Was ist ein ATS und wozu dient es?
Ein ATS (Applicant Tracking System), englisch ATS software, ist eine Recruiting-Software – auch Bewerbermanagement-Software genannt –, deren Hauptaufgabe es ist, die Antworten der Kandidaten aus verschiedenen Quellen an einem Ort zusammenzuführen – aus Jobbörsen, LinkedIn, Karriereseiten, dem Referral-Programm, Kampagnen in sozialen Netzwerken und aus dem Sourcing. Erst wenn die Daten an einem Ort sind, kann das System das Recruiting steuern und messen. Das ATS führt den Kandidaten dann durch das gesamte Auswahlverfahren, ermöglicht Recruitern und Hiring Managern die Zusammenarbeit bei Bewertung und Gesprächen und liefert schließlich aus all dem Analytik und Reporting, anhand derer sich das Recruiting verbessern lässt.
1. Die Antworten der Kandidaten an einem Ort zusammenführen
Das ist die primäre und wichtigste Funktion jedes ATS. Kandidaten kommen aus vielen Richtungen zu Ihnen, und ohne ATS landet jeder woanders:
- Jobbörsen – in der Verwaltungsoberfläche jeder Jobbörse einzeln,
- Karriereseite – im firmeneigenen E-Mail-Postfach,
- LinkedIn – in den Nachrichten des jeweiligen Recruiters,
- Referral-Programm – in der E-Mail eines Kollegen,
- soziale Netzwerke und Kampagnen – in Kommentaren und Nachrichten,
- Sourcing – in der persönlichen Tabelle desjenigen, der gesucht hat.
Ein ATS führt diese Ströme zusammen und macht daraus eine einzige Datenbank, mit der man tatsächlich arbeitet. Ohne diesen Schritt hat es keinen Sinn, sich um alles Weitere zu kümmern – alle anderen Funktionen bauen darauf auf.
Verwandte Funktionen: Multiposting · Jobbörsen · Karriereseite · Plugin für LinkedIn · Duplikaterkennung
Solange Sie die Antworten an fünf verschiedenen Orten haben, gibt es nichts zu steuern – und nichts zu messen.
2. Den Kandidaten durch den Prozess führen und mit den Kollegen zusammenarbeiten
Die zweite Schicht des ATS ist der eigentliche Ablauf des Auswahlverfahrens. Der Kandidat bewegt sich durch definierte Recruiting-Phasen, und das System hält alles zusammen, was bei ihm geschieht: Notizen aus dem Gespräch, Termine, Bewertungen der einzelnen Personen und die Kommunikationshistorie.
Das Schlüsselwort ist Zusammenarbeit. Am Recruiting ist nie nur der Recruiter beteiligt – es kommen Hiring Manager hinzu, Teamkollegen, manchmal auch externe Partner. Das ATS gibt ihnen einen gemeinsamen Ort, an dem sie dasselbe sehen: wer der Kandidat ist, in welcher Phase er ist, was andere über ihn gesagt haben und was von ihnen erwartet wird. Damit verschwindet die häufigste Unart des Recruitings – das Weiterleiten von Lebensläufen per E-Mail und das Entscheiden in einer einzigen privaten Konversation.
Verwandte Funktionen: Kanban · Eigene Prozessphasen · Notizen · Scorecard · Terminplanung von Gesprächen · Ansichten für Manager
3. Das Recruiting messen und verbessern
Die dritte Schicht ist der Grund, warum sich ein ATS auch dann lohnt, wenn Ihnen die ersten beiden manuell beherrschbar erscheinen. Weil die Daten an einem Ort liegen und der Prozess definierte Phasen hat, kann das System berechnen, was sonst niemand weiß: woher die besten Kandidaten kommen, wo das Auswahlverfahren stockt, wie lange die Besetzung einer Stelle dauert und wie viele Kandidaten in welcher Phase verloren gehen.
Typische Kennzahlen sind Time to Hire (von der Antwort des Kandidaten bis zur Annahme des Angebots), Time to Fill (von der Eröffnung der Stelle bis zu ihrem Abschluss), der Konversionstrichter zwischen den Phasen und die Quelle des Kandidaten. Ohne sie steuern Sie das Recruiting nicht, Sie wickeln es nur ab.
Verwandte Funktionen: Übersicht der Antwortquellen · Time to Hire · Time to Fill · Konversionstrichter · NPS-Messung
Welchen Prozess ein ATS abdeckt
Ein ATS ist ein System zur Steuerung des Recruiting-Prozesses. Sein Ziel ist es, den gesamten Prozess von dem Moment, in dem der Bedarf entsteht, bis zum Antritt des Kandidaten abzubilden:
- Bedarf vom Manager zur Eröffnung einer Stelle, dessen Genehmigung und die Eröffnung der Stelle.
- Veröffentlichung der Anzeige an verschiedenen Orten – Publikation auf Jobbörsen und der Karriereseite.
- Sammeln der Kandidaten an einem Ort, einschließlich der durch Sourcing, also aktives Suchen, gewonnenen.
- Eigener Recruiting-Prozess, den Sie einrichten: Prescreening, Terminplanung von Gesprächen, Gesprächsnotizen und mehrere weitere Runden, je nachdem, wie Sie den Prozess aufgebaut haben.
- Beenden eines Kandidaten in jeder beliebigen Phase und die Kommunikation mit ihm – Information über den Verlauf und über den Abschluss des Auswahlverfahrens.
- Zusammenarbeit mit dem Hiring Manager: Derjenige, der die Eröffnung der Stelle beantragt hat, äußert sich zur Relevanz des Kandidaten, genehmigt ihn in manchen Prozessen und setzt den Prozess gemeinsam mit dem Recruiter fort.
- Angebot an den Kandidaten (das sogenannte Hiring Proposal), in dem Sie ihm mitteilen, zu welchen Bedingungen und wann Sie ihm den Antritt anbieten.
In dem Moment, in dem der Kandidat das Angebot annimmt, endet der Prozess im ATS formal. Manche ATS ermöglichen es, mit dem Pre-Boarding fortzufahren, das gehört aber meist schon zu spezialisierten Onboarding-Tools oder zu HRIS-Systemen.
Verwandte Funktionen: Multiposting · Eigene Prozessphasen · Scorecard · Generierung des Stellenangebots
Wo sich das ATS unter den anderen Systemen einordnet
Die Begriffe werden oft verwechselt. Es folgt eine Abgrenzung gegenüber den drei Systemen, mit denen ein ATS am häufigsten verwechselt wird.
ATS und HRIS
Ein HRIS (HR-Informationssystem) umfasst den gesamten Prozess der HR-Themen, einschließlich Zeiterfassung oder Gehaltsabrechnung. Manche HRIS ermöglichen auch einen vereinfachten Recruiting-Prozess – nur ist das Recruiting in ihnen, weil sie nicht darauf spezialisiert sind, oft nur eine einfache Auflistung von Kandidaten, die Sie zudem in den meisten Fällen manuell eintragen müssen.
Genau deshalb wächst in letzter Zeit die Beliebtheit von ATS: Es ist auf den Recruiting-Prozess spezialisiert und automatisiert auch die Teile, die ein HRIS nicht für besonders wichtig hält.
ATS und CRM
Ein ATS wird gelegentlich als „CRM fürs HR“ bezeichnet. Diese Analogie ergibt Sinn: Ein CRM wird im Vertrieb eingesetzt und arbeitet mit Leads und Chancen. Im ATS sind die Leads die Kandidaten, und die Chance ist das Bestreben, einen Kandidaten auf eine Stelle einzustellen – das Pendant zum Abschluss eines Geschäfts.
Trotzdem ist es nicht richtig, ein ATS so zu nennen. Ein CRM ist rein für den Vertrieb. Es kann zwar analog sehr ähnliche Dinge abbilden, hat aber nicht das angepasst, was ein ATS hat.
ATS und Excel
Excel ist der evolutionäre Vorläufer des ATS – ein Tabelleneditor, in dem manche Unternehmen Kandidaten einfach und übersichtlich geteilt haben und bis heute teilen. Man muss aber davon ausgehen, dass es nichts automatisiert und alle Daten hineingetippt werden müssen. Für eine professionelle Steuerung des Recruiting-Prozesses ist das kein idealer Weg.
| System | Was es abdeckt | Verhältnis zum ATS |
|---|---|---|
| ATS | Steuerung des Recruiting-Prozesses vom Antrag auf Eröffnung einer Stelle bis zur Annahme des Angebots. | — |
| HRIS | Der gesamte Prozess der HR-Themen einschließlich Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung. | Das Recruiting ist darin meist nur eine Auflistung von Kandidaten, die Sie manuell eintragen müssen. |
| CRM | Vertrieb: Leads und Chancen. | Analogie zum ATS („CRM fürs HR“), aber nicht auf das Recruiting angepasst. |
| Excel | Tabelleneditor zum Teilen von Kandidaten. | Evolutionärer Vorläufer des ATS. Automatisiert nichts, Daten werden abgetippt. |
Wann braucht ein Unternehmen wirklich ein ATS?
Als Faustregel gilt meist, dass sich ein ATS ab dem Moment lohnt, in dem ein Unternehmen mindestens fünfzehn Stellen pro Jahr ausschreibt. Die reine Anzahl der Anzeigen entscheidet aber nur zum Teil. Man muss es aus drei Blickwinkeln betrachten.
1. Wie viele Stellen Sie pro Jahr ausschreiben
Fünfzehn offene Stellen pro Jahr sind eine vernünftige Grenze, ab der sich ein ATS praktisch immer lohnt. Es ist aber keine Bedingung.
2. Wie viele Kandidaten Ihre Pipeline durchlaufen
Entscheidend ist das Volumen der Kandidaten, nicht die Anzahl der Anzeigen. Bei einer Volumenstelle – typischerweise dem Recruiting fürs Callcenter – kann eine einzige offene Stelle genügen, damit ein ATS Sinn ergibt. Hunderte Kandidaten laufen durch sie hindurch, und ohne System steuern Sie sie nicht.
3. Was Sie mit dem Einsatz eines ATS erreichen oder verändern wollen
Das ist der Blickwinkel, der am häufigsten vergessen wird. Auch ein sehr kleines Unternehmen mit sehr wenig internem Recruiting kann ein ATS brauchen – zum Beispiel, wenn es kandidatenorientiert sein und schon während des Auswahlverfahrens so auftreten will. Dort kann es sinnvoll sein, ein ATS auch bei fünf Anzeigen pro Jahr anzuschaffen.
Der Grund kann auch sein, dass Sie eine Plattform gewinnen wollen, auf der Sie die aus LinkedIn gesourcten Kandidaten teilen. Sie suchen vielleicht nur drei oder vier Stellen kontinuierlich, bei denen Sie dauerhaft Personalmangel haben, und wollen dabei innerhalb Ihres ATS einen einheitlichen Kandidatenpool aufbauen.
Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Wie wir die drei oben beschriebenen Schichten abdecken:
- Zusammenführen der Daten: Multiposting und automatisierte Erfassung von Antworten aus 35+ Jobbörsen, der Karriereseite und über das Plugin auch aus LinkedIn.
- Prozess und Zusammenarbeit: Kanban-Pipeline mit eigenen Recruiting-Phasen, mit Hiring Managern geteilte Bewertungen und Notizen, Terminplanung von Gesprächen.
- Messung: Reports und BI-Dashboards über das Recruiting, Verfolgung von SLA und Messung des Kandidaten-NPS.
- Wir betreiben das System in der EU unter Beachtung der DSGVO; Nutzer sind ohne Mengenbegrenzung im Preis inbegriffen.
Wo Recruitis nicht hilft: Wir sind ein ATS, kein HRIS. Unsere Rolle endet mit der Annahme des Angebots – Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und die Verwaltung von Mitarbeitern decken wir nicht ab. Dafür brauchen Sie ein Personalsystem und eine Anbindung an dieses.
Häufige Fragen
Wann braucht ein Unternehmen ein ATS?
Als Faustregel gilt meist, dass sich ein ATS ab dem Moment lohnt, in dem ein Unternehmen mindestens fünfzehn Stellen pro Jahr ausschreibt. Die reine Anzahl der Anzeigen entscheidet aber nur zum Teil, und man muss es aus drei Blickwinkeln betrachten. Der erste ist die Anzahl der ausgeschriebenen Stellen. Der zweite ist das Volumen der Kandidaten, die die Pipeline durchlaufen: Bei einer Volumenstelle wie dem Recruiting fürs Callcenter kann eine einzige offene Stelle genügen, weil Hunderte Kandidaten durch sie hindurchlaufen. Der dritte ist das, was Sie mit dem Einsatz eines ATS erreichen oder verändern wollen. Auch ein sehr kleines Unternehmen mit wenig internem Recruiting kann ein ATS brauchen, wenn es kandidatenorientiert sein will oder eine Plattform gewinnen möchte, auf der es aus LinkedIn gesourcte Kandidaten teilt und einen einheitlichen Kandidatenpool aufbaut. Dann lohnt sich ein ATS auch bei fünf Anzeigen pro Jahr.
Ist ein ATS dasselbe wie ein CRM?
Ein ATS wird gelegentlich als „CRM fürs HR“ bezeichnet. Diese Analogie ergibt Sinn: Ein CRM wird im Vertrieb eingesetzt und arbeitet mit Leads und Chancen. Im ATS sind die Leads die Kandidaten, und die Chance ist das Bestreben, einen Kandidaten auf eine Stelle einzustellen, also das Pendant zum Abschluss eines Geschäfts. Trotzdem ist es nicht richtig, ein ATS so zu nennen. Ein CRM ist rein für den Vertrieb; es kann zwar analog sehr ähnliche Dinge abbilden, hat aber nicht das angepasst, was ein ATS hat. Excel ist dann der evolutionäre Vorläufer des ATS: ein Tabelleneditor, in dem Unternehmen Kandidaten geteilt haben und bis heute teilen, der aber nichts automatisiert und in den alle Daten abgetippt werden müssen.