Odpovědi kandidátů na jednom místě

Personalisté, používáte už nástroj, který Vám dovoluje spravovat odpovědi z více zdrojů na jednom místě?

Aby personalisté získali co nejlepší kandidáty pro různé typy pozic v různých odvětvích a v různých regionech, musí používat různé typy zdrojů, které jim kandidáty přináší (např. personální agentury, online pracovní portály, online inzerci, kariérní stránky, doporučování pozic vlastními zaměstnanci za odměnu, tištěnou inzerci nebo radiové kampaně).

Neexistuje jeden zdroj, který pracuje vždy a za všech podmínek. Pokud někdo propaguje nebo tvrdí opak, buďto nerozumí problematice nebo je motivován touhou uskutečnit pouze jednorázový prodej bez ohledu na důsledky.

K diversifikaci musí ale docházet i v rámci jednoho typu zdroje - například, je potřeba využívat více pracovních portálů, protože každý z nich může dosahovat lepších či horších výsledků podle typu pozice nebo regionu.

V dnešní době, kdy pracovní trh je “přehřátý” a poptávka jasně převyšuje nabídku to platí více než kdy jindy. To samozřejmě klade větší nároky na personalistu a vyvolává potřebu efektivní správy odpovědí z různých zdrojů a vyhodnocování jejich výkonnosti. Tohoto faktu jsou si samozřejmě vědomi i poskytovatelé služeb a produktů v těchto oblastech. Ovšem tito poskytovatelé se primárně zaměřují na obchodní modely, které preferují jejich vlastní produkty a služby a de facto znemožňují personalistům pracovat efektivně s více zdroji. Tedy, pokud pomineme možnosti připlatit si za odstranění překážek, které jim byly obchodními modely těchto poskytovatelů postaveny uměle do cesty.

Protože, jako personalista, nechci volit mezi zbytečnou platbou navíc nebo nutností trávit svůj čas přepisováním informací z jednoho zdroje do druhého a stejně tak nechci utrácet peníze na zdrojích, které nepřináší výsledky (ať už jde o počet odpovědí nebo nepřináší kvalitní uchazeče, které je možné přijmout), přivítal jsem s radostí informaci, že existuje systém Recruitis, který jako první na českém trhu umožňuje sloučení odpovědí z více zdrojů (např. jobs.cz, práce.cz, profesia.cz, dobrápráce.cz, aj.) na jedno místo a jejich sledování a vyhodnocování bez zbytečných příplatkových nebo funkčních bariér. Navíc, poskytovatelé systému jsou otevřeni dalšímu rozšiřování dle individuálních potřeb zákazníka. To znamená, že pokud jste zákazníky používajícími systém Recruitis, a používáte portál, který není v tuto chvíli automaticky podporovaný nebo pokud máte odpovědi uloženy lokálně v jiném formátu, můžete požádat o přidání daného zdroje. Opět bez příplatku - přesně v duchu politiky odstraňování bariér.

Abych však mohl vyhodnotit kvalitu jakéhokoliv systému nebo nástroje, musím si nejprve nadefinovat, jaké vlastnosti od takového řešení očekávám.

Ideálně by se mělo jednat o nástroj, který:

• Nediskriminuje zdroje kandidátů - jak jsem již psal výše, chci se rozhodovat podle výkonnosti jednotlivých zdrojů odpovědí, ne podle cenových nebo technických bariér řešení. Pokud například poskytovatel systému dovoluje nahrávat odpovědi z jejich vlastního job-boardu zdarma a za nahrání z ostatních zdrojů si účtuje částky v řádech desítek tisíc korun, bude většina personalistů nucena rozhodnou se k první, tedy diskriminační variantě. To samé pochopitelně platí, pokud systém nahrání odpovědí z cizích zdrojů technicky nedovoluje vůbec. Systém Recruitis toto zcela odbourává a dovoluje integrovat odpovědi v elektronické podobě z libovolného zdroje. Já, jako personalista, se pak mohu soustředit na nalezení optimálního zdroje pro moje potřeby - pro můj obor, pro moje pozice, pro můj region atd.
• Eliminuje zbytečnou administrativu - možnost pracovat s odpovědmi z různých zdrojů v jediném systému je jistě lákavá, ale stejně důležité je, jak systém ulehčuje administrativu s tím spojenou. Pokud to řekneme s nadsázkou, “ručně” si mohu integrovat odpovědi z různých zdrojů v libovolném systému - pokud si informace prostě přepíši. To samozřejmě není typ “integrace”, který bych chtěl mít k dispozici. Pokud se podíváme na řešení ve výše zmíněném systému Recruitis, tak integrace v podstatě eliminuje jakékoliv manuální zásahy personalisty. Systém nejen rozpozná zdroj odpovědi (např. jméno pracovního portálu, referral, sociální média, apod.), ale rozpozná i několik klíčových strukturovaných dat, jako jsou jméno, emailová adresa a telefonní číslo uchazeče a uloží je přímo do karty uchazeče. Velice užitečná je i funkcionalita, která uloží přílohy emailu a rozpozná, zda se jedná o CV, motivační dopis nebo obrázek. Systém uloží i kopii samotného emailu, takže máte kompletní záznam o uchazečově odpovědi.
• Vyhodnocuje výkonnost jednotlivých zdrojů - pohodlná integrace odpovědí z více zdrojů by sama o sobě nebyla úplná, pokud by systém neumožnil reportování jejich výkonnosti. Chci pohodlně a bez nutnosti dalších mých zásahů vidět, které zdroje mi přináší nejvíce odpovědí, z kterých zdrojů mám nejvíce uchazečů k pohovoru, z kterých zdrojů nejvíce přijímám, atd.
• Vede mě procesem náboru - pokud už používám systém, který spravuje mé odpovědi, chtěl bych zároveň možnost pracovat efektivně v tom samém systému po celou dobu procesu náboru. Když jsem zkoušel možnosti systému Recruitis, překvapilo mě velice příjemně, jakým způsobem mě systém vede celým procesem - velice intuitivně a ve uživatelsky velice příjemném prostředí. Na základě mých dřívějších zkušeností jsem od systému, který nabízí pokročilé technické funkce, očekával spíše těžkopádné a složité ovládání se spoustou možností korespondující s komplexností systému.
• Pomáhá integrovat i ostatní kancelářské nástroje, které používám - jako personalista pochopitelně nepoužívám jen systém pro správu odpovědí na své pozice, ale využívám i jiné kancelářské aplikace, jako jsou například emailoví klienti nebo kalendáře. Co se odpovědí na inzeráty týče, jde především o emaily, které uchazeči posílají, aby o pozice projevili zájem. Systém Recruitis integraci vyřešil velice elegantně, díky funkcionalitě, která se nazývá “systémový email”. Za tímto poměrně technickým názvem se skrývá “trik” v podobě unikátní emailové adresy, která je přidělena každému inzerátu. To mě umožňuje v mém emailovém klientu, například v MS Outlook, nastavit si pravidlo, které mi odpověď na můj inzerát (tj. odpověď se specifickým předmětem) automaticky přepošle na danou unikátní adresu inzerátu a systém Recruitis ji, opět zcela automaticky, přidá jako kartu uchazeče k tomuto inzerátu.