Katera poročila mora imeti ATS in kako iz njih dobiti preprost odgovor? #

Večina poročil nastane kot obveznost do vodstva, nato pa nikogar ne zanimajo. Spremljajte štiri stvari: kakovost zaposlovanja, hitrost, lijak z viri in razloge za zavrnitev. Predvsem pa ne želite podatkov, ampak informacijo, ki premakne odločitev.

Večina poročil nastane za nekoga, ki ga številke ne zanimajo #

Poročanje v ATS je sprotno merjenje zaposlovanja — koliko kandidatov je prišlo, od kod, kako hitro se premikajo skozi postopek in zakaj iz njega odidejo. Analitika zaposlovanja je tisto, kar iz teh številk odnesete in kaj po njih spremenite.

V praksi imajo podjetja poročanje povezano z obveznostjo, da nekaj sporočijo navzgor. Nastajajo tabele za nekoga — in te številke potem pravzaprav nikogar ne zanimajo. S tem nočem reči, da kadrovske ekipe podatkov ne bi želele. Nikakor ne.

Razlog, zakaj podatke sploh želeti, je precej preprost: želite več kandidatov. In po ovinku to pomeni, da želite dobro izkušnjo kandidata — da o vas ljudje govorijo dobro, tudi če jih ne zaposlite. In želite vedeti, od kod kandidati prihajajo in kje se to izplača.

Če spremljate eno samo številko, naj bo to kakovost zaposlovanja #

Če bi lahko izbrali eno samo metriko, bi bila to kakovost postopka zaposlovanja. V praksi se meri prek NPS, Net Promoter Score. Sama številka pa ne zadošča — k njej sodi odprto vprašanje, zastavljeno glede na to, ali je kandidat detraktor, promotor ali nevtralen.

Ne zbirajte samo kritike. Pohvala od kandidata sodi nazaj v ekipo.

NPS vas primerja z vami samimi: kako ste zaposlovali lani in kako zaposlujete danes. In ga je mogoče filtrirati — po kadrovniku, po vodji, ki je imel kandidata v rokah. S tem se naenkrat da meriti tudi razlike v kakovosti zaposlovanja med posameznimi ljudmi.

Za podjetja z decentraliziranim zaposlovanjem je to ključno. Tipično trgovina na drobno: imate poslovalnice in v njih vodje, ki s kadrovsko stroko nimajo nič, a zaposlujejo sami. Morate vedeti, kdo od njih je v tem dober. Podobno velja povsod, kjer ne zaposluje en človek, ampak več kadrovnikov in vodij hkrati.

Kakovost ocenjuje stranka tega postopka — kandidat. In ta vam bo povedal, ali je šlo hitro ali počasi in ali ste mu povedali resnico.

To je na koncu dneva najboljše možno merjenje. Ni treba spremljati vsakega delnega vidika posebej; dovolj je rezultat pri tistem, ki je skozi postopek šel. Kako se povratna informacija zbira in zakaj sodi tudi k zavrnitvi, obravnavamo v članku o zavračanju kandidatov.

Hitrost: time to hire vam sam po sebi ne pove ničesar #

Druga stvar, ki jo kandidati v povratni informaciji najpogosteje poimenujejo, je hitrost. Vendar me ne zanima le time to hire ali time to fill.

Kar potrebujete, je razčlenitev faz. Koliko dni traja vsak korak posebej. Šele iz tega boste videli, kje imate ozko grlo, kaj optimizirati — in kaj si nasprotno lahko privoščite upočasniti. In ko k temu dodate odprte povratne informacije, se ozko grlo pokaže v hipu.

Pri današnji nizki brezposelnosti hitrost odloča o tem, koga bo kandidat izbral. Podjetja, ki v posameznih fazah odgovarjajo v dnevih in ne v tednih, na trgu v mnogih primerih zmagujejo. Nekaterim kadrovnikom se to zdi smešno, a realnost je takšna.

Preglednost je morda pomembnejša od hitrosti #

In takoj k temu en pridržek. Morda še pomembnejša od hitrosti je preglednost.

Neposredne metrike zanjo ni. Izmerite jo po ovinku — prav v odprti povratni informaciji, kjer vam kandidat napiše, da mu je kadrovnik obljubil odgovor v tednu dni in potem ni napisal niti e-pošte. Tam boste o svoji preglednosti izvedeli vse.

SLA lahko na straneh takoj objavite. A spremljati, kakšen SLA ste imeli prejšnji mesec, ni bistveno. Bistveno je, da si te čase sploh nastavite in jih znate meriti.

Semafor namesto KPI na steni #

V praksi izgleda takole: pri vsaki fazi zaposlovanja si določite, kateri čas je optimalen in kateri je že kritičen.

Tipičen primer nastavitve: kandidatu, ki se je odzval na oglas, želim poklicati in opraviti telefonski predizbor najpozneje v enem delovnem dnevu. To je optimum. Štirje delovni dnevi so že kritični.

Sistem nato zeleno prikazuje vse kandidate, ki jih obravnavate v optimalnem času — in to po vseh pozicijah, ki jih imate v rokah. Kdor je presegel tisti dan, se obarva oranžno. Kdor je presegel štiri dni, rdeče.

Da pa to ne zveni dogmatično: vsake faze se ne da tako zvezati. Ko kandidat odpotuje za mesec dni na dopust, je povsem v redu, da tam stoji.

To ni KPI za na steno. To je način, kako povedati: takole želim, da kandidate obravnavate.

Zaposlitveni lijak in njegovi viri – tu se večina ATS ustavi #

Zaposlitveni lijak pokaže, kako so kandidati prehajali skozi postopek: koliko jih je prišlo, koliko jih je prešlo predizbor, koliko posamezne kroge razgovorov, kolikim ste dali ponudbo in koliko so jo sprejeli.

Vendar je lijak sam po sebi le oblika. Zanimiv postane takrat, ko mu dodate vire kandidatov — in to v vsaki fazi, ne le na vstopu.

In prav tu se večina ATS ustavi. Pokažejo vam, koliko kandidatov iz katerega vira se je odzvalo. Ne pokažejo pa, iz katerih virov so bili tisti, ki so prešli predizbor ali prvi krog. Torej ravno to, kar morate vedeti.

Razlika je v tem, da prva številka meri količino, druga pa kakovost. Pri oglasnih portalih, ki nekaj stanejo, to odloča o proračunu. Iz prakse vidimo primere, ko en portal pripelje sto kandidatov in jih predizbora ne prestane niti trideset — tak vir vam ne prihrani denarja, ampak požira čas kadrovnika. Poleg tega pa medij, ki pripelje tristo kandidatov in jih po prvem krogu razgovorov osemnajst še vedno ima smisel.

Vir, iz katerega po prvem krogu ostane osemnajst relevantnih ljudi, se splača plačati z zlatom.

Razlogi za zavrnitev sodijo v poročilo, ne le v e-pošto #

Tretja plast nad lijakom so razlogi za zavrnitev. Dobri ATS jih delijo v dve skupini in prav ta delitev je bistvo.

Na strani kandidata: dobil je protiponudbo, prenehal je komunicirati, imel je drugačna finančna pričakovanja. Na strani podjetja: ni izpolnil zahtev, ni prestal testov, ni bil culture fit, ni ustrezal vodji, manjkal mu je nabor veščin.

Brati se to da na dva načina in oba sta pomembna. Po fazah boste videli, kje vam ljudje odpadajo. Kot celota pa boste videli trend — in isti porast lahko pomeni dve nasprotni stvari. Ali se je povečala ponudba v tem segmentu in morate odgovoriti trgu. Ali pa kadrovniki opravljajo dobro delo in noter ne spuščajo kogarkoli.

Velika podjetja: FTE in razlogi za odprtje pozicije #

V velikih podjetjih se pojavi plast, ki je bolj finančna kot kadrovska. Koliko FTE, torej polnih zaposlitev, vsak mesec iščete — in koliko od tega so nezasedena delovna mesta, ki jih nihče ne zaseda in jih podjetje potrebuje. Ob stroških dela te številke šele dobijo smisel.

K temu sodi razlog za odprtje pozicije. Ali je fluktuacija naravna — porodniška, upokojitev — ali pa ljudje odhajajo, ker se je v oddelku zamenjal vodja in ker dolgo niso dobili povišice. Prvo je normalno. Drugo je opozorilo.

Za običajna podjetja te številke ne bodo tako ključne. V velikih podjetjih pa so nasprotno brez dvoma izjemno pomembne.

Zakaj meriti, ko nimam kandidatov #

Podjetja me pogosto vprašajo, zakaj bi sploh uporabljala ATS, ko pa jim manjkajo kandidati. To je vendar sistem za vodenje zaposlovanja — kaj naj vodijo, če ni koga.

V tem je paradoks: prav v tem položaju je merjenje najbolj dragoceno. S tem, ko ATS ne uporabljajo, namreč ne izvedo prav ničesar.

Bodimo natančni. Če imate odprti dve poziciji in se nanju ne javi nihče, ATS res ne potrebujete. Govorimo o podjetju, ki ima odprtih deset pozicij in na vsako dva do pet kandidatov. Tam jih je malo — in kljub temu bi moralo meriti.

Ker bi prav te številke morale odgovoriti na vprašanje, zakaj jih je malo. Imate dovolj razpršene vire? Kaj vam kandidati pišejo po razgovoru — ni morda težava v tem, kako z njimi ravnate? Iz katerih razlogov postopek končajo sami?

Brez podatkov je to ugibanje. Kadrovnik si samo misli, kaj je razlog.

In predvsem: brez podatkov ne more konkurirati nekomu, ki jih ima, pove natančen razlog in z njim stopi pred vodstvo. Ko imate kandidatov na stotine, prav tako merite — a tam gre bolj za to, kako postopek obvladati in avtomatizirati.

Podatki in informacije niso isto #

Nikogar ne veseli prenašati CSV, odpirati Excel in lepiti vrtilne tabele. In v tem je še ena, globlja težava.

Profesor na fakulteti nam je razlagal razliko med podatki in informacijami in vredno se je je spomniti. Podatki so zbirka podatkov. Informacija je tisto, kar iz njih odnesete — tisto, kar premakne vašo odločitev.

Vi nočete uživati zbirke podatkov. Želite informacijo. In te informacije so skoraj vedno človeške narave: zakaj imamo tako nizek NPS, zakaj imamo malo kandidatov, kaj bi lahko delali drugače.

Preprosta poročila pomenijo pogovor s podatki #

Odgovor na to, kako iz poročanja dobiti preprosta poročila in hiter odgovor, je danes umetna inteligenca.

Prva uporaba je dolgočasna, a olajšujoča. Vodja želi tabelo z določenimi stolpci. Brez AI to pomeni dva dni prenašanja podatkov in povezovanja. Z njo preprosto vprašate in poveste, katere stolpce želite.

Druga uporaba je zanimivejša — pogovor nad podatki. Primerjaj mi to s prejšnjim obdobjem. Kdo od kadrovnikov je nad našim povprečnim NPS? Kako so ocenjeni posamezni vodje? Ovrednoti tristo povratnih informacij in mi daj povzetek — ker jih ne boste brali.

In to je mogoče početi, ne da bi trčili ob AI Act. Tu gre izključno za delo z lastnimi podatki, ne za ocenjevanje kandidatov, zato to ne sodi v tvegano kategorijo. Kje je ta meja, obravnavamo v članku o umetni inteligenci v zaposlovanju in AI Act.

Vprašajte, kje se podatki obdelujejo #

Zadnja stvar, in pri izbiri ATS morda najpomembnejša: vprašajte, kje ta AI teče. Želite rešitev, postavljeno na lokalnih modelih, kjer vaši podatki in kontekst, ki ga mora sistem sestaviti, ostanejo v vašem okolju.

Nočete, da ATS pošilja vsebino vaše baze prek API v ChatGPT, Gemini ali Copilot. Bodimo pošteni — veliki ponudniki danes znajo izolirano okolje in jamstva, da podatki ne odidejo. Kljub temu bi bil previden. Vsekakor pa je to bolje kot preprosto pošiljanje podatkov ven.

Ti podatki so vaše znanje. Nočete, da zapuščajo podjetje.

Katera poročila mora imeti ATS? #

Zadoščajo štiri. Kakovost zaposlovanja, merjena pri kandidatu, hitrost, razčlenjena po posameznih fazah, lijak, dopolnjen z viri kandidatov v vsaki fazi, in razlogi za zavrnitev, razdeljeni na stran kandidata in stran podjetja. Vse ostalo je nadgradnja — uporabna predvsem v velikih podjetjih.

Kateri ATS je primeren za več kadrovnikov in preprosta poročila? #

Tak, ki zna podatke rezati po ljudeh — po kadrovniku, vodji in poslovalnici — in vam hkrati odgovor da brez izvoza v Excel. Če zaposlujete na več krajih ali zaposlovanje opravljajo vodje poslovalnic, je to razlika med tem, ali veste, kdo zaposluje dobro, ali pa to zgolj domnevate.

Kako meriti kakovost zaposlovanja? #

Vprašajte kandidata. NPS, dopolnjen z odprtim vprašanjem, da številko, ki jo je mogoče primerjati skozi čas, in konkretne razloge, zakaj je ta številka takšna, kot je. In ker ga je mogoče filtrirati po ljudeh, boste videli tudi razlike med kadrovniki in vodji.

Zakaj spremljati podatke o zaposlovanju, ko imam malo kandidatov? #

Prav zato. Ko se vam javlja malo ljudi, morate vedeti, zakaj — ali imate ozke vire, ali kandidate odbija vaša komunikacija, ali pa odhajajo iz razlogov, s katerimi se da nekaj narediti. Brez merjenja ostane le ugibanje. Izjema sta dve odprti poziciji, na kateri se ne javi nihče; tam vam poročilo ne pomaga.

Celoten seznam vprašanj za ponudnika ATS →

← Nazaj na vodnik za izbiro ATS