Welche Reports braucht ein ATS – und wie liefern sie einfache Antworten?
Die meisten Recruiting-Reports entstehen als Pflichtübung für die Führung und interessieren anschließend niemanden. Dabei reichen vier Bereiche: Recruiting-Qualität, Geschwindigkeit, Funnel samt Quellen und Absagegründe. Vor allem wollen Sie keine Daten, sondern eine Information, die eine Entscheidung voranbringt.
Die meisten Reports entstehen für jemanden, den die Zahlen nicht interessieren
Reporting im ATS bedeutet, laufend zu messen, wie viele Kandidaten woher kommen, wie schnell sie den Prozess durchlaufen und warum sie ausscheiden. Recruiting-Analytics bedeutet, daraus Schlüsse zu ziehen und etwas zu verändern.
In der Praxis wird Reporting oft nur nach oben geliefert. Tabellen entstehen für jemanden, den ihre Zahlen letztlich kaum interessieren. Das heißt nicht, dass HR keine Daten möchte.
Der Grund ist einfach: Sie wollen mehr Kandidaten, eine gute Candidate Experience und Klarheit darüber, welche Quellen sich lohnen.
Wenn Sie nur eine Zahl verfolgen, dann die Recruiting-Qualität
Die wichtigste Kennzahl wäre die Qualität des Recruiting-Prozesses, in der Praxis oft über den NPS gemessen. Zur Zahl gehört eine offene Folgefrage, passend dazu, ob jemand Detraktor, Promotor oder neutral ist.
Sammeln Sie nicht nur Kritik. Lob von Kandidaten gehört zurück ins Team.
Der NPS vergleicht Sie mit sich selbst: letztes Jahr gegen heute. Gefiltert nach Recruiter oder Hiring Manager zeigt er Qualitätsunterschiede zwischen Personen.
Für dezentralisiertes Recruiting ist das wesentlich, etwa im Handel mit einstellenden Filialleitungen. Gleiches gilt, wenn mehrere Recruiter und Hiring Manager gleichzeitig einstellen.
Die Qualität bewertet der Kunde des Prozesses – der Kandidat. Er sagt Ihnen, ob Sie schnell waren und ob Sie Ihr Wort gehalten haben.
Das ist die aussagekräftigste Messung. Wie Feedback erhoben wird und warum es auch zur Absage gehört, erklärt der Artikel über Absagen an Kandidaten.
Geschwindigkeit: Time to Hire allein sagt nichts aus
Geschwindigkeit wird im Feedback häufig genannt. Doch Time to Hire oder Time to Fill allein genügt nicht.
Zerlegen Sie den Prozess in Phasen und messen Sie deren Dauer. So erkennen Sie Engpässe und sehen zusammen mit offenem Feedback schnell, was Sie optimieren sollten.
Bei niedriger Arbeitslosigkeit entscheidet Reaktionszeit oft darüber, welchen Arbeitgeber ein Kandidat wählt. Tage statt Wochen machen am Markt einen realen Unterschied.
Transparenz ist womöglich wichtiger als Geschwindigkeit
Vielleicht ist Transparenz sogar wichtiger als Tempo.
Dafür gibt es keine direkte Kennzahl. Offenes Feedback zeigt jedoch, wenn ein Recruiter eine Rückmeldung für nächste Woche verspricht und danach nicht einmal eine E-Mail schreibt.
Sie können ein SLA veröffentlichen. Wichtiger als der Monatswert ist aber, Zeiten überhaupt festzulegen und messen zu können.
Ampel statt KPI an der Wand
Definieren Sie für jede Recruiting-Phase eine optimale und eine kritische Dauer.
Beispiel: Eine neue Bewerbung soll spätestens nach einem Arbeitstag telefonisch vorqualifiziert werden; vier Arbeitstage sind kritisch.
Das System zeigt Kandidaten innerhalb des Optimums grün, danach orange und ab der kritischen Grenze rot – über alle betreuten Stellen hinweg.
Nicht jede Phase lässt sich strikt takten. Ist ein Kandidat einen Monat im Urlaub, darf der Prozess warten.
Das ist kein KPI für die Wand. Es ist eine klare Vorgabe dafür, wie Sie Kandidaten betreuen wollen.
Funnel und Quellen – hier enden die meisten ATS
Der Recruiting-Funnel zeigt, wie viele Kandidaten eingegangen sind, die Vorauswahl und Gespräche passiert, ein Angebot erhalten und es angenommen haben.
Interessant wird er erst mit den Kandidatenquellen in jeder Phase, nicht nur am Eingang.
Viele ATS zeigen nur, wie viele Bewerbungen eine Quelle liefert. Sie zeigen nicht, aus welchen Quellen die Menschen stammen, die die Vorauswahl oder das erste Gespräch bestehen.
Die erste Zahl misst Menge, die zweite Qualität. Ein Jobportal kann hundert Bewerbungen liefern, von denen nicht einmal dreißig die Vorauswahl schaffen, und damit vor allem Zeit kosten. Eine andere Quelle liefert vielleicht nach dem ersten Gespräch noch achtzehn passende Menschen.
Eine Quelle, die nach dem ersten Gespräch achtzehn relevante Kandidaten übrig lässt, ist Gold wert.
Absagegründe gehören in den Report, nicht nur in die E-Mail
Die dritte Ebene über dem Funnel sind Absagegründe. Ein gutes ATS trennt zwei Gruppen.
Auf Kandidatenseite: Gegenangebot, Kontaktabbruch oder andere Gehaltsvorstellungen. Auf Unternehmensseite: Anforderungen oder Tests nicht erfüllt, kein Culture Fit, Konflikt mit der Führung oder fehlendes Skillset.
Nach Phasen erkennen Sie, wo Menschen abspringen. Als Trend kann derselbe Anstieg zwei Dinge bedeuten: Der Markt hat sich verändert, oder Recruiter filtern konsequent.
Enterprise: FTE und Gründe für Stelleneröffnungen
Große Unternehmen brauchen zusätzlich finanzielle Kennzahlen: wie viele FTE monatlich gesucht werden und wie viele davon unbesetzte, tatsächlich benötigte Stellen sind.
Dazu gehört der Eröffnungsgrund: natürliche Fluktuation wie Elternzeit oder Ruhestand – oder Kündigungen nach einem Führungswechsel und ausbleibenden Gehaltsanpassungen.
Für normale Unternehmen ist das weniger zentral, im Enterprise-Segment dagegen ausgesprochen wichtig.
Warum Sie auch bei wenigen Kandidaten messen sollten
Unternehmen fragen oft, warum sie ein ATS brauchen, wenn ihnen Kandidaten fehlen. Was soll ein Recruiting-System steuern, wenn niemand da ist?
Gerade dann ist Messung besonders wertvoll. Ohne ATS erfahren sie überhaupt nichts.
Bei zwei offenen Stellen ohne Bewerbungen brauchen Sie tatsächlich kein ATS. Bei zehn Stellen mit jeweils zwei bis fünf Kandidaten sollten Sie dagegen messen.
Die Zahlen sollen erklären, warum es so wenige sind: Sind die Quellen breit genug? Schreckt Ihre Kommunikation ab? Warum steigen Kandidaten selbst aus?
Ohne Daten bleibt Bauchgefühl. Der Recruiter glaubt nur zu wissen, woran es liegt.
Ohne Daten kann er nicht mit jemandem konkurrieren, der den genauen Grund kennt und ihn der Führung belegt. Bei Hunderten Kandidaten messen Sie ebenfalls, dann eher zur Steuerung und Automatisierung.
Daten versus Informationen
Niemand lädt gern CSV-Dateien herunter, öffnet Excel und baut Pivot-Tabellen. Dahinter steckt ein tieferes Problem.
Daten sind eine Sammlung von Werten. Information ist das, was Sie daraus mitnehmen – und was Ihre Entscheidung verändert.
Sie wollen keinen Datensatz konsumieren, sondern Antworten: Warum ist der NPS niedrig? Warum fehlen Kandidaten? Was können wir ändern?
Einfache Reports sind ein Gespräch mit den Daten
Heute liefert KI einfache Reports und schnelle Antworten.
Der erste Einsatz ist unspektakulär, aber entlastend: Statt zwei Tage Daten für eine gewünschte Tabelle zusammenzuführen, fragen Sie nach den benötigten Spalten.
Spannender ist die Unterhaltung mit Daten: Vergleiche mit dem Vorzeitraum, NPS je Recruiter, Bewertungen von Hiring Managern oder die Zusammenfassung von dreihundert Feedbacks.
Das berührt den AI Act nicht, solange die KI nur Ihre eigenen Prozessdaten analysiert und keine Kandidaten bewertet. Die Grenze erklärt der Artikel über KI im Recruiting und den AI Act.
Fragen Sie, wo die Daten verarbeitet werden
Bei der ATS-Auswahl ist entscheidend, wo die KI läuft. Bevorzugen Sie lokale Modelle, bei denen Daten und zusammengestellter Kontext in Ihrem Tenant bleiben.
Ihr ATS sollte die Datenbank nicht einfach per API an ChatGPT, Gemini oder Copilot senden. Große Anbieter können zwar isolierte Tenants und Schutzgarantien bieten; Vorsicht bleibt trotzdem sinnvoll.
Diese Daten sind Ihr Know-how. Sie sollen Ihr Unternehmen nicht verlassen.
Welche Reports sollte ein ATS bieten?
Vier reichen: aus Kandidatensicht gemessene Recruiting-Qualität, Geschwindigkeit je Prozessphase, ein Funnel mit Kandidatenquellen in jeder Phase sowie getrennte Absagegründe auf Kandidaten- und Unternehmensseite. Alles Weitere ist Zusatznutzen, vor allem für große Firmen.
Welches ATS eignet sich für mehrere Recruiter und einfache Reports?
Ein System, das Daten nach Recruiter, Hiring Manager und Standort aufschlüsselt und Antworten ohne Excel-Export liefert. Bei mehreren Standorten oder einstellenden Filialleitungen entscheidet das darüber, ob Sie wirklich wissen, wer gut rekrutiert.
Wie lässt sich die Recruiting-Qualität messen?
Fragen Sie Kandidaten. Ein NPS mit offener Folgefrage liefert eine über die Zeit vergleichbare Zahl und konkrete Gründe. Nach Personen gefiltert zeigt er zudem Unterschiede zwischen Recruitern und Hiring Managern.
Warum sollte ich Recruiting-Daten verfolgen, wenn ich wenige Kandidaten habe?
Gerade deshalb: Bei wenigen Bewerbungen müssen Sie wissen, ob Quellen fehlen, Ihre Kommunikation abschreckt oder Kandidaten aus beeinflussbaren Gründen abspringen. Ohne Messung bleibt nur eine Vermutung. Eine Ausnahme sind zwei offene Stellen ohne jede Bewerbung; dort hilft auch ein Report nicht.
Vollständige Fragenliste für ATS-Anbieter →
Diesen Leitfaden veröffentlicht Recruitis.io, ein tschechisches ATS. Fakten zu Reporting und Analytics in Recruitis:
- NPS mit offener Frage: Wir messen Qualität bei Kandidaten und stellen eine passende Frage für Detraktoren, Promotoren oder Neutrale.
- Filter nach Personen: Qualität lässt sich nach Recruiter, Hiring Manager und damit Standort anzeigen.
- Optimale und kritische Dauer je Phase: Eine Ampel zeigt Kandidaten grün, orange oder rot.
- AI Reporter: Er erstellt individuelle Reports und beantwortet Fragen zu Zeiträumen, Recruitern oder Hunderten Feedbacks.
- Lokale Modelle: Daten und Kontext bleiben in Ihrer Umgebung und gehen nicht an öffentliche KI-Dienste.
Häufige Fragen
Welche Reports sollte ein ATS bieten?
Vier reichen: aus Kandidatensicht gemessene Recruiting-Qualität, Geschwindigkeit je Prozessphase, ein Funnel mit Kandidatenquellen in jeder Phase sowie getrennte Absagegründe auf Kandidaten- und Unternehmensseite. Alles Weitere ist Zusatznutzen, vor allem für große Firmen.
Welches ATS eignet sich für mehrere Recruiter und einfache Reports?
Ein System, das Daten nach Recruiter, Hiring Manager und Standort aufschlüsselt und Antworten ohne Excel-Export liefert. Bei mehreren Standorten oder einstellenden Filialleitungen entscheidet das darüber, ob Sie wirklich wissen, wer gut rekrutiert.
Wie lässt sich die Recruiting-Qualität messen?
Fragen Sie Kandidaten. Ein NPS mit offener Folgefrage liefert eine über die Zeit vergleichbare Zahl und konkrete Gründe. Nach Personen gefiltert zeigt er zudem Unterschiede zwischen Recruitern und Hiring Managern.
Warum sollte ich Recruiting-Daten verfolgen, wenn ich wenige Kandidaten habe?
Gerade deshalb: Bei wenigen Bewerbungen müssen Sie wissen, ob Quellen fehlen, Ihre Kommunikation abschreckt oder Kandidaten aus beeinflussbaren Gründen abspringen. Ohne Messung bleibt nur eine Vermutung. Eine Ausnahme sind zwei offene Stellen ohne jede Bewerbung; dort hilft auch ein Report nicht.