Welches ATS bewältigt mehrere Recruiter und die Genehmigung von Stellen?
Sobald am Recruiting mehr als ein Recruiter beteiligt ist, entscheiden zwei Dinge. Das erste ist das Preismodell: Suchen Sie ein System, bei dem Sie nicht für jeden Nutzeraccount einzeln zahlen, sondern einen Preis für den gewählten Funktionsumfang. Das zweite ist die Genehmigung von Stellen über Stellenanforderungen – also Anträge auf Eröffnung einer Stelle, aus denen erst nach der Genehmigung eine Anzeige entsteht und auf den Jobbörsen veröffentlicht wird. Für mehrere Nutzer gebaute Systeme bringen zudem SSO (Single Sign-on, das heute auch die betriebliche Cybersicherheit verlangt), Rollen und Zugriffsrechte, einen geteilten Talent-Pool und Empfehlungen von Kandidaten aus den Recruitings anderer Recruiter. Stellenanforderungen sind zugleich die einzige Möglichkeit, im ATS sinnvoll FTE zu verfolgen – also, wie viele Vollzeitstellen Sie eigentlich suchen.
⚙️ Leitfaden auf Unternehmen umstellen Stellenanforderungen, Genehmigung und FTE-Report betreffen das interne Recruiting – im Katalog werden sie nach der Wahl „Unternehmen" freigeschaltet.
Bei mehreren Recruitern entscheidet das Preismodell
Wenn ein ATS pro Nutzeraccount abrechnet, fangen Sie an, Lizenzen zu zählen. Und sobald Sie sie zu zählen beginnen, fangen Sie auch an, sie zu streichen: Sie fügen keinen Junior-Recruiter hinzu, keinen Hiring Manager, keinen Kollegen, der nur gelegentlich am Recruiting beteiligt ist.
Damit kehren Sie aber genau dorthin zurück, wovor Sie geflohen sind – zum Weiterleiten von Kandidaten per E-Mail. Ein System, das Sie sich nicht leisten können allen zu geben, die am Recruiting beteiligt sind, erfüllt seine Hauptfunktion nicht.
Suchen Sie deshalb ein Modell, bei dem Sie für den Funktionsumfang zahlen, nicht für Köpfe. Bei einem Team, das wächst, ist das mit Abstand die wichtigste Zeile des Vertrags.
Funktionen, die erst mit mehreren Nutzern auftauchen
Mit der Zahl der Menschen im System kommen Anforderungen hinzu, die einem einzelnen Recruiter nie gefehlt haben:
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SSO (Single Sign-on). Die Nutzer melden sich mit der Unternehmensidentität an, Accounts werden
zentral angelegt und gelöscht. Es geht nicht nur um Komfort – bei größeren Unternehmen verlangt es meist die
Cybersicherheit, und ohne SSO kommt das System nicht durch die Freigabe der IT.
SSO · Azure SSO · Google SSO · Zwei-Faktor-Authentifizierung -
Rollen und Zugriffsrechte. Nicht jeder Recruiter soll jede Stelle und jeden Kandidaten sehen.
Rollen und Zugriffsrechte · Audit-Log -
Überwachung der Kandidaten in den Phasen. Mit mehreren Recruitern passiert es leicht, dass ein Kandidat irgendwo
stecken bleibt und es niemand bemerkt.
SLA für die Bearbeitung von Kandidaten · Automatische Erinnerungen -
Geteilter Talent-Pool. Ein Kandidat, den ein Recruiter gefunden hat, ist ein Vermögenswert des ganzen Unternehmens –
das System sollte ihn bei der Eröffnung einer neuen Stelle auch den anderen anbieten.
Micro-Talent-Pools · Empfehlung von Kandidaten für eine neue Stelle · KI-Suche im Talent-Pool
Genehmigung von Stellen: Was eine Stellenanforderung ist
Eine Stellenanforderung (englisch Requisition) ist ein Antrag auf Eröffnung einer Stelle. Der Manager beschreibt darin, wen und warum er braucht; die Anforderung durchläuft eine Genehmigung – typischerweise durch die Führungskraft und die Finanzabteilung – und erst nach der Genehmigung entsteht daraus eine Anzeige, die auf der Karriereseite und den Jobbörsen veröffentlicht wird.
Diese Reihenfolge ist die ganze Pointe. Ohne Anforderung erscheint die Anzeige in dem Moment draußen, in dem sie jemand schreibt. Mit Anforderung erscheint sie erst, wenn die Stelle wirklich genehmigt und finanziert ist.
Verwandte Funktionen: Stellenanforderungen · Genehmigung der Eröffnung von Stellen · Benachrichtigung für den Manager
Warum Stellenanforderungen der Schlüssel zum FTE-Reporting sind
FTE (Full-time Equivalent, Vollzeitäquivalent) drückt aus, wie viele Vollzeitstellen ein Unternehmen tatsächlich sucht. Das ist nicht dasselbe wie die Anzahl der Anzeigen – eine Anzeige kann zehn Stellen bedeuten, und drei Anzeigen können eine bedeuten.
Weil die Anzahl der gesuchten Stellen genau in der Anforderung erfasst wird, kann das ATS darauf ein Reporting aufbauen, das Sie sonst nirgends hernehmen können: wie viele Stellen im jeweiligen Zeitraum gegenüber den genehmigten Anforderungen besetzt wurden und wie viele noch gesucht werden.
Ohne Anforderung wissen Sie nicht, wie viele Menschen (FTE) Sie eigentlich suchen. Sie wissen nur, wie viele Anzeigen Sie draußen haben.
Verwandte Funktionen: FTE-Report · Offene und geschlossene Stellen · Übersicht der eingestellten Kandidaten · Time to Fill
Komplette Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →
Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Wie wir die obigen Punkte lösen:
- Nutzer sind ohne Mengenbegrenzung im Preis inbegriffen. Sie zahlen für den Funktionsumfang, nicht für Köpfe – der zehnte Recruiter und der fünfte Manager ändern den Preis nicht.
- Stellenanforderungen erfassen wir: Manager stellen Anträge auf Eröffnung neuer Stellen, und Sie haben den Überblick über die Stellen in den einzelnen Status.
- FTE erfassen wir auf der Anforderung und spiegeln es im Reporting – wie viele Stellen genehmigt, wie viele schon besetzt und wie viele noch gesucht sind.
- SSO binden wir an den Identity Provider des Kunden an (z. B. Microsoft Azure / Entra ID), wir unterstützen 2FA sowie die Verwaltung von Rollen und Zugriffsrechten.
- Die Talentdatenbank bilden Kandidaten aus früheren Recruitings, die sich recruiterübergreifend für neue Stellen wiederverwenden lassen. Bei der Eröffnung einer neuen Stelle kann die KI passende Kandidaten selbst empfehlen.
- Die Infrastruktur betreiben wir in Rechenzentren nach ISO 27001, mit verschlüsselter Übertragung und regelmäßigen unabhängigen Penetrationstests.
Wo Sie vorsichtig sein sollten – bei uns wie anderswo: Ein Genehmigungs-Workflow sieht in jedem Demo einfach aus. Lassen Sie ihn sich an Ihrem realen Szenario zeigen: wie viele Genehmigungsstufen Sie brauchen, wer eine Anforderung ablehnen darf und wie sich eine Teilzeitstelle im FTE-Report niederschlägt. Genau in diesen Details unterscheiden sich die Systeme am meisten.
Häufige Fragen
Was ist eine Stellenanforderung (Requisition) im Recruiting?
Eine Stellenanforderung, englisch Requisition, ist ein Antrag auf Eröffnung einer Stelle. Der Manager beschreibt darin, wen und warum er braucht. Die Anforderung durchläuft eine Genehmigung, typischerweise durch die Führungskraft und die Finanzabteilung, und erst nach der Genehmigung entsteht daraus eine Anzeige, die auf der Karriereseite und den Jobbörsen veröffentlicht wird. Diese Reihenfolge ist wesentlich: Ohne Anforderung erscheint die Anzeige in dem Moment draußen, in dem sie jemand schreibt, mit Anforderung dagegen erst dann, wenn die Stelle wirklich genehmigt und finanziert ist. Die Anforderung ist zugleich der einzige Ort, an dem die Anzahl der gesuchten Stellen (FTE) erfasst wird.
Was ist ein FTE-Report im Recruiting?
FTE (Full-time Equivalent, Vollzeitäquivalent) drückt aus, wie viele Vollzeitstellen ein Unternehmen tatsächlich sucht. Das ist nicht dasselbe wie die Anzahl der Anzeigen – eine Anzeige kann zehn Stellen bedeuten, und drei Anzeigen können eine bedeuten. Weil die Anzahl der gesuchten Stellen in der Stellenanforderung erfasst wird, kann das ATS darauf ein Reporting aufbauen: wie viele Stellen im jeweiligen Zeitraum gegenüber den genehmigten Anforderungen besetzt wurden und wie viele noch gesucht werden. Ohne Anforderungen wissen Sie nicht, wie viele Menschen Sie suchen, Sie wissen nur, wie viele Anzeigen Sie draußen haben.