Welche Recruiting-Software für ein kleines HR-Team?
Ein kleines HR-Team sollte ein einfaches ATS suchen, das vier Dinge erfüllt: Es führt die Antworten der Kandidaten ohne Abtippen an einem Ort zusammen, holt die Hiring Manager ins System, statt Lebensläufe per E-Mail weiterzuleiten, vereinheitlicht den Recruiting-Ablauf zu einem definierten Workflow und überwacht die DSGVO-Fristen sowie die Antwortgeschwindigkeit gegenüber den Kandidaten. Entscheiden Sie nicht nach der Anzahl der Funktionen – entscheiden Sie danach, ob das System auch die Manager wirklich nutzen. Es braucht nichts Kompliziertes, aber es ist notwendig, alle Nutzer, die am Recruiting beteiligt sind, in das System einzubinden.
Ausgangslage: Excel und Outlook
Die meisten kleinen HR-Teams haben heute kein ATS. Die Daten über Kandidaten werden manuell aus Jobbörsen und E-Mails in Excel abgetippt, Notizen kommen in eine weitere Spalte, und die Tabelle wird dann mit den Managern geteilt, die ihre Bewertungen darin ergänzen.
Und jetzt ganz offen: Dieses Vorgehen ist nicht dumm. Es ist günstig, alle kennen es, und bei einer offenen Stelle funktioniert es. Das Problem liegt nicht an Excel als solchem – das Problem liegt an drei Dingen, die sich darum herum anlagern: das Abtippen von Daten, das Fehlen einer DSGVO-Automatisierung und vor allem das Weiterleiten von Kandidaten per E-Mail.
Der versteckte Preis des Weiterleitens von Lebensläufen per E-Mail
Hier liegt Anfang und Ende des ganzen Problems. In dem Moment, in dem ein Recruiter einen Lebenslauf per E-Mail an den Manager weiterleitet, verlässt dieses Dokument jedes System – und mit ihm verschwindet auch jeder, der dafür verantwortlich ist.
Erste Folge: eine DSGVO, die niemand überwacht
Die personenbezogenen Daten eines Kandidaten dürfen nur für die unbedingt notwendige Zeit aufbewahrt werden, gegebenenfalls für die Dauer der Gültigkeit der Einwilligung, sofern der Kandidat sie über das konkrete Auswahlverfahren hinaus erteilt hat. Nur:
- Nach Abschluss des Auswahlverfahrens geht niemand zum Manager, um die E-Mails mit den Lebensläufen zu löschen.
- Nach zwei Jahren erinnert sich niemand mehr daran.
- So bleiben die Daten in den Postfächern deutlich länger, als sie dürfen.
Ein ATS löst das, indem der Lebenslauf nirgendwohin wandert – der Manager sieht sich den Kandidaten im System an. Die Fristen überwacht dann die Software, nicht das menschliche Gedächtnis.
Zweite Folge: ein Prozess, der sich weder messen noch zu Ende führen lässt
Wenn ein Recruiter dreißig E-Mails an dreißig Manager verschickt, verliert er den Überblick darüber, wer geantwortet hat und wer nicht. Er hat keine Möglichkeit herauszufinden, wo das Recruiting hängt, noch, wem er eine Erinnerung schicken soll. Das Ergebnis kennt jeder Kandidat: Auf seine Bewerbung bekommt er keine Antwort.
Es ist kein böser Wille. Es ist die Folge davon, dass der Prozess in einem Werkzeug läuft, das nicht dafür gebaut ist.
Sobald ein Lebenslauf das ATS verlässt, gibt es niemanden mehr, der dafür verantwortlich ist – weder für die DSGVO noch für die Antwort an den Kandidaten.
Vier Ziele eines ATS für ein kleines Team
Ein kleines Team braucht kein kompliziertes System. Es braucht aber eines, in das es alle Menschen und alle Quellen einbindet. Konkret:
-
Die Antworten ohne Abtippen an einem Ort zusammenführen. Kandidaten aus Jobbörsen,
von der Karriereseite und aus LinkedIn fallen direkt ins System. Besonders lohnt es sich, eine
originelle Karriereseite zu erstellen, die Ihr USP am Arbeitsmarkt trifft – also
eine verständliche Antwort auf die Frage, warum man ausgerechnet bei Ihnen arbeiten sollte.
Multiposting · Jobbörsen · Karriereseite -
Kandidaten mit den Managern innerhalb des Systems teilen. Der Manager bekommt keine E-Mail, sondern
einen Link ins System, in dem er den Kandidaten bewertet.
Vereinfachte Ansichten für Manager · Teilen ausgewählter Kandidaten · Bewertung von Kandidaten -
Kommunikation und Recruiting-Ablauf (Workflow) vereinheitlichen. Jede Stelle hat dieselben Phasen,
und in jeder Phase wissen Kandidat und Team, was als Nächstes kommt.
Eigene Prozessphasen · Vorlagen für die Recruiting-Phasen · Synchronisierung der Kommunikation -
Transparenz und Geschwindigkeit gegenüber dem Kandidaten überwachen. Das System weist darauf hin, wenn
ein Kandidat zu lange wartet, und lässt eine Stelle nicht ohne Antwort schließen.
SLA für die Bearbeitung von Kandidaten · Ablehnungsgründe · Überwachung des Ablaufs der Einwilligung
Komplette Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →
Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Wie wir kleinen HR-Teams entgegenkommen:
- Nutzer sind ohne Mengenbegrenzung im Preis inbegriffen. Sie fügen alle Hiring Manager hinzu und zahlen für sie nichts extra – die oben beschriebene Falle droht bei uns nicht.
- Die Manager arbeiten im System, nicht in der E-Mail: Sie haben vereinfachte Ansichten, geteilte Kandidaten und Bewertungen.
- Die DSGVO lösen wir automatisiert – Aufbewahrungsfristen, Ablauf der Einwilligung, Anonymisierung. Die Daten hosten wir in der EU.
- Den Workflow richten Sie nach dem Stellentyp ein, einschließlich SLA für die Bearbeitung von Kandidaten.
Zur Vertragsbindung ganz offen: Das Abonnement schließen wir für ein Jahr ab. Die Jahresbindung bedeutet aber nicht, dass Sie alles im Voraus zahlen müssen – die Zahlung lässt sich nach Absprache in Raten aufteilen, sodass auch ein kleines Team mit angespanntem Cashflow damit zurechtkommt. Wenn Sie aber ein monatliches Abonnement brauchen, das jederzeit kündbar ist, werden Sie anderswo zufriedener sein.
Häufige Fragen
Warum ist das Weiterleiten von Lebensläufen an Manager per E-Mail ein Problem?
Sobald ein Recruiter einen Lebenslauf per E-Mail an den Manager weiterleitet, verlässt das Dokument das ATS, und niemand ist mehr dafür verantwortlich. Es entstehen zwei Probleme. Das erste ist die DSGVO: Nach Abschluss des Auswahlverfahrens geht niemand zum Manager, damit er die E-Mails mit personenbezogenen Daten löscht, sodass die Daten deutlich länger in den Postfächern bleiben, als sie dürfen. Das zweite ist die Prozesssteuerung: Wenn ein Recruiter dreißig E-Mails verschickt, hat er keinen Überblick, wer geantwortet hat und wo das Recruiting hängt, und der Kandidat bekommt oft gar keine Antwort. Die Lösung ist, Kandidaten innerhalb des ATS zu teilen, wo die Software die Fristen überwacht und die Bewertung im System stattfindet.
Warum reichen Excel und Outlook für das Recruiting nicht?
Excel und Outlook sind keine dumme Lösung und funktionieren bei einer einzigen offenen Stelle. Das Problem tritt an drei Stellen auf: Die Daten über Kandidaten müssen manuell aus Jobbörsen und E-Mails abgetippt werden, die Automatisierung der DSGVO-Fristen und der Anonymisierung fehlt, und Kandidaten werden per E-Mail an die Manager weitergeleitet, womit sie jedes System verlassen. Eine Tabelle kann die Recruiting-Geschwindigkeit nicht messen, weist nicht auf einen wartenden Kandidaten hin und teilt keinen Kontext. Sobald Sie mehrere Antwortquellen oder mehrere am Auswahlprozess beteiligte Personen haben, lohnt sich der Umstieg auf ein ATS.
Wie wählt man ein ATS für ein kleines Unternehmen?
Ein ATS für ein kleines Unternehmen wählen Sie nach der Einfachheit der Einführung, dem Preis und der Anbindung an Jobbörsen. Entscheidend ist, dass das System die Antworten aus den Anzeigen an einem Ort zusammenführt, Excel ersetzt und die Kommunikation mit den Managern übersichtlicher macht. Nutzen Sie den Leitfaden oben und definieren Sie Ihre Must-have- und Nice-to-have-Funktionen.