Welche Plattform für ein wachsendes Unternehmen, das Anzeigen und Bewerber zusammenführt?
Die Kategorie, die Sie suchen, heißt ATS (Applicant Tracking System) – eine Recruiting-Software, die Bewerber aus verschiedenen Quellen an einem Ort zusammenführt und zugleich Multiposting ermöglicht, also die Veröffentlichung einer einzigen Anzeige von einem Ort aus auf der Karriereseite und auf mehreren Jobbörsen. Bei einem wachsenden Unternehmen bestehen Sie zusätzlich auf der Unterstützung von Sourcing aus LinkedIn und vor allem auf einem transparenten Preismodell: Wählen Sie ein ATS, bei dem die Lizenz pro Unternehmen und nicht pro einzelnem Nutzer bezahlt wird. Andernfalls bestraft Sie das System für das Wachstum des Teams – und das Unternehmen landet am Ende dabei, sich einen Account mit mehreren Personen zu teilen, wofür ein ATS nie ausgelegt war.
Die gesuchte Kategorie heißt ATS
Wachsende Unternehmen suchen meist „irgendeine Plattform fürs Recruiting“ und ahnen nicht, dass dieses Produkt einen festen Namen hat. Es ist ein ATS – Applicant Tracking System. Seine Hauptaufgabe ist genau das, was Sie brauchen: alle Bewerber an einen Ort bringen und von dort die Anzeigen sowie den gesamten Ablauf des Auswahlverfahrens steuern.
Anzeigen zusammenführen: eine Anzeige, mehrere Orte
Den Text der Stelle schreiben Sie einmal und veröffentlichen ihn von dort in einem Schritt auf der Karriereseite und auf den Jobbörsen. Es entfällt das Abtippen, auseinanderlaufende Textversionen und Anzeigen, die auch nach der Besetzung der Stelle irgendwo noch hängen geblieben sind. Ausführlich behandeln wir das im Abschnitt wie die Anbindung eines ATS an Jobbörsen funktioniert.
Verwandte Funktionen: Multiposting · Jobbörsen · Karriereseite · Anzeigenvorlagen
Bewerber zusammenführen: einschließlich der aus LinkedIn
Antworten aus Jobbörsen und von der Karriereseite werden automatisch ins ATS geladen. Bei einem wachsenden Unternehmen wächst aber auch der Anteil der Kandidaten, die niemand mit einer Anzeige angesprochen hat – Sie finden sie aktiv auf LinkedIn.
Bestehen Sie deshalb darauf, dass das System das Profil eines Kandidaten direkt aus LinkedIn herunterladen und daraus ohne manuelles Abtippen eine Karte anlegen kann. Andernfalls bleibt Ihnen dieser Teil des Recruitings außerhalb des Systems, und die Zusammenführung der Bewerber ist nur halb.
Verwandte Funktionen: Plugin für LinkedIn · Übernahme von Nachrichten aus LinkedIn · Duplikaterkennung · Übersicht der Antwortquellen
Das Preismodell entscheidet mehr als die Funktionsliste
Bei einem wachsenden Unternehmen ist das das wichtigste Kriterium, und dabei fällt es erst nach der Unterschrift auf. Es gibt zwei grundlegende Modelle:
| Modell | Wie es berechnet wird | Was es mit einem wachsenden Unternehmen macht |
|---|---|---|
| Lizenz pro Unternehmen | Ein Preis für den gewählten Funktionsumfang. Die Nutzer sind im Preis inbegriffen. | Die Kosten sind vorhersehbar. Sie geben jedem Zugang, der am Recruiting beteiligt ist. |
| Lizenz pro Nutzer | Sie zahlen für jeden Account einzeln, meist monatlich. | Jeder neue Kollege verteuert die Software. Das Unternehmen beginnt, Lizenzen zu zählen – und zu streichen. |
Die Lizenz pro Unternehmen gibt einem wachsenden Unternehmen zwei Dinge, die sich schlecht beziffern lassen, die Sie aber sofort erkennen: transparente Jahreskosten und die Möglichkeit, das System in vollem Umfang zu nutzen, ohne zu überlegen, ob sich der nächste Account noch lohnt.
Was passiert, wenn Sie pro Nutzer zahlen
Die Folge ist meist nicht die, die der Anbieter erwartet. Das Unternehmen kauft die Lizenzen nicht – hört aber nicht auf, das System zu nutzen. Stattdessen beginnt es, sich einen Account mit mehreren Personen zu teilen.
Durch das Teilen eines einzigen Accounts mit mehreren Nutzern entstehen viele Probleme und Unklarheiten, für die das System nie ausgelegt war.
Und hier bricht das Ganze zusammen, denn auf dieses Szenario war kein ATS ausgelegt:
- Sie wissen nicht, wer was getan hat. Aktionshistorie und Audit-Log verlieren ihren Sinn, wenn alles auf einen einzigen Nutzer geschrieben ist.
- Rollen und Rechte lassen sich nicht einrichten. Der geteilte Account sieht alles – einschließlich Stellen und Kandidaten, die er nicht sehen sollte.
- Benachrichtigungen gehen an alle, also an niemanden. Niemand fühlt sich als Adressat einer Aufgabe.
- Die DSGVO-Verantwortung verschwimmt. Sie können nicht nachvollziehen, wer auf die personenbezogenen Daten des Kandidaten zugegriffen hat.
- Die Sicherheit bricht zusammen. Das geteilte Passwort kursiert im Chat, 2FA lässt sich nicht einsetzen, und das Ausscheiden eines Kollegen bedeutet nicht den Entzug des Zugriffs.
Mit der damit verbundenen Auswirkung befassen wir uns auch in den Abschnitten ATS für ein kleines HR-Team und mehrere Recruiter und Genehmigung von Stellen.
Verwandte Funktionen: Rollen und Zugriffsrechte · Audit-Log · Zwei-Faktor-Authentifizierung · Aktionshistorie
Komplette Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →
Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Wie wir wachsenden Unternehmen entgegenkommen:
- Sie zahlen die Lizenz pro Unternehmen, nicht pro Nutzer. Nutzer sind ohne Mengenbegrenzung im Preis inbegriffen, sodass das Wachstum des Teams den Preis nicht ändert und Sie keinen Grund haben, Accounts zu teilen.
- Multiposting auf 35+ Jobbörsen aus einer einzigen Anzeigenerstellung, einschließlich der Veröffentlichung auf Ihrer Karriereseite.
- Sourcing aus LinkedIn über ein Browser-Plugin; die KI schlägt zudem Kandidaten vor, die den Kriterien der Stelle entsprechen.
- Rollen und Zugriffsrechte, 2FA und Anbindung an das betriebliche SSO – also alles, was ein geteilter Account unmöglich macht.
Zur Vertragsbindung ganz offen: Das Abonnement schließen wir für ein Jahr ab. Die Zahlung lässt sich aber nach Absprache in Raten aufteilen, sodass die Jahresbindung nicht bedeutet, dass Sie alles im Voraus zahlen müssen. Wenn Sie ein monatliches Abonnement brauchen, das jederzeit kündbar ist, werden Sie anderswo zufriedener sein.
Häufige Fragen
Sollte man für ein ATS eine Lizenz pro Unternehmen oder pro Nutzer zahlen?
Es gibt zwei Modelle. Die Lizenz pro Unternehmen bedeutet einen einzigen Preis für den gewählten Funktionsumfang, die Nutzer sind im Preis inbegriffen; die Kosten sind vorhersehbar, und Sie geben jedem Zugang zum System, der am Recruiting beteiligt ist. Die Lizenz pro Nutzer bedeutet, dass Sie für jeden Account einzeln zahlen, meist monatlich; jeder neue Kollege verteuert die Software, und das Unternehmen beginnt, Lizenzen zu zählen und zu streichen. Für ein wachsendes Unternehmen ist die Lizenz pro Unternehmen grundlegend vorteilhafter, weil das Wachstum des Teams die Softwarekosten nicht erhöht und kein Druck entsteht, sich einen Account mit mehreren Personen zu teilen.
Warum ist das Teilen eines einzigen Accounts im ATS ein Problem?
Wenn ein ATS pro Nutzer abrechnet, kauft das Unternehmen oft die Lizenzen nicht, hört aber nicht auf, das System zu nutzen – es beginnt, sich einen Account mit mehreren Personen zu teilen. Auf dieses Szenario war kein ATS ausgelegt. Sie wissen nicht, wer was getan hat, weil die Aktionshistorie und das Audit-Log auf einen einzigen Nutzer geschrieben sind. Rollen und Zugriffsrechte lassen sich nicht einrichten, sodass der geteilte Account auch Stellen und Kandidaten sieht, die er nicht sehen sollte. Benachrichtigungen gehen an alle, also an niemanden. Die DSGVO-Verantwortung verschwimmt, weil Sie nicht nachvollziehen können, wer auf die personenbezogenen Daten des Kandidaten zugegriffen hat. Und die Sicherheit bricht zusammen: Das geteilte Passwort kursiert im Chat, eine Zwei-Faktor-Authentifizierung lässt sich nicht einsetzen, und das Ausscheiden eines Kollegen bedeutet nicht den Entzug des Zugriffs.