Aké reporty má mať ATS a ako z nich dostať jednoduchú odpoveď? #

Väčšina reportov v nábore vzniká ako povinnosť pre vedenie a potom nikoho nezaujímajú. Pritom stačí sledovať štyri veci: kvalitu náboru, rýchlosť, funnel so zdrojmi a dôvody zamietnutia. A hlavne — nechcete dáta. Chcete informáciu, ktorá posunie rozhodnutie.

Väčšina reportov vzniká pre niekoho, koho tie čísla nezaujímajú #

Reporting v ATS je priebežné meranie náboru — koľko kandidátov prišlo, odkiaľ, ako rýchlo prechádzajú procesom a prečo z neho odchádzajú. Analytika náboru je to, čo si z tých čísel odnesiete a čo podľa nich zmeníte.

V praxi majú firmy reporting spojený s povinnosťou niečo odreportovať hore. Vznikajú tabuľky pre niekoho — a tie čísla potom vlastne nikoho nezaujímajú. Nechcem tým povedať, že by HR o dáta nestálo. To rozhodne nie.

Pritom dôvod, prečo dáta chcieť, je celkom prostý: chcete viac kandidátov. A okľukou to znamená, že chcete dobrú candidate experience — aby o vás ľudia hovorili dobre, aj keď ich neberiete. A chcete vedieť, odkiaľ kandidáti chodia a kde sa to vypláca.

Keby ste mali sledovať jediné číslo, nech je to kvalita náboru #

Keby sa dala vybrať jediná metrika, bola by to kvalita procesu náboru. V praxi sa meria cez NPS, Net Promoter Score. Samotné číslo však nestačí — patrí k nemu otvorená otázka, položená podľa toho, či je kandidát detraktor, promotér, alebo neutrálny.

Nezbierajte len kritiku. Pochvala od kandidáta patrí späť do tímu.

NPS vás benchmarkuje voči vám samým: ako ste naberali vlani a ako naberáte dnes. A dá sa filtrovať — podľa recruitera, podľa manažéra, ktorý mal kandidáta na starosti. Tým sa zrazu dá merať aj rozdielna kvalita náboru medzi jednotlivými ľuďmi.

Pre firmy s decentralizovaným náborom je to zásadné. Typicky retail: máte pobočky a na nich vedúcich, ktorí nemusia mať s HR nič spoločné, ale nábor si robia sami. Potrebujete vedieť, kto z nich je v tom dobrý. Podobne to platí všade, kde nenaberá jeden človek, ale viac recruiterov a hiring manažérov naraz.

Kvalitu hodnotí zákazník toho procesu — kandidát. A ten vám povie, či to bolo rýchlo, alebo pomaly, a či ste mu povedali pravdu, alebo klamali.

To je na konci dňa najlepšie možné meranie. Nemusíte sledovať každý čiastkový aspekt zvlášť; stačí výsledok u toho, kto si procesom prešiel. Ako sa spätná väzba zbiera a prečo patrí aj k zamietnutiu, rozoberáme v článku o zamietaní kandidátov.

Rýchlosť: time to hire vám sám osebe nič nepovie #

Druhá vec, ktorú kandidáti v spätnej väzbe pomenujú najčastejšie, je rýchlosť. Lenže nezaujíma ma len time to hire alebo time to fill.

Čo potrebujete, je dekompozícia fáz. Koľko dní trvá každý krok zvlášť. Až z toho uvidíte, kde máte úzke hrdlo, čo optimalizovať — a čo si naopak môžete dovoliť spomaliť. A keď k tomu priložíte otvorené spätné väzby, hrdlo sa ukáže za chvíľu.

Pri dnešnej nízkej nezamestnanosti rozhoduje rýchlosť o tom, koho si kandidát vyberie. Firmy, ktoré v jednotlivých fázach reagujú v dňoch, a nie v týždňoch, na trhu v mnohých prípadoch vyhrávajú. Niektorým recruiterom to príde úsmevné, ale realita je taká.

Transparentnosť je možno dôležitejšia než rýchlosť #

A hneď k tomu jedna výhrada. Možno ešte dôležitejšia než rýchlosť je transparentnosť.

Priama metrika na ňu neexistuje. Zmeriate ju okľukou — práve v otvorenej spätnej väzbe, kde vám kandidát napíše, že mu recruiter sľúbil ozvať sa o týždeň a potom nenapísal ani e-mail. Tam sa o svojej transparentnosti dozviete všetko.

SLA si môžete na stránkach rovno deklarovať. Ale sledovať, aké ste mali SLA minulý mesiac, nie je to hlavné. Hlavné je vôbec si tie časy nastaviť a vedieť ich merať.

Semafor namiesto KPI na nástenke #

Prakticky to vyzerá takto: pri každej fáze náboru si poviete, aký čas je optimálny a aký už je kritický.

Typický príklad nastavenia: kandidátovi, ktorý odpovedal na inzerát, chcem zavolať a urobiť telefonický prescreening najneskôr do jedného pracovného dňa. To je optimum. Štyri pracovné dni sú už kritické.

Systém potom zeleno ukazuje všetkých kandidátov, ktorých odbavujete v optimálnom čase — a to naprieč všetkými pozíciami, ktoré máte na starosti. Kto prekročil ten deň, zobrazí sa oranžovo. Kto prekročil štyri dni, červeno.

Aby to však neznelo dogmaticky: nie každá fáza sa dá takto zviazať. Keď kandidát odcestuje na mesiac na dovolenku, je v poriadku, že tam stojí.

Toto nie je KPI na nástenku. Je to spôsob, ako povedať: takto chcem, aby ste kandidátov odbavovali.

Funnel a jeho zdroje — tu väčšina ATS končí #

Náborový funnel ukazuje, kadiaľ kandidáti pretiekli: koľko ich prišlo, koľko prešlo prescreeningom, koľko jednotlivými kolami pohovorov, koľkým ste dali ponuku a koľko ju prijali.

Lenže funnel sám osebe je len tvar. Zaujímavý začne byť vo chvíli, keď k nemu pridáte zdroje kandidátov — a to v každej fáze, nielen na vstupe.

A presne tu väčšina ATS končí. Ukážu vám, koľko kandidátov z akého zdroja odpovedalo. Neukážu vám však, z akých zdrojov boli tí, čo prešli prescreeningom alebo prvým kolom. Teda presne to, čo potrebujete vedieť.

Rozdiel je v tom, že prvé číslo meria kvantitu a druhé kvalitu. Pri inzertných portáloch, ktoré niečo stoja, to rozhoduje o rozpočte. Z praxe vidíme situácie, keď jeden jobboard dodá sto kandidátov a prescreeningom ich neprejde ani tridsať — taký zdroj vám nešetrí peniaze, ale žerie čas recruitera. A vedľa toho médium, ktoré dodá tristo kandidátov a po prvom kole pohovorov ich osemnásť stále dáva zmysel.

Zdroj, z ktorého po prvom kole zostane osemnásť relevantných ľudí, sa oplatí platiť zlatom.

Dôvody zamietnutia patria do reportu, nielen do e-mailu #

Treťou vrstvou nad funnelom sú dôvody zamietnutia. Dobré ATS ich delí na dve skupiny, a to rozdelenie je celý vtip.

Na strane kandidáta: dostal kontraponuku, prestal komunikovať, mal iné finančné očakávania. Na strane firmy: nesplnil požiadavky, neprešiel testami, nebol culture fit, nesadol manažérovi, chýbal mu skill set.

Čítať sa to dá dvoma spôsobmi a oba sú dôležité. Po fázach uvidíte, kde vám ľudia odpadávajú. Ako celok potom uvidíte trend — a ten istý nárast môže znamenať dve opačné veci. Buď sa zdvihla ponuka v danom segmente a musíte reagovať na trh. Alebo recruiteri odvádzajú dobrú prácu a nepúšťajú dovnútra hocikoho.

Enterprise: FTE a dôvody otvorenia pozície #

Vo veľkých firmách pribúda vrstva, ktorá je skôr finančná než náborová. Koľko FTE, teda plných úväzkov, každý mesiac hľadáte — a koľko z toho sú vakantné pozície, ktoré nikto neobsadzuje a firma ich potrebuje. Voči mzdovým nákladom potom tieto čísla dávajú zmysel.

K tomu patrí dôvod otvorenia pozície. Či je fluktuácia prirodzená — materská, dôchodok — alebo či ľudia odchádzajú, pretože sa v oddelení zmenil manažér a pretože dlhodobo nedostali pridané. To prvé je normálne. To druhé je varovanie.

Pre bežné firmy nebudú tieto čísla až také kľúčové. V enterprise segmente sú naopak bezosporu extrémne dôležité.

Prečo merať, keď kandidátov nemám #

Firmy sa ma často pýtajú, prečo by mali ATS používať, keď im chýbajú kandidáti. Je to predsa systém na riadenie náboru — a čo chcete riadiť, keď nie je koho.

Je v tom paradox: práve v tejto situácii je meranie najcennejšie. Tým, že ATS nepoužívajú, totiž nezistia vôbec nič.

Buďme presní. Keď máte otvorené dve pozície a nehlási sa na ne nikto, ATS naozaj nepotrebujete. Bavíme sa o firme, ktorá má otvorených desať pozícií a na každú dvoch až piatich kandidátov. Tam ich je málo — a napriek tomu by merať mala.

Pretože čísla by mali odpovedať na otázku, prečo ich je málo. Máte dosť diverzifikované zdroje? Čo vám kandidáti píšu po pohovore — nie je problém v tom, ako sa k nim správate? Z akých dôvodov to sami ukončujú?

Bez dát je to dojmológia. Recruiter si len myslí, čo je ten dôvod.

A hlavne: bez dát nemôže konkurovať niekomu, kto ich má, povie presný dôvod a príde s ním za vedením. Keď máte kandidátov stovky, meriate tiež — ale tam už ide skôr o to, ako proces zvládnuť a zautomatizovať.

Dáta verzus informácie #

Nikoho nebaví sťahovať CSV, otvárať Excel a lepiť kontingenčné tabuľky. A je v tom ešte jeden, hlbší problém.

Jeden profesor na vysokej škole nám vysvetľoval rozdiel medzi dátami a informáciami a stojí za to si ho pripomenúť. Dáta sú súbor dát. Informácia je to, čo si z nich odnesiete — to, čo posunie vaše rozhodnutie.

Vy nechcete konzumovať sadu dát. Chcete informáciu. A tie informácie sú skoro vždy ľudského charakteru: prečo máme také nízke NPS, prečo máme málo kandidátov, čo by sme mohli robiť inak.

Jednoduché reporty znamenajú pokec nad dátami #

Odpoveďou na to, ako z reportingu dostať jednoduché reporty a rýchlu odpoveď, je dnes AI.

Prvé použitie je nudné, ale úľavné. Manažér chce tabuľku s konkrétnymi stĺpcami. Bez AI to znamená dva dni sťahovania dát a prepájania. S ňou sa jednoducho spýtate a poviete, ktoré stĺpce chcete.

Druhé použitie je zaujímavejšie — konverzácia nad dátami. Porovnaj mi to s minulým obdobím. Kto z recruiterov je nad naším priemerným NPS? Ako sú hodnotení jednotliví manažéri? Vyhodnoť tristo spätných väzieb a daj mi z nich súhrn — pretože ich čítať nebudete.

A dá sa to robiť bez toho, aby ste narážali na AI Act. Tu ide čisto o prácu nad vlastnými dátami, nie o hodnotenie kandidátov, takže to nespadá do rizikovej kategórie. Kde tá hranica leží, rozoberáme v článku o AI v nábore a AI Acte.

Pýtajte sa, kde sa tie dáta počítajú #

Posledná vec, a pri výbere ATS možno tá najdôležitejšia: pýtajte sa, kde tá AI beží. Chcete riešenie postavené na lokálnych modeloch, kde vaše dáta aj kontext, ktorý k nim systém musí zostaviť, zostanú vo vašom tenante.

Nechcete, aby ATS posielalo obsah vašej databázy API dotazom do ChatGPT, Gemini alebo Copilotu. Buďme féroví — veľkí poskytovatelia dnes vedia izolovaný tenant a garancie, že dáta neopustia prostredie. Aj tak by som bol opatrný. Rozhodne je to však lepšie než obyčajné preposlanie dát von.

Tie dáta sú vaše know-how. Nechcete, aby opúšťali firmu.

Aké reporty má mať ATS? #

Stačia štyri. Kvalita náboru meraná u kandidáta, rýchlosť rozpadnutá podľa jednotlivých fáz, funnel doplnený o zdroje kandidátov v každej fáze a dôvody zamietnutia rozdelené na stranu kandidáta a stranu firmy. Všetko ostatné je nadstavba — užitočná hlavne vo veľkých firmách.

Ktoré ATS sa hodí pre viac recruiterov a jednoduché reporty? #

Také, ktoré vie dáta rezať podľa ľudí — podľa recruitera, hiring manažéra aj pobočky — a zároveň vám odpoveď dá bez exportu do Excelu. Ak naberáte na viacerých miestach alebo nábor robia vedúci pobočiek, je toto rozdiel medzi tým, či viete, kto naberá dobre, alebo sa to len domnievate.

Ako merať kvalitu náboru? #

Spýtajte sa kandidáta. NPS doplnené otvorenou otázkou dá číslo, ktoré sa dá porovnávať v čase, aj konkrétne dôvody, prečo to číslo vyzerá tak, ako vyzerá. A pretože sa dá filtrovať podľa ľudí, uvidíte aj rozdiely medzi recruitermi a manažérmi.

Prečo sledovať dáta v nábore, keď mám málo kandidátov? #

Práve preto. Keď sa vám hlási málo ľudí, potrebujete vedieť prečo — či máte úzke zdroje, či kandidátov neodrádza vaša komunikácia, alebo či odchádzajú z dôvodov, s ktorými sa dá niečo robiť. Bez merania zostane len odhad. Výnimkou sú dve otvorené pozície, na ktoré sa nikto nehlási; tam vám report nepomôže.

Kompletný zoznam otázok pre dodávateľa ATS →

← Späť na sprievodcu výberom ATS