Welches ATS für eine Personalagentur?
Bei einer Personalagentur entscheiden die Teamgröße und die Arbeitsweise, nicht die Länge der Funktionsliste. Eine Boutique-Agentur mit zwei bis drei Recruitern braucht kein robustes CRM zur Kundenverwaltung – der Schwerpunkt ihres Systems ist ein gutes ATS, das auf die Suche in der eigenen Talentdatenbank und auf aktives Sourcing auf LinkedIn ausgerichtet ist. Mittlere und große Agenturen achten dagegen darauf, dass die ATS-Kosten nicht unverhältnismäßig mit der Zahl der Recruiter wachsen und dass ihnen das System einen technologischen Vorsprung gegenüber der Konkurrenz verschafft. Über alle Größen hinweg gelten zwei Dinge: Die Anbindung an LinkedIn ist ein Muss, einschließlich der Übernahme des Konversationsverlaufs mit dem Kandidaten, und das System muss die geleistete Arbeit sichtbar machen können – gegenüber Kunde und Kandidat.
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Gestehen Sie sich zuerst ein, was für eine Agentur Sie sind
| Agenturtyp | Schwerpunkt des Systems |
|---|---|
| Boutique (2–3 Recruiter) |
Talent-Pool und Sourcing auf LinkedIn. |
| Mittel (6–15 Recruiter) |
Breite der Leistungen für den Kunden und Standardisierung der Ergebnisse. |
| Groß (16+ Recruiter) |
Automatisierung und datengestützte Steuerung. |
Boutique-Agentur: der Schwerpunkt ist das ATS, nicht das CRM
Eine Agentur mit zwei bis drei Recruitern hat meist einige ausgewählte Kunden, die sie langfristig betreut. Sie braucht also kein System, das Hunderte Leads und Geschäftschancen erfassen kann. Die Kunden kennt sie beim Namen.
Was sie braucht, ist eine starke Arbeit mit Kandidaten: die eigene Talentdatenbank schnell durchsuchen, aktiv auf LinkedIn sourcen und die gefundenen Profile ohne Abtippen ins System bringen. Von dort aus teilt sie sie dann direkt mit dem Kunden.
Der wichtigste Wettbewerbsvorteil einer Boutique-Agentur ist die Geschwindigkeit, mit der sie Kandidaten liefern kann.
Genau darauf sollte auch die ATS-Auswahl abzielen. Suchen Sie ein System, das ihr den Prozess nicht verlangsamt – ihn idealerweise noch beschleunigt – und das ihr die Geschwindigkeit auch beim Wachstum erhält.
Verwandte Funktionen: Volltextsuche im Lebenslauf · Micro-Talent-Pools · Plugin für LinkedIn · Teilen von Kandidaten mit dem Kunden
Mittelgroße Agentur: Breite der Leistungen und die Fähigkeit, die eigene Arbeit zu verkaufen
Der Vorteil einer mittelgroßen Agentur ist, dass sie dem Kunden eine Breite an Leistungen bieten kann – von Longlists der Kandidaten über das Prescreening bis zum Full-Process-Hiring. Das Ziel sollte deshalb sein, die eigene Arbeit gut an den Kunden zu verkaufen und zugleich die Beziehungen zu den Kandidaten zu verbessern.
Gegenüber dem Kunden eignen sich grafische Exporte, die beschreiben, wie viele Kandidaten in welcher Runde waren und wie viel Arbeit die Agentur geleistet hat. Gegenüber dem Kandidaten muss man dessen Zufriedenheit laufend messen.
Eine Schlüsselfunktion ist auch das externe Teilen von Kandidaten – wegen der Professionalisierung und damit Kandidaten nicht per E-Mail weitergeleitet werden.
Verwandte Funktionen: Export über das Recruiting · Externes Teilen mit dem Kunden · Messung der Kandidatenzufriedenheit · Kandidaten in den einzelnen Phasen
Größere Agenturen: Kosten und technologischer Vorsprung
Sobald eine Agentur mehr als fünf Recruiter hat, entscheidet die Ökonomie des Systems über das Ergebnis. Ein pro Nutzer abgerechnetes Preismodell bedeutet, dass jeder neue Recruiter die Software verteuert – und bei einer Agentur, die durch das Recruiting von Menschen wächst, summiert sich das schnell.
Die zweite Frage ist die des Wettbewerbs. Agenturen konkurrieren über Geschwindigkeit und die Qualität der Shortlist. Ein System, das wiederkehrende Schritte automatisieren, Ergebnisse standardisieren und einen Kandidaten früher als die Konkurrenz anbieten kann, ist ein Geschäftsvorteil, keine Betriebskosten.
Verwandte Funktionen: CRM für Kunden und Aufträge · Filterung nach Kunde · Rollen und Zugriffsrechte
Was für alle gilt: LinkedIn ist kein Nice-to-have
Für eine Agentur ist LinkedIn das primäre Jagdrevier, und die Anbindung an es ist deshalb ein Must-have unabhängig von der Größe. Das ATS muss es ermöglichen, das Profil eines Kandidaten mit ein paar Klicks herunterzuladen und daraus eine Karte im System anzulegen, ohne manuelles Abtippen.
Nach einer Sache fragen Sie gesondert, weil sie vergessen wird: Kann das System auch die Nachrichtenhistorie übernehmen, die Sie mit dem Kandidaten auf LinkedIn geführt haben? Ohne sie verlieren Sie den Kontext der ersten Ansprache – und das ist genau der Teil der Konversation, an den sich nach einem halben Jahr niemand erinnert.
Wie es sich mit dem Herunterladen von Profilen aus LinkedIn verhält
Rund um das Sourcing aus LinkedIn herrscht unter Recruitern viel Unklarheit, klären wir das also:
- Vollständig automatisiertes Scraping erlaubt LinkedIn nicht. Tools, die eine unbegrenzte automatische Erfassung von Profilen versprechen, handeln gegen die Regeln des Netzwerks und riskieren die Sperrung von Accounts.
- Der legitime Weg ist ein vom Menschen gesteuertes Plugin. Der Recruiter öffnet ein Profil und überträgt es mit einem Klick ins ATS – es ist kein autonomer Bot, der von selbst laufen würde.
- LinkedIn überwacht die Anzahl der Downloads pro Tag. Entscheidend ist das Limit für die Anzahl heruntergeladener Lebensläufe pro Account; bei dessen Überschreitung drohen eine vorübergehende Einschränkung oder die Sperrung des Accounts. Dieses Risiko trägt LinkedIn selbst, nicht das jeweilige ATS.
- Ein gutes Tool hilft Ihnen dabei – zum Beispiel ermöglicht es, das automatische Herunterladen von Lebensläufen abzuschalten, damit Sie das Limit nicht berühren und nur das Profil selbst übertragen.
Fragen Sie den Anbieter deshalb nicht nur „Beherrschen Sie LinkedIn?", sondern vor allem, wie Sie es lösen und welche Risiken das für Ihre Accounts birgt.
Verwandte Funktionen: Plugin für LinkedIn · Übernahme von Nachrichten aus LinkedIn · KI-Sourcing auf LinkedIn
Wann es sinnvoll ist, KI einzubinden
Bei Agenturen ergibt KI früher Sinn als bei Unternehmen, weil sie mit einem größeren Kandidatenvolumen arbeiten und Geschwindigkeit ihr Produkt ist. Zwei Anwendungen sind einen Blick wert.
KI-Empfehlung aus dem eigenen Talent-Pool
Bei der Eröffnung einer neuen Stelle bietet das System selbst Kandidaten aus früheren Recruitings an, die dazu passen. Besonders wertvoll sind die, die bereits einmal ein Auswahlverfahren bei einem anderen Kunden durchlaufen haben und die dieser aus eigenen Gründen abgelehnt hat. Sie sind nicht schlecht – sie passten nur dort nicht.
Ein Kandidat, den ein Kunde abgelehnt hat, passt oft für einen anderen – genau deshalb hat eine eigene Talentdatenbank für eine Agentur einen solchen Wert.
KI-Sourcing auf LinkedIn
Das System schlägt selbst Kandidaten vor, die auf LinkedIn den Kriterien der offenen Stelle entsprechen, und bietet sie direkt im ATS an. Das erspart den arbeitsintensivsten Teil des Sourcings – den ersten Durchgang durch die Suchergebnisse.
Verwandte Funktionen: Empfehlung von Kandidaten für eine neue Stelle · KI-Suche im Talent-Pool · KI-Sourcing auf LinkedIn · Scoring von Kandidaten
Die unsichtbare Arbeit der Agentur sichtbar machen
Das ist ein Punkt, den Sie in keinem ATS-Vergleich lesen, und dabei entscheidet er darüber, ob der Kunde Ihren Preis als gerechtfertigt wahrnimmt.
Die Arbeit einer Agentur ist für den Kunden teilweise unsichtbar: Er sieht nicht, wie viele Kandidaten Sie angesprochen und wie viele Gespräche Sie geführt haben – er sieht drei empfohlene Lebensläufe und eine Rechnung.
Ein großer Teil der Arbeit einer Agentur ist für den Kunden – und oft auch für den Kandidaten – unsichtbar. Niemand sieht, wie viele Menschen Sie angesprochen, wie viele Gespräche Sie geführt und wie viele Profile Sie aussortiert haben, bevor Sie die drei besten empfohlen haben. Ein gutes Agentur-ATS kann diese Arbeit automatisch ausweisen.
Fragen Sie deshalb nach den Ergebnissen:
- Report über die Zahl der angesprochenen Kandidaten und die Zahl der geführten Gespräche.
- Darstellung der Shortlist – die drei besten Kandidaten in grafischer Form, die sich an den Kunden schicken lässt.
- Grafische Angebote gegenüber dem Kandidaten und Begleitung seines Antritts beim Kunden.
Verwandte Funktionen: Export über das Recruiting · Übersicht der empfohlenen Kandidaten · Kandidaten in den einzelnen Phasen · Generierung des Stellenangebots
Komplette Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →
Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Was wir vom oben Genannten können:
- Die Talentdatenbank entsteht aus Kandidaten, die in der Vergangenheit bei Ihnen geantwortet haben; Sie können sie für neue Stellen wiederverwenden und mit eigenen Tags kategorisieren.
- Sourcing aus LinkedIn über ein Browser-Plugin – das Profil übertragen Sie ohne Abtippen ins System.
- KI-Sourcing auf LinkedIn schlägt Kandidaten vor, die den Kriterien der offenen Stelle entsprechen.
- KI-Empfehlung aus dem Talent-Pool – bei der Eröffnung einer neuen Stelle bietet das System selbst passende Kandidaten aus Ihren früheren Recruitings an.
- Teilen von Kandidaten mit dem Kunden einschließlich Interaktion über sie, auch mit Hiring Managern.
- Arbeit mit Kunden: Stellen und Kandidaten legen Sie an und filtern Sie nach dem jeweiligen Kunden.
- Nutzer sind ohne Mengenbegrenzung im Preis inbegriffen, sodass das Wachstum des Recruiter-Teams die Software nicht verteuert.
Was Sie bei uns nicht finden: Ein vollwertiges Agentur-CRM – also die Erfassung von Leads, eine Vertriebspipeline, Verträge und Rechnungsstellung – haben wir nicht. Wir können Stellen und Kandidaten nach Kunde unterscheiden und filtern, aber den Vertriebs- und Rechnungsteil müssen Sie anderswo führen. Wenn Sie ein einziges System für Recruiting und Vertrieb suchen, sind wir es nicht.
Offen zu LinkedIn: Auch wenn die KI Kandidaten vorschlägt, initiiert die eigentliche Übertragung des Profils der Recruiter über das Plugin – es ist kein automatischer Bot. Unser Plugin überwacht selbst keine Limits; weil es aber von einem Menschen gesteuert wird und sich nicht autonom verhält, ist das kein Problem – bis auf eine Sache. LinkedIn überwacht selbst die Anzahl der pro Tag heruntergeladenen Lebensläufe, und bei deren Überschreitung droht die Sperrung des Accounts. Das Plugin bietet deshalb die Möglichkeit, das automatische Herunterladen von Lebensläufen abzuschalten. Wenn Ihnen jemand ein unbegrenztes, vollständig automatisches Sourcing aus LinkedIn verspricht, riskieren Sie die Sperrung Ihrer Accounts – dieses Risiko gilt für jedes ehrliche Tool am Markt, nicht nur für uns.
Häufige Fragen
Welches ATS für eine kleine Personalagentur?
Eine Boutique-Agentur mit zwei bis drei Recruitern hat meist einige ausgewählte Kunden, die sie beim Namen kennt, und braucht deshalb kein robustes CRM zur Erfassung von Leads und Geschäftschancen. Der Schwerpunkt ihres Systems soll die starke Arbeit mit Kandidaten sein: schnelle Suche in der eigenen Talentdatenbank, aktives Sourcing auf LinkedIn und die Übernahme gefundener Profile ins ATS ohne manuelles Abtippen, von wo aus sie sich direkt mit dem Kunden teilen lassen. Der wichtigste Wettbewerbsvorteil einer Boutique-Agentur ist die Geschwindigkeit, mit der sie Kandidaten liefern kann. Genau darauf sollte auch die ATS-Auswahl abzielen: ein System suchen, das ihr den Prozess nicht verlangsamt, ihn idealerweise noch beschleunigt und ihr die Geschwindigkeit auch beim Wachstum erhält.
Welches ATS für eine mittelgroße Personalagentur?
Der Vorteil einer mittelgroßen Agentur ist, dass sie dem Kunden eine Breite an Leistungen bieten kann: von Longlists der Kandidaten über das Prescreening bis zum Full-Process-Hiring. Das Ziel sollte deshalb sein, die eigene Arbeit gut an den Kunden zu verkaufen und zugleich die Beziehungen zu den Kandidaten zu verbessern. Gegenüber dem Kunden eignen sich grafische Exporte, die beschreiben, wie viele Kandidaten in welcher Runde waren und wie viel Arbeit die Agentur geleistet hat. Gegenüber dem Kandidaten muss man dessen Zufriedenheit laufend messen. Eine Schlüsselfunktion ist auch das externe Teilen von Kandidaten, und zwar wegen der Professionalisierung und damit Kandidaten nicht per E-Mail weitergeleitet werden.
Wie kann ein ATS die Arbeit einer Personalagentur gegenüber dem Kunden sichtbar machen?
Ein großer Teil der Arbeit einer Agentur ist für den Kunden unsichtbar: Der Kunde sieht nicht, wie viele Kandidaten die Agentur angesprochen, wie viele Gespräche sie geführt und wie viele Profile sie aussortiert hat, bevor sie die drei besten empfohlen hat. Ein gutes Agentur-ATS weist diese Arbeit automatisch aus. Fragen Sie deshalb nach einem Report über die Zahl der angesprochenen Kandidaten und geführten Gespräche, nach einer grafischen Darstellung der Shortlist der drei besten Kandidaten, die sich an den Kunden schicken lässt, und nach grafischen Stellenangeboten gegenüber dem Kandidaten. Diese Ergebnisse entscheiden darüber, ob der Kunde den Preis der Agentur als gerechtfertigt wahrnimmt.
Was ist der Unterschied zwischen einem ATS für ein Unternehmen und für eine Personalagentur?
Ein ATS für ein Unternehmen deckt das interne Recruiting in einer einzigen Firma ab. Ein ATS für eine Agentur muss zusätzlich mehrere Kunden bewältigen, das Teilen von Kandidaten über Aufträge hinweg und geteilte Ansichten für Kunden. Bei der Auswahl für eine Agentur ist deshalb die Arbeit mit Kundenaufträgen und das schnelle Auffinden der Historie entscheidend.