Sourcing na LinkedInu: jak ho dělat správně (GDPR i technicky) #

Sourcing na LinkedInu má dvě roviny, které je potřeba oddělit: právní (GDPR) a technickou (stahování profilů). Právně jde u sourcingu (kandidáta oslovujete vy, ne on vás) nejdřív o získání jeho lidského souhlasu – tedy odpovědi na otázku „souhlasíš, že tě zařadíme do náboru na tuhle pozici?". Ten vám dá základ opřít se o oprávněný zájem a splnit informační povinnost; u sourcingu navíc dává smysl zažádat rovnou o formální GDPR souhlas pro konkrétní pozici. Technicky platí, že LinkedIn se brání automatizacím – legitimní je plugin ovládaný člověkem, ale i tak musíte hlídat denní limit stažených životopisů, který drží sám LinkedIn. Tenhle článek není právní poradenství; každá firma by si měla postup nechat schválit vlastním právníkem.

1. Právní rovina: souhlas a právní základ #

Existuje víc právních výkladů a liší se i podle prostředí – jinak se na to dívá americké, jinak evropské. Než se do toho pustíme, ujasněme si dva různé významy slova „souhlas", protože se pletou a je v tom celé jádro:

• Lidský souhlas – prostá otázka „souhlasíš, že tě zařadíme do náboru na pozici X?". Není to právní institut, je to slušnost a praktický první krok.
• GDPR souhlas – formální souhlas se zpracováním osobních údajů podle GDPR. Samostatný právní základ, který jde kdykoli odvolat.

V evropském prostředí si u sourcingu nejdřív vyžádáte ten lidský souhlas. Teprve pak má smysl kandidáta ukládat – a máte na čem postavit právní základ.

Jak by to prakticky mělo vypadat #

Na LinkedInu oslovíte kandidáta přes zprávu a nabídnete mu pozici. Ve chvíli, kdy odpoví, že má zájem, dal vám lidský souhlas s tím, abyste ho do procesu zařadili. Teprve teď ukládáte jeho data – a opřete se přitom o oprávněný zájem.

Hlavně ale splňte informační povinnost: protože data berete z LinkedInu, ne přímo od kandidáta, platí článek 14 GDPR a musíte ho informovat nejpozději do měsíce, nebo už při prvním oslovení – podle toho, co nastane dřív.

U sourcingu navíc dává smysl zažádat i o formální GDPR souhlas se zpracováním pro tu konkrétní pozici. Oprávněný zájem se totiž nejpřirozeněji uplatní tam, kde kandidát sám aktivně odpovídá na vaši pozici (inbound). U sourcingu je to obráceně – oslovujete vy jeho – takže formální souhlas je tady na místě.

Běžná praxe a častý omyl #

Realita bývá jiná: recruiter si chce kandidáty nejdřív nasourcovat, vytvořit longlist, probrat ho s manažerem a teprve shortlist oslovit a přidat. Tohle dnes recruiteři běžně řeší v Excelu. Ale pozor:

Jestli kandidáta uložíte v Excelu, nebo v ATS, není z pohledu vašich povinností při zpracování jeho osobních údajů žádný rozdíl.

A ještě jeden omyl: někdo tvrdí, že kandidát tím, že je na profesní síti, dává souhlas s oslovováním pracovními nabídkami. Nepleťte si ale souhlas, který kandidát dává LinkedInu pro použití jeho sítě, s povinnostmi vaší firmy zpracovat osobní údaje. To jsou dvě různé věci a nejde je smíchat dohromady.

„Dočasný souhlas" v ATS: kompromis, ne čistá litera #

Disclaimer: nic jako „dočasný souhlas" z pohledu práva neexistuje. Pravidlo zní: nejdřív souhlas, pak zpracování. Když ale nechcete jít úplně nejčistší cestou a zároveň nechcete jen slepě kopírovat data kandidátů do ATS a dělat si v datech nepořádek, je to lepší varianta než vést kandidáty bokem v Excelu s dvojí evidencí.

Jak funguje: ATS vám nastaví možnost uchovat data kandidáta jen na omezenou dobu – například 14 dní, měsíc, dva. Po tu dobu z něj kandidáta požádáte o legitimní souhlas se zpracováním osobních údajů.

• Pokud souhlas získáte, kandidát dostane v systému plný GDPR souhlas – stejně jako u kterékoli jiné odpovědi, kde jste získali souhlas nad rámec výběrového řízení.
• Pokud ho nezískáte, dojde k plné, nevratné anonymizaci jeho osobních údajů – úplně stejně, jako když souhlas vyprší například po dvou letech nebo po skončení výběrového řízení.

Není to z pohledu čisté litery GDPR nejčistší, ale je to kombinace běžné praxe s tím, aby nedocházelo k tomu, že data kandidátů uchováváte dlouhodobě bez souhlasu. Takové řešení si nechte schválit svým firemním právníkem.

Důkazní břemeno je na vaší straně. Jako u daní musíte vy prokázat, že jste souhlas získali – ne úřad, že jste ho neměli.

Firmy, které to neřeší, riskují pokutu a kontrolu, při které budou muset prokázat, že souhlas od kandidáta získaly. A nedokážou to.

Související funkce: GDPR compliance · Vlastní délka souhlasu · Upozornění před vypršením souhlasu · Automatická anonymizace

2. Technická rovina: jak vůbec profil stáhnout #

LinkedIn se snaží zabránit automatizacím a pluginům, které stahují jeho data. Když vám tedy někdo nabídne plnou automatizaci stažení profilů, riskujete zablokování účtu.

Existují nástroje, které to dělají „chytře" – hlídají rychlost proklikávání profilů a napodobují lidské chování, takže jsou pro LinkedIn hůř detekovatelné a blokace nemusí hrozit. To ale nemění nic na tom, že jde o šedou zónu.

Jak funguje poctivý plugin #

Plugin, který nemá autonomní část – tedy sám neprochází profily – dělá jen tohle: na stránce kandidáta za vás najde kontaktní údaje a zprávy, které si píšete, předvyplní je do formuláře pluginu a přes API je pošle do ATS. Nedělá nic zakázaného, takže vám z jeho strany detekce nehrozí.

Klíčové riziko: denní limit stažených CV #

I tak vám ale blokace hrozit může – ve chvíli, kdy stáhnete větší množství dat. Typicky když u kandidáta kliknete na stáhnout CV (tedy zkonvertovat jeho profil do PDF). Každý účet, včetně recruiterského i Sales Navigatoru, má denní limit stažených životopisů. Když ho překročíte, LinkedIn vás zablokuje.

Tenhle limit platí bez ohledu na to, jestli stahujete ručně, nebo pluginem. Zablokovat si účet můžete i úplně bez pluginu.

Proto vám dobrý plugin umožní vypnout automatické stahování CV. Kontakty kandidátů pak můžete přenášet klidně ve stovkách – což využijete třeba u technologických firem, kde je objem klíčový – a samotné CV stáhnout jen na vyžádání, jedním kliknutím u konkrétního kandidáta.

Související funkce: Plugin pro LinkedIn · Nahrání zpráv z LinkedInu · AI sourcing na LinkedInu

← Zpět na průvodce výběrem ATS