Welches Tool bewältigt Recruiting und Kommunikation mit den Kandidaten?
Wieder ein ATS (Applicant Tracking System). „Das Recruiting zu bewältigen“ bedeutet aber nicht, einen einzigen vorgeschriebenen Ablauf zu haben – es bedeutet, dass Sie den Recruiting-Ablauf selbst festlegen und für jeden Stellentyp anders. Die Kommunikation automatisiert sich dann von selbst, denn jeder Recruiting-Phase ordnen Sie eine E-Mail-Vorlage mit Variablen zu: die passende Anrede (Herr/Frau), Text je nach Geschlecht des Kandidaten oder das dynamisch eingefügte Datum des vereinbarten Gesprächs. Die Nachrichten versenden und synchronisieren Sie dabei über Gmail (Google Workspace) und Outlook (Microsoft 365).
Recruiting: Das System soll sich Ihnen anpassen, nicht umgekehrt
Das Recruiting eines Lagerarbeiters sieht anders aus als das eines Entwicklers, und dieses wiederum anders als das eines Vertriebsleiters. Manchmal genügen ein Telefonat und der Antritt, anderswo gibt es drei Gesprächsrunden, eine technische Aufgabe und die Genehmigung des Angebots.
Ein gutes ATS zwingt deshalb nicht einen Prozess für alle auf. Es ermöglicht Ihnen, eigene Recruiting-Phasen zu definieren und einen anderen Workflow für jeden Stellentyp zu haben.
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Kommunikation, die an die Recruiting-Phasen geknüpft ist
Sobald das Recruiting definierte Phasen hat, lässt sich die Kommunikation daran hängen. Jeder Phase ordnen Sie eine Vorlage zu – Einladung zum Gespräch, Absage nach der ersten Runde, Stellenangebot – und das System bietet sie in dem Moment an, in dem Sie den Kandidaten weiterbewegen.
Der Effekt ist unauffällig, aber wesentlich: Die Antwort an den Kandidaten schickt nicht das Gedächtnis des Recruiters, sondern der Prozess. Genau deshalb sinkt in Systemen mit geknüpften Vorlagen die Zahl der Kandidaten, die kein Feedback bekommen, dramatisch.
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Variablen in Vorlagen: warum die richtige Form zählt
Eine Vorlage soll nicht ein einziger Text für alle sein. In den Text werden Variablen (Platzhalter) eingesetzt, die das System nach dem jeweiligen Kandidaten ergänzt.
| Variable | Was sie ergänzt |
|---|---|
| Anrede | Der Name des Kandidaten in der richtigen Form. Wahlweise Anrede mit Vor- oder Nachnamen. |
| Geschlecht | Wortformen je nach Geschlecht des Kandidaten: „Sehr geehrter Herr“ vs. „Sehr geehrte Frau“. |
| Datum des Gesprächs | Der in der Phase der Gesprächsplanung vereinbarte Termin. |
| Ort des Gesprächs | Der physische Standort, an dem das Gespräch stattfindet. |
| Zeitzone | Die Uhrzeit des Gesprächs, umgerechnet in die Zone, in der sich der Kandidat befindet. |
| Signatur des Recruiters | Die Signatur des Recruiters, der den Kandidaten betreut. |
Auf die Form kommt es an. Eine korrekte Anrede – „Sehr geehrter Herr Müller“ – und die richtigen Formen je nach Geschlecht wirken professionell, während fremdsprachige Vorlagen eigene Regeln haben. Wenn Sie auch fremdsprachig recruiten, fragen Sie deshalb nach Vorlagen für verschiedene Sprachen.
Buttons in der E-Mail
E-Mails enthalten nicht nur Text. In ihnen stecken auch eine Reihe von Buttons, die an konkrete Systemfunktionen geknüpft sind, über die der Kandidat direkt etwas tut:
- Annahme des Stellenangebots
- Erteilung der DSGVO-Einwilligung
- Bitte um Anonymisierung – steht meist in der Fußzeile jeder E-Mail
Eigenes E-Mail-Design
Die Krönung ist die Möglichkeit, eine eigene Vorlage für das E-Mail-Design nach Ihrem Brand Manual einzurichten, damit die Nachrichten an die Kandidaten dem visuellen Stil des Unternehmens entsprechen.
Verwandte Funktionen: Vorlagen mit Variablen · Vorlagen für verschiedene Sprachen · Datum des Gesprächs
Von wo aus Sie die Kommunikation führen
Nachrichten versenden Sie aus dem ATS unter der eigenen Domäne und können zugleich weiter aus Ihrem Postfach schreiben – über das Plugin für Outlook und Gmail oder über die System-E-Mail in Kopie, die die Konversation automatisch erfasst. Die technischen Anbindungsmodelle und ihre Auswirkungen auf die Sicherheit behandeln wir im Abschnitt Anbindung des ATS an E-Mail und Kalender.
Verwandte Funktionen: Versand im Domänennamen · Synchronisierung der Kommunikation · Plugin für Outlook · Plugin für Gmail
Komplette Liste der Fragen an den ATS-Anbieter →
Diesen Leitfaden gibt Recruitis.io heraus, ein europäischer ATS. Wie wir die obigen Punkte lösen:
- Eigener Workflow: Jede Stelle kann andere Recruiting-Phasen haben, eingerichtet danach, wie Sie tatsächlich auswählen.
- An die Phasen geknüpfte Vorlagen des Recruitings, mit Variablen für die Anrede, Formen je nach Geschlecht des Kandidaten und das dynamische Einfügen des Datums des vereinbarten Gesprächs.
- Vorlagen für verschiedene Sprachen, einschließlich der Anrede in Fremdsprachen.
- Die Kommunikation führen Sie über Google Workspace und Microsoft 365, E-Mails versenden wir aus Ihrer Domäne.
- Synchronisierung der Nachrichten über das Plugin für Outlook und Gmail oder über die System-E-Mail in Kopie.
Ganz offen: Die System-Adresse setzen wir bei jedem Versand einer E-Mail aus dem System automatisch in Kopie, sodass der Recruiter an nichts denken muss; die Adresse in Kopie können aber Recruiter und Kandidat manuell entfernen. Eine direkte Anbindung an Ihr Postfach bieten wir nicht an – aus Sicherheitsgründen, die wir bei der Anbindung an E-Mail behandeln.
Häufige Fragen
Warum sollte ein ATS eigene, frei konfigurierbare Recruiting-Phasen haben?
Das Recruiting zu bewältigen bedeutet vor allem, dass Sie sich einen eigenen Ablauf des Recruiting-Prozesses erstellen können und dass Ihnen das ATS kein einheitliches Recruiting-System für alle Stellen aufzwingt. Ein gutes ATS ermöglicht deshalb, eigene Recruiting-Phasen zu definieren und für jeden Stellentyp einen anderen Workflow zu haben. An diese Phasen lässt sich dann die Kommunikation mit dem Kandidaten über E-Mail-Vorlagen knüpfen.