Jaký náborový software zvolit pro malý HR tým?
Malý HR tým by měl hledat jednoduchý ATS, který splní čtyři věci: sloučí odpovědi kandidátů na jedno místo bez přepisování, dostane hiring manažery dovnitř systému místo přeposílání životopisů e-mailem, sjednotí postup náboru do definovaného workflow, a ohlídá GDPR lhůty i rychlost odpovědí směrem ke kandidátům. Nerozhodujte podle počtu funkcí – rozhodujte podle toho, jestli systém opravdu použijí i manažeři. Není potřeba nic komplikovaného, ale je nutné do systému zapojit všechny uživatele, kteří se náboru účastní.
Výchozí stav: Excel a Outlook
Většina malých HR týmů dnes nemá žádný ATS. Data o kandidátech se ručně přepisují z portálů a e-mailů do Excelu, poznámky se píšou do dalšího sloupce a tabulka se pak nasdílí manažerům, kteří do ní dopisují svoje hodnocení.
A teď na rovinu: tenhle postup není hloupý. Je levný, všichni ho znají a u jedné otevřené pozice funguje. Problém není v Excelu jako takovém – problém je ve třech věcech, které se kolem něj nabalí: přepisování dat, absence automatizace GDPR a hlavně přeposílání kandidátů e-mailem.
Skrytá cena přeposílání životopisů e-mailem
Tady je začátek i konec celého problému. Ve chvíli, kdy recruiter přepošle životopis manažerovi do e-mailu, opustí ten dokument jakýkoli systém – a spolu s ním zmizí i kdokoli, kdo za něj odpovídá.
Důsledek první: GDPR, které nikdo neuhlídá
Osobní údaje kandidáta se mají uchovávat jen po dobu nezbytně nutnou, případně po dobu platnosti souhlasu, pokud ho kandidát udělil nad rámec konkrétního výběrového řízení. Jenže:
- Po skončení výběrového řízení nikdo nejde za manažerem, aby smazal e-maily s životopisy.
- Po dvou letech si na ně už nikdo ani nevzpomene.
- Data tak zůstávají v poštovních schránkách výrazně déle, než smějí.
ATS tohle řeší tím, že životopis nikam neputuje – manažer se na kandidáta podívá v systému. Lhůty pak hlídá software, ne lidská paměť.
Důsledek druhý: proces, který nejde změřit ani doběhnout
Když recruiter rozešle třicet e-mailů třiceti manažerům, přestane mít přehled o tom, kdo odpověděl a kdo ne. Nemá jak zjistit, kde se nábor zasekl, ani komu poslat připomínku. Výsledek zná každý kandidát: na svou přihlášku nedostane žádnou odpověď.
Není to zlá vůle. Je to důsledek toho, že proces běží v nástroji, který na něj není stavěný.
Jakmile životopis opustí ATS systém, přestane existovat kdokoli, kdo za něj odpovídá – ani za GDPR, ani za odpověď kandidátovi.
Čtyři cíle ATS pro malý tým
Malý tým nepotřebuje komplikovaný systém. Potřebuje ale takový, do kterého zapojí všechny lidi a všechny zdroje. Konkrétně:
-
Sjednotit odpovědi na jedno místo bez přepisování. Kandidáti z portálů,
kariérního webu i LinkedInu padají rovnou do systému. Zvlášť se vyplatí vytvořit
originální kariérní web, který vystihuje vaše USP na trhu práce – tedy
srozumitelnou odpověď na otázku, proč jít pracovat právě k vám.
Multiposting · Pracovní portály · Kariérní stránky -
Sdílet kandidáty s manažery uvnitř systému. Manažer nedostane e-mail, ale
odkaz do systému, kde kandidáta ohodnotí.
Zjednodušené pohledy pro manažery · Sdílení vybraných kandidátů · Hodnocení kandidátů -
Sjednotit komunikaci a postup náboru (workflow). Každá pozice má stejné fáze
a v každé fázi ví kandidát i tým, co bude dál.
Vlastní fáze procesu · Šablony pro fáze náboru · Synchronizace komunikace -
Hlídat transparentnost a rychlost vůči kandidátovi. Systém upozorní, když
kandidát čeká příliš dlouho, a nedovolí zavřít pozici bez odpovědi.
SLA na odbavení kandidátů · Důvody zamítnutí · Hlídání expirace souhlasu
Kompletní seznam otázek pro dodavatele ATS →
Tohoto průvodce vydává Recruitis.io, český ATS. Jak vycházíme vůči malým HR týmům:
- Uživatelé jsou v ceně bez omezení počtu. Hiring manažery přidáte všechny a nezaplatíte za ně nic navíc – past popsaná výše u nás nehrozí.
- Manažeři pracují v systému, ne v e-mailu: mají zjednodušené pohledy, sdílené kandidáty a hodnocení.
- GDPR řešíme automatizovaně – retenční lhůty, expirace souhlasu, anonymizace. Data hostujeme v EU.
- Workflow si nastavíte podle typu pozice, včetně SLA na odbavení kandidátů.
K závazku na rovinu: předplatné uzavíráme na rok. Roční závazek ale neznamená, že musíte zaplatit všechno dopředu – platbu lze po domluvě rozložit do splátek, takže i malý tým s napjatým cashflow se do toho vejde. Pokud ale potřebujete měsíční předplatné vypověditelné kdykoli, budete jinde spokojenější.
Časté otázky
Proč je přeposílání životopisů manažerům e-mailem problém?
Jakmile recruiter přepošle životopis manažerovi e-mailem, dokument opustí ATS systém a nikdo za něj dál neodpovídá. Vznikají dva problémy. První je GDPR: po skončení výběrového řízení nikdo nejde za manažerem, aby e-maily s osobními údaji smazal, takže data zůstávají ve schránkách výrazně déle, než smějí. Druhý je řízení procesu: když recruiter rozešle třicet e-mailů, nemá přehled, kdo odpověděl a kde se nábor zasekl, a kandidát často nedostane žádnou odpověď. Řešením je sdílet kandidáty uvnitř ATS, kde lhůty hlídá software a hodnocení probíhá v systému.
Proč nestačí na nábor Excel a Outlook?
Excel a Outlook nejsou hloupé řešení a u jedné otevřené pozice fungují. Problém nastává ve třech bodech: data o kandidátech se musí ručně přepisovat z portálů a e-mailů, chybí automatizace GDPR lhůt a anonymizace, a kandidáti se manažerům přeposílají e-mailem, čímž opustí jakýkoli systém. Tabulka neumí měřit rychlost náboru, neupozorní na čekajícího kandidáta a nesdílí kontext. Jakmile máte více zdrojů odpovědí nebo více lidí zapojených do výběru, vyplatí se přejít na ATS.
Jak vybrat ATS pro malou firmu?
ATS pro malou firmu vybírejte podle jednoduchosti nasazení, ceny a napojení na pracovní portály. Klíčové je, aby systém sjednotil odpovědi z inzerátů na jedno místo, nahradil Excel a zpřehlednil komunikaci s manažery. Použijte průvodce výše a vydefinujte si must-have a nice-to-have funkce.