Program odporúčaní zamestnancov s prepojením na ATS: ako zvýšiť zapojenie z 5–7 % na 20–30 %?
Referral program je jeden z najkvalitnejších zdrojov kandidátov. Lenže spôsob, akým ho väčšina firiem prevádzkuje, je plochý: finančná odmena až za nástup alebo skúšobnú dobu. Zapojí sa zlomok ľudí. Skutočná otázka znie, ako zapojenie zvýšiť. Odpoveď: gamifikácia, drobné odmeny a prepojenie na ATS.
Čo je zamestnanecký referral program
Zamestnanecký referral program, po slovensky aj program odporúčaní zamestnancov alebo odporúčací program, je systém, ktorý odmeňuje zamestnancov za odporúčanie kandidátov na otvorené pozície vo firme. Nie je to len e-mail so sumou za privedeného človeka, ale proces: zamestnanec vie, koho môže odporučiť, čo sa s kandidátom deje a kedy vzniká odmena.
Dobre nastavený program odporúčaní zamestnancov stojí blízko kariérnym stránkam, sociálnym sieťam a samotnému výberovému konaniu. Zdieľanie pomáha s dosahom, odporúčanie kandidátov s kvalitou a priebežná spätná väzba bráni pocitu, že kontakt zmizol v čiernej diere.
Prečo sa do programu zapája len 5–7 % zamestnancov
Často sa uvádza, že do referral programov sa aktívne zapája približne 15 % zamestnancov. Pri plochých programoch však v praxi často vidíme skôr 5–7 % zamestnancov. Nie preto, že by zamestnanci nevedeli odporúčať. Problém je v mechanike.
Typický scenár: HR pošle informáciu, že za úspešné odporúčanie je odmena. Zamestnanec niekoho odporučí alebo zdieľa pozíciu. Potom čaká. Kandidát prejde screeningom, pohovorom, nástupom a možno ešte skúšobnou dobou. Odmena príde o niekoľko mesiacov, ak vôbec. Vtedy si ju už človek nespája s pôvodnou aktivitou.
Keď odmeňujete až po pol roku, odmeňujete výsledok, ktorý si pamätá HR. Nie aktivitu, ktorú si pamätá zamestnanec.
Chýba gamifikácia, priebežná spätná väzba a viac malých víťazov. Zamestnanec nevidí, čo sa s jeho kandidátom deje, koľko hodnoty už firme priniesol a čo môže získať ďalej.
Hodnota vzniká skôr, než kandidát nastúpi
Najväčší omyl je tváriť sa, že referral má hodnotu až v momente, keď kandidát nastúpi. Hodnota vzniká skôr. Už samotné zdieľanie inzerátu má marketingový dopad: zamestnanec pozíciu ukáže ľuďom, ku ktorým by ste sa inak dostávali cez platenú reklamu, pracovné portály alebo vlastný obsah.
Tieto prekliky by ste si inak kupovali. Zamestnanec vám ich pomáha získať organicky, navyše cez osobnú dôveru. A ak odporúčaný kandidát prejde screeningom alebo pohovorom, vznikla ďalšia hodnota, aj keby napokon nenastúpil. Recruiter získal relevantný kontakt a validáciu trhu.
Preto dáva zmysel odmeňovať aj drobné výsledky: tip na kandidáta, zdieľanie pozície, posun do ďalšej fázy, pohovor alebo prijatie ponuky. Ktoré fázy oceníte, je na vás – a pri každej pozícii to môže byť inak. Pri ťažko obsaditeľnej pozícii môže mať odmenu už samotný tip na kandidáta, pri bežnejších pozíciách napríklad až kandidát, ktorý prejde pohovorom. Finálny nástup môže zostať veľkým míľnikom, ale nemal by byť jediným okamihom, keď program povie: vaša pomoc mala zmysel.
Súvisiace témy: kariérne stránky a obsah pozícií · sourcing na LinkedIne · napojenie ATS na pracovné portály
Vyššie zapojenie neznamená vyšší rozpočet od CFO
Firmy často urobia jednoduchý záver: keď referral nefunguje, zvýšime odmenu. Lenže peniaze samy osebe program nerozhýbu. Pre niekoho je suma zaujímavá, pre iného nie. Pri niektorých typoch pozícií môže byť finančný bonus správne, pri iných je to len drahšia verzia rovnakého problému.
Lepší začiatok je zamestnanecký prieskum. Nie jeden celofiremný dotazník s otázkou „chcete peniaze?", ale zistenie podľa typov pozícií a kultúry firmy. Čo ocenia vývojári, výroba, back office alebo ľudia na pobočkách? Referral programy sú o znalosti vlastných zamestnancov.
Kreditový systém potom umožní peniaze minimalizovať. Zamestnanec zbiera kredity za menšie kroky a mení ich za odmeny s osobnou hodnotou. Finančnú odmenu môžete ponechať za nástup alebo skúšobnú dobu.
Príbeh stoličky: odmena, ktorá zostáva vo firme
Predstavte si technologickú firmu, kde ľudia v prieskume povedia jasnú vec: chcú lepšie ergonomické stoličky. Kúpiť ich hneď pre sto ľudí môže byť nereálne. Dať stoličku ako odmenu v referral programe však dáva zmysel.
Zamestnanec nazbiera kredity za odporúčania, zdieľanie a posuny kandidátov. Premení ich za stoličku za 20 000 Kč. Firma minie peniaze, áno. Lenže stolička zostáva vo firme, zlepšuje prostredie a tvorí interný marketing: „Prečo má on lepšiu stoličku?" Pretože pomohol s odporúčaním kandidátov.
Dvadsaťtisíc v stoličke zostáva ako firemné vybavenie a viditeľná pripomienka programu. Približne trinásťtisíc čistého vo výplate odíde a na druhý deň o tom nikto nevie.
Nie každá odmena musí byť lacnejšia v účtovnom riadku. Má však mať väčšiu návratnosť: zlepšiť prostredie, podporovať kultúru a byť viditeľná.
Culture-fit odmeny: čo ľudia naozaj chcú
Culture-fit odmeny nie sú katalóg náhodných benefitov. Majú čo najviac zodpovedať pozíciám a kultúre firmy. V jednej firme môže fungovať ergonomická stolička alebo lepší monitor, v inej deň voľna, kurz, merch, obed s CEO alebo príspevok na charitu.
Charitatívny dar je dobrý príklad: niekde zamestnanci ocenia, že za odporúčaného kandidáta firma prispeje na vec, ktorej veria. Deň voľna zase nie je rovnaký výdavok ako peniaze vo výplate. Je to alternatívny náklad s vysokou subjektívnou hodnotou.
Nejde o to peniaze zakázať. Ide o to prestať sa tváriť, že jedna suma vyrieši motiváciu všetkých ľudí. Referral program má kombinovať peniaze, kredity a odmeny podľa toho, čo vašich ľudí zapája.
Aké výhody má referral program integrovaný v ATS
Bez napojenia na výberové konanie začne HR rýchlo viesť evidenciu bokom: kto koho odporučil, v akej fáze kandidát je, kedy vznikol nárok na odmenu a čo sa smie ukázať zamestnancovi. Pri pár odporúčaniach to unesiete. Pri programe, ktorý má zapojiť 20–30 % zamestnancov, už nie. Práve toto ATS integrácia referral programu rieši automaticky:
- Automatické pripisovanie odmien podľa krokov workflow: sami si vyberiete, ktoré fázy náboru chcete odmenou oceniť – a pri každej pozícii to môže byť inak. Keď potom kandidát vybranou fázou prejde, systém odmenu pripíše podľa nastavených pravidiel.
- Transparentná timeline pre zamestnanca: zamestnanec vidí, koho odporučil, v akej fáze kandidát je, koľko kreditov má a čo ešte môže získať.
- GDPR súhlas odporúčaného kandidáta automaticky: odporúčaný kandidát musí dostať žiadosť o súhlas so spracovaním údajov a až potom sa má s dátami pracovať v nábore.
- Žiadna evidencia bokom: referral je naviazaný na kandidáta, pozíciu a workflow, takže HR nemusí udržiavať paralelnú tabuľku.
- Reporting zapojenia: vidíte, kto sa zapája, kto je neaktívny a ako program žije naprieč firmou.
- Kombinácia kreditov a peňazí: počiatočné kroky môžu byť kreditové, finálny nástup alebo skúšobná doba finančné.
- Evidencia objednaných odmien a ich odovzdania: keď si zamestnanec objedná odmenu z referral shopu, systém eviduje objednávku aj vyplatenie – zodpovedná osoba dostane notifikáciu a odovzdanie odmeny potvrdí priamo v systéme.
Pri GDPR si zároveň strážte právny základ, súhlasy a retenciu kandidátov. Podrobnejšie sa tomu venuje samostatný článok GDPR v nábore.
Aké možnosti existujú a ako ich prepojiť s ATS
Ak potrebujete riešenie pre odporúčania zamestnancov s prepojením na ATS, pozerajte sa na tri základné cesty. Prvá je samostatná náborová platforma alebo employee referral software s ATS integráciou. Druhá je referral modul priamo v ATS. Tretia je ručná správa pomocou formulárov, tabuliek a internej komunikácie.
Samostatná náborová platforma môže dávať zmysel, ak už máte vybrané ATS. Pýtajte sa však na obojsmerné dáta: nestačí poslať kandidáta do ATS. Referral nástroj musí vedieť, že kandidát prešiel fázou, aby mohol odmeniť zamestnanca a ukázať mu transparentný stav.
Referral modul priamo v ATS pracuje s dátami, ktoré už v nábore máte: pozície, workflow, kandidáti, súhlasy, zmeny stavov a reporting. Ručná správa je najlacnejšia na štarte, ale najdrahšia v prevádzke, ak má byť program častý, transparentný a férový.
Kritériá výberu: obojsmerné dáta o fázach kandidáta, automatika odmien, GDPR proces, transparentnosť pre zamestnancov, reporting zapojenia a kombinácia kreditov s peniazmi.
Ako prepojiť program odporúčaní s ATS?
Technicky ide o spárovanie troch vecí: zamestnanca, kandidáta a pozície. Zamestnanec odporučí kandidáta cez portál, formulár alebo unikátny odkaz. Kandidát dá súhlas so spracovaním údajov. ATS vytvorí kandidátsky záznam so zdrojom odporúčania a pri posune workflow spúšťa odmeny – pri tých fázach, ktoré ste sa rozhodli oceniť.
Do ATS sa nemá prepísať len kontakt. Musí sa prepísať aj väzba na odporúčajúceho, zdroj, stav kandidáta a odmeňovacie pravidlá. Pri kariérnych stránkach to súvisí s odpovednými formulármi a meraním zdrojov.
Aké platformy pre referral program existujú?
Na trhu nájdete samostatné referral platformy s integráciou do ATS a referral moduly priamo vnútri ATS. Dôležitejší než konkrétny názov nástroja je však typ programu, ktorý vám umožní prevádzkovať. Prakticky existujú dva:
Referral s jednou odmenou za výsledok. Zamestnanec dostane odmenu, až keď odporúčaný kandidát nastúpi, prípadne prejde skúšobnou dobou. Výhoda: jednoduché nastavenie aj vyúčtovanie, zvládnete ho pokojne bez nástroja. Nevýhoda: odmena prichádza mesiace po aktivite, zamestnanec si ju s ňou nespojí, chýba priebežná spätná väzba – a zapojenie zostáva na tých 5–7 %.
Referral naviazaný na fázy náboru. Odmeny (kredity alebo peniaze) priradíte fázam, ktoré sa rozhodnete oceniť, pri každej pozícii inak. Výhoda: priebežná motivácia a gamifikácia, oceníte hodnotu, ktorá vzniká už tipom alebo zdieľaním, zamestnanec vidí transparentný stav – a práve tadiaľ vedie cesta k 20–30% zapojeniu. Nevýhoda: bez prepojenia na ATS sa prakticky nedá spravovať, pretože by ste ručne evidovali fázy kandidátov, nároky na odmeny aj ich odovzdávanie.
Môžeme kombinovať kredity a finančné odmeny?
Áno, a často je to najpraktickejší model. Kredity sa hodia na časté menšie kroky: tip, zdieľanie, screening, pohovor. Peniaze môžu zostať za nástup alebo skúšobnú dobu. Ktoré fázy odmeníte a čím, si volíte pri každej pozícii zvlášť. Platí pritom jednoduchá úmera: čím nižšiu pozíciu obsadzujete, tým väčšiu rolu hrajú peniaze. Pri modrých golieroch prakticky všetkých zaujíma hlavne finančná odmena – kreditové a culture-fit odmeny fungujú skôr pri kancelárskych a špecializovaných pozíciách. Program tým nezakazuje finančný bonus, len na ňom nestavia celú motiváciu.
Koľko zamestnancov sa do referral programu reálne zapojí?
Pri všeobecných referral programoch sa uvádza zapojenie okolo 15 %. Pri plochých programoch, ktoré stoja hlavne na finančnej odmene za finálny nástup, v praxi často vidíme skôr 5–7 %. Cieľom dobre nastaveného programu nie je len vyplatiť viac peňazí. Cieľom je dostať sa k 20–30 % zamestnancov, ktorí program skutočne používajú: zdieľajú pozície, odporúčajú kandidátov a vidia, že ich aktivita má odozvu.
Kompletný zoznam otázok pre dodávateľa ATS →
Tohto sprievodcu vydáva Recruitis.io, český ATS. Fakty o referral module v ATS Recruitis:
- Odmeny podľa fáz náboru, ku každej pozícii individuálne: sami volíte, ktoré fázy oceniť – náročné pozície môžu odmeňovať už tip na kandidáta, bežné napríklad až pohovor.
- Kredity alebo peniaze: každú odmenu nastavíte v kreditoch alebo ako finančnú v Kč/EUR; typicky kredity za počiatočné kroky a peniaze za nástup či skúšobnú dobu.
- Landing page pre zamestnancov: každý vidí otvorené pozície s odmenami, svojich odporúčaných kandidátov a fázy, v ktorých práve sú, čo už „vyhral" – a referral shop na premenu kreditov.
- Mobilná aplikácia pre každého zamestnanca: to isté v telefóne – prehľad odporúčaní, ich výsledkov a odmien.
- Referral shop podľa kultúry firmy: odmeny si nadefinujete sami – od vybavenia cez deň voľna po príspevok na charitu; pri každej určíte cenu v kreditoch a osobu zodpovednú za odovzdanie.
- Prehľad objednaných a odovzdaných odmien: objednávky zo shopu, notifikácie zodpovednej osobe a potvrdenie odovzdania priamo v systéme.
- Extra kredity za „pozitívne" aktivity: kredity môžete prideľovať aj mimo náboru, napríklad za zapojenie do buddy systému pri onboardingu nových kolegov.
- Napojenie na vaše kariérne stránky: odporúčania nadväzujú na pozície a odpovedné formuláre kariérneho webu.
- GDPR súhlas e-mailom: odporúčaný kandidát dostane automaticky žiadosť o súhlas so spracovaním údajov; v systéme sa zobrazí až po jeho udelení.
- Nastavenie za deň: základné nastavenie zahŕňa definíciu odmien, workflow krokov a naplnenie referral shopu.
- Referencie: Recruitis používajú stovky firiem v ČR a SR vrátane Notino, T-Mobile, Seznam.cz a J&T; referral modul aktívne využívajú desiatky z nich.
Časté otázky
Ako prepojiť program odporúčaní s ATS?
Prepojenie stojí na spárovaní zamestnanca, kandidáta a pozície. Zamestnanec odporučí kandidáta cez portál, formulár alebo unikátny odkaz, kandidát udelí súhlas so spracovaním údajov a ATS vytvorí záznam so zdrojom odporúčania. Pri posune kandidáta vo workflow potom systém automaticky pripíše kredity alebo finančnú odmenu podľa pravidiel danej pozície.
Aké platformy pre referral program existujú?
Na trhu sú samostatné referral platformy s integráciou do ATS aj referral moduly priamo v ATS. Dôležitejší než názov nástroja je typ programu: buď jedna odmena za finálny nástup, alebo odmeňovanie podľa fáz náboru. Druhý model lepšie podporuje priebežnú motiváciu, ale bez dát z ATS sa ťažko spravuje férovo.
Môžeme kombinovať kredity a finančné odmeny?
Áno, často je to najpraktickejší model. Kredity sa hodia na časté menšie kroky, napríklad tip, zdieľanie, screening alebo pohovor, kým peniaze môžu zostať na nástup či skúšobnú dobu. Pri každej pozícii si určíte, ktoré fázy chcete odmeniť a akým spôsobom.
Koľko zamestnancov sa reálne zapojí do referral programu?
Pri všeobecných referral programoch sa často uvádza zapojenie okolo 15 %. Pri plochých programoch postavených hlavne na finančnej odmene za finálny nástup však v praxi často vidíme skôr 5–7 %. Dobre nastavený program s priebežnou spätnou väzbou, gamifikáciou a prepojením na ATS cieli na 20–30 % aktívne zapojených ľudí.