Otázky na pohovor

Personalisté, připravujete otázky pro pohovor skutečně efektivně?

Pohovor se ve většině případů skládá ze tří hlavních částí - úvodu, kdy se s uchazečem přivítáme, popíšeme agendu pohovoru a nastolíme pozitivní atmosféru; samotného interview počínajícího představením se kandidáta a pokračujícího otázkami personalisty a odpověďmi uchazeče následované detailnějším představením pozice a závěrem, kde je prostor pro dodatečné otázky a kde je popsán další postup přijímacího řízení.

Pro personalistu je důležitá především část druhá - interview. Je to především z těchto důvodů:

• Personalista musí získat co největší množství relevantních informací o uchazeči
• Personalista musí dát uchazeči možnost uspět

Mluviti stříbro, poslouchati zlato

Nejlepším způsobem jak spojit tyto dva cíle je dát co největší prostor uchazeči. V podobných situacích přichází ke slovu Paretovo pravidlo 80/20, neboli, v našem kontextu, uchazeč by měl mluvit zhruba 80% času a personalista 20%. Nejde samozřejmě o to, by podíl byl přesně 80 ku 20, ale zhruba v tomto poměru. Určitě doporučuji jako zajímavé cvičení zkusit si změřit tento poměr během Vašeho příštího pohovoru. Možná budete překvapeni, že naměřená hodnota se liší od Vašeho subjektivního pocitu.

Otevřete své otázky dokořán

80% času pro uchazče logicky předpokládá, že otázky by měli být co nejvíce otevřené, tak aby dali uchazeči možnost rozvinout a odůvodnit své odpovědi nebo popsat své zkušenosti.

Otevřené otázky však pro personalistu představují nejednu výzvu. Je to zejména proto, že nám jde o to získat co největší množství relevantních informací, proto musíme dobře zvážit, jaké otázky a jak formulované použít. Uchazeč, který volně a otevřeně formuluje své odpovědi a myšlenky, nám může dát neuvěřitelné množství cenných doplňujících informací, nesmíme však zapomínat, že důraz je na ty klíčové a relevantní.

Proto při výběru a formulaci otevřených otázek musíme postupovat tak říkajíc odzadu a definovat si nejprve:

• Jakou odpověď chceme získat?
• Proč danou odpověď chceme získat?

Pokud nejsme schopni na jednu z těchto dvou otázek odpovědět, uvažovaná otázka pro nás nemá smysl.

Pokud máme dvě odpovědi na dvě otázky výše, můžeme přejít k formulaci konkrétní otázky. Dobrým zvykem je mít připravené dvě až tři otázky pro každou oblast našeho zájmu, tak abych mohli porovnat, která nám přinese nejvíce zpětné vazby, případně alternovat otázky, pro potřeby získání více detailů.

Jako příklad použijme situaci, kdy potřebujeme znát uchazečův vztah k loajalitě, protože to je klíčová hodnota pro majitele firmy. Víme tedy jakou odpověď a proč chceme získat - neboli odpovědi na dvě otázky uvedené výše. Můžeme tedy přejít k formulaci otázek. Můžeme se například zeptat buď jednoduše přímo: "Co pro Vás znamená pojem loajalita?" nebo "Popište situaci, kdy jste cítil/cítila, že Vaše loajalita byla zkoušena a jak jste situaci zvládl/zvládla".

Ověřujte, ověřujte, ověřujte

Definicí otázek samotný proces nekončí. Jako každý systém i tento musí mít zpětnou vazbu. Pracujte s portfoliem Vašich otázek aktivně a pravidelně hodnoťte především:

• Jak dobře jsou otázky formulovány? Především, jak pochopitelné jsou pro uchazeče.
• Kolik informací Vám uchazeči dají na danou otázku? Především, zda daná otázka dává prostor pro širší odpověď a kolik sekundárních informací se podařilo získat.
• Jak často jsou nutné doplňující otázky k dané otázce? Je možné nebo přímo nutné zkombinovat původní otázku s některou s doplňujících otázek?

Pamatujte na to že musíte také "chránit" Váš čas a proto je neustálé zlepšování a zefektivňování důležité jak při kladení otázek, tak při vyhodnocování odpovědí.

Musí v tom být systém

Výše uvedené znamená, že správa otázek a jejich vyhodnocování vyžaduje poměrně značnou administrativní agendu.

Další aspekty, které přispívají ke komplexnosti jsou:

• Potřeba přiřazovat různé otázky k různým uchazečům a typům pohovorů - ne všechny otázky jsou vhodné pro všechny uchazeče a všechny pohovory
• Potřeba sdílet otázky s kolegy - sdílení know-how, zastupitelnost

Toto vše vytváří potřebu využití nástroje nebo nástrojů, které Vám umožní efektivní správu portfolia otázek pro pohovory.

Systém Recruitis, propagovaný na stránkách pro-personalisty.cz, je jedním z takových řešení. Kromě správy portfolia otázek podporuje zefektivnění všech dalších oblastí náboru zaměstnanců. Proto se v příštích několika článcích podíváme detailněji na některé z praktických úkolů, které řeší personalisté a jejichž zefektivnění je součástí funkcionality systému Recruitis. Také se podělíme o know-how a praktické zkušenosti z oblasti personalistiky, které stojí za vývojem tohoto systému usnadňujícího práci personalistům v každé fázi výběru zaměstnanců.