Welches ATS hat eine gute Anbindung an E-Mail und Kalender?
Eine gute Anbindung erkennen Sie an drei Dingen. Erstens: Das ATS versendet E-Mails aus dem Domänennamen Ihres Unternehmens, sodass die Nachricht beim Kandidaten genauso ankommt, als hätte der Recruiter sie aus Outlook oder Gmail geschickt. Zweitens: Das System kann die Kommunikation mit dem Kandidaten synchronisieren – es gibt drei technische Modelle, und sie unterscheiden sich vor allem im Umfang des Zugriffs, den Sie dem System auf das Postfach geben. Drittens: Der Kalender funktioniert in beide Richtungen – das ATS sieht freie Termine einschließlich der geteilten Kalender von Kollegen, und ein angelegtes Gespräch wird in Google Kalender oder Outlook zurückgeschrieben, samt Link zu Google Meet oder Teams. Die Spitze ist dann der Buchungslink, über den sich der Kandidat den Termin selbst ohne Kollisionsrisiko aussucht.
Grundlage: Versand aus Ihrer Domäne
Es ist keine Kosmetik. Wenn ein ATS Kandidaten Nachrichten aus einer fremden Adresse schickt, erkennt der Kandidat den Absender nicht, die Antwort geht verloren und die Zustellbarkeit sinkt. Das System muss deshalb aus Ihrer Domäne versenden können – also so, als wäre die E-Mail direkt aus Outlook oder Gmail abgegangen.
Der gängigste Weg ist, über eine Autorisierung ein konkretes E-Mail-Konto anzubinden, aus dem die Nachrichten abgehen. Prüfen Sie deshalb beim Anbieter, dass die Anbindung Microsoft 365 (Outlook) und Google Workspace (Gmail) berücksichtigt.
Es gibt auch die Variante, dass sich das ATS über SPF- und DKIM-Einträge direkt an die E-Mail-Server Ihres Unternehmens anbindet. Damit geben Sie dem Server des Anbieters aber das Recht, unter Ihrer Domäne praktisch jede beliebige E-Mail zu versenden, und aus Sicht der Sicherheit ist das deshalb meist nicht bevorzugt.
Verwandte Funktionen: Versand im Domänennamen · E-Mail-Vorlagen
Drei Arten, die Kommunikation mit dem Kandidaten zu synchronisieren
Das Ziel ist, dass im ATS die gesamte Konversation mit dem Kandidaten erhalten bleibt – also auch das, was der Recruiter aus seinem Postfach geschrieben hat, und das, was der Kandidat geantwortet hat. Das lässt sich auf drei Arten erreichen. Sie sind nicht gleichwertig.
| Modell | Wie es funktioniert | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|---|
| 1. Plugin (manuell) |
Add-on in Outlook oder Gmail, mit dem der Recruiter eine ausgewählte Konversation im ATS speichert – oder aus einer E-Mail direkt einen Kandidaten anlegt. | Volle Kontrolle darüber, was gespeichert wird. Sicherheitstechnisch am saubersten. | Hängt von der Disziplin des Recruiters ab. Was er nicht speichert, ist nicht im System. |
| 2. System- |
Das ATS hat eine eigene Adresse, die Sie in Kopie setzen. Alles, was über sie läuft, wird beim Kandidaten erfasst. | Funktioniert automatisch, und das System hat keinen Zugriff auf Ihr Postfach. | Erfasst nur, was über die Kopie läuft – und die Adresse in Kopie lässt sich manuell entfernen. |
| 3. Direkte Anbindung an das Postfach |
Das ATS verbindet sich mit dem Postkonto und liest alle eingehenden Nachrichten. | Nichts entgeht, der Recruiter muss nichts tun. | Sicherheitsrisiko. Die meisten Unternehmen erlauben es aus Sicht der Cybersicherheit nicht. |
Verwandte Funktionen: Synchronisierung der Kommunikation · Plugin für Outlook · Plugin für Gmail
Der Kalender muss in beide Richtungen funktionieren
Die Kalenderanbindung wird oft auf „Ich sehe meine Termine im ATS" reduziert. Das ist zu wenig. Eine nützliche Anbindung hat zwei Richtungen.
Richtung 1: Das ATS sieht die Verfügbarkeit – auch die der Kollegen
Das System liest nicht nur Ihren Kalender, sondern auch die, die Sie in Outlook oder Google Kalender geteilt haben. Bei der Planung eines Gesprächs sehen Sie so transparent, wann der Hiring Manager und ein weiterer Kollege aus dem Panel frei haben, und schlagen den Termin gleich beim ersten Mal richtig vor.
Richtung 2: Ein Gespräch aus dem ATS wird in den Kalender geschrieben
Wenn Sie im ATS ein Gespräch anlegen, erscheint das Ereignis im ausgewählten Kalender (oder in mehreren zugleich), und daraus geht eine Standard-Einladung ab. Bei einem Online-Gespräch generiert das System gleich einen Link zum Meeting – Microsoft Teams bei Outlook, Google Meet bei Google – und fügt ihn in die Einladung ein.
Das Ergebnis ist, dass Sie im ATS eine übersichtliche Liste der Gesprächstermine haben, bei einem Online-Meeting einen direkten Link zum Gespräch und bei einem persönlichen Gespräch die Adresse des Standorts, an den der Kandidat kommen soll.
Verwandte Funktionen: Google Kalender · MS Outlook Kalender · Verfügbarkeit freier Termine · Übertragung des Termins in den Kalender · Generierung eines Teams-/Meet-Links · Datum des Gesprächs
Buchungslinks: Lassen Sie den Kandidaten den Termin wählen
Statt eines E-Mail-Ping-Pongs im Stil „Würde Ihnen der Donnerstag passen?" schicken Sie dem Kandidaten einen Buchungslink. Dieser ist an Ihren Kalender gekoppelt und richtet sich nach Regeln, die Sie festlegen – wie lang ein Slot ist, ab wann und bis wann sich buchen lässt, wie lang die Pause zwischen den Gesprächen ist.
Der Kandidat wählt den Termin, der ihm passt, und Sie haben die Gewissheit, dass er nie mit einem anderen Ereignis in Ihrem Kalender kollidiert. Fortgeschrittenere Varianten können auch mehrere externe Kalender zugleich berücksichtigen oder einen Multi-Slot erstellen, bei dem sich mehrere Kandidaten für einen Termin anmelden – typischerweise für ein Assessment-Center.
Buchungslinks werden zum Standard. Für den Kandidaten sind sie ein Signal, dass das Unternehmen technisch reif ist und dass das Recruiting auf seinem Komfort aufbaut, nicht auf dem des Recruiters.
Verwandte Funktionen: Buchungslinks · Anbindung mehrerer externer Kalender · Multi-Slots für das Assessment-Center
Komplette Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →
Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Wie wir die Anbindung lösen:
- Wir binden uns an Microsoft 365 (Outlook) und an Google Workspace (Gmail) an – Sie autorisieren ein konkretes E-Mail-Konto, und wir versenden daraus im Domänennamen Ihres Unternehmens.
- Von den drei Synchronisierungsmodellen bieten wir die ersten beiden: das Plugin für Outlook und Gmail (manuelles Speichern der Konversation oder Anlegen eines Kandidaten direkt aus der E-Mail) und die System-E-Mail in Kopie, die die Kommunikation zwischen Recruiter und Kandidat erfasst.
- Den Kalender binden wir bidirektional an: Sie sehen die eigene Verfügbarkeit und die der geteilten Kalender von Kollegen, und ein angelegtes Gespräch wird in den Kalender zurückgeschrieben. Bei einem Online-Meeting wird in die Einladung ein Link zu Teams oder Google Meet generiert.
- Buchungslinks ermöglichen es dem Kandidaten, einen freien Termin nach Ihren Regeln zu wählen, ohne Kollisionsrisiko.
Was wir bewusst nicht tun: Das dritte Modell – also die direkte Anbindung an Ihr Postfach, bei der das ATS alle eingehenden Nachrichten lesen würde – bieten wir nicht an. Die meisten Unternehmen erlauben es aus Sicherheitsgründen ohnehin nicht, und wir wollen keinen Zugriff auf Ihre Post haben.
Und offen zur System-E-Mail: Die System-Adresse setzen wir jedes Mal automatisch in Kopie, wenn Sie eine E-Mail aus dem System versenden – und zwar auch dann, wenn Sie nur auf „Antworten" gehen (Sie müssen nicht „Allen antworten"). Der Recruiter muss an nichts denken. Erfasst wird aber nur das, was über die Kopie läuft: Die Adresse in Kopie können Recruiter und Kandidat manuell entfernen.
Häufige Fragen
Wie funktioniert die Synchronisierung der E-Mail-Kommunikation mit dem Kandidaten im ATS?
Es gibt drei Modelle, und sie sind nicht gleichwertig. Das erste ist ein Plugin in Outlook oder Gmail, mit dem der Recruiter eine ausgewählte Konversation manuell im ATS speichert oder aus einer E-Mail direkt einen Kandidaten anlegt; er hat volle Kontrolle und es ist sicherheitstechnisch am saubersten, hängt aber von der Disziplin des Recruiters ab. Das zweite ist die System-E-Mail: Das ATS hat eine eigene Adresse, die das System beim Versand automatisch in Kopie setzt, sodass die Kommunikation beim Kandidaten erfasst wird; das funktioniert automatisiert, der Recruiter muss an nichts denken, und das System hat keinen Zugriff auf das Postfach. Erfasst wird aber nur, was über die Kopie läuft, und die Adresse in Kopie lässt sich manuell entfernen. Das dritte ist die direkte Anbindung an das Postfach, bei der das ATS alle eingehenden Nachrichten liest; aus Sicht der Cybersicherheit ist das nicht beliebt, und die meisten Unternehmen erlauben es nicht.
Was sind Buchungslinks für die Terminplanung von Gesprächen?
Ein Buchungslink ist ein an den Kalender des Recruiters gekoppelter Link, den Sie dem Kandidaten statt der Terminabsprache per E-Mail schicken. Er richtet sich nach Regeln, die Sie festlegen: Länge des Slots, frühester und spätester möglicher Termin, Pause zwischen den Gesprächen. Der Kandidat wählt den Termin, der ihm passt, und das System stellt sicher, dass er nicht mit einem anderen Ereignis im Kalender kollidiert. Fortgeschrittenere Varianten können mehrere externe Kalender zugleich berücksichtigen oder einen Multi-Slot erstellen, bei dem sich mehrere Kandidaten für einen Termin anmelden, typischerweise für ein Assessment-Center. Buchungslinks werden zum Standard und sind für den Kandidaten ein Signal für die technische Reife des Unternehmens.