Welches ATS hat eine gute Anbindung an E-Mail und Kalender?
Eine gute Anbindung erkennen Sie an drei Dingen. Erstens: Das ATS versendet E-Mails aus dem Domänennamen Ihres Unternehmens, sodass die Nachricht beim Kandidaten genauso ankommt, als hätte der Recruiter sie aus Outlook oder Gmail geschickt. Zweitens: Das System kann die Kommunikation mit dem Kandidaten synchronisieren – es gibt drei technische Modelle, und sie unterscheiden sich vor allem im Umfang des Zugriffs, den Sie dem System auf das Postfach geben. Drittens: Der Kalender funktioniert in beide Richtungen – das ATS sieht freie Termine einschließlich der geteilten Kalender von Kollegen, und ein angelegtes Gespräch wird in Google Kalender oder Outlook zurückgeschrieben, samt Link zu Google Meet oder Teams. Die Spitze ist dann der Buchungslink, über den sich der Kandidat den Termin selbst ohne Kollisionsrisiko aussucht.
Grundlage: Versand aus Ihrer Domäne
Es ist keine Kosmetik. Wenn ein ATS Kandidaten Nachrichten aus einer fremden Adresse schickt, erkennt der Kandidat den Absender nicht, die Antwort geht verloren und die Zustellbarkeit sinkt. Das System muss deshalb aus Ihrer Domäne versenden können – also so, als wäre die E-Mail direkt aus Outlook oder Gmail abgegangen.
Der gängigste Weg ist, über eine Autorisierung ein konkretes E-Mail-Konto anzubinden, aus dem die Nachrichten abgehen. Prüfen Sie deshalb beim Anbieter, dass die Anbindung Microsoft 365 (Outlook) und Google Workspace (Gmail) berücksichtigt.
Es gibt auch die Variante, dass sich das ATS über SPF- und DKIM-Einträge direkt an die E-Mail-Server Ihres Unternehmens anbindet. Damit geben Sie dem Server des Anbieters aber das Recht, unter Ihrer Domäne praktisch jede beliebige E-Mail zu versenden, und aus Sicht der Sicherheit ist das deshalb meist nicht bevorzugt.
Verwandte Funktionen: Versand im Domänennamen · E-Mail-Vorlagen
Drei Arten, die Kommunikation mit dem Kandidaten zu synchronisieren
Das Ziel ist, dass im ATS die gesamte Konversation mit dem Kandidaten erhalten bleibt – also auch das, was der Recruiter aus seinem Postfach geschrieben hat, und das, was der Kandidat geantwortet hat. Das lässt sich auf drei Arten erreichen. Sie sind nicht gleichwertig.
| Modell | Wie es funktioniert | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|---|
| 1. Plugin (manuell) |
Add-on in Outlook oder Gmail, mit dem der Recruiter eine ausgewählte Konversation im ATS speichert – oder aus einer E-Mail direkt einen Kandidaten anlegt. | Volle Kontrolle darüber, was gespeichert wird. Sicherheitstechnisch am saubersten. | Hängt von der Disziplin des Recruiters ab. Was er nicht speichert, ist nicht im System. |
| 2. System- |
Das ATS hat eine eigene Adresse, die Sie in Kopie setzen. Alles, was über sie läuft, wird beim Kandidaten erfasst. | Funktioniert automatisch, und das System hat keinen Zugriff auf Ihr Postfach. | Erfasst nur, was über die Kopie läuft – und die Adresse in Kopie lässt sich manuell entfernen. |
| 3. Direkte Anbindung an das Postfach |
Das ATS verbindet sich mit dem Postkonto und liest alle eingehenden Nachrichten. | Nichts entgeht, der Recruiter muss nichts tun. | Sicherheitsrisiko. Die meisten Unternehmen erlauben es aus Sicht der Cybersicherheit nicht. |
Verwandte Funktionen: Synchronisierung der Kommunikation · Plugin für Outlook · Plugin für Gmail
Der Kalender muss in beide Richtungen funktionieren
Die Kalenderanbindung wird oft auf „Ich sehe meine Termine im ATS“ reduziert. Das ist zu wenig. Eine nützliche Anbindung hat zwei Richtungen.
Richtung 1: Das ATS sieht die Verfügbarkeit – auch die der Kollegen
Das System liest nicht nur Ihren Kalender, sondern auch die, die Sie in Outlook oder Google Kalender geteilt haben. Bei der Planung eines Gesprächs sehen Sie so transparent, wann der Hiring Manager und ein weiterer Kollege aus dem Panel frei haben, und schlagen den Termin gleich beim ersten Mal richtig vor.
Richtung 2: Ein Gespräch aus dem ATS wird in den Kalender geschrieben
Wenn Sie im ATS ein Gespräch anlegen, erscheint das Ereignis im ausgewählten Kalender (oder in mehreren zugleich), und daraus geht eine Standard-Einladung ab. Bei einem Online-Gespräch generiert das System gleich einen Link zum Meeting – Microsoft Teams bei Outlook, Google Meet bei Google – und fügt ihn in die Einladung ein.
Das Ergebnis ist, dass Sie im ATS eine übersichtliche Liste der Gesprächstermine haben, bei einem Online-Meeting einen direkten Link zum Gespräch und bei einem persönlichen Gespräch die Adresse des Standorts, an den der Kandidat kommen soll.
Verwandte Funktionen: Google Kalender · MS Outlook Kalender · Verfügbarkeit freier Termine · Übertragung des Termins in den Kalender · Generierung eines Teams-/Meet-Links · Datum des Gesprächs
Buchungslinks: Lassen Sie den Kandidaten den Termin wählen
Statt eines E-Mail-Ping-Pongs im Stil „Würde Ihnen der Donnerstag passen?“ schicken Sie dem Kandidaten einen Buchungslink. Dieser ist an Ihren Kalender gekoppelt und richtet sich nach Regeln, die Sie festlegen – wie lang ein Slot ist, ab wann und bis wann sich buchen lässt, wie lang die Pause zwischen den Gesprächen ist.
Der Kandidat wählt den Termin, der ihm passt, und Sie haben die Gewissheit, dass er nie mit einem anderen Ereignis in Ihrem Kalender kollidiert. Fortgeschrittenere Varianten können auch mehrere externe Kalender zugleich berücksichtigen oder einen Multi-Slot erstellen, bei dem sich mehrere Kandidaten für einen Termin anmelden – typischerweise für ein Assessment-Center.
Buchungslinks werden zum Standard. Für den Kandidaten sind sie ein Signal, dass das Unternehmen technisch reif ist und dass das Recruiting auf seinem Komfort aufbaut, nicht auf dem des Recruiters.
Verwandte Funktionen: Buchungslinks · Anbindung mehrerer externer Kalender · Multi-Slots für das Assessment-Center
Komplette Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →
Der beste Weg, ein Interview zu planen, ist immer noch das Telefon
Bevor wir zu den Werkzeugen kommen: Der beste Weg, mit einer Kandidatin oder einem Kandidaten einen Termin zu finden, ist nach wie vor das Telefonat oder das persönliche Gespräch. Sie suchen die Schnittmenge gemeinsam, und beide Seiten verstehen, wie dringend dieser Termin ist.
Aus Sicht der Recruiter steckt darin mehr, als man sieht. Sie brauchen die Hiring Manager, manchmal zwei. Sie brauchen einen freien Besprechungsraum. Und Sie brauchen selbst Zeit. Sie suchen also die Schnittmenge über vier Kalender hinweg.
Auf der anderen Seite schiebt sich der Kandidat den Termin irgendwo zwischen Squash und Badminton — eine etwas andere Dringlichkeit. Oder genau umgekehrt: Er ist noch angestellt, hat kranke Kinder zu Hause und kaum Spielraum. Am Telefon klärt sich das in einer Minute. Per E-Mail nie.
Nur ist das Telefon nicht immer möglich. Sie rufen jemanden an, der gerade im aktuellen Job sitzt oder zu Hause etwas regelt. Er ist unkonzentriert und macht am Ende mehr Fehler als Fortschritte.
Warum Sie freie Termine nicht per E-Mail verschicken sollten
Die naheliegende Notlösung ist, ein paar Termine per E-Mail anzubieten. Klingt harmlos. In der Praxis heißt das: alle Kalender öffnen, die Schnittmenge suchen und die angebotenen Slots blockieren, damit sie Ihnen in der Zwischenzeit niemand wegnimmt.
Und hier liegt die Falle, die man erst nach ein paar Wochen bemerkt: Je mehr Interviews Sie so planen, desto mehr Slots sind blockiert. Sie schließen sich Ihren eigenen Kalender zu.
Sobald Sie mit vier Kalendern arbeiten, bieten Sie in vierzehn Tagen einen Termin an — und sind froh, überhaupt einen gefunden zu haben.
Und nun mit den Augen eines Kandidaten, der diese Logik nicht kennt. Die eine E-Mail sagt: Erscheinen Sie in vierzehn Tagen um acht Uhr. Die andere sagt: Suchen Sie sich aus, was Ihnen passt. Dahinter steht derselbe Kalender, aber die Candidate Experience ist eine völlig andere.
Buchungslinks: Was ein Tool für Interview-Terminplanung können muss
Ein Buchungslink ist ein Link, über den sich Kandidaten selbst einen Termin aus den tatsächlich freien Zeiten in Ihren Kalendern aussuchen. Nach außen eine Kleinigkeit — eine Zeile in einer E-Mail. Innen der Unterschied, ob Recruiter vier Kalender öffnen oder keinen.
Wenn Sie ein Bewerbermanagementsystem suchen, das Interview-Terminplanung wirklich beherrscht, sind das die fünf Punkte, an denen Sie es messen sollten.
Es stützt sich auf mehr als einen Kalender. Recruiter, ein bis zwei Hiring Manager, bei Bedarf der Besprechungsraum. Der Kandidat sieht dann die echte Schnittmenge, nicht Ihre Schätzung.
Es beherrscht Buchungsregeln. Nicht zwei Monate im Voraus, nicht eine Stunde vor dem Termin. Ohne Regeln kommt die Freiheit, die Sie dem Kandidaten geben, als Termin zurück, auf den sich niemand vorbereiten konnte.
Es schreibt die Buchung direkt zum Kandidaten. Das ist der zentrale Unterschied zwischen einem Buchungslink im ATS und einem allgemeinen Planungsdienst. Beim externen Tool landet der Termin im Kalender, aber nicht beim Kandidaten im Auswahlverfahren.
Es zwingt niemanden, Daten zweimal einzugeben. Beim externen Dienst tippt der Kandidat Name, E-Mail und Telefon erneut ein. Womöglich gibt er eine andere Nummer an als in der Bewerbung — und Sie haben ein Problem mit Identifikation und Zuordnung.
Es synchronisiert Kalender in beide Richtungen. Das ist der Mittelweg: Beim Planen sehen Sie mehrere Kalender gleichzeitig und können im Gespräch sofort einen konkreten Termin anbieten. Dafür braucht es die Anbindung an E-Mail und Kalender.
Kandidaten selbst wählen zu lassen ist die beste Variante gleich nach dem Telefonat. Manchmal sogar die bessere: Vielleicht hat jemand gerade keinen Kalender zur Hand, weiß nicht auswendig, wann die Kinder ihre Kurse haben, und braucht einen Moment, um einen Termin zu wählen, der wirklich hält.
Das Verschieben ist die zweite Hälfte der Funktion
Buchungslinks werden meist am Planen gemessen. Genauso wichtig ist das Verschieben. Dass Sie heute Zeit haben, heißt nicht, dass nächste Woche nicht Sie oder Ihre Kinder krank werden.
Und krank zum Interview zu erscheinen nützt niemandem. Der Kandidat beweist damit, dass er über seine eigene Gesundheit hinausgeht — was ihm niemand dankt.
Recruiter lesen einen kranken Kandidaten nicht als entschlossen. Sie lesen ihn als so verzweifelt, dass er den Job braucht.
Ein gutes Tool lässt den Termin deshalb vom Kandidaten selbst verschieben — wieder mit Regeln, damit es nicht eine Stunde vorher passiert. Er wählt einen Ersatztermin, die Recruiter tun nichts, und die Änderung landet in allen Kalendern.
Fair bleiben: Auch hier ist das Telefon im Vorteil. Sie hören, dass jemand kaum sprechen kann und dreimal hustet, und wissen, dass es echt ist. Ein geschriebenes „Ich habe eine Erkältung" liest jeder anders.
Es gibt aber Recruiter, die praktisch nicht erreichbar sind, weil sie Interview an Interview führen und erst dazwischen zurückrufen. Dort ist das Verschieben in Selbstbedienung für beide Seiten eine Erleichterung.
Welches Recruiting-Tool beherrscht die Interview-Terminplanung?
Eines, das mit mehreren Kalendern gleichzeitig arbeitet, dem Kandidaten einen Buchungslink mit Ihren eigenen Regeln anbietet und den vereinbarten Termin direkt zum Kandidaten im Auswahlverfahren schreibt. Steht das Planungstool außerhalb des ATS, rechnen Sie damit, Daten von Hand zusammenzuführen — und der Kandidat gibt sie zweimal ein.
Wie lassen Sie Kandidaten ihren Interviewtermin selbst wählen?
Schicken Sie einen Buchungslink statt einer Terminliste per E-Mail. Er zeigt nur, was in den Kalendern aller Beteiligten wirklich frei ist, und hält die Regeln ein, die Sie gesetzt haben. Der Kandidat wählt, und der Termin steht sofort in allen Kalendern — ohne dass Sie vorher etwas blockieren.
Wie verschieben Sie ein Interview, wenn der Kandidat krank wird?
Überlassen Sie ihm das Verschieben. Ein Buchungslink mit dieser Möglichkeit lässt ihn einen Ersatztermin aus den freien Zeiten wählen, ohne dass Recruiter einen Kalender öffnen. Setzen Sie nur eine Grenze, bis wann eine Änderung erlaubt ist, damit sie nicht eine Stunde vor dem Termin passiert.
Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäisches ATS. Wie wir die Anbindung lösen:
- Wir binden uns an Microsoft 365 (Outlook) und an Google Workspace (Gmail) an – Sie autorisieren ein konkretes E-Mail-Konto, und wir versenden daraus im Domänennamen Ihres Unternehmens.
- Von den drei Synchronisierungsmodellen bieten wir die ersten beiden: das Plugin für Outlook und Gmail (manuelles Speichern der Konversation oder Anlegen eines Kandidaten direkt aus der E-Mail) und die System-E-Mail in Kopie, die die Kommunikation zwischen Recruiter und Kandidat erfasst.
- Den Kalender binden wir bidirektional an: Sie sehen die eigene Verfügbarkeit und die der geteilten Kalender von Kollegen, und ein angelegtes Gespräch wird in den Kalender zurückgeschrieben. Bei einem Online-Meeting wird in die Einladung ein Link zu Teams oder Google Meet generiert.
- Buchungslinks ermöglichen es dem Kandidaten, einen freien Termin nach Ihren Regeln zu wählen, ohne Kollisionsrisiko.
- Buchungslinks sind ein nativer Bestandteil des ATS: kein externer Dienst, dessen Daten Sie manuell verbinden müssen.
- Mehrere Kalender gleichzeitig: Recruiter, Hiring Manager und Besprechungsraum – Kandidaten sehen nur echte Überschneidungen.
- Buchungsregeln: Sie bestimmen Vorlauf und spätesten Buchungszeitpunkt.
- Die Buchung steht direkt beim Kandidaten: Termine und Änderungen bleiben im Auswahlverfahren.
- Keine erneute Dateneingabe: Es entstehen keine abweichenden Kontakte oder doppelten Datensätze.
- Selbstständige Umbuchung: Kandidaten wählen einen Ersatztermin, alle Kalender werden aktualisiert.
- Bidirektionale Kalendersynchronisierung: Sie sehen mehrere Kalender und vereinbaren Termine direkt im Gespräch.
Was wir bewusst nicht tun: Das dritte Modell – also die direkte Anbindung an Ihr Postfach, bei der das ATS alle eingehenden Nachrichten lesen würde – bieten wir nicht an. Die meisten Unternehmen erlauben es aus Sicherheitsgründen ohnehin nicht, und wir wollen keinen Zugriff auf Ihre Post haben.
Und offen zur System-E-Mail: Die System-Adresse setzen wir jedes Mal automatisch in Kopie, wenn Sie eine E-Mail aus dem System versenden – und zwar auch dann, wenn Sie nur auf „Antworten“ gehen (Sie müssen nicht „Allen antworten“). Der Recruiter muss an nichts denken. Erfasst wird aber nur das, was über die Kopie läuft: Die Adresse in Kopie können Recruiter und Kandidat manuell entfernen.
Häufige Fragen
Wie funktioniert die Synchronisierung der E-Mail-Kommunikation mit dem Kandidaten im ATS?
Es gibt drei Modelle, und sie sind nicht gleichwertig. Das erste ist ein Plugin in Outlook oder Gmail, mit dem der Recruiter eine ausgewählte Konversation manuell im ATS speichert oder aus einer E-Mail direkt einen Kandidaten anlegt; er hat volle Kontrolle und es ist sicherheitstechnisch am saubersten, hängt aber von der Disziplin des Recruiters ab. Das zweite ist die System-E-Mail: Das ATS hat eine eigene Adresse, die das System beim Versand automatisch in Kopie setzt, sodass die Kommunikation beim Kandidaten erfasst wird; das funktioniert automatisiert, der Recruiter muss an nichts denken, und das System hat keinen Zugriff auf das Postfach. Erfasst wird aber nur, was über die Kopie läuft, und die Adresse in Kopie lässt sich manuell entfernen. Das dritte ist die direkte Anbindung an das Postfach, bei der das ATS alle eingehenden Nachrichten liest; aus Sicht der Cybersicherheit ist das nicht beliebt, und die meisten Unternehmen erlauben es nicht.
Was sind Buchungslinks für die Terminplanung von Gesprächen?
Ein Buchungslink ist ein an den Kalender des Recruiters gekoppelter Link, den Sie dem Kandidaten statt der Terminabsprache per E-Mail schicken. Er richtet sich nach Regeln, die Sie festlegen: Länge des Slots, frühester und spätester möglicher Termin, Pause zwischen den Gesprächen. Der Kandidat wählt den Termin, der ihm passt, und das System stellt sicher, dass er nicht mit einem anderen Ereignis im Kalender kollidiert. Fortgeschrittenere Varianten können mehrere externe Kalender zugleich berücksichtigen oder einen Multi-Slot erstellen, bei dem sich mehrere Kandidaten für einen Termin anmelden, typischerweise für ein Assessment-Center. Buchungslinks werden zum Standard und sind für den Kandidaten ein Signal für die technische Reife des Unternehmens.
Welches Recruiting-Tool beherrscht die Interview-Terminplanung?
Eines, das mit mehreren Kalendern gleichzeitig arbeitet, dem Kandidaten einen Buchungslink mit Ihren eigenen Regeln anbietet und den vereinbarten Termin direkt zum Kandidaten im Auswahlverfahren schreibt. Steht das Planungstool außerhalb des ATS, rechnen Sie damit, Daten von Hand zusammenzuführen — und der Kandidat gibt sie zweimal ein.
Wie lassen Sie Kandidaten ihren Interviewtermin selbst wählen?
Schicken Sie einen Buchungslink statt einer Terminliste per E-Mail. Er zeigt nur, was in den Kalendern aller Beteiligten wirklich frei ist, und hält die Regeln ein, die Sie gesetzt haben. Der Kandidat wählt, und der Termin steht sofort in allen Kalendern — ohne dass Sie vorher etwas blockieren.
Wie verschieben Sie ein Interview, wenn der Kandidat krank wird?
Überlassen Sie ihm das Verschieben. Ein Buchungslink mit dieser Möglichkeit lässt ihn einen Ersatztermin aus den freien Zeiten wählen, ohne dass Recruiter einen Kalender öffnen. Setzen Sie nur eine Grenze, bis wann eine Änderung erlaubt ist, damit sie nicht eine Stunde vor dem Termin passiert.