Jaké ATS zvolit pro personální agenturu?
U personální agentury rozhoduje velikost týmu a způsob práce, ne délka seznamu funkcí. Butiková agentura o dvou až třech recruiterech nepotřebuje robustní CRM na správu klientů: těžištěm jejího systému je kvalitní ATS zaměřené na vyhledávání ve vlastní databázi talentů a aktivní sourcing na LinkedInu. Střední a velké agentury naopak řeší, aby náklady na ATS nerostly neúměrně s počtem recruiterů a aby jim systém dal technologickou výhodu nad konkurencí. Napříč všemi velikostmi platí dvě věci: napojení na LinkedIn je nutnost, včetně přenosu historie konverzace s kandidátem, a systém musí umět zviditelnit odvedenou práci směrem ke klientovi i kandidátovi.
⚙️ Přepnout průvodce na agenturu Odemkne v katalogu výše sekci agenturních funkcí a skryje ty, které se agentur netýkají.
Nejdřív si přiznejte, jaká agentura jste
| Typ agentury | Těžiště systému |
|---|---|
| Butiková (2–3 recruiteři) |
Talent pool a sourcing na LinkedInu. |
| Střední (6–15 recruiterů) |
Šíře služeb pro klienta a standardizace výstupů. |
| Velká (16+ recruiterů) |
Automatizace a řízení podle dat. |
Butiková agentura: těžištěm je ATS, ne CRM
Agentura o dvou až třech recruiterech má obvykle pár vybraných klientů, o které dlouhodobě pečuje. Nepotřebuje tedy systém, který umí evidovat stovky leadů a obchodních příležitostí. Klienty zná jménem.
Co potřebuje, je silná práce s kandidáty: rychle prohledat vlastní databázi talentů, aktivně sourcovat na LinkedInu a nalezené profily dostat do systému bez přepisování. Odtud je pak sdílí přímo s klientem.
Hlavní konkurenční výhodou butikové agentury je rychlost, s jakou dokáže dodat kandidáty.
Přesně tak by měla cílit i výběr ATS. Hledejte systém, který jí proces nezpomalí (ideálně ho ještě zrychlí) a který jí rychlost udrží i při růstu.
Související funkce: Fulltext v CV · Micro-pooly talentů · Plugin pro LinkedIn · Sdílení kandidátů s klientem
Střední agentura: šíře služeb a schopnost prodat vlastní práci
Výhodou střední agentury je, že klientovi dokáže poskytnout šíři služeb: od longlistů kandidátů přes prescreening až po full-process hiring. Cílem by proto mělo být umět dobře prodat svou práci klientovi a zároveň vylepšovat vztahy s kandidáty.
Směrem ke klientovi se hodí grafické exporty, které popisují, kolik kandidátů bylo v jakém kole a kolik práce agentura odvedla. Směrem ke kandidátovi je potřeba neustále měřit jeho spokojenost.
Klíčovou funkcí je také externí sdílení kandidátů: kvůli profesionalizaci a kvůli tomu, aby se kandidáti nepřeposílali e-mailem.
Související funkce: Export o náboru · Externí sdílení s klientem · Měření spokojenosti kandidátů · Kandidáti v jednotlivých fázích
Větší agentury: náklady a technologická výhoda
Jakmile má agentura víc než pět recruiterů, začne o výsledku rozhodovat ekonomika systému. Cenový model účtovaný za uživatele znamená, že každý nový recruiter zdraží software. A u agentury, která roste náborem lidí, se to sečte rychle.
Druhá otázka je konkurenční. Agentury si konkurují rychlostí a kvalitou shortlistu. Systém, který umí automatizovat opakované kroky, standardizovat výstupy a nabídnout kandidáta dřív než konkurence, je obchodní výhoda, ne provozní náklad.
Související funkce: CRM pro klienty a zakázky · Filtrování dle klienta · Role a přístupová práva
Co platí pro všechny: LinkedIn není nice-to-have
Pro agenturu je LinkedIn primární lovecký revír a napojení na něj je proto must-have bez ohledu na velikost. ATS musí umožnit stáhnout profil kandidáta pár kliknutími a založit z něj kartu v systému bez ručního přepisování.
Na jednu věc se ptejte zvlášť, protože se na ni zapomíná: umí systém přenést i historii zpráv, které jste si s kandidátem na LinkedInu psali? Bez ní ztratíte kontext prvního oslovení, a to je přesně ta část konverzace, kterou si za půl roku nikdo nepamatuje.
Jak to je se stahováním profilů z LinkedInu
Kolem sourcingu z LinkedInu panuje mezi recruitery hodně nejasností, tak si to pojďme narovnat:
- Plně automatizovaný scraping LinkedIn nedovoluje. Nástroje, které slibují neomezený automatický sběr profilů, jednají proti pravidlům sítě a riskují zablokování účtů.
- Legitimní cesta je plugin ovládaný člověkem. Recruiter si profil otevře a jedním kliknutím ho přenese do ATS. Není to autonomní bot, který by běžel sám.
- LinkedIn si hlídá počet exportovaných profilů za měsíc. Klíčový je limit 200 profilů měsíčně na licenci přes PDF (5 000 přes CSV); při jeho vyčerpání LinkedIn do konce kalendářního měsíce vypne export profilů. Tohle riziko nese sám LinkedIn, ne konkrétní ATS.
- Dobrý nástroj vám s tím pomůže, například umožní vypnout automatické stahování CV, abyste se limitu nedotkli, a přenášeli jen samotný profil.
Ptejte se proto dodavatele nejen „umíte LinkedIn?“, ale hlavně jak ho řešíte a jaká rizika to nese pro vaše účty.
Související funkce: Plugin pro LinkedIn · Nahrání zpráv z LinkedInu · AI sourcing na LinkedInu
Kdy má smysl zapojit AI
U agentur dává AI smysl dřív než u firem, protože pracují s větším objemem kandidátů a rychlost je jejich produkt. Dvě použití stojí za pozornost.
AI doporučení z vlastního talent poolu
Při otevření nové pozice systém sám nabídne kandidáty z minulých náborů, kteří na ni sedí. Zvlášť cenné jsou ti, kteří už jednou prošli výběrem u jiného klienta a ten je z vlastních důvodů odmítl. Nejsou špatní. Jen se nehodili tam.
Kandidát, kterého jednomu klientovi odmítli, se často hodí pro druhého. Právě proto má vlastní databáze talentů pro agenturu takovou cenu.
AI sourcing na LinkedInu
Systém sám navrhne kandidáty, kteří na LinkedInu odpovídají kritériím otevřené pozice, a nabídne je rovnou v ATS. Ušetří to nejpracnější část sourcingu: první průchod výsledky vyhledávání.
Související funkce: Doporučení kandidátů na novou pozici · AI vyhledávání v talent poolu · AI sourcing na LinkedInu · Skóring kandidátů
Zviditelnit neviditelnou práci agentury
Tohle je bod, který se v žádném srovnání ATS nedočtete, a přitom rozhoduje o tom, jestli klient vnímá vaši cenu jako oprávněnou.
Práce agentury je pro klienta zčásti neviditelná: nevidí, kolik kandidátů jste oslovili a kolik pohovorů odvedli: vidí tři doporučené životopisy a fakturu.
Velká část práce agentury je pro klienta (a často i pro kandidáta) neviditelná. Nikdo nevidí, kolik lidí jste oslovili, kolik pohovorů jste odvedli a kolik profilů jste vyřadili, než jste doporučili ty tři nejlepší. Dobrý agenturní ATS tuhle práci umí automaticky vykázat.
Ptejte se proto na výstupy:
- Report o počtu oslovených kandidátů a o počtu odvedených pohovorů.
- Prezentace shortlistu: tři nejlepší kandidáti v grafické podobě, kterou lze poslat klientovi.
- Grafické nabídky směrem ke kandidátovi a podpora jeho nástupu u klienta.
Související funkce: Export o náboru · Přehled doporučených kandidátů · Kandidáti v jednotlivých fázích · Generování pracovní nabídky
Kompletní seznam otázek pro dodavatele ATS →
Tohoto průvodce vydává Recruitis.io, český ATS. Co z výše uvedeného umíme:
- Databáze talentů se tvoří z kandidátů, kteří u vás odpověděli v minulosti; můžete je recyklovat do nových pozic a kategorizovat vlastními štítky.
- Sourcing z LinkedInu přes prohlížečový plugin: profil přenesete do systému bez přepisování.
- AI sourcing na LinkedInu navrhne kandidáty odpovídající kritériím otevřené pozice.
- AI doporučení z talent poolu: při otevření nové pozice systém sám nabídne vhodné kandidáty z vašich minulých náborů.
- Sdílení kandidátů s klientem včetně interakce nad nimi, i s hiring manažery.
- Práce s klienty: pozice i kandidáty zakládáte a filtrujete podle konkrétního klienta.
- Uživatelé jsou v ceně bez omezení počtu, takže růst týmu recruiterů nezdražuje software.
Co u nás nenajdete: plnohodnotné agenturní CRM (tedy evidenci leadů, obchodní pipeline, smluv a fakturace) nemáme. Umíme rozlišit a filtrovat pozice a kandidáty podle klienta, ale obchodní a fakturační část si budete muset vést jinde. Pokud hledáte jeden systém na nábor i na obchod, nejsme to my.
Na rovinu k LinkedInu: i když AI navrhne kandidáty, samotný přenos profilu iniciuje recruiter přes plugin. Nejde o automatického bota. Náš plugin sám žádné limity nehlídá; protože ho ale ovládá člověk a nechová se autonomně, není to problém, až na jednu věc. LinkedIn si sám hlídá počet profilů exportovaných za měsíc a při jeho vyčerpání do konce kalendářního měsíce vypne export. Plugin proto nabízí možnost vypnout automatické stahování CV. Pokud vám někdo slibuje neomezený plně automatický sourcing z LinkedInu, riskujete zablokování svých účtů: tohle riziko platí pro každý poctivý nástroj na trhu, ne jen pro nás.
Časté otázky
Jaké ATS zvolit pro malou personální agenturu?
Butiková agentura o dvou až třech recruiterech má obvykle několik vybraných klientů, které zná jménem, a proto nepotřebuje robustní CRM na evidenci leadů a obchodních příležitostí. Těžištěm jejího systému má být silná práce s kandidáty: rychlé vyhledávání ve vlastní databázi talentů, aktivní sourcing na LinkedInu a přenos nalezených profilů do ATS bez ručního přepisování, odkud je lze sdílet přímo s klientem. Hlavní konkurenční výhodou butikové agentury je rychlost, s jakou dokáže dodat kandidáty. Přesně tak by měla cílit i výběr ATS: hledat systém, který jí proces nezpomalí, ideálně ho ještě zrychlí, a který jí rychlost udrží i při růstu.
Jaké ATS zvolit pro středně velkou personální agenturu?
Výhodou střední agentury je, že klientovi dokáže poskytnout šíři služeb: od longlistů kandidátů přes prescreening až po full-process hiring. Cílem by proto mělo být umět dobře prodat svou práci klientovi a zároveň vylepšovat vztahy s kandidáty. Směrem ke klientovi se hodí grafické exporty, které popisují, kolik kandidátů bylo v jakém kole a kolik práce agentura odvedla. Směrem ke kandidátovi je potřeba neustále měřit jeho spokojenost. Klíčovou funkcí je také externí sdílení kandidátů, a to kvůli profesionalizaci a kvůli tomu, aby se kandidáti nepřeposílali e-mailem.
Jak může ATS zviditelnit práci personální agentury vůči klientovi?
Velká část práce agentury je pro klienta neviditelná: klient nevidí, kolik kandidátů agentura oslovila, kolik pohovorů odvedla a kolik profilů vyřadila, než doporučila tři nejlepší. Dobrý agenturní ATS tuto práci automaticky vykáže. Ptejte se proto na report o počtu oslovených kandidátů a odvedených pohovorů, na grafickou prezentaci shortlistu tří nejlepších kandidátů, kterou lze poslat klientovi, a na grafické pracovní nabídky směrem ke kandidátovi. Tyto výstupy rozhodují o tom, zda klient vnímá cenu agentury jako oprávněnou.
Jaký je rozdíl mezi ATS pro firmu a pro personální agenturu?
ATS pro firmu řeší interní nábor do jedné společnosti. ATS pro agenturu musí navíc zvládat více klientů, sdílení kandidátů napříč zakázkami a sdílené pohledy pro klienty. Při výběru pro agenturu je proto zásadní práce s klientskými zakázkami a rychlé dohledání historie.