Čo je ATS systém a na čo slúži?
ATS (Applicant Tracking System), po anglicky ATS software, je náborový softvér (po slovensky niekedy náborová aplikácia), ktorého hlavnou úlohou je zlúčiť odpovede kandidátov z rôznych zdrojov na jedno miesto – z pracovných portálov, LinkedInu, kariérnych stránok, referral programu, kampaní na sociálnych sieťach aj zo sourcingu. Až keď sú dáta na jednom mieste, dokáže systém nábor riadiť a merať. ATS potom prevedie kandidáta celým výberovým konaním, umožní recruiterom a hiring manažérom spolupracovať nad hodnotením a pohovormi, a nakoniec z toho všetkého poskytne analytiku a reporting, podľa ktorých sa dá nábor zlepšovať.
1. Zlúčiť odpovede kandidátov na jedno miesto
Toto je primárna a najdôležitejšia funkcia každého ATS. Kandidáti k vám prichádzajú z mnohých smerov a bez ATS končí každý inde:
- pracovné portály – v administrácii každého portálu zvlášť,
- kariérne stránky – vo firemnej e-mailovej schránke,
- LinkedIn – v správach konkrétneho recruitera,
- referral program – v e-maile od kolegu,
- sociálne siete a kampane – v komentároch a správach,
- sourcing – v osobnej tabuľke toho, kto hľadal.
ATS tieto prúdy zvedie dohromady a urobí z nich jednu databázu, s ktorou sa skutočne pracuje. Bez tohto kroku nemá zmysel riešiť nič ďalšie – všetky ostatné funkcie na ňom stoja.
Súvisiace funkcie: Multiposting · Pracovné portály · Kariérne stránky · Plugin pre LinkedIn · Detekcia duplicít
Kým máte odpovede na piatich rôznych miestach, nemáte čo riadiť – ani čo merať.
2. Previesť kandidáta procesom a spolupracovať s kolegami
Druhá vrstva ATS je samotný priebeh výberového konania. Kandidát sa posúva definovanými fázami náboru a systém drží pokope všetko, čo sa pri ňom deje: poznámky z pohovoru, termíny, hodnotenie od jednotlivých ľudí aj históriu komunikácie.
Kľúčové slovo je spolupráca. Na nábore sa nikdy nepodieľa len recruiter – vstupujú doň hiring manažéri, kolegovia z tímu, niekedy aj externí partneri. ATS im dá spoločné miesto, kde vidia to isté: kto je kandidát, v akej je fáze, čo o ňom hovorili ostatní a čo sa od nich čaká. Tým zmizne najčastejší zlozvyk náboru – preposielanie životopisov e-mailom a rozhodovanie v jednej súkromnej konverzácii.
Súvisiace funkcie: Kanban · Vlastné fázy procesu · Poznámky · Skóre karta · Plánovanie pohovorov · Pohľady pre manažérov
3. Merať nábor a zlepšovať ho
Tretia vrstva je dôvod, prečo sa ATS oplatí aj vtedy, keď vám prvé dve prídu zvládnuteľné ručne. Keďže dáta ležia na jednom mieste a proces má definované fázy, systém vie spočítať, čo inak nikto nevie: odkiaľ prichádzajú najlepší kandidáti, kde sa výberové konanie zadrháva, ako dlho trvá obsadenie pozície a koľko kandidátov sa v ktorej fáze stratí.
Typické metriky sú time to hire (od odpovede kandidáta po prijatie ponuky), time to fill (od otvorenia pozície po jej uzavretie), konverzný lievik medzi fázami a zdroj kandidáta. Bez nich nábor neriadite, len ho odbavujete.
Súvisiace funkcie: Prehľad zdrojov odpovedí · Time to hire · Time to fill · Konverzný lievik · Meranie NPS
Aký proces ATS pokrýva
ATS je systém na riadenie procesu náboru. Jeho cieľom je zachytiť celý proces od chvíle, keď vznikne požiadavka, až po nástup kandidáta:
- Požiadavka od manažéra na otvorenie pozície, jej schválenie a otvorenie pozície.
- Vystavenie inzerátu na rôznych miestach – publikácia na pracovné portály a kariérny web.
- Zber kandidátov na jedno miesto, vrátane tých získaných sourcingom, teda aktívnym vyhľadávaním.
- Vlastný proces náboru, ktorý si nastavíte: prescreening, plánovanie pohovorov, zápisy z pohovorov a niekoľko ďalších kôl podľa toho, ako máte proces postavený.
- Ukončenie kandidáta v ktorejkoľvek fáze a komunikácia s ním – informácie o priebehu aj o závere výberového konania.
- Kooperácia s hiring manažérom: ten, kto o otvorenie pozície žiadal, sa vyjadruje k relevancii kandidáta, v niektorých procesoch ho schvaľuje a pokračuje v procese spoločne s recruiterom.
- Ponuka kandidátovi (tzv. hiring proposal), kde mu oznámite, za akých podmienok a kedy mu ponúkate nástup.
Vo chvíli, keď kandidát ponuku akceptuje, proces v ATS formálne končí. Niektoré ATS umožňujú pokračovať pre-boardingom, ten už ale väčšinou patrí špecializovaným onboardingovým nástrojom, prípadne systémom HRIS.
Súvisiace funkcie: Multiposting · Vlastné fázy procesu · Skóre karta · Generovanie pracovnej ponuky
Kde sa ATS nachádza medzi ostatnými systémami
Pojmy sa často pletú. Nasleduje vymedzenie voči trom systémom, s ktorými sa ATS zamieňa najčastejšie.
ATS a HRIS
HRIS (HR informačný systém) obsiahne celý proces HR vecí, vrátane dochádzky alebo miezd. Niektoré HRIS umožňujú aj zjednodušený proces náboru – lenže tým, že sa naň nešpecializujú, býva v nich nábor často len jednoduchým zoznamom kandidátov, ktorých do systému navyše musíte vo väčšine prípadov ručne prepísať.
Práve preto v poslednej dobe rastie obľuba ATS: špecializuje sa na proces náboru a automatizuje aj tie časti, ktoré HRIS nepovažuje za úplne dôležité.
ATS a CRM
ATS býva občas označované ako „CRM pre HR“. Tá analógia dáva zmysel: CRM sa používa v obchode a pracuje s leadmi a príležitosťami. V ATS sú leadmi kandidáti a príležitosťou je snaha prijať kandidáta na pracovnú pozíciu – obdoba uzavretia obchodu.
Napriek tomu nie je správne ATS takto nazývať. CRM je čisto pre obchod. Analogicky síce môže riešiť veľmi podobné veci, ale nemá prispôsobené to, čo ATS.
ATS a Excel
Excel je evolučný predchodca ATS – tabuľkový editor, v ktorom si niektoré firmy ľahko a prehľadne zdieľali, a dodnes zdieľajú, kandidátov. Treba k tomu ale pristúpiť tak, že nič neautomatizuje a všetky dáta doň musíte prepisovať. Pre profesionálne riadenie procesu náboru to nie je ideálny spôsob.
| Systém | Čo rieši | Vzťah k ATS |
|---|---|---|
| ATS | Riadenie procesu náboru od požiadavky na otvorenie pozície po akceptáciu ponuky. | — |
| HRIS | Celý proces HR vecí vrátane dochádzky a miezd. | Nábor v ňom býva len zoznam kandidátov, ktorých musíte ručne prepísať. |
| CRM | Obchod: leady a príležitosti. | Analógia ATS („CRM pre HR“), ale nie je prispôsobené náboru. |
| Excel | Tabuľkový editor na zdieľanie kandidátov. | Evolučný predchodca ATS. Nič neautomatizuje, dáta sa prepisujú. |
Kedy firma ATS skutočne potrebuje?
Väčšinou býva pravidlom, že ATS začne dávať zmysel vo chvíli, keď firma inzeruje minimálne pätnásť pozícií ročne. Samotný počet inzerátov ale rozhoduje len sčasti. Treba sa na to pozrieť tromi optikami.
1. Koľko pozícií ročne inzerujete
Pätnásť otvorených pozícií za rok je rozumná hranica, od ktorej sa ATS oplatí prakticky vždy. Nie je to ale podmienka.
2. Koľko kandidátov prejde vašou pipeline
Rozhodujúci je objem kandidátov, nie počet inzerátov. Pri objemovej pozícii – typicky nábor do call centra – môže stačiť jediná otvorená pozícia, aby ATS dávalo zmysel. Kandidátov cez ňu prejdú stovky a bez systému ich neuriadite.
3. Čo chcete nasadením ATS získať alebo zmeniť
Toto je optika, na ktorú sa najčastejšie zabúda. Aj veľmi malá firma s veľmi malým interným náborom môže ATS potrebovať – napríklad keď chce byť orientovaná na kandidáta a tak aj navonok pôsobiť už v priebehu výberového konania. Tam môže dávať zmysel obstarať ATS aj pri piatich inzerátoch ročne.
Dôvodom môže byť aj to, že chcete získať platformu, kde si zdieľate kandidátov nasourcovaných z LinkedInu. Môžete hľadať len tri alebo štyri pozície kontinuálne, na ktorých máte dlhodobo nedostatok ľudí, a pritom si chcete vnútri svojho ATS budovať jednotný pool kandidátov.
Tohto sprievodcu vydáva Recruitis.io, český ATS. Ako pokrývame tri vrstvy opísané vyššie:
- Zlúčenie dát: multiposting a automatizovaný zber odpovedí z 35+ pracovných portálov, kariérneho webu a cez plugin aj z LinkedInu.
- Proces a spolupráca: kanbanová pipeline s vlastnými fázami náboru, hodnotenie a poznámky zdieľané s hiring manažérmi, plánovanie pohovorov.
- Meranie: reporty a BI dashboardy nad náborom, sledovanie SLA a meranie NPS kandidátov.
- Systém prevádzkujeme v EÚ s ohľadom na GDPR; používatelia sú v cene bez obmedzenia počtu.
Kde Recruitis nepomôže: sme ATS, nie HRIS. Naša rola končí prijatím ponuky – dochádzku, mzdy ani evidenciu zamestnancov neriešime. Na to potrebujete personálny systém a napojenie naň.
Časté otázky
Kedy firma potrebuje ATS?
Väčšinou býva pravidlom, že ATS začne dávať zmysel vo chvíli, keď firma inzeruje minimálne pätnásť pozícií ročne. Samotný počet inzerátov však rozhoduje len sčasti a treba sa na to pozrieť tromi optikami. Prvá je počet inzerovaných pozícií. Druhá je objem kandidátov, ktorí prejdú pipeline: pri objemovej pozícii, ako je nábor do call centra, môže stačiť jediná otvorená pozícia, pretože kandidátov cez ňu prejdú stovky. Tretia je to, čo chcete nasadením ATS získať alebo zmeniť. Aj veľmi malá firma s malým interným náborom môže ATS potrebovať, ak chce byť orientovaná na kandidáta, alebo ak chce získať platformu, kde si zdieľa kandidátov nasourcovaných z LinkedInu a buduje si jednotný pool kandidátov. Vtedy dáva ATS zmysel aj pri piatich inzerátoch ročne.
Je ATS to isté ako CRM?
ATS býva občas označované ako „CRM pre HR“. Tá analógia dáva zmysel: CRM sa používa v obchode a pracuje s leadmi a príležitosťami. V ATS sú leadmi kandidáti a príležitosťou je snaha prijať kandidáta na pracovnú pozíciu, teda obdoba uzavretia obchodu. Napriek tomu nie je správne ATS takto nazývať. CRM je čisto pre obchod; analogicky síce môže riešiť veľmi podobné veci, ale nemá prispôsobené to, čo ATS. Excel je potom evolučný predchodca ATS: tabuľkový editor, v ktorom si firmy zdieľali a dodnes zdieľajú kandidátov, ale nič neautomatizuje a všetky dáta sa doň musia prepisovať.