Predizbira kandidatov

Predizbira je bistveni del zivljenja vsakega kadrovnika. Spominjam se, kako sem kot otrok videl pisarno kadrovskega oddelka v ogromnem, sveže privatiziranem nekdanjem narodnem podjetju. V spominu so mi ostale kupe papirjev z zapiski na drugih barvnih listkih in kadrovnicka, ki je kopirala obrazce in jih dodajala na kupe. Potem so mi povedali, da so kupi za posamezne kandidate za trenutno oglaševane pozicije in da jim bo gospa kadrovnicka telefonirala ali jih povabila, da izpolnijo papirje, preden pridejo na osebni razgovor. Kot otroku se mi je to seveda zdelo zelo zabavno delo.

Zakaj uporabljati predizbiro?

Na zacetku je treba omeniti, da obstajajo tudi razlogi, zakaj predizbire ne uporabljati. To je predvsem v situacijah, ki so na nasem trgu dela pogostejse kot prej, kjer obstajajo pozicije z zelo nizko ponudbo kvalificiranih delavcev. Za te pozicije bi predizbira lahko ustvarila nezzeleno oviro.

Glavni razlog za uporabo predizbire je dejstvo, da nam zivljenjepis v veliki vecini primerov ni sposoben odgovoriti na vsa vprasanja, ki so relevantna za potrebe nase oglaševane pozicije, ali pa je treba podatke, navedene v zivljenjepisu, preveriti ali jih podrobneje razcleniti in razumeti njihov odnos do oglaševane pozicije. To lahko seveda pustimo do osebnega razgovora, vendar to ni prevec ucinkovito - navsezadnje ne zelimo iti skozi celoten postopek organiziranja razgovora in v prvi minuti ugotoviti, da kandidat ni primeren za pozicijo. Predizbira omogoca tudi primerjavo kandidatov, ki se zdijo navidez enakovredni na podlagi predlozenih zivljenjepisov. Z drugimi besedami, predizbira nam pomaga preveriti in preuciti prve vtise, izkusnje, znanja, pa tudi morda osebnost kandidata in njegovo nastopanje.

Zagotovo to poznate iz svoje kadrovske prakse - povabili ste kandidata, odprete vrata in po enem ali dveh stavkih ze veste, da kandidat sploh ni primeren za pozicijo. V tem trenutku se zavedate, da ste podcenili fazo predizbire, ali pa obzalujete, da predizbire sploh niste opravili. Paradoksalno je najpogostejsi razlog za opustitev ali podcenjevanje predizbire navidezno pomanjkanje casa. Vendar je po mojih izkusnjah to predvsem dejstvo, da kadrovnik ne pozna ali nima dostopa do ucinkovitih orodij, ki bi mu pri predizbiri pomagala.

Ucinkovitost predizbire si lahko jasno ozavestimo v situacijah, ko nam je uspelo prepoznati kandidate, ki bi na podlagi zgolj zivljenjepisa:

• Ne bili povabljeni, vendar si vabilo zasluzijo
• Bili povabljeni, vendar si vabila ne zasluzijo

Poleg tega je predizbira tudi zelo dragocen vir gradiva za vprasanja za osebni razgovor in orodje za medsebojno primerjavo kandidatov, ce si ze za predizbiro dolocimo ustrezna merila in njihove utezi.

Oblike predizbire

Obstaja vec oblik predizbire in vsaka od njih ima svoje prednosti in slabosti glede na situacijo ali poklic, za katerega izvajamo zaposlovanje. Za namene tega clanka bi jih razdelil v dve kategoriji:

Tradicionalne metode predizbire:

• Tiskani vprasalnik - sirokoko uporabljena metoda, ki omogoca standardizacijo vprasanj za veliko stevilo kandidatov in daje predpogoj za posteno primerjavo. Poleg tega je z razvojem racunalniske tehnologije mogoce tudi avtomatizirano obdelavo, kar odpravlja najvecji problem pri tej vrsti predizbire - delovno intenzivnost vrednotenja. Ponuja celo vrsto dodanih vrednosti, kot so preverjanje pravopisa in slovnice, prizadevnosti, pozornosti do podrobnosti itd.
• Test na kraju razgovora - v bistvu alternativa vprasalniku, ki se osredotoca neposredno na znanje kandidata. Pogosto je kombinirana z osebnim vrednotenjem ali predstavitvijo rezultatov, kar omogoca opazovanje in vrednotenje drugih vescin in sposobnosti kandidata. Zlasti pri specializiranih ali tehnicnih poklicih ima veliko dodano vrednost. Treba je paziti na dejavnik nervoznosti, ki lahko pri nekaterih kandidatih popaci rezultate.
• Telefon - ena od najbolj priljubljenih metod, ki prinasa interaktivno in takojsnjo komunikacijo med kadrovnikom in kandidatom. Za razliko od pisnih oblik telefon omogoca preverjanje kakovosti govornega izrazanja, sposobnosti improvizacije in omogoca tudi vkljucitev testnih vprasanj. Je nepogrešljiva metoda za vse pozicije, kjer je telefoniranje njihova glavna vsebina, lahko pa pomaga oceniti tip osebnosti tudi za druge pozicije, kjer na primer zahtevamo pozitiven pristop, dobro razpolozenje itd.

Sodobne metode predizbire:

• Spletni vprasalnik - je nekaksna sodobna oblika tiskanega vprasalnika. Toda ne le to, za razliko od tiskanega medija omogoca tudi dolocene oblike interaktivnosti, npr. razkrivanje in skrivanje vprasanj na podlagi prejsnjih odgovorov ali zapisovanje rezultatov neposredno v kartico kandidata v kadrovskem informacijskem sistemu in samodejno vrednotenje brez potrebe po delu kadrovnika. V danasnji dobi pametnih telefonov in tablic je mogoce odgovarjati kadarkoli in kjerkoli, kar znatno poveca udobje ne le za kandidate, ampak tudi za kadrovnike in druge osebe, vkljucene v postopek zaposlovanja - kolege, vodje itd. Spletna oblika za razliko od pisne ne omogoca vrednotenja rokopisa in vizualne plati pisnega izraza. Po drugi strani pa je neprimerljivo ucinkovitejsa kot na primer telefon - samo predstavljajte si klicanje 30 kandidatov v primerjavi s posiljanjem enega e-postnega sporocila 30 kandidatom. Spodaj vam bom predstavil orodje, ki vam bo omogocilo ustvariti in poslati vprasalnik v petih minutah, ne glede na stevilo prejemnikov.
• Video razgovor - je izboljsana oblika telefonskega sprasevanja, ki omogoca tudi vizualno vrednotenje kandidata. Zahvaljujoc tehnologiji video razgovor ni nujno potreben ob hkratni prisotnosti obeh strani - kandidat lahko na posneto video vprasanje ali pisno vprasanje na spletni strani ali v e-posti, poslani iz spletnega sistema, odgovori glede na svojo casovno razpolozljivost. To kadrovniku omogoca "opraviti" vecje stevilo predizbir, kot bi jih bil sposoben opraviti osebno ali po telefonu. Ta oblika je ena od najbolj naprednih danes, ker se najbolj pribliza osebnemu razgovoru in kadrovniku omogoca odkriti veliko kolicino informacij o kandidatovi osebnosti. Seveda ni primerna metoda za vse vrste pozicij in treba je upostevati zlasti starostni profil kandidata - ta metoda bo pozdravljena zlasti s strani mlajse generacije. Treba je poudariti, da to orodje v nobenem primeru ne nadomesca osebnega razgovora. Resnicno sluzi le za fazo predizbire, tj. kot kakovostno "sito" za veliko stevilo kandidatov ali za kandidate, pri katerih niste prepricani glede vabila na osebni razgovor. Nase priporocilo je uporabiti le eno preprosto vprasanje, iz katerega boste dobili jasno vizualno-komunikacijsko informacijo.
• Pregledovanje druzabnih omrezij - je najnovejsa metoda, ki uporablja informacije, prosto dostopne na profilih kandidatov na druzabnih omrezjih. Poleg preverjanja strokovnih informacij, stikov in prejsnjih zaposlitev druzabna omrezja kot Facebook, LinkedIn, Twitter ali Instagram omogocajo oceniti kandidatovo osebnost z vidika primernosti za korporativno kulturo delodajalca in preveriti informacije iz zivljenjepisa - z drugimi besedami, ali se kandidat predstavlja na druzabnih omrezjih v skladu s predlozenimi informacijami ali pa obstaja vidno neskladje?

Tradicionalnih metod v nobenem primeru ni mogoce opustiti ali zavrniti, ker obstajajo poklici in vrste razgovorov, za katere so nenadomestljive. Prednost sodobnih metod ni le uporaba novih tehnologij, ampak tudi znatno boljsa ucinkovitost in moznost samodejne integracije s kadrovskimi informacijskimi sistemi.

Ucinkovitost predizbire

Se enkrat se bom vrnil k spominu z uvoda tega clanka - napredek od casov spomina z uvoda tega clanka do danes ni le v razvoju racunalniske tehnologije, ki nam olajsuje administrativno delo, ampak v ponovnem premisleku nasega pristopa k posameznim delom postopka zaposlovanja, pa tudi k celoti. Se vedno je veliko ljudi, in to velja ne le v kadrovanju, ki tudi z racunalnisko tehnologijo nadaljujejo z uporabo pristopov in postopkov iz "papirne dobe".

Pisal sem tudi, da se mi je takrat delo kadrovnicke zdelo zelo zabavno. Podoben obcutek zabavnega kadrovskega dela, ceprav ocitno iz nasprotnih razlogov, sem imel tudi zelo nedavno, ko sem imel priloznost preizkusiti spletni sistem za zaposlovanje "Recruitis". Iz prvih vtisov tega sistema mi je bilo jasno, da so bili scenariji, podobni zgoraj opisanemu spominu, nekje v podzavesti vseh, ki so sodelovali pri njegovem razvoju, kot nasprotne skrajnosti tistega, kar so zeleli doseci in ponuditi danasnjim kadrovnikom. Zato sem se odlocil, da vam podrobneje predstavim funkcionalnosti predizbire tega sistema.

Vzemimo spletni vprasalnik kot primer. Ce zelim izbrati to obliko predizbire, moram najprej izbrati kandidata ali skupino kandidatov, pripraviti vprasanja za vprasalnik, ustvariti vprasalnik na spletu in izbranim kandidatom poslati povezavo skupaj s spremnim pismom.

Kaj bi torej bilo olajsanje, ki bi ga pricakoval od res dobrega sistema? V prvi vrsti ucinkovito upravljanje vprasanj, ki bi moralo vkljucevati naslednje:

• Vnaprej dolocen nabor obicajnih vprasanj (to pomaga tako manj izkusenim, da jim ni treba tezavno izmisljati vprasanj, kot tudi bolj izkusenim kot navdih)
• Moznost urejanja obstojecih vprasanj ali dodajanja lastnih vprasanj (zelimo, da se sistem "uci" skupaj z nami)
• Moznost enostavne dodelitve vprasanja enemu ali vec izbranim kandidatom (ce dolocimo vprasalnik za 10 kandidatov, tega nocemo poceti desetkrat)
• Tudi ce imam izbrano skupino kandidatov, se vedno imam moznost dodati vprasanja le za dolocene posameznike (nocemo, da bi bilo treba ustvariti drug vprasalnik le zato, ker se eno vprasanje za enega kandidata razlikuje)
• Moznost uporabe in dolocanja tako odprtih kot zaprtih vprasanj (ceprav bi se zaprta morala uporabljati le zelo redko, ker nam odprta omogocajo pridobiti vec informacij kot le odgovor - npr. nacin razmisljanja, analiticne sposobnosti, izrazne sposobnosti itd.)
• Moznost mnozicnega posiljanja vprasalnika (z drugimi besedami, ni mi ga treba posiljati posamicno vsakemu od kandidatov)

Kljub vsem prednostim ucinkovitega sistema je treba poudariti, da je uspeh predizbire in bo vedno odvisen predvsem od nase sposobnosti izbire ustreznih vprasanj. Tu vidim predvsem dve glavni ravni premisleka za ucinkovite prakse zastavljanja vprasanj.