Předvýběr kandidátů

Předvýběr je podstatnou součástí života každého personalisty. Pamatuji si, jak jsem jako malý viděl kancelář personalistů v obrovském, čerstvě zprivatizovaném bývalém národním podniku. V paměti mi utkvěly spousty hromádek papírů s poznámkami na jiných barevných papírcích a personalistka, která kopírovala formuláře a přidávala je na hromádky. Pak mi bylo řečeno, že hromádky jsou pro jednotlivé uchazeče o právě inzerované pozice a že jim paní personalistka bude volat nebo si je zvát, aby papíry vyplnili před tím, než přijdou na osobní pohovor. Jako dítěti mi to samozřejmě přišlo jako velice zábavná práce.

Proč používat předvýběr?

Na úvod je nutné zmínit, že existují i důvody proč předvýběr nepoužívat. Je to především v situacích, které jsou na našem pracovním trhu častější než dříve, kdy existují pozice s velmi nízkou nabídkou kvalifikovaných pracovních sil. Pro tyto pozice by předvýběr mohl vytvořit nežádoucí bariéru.

Hlavním důvodem pro používání předvýběru je fakt, že životopis nám v drtivé většině není schopný odpovědět na všechny otázky relevantní k potřebám námi inzerované pozice, případně je nutné údaje poskytnuté v životopise ověřit či detailněji rozvést a pochopit jejich vztah k inzerované pozici. Toto lze samozřejmě nechat až na osobní pohovor, ale to není příliš efektivní - nechceme přeci absolvovat celý proces organizování pohovoru a během první minuty se dozvědět, že kandidát není vhodný pro danou pozici. Předvýběr také umožňuje porovnat kandidáty, kteří je jeví zdánlivě rovnocenně na základě poskytnutých životopisů. Jinak řečeno, předvýběr nám pomůže ověřit a prověřit první dojmy, zkušenosti, znalosti, ale i třeba osobnost uchazeče a jeho vystupování.

Znáte to jistě sami z Vaší personalistické praxe - pozvali jste si uchazeče, otevřete dveře a po jedné nebo dvou větách už víte, že kandidát není na pozici vůbec vhodný. V tu chvíli si uvědomíte, že jste podcenili fázi předvýběru, a nebo litujete, že jste předvýběr vůbec neudělali. Paradoxně, nejčastějším důvodem pro opomenutí nebo podcenění předvýběru je zdánlivý nedostatek času. Podle mých zkušeností je to ale především fakt, že personalista nezná nebo nemá přístup k efektivním nástrojům, které by mu s předvýběrem pomohli.

Efektivitu předvýběru jsme schopni si jasně uvědomit v situacích, kdy se nám podařilo identifikovat uchazeče, kteří by pouze na základě životopisu:

• Nebyli pozvání, ale pozvání si zaslouží
• Byli pozvání, ale pozvání si nezaslouží

Dále je předvýběr také velmi cenným zdrojem podkladů pro otázky k osobnímu pohovoru a nástrojem pro vzájemné porovnání uchazečů, pokud si už pro předvýběr stanovíme vhodná kritéria a jejich váhy.

Formy předvýběru

Existuje několik forem předvýběru a každá z nich má své přednosti a nedostatky v závislosti na situaci nebo profesi, pro kterou nábor děláme. Pro potřeby tohoto článku bych je rozdělil na dvě kategorie:

Tradiční metody předvýběru:

• Tištěný dotazník - hojně používaná metoda, která umožňuje standardizovat otázky pro velké množství uchazečů a dává předpoklad k férovému porovnání. Navíc s rozvojem výpočetní techniky je možné i automatizované zpracování, což odstraňuje největší problém s tímto typem předvýběru - pracnost vyhodnocení. Nabízí celou řadu přidaných hodnot, jako například ověření pravopisu a gramatiky, pečlivosti, pozornosti k detailům apod.
• Test na místě pohovoru - v podstatě alternativa dotazníku, která se zaměřuje přímo na znalosti uchazeče. Často bývá kombinována s osobním vyhodnocením nebo prezentací výsledků, což umožňuje pozorovat a zhodnotit další dovednosti a schopnosti uchazeče. Zejména u odborných nebo technických profesí má velkou přidanou hodnotu. Je třeba dát si pozor na faktor nervozity, který u některých uchazečů může zkreslit výsledky.
• Telefon - jedna z nejpopulárnějších metod, která přináší interaktivní a okamžitou komunikaci mezi personalistou a uchazečem. Na rozdíl od psaných forem, telefon umožňuje prověřit kvalitu mluveného projevu, schopnost improvizace a také dovoluje zařadit i testové otázky. Je to nepostradatelná metoda pro všechny pozice, kde telefonování je jejich hlavní náplní, ale může pomoci odhadnout typ osobnosti i pro jiné pozice, kde například požadujeme pozitivní přístup, dobrou náladu apod.

Moderní metody předvýběru:

• Online dotazník - je jakousi moderní formou tištěného dotazníku. Ale ne jen to, na rozdíl od tištěného média umožňuje i určitou formu interaktivity, např. odkrývání a skrývání otázek na základě předchozích odpovědí nebo zápis výsledků přímo do karty uchazeče v informačním systému personalisty a automatické vyhodnocování bez nutnosti práce personalisty. V dnešní době chytrých telefonů a tabletů je navíc možné odpovídat kdykoliv a kdekoliv, což značně zvyšuje komfort nejen na straně uchazečů, ale i personalistů a dalších osob zapojených do procesu náboru - kolegů, manažerů, atd. Online forma pak na rozdíl od psané postrádá možnost vyhodnocení rukopisu a vizuální stránky psaného projevu. Na druhou stranu je nepoměrně efektivnější než například telefon - jen si představte obvolání 30 uchazečů v porovnání s odesláním jednoho emailu pro 30 uchazečů. Níže Vám představím nástroj, díky kterému bude schopni vytvořit a odeslat dotazník břehem pěti minut a to bez ohledu na počet adresátů.
• Video pohovor- je vylepšená forma telefonického dotazování, která umožňuje i vizuální hodnocení uchazeče. Díky technologii, nemusí video pohovor probíhat nutně za přítomnosti obou stran zároveň - uchazeč může na nahraný video dotaz nebo na psaný dotaz na stránkách nebo v emailu poslaného z online systému odpovědět dle svých časových možností. To umožňuje personalistovi “udělat” větší množství předvýběrů, než by byl schopen udělat osobně nebo telefonicky. Tato forma je jednou z neprogresivnějších v dnešní době, protože se nejvíce blíží osobnímu pohovoru a umožňuje personalistovi odkrýt velké množství informací o osobnosti uchazeče. Není to samozřejmě vhodná metoda pro všechny typy pozic a je třeba zvážit především věkový profil uchazeče - tato metoda bude vítána především mladší generací. Je potřeba zdůraznit, že tento nástroj v žádném případě nenahrazuje osobní pohovor. Slouží skutečně pouze pro fázi předvýběru, tedy jako kvalitní “síto”, pro velké množství kandidátů nebo pro kandidáty u kterých si nejste jisti pozváním na osobní pohovor. Naším doporučením je použít pouze jednu jednoduchou otázku, ze které získáte jednoznačnou vizuálně-komunikační informaci.
• Screening sociálních médií - je nejnovější metoda, která využívá informací volně dostupných na profilech kandidátů na sociálních médiích. Kromě ověření odborných informací, kontaktů a předchozích zaměstnání umožňují sociální sítě jako Facebook, LinkedIn, Twitter nebo Instagram posoudit i osobnost uchazeče z pohledu vhodnosti pro firemní kulturu zaměstnavatele a ověřit informace z životopisu - neboli, prezentuje se uchazeč na sociálních sítích v souladu s poskytnutými informacemi nebo je viditelný rozpor?

Tradiční metody nelze v žádném případě opustit nebo zavrhovat, protože existují profese a typy pohovorů, pro které jsou nenahraditelné. Výhodou moderních metod není jen použití nových technologií, ale i výrazně lepší efektivnost a možnost automatické integrace s informačními systémy personalistů.

Efektivita předvýběru

Ještě jednou se vrátím ke vzpomínce z úvodu tohoto článku - pokrok od dob vzpomínky z úvodu tohoto článku k dnešku není jen o rozvoji výpočetní techniky, která nám usnadňuje administrativní práci, ale o přehodnocení našeho přístupu k dílčím částem přijímacího řízení, tak i k celku. Je stále mnoho lidí, a to platí nejen v personalistice, kteří i s výpočetní technikou pokračují v používání přístupů a postupů z "papírové doby”.

Psal jsem také, že mi tenkrát práce personalistky připadala velice zábavná. Podobný pocit zábavné práce personalisty, i když pochopitelně z opačných důvodů, jsem měl i velice nedávno, když jsem měl možnost vyzkoušet online systém pro nábor zaměstnanců “Recruitis”. Z prvních dojmů z tohoto systému mi bylo jasné, že scénáře podobné jako ona výše popsaná vzpomínka, byly někde v podvědomí všech zúčastněných na jeho vývoji jako opačné extrémy toho, čeho chtěli dosáhnout a nabídnout personalistům dnešní doby. Proto jsem se rozhodl představit Vám předvýběrové funkcionality tohoto systému detailněji.

Vezměme online dotazník jako příklad. Pokud chci zvolit tuto formu předvýběru, musím nejprve vybrat uchazeče nebo skupinu uchazečů, připravit si otázky pro dotazník, vytvořit dotazník online a poslat vybraným uchazečům link spolu s průvodním dopisem.

Co by tedy bylo usnadnění, které bych čekal od skutečně dobrého systému? V první řadě především efektivní správu otázek, která by měla zahrnovat následující:

• Předdefinovanou sadu obvyklých otázek (to pomůže jak méně zkušeným v tom, že nemusí otázky těžkopádně vymýšlet, tak i zkušenějším jako inspirace)
• Možnost editovat existující otázky nebo přidat vlastní otázky (chceme, aby se systém “učil” spolu s námi)
• Možnost jednoduše přiřadit otázku jednomu nebo více vybraným uchazečům (pokud definujeme dotazník pro 10 uchazečů nechceme to dělat desetkrát)
• I pokud mám vybranou skupinu uchazečů, stále mám možnost přidat otázky jen pro určité jednotlivce (nechceme, aby bylo nutné vytvářet jiný dotazník jen pro to, že se jedna otázka pro jednoho uchazeče liší)
• Možnost používat a definovat jak otevřené tak uzavřené otázky (byť uzavřené by měly být používány jen velice zřídka, protože otevřené nám umožňují získat více informací než jen odpověď - např. způsob uvažování, analytické schopnosti, vyjadřovací schopnosti, apod. )
• Možnost odeslat dotazník hromadně (neboli jinými slovy, nemusím je posílat jednotlivě každému z uchazečů)

I přes veškeré výhody efektivního systému je však nutné zdůraznit, že úspěch předvýběru je a bude vždy závislý především na naší schopnosti vybrat vhodné otázky. Tady vidím především dvě hlavní roviny:

• “Co se chci dozvědět?” - správné otázky jsem schopný vybrat nebo definovat pouze po tom, co mám naprosto jasné, co mi má předvýběr pomoci odpovědět? Např. je to znalost - jaká? Jak se pozná/změří? Je to osobnostní vlastnost? Jak se projevuje? Apod.
• “Od koho se to chci dozvědět?” Jsou různé škály pozic, nebo protipóly pokud chcete - mohu dělat předvýběr pro dělníka nebo pro ředitele, mohu dělat předvýběr pro nekvalifikovanou profesi nebo pro úzce profilovanou vysoce odbornou pozici, atd. Je vždy nutné si uvědomit, že příliš složitá nebo naopak příliš jednoduchá otázka mohou napáchat stejné nepříjemnosti, pokud jsou položeny nevhodné cílové skupině.

A teď si pojďme představit, jaké by to bylo udělat předvýběr dotazníkem bez informačního systému…

Zdálo by se jasné, že náročnost přípravy a realizace předvýběru roste počtem uchazečů pro danou pozici. Musím si přeci vytisknout a projít všechny životopisy, na jejich základě nadefinovat otázky a přiřadit je jednotlivým uchazečům, nastavit online dotazníky, připravit průvodní dopis, upravit ho pro jednotlivé uchazeče, přidat odkaz na online dotazník do průvodního dopisu, rozeslat emaily s průvodními dopisy, monitorovat odpovědi na online dotazníku, zkopírovat si odpovědi do svého systému či složky, a tak dále.

Ale musí tomu tak skutečně být? Sám jsem si tuto otázku kladl a dlouho jsem hledal informační systém, který by tento proces zefektivnil. Rád bych se s Vámi podělil o zkušenosti s jedním, který stojí za to vyzkoušet. Systém Recruitis umožňuje mi, jako personalistovi, soustředit se na produktivní činnosti (např. definice otázek, vyhodnocování kandidátů, apod.) a usnadnit a zefektivnit administrativní činnosti spojené s výběrem kandidátů do té míry, že množství uchazečů nebude mít na administrativní náročnost téměř žádný vliv. Neboli, příprava pro předvýběr bude trvat zhruba stejně dlouho pro jednoho uchazeče jako například pro dvacet.

Jak je to možné docílit? Dotazník je v případě systému Recruitis odeslán emailem přímo ze systému v podobě odkazu. Každý email odeslaný ze systému (tedy nejen ten s dotazníkem, ale i ostatní formy komunikace během pohovoru) obsahuje proměnné, které nesou určitou informaci - například jméno pozice nebo uchazeče. Tyto proměnné jsou během odeslání nahrazeny skutečnými hodnotami - například jmény jednotlivých uchazečů a to i ve formě oslovení. Takže, i když mám dvacet uchazečů jako v příkladu výše, ve skutečnosti posílám pouze jeden jediný email, který systém nastaví sám pro všech dvacet příjemců.

Proměnné si mohu sám definovat (např. podpis, místo pohovoru apod.) a vybírat je do textu emailu pohodlně přetažením myší. Uchazeči dotazník z odkazu vyplní a vše se samo uloží v rámci systému bez nutnosti jakékoliv interakce s personalistou. Výstupy z online dotazníku se mi přidají k dalším informacím (jako např. životopis nebo průvodní dopis) do karty uchazeče, kde mám vše pohodlně k dispozici na jednom místě.

Další velkou přidanou hodnotou, která mě potěšila je skutečnost, že není potřeba externího nástroje nebo služby pro odesílání dotazníku - není nutné vybírat dodavatele dotazníku, platit další službu nebo učit se další nástroj. Vše je integrováno přímo v systému ve stejném intuitivním a uživatelsky přívětivém designu spolu s přednastavenými šablonami průvodních dopisů, které mohu jednoduše aplikovat na vybranou skupinu uchazečů.

I když výše popsané mě jako personalistovi přináší mnoho zefektivnění, první použití systému je stále ten nejpracnější scénář - neboli, skutečná efektivita začíná až s opakováním procesu. Při dalších předvýběrech mám už své otázky uložené v bázi dotazníkových otázek, stejně jako své šablony a systémové proměnné.

Ale tím přínos pro efektivní práci personalistů s předvýběrem nekončí. Ať už zvolíme jakoukoliv formu předvýběru, vždy bude nutné někam zaznamenat naše dojmy, poznámky apod. Podobně jako v případě správy otázek, systém Recruitis nabízí i efektivní nástroje pro porovnávání uchazečů, záznam poznámek a úkolů. Vše na jednom místě. Vše elektronicky. Ale to je samo o sobě tématem pro samostatný článek.