Na co se zeptat dodavatele ATS #

Výběr ATS nerozhoduje demo, ale otázky, které položíte předtím. Následuje seznam, který pokrývá cenu a smlouvu, AI funkce a jejich regulaci, otevřenost systému, data a bezpečnost, proces a kandidáta – a nakonec i otázky, které si musíte položit uvnitř vlastní firmy.

Cena a smlouva #

1. Jaký je licenční model – platíte za uživatele, nebo za firmu?
2. Dostaneme slevu na první rok? U SaaS byznysu je legitimní o ni požádat. Nečekejte nic signifikantního, ale drobná sleva vám usnadní start.
3. Můžeme si předem prostudovat smlouvy? Chcete vidět, k čemu se zavazujete. Klíčové jsou dvě: smlouva o zpracování osobních údajů (DPA – Data Protection Agreement) a smlouva o poskytování služby.
4. Jaká je exitová strategie? Když budete spolupráci končit, jak to bude vypadat a co se stane s vašimi daty?
5. Umíte zmigrovat data z našeho současného systému nebo z Excelu – a kolik to bude stát? Někteří dodavatelé migraci poskytují v ceně licence, jiní si za ni účtují.
6. Je napojení na pracovní portály v ceně, nebo se platí za každý zvlášť? A ověřte si i u samotných portálů, jestli si napojení nezpoplatňují oni – jak se tomu vyhnout.

AI funkce a jejich regulace #

1. Jaké dodatečné funkce v rámci AI můžeme využít?
2. Které z nich podléhají regulaci, které ne – a k čemu nás zavazují? Žádejte transparentní informaci, ne ujištění.
3. Umíte AI funkce úplně vypnout? Tak, aby je naši recruiteři vůbec nemohli použít, dokud si nenastavíme vlastní pravidla – proč na tom záleží.

Tady bývá největší informační gap. Dodavatelé AI nástrojů většinou všichni říkají, že jsou compliant. Jenže povinnosti nese jak poskytovatel, tak ten, kdo AI v náboru používá. A nejde jen o to, kde se data zpracovávají – tedy o bezpečné lokální modely nebo tenanty v EU. To je otázka GDPR.

To, co se GDPR netýká, se týká AI Actu: jde o to, co vlastně AI v procesu náboru vyhodnocuje, a zda to už není něco zakázaného, případně jaké regulatorní povinnosti to s sebou nese.

Otevřenost systému #

1. Má systém REST API – a můžeme ho vidět? Tohle je důležité: spousta dodavatelů řekne, že API má, ale vy ho nikdy neuvidíte.
2. Dostaneme dokumentaci pro naše IT? Dejte ji svému IT oddělení, ať posoudí, jestli si dokáže napojit například kariérní stránky. Nebo ji předejte agentuře, která vám má kariérní web dělat – ať vám udělá nabídku a vy si vyhodnotíte složitost.
3. Podporujete webhooky? Když se ptáte na API, ptejte se i na ně. Umožňují jednodušší správu dat: dají vám vědět ve chvíli, kdy se něco stane.

Výhodou otevřeného API je, že si systém napojíte na vlastní BI, na onboardingový nástroj nebo na HRIS.

Související funkce: API rozhraní · Webhooky · Kariérní stránky

Data, bezpečnost a GDPR #

1. Jak je u vás řešeno GDPR?
2. Co všechno bude ATS potřebovat od nás? Tohle si nechte projít vlastním IT security.

Na GDPR se ale neptejte jen dodavatele – zeptejte se i sami sebe uvnitř firmy, jak ho řešíte vy. Totéž platí pro bezpečnost.

Proces a kandidát #

1. Má systém něco jako SLA, aby kandidát netrval v procesu náboru příliš dlouho?
2. Umí automatizovaně měřit kandidátskou zkušenost, klidně formou Net Promoter Score? Důležité slovo je automatizovaně.

Nenechte se zmýlit tím, když vám systém nabídne, že NPS pošlete kandidátovi na konci náboru e-mailem jako šablonu. To nedává smysl.

Pokud máte decentralizovaný nábor a váš náborář nezvládá posílat ani zamítací zprávy, NPS neposílá už vůbec. A tím spíš, pokud svůj nábor nedělá srdcem, ale jen ho odbývá, protože na něj nemá čas. Proto potřebujete systém, který to bude dělat automatizovaně.

Související funkce: SLA na odbavení kandidátů · Automatizované měření NPS

Otázky dovnitř vlastní firmy #

1. Zeptejte se svých manažerů, jaké mají představy o tom, jak kandidáty odbavovat.
2. Zeptejte se na reference na jiné klienty dodavatele. U nich pak zjišťujte hlavně, co jsou řeči a co je realita.
3. Jak bude probíhat úvodní zaškolení?

U manažerů ale pozor: nenechte se řídit staromódními názory a nenechte si diktovat, že kandidáty musíte posílat třeba jenom e-mailem.

← Zpět na průvodce výběrem ATS