zu einem bestimmten Datum in Elternzeit; Sie müssen aber bereits einem Kandidaten ein Angebot machen, der selbst eine Kündigungsfrist haben kann. Auch Stellen filtern zu können, die etwa erst in zwei Monaten offen sind, ist hier entscheidend.
- Parameter aus der Stellenverwaltung. Zu jedem Stuhl werden aus dem HRIS Attribute geladen – Standort, Grade, Manager, Beschäftigungsart, Anzahl der Plätze, oft auch Benefits.
- Vorausfüllen des Angebots auf der ATS-Seite. Diese Daten werden in das Angebotsformular im ATS vorausgefüllt. Sie ergänzen Geld und Eintrittsdatum, und das Angebot wird im Design des Unternehmens generiert.
- Sperren des Stuhls. Auf der HRIS-Seite wird die Stelle „gesperrt", damit sie nicht einem weiteren Kandidaten angeboten werden kann. Auch das Entsperren fehlt nicht – wenn der Kandidat das Angebot ablehnt, der Manager es nicht genehmigt oder der Kandidat abgelehnt wird.
- Übertragung ins Onboarding. Wenn das Angebot durchgeht, wird der Stuhl samt Daten in die nächste Phase übertragen. Der Kandidat hat dann nicht nur Vor- und Nachnamen, sondern den gesamten Datensatz, der aus dem Identifikator der konkreten Stelle abgeleitet ist.
Gerade diese Feinheiten (vorausschauende Stellen, Sperren, Entsperren, Mapping der Attribute) machen die Integration mit HRIS anspruchsvoll – und zugleich entsteht erst hier ein realer Wert.
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Preboarding und Mitarbeiterfragebogen: wann und von wo aus ihn senden
Mit der Anbindung an das HRIS hängt auch die Frage zusammen, wann Sie dem Kandidaten den Mitarbeiterfragebogen senden – also das Formular, mit dem Sie in der vorbereitenden (Preboarding-)Phase Daten für die Vertragsdokumentation sammeln: die genaue Meldeadresse, die Personalausweisnummer, das Geburtsdatum und weitere Daten, die zur Anmeldung des Mitarbeiters und zum Abschluss des Vertrags nötig sind.
Empfehlung: wenn Sie kein spezialisiertes Preboarding-/Onboarding-Tool nutzen, senden Sie diesen Fragebogen erst aus dem HRIS – damit das Formular die Daten direkt im HRIS füllt und Ihnen dort über dynamische Felder den Mitarbeiter anlegt. Den Link zum Fragebogen selbst können Sie dem Kandidaten auch aus dem ATS initiieren („komm, füll mir diesen Datensatz aus").
Der wesentliche Vorteil dieser Trennung ist rechtlicher Natur: Recruiting-Daten halten Sie typischerweise auf Grundlage des berechtigten Interesses, während Sie Mitarbeiterdaten bereits aus einer gesetzlichen Grundlage verarbeiten. Das bringt andere Pflichten und auch andere Rechte des Mitarbeiters mit sich – er kann zum Beispiel nicht die Löschung seiner Daten verlangen, weil über seinem Recht die gesetzliche Pflicht steht, die Daten aufzubewahren (der Staat verlangt die Erfassung für Renten- und Sozialzwecke über eine gesetzlich festgelegte Anzahl von Jahren).
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Vollständige Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →
Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io, ein tschechisches ATS, heraus. So lösen wir die Anbindung an HRIS:
- Mit SAP SuccessFactors, dem HR-System HiBob und der tschechischen Lohn-/Personalsoftware Vema haben wir bereits nachgewiesene Erfahrung mit der Anbindung.
- Wir binden auch weitere Systeme an – auf Anfrage, sofern sie eine Schnittstelle für die Anbindung haben (z. B. eine API). Jede Integration mit HRIS ist auf ihre Weise einzigartig, deshalb lösen wir sie individuell.
- Unsere Integration mit SAP SuccessFactors ist robust – sie kann offene und vorausschauende Stellen laden, deren Parameter aus der Stellenverwaltung, das Angebot vorausfüllen und generieren, den Stuhl sperren und entsperren und den gesamten Datensatz ins Onboarding übertragen.
- Für Preboarding und Onboarding haben wir ein eigenes Produkt onbee.app; der Mitarbeiterfragebogen lässt sich so außerhalb der Recruiting-Daten versenden.
Was wir bewusst nicht tun: wir sind kein Lohn- oder Zeiterfassungssystem und führen keine Personalverwaltung der Mitarbeiter – diese Rollen erfüllt das HRIS/die Lohnabrechnung, wir binden uns an sie an.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen ATS und HRIS?
Ein ATS ist ein System zur Steuerung des Recruiting-Prozesses: vom Antrag des Managers auf Eröffnung einer Stelle über die Genehmigung, die Veröffentlichung der Anzeige, das Sammeln von Kandidaten und die Gespräche bis zum Angebot. Mit der Annahme des Angebots endet der Prozess im ATS formal. Ein HRIS (HR-Informationssystem) umfasst den gesamten Prozess der HR-Themen einschließlich Zeiterfassung oder Gehaltsabrechnung. Manche HRIS ermöglichen auch einen vereinfachten Recruiting-Prozess, aber weil sie darauf nicht spezialisiert sind, ist das Recruiting in ihnen oft nur eine einfache Auflistung von Kandidaten, die Sie zudem manuell ins System eintragen müssen. Genau deshalb wächst die Beliebtheit von ATS: Es ist auf den Recruiting-Prozess spezialisiert und automatisiert auch die Teile, die ein HRIS nicht für besonders wichtig hält.