Napojenie ATS na HRIS a mzdy: kedy sa oplatí a ako vyzerá dobrá integrácia
Než začnete riešiť integráciu ATS s HR informačným systémom (HRIS), uvedomte si jednu vec: v nábore o kandidátovi evidujete prekvapivo málo údajov, ktoré sa do HRIS naozaj hodia – meno, kontakt, na akú pozíciu sa hlásil, za akých podmienok a kedy môže nastúpiť. A ani tie úplne nesedia: názov inzerátu sa takmer nikdy nerovná katalógovej pozícii v HRIS. Túto malú sadu dát je preto potrebné dať na misku váh proti nákladom a spoľahlivosti integrácie. Pri jednoduchom odovzdaní kandidáta sa integrácia často nevyplatí; skutočnú hodnotu má až pri robustných tokoch – keď sa z HRIS načítavajú otvorené pozície do ponuky, „zamykajú" sa a celý záznam sa prenesie do onboardingu. Samostatná téma je potom preboarding dotazník a oddelenie náborových dát od dát zamestnaneckých (GDPR).
Koľko dát z náboru sa do HRIS vlastne hodí?
V procese náboru typicky evidujete meno a priezvisko, súkromný e-mail a telefón, na akú pozíciu sa kandidát hlásil, za akých podmienok ste mu ponúkli nástup a kedy môže nastúpiť. To je všetko – a aj to sa do HRIS hodí len sčasti.
Dobrý príklad je názov pozície. Inzerát „Hľadáme HR parťáka s láskou k ľuďom" v zmluve ani v HRIS nenájdete – tam bude katalógová pozícia typu HR generalist. Množstvo údajov, ktoré by ste „prepisovali" do HRIS, je teda malé a časť z neho sa aj tak musí mapovať na iné hodnoty.
Preto to postavte ako rovnicu nákladov a prínosov: koľko ručnej práce integrácia ušetrí verzus čo stojí a ako spoľahlivo bude fungovať, keď ju budete potrebovať.
Kedy sa základné napojenie nevyplatí – a kedy áno
Vo väčšine prípadov z praxe vychádza, že základnú sadu údajov sa integrovať nevyplatí. Výnimkou sú veľmi otvorené systémy, ktoré ponúkajú jednoduchú API integráciu – tam môže dávať zmysel aj pre pár polí.
Pri veľkých systémoch ako SAP SuccessFactors, Taleo alebo Workday naopak počítajte s tým, že integrácia nie je triviálna: každá implementácia HRIS je u každej firmy trochu iná, takže napojenie je vždy tak trochu projekt na mieru.
Súvisiace funkcie: Napojenie na HRIS · API rozhranie · Webhooky
Ako vyzerá robustná integrácia s HRIS (na príklade)
Skutočná sila napojenia sa ukáže, až keď integrácia nezačína pri odovzdaní hotového kandidáta, ale oveľa skôr – pri ponuke, alebo dokonca pri žiadanke. Ukážme si to na robustnom modeli, aký sa používa napríklad u SAP SuccessFactors.
- Žiadanka od manažéra. Integrácia môže začať už tým, že sa z HRIS načítajú informácie k pozícii zadanej manažérom.
- Otvorené „stoličky" (to be hired). Pri tvorbe ponuky sa z HRIS načítajú pozície otvorené k náboru – a to aj s výhľadom do budúcnosti. Typický prípad: na stoličke ešte niekto sedí, ale má výpovednú lehotu alebo odchádza na rodičovskú k danému dátumu; vy už pritom potrebujete dať ponuku kandidátovi, ktorý sám môže mať výpovednú dobu. Vedieť filtrovať aj pozície otvorené napríklad o dva mesiace je tu zásadné.
- Parametre zo správy pozícií. Ku každej stoličke sa z HRIS načítajú atribúty – lokalita, grade, manažér, typ úväzku, počet miest, často aj benefity.
- Predvyplnenie ponuky na strane ATS. Tieto údaje sa predvyplnia do formulára ponuky v ATS. Doplníte peniaze a dátum nástupu a ponuka sa vygeneruje v dizajne firmy.
- Zamknutie stoličky. Na strane HRIS sa pozícia „zamkne", aby ju nešlo ponúknuť ďalšiemu kandidátovi. Nechýba ani odomknutie – keď kandidát ponuku odmietne, manažér ju neschváli, alebo je kandidát zamietnutý.
- Prenos do onboardingu. Keď ponuka prejde, stolička aj s údajmi sa prenesie do ďalšej fázy. Kandidát potom nemá len meno a priezvisko, ale celý záznam odvodený z identifikátora konkrétnej pozície.
Práve tieto zákutia (výhľadové pozície, zamykanie, odomykanie, mapovanie atribútov) robia integráciu s HRIS náročnou – a zároveň až tu dáva reálnu hodnotu.
Súvisiace funkcie: Integrácia so SAP SuccessFactors · Napojenie na HRIS
Preboarding a zamestnanecký dotazník: kedy a odkiaľ ho poslať
S napojením na HRIS súvisí aj otázka, kedy poslať kandidátovi zamestnanecký dotazník – teda formulár, ktorým v prípravnej (preboardingovej) fáze zbierate údaje pre zmluvnú dokumentáciu: presnú adresu trvalého bydliska, číslo občianskeho preukazu, dátum narodenia a ďalšie dáta nutné na prihlásenie zamestnanca a uzavretie zmluvy.
Odporúčanie: ak nepoužívate špecializovaný preboarding/onboarding nástroj, posielajte tento dotazník až z HRIS – nech formulár rovno plní údaje priamo v HRIS a cez dynamické polia vám tam založí zamestnanca. Samotný odkaz na dotazník môžete kandidátovi inicializovať aj z ATS („poď, vyplň mi túto sadu údajov").
Zásadná výhoda tohto oddelenia je právna: náborové dáta držíte typicky na základe oprávneného záujmu, kým zamestnanecké dáta už spracovávate zo zákonného dôvodu. To so sebou nesie iné povinnosti aj iné práva zamestnanca – napríklad nemôže žiadať o výmaz svojich údajov, pretože nad jeho právom stojí zákonná povinnosť dáta uchovávať (štát vyžaduje evidenciu pre dôchodkové a sociálne účely po zákonom daný počet rokov).
Súvisiace funkcie: Napojenie na onboarding · GDPR: právny základ a lehoty uchovávania →
Kompletný zoznam otázok pre dodávateľa ATS →
Tohto sprievodcu vydáva Recruitis.io, český ATS. Ako riešime napojenie na HRIS my:
- So SAP SuccessFactors, HR systémom HiBob a českým mzdovým/personálnym softvérom Vema už máme overenú skúsenosť s napojením.
- Napojíme sa aj na ďalšie systémy – na vyžiadanie, ak majú rozhranie pre napojenie (napr. API). Každá integrácia s HRIS je svojím spôsobom unikátna, preto ju riešime individuálne.
- Naša integrácia so SAP SuccessFactors je robustná – vie načítať otvorené aj výhľadové pozície, ich parametre zo správy pozícií, predvyplniť a vygenerovať ponuku, zamknúť a odomknúť stoličku a preniesť celý záznam do onboardingu.
- Pre preboarding a onboarding máme samostatný produkt onbee.app; zamestnanecký dotazník tak možno poslať mimo náborových dát.
Čo vedome nerobíme: nie sme mzdový ani dochádzkový systém a nevedieme personálnu evidenciu zamestnancov – tieto úlohy plní HRIS/mzdy, my sa na ne napájame.
Časté otázky
Aký je rozdiel medzi ATS a HRIS?
ATS je systém na riadenie procesu náboru: od požiadavky manažéra na otvorenie pozície, cez schválenie, publikáciu inzerátu, zber kandidátov a pohovory až po ponuku. Akceptáciou ponuky proces v ATS formálne končí. HRIS (HR informačný systém) obsiahne celý proces HR vecí vrátane dochádzky alebo miezd. Niektoré HRIS umožňujú aj zjednodušený proces náboru, ale tým, že sa naň nešpecializujú, býva v nich nábor často len jednoduchým zoznamom kandidátov, ktorých do systému navyše musíte ručne prepísať. Práve preto rastie obľuba ATS: špecializuje sa na proces náboru a automatizuje aj tie časti, ktoré HRIS nepovažuje za úplne dôležité.