Mitarbeiterempfehlungsprogramm mit ATS-Integration: So steigern Sie die Beteiligung von 5–7 % auf 20–30 % #

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist eine der hochwertigsten Quellen für Kandidaten. Nur ist die Art, wie viele Unternehmen es betreiben, flach: eine Geldprämie erst nach Eintritt oder nach der Probezeit. Ein kleiner Teil der Mitarbeitenden macht mit. Die eigentliche Frage lautet, wie man die Beteiligung erhöht. Die Antwort: Gamification, kleinere Prämien und ATS-Integration.

Was ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist #

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm, oft auch Empfehlungsprogramm oder Referral-Programm genannt, ist ein System, das Mitarbeitende dafür belohnt, Kandidaten für offene Stellen im Unternehmen zu empfehlen. Es geht nicht nur um eine E-Mail mit einer Prämie für eine eingestellte Person, sondern um einen Prozess: Der Mitarbeitende weiß, wen er empfehlen kann, was mit dem Kandidaten passiert und wann eine Prämie entsteht.

Ein gut eingestelltes Empfehlungsprogramm steht nah an Karriereseiten, sozialen Netzwerken und dem eigentlichen Auswahlverfahren. Teilen hilft bei der Reichweite, Kandidatenempfehlungen helfen bei der Qualität, und laufendes Feedback verhindert das Gefühl, dass ein Kontakt in einem schwarzen Loch verschwunden ist.

Warum sich nur 5–7 % der Mitarbeitenden beteiligen #

Häufig heißt es, dass sich an Referral-Programmen ungefähr 15 % der Mitarbeitenden aktiv beteiligen. Bei flachen Programmen sehen wir in der Praxis aber oft eher 5–7 % der Mitarbeitenden. Nicht, weil Mitarbeitende nicht empfehlen könnten. Das Problem liegt in der Mechanik.

Das typische Szenario: HR informiert darüber, dass es für eine erfolgreiche Empfehlung eine Prämie gibt. Ein Mitarbeitender empfiehlt jemanden oder teilt eine Stelle. Dann wartet er. Der Kandidat durchläuft Screening, Gespräch, Eintritt und vielleicht noch die Probezeit. Die Prämie kommt nach mehreren Monaten, wenn überhaupt. In diesem Moment verbindet der Mitarbeitende sie nicht mehr mit der ursprünglichen Aktivität.

Wenn Sie erst nach einem halben Jahr belohnen, belohnen Sie ein Ergebnis, an das sich HR erinnert. Nicht die Aktivität, an die sich der Mitarbeitende erinnert.

Es fehlen Gamification, laufendes Feedback und mehr kleine Gewinner. Der Mitarbeitende sieht nicht, was mit seinem Kandidaten passiert, wie viel Wert er dem Unternehmen bereits gebracht hat und was er als Nächstes gewinnen kann.

Wert entsteht früher, als der Kandidat eintritt #

Der größte Irrtum ist, so zu tun, als hätte ein Referral erst dann Wert, wenn der Kandidat eintritt. Wert entsteht früher. Schon das Teilen einer Anzeige hat einen Marketingeffekt: Der Mitarbeitende zeigt die Stelle Menschen, die Sie sonst über bezahlte Werbung, Jobbörsen oder eigene Inhalte erreichen müssten.

Diese Klicks würden Sie sonst kaufen. Der Mitarbeitende hilft Ihnen, sie organisch zu gewinnen, zusätzlich über persönliches Vertrauen. Und wenn ein empfohlener Kandidat das Screening oder ein Gespräch erreicht, ist weiterer Wert entstanden, selbst wenn er am Ende nicht eintritt. Der Recruiter hat einen relevanten Kontakt und eine Validierung vom Markt gewonnen.

Deshalb ist es sinnvoll, auch kleinere Ergebnisse zu belohnen: Kandidatentipp, Teilen einer Stelle, Wechsel in die nächste Phase, Interview oder Annahme des Angebots. Welche Phasen Sie honorieren, entscheiden Sie selbst – und es kann je Stelle anders sein. Bei schwer zu besetzenden Stellen kann schon der reine Kandidatentipp eine Prämie verdienen, bei häufigeren Stellen vielleicht erst ein Kandidat, der zum Gespräch kommt. Der finale Eintritt kann der große Meilenstein bleiben, sollte aber nicht der einzige Moment sein, in dem das Programm sagt: Ihre Hilfe war sinnvoll.

Verwandte Themen: Karriereseiten und Inhalte von Stellen · Sourcing auf LinkedIn · Anbindung des ATS an Jobbörsen

Mehr Beteiligung bedeutet kein höheres CFO-Budget #

Unternehmen ziehen oft einen einfachen Schluss: Wenn Referral nicht funktioniert, erhöhen wir die Prämie. Nur bewegt Geld allein das Programm nicht. Für manche ist der Betrag interessant, für andere nicht. Bei manchen Positionstypen kann eine Geldprämie richtig sein, bei anderen ist sie nur die teurere Version desselben Problems.

Der bessere Anfang ist eine Mitarbeiterbefragung. Nicht ein unternehmensweiter Fragebogen mit der Frage „wollen Sie Geld?“, sondern eine Erhebung nach Positionstypen und Unternehmenskultur. Was schätzen Entwickler, Produktion, Backoffice oder Menschen in Niederlassungen? Referral-Programme leben davon, die eigenen Mitarbeitenden zu kennen.

Ein Creditsystem ermöglicht dann, Geld zu reduzieren. Mitarbeitende sammeln Credits für kleinere Schritte und tauschen sie gegen Prämien mit persönlichem Wert. Eine Geldprämie können Sie für Eintritt oder Probezeit behalten.

Die Stuhl-Geschichte: eine Prämie, die im Unternehmen bleibt #

Stellen Sie sich ein Technologieunternehmen vor, in dem die Mitarbeitenden in der Befragung eine klare Sache sagen: Sie wollen bessere ergonomische Stühle. Sie sofort für hundert Menschen zu kaufen, kann unrealistisch sein. Einen Stuhl als Prämie im Referral-Programm zu geben, ergibt aber Sinn.

Der Mitarbeitende sammelt Credits für Empfehlungen, Teilen und Fortschritte von Kandidaten. Er tauscht sie gegen einen Stuhl für €800. Das Unternehmen gibt Geld aus, ja. Aber der Stuhl bleibt im Unternehmen, verbessert das Umfeld und erzeugt internes Marketing: „Warum hat er einen besseren Stuhl?“ Weil er bei Kandidatenempfehlungen geholfen hat.

Ein Stuhl für €800 bleibt als Firmenequipment und sichtbare Erinnerung an das Programm. Rund €500 netto in der Gehaltsabrechnung verlassen das Unternehmen, und am nächsten Tag spricht niemand mehr darüber.

Nicht jede Prämie muss in der Buchungszeile billiger sein. Sie sollte aber mehr Rendite haben: das Umfeld verbessern, Kultur unterstützen und sichtbar sein.

Culture-Fit-Prämien: was Menschen wirklich wollen #

Culture-Fit-Prämien sind kein Katalog zufälliger Benefits. Sie sollten möglichst genau zu Positionen und Kultur des Unternehmens passen. In einem Unternehmen funktionieren ein ergonomischer Stuhl oder ein besserer Monitor, in einem anderen ein freier Tag, ein Kurs, Merch, ein Mittagessen mit dem CEO oder ein Beitrag für wohltätige Zwecke.

Eine Spende ist ein gutes Beispiel: Mancherorts schätzen Mitarbeitende, dass das Unternehmen für einen empfohlenen Kandidaten an eine Sache spendet, an die sie glauben. Ein freier Tag ist wiederum nicht derselbe Aufwand wie Geld in der Gehaltsabrechnung. Es ist ein Alternativaufwand mit hohem subjektivem Wert.

Es geht nicht darum, Geld zu verbieten. Es geht darum, nicht länger so zu tun, als löse ein einziger Betrag die Motivation aller Menschen. Ein Referral-Programm sollte Geld, Credits und Prämien danach kombinieren, was Ihre Menschen einbindet.

Welche Vorteile ein im ATS integriertes Referral-Programm hat #

Ohne Anbindung an den Recruiting-Workflow beginnt HR schnell, eine parallele Evidenz zu führen: wer wen empfohlen hat, in welcher Phase der Kandidat ist, wann Anspruch auf eine Prämie entsteht und was dem Mitarbeitenden gezeigt werden darf. Bei ein paar Empfehlungen hält man das aus. Bei einem Programm, das 20–30 % der Mitarbeitenden einbinden soll, nicht mehr. Genau das löst die ATS-Integration automatisch:

• Automatische Vergabe von Prämien nach Workflow-Schritten: Sie wählen selbst, welche Recruiting-Phasen Sie belohnen wollen – und bei jeder Stelle kann das anders sein. Wenn der Kandidat die gewählte Phase erreicht, schreibt das System die Prämie nach Ihren Regeln gut.
• Transparente Timeline für Mitarbeitende: Mitarbeitende sehen, wen sie empfohlen haben, in welcher Phase der Kandidat ist, wie viele Credits sie haben und was sie noch gewinnen können.
• DSGVO-Einwilligung des empfohlenen Kandidaten automatisch: der empfohlene Kandidat muss eine Bitte um Einwilligung in die Verarbeitung der Daten erhalten; erst danach sollten die Daten im Recruiting verwendet werden.
• Keine parallele Tabelle: Referral ist an Kandidat, Stelle und Workflow gebunden, sodass HR keine separate Tabelle pflegen muss.
• Reporting der Beteiligung: Sie sehen, wer sich beteiligt, wer inaktiv ist und wie das Programm im Unternehmen lebt.
• Kombination von Credits und Geld: frühe Schritte können über Credits laufen, finaler Eintritt oder Probezeit über Geld.
• Erfassung bestellter Prämien und Übergabe: Wenn ein Mitarbeitender eine Prämie im Referral-Shop bestellt, erfasst das System Bestellung und Auszahlung; die verantwortliche Person bekommt eine Benachrichtigung und bestätigt die Übergabe direkt im System.

Bei der DSGVO sollten Sie zugleich Rechtsgrundlage, Einwilligungen und Aufbewahrung der Kandidaten beachten. Ausführlicher behandeln wir das im eigenen Artikel DSGVO im Recruiting. Dies ist keine Rechtsberatung.

Welche Mitarbeiterempfehlungsprogramme lassen sich mit einem ATS integrieren? #

Wenn Sie ein Empfehlungsprogramm mit ATS-Integration brauchen, betrachten Sie drei grundlegende Wege. Der erste ist eine eigenständige Recruiting-Plattform oder Referral-Software mit ATS-Integration. Der zweite ist ein Referral-Modul direkt im ATS. Der dritte ist die manuelle Verwaltung über Formulare, Tabellen und interne Kommunikation.

Eine eigenständige Recruiting-Plattform kann sinnvoll sein, wenn Sie bereits ein ausgewähltes Bewerbermanagementsystem haben. Fragen Sie aber nach Daten in beide Richtungen: Es reicht nicht, einen Kandidaten ins ATS zu senden. Das Referral-Tool muss wissen, dass der Kandidat eine Phase durchlaufen hat, damit es den Mitarbeitenden belohnen und ihm den transparenten Status zeigen kann.

Ein Referral-Modul direkt im ATS arbeitet mit Daten, die Sie im Recruiting schon haben: Stellen, Workflow, Kandidaten, Einwilligungen, Statusänderungen und Reporting. Manuelle Verwaltung ist am Anfang am billigsten, aber im Betrieb am teuersten, wenn das Programm häufig, transparent und fair sein soll.

Auswahlkriterien: Daten über Kandidatenphasen in beide Richtungen, Automatisierung der Prämien, DSGVO-Prozess, Transparenz für Mitarbeitende, Reporting der Beteiligung und Kombination von Credits mit Geld.

Wie verbindet man Mitarbeiterempfehlungen mit dem ATS? #

Technisch geht es um das Zuordnen von drei Dingen: Mitarbeitender, Kandidat und Stelle. Der Mitarbeitende empfiehlt den Kandidaten über ein Portal, Formular oder einen eindeutigen Link. Der Kandidat gibt die Einwilligung in die Datenverarbeitung. Das ATS erstellt einen Kandidatendatensatz mit der Quelle Empfehlung und löst bei Fortschritt im Recruiting-Workflow Prämien aus – in den Phasen, die Sie honorieren wollen.

Ins ATS darf nicht nur der Kontakt übertragen werden. Es müssen auch die Beziehung zum empfehlenden Mitarbeitenden, die Quelle, der Status des Kandidaten und die Prämienregeln übertragen werden. Bei Karriereseiten hängt das mit Antwortformularen und Quellenmessung zusammen.

Welche Referral-Plattformen bieten ATS-Integrationen? #

Am Markt finden Sie eigenständige Referral-Plattformen mit Integration ins ATS und Referral-Module direkt innerhalb von ATS-Produkten. Wichtiger als der konkrete Name des Tools ist der Programmtyp, den es Ihnen ermöglicht. Praktisch gibt es zwei:

Referral mit einer Prämie für das Ergebnis. Der Mitarbeitende erhält die Prämie, wenn der empfohlene Kandidat eintritt, eventuell nach der Probezeit. Vorteil: einfache Einstellung und Abrechnung, zur Not auch ohne Tool. Nachteil: Die Prämie kommt Monate nach der Aktivität, der Mitarbeitende verbindet sie nicht mehr damit, laufendes Feedback fehlt – und die Beteiligung bleibt bei jenen 5–7 %.

Referral an Recruiting-Phasen gebunden. Prämien, Credits oder Geld, ordnen Sie den Phasen zu, die Sie honorieren wollen, je Stelle anders. Vorteil: laufende Motivation und Gamification, Sie honorieren Wert, der schon durch Tipp oder Teilen entsteht, der Mitarbeitende sieht einen transparenten Status – und genau dort führt der Weg zu 20–30 % Beteiligung. Nachteil: Ohne Anbindung an das ATS lässt es sich praktisch nicht verwalten, weil Sie Kandidatenphasen, Prämienansprüche und Übergaben manuell führen müssten.

Können wir Credits und Geldprämien kombinieren? #

Ja, und oft ist es das praktischste Modell. Credits eignen sich für häufige kleinere Schritte: Tipp, Teilen, Screening, Interview. Geld kann für Eintritt oder Probezeit bleiben. Welche Phasen Sie womit belohnen, legen Sie für jede Stelle einzeln fest. Dabei gilt eine einfache Beziehung: Je niedriger die Position, desto wichtiger ist Geld. Bei Blue-Collar-Positionen interessiert praktisch alle vor allem die finanzielle Prämie; Credit- und Culture-Fit-Prämien funktionieren eher bei Büro- und Spezialistenpositionen. Das Programm verbietet den finanziellen Bonus nicht, es baut nur nicht die gesamte Motivation darauf.

Wie viele Mitarbeitende nehmen tatsächlich an einem Empfehlungsprogramm teil? #

Bei allgemeinen Referral-Programmen wird eine Beteiligung von rund 15 % genannt. Bei flachen Programmen, die vor allem auf einer Geldprämie für den finalen Eintritt beruhen, sehen wir in der Praxis eher 5–7 %. Ziel eines gut eingestellten Programms ist nicht nur, mehr Geld auszuzahlen. Ziel ist, 20–30 % der Mitarbeitenden zu erreichen, die das Programm tatsächlich nutzen: sie teilen Stellen, empfehlen Kandidaten und sehen, dass ihre Aktivität eine Reaktion bekommt.

Vollständige Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →

Das erste Auswahlkriterium ist keine Funktion, sondern die Rechtslage #

Die meisten Tool-Vergleiche beginnen bei den Funktionen. Fangen Sie woanders an — besonders in der Europäischen Union. Dass Ihnen eine Mitarbeiterin den Lebenslauf einer Bekannten hochlädt, kann für sich genommen schon ein DSGVO-Problem sein.

Und es muss nicht einmal ein Lebenslauf sein. Name und E-Mail genügen. Das sind bereits personenbezogene Daten, die Sie ohne Einwilligung der betroffenen Person nicht einfach speichern dürfen.

Die erste Frage an den Anbieter ist nicht, was das Programm kann. Sie lautet, ob Sie es in der Europäischen Union überhaupt so einsetzen dürfen, wie Sie es sich vorstellen.

Rechtlich saubere Systeme lösen das für Sie. Das Eintragen eines Tipps löst eine Aktion aus: Die empfohlene Person erhält eine E-Mail, die sie darüber informiert, dass sie empfohlen wurde — idealerweise von wem und auf welche Position — und fragt, ob sie mit der Aufnahme ins Auswahlverfahren einverstanden ist.

Erst nach dieser Zustimmung entsteht die Kandidatin oder der Kandidat tatsächlich in Ihrem System. Bei Ablehnung werden die Daten vollständig anonymisiert. Das Unternehmen erfährt nichts; benachrichtigt wird höchstens die Person, die empfohlen hat.

Zwei Ebenen des Programms — und nur eine hat ein DSGVO-Problem #

Diese Unterscheidung entscheidet darüber, was Sie vom Tool überhaupt brauchen.

Tipps auf Kandidaten. Mitarbeitende laden Kontakt, Telefon, gegebenenfalls Lebenslauf oder LinkedIn-Profil hoch und ergänzen eine Nachricht an die Recruiter — etwa dass sie früher zusammen gearbeitet haben und man sich darauf beziehen darf. Es ist völlig legitim, dass HR anruft und sagt, wer empfohlen hat. Genau für diese Ebene gilt die oben beschriebene Einwilligungsmechanik.

Teilen von Stellenanzeigen. Mitarbeitende teilen die Anzeige, Kandidaten bewerben sich selbst. Hier gibt es keinen Unterschied zur normalen Bewerbung — dass jemand über den Link einer Kollegin kam, ändert daran nichts.

In beiden Fällen gelten die Informationspflicht und die Möglichkeit einer freiwilligen Einwilligung über das Auswahlverfahren hinaus, damit Sie die Person auch danach speichern dürfen. Das ist allerdings ein eigenes Thema — wir behandeln es im Artikel zur DSGVO im Recruiting.

Woran Sie Tools für Mitarbeiterempfehlungen vergleichen #

Solange Sie nicht wissen, wie das Programm arbeiten soll, haben Sie keine Grundlage für die Auswahl — Sie wissen nicht, wonach Sie suchen.

Sechs Kriterien, auf denen es aus unserer Sicht steht:

Einwilligungsmechanik. Siehe oben. Ohne sie managen Sie kein Recruiting, sondern ein rechtliches Risiko.

Integration ins ATS. Es gibt Systeme, die das Empfehlungsprogramm direkt im Bewerbermanagement mitbringen — dann stellt sich die Frage gar nicht, wie der Kandidat hineinkommt.

Achten Sie dabei auf die Abkürzung CRM, denn im Recruiting meint sie zweierlei. Personaldienstleister verstehen darunter meist ihr Hauptsystem, in dem sie Kandidaten und Kunden führen. Im internen Recruiting geht es dagegen um die Arbeit mit der Kandidatendatenbank und dem Talent Pool. Für ein Empfehlungsprogramm zählt die zweite Bedeutung: Empfohlene sollen dort landen, wo alle anderen auch geführt werden, und nicht in einer separaten Liste daneben.

Beide Ebenen, nicht nur eine. Tipps auf Kandidaten und das Teilen von Stellenanzeigen.

Tracking auf Ebene einzelner Mitarbeitender. Bei hundert Mitarbeitenden existieren pro Anzeige gedanklich hundert Varianten des Links — für jede Person eine eigene URL, an der Sie erkennen, über wen die Bewerbung kam. Das ist der Teil, den Sie ohne Tool überhaupt nicht abbilden.

Nicht monetäre und kleine Prämien. Das Programm sollte auch würdigen, dass jemand überhaupt geholfen hat — eine Position geteilt oder eine Bewerbung gebracht hat. Nicht nur die Prämie für den Eintritt.

Eine Karriereseite, nicht zwei. Siehe nächster Abschnitt.

Legen Sie sich keine zweite Karriereseite zu #

Stellen Sie es sich so vor. Ein Unternehmen hat eigene Karriereseiten mit seinen Anzeigen. Gleichzeitig braucht es pro Anzeige eine eindeutige URL für jede Person im Team — und muss sie ihr irgendwie zustellen, damit sie weiß, welche sie teilen soll. Das allein ist schon aufwendig.

Gut gemachte Programme schaffen das über Ihrer eigenen Website. Schwächere bieten Ihnen zwei Domains an: eine fürs Empfehlungsprogramm und eine für die Karriereseiten.

Zwei Karriereseiten zersplittern die Arbeitgebermarke. Sie wollen, dass Menschen auf Ihrer Seite landen — dort erfahren sie mehr.

Wann Sie eigentlich kein Tool brauchen #

Fair bleiben: Ein Empfehlungsprogramm funktioniert organisch am besten in jungen, startenden Unternehmen. Dort herrscht Begeisterung, man spürt die gemeinsame Richtung und den Sinn — und Empfehlungen entstehen von selbst, ohne dass sie jemand definiert hätte. Das Tool kommt in dem Moment, in dem Sie das noch verstärken wollen.

Prämien und die Rituale drumherum — etwa eine Auszeichnung vor dem ganzen Team — gehen auch ohne System. Was ohne System nicht geht, ist genau das Tracking: automatische Links für einzelne Personen und der Überblick, über wen wer gekommen ist.

Und noch ein Symptom, das wir oft sehen: Unternehmen wollen Tipps von Mitarbeitenden, aber nicht, dass diese teilen. Dort, wo ein Unternehmen seine Arbeitgebermarke im Griff hat, wird von selbst geteilt.

Welches Tool für ein Empfehlungsprogramm ist das beste? #

Ein universell bestes gibt es nicht — entscheidend ist, was Sie vom Programm erwarten. Gehen Sie die sechs Kriterien oben durch: Einwilligungsmechanik nach DSGVO, Integration ins ATS, beide Ebenen des Programms, Tracking auf Personenebene, nicht monetäre Prämien und die Gewissheit, dass keine zweite Karriereseite entsteht.

Welche Software für Mitarbeiterempfehlungen passt zu einem kleinen Unternehmen? #

Kleine Unternehmen brauchen oft gar keine eigene Software — in jungen Teams wird ohnehin empfohlen. Sobald Sie aber auch kleine Schritte belohnen und wissen wollen, über wen jemand kam, brauchen Sie ein Tool — und mit ATS-Integration entfallen die Nebenliste und die zweite Website, die Ihre Marke zersplittern würde.

← Zurück zum Leitfaden zur ATS-Auswahl