Napojení ATS na HRIS a mzdy: kdy se vyplatí a jak vypadá dobrá integrace
Než začnete řešit integraci ATS s HR informačním systémem (HRIS), uvědomte si jednu věc: v náboru o kandidátovi evidujete překvapivě málo údajů, které se do HRIS opravdu hodí – jméno, kontakt, na jakou pozici se hlásil, za jakých podmínek a kdy může nastoupit. A ani ty úplně nesedí: název inzerátu se skoro nikdy nerovná katalogové pozici v HRIS. Tuhle malou sadu dat je proto potřeba dát na misku vah proti nákladům a spolehlivosti integrace. U jednoduchého předání kandidáta se integrace často nevyplatí; skutečnou hodnotu má až u robustních toků – kdy se z HRIS načítají otevřené pozice do nabídky, „zamykají" se a celý záznam se přenese do onboardingu. Samostatné téma je pak preboarding dotazník a oddělení náborových dat od dat zaměstnaneckých (GDPR).
Kolik dat z náboru se do HRIS vlastně hodí?
V procesu náboru typicky evidujete jméno a příjmení, soukromý e-mail a telefon, na jakou pozici se kandidát hlásil, za jakých podmínek jste mu nabídli nástup a kdy může nastoupit. To je vše – a i to se do HRIS hodí jen zčásti.
Dobrý příklad je název pozice. Inzerát „Hledáme HR parťáka s láskou k lidem" ve smlouvě ani v HRIS nenajdete – tam bude katalogová pozice typu HR generalist. Množství údajů, které byste „přepisovali" do HRIS, je tedy malé a část z něj se stejně musí mapovat na jiné hodnoty.
Proto to postavte jako rovnici nákladů a přínosů: kolik ruční práce integrace ušetří versus co stojí a jak spolehlivě bude fungovat, když ji budete potřebovat.
Kdy se základní napojení nevyplatí – a kdy ano
Ve většině případů z praxe vychází, že základní sadu údajů se integrovat nevyplatí. Výjimkou jsou velmi otevřené systémy, které nabízejí jednoduchou API integraci – tam může dávat smysl i pro pár polí.
U velkých systémů jako SAP SuccessFactors, Taleo nebo Workday naopak počítejte s tím, že integrace není triviální: každá implementace HRIS je u každé firmy trochu jiná, takže napojení je vždy tak trochu projekt na míru.
Související funkce: Napojení na HRIS · API rozhraní · Webhooky
Jak vypadá robustní integrace s HRIS (na příkladu)
Skutečná síla napojení se ukáže, až když integrace nezačíná u předání hotového kandidáta, ale mnohem dřív – u nabídky, nebo dokonce u žádanky. Ukažme si to na robustním modelu, jaký se používá třeba u SAP SuccessFactors.
- Žádanka od manažera. Integrace může začít už tím, že se z HRIS načtou informace k pozici zadané manažerem.
- Otevřené „židličky" (to be hired). Při tvorbě nabídky se z HRIS načtou pozice otevřené k náboru – a to i s výhledem do budoucna. Typický případ: na židli ještě někdo sedí, ale má výpovědní lhůtu nebo odchází na rodičovskou k danému datu; vy už přitom potřebujete dát nabídku kandidátovi, který sám může mít výpovědní dobu. Umět filtrovat i pozice otevřené třeba za dva měsíce je tu zásadní.
- Parametry ze správy pozic. Ke každé židličce se z HRIS načtou atributy – lokalita, grade, manažer, typ úvazku, počet míst, často i benefity.
- Předvyplnění nabídky na straně ATS. Tyto údaje se předvyplní do formuláře nabídky v ATS. Doplníte peníze a datum nástupu a nabídka se vygeneruje v designu firmy.
- Zamčení židličky. Na straně HRIS se pozice „zamkne", aby nešla nabídnout dalšímu kandidátovi. Nechybí ani odemčení – když kandidát nabídku odmítne, manažer ji neschválí, nebo je kandidát zamítnut.
- Přenos do onboardingu. Když nabídka projde, židlička i s údaji se přenese do další fáze. Kandidát pak nemá jen jméno a příjmení, ale celý záznam odvozený z identifikátoru konkrétní pozice.
Právě tahle zákoutí (výhledové pozice, zamykání, odemykání, mapování atributů) dělají integraci s HRIS náročnou – a zároveň teprve tady dává reálnou hodnotu.
Související funkce: Integrace se SAP SuccessFactors · Napojení na HRIS
Preboarding a zaměstnanecký dotazník: kdy a odkud ho poslat
S napojením na HRIS souvisí i otázka, kdy poslat kandidátovi zaměstnanecký dotazník – tedy formulář, kterým v přípravné (preboardingové) fázi sbíráte údaje pro smluvní dokumentaci: přesnou adresu trvalého bydliště, číslo občanského průkazu, datum narození a další data nutná k přihlášení zaměstnance a uzavření smlouvy.
Doporučení: pokud nepoužíváte specializovaný preboarding/onboarding nástroj, posílejte tento dotazník až z HRIS – ať formulář rovnou plní údaje přímo v HRIS a přes dynamická pole vám tam založí zaměstnance. Samotný odkaz na dotazník můžete kandidátovi inicializovat i z ATS („pojď, vyplň mi tuhle sadu údajů").
Zásadní výhoda tohoto oddělení je právní: náborová data držíte typicky na základě oprávněného zájmu, kdežto zaměstnanecká data už zpracováváte z zákonného důvodu. To s sebou nese jiné povinnosti i jiná práva zaměstnance – například nemůže žádat o výmaz svých údajů, protože nad jeho právem stojí zákonná povinnost data uchovávat (stát vyžaduje evidenci pro důchodové a sociální účely po zákonem daný počet let).
Související funkce: Napojení na onboarding · GDPR: právní základ a lhůty uchovávání →
Kompletní seznam otázek pro dodavatele ATS →
Tohoto průvodce vydává Recruitis.io, český ATS. Jak řešíme napojení na HRIS my:
- S SAP SuccessFactors, HR systémem HiBob a českým mzdovým/personálním softwarem Vema už máme ověřenou zkušenost s napojením.
- Napojíme se i na další systémy – na vyžádání, pokud mají rozhraní pro napojení (např. API). Každá integrace s HRIS je svým způsobem unikátní, proto ji řešíme individuálně.
- Naše integrace se SAP SuccessFactors je robustní – umí načítat otevřené i výhledové pozice, jejich parametry ze správy pozic, předvyplnit a vygenerovat nabídku, zamknout a odemknout židličku a přenést celý záznam do onboardingu.
- Pro preboarding a onboarding máme samostatný produkt onbee.app; zaměstnanecký dotazník tak lze poslat mimo náborová data.
Co vědomě neděláme: nejsme mzdový ani docházkový systém a nevedeme personální evidenci zaměstnanců – tyto role plní HRIS/mzdy, my se na ně napojujeme.
Časté otázky
Jaký je rozdíl mezi ATS a HRIS?
ATS je systém pro řízení procesu náboru: od požadavku manažera na otevření pozice, přes schválení, publikaci inzerátu, sběr kandidátů a pohovory až po nabídku. Akceptací nabídky proces v ATS formálně končí. HRIS (HR informační systém) obsáhne celý proces HR věcí včetně docházky nebo mezd. Některé HRIS umožňují i zjednodušený proces náboru, ale tím, že se na něj nespecializují, bývá v nich nábor často jen jednoduchým výčtem kandidátů, které do systému navíc musíte ručně přepsat. Právě proto roste obliba ATS: specializuje se na proces náboru a automatizuje i ty části, které HRIS nepovažuje za úplně důležité.