Jaké reporty má mít ATS a jak z nich dostat jednoduchou odpověď? #

Většina reportů v náboru vzniká jako povinnost pro vedení a nikoho pak nezajímají. Přitom stačí sledovat čtyři věci: kvalitu náboru, rychlost, funnel se zdroji a důvody zamítnutí. A hlavně — nechcete data. Chcete informaci, která posune rozhodnutí.

Většina reportů vzniká pro někoho, koho ta čísla nezajímají #

Reporting v ATS je průběžné měření náboru — kolik kandidátů přišlo, odkud, jak rychle procházejí procesem a proč z něj odcházejí. Analytika náboru je to, co si z těch čísel odnesete a co podle nich změníte.

V praxi mají firmy reporting spojený s povinností něco odreportovat nahoru. Vznikají tabulky pro někoho — a ta čísla pak vlastně nikoho nezajímají. Nechci tím říct, že by HR o data nestálo. To rozhodně ne.

Přitom důvod, proč data chtít, je docela prostý: chcete víc kandidátů. A oklikou to znamená, že chcete dobrou candidate experience — aby o vás lidé mluvili dobře, i když je neberete. A chcete vědět, odkud kandidáti chodí a kde se to vyplácí.

Kdybyste měli sledovat jediné číslo, ať je to kvalita náboru #

Kdyby šlo vybrat jedinou metriku, byla by to kvalita procesu náboru. V praxi se měří přes NPS, Net Promoter Score. Samotné číslo ale nestačí — patří k němu otevřená otázka, položená podle toho, jestli je kandidát detraktor, promotér, nebo neutrální.

Nesbírejte jen kritiku. Pochvala od kandidáta patří zpátky do týmu.

NPS vás benchmarkuje proti vám samotným: jak jste nabírali loni a jak nabíráte dnes. A dá se filtrovat — podle recruitera, podle manažera, který měl kandidáta na starosti. Tím se najednou dá měřit i rozdílná kvalita náboru mezi jednotlivými lidmi.

Pro firmy s decentralizovaným náborem je to zásadní. Typicky retail: máte pobočky a na nich vedoucí, kteří nemusí mít s HR nic společného, ale nábor si dělají sami. Potřebujete vědět, kdo z nich je v tom dobrý. Podobně to platí všude, kde nenabírá jeden člověk, ale víc recruiterů a hiring manažerů najednou.

Kvalitu hodnotí zákazník toho procesu — kandidát. A ten vám řekne, jestli to bylo rychle, nebo pomalu, a jestli jste mu řekli pravdu, nebo kecali.

To je na konci dne nejlepší možné měření. Nemusíte sledovat každý dílčí aspekt zvlášť; stačí výsledek u toho, kdo si procesem prošel. Jak se zpětná vazba sbírá a proč patří i k zamítnutí, rozebíráme v článku o zamítání kandidátů.

Rychlost: time to hire vám sám o sobě nic neřekne #

Druhá věc, kterou kandidáti ve zpětné vazbě pojmenují nejčastěji, je rychlost. Jenže nezajímá mě jen time to hire nebo time to fill.

Co potřebujete, je dekompozice fází. Kolik dní trvá každý krok zvlášť. Teprve z toho uvidíte, kde máte úzké hrdlo, co optimalizovat — a co si naopak můžete dovolit zpomalit. A když k tomu přiložíte otevřené zpětné vazby, hrdlo se ukáže během chvíle.

Při dnešní nízké nezaměstnanosti rozhoduje rychlost o tom, koho si kandidát vybere. Firmy, které v jednotlivých fázích reagují ve dnech, a ne v týdnech, na trhu v mnoha případech vyhrávají. Některým recruiterům to přijde úsměvné, ale realita je taková.

Transparentnost je možná důležitější než rychlost #

A hned k tomu jedna výhrada. Možná ještě důležitější než rychlost je transparentnost.

Přímá metrika na ni neexistuje. Změříte ji oklikou — právě v otevřené zpětné vazbě, kde vám kandidát napíše, že mu recruiter slíbil ozvat se za týden a pak nenapsal ani e-mail. Tam se o své transparentnosti dozvíte všechno.

SLA si můžete na stránkách rovnou deklarovat. Ale sledovat, jaké jste měli SLA minulý měsíc, není to hlavní. Hlavní je vůbec si ty časy nastavit a umět je měřit.

Semafor místo KPI na nástěnce #

Prakticky to vypadá takhle: u každé fáze náboru si řeknete, jaký čas je optimální a jaký už je kritický.

Typický příklad nastavení: kandidátovi, který odpověděl na inzerát, chci zavolat a udělat telefonický prescreening nejpozději do jednoho pracovního dne. To je optimum. Čtyři pracovní dny už jsou kritické.

Systém pak zeleně ukazuje všechny kandidáty, které odbavujete v optimálním čase — a to napříč všemi pozicemi, které máte na starosti. Kdo překročil ten den, se zobrazí oranžově. Kdo překročil čtyři dny, červeně.

Aby to ale neznělo dogmaticky: ne každá fáze jde takhle svázat. Když kandidát odjede na měsíc na dovolenou, je v pořádku, že tam stojí.

Tohle není KPI na nástěnku. Je to způsob, jak říct: takhle chci, abyste kandidáty odbavovali.

Funnel a jeho zdroje — tady většina ATS končí #

Náborový funnel ukazuje, kudy kandidáti protekli: kolik jich přišlo, kolik prošlo prescreeningem, kolik jednotlivými koly pohovorů, kolika jste dali nabídku a kolik ji přijali.

Jenže funnel sám o sobě je jen tvar. Zajímavý začne být ve chvíli, kdy k němu přidáte zdroje kandidátů — a to v každé fázi, ne jen na vstupu.

A přesně tady většina ATS končí. Ukážou vám, kolik kandidátů z jakého zdroje odpovědělo. Neukážou vám ale, z jakých zdrojů byli ti, kdo prošli prescreeningem nebo prvním kolem. Tedy přesně to, co potřebujete vědět.

Rozdíl je v tom, že první číslo měří kvantitu a druhé kvalitu. U inzertních portálů, které něco stojí, to rozhoduje o rozpočtu. Z praxe vidíme situace, kdy jeden jobboard dodá sto kandidátů a prescreeningem jich neprojde ani třicet — takový zdroj vám nešetří peníze, ale žere čas recruitera. A vedle toho médium, které dodá tři sta kandidátů a po prvním kole pohovorů jich osmnáct pořád dává smysl.

Zdroj, ze kterého po prvním kole zůstane osmnáct relevantních lidí, se vyplatí platit zlatem.

Důvody zamítnutí patří do reportu, ne jen do e-mailu #

Třetí vrstva nad funnelem jsou důvody zamítnutí. Dobré ATS je dělí na dvě skupiny, a to rozdělení je celý vtip.

Na straně kandidáta: dostal kontranabídku, přestal komunikovat, měl jiná finanční očekávání. Na straně firmy: nesplnil požadavky, neprošel testy, nebyl culture fit, nesedl manažerovi, chyběl mu skill set.

Číst se to dá dvěma způsoby a oba jsou důležité. Po fázích uvidíte, kde vám lidé odpadávají. Jako celek pak uvidíte trend — a ten samý nárůst může znamenat dvě opačné věci. Buď se zvedla nabídka v daném segmentu a musíte reagovat na trh. Nebo recruiteři odvádějí dobrou práci a nepouštějí dovnitř jen tak někoho.

Enterprise: FTE a důvody otevření pozice #

Ve velkých firmách přibývá vrstva, která je spíš finanční než náborová. Kolik FTE, tedy plných úvazků, každý měsíc hledáte — a kolik z toho jsou vakantní pozice, které nikdo neobsazuje a firma je potřebuje. Proti mzdovým nákladům pak tahle čísla dávají smysl.

K tomu patří důvod otevření pozice. Jestli je fluktuace přirozená — mateřská, důchod — nebo jestli lidé odcházejí, protože se v oddělení změnil manažer a protože dlouhodobě nedostali přidáno. To první je normální. To druhé je varování.

Pro běžné firmy tahle čísla až tak klíčová nebudou. V enterprise segmentu jsou naopak bezesporu extrémně důležitá.

Proč měřit, když kandidáty nemám #

Firmy se mě často ptají, proč by měly ATS používat, když jim chybí kandidáti. Je to přece systém na řízení náboru — a co chcete řídit, když není koho.

Je v tom paradox: právě v téhle situaci je měření nejcennější. Tím, že ATS nepoužívají, totiž nezjistí vůbec nic.

Buďme přesní. Když máte otevřené dvě pozice a nehlásí se na ně nikdo, ATS opravdu nepotřebujete. Bavíme se o firmě, která má otevřených deset pozic a na každou dva až pět kandidátů. Tam jich je málo — a přesto by měřit měla.

Protože právě ta čísla by měla odpovědět na otázku, proč jich je málo. Máte dost diverzifikované zdroje? Co vám kandidáti píšou po pohovoru — není problém v tom, jak se k nim chováte? Z jakých důvodů to sami ukončují?

Bez dat je to dojmologie. Recruiter si jen myslí, co je ten důvod.

A hlavně: bez dat nemůže konkurovat někomu, kdo je má, řekne přesný důvod a dojde s ním za vedením. Když máte kandidátů stovky, měříte taky — ale tam už jde spíš o to, jak proces zvládnout a zautomatizovat.

Data versus informace #

Nikoho nebaví stahovat CSV, otvírat Excel a lepit kontingenční tabulky. A je v tom ještě jeden, hlubší problém.

Jeden profesor na vysoké škole nám vysvětloval rozdíl mezi daty a informacemi a stojí za to si ho připomenout. Data jsou soubor dat. Informace je to, co si z nich odnesete — to, co posune vaše rozhodnutí.

Vy nechcete konzumovat sadu dat. Chcete informaci. A ty informace jsou skoro vždycky lidského charakteru: proč máme tak nízké NPS, proč máme málo kandidátů, co bychom mohli dělat jinak.

Jednoduché reporty znamenají pokec nad daty #

Odpovědí na to, jak z reportingu dostat jednoduché reporty a rychlou odpověď, je dnes AI.

První použití je nudné, ale úlevné. Manažer chce tabulku s konkrétními sloupci. Bez AI to znamená dva dny stahování dat a propojování. S ní se prostě zeptáte a řeknete, které sloupce chcete.

Druhé použití je zajímavější — konverzace nad daty. Porovnej mi to s minulým obdobím. Kdo z recruiterů je nad naším průměrným NPS? Jak jsou hodnoceni jednotliví manažeři? Vyhodnoť tři sta zpětných vazeb a dej mi z nich souhrn — protože je číst nebudete.

A dá se to dělat, aniž byste naráželi na AI Act. Tady jde čistě o práci nad vlastními daty, ne o hodnocení kandidátů, takže to nespadá do rizikové kategorie. Kde ta hranice leží, rozebíráme v článku o AI v náboru a AI Actu.

Ptejte se, kde se ta data počítají #

Poslední věc, a při výběru ATS možná ta nejdůležitější: ptejte se, kde ta AI běží. Chcete řešení postavené na lokálních modelech, kde vaše data i kontext, který k nim systém musí sestavit, zůstanou ve vašem tenantu.

Nechcete, aby ATS posílalo obsah vaší databáze API dotazem do ChatGPT, Gemini nebo Copilotu. Buďme féroví — velcí poskytovatelé dnes umí izolovaný tenant a garance, že data neopustí prostředí. I tak bych byl opatrný. Rozhodně je to ale lepší než prosté přeposlání dat ven.

Ta data jsou vaše know-how. Nechcete, aby opouštěla firmu.

Jaké reporty má mít ATS? #

Stačí čtyři. Kvalita náboru měřená u kandidáta, rychlost rozpadlá po jednotlivých fázích, funnel doplněný o zdroje kandidátů v každé fázi, a důvody zamítnutí rozdělené na stranu kandidáta a stranu firmy. Všechno ostatní je nadstavba — užitečná hlavně ve velkých firmách.

Které ATS se hodí pro více recruiterů a jednoduché reporty? #

Takové, které umí data řezat podle lidí — podle recruitera, hiring manažera i pobočky — a zároveň vám odpověď dá bez exportu do Excelu. Pokud nabíráte na víc místech nebo nábor dělají vedoucí poboček, je tohle rozdíl mezi tím, jestli víte, kdo nabírá dobře, nebo se to jen domníváte.

Jak měřit kvalitu náboru? #

Zeptejte se kandidáta. NPS doplněné otevřenou otázkou dá číslo, které jde srovnávat v čase, i konkrétní důvody, proč to číslo vypadá, jak vypadá. A protože jde filtrovat podle lidí, uvidíte i rozdíly mezi recruitery a manažery.

Proč sledovat data v náboru, když mám málo kandidátů? #

Právě proto. Když se vám hlásí málo lidí, potřebujete vědět proč — jestli máte úzké zdroje, jestli kandidáty neodrazuje vaše komunikace, nebo jestli odcházejí z důvodů, se kterými se dá něco dělat. Bez měření zůstane jen odhad. Výjimka jsou dvě otevřené pozice, na které se nikdo nehlásí; tam vám report nepomůže.

Kompletní seznam otázek pro dodavatele ATS →

← Zpět na průvodce výběrem ATS