Aký nástroj zvládne nábor aj komunikáciu s kandidátmi?
Opäť ATS (Applicant Tracking System). „Zvládnuť nábor“ však neznamená mať jeden predpísaný postup, znamená to, že si vlastný priebeh náboru nastavíte sami a pre každý typ pozície inak. Komunikácia sa potom automatizuje sama, pretože ku každej fáze náboru priradíte e-mailovú šablónu s premennými: oslovenie v správnom tvare u slovenských kandidátov a v základnom tvare u cudzojazyčných, text podľa rodu kandidáta alebo dynamicky doplnený dátum dohodnutého pohovoru. Správy pritom odosielate a synchronizujete cez Gmail (Google Workspace) aj Outlook (Microsoft 365).
Nábor: systém sa má prispôsobiť vám, nie naopak
Nábor skladníka nevyzerá ako nábor vývojára a ten zasa nevyzerá ako nábor obchodného riaditeľa. Niekde stačí telefonát a nástup, inde sú tri kolá pohovorov, technická úloha a schvaľovanie ponuky.
Dobré ATS preto nediktuje jeden proces pre všetkých. Umožní vám definovať vlastné fázy náboru a mať iné workflow pre iný typ pozície.
Súvisiace funkcie: Nastaviteľné vlastné fázy procesu · Kanban · Dôvody zamietnutia
Komunikácia naviazaná na fázy náboru
Len čo má nábor definované fázy, dá sa na ne navesiť komunikácia. Ku každej fáze priradíte šablónu (pozvánka na pohovor, zamietnutie po prvom kole, ponuka práce) a systém ju ponúkne vo chvíli, keď kandidáta posuniete.
Efekt je nenápadný, ale zásadný: odpoveď kandidátovi neposiela recruiterova pamäť, ale proces. Práve preto v systémoch s naviazanými šablónami dramaticky klesá počet kandidátov, ktorí nedostanú žiadnu spätnú väzbu.
Súvisiace funkcie: E-mailové šablóny · Šablóny pre konkrétne fázy náboru · SLA na odbavenie kandidátov
Premenné v šablónach: prečo záleží na jazyku
Šablóna nemá byť jeden text pre všetkých. Do textu sa dosadzujú premenné (placeholdery), ktoré systém doplní podľa konkrétneho kandidáta.
| Premenná | Čo doplní |
|---|---|
| Oslovenie | Meno kandidáta v správnom tvare. Voliteľne oslovenie menom, alebo priezviskom. |
| Rod | Tvary slov podľa pohlavia kandidáta: „Boli ste vybraný“ vs. „Boli ste vybraná“. |
| Dátum pohovoru | Termín dohodnutý vo fáze plánovania pohovoru. |
| Miesto pohovoru | Fyzická pobočka, na ktorej sa pohovor uskutoční. |
| Časové pásmo | Čas pohovoru prepočítaný do pásma, v ktorom je kandidát. |
| Podpis recruitera | Podpis náborára, ktorý kandidáta vedie. |
Slovenčina na rozdiel od češtiny nemá zvláštny vokatív (oslovovací pád): oslovujete v základnom tvare: „Dobrý deň, pán Novák“. Meno sa však skloňuje v iných premenných a cudzojazyčné šablóny majú svoje vlastné pravidlá. Ak naberáte aj cudzojazyčne, pýtajte sa preto na šablóny pre rôzne jazyky.
Tlačidlá v e-maile
E-maily neobsahujú len text. Je v nich aj rad tlačidiel naviazaných na konkrétne funkcie systému, cez ktoré kandidát rovno niečo urobí:
- Akceptácia pracovnej ponuky
- Udelenie súhlasu s GDPR
- Žiadosť o anonymizáciu: býva v pätičke každého e-mailu
Vlastný vzhľad e-mailu
Vrcholom je možnosť nastaviť si vlastnú šablónu e-mailového vzhľadu podľa vášho brand manuálu, aby správy kandidátom zodpovedali vizuálnemu štýlu firmy.
Súvisiace funkcie: Šablóny s premennými · Šablóny pre rôzne jazyky · Dátum pohovoru
Odkiaľ komunikáciu vediete
Správy odosielate z ATS pod vlastnou doménou a zároveň môžete písať ďalej zo svojej schránky, cez plugin pre Outlook a Gmail, alebo cez systémový e-mail v kópii, ktorý konverzáciu zaznamená automaticky. Technické modely napojenia a ich bezpečnostné dopady rozoberáme v časti napojenie ATS na e-mail a kalendár.
Súvisiace funkcie: Odosielanie v doménovom mene · Synchronizácia komunikácie · Plugin pre Outlook · Plugin pre Gmail
Kompletný zoznam otázok pre dodávateľa ATS →
Tohto sprievodcu vydáva Recruitis.io, český ATS. Ako riešime body vyššie:
- Vlastné workflow: každá pozícia môže mať iné fázy náboru, nastavené podľa toho, ako reálne vyberáte.
- Šablóny naviazané na fázy náboru, s premennými pre oslovenie v správnom tvare, tvarmi podľa rodu kandidáta aj dynamickým doplnením dátumu dohodnutého pohovoru.
- Šablóny pre rôzne jazyky, vrátane cudzojazyčného oslovenia v základnom tvare.
- Komunikáciu vediete cez Google Workspace aj Microsoft 365, e-maily odosielame z vašej domény.
- Synchronizácia správ cez plugin pre Outlook a Gmail alebo cez systémový e-mail v kópii.
Na rovinu: systémovú adresu pridávame do kópie automaticky pri každom odoslaní e-mailu zo systému, takže recruiter na nič nemyslí; adresu z kópie ale môže recruiter aj kandidát ručne odobrať. Priame pripojenie k vašej poštovej schránke neponúkame, z bezpečnostných dôvodov, ktoré rozoberáme pri napojení na e-mail.
Časté otázky
Prečo má mať ATS vlastné nastaviteľné fázy náboru?
Zvládnutím náboru sa rozumie predovšetkým to, že si môžete vytvoriť vlastný postup náborového procesu a že vám ATS nediktuje jednotný systém náboru pre všetky pozície. Dobré ATS preto umožní definovať vlastné fázy náboru a mať iné workflow pre iný typ pozície. Na tieto fázy sa potom dá naviazať komunikácia s kandidátom cez e-mailové šablóny.