Zásady ochrany osobních údajů

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost recruitis.io s.r.o. se zavazuje chránit soukromí a bezpečnost osobních údajů návštěvníků svých webových stránek www.recruitis.io, na kterých provozuje službu Recruitis, zákazníků této služby i jejich zástupců a kontaktních osob. Vaše osobní údaje, které nám byly poskytnuty nebo které jinak uchováváme, budeme zpracovávat způsobem a pro účely uvedené v těchto Zásadách ochrany osobních údajů. Cílem těchto Zásad ochrany osobních údajů je poskytnout vám zejména informace o rozsahu a povaze zpracování osobních údajů v souvislosti s našimi službami, rozsahu vašich práv a způsobu, jakým je můžete uplatnit.

1.              KDO JE SPRÁVCEM OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Správcem vašich osobních údajů je společnost recruitis.io s.r.o., se sídlem Chmelova 357/2, PSČ 500 03, Hradec Králové, Česká republika, Evropská unie, IČO: 275 08 391, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Hradci Králové, sp. zn. C 23184 (dále jen „my“), provozující tyto webové stránky www.recruitis.io (včetně všech podstránek a subdomén) a službu Recruitis pro řízení procesu náboru zaměstnanců (dále jen „Služba“).

V případě jakýchkoli žádostí týkajících se zpracování vašich osobních údajů nebo v případě, že si přejete uplatnit svá práva podle článku 6 níže, nám můžete zaslat e-mail na adresu stepan@recruitis.io.

2.             JAKÉ OSOBNÍ ÚDAJE O VÁS SHROMAŽĎUJEME? ZA JAKÝM ÚČELEM JE SHROMAŽĎUJEME A NA ZÁKLADĚ JAKÉHO PRÁVNÍHO TITULU?

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, který je dán konkrétními službami, které vám poskytujeme, nebo jinými účely zpracování (například přímý marketing nebo správa právních nároků), jak je uvedeno níže.

Poskytování Služby – údaje zákazníků a jejich zástupců

Pokud se stanete naším zákazníkem a zakoupíte si některé předplatné naší Služby či objednáte zkušební verzi naší Služby, potřebujeme zpracovávat osobní údaje vašeho zástupce (zástupců) nebo jiných kontaktních osob v rozsahu nezbytném pro účely uzavření a plnění smlouvy o poskytování služeb a registrace do naší Služby v následujícím rozsahu: obchodní firma, IČO a DIČ a adresa sídla zákazníka, jméno zástupce zákazníka, telefonní číslo, e-mail a obsah smlouvy, heslo, typ předplatného či zkušební verze, komunikace se zástupcem, platební údaje.

Právním základem pro takové zpracování je náš oprávněný zájem na správu obchodního vztahu a komunikaci s určeným zástupcem zákazníka v souvislosti s uzavřenou smlouvou o poskytování služeb. Poskytnuté osobní údaje budou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu se zákazníkem.

Jsme také povinni zpracovávat fakturační údaje, včetně obchodní firmy, identifikačního čísla plátce daně a dalších údajů povinně uvedených na daňovém dokladu, a to pro účely vyplývající z účetních předpisů a dalších platných zákonů upravujících naši obchodní činnost. Právním základem je plnění právních povinností, které se na nás vztahují, a uvedené údaje budou uchovávány po dobu stanovenou v příslušných právních předpisech.

Poskytování Služby – údaje zaměstnanců a dodavatelů

Zákazníci, kteří zakoupili naši Službu či objednali její zkušební verzi, nás mohou pověřit zpracováním osobních údajů svých potenciálních zaměstnanců, zaměstnanců, bývalých zaměstnanců, potenciálních smluvních dodavatelů, smluvních dodavatelů i bývalých smluvních dodavatelů. Zákazníci jsou také oprávněni v účtu v rámci Služby vytvořit podúčty pro potenciální zaměstnance, zaměstnance, bývalé zaměstnance, potenciální smluvní dodavatele, smluvní dodavatele a bývalé smluvní dodavatele, při jejichž vytváření nám poskytují osobní údaje uvedených osob.

Ve vztahu k takovému zpracování osobních údajů jsme v pozici zpracovatele a zpracováváme osobní údaje zaměstnanců, potenciálních a bývalých zaměstnanců, smluvních dodavatelů, potenciálních a bývalých smluvních dodavatelů našich zákazníků v rozsahu, v jakém nám jsou poskytnuty. Poskytnuté osobní údaje budou zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu se zákazníkem, nikoli však déle než po dobu, která je (v každém jednotlivém případě) nezbytně nutná k dosažení účelu zpracování.

Do Služby je možné se přihlásit též prostřednictvím Single sign-on („SSO“) třetí strany, konkrétně prostřednictvím Google SSO a Microsoft Azure SSO.  Upozorňujeme, že zpracování vašich osobních údajů a jejich zpřístupnění třetím stranám ze strany společností Google a Microsoft se řídí zásadami ochrany osobních údajů přijatými těmito subjekty a tyto zásady ochrany osobních údajů se na ně nevztahují.

Obchodní sdělení

V případě našich zákazníků můžeme zpracovávat e-mailovou adresu zástupce (kontaktní osoby) zákazníka, která byla uvedena při objednávce předplatného naší Služby či její zkušební verze nebo v průběhu obchodního vztahu se zákazníkem za účelem propagace našich produktů a služeb. Z odběru těchto obchodních sdělení se můžete kdykoli odhlásit, pokud nás kontaktujete na stepan@recruitis.io. Ze zasílání obchodních sdělení se lze dále odhlásit také (i) při objednávce předplatného naší Služby nebo její zkušební verze nebo (ii) prostřednictvím odhlašovacího odkazu v každém e-mailu obsahujícím obchodní sdělení, který od nás obdržíte.

V uvedeném případě je právním základem pro zpracování osobních údajů náš oprávněný zájem na přímém marketingu. E-mailovou adresu budeme zpracovávat pro účely obchodní komunikace po dobu trvání našeho smluvního vztahu se zákazníkem nebo dokud se z odběru neodhlásíte.

Zabezpečení webových stránek a Služby

Abychom zajistili funkčnost a bezpečnost našich webových stránek a poskytli vám co nejlepší uživatelský zážitek, můžeme také zpracovávat technické údaje týkající se vašeho používání našich webových stránek, jako jsou IP adresy, protokoly nebo údaje o provozu.

Právním základem pro takové zpracování je náš oprávněný zájem, protože potřebujeme chránit naše sítě a zajistit jejich řádný provoz. Vaše osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytnou k naplnění tohoto účelu, nejdéle však po dobu 12 měsíců.

Soubory cookies

Soubory cookies jsou malé textové soubory, které se ukládají a/nebo čtou ve webovém prohlížeči na vašem koncovém zařízení (např. počítači, notebooku, tabletu nebo chytrém telefonu) prostřednictvím webových stránek, které navštívíte. Téměř každá webová stránka používá soubory cookies k zajištění správného fungování webové stránky a optimalizaci vzhledu webové stránky a jejích funkcí. Díky souborům cookies je vaše interakce s webovými stránkami bezpečnější a rychlejší, neboť si díky nim mohou webové stránky po určitou dobu pamatovat vaše preference (např. přihlašovací údaje a jazyk), a to tak, že odesílají příslušné informace zpět na navštívenou webovou stránku (soubory cookies první strany) nebo na jinou webovou stránku, než je navštívená webová stránka (soubory cookies třetí strany), když znovu navštívíte příslušnou webovou stránku pomocí stejného koncového zařízení.

Používáme dočasné (tzv. session), nezbytně nutné soubory cookies, které vám umožňují pohybovat se na našich webových stránkách a používat jejich základní funkcionality. Tyto soubory cookies se nastavují pouze v reakci na vámi provedené akce. Tyto soubory cookies jsou nezbytné pro používání našich webových stránek a jejich platnost vyprší po zavření webového prohlížeče nebo do 24 hodin.

Používáme analytické soubory cookies, konkrétně Google Analytics. Tyto soubory cookies nám umožňují rozpoznat a zjistit počet uživatelů našich webových stránek a shromáždit informace o tom, jak jsou naše webové stránky používány (např. které sekce našich webových stránek uživatel nejčastěji otevírá a zda se mu zobrazují chybová hlášení). To nám pomáhá zlepšovat fungování našich webových stránek, například tím, že zajišťujeme, abyste snadno našli to, co nejčastěji uživatelé hledají. Doba platnosti těchto souborů cookies není delší než 24 hodin.

Jiné než nezbytně nutné soubory cookies budou ukládány pouze s vaším souhlasem. Své preference můžete kdykoli změnit zde.

Pluginy sociálních médií

Naše webové stránky obsahují funkcionality sociálních médií, konkrétně pluginy YouTube, Instagram a LinkedIn. Tyto funkcionality o vás mohou shromažďovat informace, například IP adresu a navštívené webové stránky, a rovněž mohou nastavit používání souborů cookies, aby mohly správně fungovat. Zpracování údajů prostřednictvím interakce s těmito funkcionalitami se řídí zásadami poskytovatelů sociálních médií, které jsou k dispozici na následujících webových stránkách:

·       YouTube: https://policies.google.com/?hl=cs;

·       Instagram: https://help.instagram.com/;

·       LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/cookie-policy.

Kontaktní formulář

Můžete nás kontaktovat prostřednictvím kontaktního formuláře dostupného na našich webových stránkách www.recruitis.io a požádat nás, abychom Vám představili, jak Služba funguje, a zodpověděli vaše případné dotazy. Za tímto účelem nás můžete kontaktovat rovněž prostřednictvím zákaznické podpory, mobilního telefonu a e-mailové adresy uvedených na našich webových stránkách.

V tomto případě zpracováváme vaše osobní údaje, abychom vás mohli kontaktovat, představit naši Službu či zodpovědět váš dotaz. Právním základem pro zpracování osobních údajů je náš oprávněný zájem reagovat na vaši žádost o představení Služby či na váš dotaz. Poskytnuté osobní údaje budou zpracovávány po dobu jednání o uzavření smlouvy nebo po dobu trvání našeho smluvního vztahu, příp. po dobu nezbytnou pro vyřešení vašeho dotazu.

Pro uvedený účel budeme zpracovávat vaše osobní údaje v tom rozsahu, ve kterém jste nám je prostřednictvím kontaktního formuláře poskytli, konkrétně budeme zpracovávat vaši
e-mailovou adresu, telefonní číslo, jméno a příjmení, název společnosti, firemní webovou stránku a kde jste se o nás dozvěděli (pokud je to relevantní). Poskytnutí e-mailové adresy a telefonního čísla prostřednictvím kontaktního formuláře je nezbytné pro uvedený účel, ostatní údaje jsou nepovinné.

Kontaktujete-li nás prostřednictvím zákaznické podpory, mobilního telefonu či e-mailové adresy uvedených na našich webových stránkách, budeme zpracovávat ty osobní údaje, které jste nám poskytli, konkrétně budeme zpracovávat vaši e-mailovou adresu, telefonní číslo, jméno a příjmení, název společnosti (pokud je to relevantní) a obsah naší komunikace.

Právní nároky

Vaše osobní údaje, které jste nám poskytli (rozsah zpracovávaných údajů vizte výše), můžeme potřebovat zpracovávat a uchovávat také pro účely případných právních nároků. Toto zpracování je založeno na našem oprávněném zájmu, protože můžeme potřebovat uchovávat důkazy pro případný spor, který může vzniknout. Vaše osobní údaje budou zpracovávány po dobu nezbytnou k naplnění tohoto účelu, nejdéle však po dobu odpovídající obecné zákonné promlčecí lhůtě v každém konkrétním případě.

3.             S KÝM SDÍLÍME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

Vaše osobní údaje mohou být zpřístupněny spolehlivým třetím stranám, které nám poskytují administrativní nebo technickou podporu, zajišťují pro nás marketingové služby a zpracovávají vaše platby za předplatné, poskytují platební služby a služby platební brány.

Vaše osobní údaje můžeme také sdílet se státními orgány nebo orgány činnými v trestním řízení, pokud to vyžaduje zákon, s externími poradci a dalšími pracovníky, kteří podléhají povinnosti mlčenlivosti.

4.             ZA JAKÝCH OKOLNOSTÍ BUDEME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE PŘEDÁVAT DO JINÝCH ZEMÍ?

V některých případech může být nutné předat vaše osobní údaje do jiných zemí, například když využíváme poskytovatele IT služeb nebo serverového uložiště v těchto zemích.

Podle GDPR můžeme vaše osobní údaje předávat v rámci zemí Evropské unie nebo Evropského hospodářského prostoru bez dalších omezení.

Pokud mají zákazníci, kteří zakoupili naši Službu či objednali její zkušební verzi, sídlo či provozovnu, v souvislosti s jejíž činností dochází ke zpracování osobních údajů, v Evropském hospodářském prostoru, k předávání osobních údajů do třetích zemí, tj. mimo Evropský hospodářský prostor, nedochází.

Pokud mají zákazníci, kteří zakoupili naši Službu či objednali její zkušební verzi, sídlo či provozovnu, v souvislosti s jejíž činností dochází ke zpracování osobních údajů, ve třetí zemi, k předání osobních údajů do takové třetí země dochází. K předávání osobních údajů může docházet na základě rozhodnutí Evropské komise, že předmětná třetí země zajišťuje odpovídající úroveň ochrany. Za účelem zajištění ochrany osobních údajů předávaných do třetí země, o které Evropská komise nevydala rozhodnutí o odpovídající ochraně, zejména uzavíráme standardní smluvní doložky a přijímáme další vhodné záruky. Máte právo nás požádat o kopii uzavřených standardních smluvních doložek.

5.             JAK DLOUHO BUDEME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVAT?

Vaše osobní údaje budeme uchovávat nejdéle po dobu nezbytnou k naplnění účelu daného zpracování, tj. obvykle po dobu trvání našeho smluvního vztahu se zákazníkem nebo po dobu, kterou vyžaduje právní předpis. Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě vašeho souhlasu, budou tyto osobní údaje zpracovávány pouze po dobu trvání souhlasu, který můžete kdykoli odvolat nebo omezit. Pokud tak učiníte, přestaneme příslušné osobní údaje zpracovávat pro účely, pro které byl souhlas odvolán.

Konkrétní informace o uchovávání vašich osobních údajů jsou uvedeny v článku 2 výše.

6.             JAKÁ JSOU VAŠE PRÁVA?

Odvolání souhlasu a právo vznést námitku

Pokud nám udělíte souhlas se zpracováním svých osobních údajů, činíte tak zcela dobrovolně, a proto máte právo souhlas kdykoli odvolat nebo omezit.

Za určitých okolností máte právo vznést námitku proti zpracování vašich údajů z naší strany, zejména pokud jsou vaše osobní údaje zpracovávány na základě oprávněného zájmu; v takovém případě vaši námitku posoudíme a o výsledku vás budeme informovat.

Vaše další práva

Máte také právo na přístup ke svým osobním údajům a právo požádat o jejich kopii. Máte také právo nás požádat o opravu, doplnění a výmaz svých osobních údajů, o omezení jejich zpracování a o přenos svých osobních údajů (tj. požádat nás, abychom vám je poskytli ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu nebo abychom je předali přímo jiné organizaci).

Z těchto práv však existují výjimky. Například není možné, abychom vaše údaje vymazali, pokud nám jejich uchování ukládá zákon. Stejně tak může být přístup k vašim údajům odmítnut, pokud by jejich zpřístupnění odhalilo osobní údaje jiné osoby nebo pokud nám ve zpřístupnění těchto údajů brání zákon.

Kromě toho máte právo podat stížnost příslušnému úřadu pro ochranu osobních údajů (jejich seznam je dostupný zde) nebo se domáhat nápravy soudní cestou, pokud se domníváte, že byla porušena vaše práva.

7.             CO KDYŽ DOJDE KE ZMĚNÁM VE ZPRACOVÁNÍ?

Naše Zásady ochrany osobních údajů se mohou čas od času změnit. O všech podstatných změnách tohoto prohlášení vás budeme informovat e-mailem a aktuální verze Zásad ochrany osobních údajů bude vždy zveřejněna na našich webových stránkách www.recruitis.io.

Poslední aktualizace: 01. 07. 2022