Aký nástroj zvládne nábor aj komunikáciu s kandidátmi?
Opäť ATS (Applicant Tracking System). „Zvládnuť nábor“ však neznamená mať jeden predpísaný postup – znamená to, že si vlastný priebeh náboru nastavíte sami a pre každý typ pozície inak. Komunikácia sa potom automatizuje sama, pretože ku každej fáze náboru priradíte e-mailovú šablónu s premennými: oslovenie v správnom tvare u slovenských kandidátov a v základnom tvare u cudzojazyčných, text podľa rodu kandidáta alebo dynamicky doplnený dátum dohodnutého pohovoru. Správy pritom odosielate a synchronizujete cez Gmail (Google Workspace) aj Outlook (Microsoft 365).
Nábor: systém sa má prispôsobiť vám, nie naopak
Nábor skladníka nevyzerá ako nábor vývojára a ten zasa nevyzerá ako nábor obchodného riaditeľa. Niekde stačí telefonát a nástup, inde sú tri kolá pohovorov, technická úloha a schvaľovanie ponuky.
Dobré ATS preto nediktuje jeden proces pre všetkých. Umožní vám definovať vlastné fázy náboru a mať iné workflow pre iný typ pozície.
Súvisiace funkcie: Nastaviteľné vlastné fázy procesu · Kanban · Dôvody zamietnutia
Komunikácia naviazaná na fázy náboru
Len čo má nábor definované fázy, dá sa na ne navesiť komunikácia. Ku každej fáze priradíte šablónu – pozvánka na pohovor, zamietnutie po prvom kole, ponuka práce – a systém ju ponúkne vo chvíli, keď kandidáta posuniete.
Efekt je nenápadný, ale zásadný: odpoveď kandidátovi neposiela recruiterova pamäť, ale proces. Práve preto v systémoch s naviazanými šablónami dramaticky klesá počet kandidátov, ktorí nedostanú žiadnu spätnú väzbu.
Súvisiace funkcie: E-mailové šablóny · Šablóny pre konkrétne fázy náboru · SLA na odbavenie kandidátov
Premenné v šablónach: prečo záleží na jazyku
Šablóna nemá byť jeden text pre všetkých. Do textu sa dosadzujú premenné (placeholdery), ktoré systém doplní podľa konkrétneho kandidáta.
| Premenná | Čo doplní |
|---|---|
| Oslovenie | Meno kandidáta v správnom tvare. Voliteľne oslovenie menom, alebo priezviskom. |
| Rod | Tvary slov podľa pohlavia kandidáta: „Boli ste vybraný“ vs. „Boli ste vybraná“. |
| Dátum pohovoru | Termín dohodnutý vo fáze plánovania pohovoru. |
| Miesto pohovoru | Fyzická pobočka, na ktorej sa pohovor uskutoční. |
| Časové pásmo | Čas pohovoru prepočítaný do pásma, v ktorom je kandidát. |
| Podpis recruitera | Podpis náborára, ktorý kandidáta vedie. |
Slovenčina na rozdiel od češtiny nemá zvláštny vokatív (oslovovací pád) – oslovujete v základnom tvare: „Dobrý deň, pán Novák“. Meno sa však skloňuje v iných premenných a cudzojazyčné šablóny majú svoje vlastné pravidlá. Ak naberáte aj cudzojazyčne, pýtajte sa preto na šablóny pre rôzne jazyky.
Tlačidlá v e-maile
E-maily neobsahujú len text. Je v nich aj rad tlačidiel naviazaných na konkrétne funkcie systému, cez ktoré kandidát rovno niečo urobí:
- Akceptácia pracovnej ponuky
- Udelenie súhlasu s GDPR
- Žiadosť o anonymizáciu – býva v pätičke každého e-mailu
Vlastný vzhľad e-mailu
Vrcholom je možnosť nastaviť si vlastnú šablónu e-mailového vzhľadu podľa vášho brand manuálu, aby správy kandidátom zodpovedali vizuálnemu štýlu firmy.
Súvisiace funkcie: Šablóny s premennými · Šablóny pre rôzne jazyky · Dátum pohovoru
Odkiaľ komunikáciu vediete
Správy odosielate z ATS pod vlastnou doménou a zároveň môžete písať ďalej zo svojej schránky – cez plugin pre Outlook a Gmail, alebo cez systémový e-mail v kópii, ktorý konverzáciu zaznamená automaticky. Technické modely napojenia a ich bezpečnostné dopady rozoberáme v časti napojenie ATS na e-mail a kalendár.
Súvisiace funkcie: Odosielanie v doménovom mene · Synchronizácia komunikácie · Plugin pre Outlook · Plugin pre Gmail
Kompletný zoznam otázok pre dodávateľa ATS →
Tohto sprievodcu vydáva Recruitis.io, český ATS. Ako riešime body vyššie:
- Vlastné workflow: každá pozícia môže mať iné fázy náboru, nastavené podľa toho, ako reálne vyberáte.
- Šablóny naviazané na fázy náboru, s premennými pre oslovenie v správnom tvare, tvarmi podľa rodu kandidáta aj dynamickým doplnením dátumu dohodnutého pohovoru.
- Šablóny pre rôzne jazyky, vrátane cudzojazyčného oslovenia v základnom tvare.
- Komunikáciu vediete cez Google Workspace aj Microsoft 365, e-maily odosielame z vašej domény.
- Synchronizácia správ cez plugin pre Outlook a Gmail alebo cez systémový e-mail v kópii.
Na rovinu: systémovú adresu pridávame do kópie automaticky pri každom odoslaní e-mailu zo systému, takže recruiter na nič nemyslí; adresu z kópie ale môže recruiter aj kandidát ručne odobrať. Priame pripojenie k vašej poštovej schránke neponúkame – z bezpečnostných dôvodov, ktoré rozoberáme pri napojení na e-mail.
Časté otázky
Prečo má mať ATS vlastné nastaviteľné fázy náboru?
Zvládnutím náboru sa rozumie predovšetkým to, že si môžete vytvoriť vlastný postup náborového procesu a že vám ATS nediktuje jednotný systém náboru pre všetky pozície. Dobré ATS preto umožní definovať vlastné fázy náboru a mať iné workflow pre iný typ pozície. Na tieto fázy sa potom dá naviazať komunikácia s kandidátom cez e-mailové šablóny.