Jaký nástroj zvládne nábor i komunikaci s kandidáty?
Opět ATS (Applicant Tracking System). „Zvládnout nábor“ ale neznamená mít jeden předepsaný postup – znamená to, že si vlastní průběh náboru nastavíte sami a pro každý typ pozice jinak. Komunikace se pak automatizuje sama, protože ke každé fázi náboru přiřadíte e-mailovou šablonu s proměnnými: oslovení v pátém pádě u českých kandidátů a v prvním pádě u cizojazyčných, text podle rodu kandidáta nebo dynamicky doplněné datum sjednaného pohovoru. Zprávy přitom odesíláte a synchronizujete přes Gmail (Google Workspace) i Outlook (Microsoft 365).
Nábor: systém se má přizpůsobit vám, ne naopak
Nábor skladníka nevypadá jako nábor vývojáře a ten zase nevypadá jako nábor obchodního ředitele. Někde stačí telefonát a nástup, jinde jsou tři kola pohovorů, technický úkol a schvalování nabídky.
Dobré ATS proto nediktuje jeden proces pro všechny. Umožní vám definovat vlastní fáze náboru a mít jiné workflow pro jiný typ pozice.
Související funkce: Nastavitelné vlastní fáze procesu · Kanban · Důvody zamítnutí
Komunikace navázaná na fáze náboru
Jakmile má nábor definované fáze, dá se na ně navěsit komunikace. Ke každé fázi přiřadíte šablonu – pozvánka na pohovor, zamítnutí po prvním kole, nabídka práce – a systém ji nabídne ve chvíli, kdy kandidáta posunete.
Efekt je nenápadný, ale zásadní: odpověď kandidátovi neposílá recruiterova paměť, ale proces. Právě proto v systémech s navázanými šablonami dramaticky klesá počet kandidátů, kteří nedostanou žádnou zpětnou vazbu.
Související funkce: E-mailové šablony · Šablony pro konkrétní fáze náboru · SLA na odbavení kandidátů
Proměnné v šablonách: proč je čeština těžší
Šablona nemá být jeden text pro všechny. Do textu se dosazují proměnné (placeholdery), které systém doplní podle konkrétního kandidáta.
| Proměnná | Co doplní |
|---|---|
| Oslovení | Jméno kandidáta ve správném tvaru. Volitelně oslovení jménem, nebo příjmením. |
| Rod | Tvary slov podle pohlaví kandidáta: „Byl jste vybrán“ vs. „Byla jste vybrána“. |
| Datum pohovoru | Termín sjednaný ve fázi plánování pohovoru. |
| Místo pohovoru | Fyzická pobočka, na které se pohovor uskuteční. |
| Časové pásmo | Čas pohovoru přepočtený do pásma, ve kterém je kandidát. |
| Podpis recruitera | Podpis náboráře, který kandidáta vede. |
Čeština si tu vybírá svou daň. Má pátý pád – „Dobrý den, pane Nováku“ – zatímco cizojazyčné šablony potřebují první pád. Pokud nabíráte i cizojazyčně, ptejte se proto na šablony pro různé jazyky.
Tlačítka v e-mailu
E-maily neobsahují jen text. Je v nich i řada tlačítek navázaných na konkrétní funkce systému, přes která kandidát rovnou něco udělá:
- Akceptace pracovní nabídky
- Udělení souhlasu s GDPR
- Žádost o anonymizaci – bývá v patičce každého e-mailu
Vlastní vzhled e-mailu
Vrcholem je možnost nastavit si vlastní šablonu e-mailového vzhledu podle vašeho brand manuálu, aby zprávy kandidátům odpovídaly vizuálnímu stylu firmy.
Související funkce: Šablony s proměnnými · Šablony pro různé jazyky · Datum pohovoru
Odkud komunikaci vedete
Zprávy odesíláte z ATS pod vlastní doménou a zároveň můžete psát dál ze své schránky – přes plugin pro Outlook a Gmail, nebo přes systémový e-mail v kopii, který konverzaci zaznamená automaticky. Technické modely napojení a jejich bezpečnostní dopady rozebíráme v části napojení ATS na e-mail a kalendář.
Související funkce: Odesílání v doménovém jméně · Synchronizace komunikace · Plugin pro Outlook · Plugin pro Gmail
Kompletní seznam otázek pro dodavatele ATS →
Tohoto průvodce vydává Recruitis.io, český ATS. Jak řešíme body výše:
- Vlastní workflow: každá pozice může mít jiné fáze náboru, nastavené podle toho, jak reálně vybíráte.
- Šablony navázané na fáze náboru, s proměnnými pro oslovení v pátém pádě, tvary podle rodu kandidáta i dynamické doplnění data sjednaného pohovoru.
- Šablony pro různé jazyky, včetně cizojazyčného oslovení v prvním pádě.
- Komunikaci vedete přes Google Workspace i Microsoft 365, e-maily odesíláme z vaší domény.
- Synchronizace zpráv přes plugin pro Outlook a Gmail nebo přes systémový e-mail v kopii.
Na rovinu: systémovou adresu přidáváme do kopie automaticky při každém odeslání e-mailu ze systému, takže recruiter na nic nemyslí; adresu z kopie ale může recruiter i kandidát ručně odebrat. Přímé připojení k vaší poštovní schránce nenabízíme – z bezpečnostních důvodů, které rozebíráme u napojení na e-mail.
Časté otázky
Proč má mít ATS vlastní nastavitelné fáze náboru?
Zvládnutím náboru se rozumí především to, že si můžete vytvořit vlastní postup náborového procesu a že vám ATS nediktuje jednotný systém náboru pro všechny pozice. Dobré ATS proto umožní definovat vlastní fáze náboru a mít jiné workflow pro jiný typ pozice. Na tyto fáze se pak dá navázat komunikace s kandidátem přes e-mailové šablony.